авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 11 |

«ПАРУС - Бюджет Версия 8 Модуль "Бухгалтерский учет" Руководство пользователя Москва • 2005 2 ...»

-- [ Страница 3 ] --

При регистрации остатков основных средств, в отличие от остальных мате риальных ценностей, необходимо учитывать специфику их учета, связан ную с ведением инвентарной картотеки. Чтобы избежать несогласованности данных, вносимых в разные разделы Системы, рекомендуем вначале запол нить инвентарную картотеку и картотеку МБП, а затем выполнить операцию формирования остатков материальных ценностей по счетам с типовой формой учета 1. Для этого в контекстном меню списка остатков имеется пункт Сформировать остатки основных средств. Система запросит учет ный период, на начало которого Вам необходимы данные, а затем сформи рует их.

Остатки дебиторской и кредиторской задолженности Учет остатков дебиторской и кредиторской задолженности ведется в разрезе Пункт меню:

Учет | нескольких характеристик. В обязательном порядке остатки детализируются Дебиторская/ по учетному периоду, счету, валюте, ПБЕ и контрагенту (дебитору или кре кредиторская дитору).

задолженность Еще можно детализировать остатки по данным документа-основания (только по типу или по типу, номеру и дате), по особой отметке, по аналитическим счетам. Настройка детализации учета взаимных расчетов "по умолчанию" (проявляющаяся при регистрации новой задолженности) делается в парамет рах Системы (пункт меню Файл | Сервис | Параметры). Если Вы измените настройку детализации учета у отдельно взятой задолженности, то Система будет сопровождать заданную Вами детализацию вплоть до закрытия задол женности независимо от параметров Системы.

Записи задолженности группируются по счету, валюте, учетным периодам и ПБЕ. Характеристики таких групп показываются в верхнем списке окна "Ве домости", а задолженности текущей ведомости – в нижнем списке.

Работе с ведомостями взаимных расчетов посвящена глава 4.

Редактирование списка автоматически отражается и в разделе Учет | Расчеты с дебиторами/кредиторами. Регистрация записи списка остатков автомати чески приводит к появлению новой записи в одной из ведомостей взаимных расчетов. Исправление остатка ведет к исправлению записи соответствую щей ведомости, где меняется "Сальдо на начало периода" и, как следствие, "Сальдо на конец периода".

Глава 3. Учет денежных средств и расходов ПЛАТЕЖНЫЕ ДОКУМЕНТЫ И СИСТЕМА Работая с Системой, Вы можете создавать, регистрировать и печатать прак тически любые платежные документы. В Системе они подразделяются на два вида: банковские и кассовые. Документы каждого вида, в свою очередь, подразделяются на типы. Например, среди типов кассовых документов есть приходный и расходный кассовые ордера. Документы одного вида описы ваются одинаковым набором характеристик. Документы одного вида, но разных типов, характеризуются своими шаблонами, описывающими вид отпе чатанных документов. Типом документа можно пользоваться также при отбо ре и группировке документов.

В поставляемой Системе предусмотрены типы (и шаблоны) наиболее упот ребительных платежных документов. Вы можете исправить существующий шаблон, создать для одного типа документов несколько альтернативных шаблонов, расширить перечень типов документов.

Примечание. Регистры документов подобны учетным регистрам, но, строго говоря, таковыми не являются. Для правильного ведения бухгалтерского учета регистрация до кумента в Системе не обязательна. Например, поступивший извне платежный доку мент можно просто подшить в обычную папку, а в надлежащие записи журнала учета хозяйственных операций и других учетных регистров вписать данные документа вручную.

Но если документ будет зарегистрирован, то по нему легко создать и соответствующую хозяйственную операцию. Это называется отработкой документа в учете. Отрабатывать документы в учете не обязательно. Важно только понимать, что документ, не про шедший полного цикла обработки, не будет учитываться ни при расчете оборотов и ос татков по счетам, ни при подведении баланса, ни при учете материальных ценностей и взаиморасчетов. Таким образом, регистры документов играют в Системе важную, но все же вспомогательную роль.

ПОДГОТОВКА БАНКОВСКИХ ДОКУМЕНТОВ Раздел "Банковские документы" предназначен для работы с документами, отра Пункт меню:

Документы | жающими безналичные расчеты. Вы можете создать, заполнить, распечатать Банковские документ одной из установленных форм, а затем сформировать на его основании документы хозяйственную операцию.

