авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 11 |

«ПАРУС - Бюджет Версия 8 Модуль "Бухгалтерский учет" Руководство пользователя Москва • 2005 2 ...»

-- [ Страница 2 ] --

для параметров "Исключить из восстановлено", "Исключить расходы из произведено" установка параметра зависит от значения "Связь со сме той расходов";

алгоритм коррекции значения не изменяется. Параметры наследуются потомками счета.

Функция перемещения Функция перемещения доступна для первого уровня иерархии. При пере мещении первого уровня иерархии в новый каталог перемещаются все сче та нижестоящих уровней иерархии. Таким образом, функция перемещения выполняет "перенос" дерева иерархии по корневому элементу. Вместе со счетом в новый каталог перемещаются все его спецификации.

Функция удаления Если у счета уровня иерархии есть нижестоящие счета - добавлены уровни потомков в иерархии, то при инициировании функции удаления, кроме счета уровня иерархии, удаляются и все счета нижестоящих уровней ие рархии.

Выполнение операций локального меню списка спецификации "Аналити ческие счета" имеет ряд особенностей:

Функция добавления Осуществляется проверка системной локальной настройки "Разрешить проводки по всем счетам в иерархии":

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе если настройка включена, то для любого синтетического счета на лю бом уровне иерархии Плана счетов могут быть добавлены аналитиче ские счета;

если настройка выключена, то:

аналитические счета не могут быть добавлены для синтетического сче та, у которого есть потомки в иерархии Плана счетов;

раздел не может быть назначен уровню аналитики синтетического сче та, у которого есть потомки в иерархии Плана счетов;

если для синтетического счета добавлены аналитические счета или на значен раздел (разделы) на уровень аналитики, то для него не могут быть добавлены потомки в иерархии Плана счетов;

в случае некорректной попытки добавления аналитического счета или назначения раздела Система выдает сообщения: "Аналитический счет не может быть добавлен для счета, имеющего потомков в Плане сче тов", "Раздел не может быть назначен для счета, имеющего потомков в Плане счетов";

в случае некорректной попытки добавления синтетического счета Сис тема выдает сообщения "Счет не может быть добавлен, так как для ро дительского счета открыты аналитические счета", "Счет не может быть добавлен, так как для родительского счета определены правила форми рования аналитических счетов".

Определение номера счета При определении синтетического счета в полях "Дебет" и "Кредит" для проводки хозяйственной операции осуществляется проверка системной ло кальной настройки "Разрешить проводки по всем счетам в иерархии":

если настройка включена, то в поля "Дебет" и "Кредит" отбирается син тетический счет любого уровня иерархии Плана счетов (Правила отбора и определения счета не изменяются);

если настройка выключена, то в поля "Дебет" и "Кредит" отбирается синтетический счет последнего уровня иерархии Плана счетов, для ко торого не добавлены счета нижестоящих уровней иерархии.

Данные правила определения счета распространяются на разделы: Правила отработки, Образцы Хозяйственных операций, Условия формирования проводок.

Словарь "Групповые счета" Словарь предназначен для хранения списка групповых счетов, зарегистри Пункт меню:

Словари | Учет | рованных в Системе, и использования этой информации в других разделах Групповые счета Системы.

Характеристика "Групповые счета" обеспечивает ведение в Системе до полнительных раздельных способов учета хозяйственных операций. ГС в Системе характеризуется уникальным номером и наименованием. Каждому синтетическому счету из плана счетов Системы может быть поставлен в соответствие определенный групповой счет.

При выпуске отчетов данные по всем групповым счетам могут быть консо лидированы.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Формирование синтетических счетов.

С помощью функции "Формирование счетов" Вы можете формировать синтетические счета в словаре "План счетов". Формирование синтетиче ского счета производится как для текущей записи словаря, так и для груп пы помеченных записей. После вызова функции на экране появится окно, в котором Вы сможете задать необходимые параметры формируемых счетов.

После задания всех необходимых параметров нажмите на кнопку "ОК".

Алгоритм формирования синтетического счета.

1. В словаре "План счетов" Система производит поиск синтетического сче та, номер которого совпадает с номером группового счета.

2. Формируется номер синтетического счета. Номер имеет длину 26 симво лов и следующую структуру:

если учет ведется по структуре расходов:

код ведомства по КВСР (классификации ведомственной структуры расходов) – 3 символа;

код раздела (подраздела) – 4 символа;

код целевой статьи по КЦСР (классификации целевых статей расхо дов) – 3 символа;

код программы финансирования – 4 символа;

код вида расходов по КВР (классификации видов расходов) – 3 сим вола;

код источника финансирования (входит в код группового счета) – символ;

мнемокод группового счета – 5 символов;

символы с 24 по 26 – заполняются нулями.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе если учет ведется по бюджетной классификации доходов:

код администратора доходов – 3 символа;

код группы доходов – 3 символа;

код статьи доходов – 5 символов;

код элемента дохода – 2 символа;

код государственной программы финансирования – 4 символа;

код источника финансирования (входит в код группового счета) – символ;

мнемокод группового счета – 5 символов;

символы с 24 по 26 – заполняются нулями.

Примечание. Если код не задан, то соответствующие позиции номера формируе мого счета заполняются нулями. Если длина соответствующего кода превышает указанное выше количество символов, то в номер формируемого счета подставля ется только указанное количество символов кода, остальные символы кода отбра сываются.

3. Система ищет в словаре "План счетов" синтетический счет, номер кото рого совпадает с сформированным номером.

Если такой счет найден, и для него установлен признак, что он сформиро ван из словаря "Групповые счета", то Система переходит к следующей по меченной записи словаря "Групповые счета". Если операция формирования счета производится для текущей записи словаря, то процесс формирования прекращается.

Если счет найден, но для него не установлен признак, что он сформирован из словаря "Групповые счета", то Система устанавливает этот признак и переходит к следующей помеченной записи словаря "Групповые счета".

Если операция формирования счета производится для текущей записи сло варя, то процесс формирования прекращается.

Если счет не найден, то в словаре "План счетов" формируется новая запись, характеристики которой заполняются из соответствующих характеристик параметров формирования.

Примечание. Наименование сформированного счета получается путем слияния на именования группового счета и номера сформированного счета.

Если при выполнении п. 1 был обнаружен синтетический счет, номер кото рого совпадает с номером группового счета, то:

для уровней аналитики сформированного счета назначаются разделы, заданные для соответствующих уровней аналитики обнаруженного син тетического счета;

аналитические счета из аналитики обнаруженного синтетического счета переносятся в аналитику сформированного счета.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Если при выполнении п. 1 соответствующий синтетический счет не был обнаружен, то назначение разделов и формирование аналитики сформиро ванного счета не производится.

Для сформированного счета проставляется признак, что он сформирован из словаря "Групповые счета".

Словарь "Ордера" Ордера – специальные формы отчетов, которые отражают данные бухгалтер Пункт меню:

Словари | Ордера ского учета в бюджетных организациях. В зависимости от типа (номера) орде ра в отчет по нему включаются данные учета только хозяйственных операций и остатков по счетам или еще и ведомостей расчетов с дебиторами и кредито рами.

Словарь "Ордера":

обеспечивает возможность добавления, регистрации в Системе, измене ния, удаления ордера;

определяет перечень используемых пользователем журналов-ордеров или мемориальных ордеров;

Внимание: словарь "Ордера" определяет два перечня используемых пользова телем типов мемориальных ордеров, регистрируемых в соответствии с требова ниями "старой" - 1999 года (Перечень А) и "новой" - 2003 года (Перечень Б) версий инструкции 107 (Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных ор ганизациях № 107н). Соответственно, каждый перечень имеет свою нумерацию, и, при добавлении и регистрации ордеров, каждый из них в качестве одного из параметров учета в разделе получает код принадлежности к версии инструкции ("старая"/"новая") и номер из соответствующего версии перечня;

определяет приоритет ордера по отношению к другим ордерам при формировании Главной книги;

организует использование информации раздела в других разделах Сис темы.

Перечень используемых ордеров в соответствии с требованиями "старой" версии инструкции Доступные типы мемориальных ордеров в соответствии с требованиями "ста рой" версии инструкции 107 перечислены в следующей таблице:

Тип ордера Название ордера Сводный отчет 1. Накопительная ведомость по кассовым операциям Да 2. Накопительная ведомость по движению бюджетных средств Да 3. Накопительная ведомость по движению целевых средств, и Да средств, полученных за счет предпринимательской и иной приносящей доход деятельности 4. Накопительная ведомость по движению средств, поступивших Нет во временное распоряжение учреждения 5. Свод расчетных ведомостей по заработной плате, довольст- Нет вию военнослужащих и стипендиям Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе 6. Накопительная ведомость по расчетам с прочими дебиторами Да и кредиторами 7. Накопительная ведомость по финансовым вложениям Да 8. Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лица- Да ми 9. Накопительная ведомость по выбытию и перемещению ос- Нет новных средств 10. Накопительная ведомость по выбытию и перемещению мало- Нет ценных предметов 11. Свод накопительных ведомостей по приходу продуктов пита- Нет ния 12. Свод накопительных ведомостей по расходу продуктов пита- Нет ния 13. Накопительная ведомость по расходу материалов Нет 14. Накопительная ведомость по доходам, прибылям (убыткам) Нет 15. Свод ведомостей по расчетам с родителями за содержание де- Нет тей в детских учреждениях 16. Мемориальный ордер Нет 17. Мемориальный ордер Нет При вводе/редактировании ордера выполняется выбор из приведенного списка, причем пользователю для выбора доступен только список типов. Когда тип ордера из списка выбран, название ордера автоматически заносится в поле "Наименование". Признак "Сводный отчет" (значения Да/Нет) указывает, пре дусмотрено ли по этому типу ордера формирование сводного отчета.

Перечень используемых ордеров в соответствии с требованиями "новой" версии инструкции Доступные типы мемориальных ордеров в соответствии с требованиями "но вой" версии инструкции 107 перечислены в следующей таблице:

Тип ордера Название ордера Сводный отчет 1. Накопительная ведомость по счету "Касса" Да 2. Накопительная ведомость по движению средств учреждения Да 3. Накопительная ведомость по расчетам с подотчетными лица- Да ми 4. Накопительная ведомость по расчетам с поставщиками и под- Нет рядчиками 5. Свод расчетных ведомостей по заработной плате, довольст- Нет вию военнослужащих и стипендиям 6. Накопительная ведомость по выбытию и перемещению ос- Нет новных средств, нематериальных и непроизведенных активов 7. Накопительная ведомость по расходу и перемещению матери- Нет альных запасов 8. Накопительная ведомость по доходам учреждения Нет 9. Мемориальный ордер Нет Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Особенности функционирования раздела Каждый ордер характеризуется числовым номером и дополнительным но мером (окончанием), из которых складывается уникальный код ордера.

Разрешена регистрация ордеров со строго определенными номерами, на пример, по "старой" версии – 1, 2, 3, 6, 8, 9, 10, 11, 12, 13, 14, 16, 17. На именования этих ордеров Система впишет сама в соответствии с офици альной классификацией. Один из ордеров с №16 или №17 должен иметь отметку "По умолчанию";

для переноса отметки имеется функция Ордер по умолчанию.

Внимание:

1. Система предоставляет пользователю возможность редактирования поля "На именование" в форме "Добавление/Исправление" ордеров.

При вызове формы и выборе типа ордера в поле "Тип ордера" Система автоматиче ски помещает в поле "Наименование" формулировку наименования типа, соответ ствующую официальной классификации, и предоставляет при этом возможность ее коррекции. Для того чтобы мемориальный ордер был зарегистрирован Системой, пользователь после введения отредактированного наименования должен ввести до полнительный номер мемориального ордера (учитываемый совместно с классифи кационным мнемокодом через дефис). Он может быть как числовым, так и тексто вым. Из этих двух составляющих складывается мнемокод ордера: уникальное соче тание типа или основного номера и дополнительного номера. Без ввода дополни тельного номера Система сообщит пользователю о дублировании мнемокода и при остановит работу.

2. Практика деятельности крупных предприятий продемонстрировала необходи мость применения для учета большего количества ордеров. Приказом Минфина РФ от 30 декабря 1999 г. N 107н "Об утверждении Инструкции по бухгалтерскому уче ту в бюджетных учреждениях" разрешено использование дополнительных ордеров:

"По остальным операциям и по операциям "сторно" составляются отдельные мемо риальные ордера, которые нумеруются, начиная с номера 16 за каждый месяц".

В Системе реализован следующий механизм задания дополнительных ордеров:

При вызове формы "Ордер: Форма" и выборе типа ордера 17 в поле "Тип ордера" Система автоматически помещает в поле "Мнемокод" число 17 и в поле "Наимено вание" формулировку наименования типа "Мемориальный ордер (тип 17)", соответ ствующие официальной классификации, и предоставляет при этом возможность ре дактировать значения полей. Пользователь может произвольно задать числовые и/или символьные значения полей "Мнемокод" (до 20 знаков) и "Наименование" (до 240 знаков), не совпадающие с заведенными в соответствии с таблицей типов орде ров мнемокодами и наименованиями ордеров (в случае совпадения Система преду преждает о недопустимом дублировании). Заведенные таким образом ордера будут визуализироваться в Системе заданными пользователем мнемокодами и наимено ваниями, не совпадающими с номерами типов и формулировками наименований типов, соответствующими официальной классификации.

По поводу связи проводок журнала учета хозяйственных операций и мемори альных ордеров необходимо пояснить следующее:

Каждая бухгалтерская проводка должна быть отражена в специальном документе – мемориальном ордере. Ордера относятся к категории отчетов – они формируются по мере надобности на основании первичных учет ных данных, которыми являются хозяйственные операции.

Если при регистрации проводка не была принудительно отнесена к ка В некоторых ордерах отражаются обо- кому-то ордеру, то Система сама распорядится, по какому ордеру про роты только по де- водку учитывать. Решение это будет принято при формировании отчета бету или только по по определенному ордеру в результате анализа характеристик счетов кредиту счета.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе проводки6. При отнесении проводки к тому или иному мемориально му ордеру Система руководствуется следующими правилами:

1. Если дебетуемый или кредитуемый счет проводки содержит в плане счетов ссылку на какой-то ордер, то оборот проводки будет отражен в этом ордере первой записью.

Примечание. Если случилось так, дебетуемый и кредитуемый счета указывают на разные мемориальные ордера, то оборот проводки может оказаться отражен ным в обоих. Только при формировании отчета "Журнал-Главная" действует до полнительное правило, гласящее, что одна проводка может быть отражена только в одном ордере. При неоднозначности окончательное решение Системы будет зави сеть от значения "Приоритета", заданного в словаре "Ордера" для обоих ордеров. Бу дет выбран ордер с меньшим приоритетом.

2. Если ни один из счетов проводки не указывает ни на один из ордеров, Система попытается отразить оборот второй записью в ордере. Поиск этого ордера ведется по-разному для первой и последующих проводок.

Если связь первой проводки с ордером не устанавливается, то Сис тема просматривает последующие проводки текущей операции, пока не встретит проводку, связь которой с первой записью какого-либо ордера устанавливается. Первая проводка будет отнесена к этому ордеру, но второй записью.

Если обрабатывается вторая или последующие проводки, то Система пытается отнести проводку второй записью к ордеру, на который указывает предшествующая в текущей операции проводка7.

Пример. Пусть хозяйственная операция имеет 8 проводок. В проводке №6 ордер (и запись) задан явно. В проводках №3 и №4 на мемориальный ордер указывает настройка плана счетов. Но при формировании мемори альных ордеров все проводки будут отнесены к каким-либо ордерам.

Связь проводки с ордером Проводка будет направлена в...

Не установлена Ордер 9, запись Не установлена Ордер 9, запись Ордер 9 (по плану счетов) Ордер 9, запись Ордер 10 (по плану счетов) Ордер 10, запись Не установлена Ордер 10, запись Ордер 2 (задан в проводке) Ордер Не установлена Ордер 2, запись Не установлена Ордер 2, запись 3. Если ни одним из способов Системе не удалось установить связь с пер Для формирования отчета "Журнал- вой или второй записью какого-либо ордера, то проводка будет отраже Главная" наличие ор- на в особом ордере, имеющем в списке ордеров метку "по умолчанию".

дера с меткой "по Им может быть ордер №16 или №17 с любым дополнительным номе умолчанию" обяза ром.

тельно.

Заметьте, что поле "Номер ордера" проводки останется пустым, связь проводки с ордером Система установит в момент формирования ордеров.

Указание на ордер может быть трех видов: заданное явно при регистрации проводки;

уста новленное Системой на основании настроек счетов в плане счетов;

по излагаемому правилу "второй записи", когда проводка наследует ордер другой зарегистрированной проводки.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Примечание. Фактически, это правило срабатывает, если ни одна из проводок операции не указывает на какой-либо ордер.

Учет операций по мемориальным ордерам 11 и 12 ("старая" версия) имеет В плане счетов уста навливают связь особенности, которые надо учитывать при настройке словарей "Ордера" и счетов только с ор- плана счетов. Дело в том, что в паре этих ордеров, имеющих одинаковый дерами №12. дополнительный номер, должны быть отражены данные по одному и тому же счету. Только если в ордере 11 отражаются обороты по дебету счета, то в ордере 12 – по кредиту счета. Поэтому в словаре ордера 11 и 12 необхо димо регистрировать парами – по паре на каждый дополнительный номер.

Если одна из пар окажется неполной, то на этапе формирования мемори ального ордера №11 или №12 с соответствующим дополнительным номе ром будет обнаружена ошибка.