При заполнении банковских документов Вы можете использовать специально подготовленные образцы, которые хранятся в словаре "Образцы банков ских документов". Использование образцов позволяет значительно упро Глава 3. Учет денежных средств и расходов стить и ускорить заполнение документов, особенно по регулярно повто ряющимся платежам.

Еще один способ регистрации документа – использование данных дебитор ской/кредиторской задолженности, которые хранятся в разделе "Учет" Системы. Можно сформировать банковский документ, погашающий имею щуюся задолженность.

В главном окне раздела "Банковские документы" представлены: каталог, список документов текущего каталога и спецификация текущего докумен та. В спецификации сумму платежа можно детализировать по разделам экономической классификации расходов, по записям словаря "Структура расходов", по подразделениям балансовой единицы (ПБЕ).

Приведем полный перечень функций, доступных в списке банковских документов13. Функции можно вызывать из контекстного меню (пользуясь правой кнопкой мыши), нажатием горячих клавиш или с помощью панели инструментов.

Пункт контекст- Краткое описание функции ного меню Регистрация путем ввода всех данных Добавить Регистрация копированием в новый документ данных текущего до Размножить кумента Исправление текущего документа Исправить Удаление текущего документа или группы выделенных документов Удалить Отбор документов по заданным условиям Отобрать Перемещение текущего документа или группы выделенных докумен Переместить тов в другой каталог Регистрация документа по образцу. Оказавшись в списке образцов, Образцы можно выполнить любые действия, доступные в словаре Регистрация документа с использованием данных ведомости взаим Взаиморасчеты ных расчетов Регистрация документа с использованием данных по лицевому счету Лицевые счета клиента Отработка в бухгалтерском учете текущего документа или группы Отработка выделенных документов (регистрация хозяйственных операций с ис пользованием данных документов). Здесь же выполняется снятие (отмена) состоявшейся отработки Добавление в журнал платежей записи с данными текущего докумен Формирование та. Здесь же можно отменить формирование – удалить запись о пла теже Среди приводимых функций есть и типовые, выполняемые практически одинаково во всех разделах Системы. Это функции "Добавить", "Размножить", "Исправить", "Удалить".

Но ряд типовых пунктов меню, реализующих общесистемные функции, все же опущен. На пример, опущена функция "Свойства документа" (предназначенная для ввода значений дополнительных полей записи текущего регистра), функции "Обмен", "Обновить", "Представление", "Настройки".

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Пункт контекст- Краткое описание функции ного меню Печать текущего документа или отчета по всем отобранным докумен Печать там В спецификации документа доступен типовой набор функций.

Обратите внимание: функционирование раздела контролируется соответствую щими параметрами Системы. В разделе Файл | Сервис | Параметры | Банковские документы Вы можете задать значения типа, префикса номера, вида оплаты, вида платежа, ставки НДС и особой отметки ХО, формируемой при отработке банков ского документа, которые будут использованы "по умолчанию" при формировании и отработке банковских документов.

Примечание:

При отработке в учете банковского документа, производимой по правилам отработ ки, в качестве особых отметок создаваемых хозяйственных операций принимаются значения особых отметок, содержащиеся в правилах отработки. В случае, если в правилах отработки значения особых отметок не заданы, в качестве особых отметок создаваемых хозяйственных операций принимаются значения параметра особых отметок, заданные при настройке раздела (таким образом, при необходимости зада ния (изменения) значения особой отметки следует проконтролировать перед отра боткой параметры правила отработки и параметры настройки раздела).

Регистрация документа С точки зрения Системы, регистрация документа есть ввод его данных в базу данных. Банковский документ можно зарегистрировать несколькими спо собами:

вводя все его данные "вручную" (функция "Добавить");

Глава 3. Учет денежных средств и расходов скопировав часть данных из аналогичного документа, зарегистрирован ного ранее (функция "Размножить");

используя заранее подготовленный образец (функция "Образцы");

используя данные дебиторской/кредиторской задолженности (функция Взаиморасчеты) или лицевых счетов клиентов (функция "Лицевые сче та").

Регистрация документа копированием из аналогичного документа (размножение) Достаточно часто пользователю необходимо создать и зарегистрировать новый документ, в котором подавляющее большинство параметров повто ряет аналогичные данные уже зарегистрированного в Системе документа.

В этом случае наиболее рациональным методом регистрации является ко пирование существующего документа с последующей коррекцией необхо димых характеристик.

Для регистрации документа копированием:

1. Установите в главном окне раздела курсор на документе, имеющем максимальное совпадение характеристик с вновь регистрируемым до кументом и который послужит основой для создаваемого документа.