Особенности назначения мемориальных ордеров ордером по умолчанию Особенности обусловлены конкретной реализацией и заключаются в сле дующем. Функция выполняется ОТДЕЛЬНО для ордеров с различным зна чением поля "Версия инструкции". В результате в разделе могут быть: один "ордер по умолчанию" для ордеров инструкции "старой" и другой "ордер по умолчанию" для ордеров инструкции "новой". То есть:

Изначально во всех ордерах признак "ордер по умолчанию" принимает значение "Нет" (обнуляется) для всех зарегистрированных ордеров. При попытке выставить признаку значение "Да":

1. для ордера, у которого значение поля "Версия инструкции" равно "ста рая", проверяется, чтобы тип ордера был 16 или 17, и он не был назна чен никакой проводке. Если это выполнено, то в данном ордере признак устанавливается в значении "Да", для всех остальных ордеров перечня "старой" инструкции он выставляется в положение "Нет";

2. для ордера, у которого значение поля "Версия инструкции" равно "но вая", проверяется:

чтобы тип ордера был 9;

чтобы он не был назначен никакой проводке ХО (если назначен, вы дается сообщение: "Ордер используется для учета конкретных обо ротов и не может быть установлен по умолчанию");

чтобы он не был назначен никакому счету в плане счетов (если на значен, выдается сообщение: "Ордер используется для учета оборо тов по конкретному счету и не может быть установлен по умолча нию").

Если это выполнено, то в данном ордере признак устанавливается в зна чении "Да", для всех остальных ордеров перечня "новой" инструкции он выставляется в положение "Нет".

Назначение приоритета ордера Приоритет ордера (мемориального ордера) при включении его в Главную книгу является одной из определяющих характеристик. Значение приори тета уникально:

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе 1. Значение этого поля задается вручную, но оно не может совпадать со значением приоритета для какого либо уже зарегистрированного орде ра. (Например, если в словаре уже есть ордер с приоритетом 5, то ника ким образом нельзя создать новый ордер с приоритетом 5 – ни добавле нием, ни изменением, ни размножением). При добавлении ордера в поле "Приоритет" по умолчанию записывается первое свободное значение приоритета, которое пользователь может при желании изменить.

Одна проводка хозяйственной операции может быть отражена записью в отчетах по трем МО (по принудительному назначению, по кредитуе мому счету и по дебетуемому счету). Для расчета суммы оборотов с учетом взаимоисключения и формирования отчета вида "Главная книга" из них выбирается один (приоритетный):

2. Если МО принудительно назначен проводке, то она будет учтена имен но по этому МО и только по нему, независимо от того, какой тип записи ей назначен и какие МО назначены указанным в ней счетам. Он и станет для нее приоритетным.

3. Если МО проводке принудительно не назначен, то она учитывается по одному из МО, заданных счетам. Если оба они существуют, и если это разные МО, то принимается во внимание приоритет, указанный для ка ждого МО в данном поле. Проводка будет учитываться по МО с мень шим приоритетом (например, среди МО с приоритетами 2, 12, 22 будет выбран МО с приоритетом 2).

Словари по бюджетной классификации Бюджетная классификация доходов Словарь предназначен для хранения списка позиций бюджетной классифи Пункт меню:

Словари | Бюджет- кации доходов, зарегистрированных в Системе, и использования этой ин ная классификация | формации в других разделах Системы.

Бюджетная классификация до Словарь обеспечивает возможность ввода и редактирования позиций бюд ходов жетной классификации доходов. Позиция классификации – запись о коде дохода по экономической классификации доходов, состоящем из кода группы, подгруппы, предметной статьи, подстатьи и элемента дохода. Так же позиция классификации включает в себя наименование соответствую щей группы, подгруппы, предметной статьи и т.д.

Мнемокод позиции бюджетной классификации доходов может быть сфор мирован автоматически. Для этого предназначена кнопка, расположенная в правой части поля "Мнемокод".

Примечание: кнопка доступна только при регистрации новой позиции бюджетной классификации доходов.

Мнемокод формируемой позиции бюджетной классификации доходов име ет длину 20 символов и следующую структуру:

код администратора доходов – 3 символа;

код группы доходов – 3 символа;

код позиции классификации доходов – 5 символов;

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе код государственной бюджетной программы – 4 символа;

код элемента доходов – 2 символа;

код позиции экономической классификации – 3 символа.

Примечание. Если код не задан, то соответствующие позиции мнемокода форми руемой позиции бюджетной классификации доходов заполняются нулями.

Экономическая классификация В соответствии с Бюджетным кодексом Экономическая классификация Пункт меню:

Словари | Бюджет- расходов бюджетов Российской Федерации является группировкой расхо ная классификация | дов бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации по Экономическая их экономическому содержанию.

классификация В Системе список статей экономической классификации формируется при работе со словарем "Экономическая классификация", а задание экономиче ской классификации в смете расходов проводится при формировании ста тьи сметы расходов8.

Словарь "Экономическая классификация" имеет иерархическую структуру, т.е. каждый элемент может содержать в себе иные элементы. Например, статья текущие расходы (мнемокод 100000) включает в себя статью за купки товаров и оплата услуг (мнемокод 110000), в которую входит ста тья приобретение предметов снабжения и расходных материалов (мне мокод 110300), включающая такие статьи как: канцелярские принадлеж ности, материалы и предметы для текущих хозяйственных целей (мне мокод 110310), медикаменты и перевязочные средства (мнемокод 110320) и т.д.

Статья "текущие расходы" является элементом, заданным на первом уровне иерархии, статья "закупки товаров и оплата услуг" – на втором уровне, ста тья "приобретение предметов снабжения и расходных материалов" – на третьем уровне, а статьи "канцелярские принадлежности, материалы и предметы для текущих хозяйственных целей" и "медикаменты и перевя зочные средства" – на четвертом уровне иерархии данного словаря.

Словарь допускает формирование экономической классификации с пятью уровнями вложенности.

Внимание:

значение мнемокода раздела экономической классификации уникально (т.е. не может быть двух записей словаря с идентичным значением этого поля). При вводе пользователем в режимах "Добавление/Размножение" значения мнемокода Система контролирует его уникальность и сообща ет об ошибке в случае дублирования;

изменение введенного (зарегистрированного в списке записей какого либо каталога словаря) значения мнемокода в режиме "Исправление" невозможно: поле ввода мнемокода закрыто для редактирования;

Использование сметы расходов подробно описано в разделе "Смета расходов".

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе наименование позиции экономической классификации уникально (т.е.

не может быть двух записей словаря с идентичным значением этого по ля). При вводе пользователем в режимах "Добавление/Размножение" наименования позиции Система контролирует его уникальность и со общает об ошибке в случае дублирования;

редактирование введенного (зарегистрированного в списке записей ка кого-либо каталога словаря) наименования позиции экономической классификации допустимо в режиме "Исправление".

Примечание. Система предоставляет пользователям широкие возможности по на значению аналитики бухгалтерского счета.

Словарь "Экономическая классификация" имеет форму отбора, обеспечи вающую выбор конкретных позиций экономической классификации.

Форма отбора содержит поле для задания значения мнемокода по маске или перечислением через запятую и поле признака иерархии мнемокода, предоставляющее пользователю возможность выбора из выпадающего спи ска иерархии статей Экономической классификации. Возможные варианты:

• все;

• статьи нижнего уровня (записи без подчиненных, т.е. конечные);

• статьи верхних уровней (записи, у которых есть подчиненные).

Структура расходов Словарь "Структура расходов" предназначен для хранения и организации Пункт меню:

Словари | использования шаблонов для задания характеристик, определяющих уро Бюджетная вень бюджета, ведомственную и функциональную классификацию, а также классификация | кода и наименования целевой программы. Эти шаблоны необходимы для Структура расходов формирования сметы расходов.

Система при работе со словарем предоставляет пользователю возможности редактирования структуры каталогов и зарегистрированных в каждом ката логе записей о ведомственной классификации структур расходов.

Мнемокод шаблона структуры расходов может быть сформирован автома тически. Для этого предназначена кнопка, расположенная в правой части поля "Мнемокод".

Примечание. Кнопка доступна только при регистрации новой структуры расходов.

Мнемокод шаблона структуры расходов имеет длину 17 символов и сле дующую структуру:

код ведомства по КВСР – 3 символа;

код раздела/подраздела по КФКР – 4 символа;

код целевой статьи по КЦСР – 3 символов;

код государственной бюджетной программы – 4 символа;

код вида расходов по КВР – 3 символа.

Примечание. Если код не задан, то соответствующие позиции мнемокода шаблона структуры расходов заполняются нулями.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Внимание:

значение мнемокода шаблона структуры расходов уникально (т.е. не может быть двух записей словаря с идентичным значением этого поля).

При вводе пользователем в режимах "Добавление/Размножение" значе ния мнемокода шаблона Система контролирует его уникальность и со общает об ошибке в случае дублирования;

редактирование введенного (зарегистрированного в списке записей ка кого-либо каталога словаря) значения мнемокода в режиме "Исправле ние" недопустимо (Система сообщает об ошибке);

наименование шаблона структуры расходов уникально (т.е. не может быть двух записей словаря с идентичным значением этого поля). При вводе пользователем в режимах "Добавление/Размножение" наименова ния шаблона Система контролирует его уникальность и сообщает об ошибке в случае дублирования;

редактирование введенного (зарегистрированного в списке записей ка кого-либо каталога словаря) наименования шаблона допустимо в режи ме "Исправление".

Примечание. Работу с данным словарем рекомендуется проводить только квали фицированным пользователям, хорошо понимающим процесс исполнения бюдже тов Российской федерации.

Функциональная классификация, целевые статьи расходов, виды расходов В соответствии с Бюджетным кодексом Функциональная классификация Пункты меню:

Словари | расходов бюджетов Российской Федерации является группировкой расхо Бюджетная дов бюджетов всех уровней бюджетной системы Российской Федерации и классификация | отражает направление бюджетных средств на выполнение основных функ Функциональная ций государства, в том числе на финансирование реализации нормативных классификация, целевые статьи правовых актов, принятых органами государственной власти Российской расходов, виды Федерации и органами государственной власти субъектов Российской Фе расходов дерации, на финансирование осуществления отдельных государственных полномочий, передаваемых на иные уровни власти.

Первым уровнем функциональной классификации расходов бюджетов Российской Федерации являются разделы, определяющие расходование бюджетных средств на выполнение функций государства.

Вторым уровнем функциональной классификации расходов бюджетов Российской Федерации являются подразделы, конкретизирующие направ ление бюджетных средств на выполнение функций государства в пределах разделов.

Классификация целевых статей расходов федерального бюджета образует третий уровень функциональной классификации расходов бюджетов Рос сийской Федерации и отражает финансирование расходов федерального бюджета по конкретным направлениям деятельности главных распоряди телей средств федерального бюджета в пределах подразделов функцио нальной классификации расходов бюджетов Российской Федерации.

Классификация видов расходов бюджета образует четвертый уровень функциональной классификации расходов бюджетов Российской Федера Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе ции и детализирует направления финансирования расходов бюджета по це левым статьям.

В Системе определение названий разделов и подразделов первого и второ го уровней функциональной классификации, а также иерархии их вложен ности, проводится при работе со словарем "Функциональная классифика ция".

Список целевых статей третьего уровня функциональной классификации задается в словаре "Целевые статьи", а список видов расходов четвертого уровня функциональной классификации – в словаре "Виды расходов".

Задание функциональной классификации в смете расходов9 проводится по средством указания в смете той структуры расходов, которая содержит па раметры, необходимые для определения функциональной классификации.

Примечание. Работу с данными словарями рекомендуется проводить только ква лифицированным пользователям, хорошо понимающим процесс исполнения бюд жетов Российской федерации.

Государственные программы Пункт меню: Словарь предназначен для хранения списка записей о государственных Словари | бюджетных программах, зарегистрированных в Системе, и организации Бюджетная использования этой информации в других разделах Системы.

классификация | Государственные программы Статьи доходов Словарь предназначен для хранения списка записей о позициях классифи Пункт меню:

Словари | кации доходов, зарегистрированных в Системе, и организации использова Бюджетная ния этой информации в других разделах Системы.

классификация | Статьи доходов Позиция классификации доходов – запись о коде статьи дохода бюджетной классификации доходов (состоящем из кода группы и кода подгруппы) и наименовании статьи/подстатьи.

Группы доходов Словарь предназначен для хранения списка записей о позициях классифи Пункт меню:

Словари | кации доходов по группам и подгруппам, зарегистрированных в Системе, и Бюджетная организации использования этой информации в других разделах Системы.

классификация | Группы доходов Позиция классификации – запись о коде группы дохода бюджетной клас сификации доходов (состоящем из кода группы и кода подгруппы) и на именовании группы/подгруппы.

Использование сметы расходов подробно описано в разделе "Смета расходов".

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Словарь "Шаблоны документов" Раздел Системы Словари | Документы | Шаблоны предназначен для ото Пункт меню:

Словари | бражения и ведения в Системе регистра шаблонов документов - ввода (ре Документы | гистрации) и сопровождения (внесения изменений, дополнений и пр.) шаб Шаблоны лонов документов, и для организации использования шаблонов регистра в разделах Системы.

Шаблоны используются в Системе для формирования и печати документов.

Каждый шаблон представляет собой определенную форму (бланк) документа, содержащую все необходимые атрибуты (надписи, табличные поля и др.), постоянно присутствующие на документах конкретного типа. Таким обра зом, шаблон документа представляет собой описание, задающее информа ционное содержание и внешнее оформление документа. Каждому шаблону соответствует запись в словаре "Шаблоны документов". Кроме того, в шаб лон включены специальные поля и макросы, обеспечивающие связь с при ложениями Системы.

В комплект поставки Системы включен набор готовых (базовых) шаблонов практически всех стандартных документов, являющихся выходными доку ментами разделов Системы и введенных в использование в соответствии с директивными документами. Их применение задается (производится на стройка) в разделе "Базовые шаблоны" модуля "Администратор". Базовые шаблоны разработаны, в своем большинстве, на основе программы генератора отчетов Crystal Reports.

При необходимости создать новый, нестандартный шаблон - на основании любого из базовых шаблонов или отличающийся от существующих кардиналь но - это можно сделать с использованием приложений Microsoft Excel или Crystal Reports. Для удобства пользователя в состав комплекта поставки Системы включена специальная книга, содержащая подробный материал, по священный шаблонам документов и генератору отчетов Crystal Reports.

Процедура формирования нового шаблона документов с использовани ем, например, Microsoft Excel следующая.

Новый шаблон формируется непосредственно из текущего раздела, то есть для того раздела, с записями которого он будет связан. Для этого следует воспользоваться контекстной функцией Обмен | Перенос в MS Excel.

При этом на экран выводится форма "Перенос в Microsoft Excel".

В поле "Шаблон" Вы можете выбрать один из уже зарегистрированных в Системе шаблонов (или отказаться от готовых шаблонов, выбрав "Нет"). В этой же форме Вы можете указать детали переноса (переносить только вы деленные или все записи главной таблицы раздела и т.д.). Нажав кнопку ОК, Вы можете перенести таблицу со списком записей раздела Системы в программу MS Excel.

Если в форме "Перенос в Microsoft Excel" флажок "Создать шаблон" не был установлен, список записей будет перенесен в MS Excel и откроется в стан дартном окне этой программы. Он может быть использован, например, для построения графиков и диаграмм. Если же Вы установите флажок "Создать шаблон" и зададите наименование нового шаблона и каталог, в котором его следует разместить, то Система сформирует новый шаблон на основе вида, который таблица имеет на экране. При этом перенесенный список откроет ся не в стандартном окне программы, а в модифицированном Системой ок Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе не, главное меню которого дополнено пунктом "Парус" (содержащим ко манды Сохранить, Печать и Просмотр).

В открывшуюся таблицу не будут перенесены числовые значения полей документа поскольку она представляет собой не отображение документа, а отображение шаблона. Но будут перенесены наименования полей таблиц и адреса ячеек базы данных Системы, в которых содержатся соответст вующие им данные.

Пользуясь стандартными приемами работы в MS Excel, Вы можете моди фицировать этот шаблон, приведя его к необходимому виду (например, Вы можете добавить заголовок документа, подписи ответственных лиц и т.д.).

Обратите внимание на то, что при перемещении отдельных ячеек таблицы будут переноситься и связанные с ними ссылки на адреса базы данных сис темы. Выбрав пункт меню ПАРУС | Сохранить, Вы можете задать разме щение и наименование файла сформированного шаблона.

Войдя затем в раздел Словари | Документы | Шаблоны, добавьте в список новый шаблон. Сделав новую запись раздела текущей, вызовите контекст ную функцию "ЗАГРУЗИТЬ ИЗ ФАЙЛА". В открывшемся окне выбора укажите файл сформированного Вами шаблона.

Если Вам понадобится внести в него дополнительные исправления, Вы можете сделать это, вызвав форму редактирования и, нажав кнопку "От крыть", исправить шаблон в открывшемся окне программы MS Excel.

Таким образом, в список шаблонов вместе с базовыми (поставляемыми вместе с Системой) будет внесен новый, сформированный Вами, шаблон.

Примечание. Для того чтобы выгрузить хранящееся в базе данных описание (то есть правила формирования) документа в отдельный файл, выберите запись о шаб лоне и вызовите функцию "Выгрузить". В появившемся окне выберите, при необ ходимости, подходящий каталог, а затем введите имя файла и нажмите кнопку "Со хранить".

Использование готового шаблона документов осуществляется в сле дующей последовательности.

При работе с текущим разделом выбор контекстной функции "Печать" вы зывает на экран дополнительное меню, содержащее список документов, ко торые могут быть напечатаны. Если с этими документами связаны шабло ны, сформированные в различных программах (Microsoft Excel или Crystal Reports), открывается дополнительное подменю, в котором Вы можете ука зать, с использованием шаблонов какой программы Вы намерены печатать документ.

После того, как этот выбор сделан, открывается окно, содержащее список шаблонов, связанных с текущим документом. В нем Вы можете выбрать необходимый шаблон.