2. Вызовите из контекстного меню функцию "Размножить".

3. Откроется окно с формой редактирования документа с полями, запол ненными характеристиками зарегистрированного документа, выбранно го в качестве основы для копирования.

4. Отредактируйте характеристики вводимого документа.

При размножении заголовка документа формируется новый документ с переносом спецификации. Форма заголовка документа, выдаваемая на редактирование пользователю, дополнена кнопкой "Спецификация", вызывающей для редактирования в рамках регистрации нового доку мента спецификацию создаваемого документа.

5. Сохраните заданные значения характеристик документа.

В процессе ввода (утверждения) вновь созданного документа Системой проверяется как уникальность полей заголовка, так и соотношение сумм строк спецификации, нераспределенной суммы и суммы документа.

Регистрация документа по образцу Образец представляет собой заготовку типовых документов. При регистра ции по образцу Система вначале копирует все данные из образца в форму ре гистрации документа, присваивает документу номер, а затем предлагает до полнить или исправить данные.

Для регистрации документа по образцу:

Глава 3. Учет денежных средств и расходов 1. Вызовите из контекстного меню функцию "Образцы". Откроется окно со списком образцов документов.

Образец выбирают по наименованию.

Примечание. Не найдя в словаре нужного образца, Вы можете зарегистриро Заполняя словарь об вать новый образец не покидая окна выбора из словаря. Подготовив нужный об разцов, позаботь разец или выполнив любые другие работы по обслуживанию словаря, Вы може тесь о достаточной те нажать кнопку "ОК" и продолжить регистрацию документа.

информативности наименований.

2. Выберите подходящий образец. Система предложит Вам форму добав ления документа. Форма имеет несколько вкладок. Основные характе ристики сосредоточены на первой. Например:

Тип документа по умолчанию зависит от значения переменной Сис темы BankDocType, а префикс номера – от переменной BankPref.

Значения этих переменных индивидуальны для каждого пользовате ля. Заметьте, что задание префикса обязательно.

Плательщик и получатель задаются только с помощью словаря "Контрагенты". Если для выбранного контрагента предусмотрено не сколько банковских реквизитов (каждый характеризуется набором не скольких счетов и адресов), то выберите нужный в поле "Реквизи ты". Возможна обратная задача – Вы забыли точное наименование нужного контрагента, но знаете, хотя бы приблизительно, его реквизи ты. В таком случае воспользуйтесь кнопкой "Подбор" – Система отбе рет для окончательного выбора контрагентов, удовлетворяющих усло виям отбора по реквизитам.

Обычно сумму документа вводят вручную. Но в образце документа могла быть предусмотрена формула для расчета суммы. Например, с помощью формулы образца @RC("171",,,"1.4.2001","EA") Систе ма рассчитает сумму остатка средств по субсчету 171 на начало апреля 2001г. и впишет эту сумму в форму редактирования докумен та.

Сумму и ставку НДС задают только при оплате товаров. При отра ботке документа в учете можно сформировать отдельную проводку на сумму НДС, для этого надо при настройке словаря образцов хо зяйственных операций предусмотреть соответствующую проводку и формулу для расчета суммы этой проводки. Сумму НДС можно за дать явно, или посредством ставки. Сумма НДС будет рассчитана по ставке и сумме документа в предположении, что сумма платежа состоит из стоимости товара и НДС. Например, если "Сумма" документа рав на 1000 руб., то при ставке НДС 20% сумма НДС окажется равной 166,67 руб.

Ссылка на запись словаря "Правила отработки" обязательна, во вся О настройке правил отработки смотри- ком случае, если Вы намерены отрабатывать документ в учете.

те в главе 2.

3. Сохраните заданные значения характеристик документа.

Созданный таким способом документ не будет иметь спецификации или иметь спецификацию, предусмотренную образцом. Регистрируя или редак тируя спецификацию, Вы можете задавать там суммы независимо от сум мы, заданной в заголовке документа. В зависимости от совокупности всех сумм Система автоматически формирует значение столбца "Нераспреде ленная сумма" списка документов – нулевую, положительную или отри цательную.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Спецификацию можно использовать для раздельной отработки в учете сумм, отнесенных к разным записям классификаторов расходов. Если раз дельная отработка не нужна, то не нужна и вся спецификация. Но если спе цификацию Вы хотите использовать, то нужны соответствующие настрой ки словаря "Правила отработки банковских документов".