После того, как шаблон выбран и кнопка "Выбрать" нажата, открывается окно, содержащее текущий документ, отображенный в соответствии с вы бранным шаблоном. Выделив область печати и, при необходимости, вос пользовавшись предварительным просмотром документа, Вы можете напе чатать его.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Словарь "Контрагенты" Словарь "Контрагенты" служит для хранения информации о контрагентах:

Пункт меню:

организациях, материально-ответственных и подотчетных лицах. Организации Словари | Контрагенты | (записи типа "Юридическое лицо") описываются одним набором характеристик Контрагенты (наименование, банковские реквизиты, почтовые адреса и т.п.), физические лица – другим (должности, фамилии, паспортные данные и т.п.). Каждый контрагент сопровождается списком банковских реквизитов. Если в нем более одной записи, то при ссылке на контрагента можно будет конкретизировать его реквизиты.

При ведении учета можно ссылаться только на контрагентов, зарегистрированных в словаре, так как недопустимы даже мелкие неточности в характеристиках контрагентов.

Словарь "Юридические лица" Этот словарь активно используется организациями, имеющими корпора Пункт меню:

Словари | Объекты | тивную (холдинговую) структуру. Задание в качестве параметра (характе Юридические лица ристики) документов, записей и пр. значения "принадлежности юридиче скому лицу" и использование соответствующего профильного Словаря "Юридические лица" обеспечивают раздельный доступ к данным всех ор ганизаций, входящих в корпорацию (холдинг), а также способствует консо лидации информации по всем организациям холдинга. Механизм разделе ния информации для разных организаций, работающих в единой информа ционной системе, в общем случае, реализуется заданием системной органи зации и юридического лица.

Если данные всех организаций, входящих в холдинг, будут храниться в единой базе, то они будут доступны всем пользователям. Для этого доста точно всему холдингу поставить в соответствие одну системную организа цию. Системная организация задается при работе с модулем "Администра тор" как просто "организация". При работе с другими модулями Система запрашивает мнемокод системной организации при открытии сеанса. Лю бой пользователь, допущенный к работе с конкретным приложением и с данными конкретной системной организации, сможет работать с данными всех организаций, входящих в холдинг.

Разделение данных организаций, входящих в состав корпорации (холдин га), обеспечивается тем, что каждой такой организации ставится в соответ ствие запись словаря "Юридические лица".

Для регистрации юридического лица:

1. Зарегистрируйте запись словаря "Контрагенты" с типом "юридическое лицо" (в этом словаре "юридическое лицо" означает только то, что контрагент не является физическим лицом, а представляет любую орга низацию, в том числе и не входящую в холдинг).

2. Зарегистрируйте запись словаря "Юридические лица", проставив в ней ссылку на запись словаря "Контрагенты".

Возможность простановки ссылки на юридическое лицо предусмотрена почти во всех учетных регистрах Системы. Используя отбор учетных запи сей по юридическому лицу, легко фильтровать данные, относящиеся к ин тересующей Вас организации холдинга.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Одна из записей словаря должна иметь признак "Основное". Он может ис пользоваться Системой, например, при консолидации учетных данных по текущей системной организации.

При назначении одной из записей словаря основной действуют довольно жесткие правила:

Основной может быть назначена только первая из регистрируемых за писей словаря.

Чтобы перенести признак "Основное" на другую запись, надо полно стью очистить словарь, затем зарегистрировать основное юридическое лицо, а затем и прочие юридические лица.

Словарь "Географические понятия" Словарь "Географические понятия" служит для хранения наименований адми Пункт меню нистративно-территориальных единиц. Административно-территориальная Словари | Контрагенты | единица характеризуется еще и типом, указывающим на уровень подчинения:

Географические понятия Уровень подчинения Тип 1 Страна 2 Регион 3 Район 4 Населенный пункт 5 Административный округ 6 Муниципальный округ 7 Улица Окно просмотра словаря содержит дерево каталогов и список записей. Однако Подобную структуру организация данных здесь принципиально иная, чем в других регистрах Сис данных Вы можете темы, имеющих каталоги (например, в словаре "Контрагенты"). Там каталог найти не только в словаре "Географиче- – всегда каталог, а запись – всегда запись, они имеют разный набор характери ские понятия", но и в стик. Здесь же запись может одновременно выполнять и роль каталога, то есть других словарях. иметь внутри себя ветвь записей неограниченной глубины. Каждая запись сло варя может содержать записи более низкого уровня подчинения.

Пример: Введем запись "Московская область" с типом "Регион" (уровень 2). Ей можно подчинить записи "Ленинский район" (уровень 3), "Климовск" (уровень 4) и "Солнечная" (уровень 7), но не запись "Россия" (уровень 1). После этого за пись "Московская область" окажется одновременно каталогом. В каталоги мож но превратить также записи "Ленинский район" и "Климовск", но не запись "Солнечная" с самым низким уровнем подчинения.

Меняется и привычное разделение функций между деревом каталогов и ос новным списком главного окна словаря:

В дереве каталогов Вы можете просмотреть все записи словаря. Записи Раскрывают и за крывают каталоги самого низкого уровня подчинения обозначены значком. Это не обя как обычно – двой- зательно запись уровня 7, а запись любого уровня, в которую не вложе ным щелчком кнопки ны другие записи.

мыши.

Если в дереве каталогов текущим является запись-каталог, то в пра вом окне показан список записей, подчиненных текущей. Среди них мо гут быть и простые записи, и записи-каталоги более низкого уровня;

от личить их можно не по характеристикам, а только по значку в дереве каталогов. При регистрации новой записи списка Вы не сообщаете Сис Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе теме, будет ли это запись самого низкого уровня, или ей предстоит пре вратиться в каталог.

Если в дереве каталогов выбрана запись со значком, то список в правом окне пуст. Если зарегистрировать в этом списке запись более низкого уровня подчинения, то в дереве каталогов значок текущей записи пре вратится в.

Добавить, размножить, исправить или удалить каталог, находясь в дере ве каталогов, нельзя. Из типовых функций работы с каталогами Вам доступно только перемещение в другой каталог. Перемещать можно или записи самого низкого уровня, или каталоги со всем содержимым.

Нельзя переместить каталог в каталог более низкого или равного уров ня.

Принадлежность записи словаря к определенному типу может быть детали зирована отнесением к какому-то подтипу. Если перечень типов фиксирован Системой и вложенность записи одного типа в запись другого типа ограни чена Системой, то в части подтипов пользователю дается полная свобода.

Подтип относится к описательной характеристике записи, подтипами можно пользоваться при формировании отчетов. Длина списка подтипов для каждо го типа неограниченна. Подтипы хранятся в специальном словаре Контр агенты | Подтипы географических понятий.

Например, тип 7 "Улица" можно детализировать подтипами "улица", "пере улок", "проспект", "проезд", "бульвар" и т.п.

Коды ОКВЭД Словарь "Коды ОКВЭД" предназначен для организации хранения и исполь Пункт меню Словари | зования списка кодов "Общероссийского классификатора видов экономиче Контрагенты | ской деятельности" (ОКВЭД), бывшего "Общероссийского классификатора Коды ОКВЭД видов экономической деятельности" (ОКОНХ).

Словарь "Коды ОКВЭД", как и словарь "Географические понятия", имеет ие рархическую структуру. Это означает, что Система может рассматривать за регистрированные в ней коды отраслей не только как записи, но и как ката логи, содержащие другие записи о кодах более мелких подразделений.

Например: Запись "11100 –Электроэнергетика" может рассматриваться и как запись, и как каталог, содержащий записи "11110 – Тепловые электростанции", "11120 – Атомные электростанции" и "11160 – Прочие электростанции".

Разделение функций между деревом каталогов и основным списком главного окна словаря в этом случае такое же, как и в словаре "Географические поня тия", но с одним отличием. Никаких жестких уровней подчинения в словаре Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе "Коды ОКВЭД" нет. То есть в этом словаре правильность вложенности от раслей-каталогов автоматически не регулируется.

Например: В словаре "Географические понятия" Система не позволит Вам за регистрировать в каталоге "Владивосток" (с типом "Город") запись "Россия" (с типом "Страна"). В словаре "Коды ОКВЭД" такого контроля не производится.

Словарь "Коды ОКВЭД" может заполняться не только вручную, но и с по мощью импорта базы данных из классификатора. Структура вложенности каталогов-отраслей при этом также импортируется. Таким способом можно не только создать словарь заново, но и добавить в уже готовый словарь но вые коды, и даже изменить наименование отрасли, соответствующей уже зарегистрированному в Системе коду – в зависимости от параметров ко манды импорта. Эта команда позволяет также установить связи между уже введенными ранее (например, указанными в параметрах контрагента) ко дами ОКВЭД и появившейся (изменившейся) позднее их расшифровкой – наименованием отрасли.


Словарь "Подразделения балансовой единицы" Характеристика "Подразделение балансовой единицы" (ПБЕ) представляет Пункт меню:

собой особую пометку, которой можно снабдить дебетовый и кредитовый Словари | Объекты | счета каждой проводки хозяйственной операции. В отличие от аналитиче Подразделения балансовой ских счетов, система ПБЕ не связана с конкретными счетами бухгалтерско единицы го учета, что позволяет, например, выделять при анализе всю финансовую информацию по отдельным подразделениям организации, не являющимся самостоятельными балансовыми единицами. Список допустимых значений этой характеристики хранится в словаре "Подразделения балансовой еди ницы".

Словарь "Учетные периоды" Бухгалтерский учет имеет циклический характер. В течение некоторого Пункт меню:

Словари | Учетные учетного периода накапливаются сведения о проводимых хозяйственных периоды операциях. После завершения периода производится комплекс работ, кото рый принято называть "закрытие учетного периода": рассчитываются амор тизационные отчисления, проводится переоценка валютных активов и пас сивов, формируются ведомости взаимных расчетов с дебиторами и креди торами, составляются документы бухгалтерской отчетности, рассчитывают ся остатки средств на счетах, остатки материальных ценностей и остатки по дебиторской и кредиторской задолженности, которые переносятся на нача ло следующего учетного периода.

Словарь "Учетные периоды" предназначен для задания временных рамок каждого учетного периода. Кроме того, с помощью этого раздела Вы може те закрыть данные отчетного периода, так что их уже невозможно будет из менять. Конечно, при необходимости отчетный период можно снова от крыть, но сделать это сможет только тот, кто имеет на это право.

Система не ограничивает Вас в выборе рамок учетного периода (если этого не сделал администратор Системы). В качестве учетного периода Вы мо жете выбрать год, квартал, месяц или "с четверга по вторник". Следует од нако придерживаться нескольких правил:

Не допускаются перерывы между учетными периодами или их пере крытие, а следовательно:

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе можно добавлять новый учетный период только после последнего или перед первым из зарегистрированных;

можно удалять только первый или последний из зарегистрирован ных учетных периодов;

не допускается изменять границы заданных учетных периодов.

Нельзя закрыть данные учетного периода для изменений, если не за крыты данные всех предыдущих периодов.

Нельзя открыть данные учетного периода для изменений, если закрыты данные следующего периода.

При подготовке Системы к работе в словаре "Учетные периоды" достаточно задать временные рамки первого учетного периода.

Словарь "Наименования и курсы валют" Словарь "Наименования и курсы валют" служит для хранения характеристик Пункт меню:

Словари | валют, используемых в учетных операциях, а также их курса по отношению к Наименования другим валютам. Характеристиками валюты являются ее наименование, и курсы валют код, правила написания основной и разменной единиц при формировании "суммы прописью".

Для каждой валюты Система хранит не только текущий курс, но и все пред шествующие – это "история курса валюты". Заметьте, что в историю курсов валюты можно вписывать курсы не только по отношению к базовой валюте10.

Хотя этот курс и наиболее важен (в истории хозяйственных операций исполь зуется именно он), но в истории курсов любой иностранной валюты имеют право на существование курсы по отношению к любой другой валюте. Разуме ется, добавление таких курсов оправдано, лишь если возникает нужда в их ис пользовании при специальных обработках, и это бывает нечасто.

Помимо комбинации двух валют, даты и собственно курса, запись истории курсов характеризуется состоянием двух переключателей:

Один переключатель можно установить в положение или "Центрально го банка", или "Внутренний". Курс первого типа – это официальный курс, использование которого обязательно в официальных данных бух галтерского учета;

"внутренний" курс может отличаться от официально го, его можно использовать для внутренних нужд Вашей организации, ес ли посредством официального курса невозможно объективно оценить финансово-хозяйственное состояние Вашей организации. В журнале уче та хозяйственных операций курсы этих двух типов используются для пересчета сумм операций по "бухгалтерской оценке" и по "управленче ской оценке" соответственно.

Переключатель-флажок "Плановый" обычно выключен. Его устанавли вают пользователи тех модулей Системы, где есть понятие планового (то есть прогнозируемого) курса. Если такого понятия нет (а в модуле Базовая валюта назначается в модуле "Администратор" (пункт меню Функции | Назначение базовых валют).

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе "Бухгалтерский учет" это так), то записи с таким флажком Вы сможете использовать только для своих справочных нужд при визуальном про смотре словаря.

Таким образом, по одной комбинации валют и за одну дату можно зареги стрировать четыре курса.

Словари по товарно-материальным ценностям Эти словари обслуживают в Системе учет материальных ценностей. Основу Пункты меню:

этой группы составляют словарь "Номенклатор", в котором хранится инфор Словари | мация обо всех зарегистрированных в Системе товарно-материальных цен Товарно материальные ностях, и словарь "Учетные цены номенклатур", который, по сути, является ценности | другим представлением словаря "Номенклатор". Прочие входящие в эту Номенклатор группу словари носят вспомогательный характер и используются, например, для заполнения словарей "Номенклатор" и "Учетные цены номенклатур".

Словари | Товарно- Например, к таким словарям относится словарь "Группы товарно материальные материальных ценностей". ценности | Учетные цены номенклатур Словарь "Номенклатор" служит для организации хранения и использования информации о материальных ценностях (товарах), учет движения которых осуществляется с помощью Системы. Для каждой материальной ценности в этом словаре хранятся такие характеристики, как мнемокод, наименова ние, основная и дополнительная единицы измерения, содержание драго ценных металлов и пр. Если оценка определенного товара проводится с применением метода "по учетным ценам", то для этого товара ведется ис тория изменения учетной цены. При этом поступление и списание товаров фиксируется в журнале учета хозяйственных операций по учетным ценам, а разница цен отражается на специальном бухгалтерском счете "Отклонение от учетной цены". Учетные цены можно задать непосредственно в словаре "Номенклатор" или в словаре "Учетные цены номенклатур".

При использовании других методов оценки материальных ценностей ("Сред ние цены", "Партионный учет" или "Учет по дате поступления") нет необхо димости задавать учетные цены, поскольку поступление отражается в учете хозяйственных операций суммой, указанной в расчетных документах.

Словари образцов документов Это целая группа словарей, облегчающих регистрацию типовых документов.

Пункты меню:

Словари | Один словарь соответствует документам определенного вида (кассовым, Образцы | банковским и другим).

Кассовые документы Образец представляет собой практически полную копию документа с той раз и т.п.

ницей, что не может быть отражен ни в каких учетных регистрах. Это заго товка типовых документов, из которых данные можно копировать в регистри руемые документы. В каждом образце Вы можете заполнять часть полей, ос тавляя другие поля незаполненными. В дальнейшем, при регистрации докумен К группе привязан ряд характеристик товарно-материальной ценности (ТМЦ). Например, к характеристикам группы относятся правила подбора партий при списании ТМЦ, для кото рых ведется партионный учет, правило формирования учетной цены по цене поступления.

Задав в словаре "Номенклатор" ссылку на товарную группу, Вы охарактеризуете ТМЦ теми же признаками, что и всю группу.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе тов, достаточно вызвать функцию "Образцы", выбрать из словаря подходящий образец, и все данные из него будут перенесены в новый документ. Вам ос танется только ввести недостающие данные или сделать необходимые ис правления.

Документы можно регистрировать и без использования образцов. Тогда Вам придется вводить все данные каждого документа вручную, а при отработке до кумента либо вручную выбирать образец хозяйственных операций, либо по ручить поиск подходящего образца Системе (смотрите об этом в следую щем параграфе).

Словарь "Образцы хозяйственных операций" Словарь служит для хранения правил, по которым регистрируют типовые хозяй Пункт меню:

Словари | ственные операции. Говоря о правилах, мы хотим подчеркнуть, что это не Образцы | только типовые комбинации значений отдельных характеристик (что свойст Хозяйственные опе венно образцам документов), а и правила формирования сумм проводок.

рации При регистрации хозяйственных операций вручную (работая в списке хозяй ственных операций) использование образцов не обязательно. Но если Вы ре гистрируете типовые операции, то с помощью функции "Образцы" Вы вы полните свою работу точнее и быстрее.

Образец хозяйственных операций содержит список проводок. Сумма про водки задается, как правило, не в денежном выражении, а формулой. Дру гой формулой рассчитывается количество материальных ценностей, если счета проводки относятся к материальным. Расчет по формулам будет про изводиться в момент регистрации операции по образцу. Причем, формула для суммы будет обсчитываться четыре раза – для оценок по бухгалтерскому учету и по управленческому;

для валюты проводки и для эквивалента в базовой валюте. Формула для количества обсчитывается два раза – для бухгалтерского и управленческого учета.

Примечание. Обратите внимание на флажок "Формировать в конце хозяйст венной операции", расположенный на форме редактирования проводки образца хозяйственной операции. Флажок устанавливается, если необходимо, чтобы формируемая проводка была последней проводкой хозяйственной операции.


При этом проводка будет включать в себя суммы и количества из всех преды дущих проводок хозяйственной операции (при формировании хозяйственной операции из оборотной ведомости по ТМЦ последняя проводка включает в себя суммы и количества из всех помеченных строк оборотной ведомости).