Регистрация документа с использованием данных дебиторской и кредиторской задолженности В новый документ можно скопировать данные одной из записей одной из ве домостей расчетов с дебиторами/кредиторами. Сумма платежа по умолчанию окажется равной сальдо расчетов на конец выбранного периода. Сумму плате жа, как и другие данные документа, можно исправить перед сохранением до кумента.

Когда документ будет отработан в учете, то появится новая хозяйственная операция. Как и все операции по взаимным расчетам, она будет отражена в ведомостях взаимных расчетов. В зависимости от даты регистрации опера ции, это будет или ведомость, породившая документ, или другая ведо мость. Сальдо расчетов или обнулится, или изменится.

Для регистрации документа:

1. Выберите в контекстном меню списка документов пункт Взаиморасчеты.

Система откроет список ведомостей взаимных расчетов.

2. Выберите нужную ведомость и нужную запись этой ведомости. Систе Заметьте, что ис пользование образца ма предложит Вам выбрать образец для нового документа.

документов здесь обязательно! 3. Выберите подходящий образец. Система предложит Вам заполненную форму регистрации документа. В ее полях объединены данные записи о задолженности и данные образца документа. Сальдо расчетов на конец учетного периода становится суммой документа. Независимо от знака сальдо расчетов, сумма всегда положительна. В зависимости от знака сальдо, контрагент из записи ведомости становится или плательщиком, или получателем. Если какие-то данные заданы и в ведомости, и в об разце (например, документ-основание), то данные ведомости имеют приоритет.

4. Внесите необходимые исправления и сохраните новый документ.

Печать документов Печать банковских документов выполняется так же, как документов других видов. Поскольку в этой книге печать документов еще не описывалась, задер жимся на ней.

Для печати текущего документа:

1. Выберите в контекстном меню пункт Печать | Документ и приложение, средствами которого будет формироваться и печататься документ. Этим приложением может быть Crystal Report.

Система сформирует текст документа и откроет окно его просмотра.

2. Просмотрите текст и напечатайте его.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов 3. Закройте окно просмотра текста. Вы вернетесь в список документов.

Отработка документов в учете Когда платеж состоится, в журнале хозяйственных операций необходимо сделать соответствующую запись. Разумеется, можно сделать это "вручную", но лучше воспользоваться имеющимися данными документа. Во-первых, это много легче, чем регистрировать операцию вручную. Во вторых, обеспечи вает контроль обработки документов. Регистрацию хозяйственной опера ции с использованием данных выбранных документов называют отработ кой документов в учете.

Хозяйственные операции регистрируются по правилам, хранящимся в записи Смотрите пояснения в описании словарей словаря "Правила отработки банковских документов", на который ссылается правил отработки документ. Напомним, что запись этого словаря детализируется образцами про документов (глава 2). водок, и каждый образец проводок должен содержать формулу для расчета суммы проводки в момент отработки.

При отработке документа в учете Система последовательно отрабатывает в учете все позиции спецификации, а затем еще и "Нераспределенную сумму" документа.

Для отработки документов в учете:

1. Выделите документы, подлежащие отработке. Если необходимо отрабо Для выделения доку ментов перед группо- тать только один документ, достаточно выбрать его курсором.

вой отработкой служат клавиши: 2. Вызовите из контекстного меню функцию Отработка | Отработать до _, "серый +", "се кумент в учете. На экране будет отображено окно запроса условий от рый –", "серый *".

работки. К условиям отработки относятся: дата регистрации хозяйст венной операции, необходимость визуального контроля хозяйственной операции перед занесением ее в базу данных, необходимость переноса в хозяйственную операцию некоторых данных документа.

3. Задайте условия отработки. Далее Система сформирует хозяйственные операции, объединив в них данные отрабатываемых документов и пра вил отработки.

Примечание. Если данные документа не соответствуют условиям, заданным в правиле отработки, то Система сообщит Вам об этом и прервет отработку доку мента.

Если Вы предусмотрели необходимость визуального контроля резуль татов отработки, то сформированные операции будут показаны в окне "Отработка в учете хозяйственных операций".

4. Если результаты отработки Вам предложены, то просмотрите их, внеси те необходимые исправления и нажмите кнопку "Перенести".

Отработанные в учете документы невозможно удалить или изменить. Если в отработанном документе будет обнаружена ошибка, то необходимо снять отра ботку документов в учете. Для этого достаточно выделить необходимые до кументы (для снятия отработки одного документа достаточно выбрать его кур сором) и вызвать функцию Отработка | Снять отработку документа в учете. В результате не только будут сняты отметки об отработке докумен тов, но и автоматически удалены соответствующие хозяйственные опера ции.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Оплата счетов-фактур погашением векселей Из раздела "Банковские документы" может быть произведена оплата сче тов-фактур погашением векселей.