"Формула" проводки может представлять собой целую программу, состоя щую из операторов. Один оператор может содержать числа, константы и функции, объединенные знаками операций "+", "–", "*" и "/". Идентифика тор константы должен начинаться символом "@". Допустимы круглые скобки, управляющие порядком вычислений. Кроме обычных вычисляе мых операторов допустимы операторы ввода, операторы ветвления IF и другие.

Пример. Пусть в конце года надо списать затраты по законченным и сданным в эксплуатацию строительным объектам. Сумма этих затрат учитывалась по суб счету 203, а списать ее надо по дебету субсчета 231. Чтобы рассчитать сумму остатка по субсчету и тут же зарегистрировать проводку списания затрат (Дб 231 – Кр 203), достаточно ввести в проводку образца операции формулу @RD("203",,,@Data2). Здесь использована специальная функция RD, рассчи тывающая остаток средств по дебету счета. Дата расчета остатка задана здесь константой Data2.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Уже отмечалось, что формула для расчета суммы обсчитывается четыре раза. Остановимся на этом подробнее. Если не принять особых мер, то че тырежды обсчитанная формула возвратит четыре одинаковых значения и впишет их в четыре поля одной проводки. Что же сделать, чтобы одна формула возвратила четыре разных значения? Чтобы каждый раз сумма проводки рассчитывалась по-разному, нужно использовать в формуле опе раторы ветвления в сочетании с функцией @Stype(). Функция имеет один символьный параметр, задаваемый одной буквой: "A", "C", "S" или "E". Бу квы "A" или "C" указывают или на бухгалтерский учет, или на управленче ский;

буквы "S" или "E" – на валютную сумму или на эквивалентную. Если рассчитываемое формулой значение предназначено для поля, соответст вующего заданному значению параметра, то функция возвратит 1, иначе возвратит 0. Понятно, чтобы установить соответствие рассчитываемого значения одному из четырех полей, нужно применить функцию @Stype() два раза.

Немаловажно, в какой последовательности обсчитываются значения для четырех полей – ведь при каждом обсчете можно использовать ранее рас считанные значения. Эта последовательность соответствует следующим комбинациям названных букв: AS AE CS CE.

Пример. Пусть требуется образец для регистрации валютной проводки с зара нее неизвестной суммой. Нужно, чтобы сумма проводки в валюте запрашива лась в момент регистрации операции. Для этого подойдет проводка образца со следующей формулой:

if @stype("A")=1 & @stype("S")=1 then @S:= input "Сумма операции в валюте","N9.2",@S end if @stype("S")=1 then @S1:=@S end if @stype("E")=1 then @S1:=0 end @S Как видите, формула имеет вид целой программы. При первом запуске она ото бразит на экране окно запроса суммы в валюте, предложив при этом по умолча нию единичную сумму. Ввод организован оператором Input. Введенное значе ние будет присвоено переменной S и сохраняется до тех пор, пока не будет за вершен последний обсчет. Сумма проводки в валюте по бухгалтерской и управ ленческой оценке окажется равной значению S, а суммы эквивалента будут ну левыми. В этом нет ничего страшного, так как при окончательном редактирова нии регистрируемой проводки суммы эквивалента легко пересчитать. Для этого достаточно уточнить дату учета операции, затем установить курсор (в форме редактирования проводки) на валютной сумме и нажать t – если сумма эк вивалента была равна нулю, то она будет пересчитана в соответствии с курсом валюты на день учета.

Формула для расчета количества обрабатывается аналогично, только вме сто Stype() надлежит пользоваться функцией Qtype(). Ее параметр может принимать два значения – "A" или "C".

Словари "Правила отработки" Данные каждого хозяйственного документа должны быть отражены в жур Пункты меню:

Словари | нале учета хозяйственных операций. Если документ не был зарегистрирован Правила отработки в Системе, его данные приходится переносить в журнал вручную. Если же документ был зарегистрирован в Системе, то на его основе можно создать соответствующую хозяйственную операцию. Такая процедура автоматиче ской регистрации хозяйственной операции на основании документа (бан ковского, кассового, распоряжения об оплате и др.) называется отработкой документа в журнале учета хозяйственных операций.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Правила, по которым Система производит эту отработку, должны быть предварительно занесены в соответствующие словари – по словарю на ка ждый вид документов (на банковские, на кассовые и т.д.). Подобно тому, как хозяйственная операция состоит из заголовка и набора проводок, пра вило отработки состоит из правила формирования заголовка хозяйственной операции и набора правил формирования проводок.

В заголовке каждого документа предусмотрена ссылка на запись словаря правил отработки. Для регистрации документа заполнение ссылки не обя зательно, но пока ссылка не заполнена, отработать документ в учете не удастся.

Правило формирования проводки во многом напоминает проводку образца хозяйственной операции. Но имеются и отличия. В правиле формирования проводки:

Валюта не задается, так как проводка унаследует валюту, заданную в отрабатываемом документе.

Можно оговорить, чтобы каждый счет формируемой проводки снаб жался кодом ПБЕ, заданным в документе.

Сумма проводки задается, как правило, не в денежном выражении, а формулой. Расчет по формулам будет производиться в момент отработки документа. Причем, формула будет обсчитываться четыре раза – для оце нок по бухгалтерскому учету и по управленческому;

для валюты проводки и для эквивалента в базовой валюте. Если не принять особых мер, то четы режды обсчитанная формула возвратит четыре одинаковых значения, и впишет их в четыре поля одной проводки. Чтобы каждый раз сумма проводки рассчитывалась по-разному, нужно использовать в формуле операторы ветвления в сочетании с функцией @Stype() – такую же, как в проводках образцов хозяйственных операций.

Пример. Пусть требуется правило отработки кассового документа. Предложим Вам формулу для расчета суммы проводки:

if @stype("A")=1 & @stype("S")=1 then @S:=@cdoc("SUM") end if @stype("S")=1 then @S1:=@S end if @stype("E")=1 then @S1:=@cnum(@S)/@cc(@cdoc("CURR")) end @S При первом обсчете формулы будет вычислено значение переменной S как сумма документа. Сумма по управленческой оценке окажется равной сумме по бухгалтерской оценке. Сумма эквивалента будет рассчитана по валютной сумме и курсу валюты документа на текущую дату. Заметьте, что поскольку функция @cdoc() возвращает символьные данные, сумму S вначале пришлось преобразо вать в число с помощью функции @cnum() и лишь затем разделить на курс ва люты. Еще обратите внимание, что здесь использован курс валюты на текущую дату. Если дата учета хозяйственной операции отличается от текущей, то суммы проводок легко пересчитать при окончательном редактировании. Для этого дос таточно очистить суммы эквивалента, затем установить курсор на валютной сумме и нажать t.

На вкладке "Условия" формы редактирования проводки правила можно задать условия, которым должен удовлетворять обрабатываемый доку мент – по типу, по контрагентам, по сумме, по валюте и т.п. Если доку мент не будет удовлетворять этим условиям, то Система прервет отра ботку.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Словарь "Условия формирования проводок" Этот словарь используется Системой при регистрации хозяйственных опера Пункты меню:

Словари | Образцы | ций. Хозяйственные операции могут формироваться разными способами – Условия формиро вручную (вводом с клавиатуры или по образцу), отработкой в учете доку вания проводок ментов, из инвентарной картотеки и другими способами. Но всякий раз, прежде чем поместить сформированную операцию на постоянное хранение в базу данных, Система проверит каждую проводку – насколько она дос тойна того. Проверка делается сопоставлением проводки со всеми запися ми словаря "Условия формирования проводок". Результатом сравнения может быть одно из трех решений:

сохранить без изменений, такой, как была сформирована;

отказаться от сохранения, известив об этом пользователя;

сохранить, но внеся корректировки в сумму и количество ТМЦ (изме нением соотношения между бухгалтерской и управленческой оценка ми).

От проверки можно и отказаться. Будет ли использоваться словарь – это за висит от значения системной переменной UseEconOprsCond (раздел "Хо зяйственные операции"). Эта переменная относится к категории "систем ной локальной", то есть влияет на работу всех пользователей одной органи зации.

Словарь имеет каталогизированную структуру. В записи словаря сказано, какими должны быть сформированные проводки, чтобы подпасть под дей ствие записи, и каково должно быть это действие.

В каждую запись словаря вложен список. В нем сказано, на работу каких пользователей влияет текущая запись. Можно ссылаться и на отдельных пользователей (по именам), и на группы пользователей, используя принад лежность пользователей к группам с типовым набором прав (такая группа называется в Системе "ролью"). Список должен содержать хотя бы одну запись. Пустой список не будет означать, что запись словаря воздействует на работу всех пользователей - такое "условие формирования" не будет ра ботать.

Например, используя вложенный список прав и ролей, можно добиться, чтобы регистрация проводок по учету денежных средств была доступна одной группе Ссылки на роли и пользователей, а учет материальных ценностей – другой группе.

пользователей в этом списке бывают Условия, заданные для конкретного пользователя, не должны противоре типа "Только для" и "Кроме". чить условиям, заданным для роли этого пользователя.

Говоря о действиях над сформированной проводкой, начнем с того, что за писи словаря бывают двух типов – запрещающие и управляющие.

Если сформированная проводка подпадает под действие хотя бы одной "запрещающей" записи", то проводка не будет зарегистрирована, и Вы будете извещены об этом.

Если сформированная проводка не подпадает под действие "запрещаю щих" записей, но подпадает под действие хотя бы одной "управляю щей" записи, то проводка будет зарегистрирована, но прежде подверг нется дополнительной проверке и преобразованиям (см. ниже).

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Если сформированная проводка не подпадает под влияние ни одной за писи словаря, то она будет зарегистрирована такой, как была сформиро вана.

Форма редактирования записи словаря имеет три вкладки, причем вторая вкладка распадается еще на три вкладки:

На вкладке "Условие" задают тип и наименование записи.

Вкладка "Операция" – главная. На ней задают условия, которым долж на удовлетворять сформированная проводка, чтобы подпасть под действие этой записи. В показанных на рисунке полях оговариваются счета проводки, валюта и ПБЕ. Если какое-то поле не заполнено, то проверка по соответствующей характеристике производиться не будет.

Но если нужно соотнести запись с проводками, где аналитический счет какого-то порядка или один из ПБЕ не заданы, то возле соответствую щего поля надо проставить флажок "Пусто" (см. рисунок). На вкладках "Заголовок" и "Номенклатура" можно задать условия по заголовку хо зяйственной операции и ссылке на запись словаря "Номенклатор".

Регистрация записей, в которых дублируется значение всех заполненных полей, запрещена.

Вкладка "Сумма/Количество" присуща только записям типа "Управ ляющее".

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе Здесь сказано, что надо сделать с суммой проводки и количеством ТМЦ по бухгалтерской и управленческой оценке. Возможны варианты:

приравнять управляющую оценку к бухгалтерской;

приравнять бухгалтерскую оценку к управляющей;

приравнять нулю управляющую оценку;

приравнять нулю бухгалтерскую оценку.

Состояние переключателей "Не равна нулю" не означает выбора какого-то действия, а означает наложение дополнительного условия на сформиро ванную проводку. С его помощью можно запретить регистрацию проводок, у которых сумма и (или) количество по бухгалтерской и (или) управленче ской оценке оказались равны нулю.

Словарь "Константы" Словарь "Константы" служит для хранения переменных, которые можно ис Пункт меню:

Словари | пользовать в формулах разных разделов Системы. Если при интерпретации Константы формулы Система найдет в ней идентификатор константы, то значение кон станты будет извлечено из словаря и использовано при вычислении.

Каждая константа (переменная) характеризуется идентификатором, наиме нованием, типом и значением. Возможны следующие типы: "число", "стро ка" и "дата". Кроме основного значения, каждая константа может характе ризоваться списком значений с ограниченным сроком действия.

Пример. Пусть константа Data1 обозначает дату конца квартала (как отчетного периода). С помощью списка 4-х значений константы можно добиться, чтобы в за Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе висимости от известной Системе даты, из словаря извлекалась дата конца соот ветствующего квартала.

Система будет пользоваться или основным значением константы, или записью списка значений. Это зависит от флажка "Использовать основное значе ние", которым можно пометить константу. Если флажок установлен, то спи сок значений будет проигнорирован. Если флажок не установлен, то Систе ма вначале попытается найти в списке подходящее по сроку действия значе ние, и лишь в случае неудачи Система воспользуется основным значением.

При поиске подходящего значения Система сопоставляет сроки действия с датой регистрации записи учетного регистра (например, хозяйственной операции).

Другие словари Кроме описанных выше словарей, Вы можете обнаружить в своей Системе и другие. Некоторые из них просты и не заслуживают здесь особого упоми нания. Другие, возможно, появились в Системе уже после выхода этой книги.

Описание всех словарей - как вошедших в эту книгу, так и оставшихся за рам ками изложения - Вы сможете найти в Справочной системе.

ОСТАТКИ ПО СЧЕТАМ Начиная эксплуатацию Системы, надо ввести остатки на начало того учет Различают остатки ного периода, с которого вводится в действие Система. Эти данные Вы трех видов сможете найти в подшивках имеющихся у Вас старых отчетных докумен (см. главу 1).

тов.

В дальнейшем на основании входящих остатков и оборотов за учетный пери од Система будет рассчитывать исходящие остатки и переносить их на начало следующего учетного периода. Система позволяет корректировать перене сенные остатки вручную, однако необходимость этого возникает только в случае исправления сложных ошибок или при выполнении особых, нестан дартных бухгалтерских операций.

Остатки средств по синтетическим и аналитическим счетам, остатки по кассовым расходам Одна запись списка остатков средств по счетам соответствует уникальной Пункт меню:

комбинации учетного периода, счета (субсчета), валюты и подразделения ба Учет | лансовой единицы (ПБЕ)12.

Остатки средств Запись списка остатков характеризуется суммами остатка по дебету и кредиту.

по счетам Если счет валютный, то остатки оцениваются и в иностранной валюте, и экви валентом в базовой (национальной) валюте.

Примечание. Остатки средств по счету можно задать одновременно и по дебету, и по кредиту счета. Однако при переносе остатков на начало следующего месяца пе ренесенные остатки, как правило, будут "свернуты" либо по дебету, либо по креди ту. Исключением являются остатки по счетам, имеющих типовую форму учета 5, 6, 7 и 8. Для таких счетов Система пытается перенести остатки и по дебету, и по кре Такие понятия, как "подразделение балансовой единицы" и "бухгалтерский и управленче ский учет", описаны в главе 3.

Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе диту. Правда, это удается ей при полном соответствии данных в регистре остатков, журнале учета хозяйственных операций и ведомостях взаимных расчетов.

Для счетов (субсчетов), по которым ведется аналитический учет, каждый оста ток характеризуется списком остатков по дебету и кредиту комбинаций аналитических счетов.

Допустимы остатки не только по зарегистрированным аналитическим счетам, но и по комбинации пяти "пустых" (то есть без номера) аналитических счетов.

Этим можно обеспечить совпадение остатков по счету (субсчету) с итоговыми остатками по всему списку остатков по аналитическим счетам. Остатки по "пус тым" аналитическим счетам могут появляться как при ручной регистрации остатков, так и при переносе остатков на следующий период.

Если счет (субсчет), имеющий аналитические счета, помечен в плане счетов при знаком формы дополнительной отчетности "Книга кассовых расходов", то за пись списка остатков детализируется по аналитическим счетам двумя спи сками. В дополнение к списку остатков по аналитическим счетам, показанно му в главном окне раздела, имеется еще список с доступом через пункт кон текстного меню "Остатки кассовых расходов". Данные второго списка ис пользуются только при формировании отчета "Книга кассовых расходов".

По структуре данных оба списка остатков ("Остатки средств по аналитиче При переносе остат ским счетам" и "Остатки кассовых расходов") совершенно одинаковы. Ка ков, оба списка ос ждая запись списка соответствует уникальной комбинации аналитических татков по аналитике счетов. Близки, порой, и представленные в обоих списках суммы. В чем же формируются Сис разница?

темой автоматиче ски.

При формировании списка "Остатки кассовых расходов" Система опускает обороты по корреспонденции счетов, помеченных в плане счетов флажками "Исключить расходы из произведено" и "Исключить из восстановлено". Фла жок "...произведено" влияет на подсчет остатков по кредиту аналитических счетов (в корреспонденцией с помеченными счетами), а флажок "...восстанов лено" – на подсчет дебетовых остатков. Если бы в учетных данных не встреча лось оборотов по дебету и кредиту представленных в списке аналитических счетов и в корреспонденции со счетами, помеченными упомянутыми флажка ми, то остатки в обоих списках могли бы совпасть. Но такие обороты должны быть.

Остатки материальных ценностей Одна запись списка остатков материальных ценностей соответствует уникаль Пункт меню:

ной комбинации учетного периода, счета, валюты, материально Учет | ответственного лица, артикула (кода) материальных ценностей (записи Остатки словаря "Номенклатор") и подразделения балансовой единицы (ПБЕ). Ина материальных цен ностей че говоря, учет материальных ценностей ведется в разрезе этих характери стик.

Запись списка остатков характеризуется количеством состоящих на учете (на начало периода) материальных ценностей и их стоимостью. Все остатки должны быть дебетовыми. Можно сказать, что совокупность записей по одному месяцу, счету, валюте и ПБЕ показывает, как остаток средств рас пределяется по материальным ценностям и материально-ответственным лицам.

Если для счета была назначена типовая форма аналитического учета 2pa или 2da (партионный учет по номеру партии или по дате поступления), то запись списка остатков характеризуется еще или номером партии, с которой ценности некогда поступили, или датой поступления партии. Так обеспечивается раз Глава 2. Настройка и подготовка Системы к работе дельный учет товарно-материальных ценностей одного наименования, но посту пивших с разными партиями.



Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 11 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.