Функция Оплата | Оплатить счета-фактуры вызывается из банковских документов, которыми погашают векселя. Банковский документ при этом должен быть разнесен по плановым платежам предъявления векселей к по гашению. Процедура находит эти векселя, ищет по этим векселям фактиче ские платежи и выполняет на них оплаты счетов-фактур датой указанного банковского документа.

Функция может быть групповой – вызываться для нескольких выделенных банковских документов.

При невозможности оплаты или отмене оплаты (не найдено фактических платежей, векселей, плановых платежей или счетов-фактур) Система выво дит соответствующее сообщение.

Формирование платежей из списка банковских документов В процессе работы со списком банковских документов пользователь может как сформировать записи о фактических платежах по данным конкретного банковского документа, так и расформировать ранее сформированные за писи о фактических платежах.

Формирование платежей осуществляется по команде Формирование | Сформировать платеж контекстного меню главного окна раздела, вызы ваемого из выбранной записи.

Внимание: пункт меню доступен, если банковский документ не создан на основе распоряжения на оплату, которое создано на основе плановой записи журнала пла тежей. (При создании банковского документа из распоряжения на оплату, созданно го на основе плановой записи журнала платежей, фактическая запись на сумму рас поряжения на оплату в журнале платежей создается автоматически.) Формирование платежа заключается в создании фактической записи журнала платежей, при этом фактическая запись в журнале платежей создается в валюте банковского документа и может формироваться тре мя способами (при инициализации команды Формирование | Сформи ровать платеж Система предоставляет пользователю возможность вы бора из трех вариантов):

по лицевым счетам контрагента-плательщика (участвуют только откры тые лицевые счета);

по плановым записям контрагента-плательщика (участвуют только от крытые (активные) планы);

собственно фактический платеж.

Формирование может быть:

автоматическое – сумма банковского документа разносится фактиче скими платежами подряд по отмеченным плановым записям или цели ком на первый лицевой счет;

Глава 3. Учет денежных средств и расходов не автоматическое – каждый формируемый фактический платеж перед регистрацией в журнале платежей выдается Системой на редактирова ние пользователю.

Характеристики (параметры) создаваемых платежей определяются реа лизованным в Системе механизмом и особенностями формирования фактических платежей.

Сумма формируемых фактических платежей в валюте платежа опре деляется следующим:

если из банковского документа не создано фактических записей журна ла платежей, то Сумма формируемых фактических платежей = сумме банковского документа;

если из банковского документа созданы фактические записи журнала платежей, то Сумма формируемых фактических платежей = сумма бан ковского документа – сумма созданных ранее фактических платежей;

если из банковского документа ранее созданы фактические платежи и сумма ранее созданных фактических платежей = сумме банковского до кумента, то фактический платеж не создается и выдается сообщение "Сумма банковского документа полностью разнесена по фактическим платежам";

если из банковского документа ранее созданы фактические платежи и сумма созданных ранее и сейчас фактических платежей суммы бан ковского документа, то фактический платеж не создается и выдается сообщение "Сумма фактических платежей превышает сумму банковско го документа " (при добавлении очередного фактического платежа).

При подтверждении формирования фактического платежа устанавлива ются его связи с банковским документом, на основе которого он был создан;

при этом:

сформированные фактические платежи не доступны для коррекции;

фактический платеж, сформированный на основе банковского докумен та, удалению не подлежит. Для удаления фактического платежа, сфор мированного на основе банковского документа, необходимо расформи ровать ранее сформированную запись о фактическом платеже.

Формирование фактических платежей по лицевым счетам Вариант формирования фактических платежей по лицевым счетам осуще ствляется по команде Формирование | Сформировать платеж | По лице вым счетам. Система выводит на экран список открытых лицевых счетов контрагента (окно "Журнал платежей: Формирование") и предоставляет пользователю возможность выбора, при этом:

в выводимый список Системой отбираются лицевые счета контрагента плательщика (если тип финансовой операции "приход") или получателя (если тип финансовой операции "расход") (на лицевые счета наклады ваются условия отбора), закрытые лицевые счета игнорируются. В спе цификацию переносятся созданные ранее фактические платежи, связан ные с данным банковским документом, а показываются фактические платежи, относящиеся к текущему лицевому счету. Если контрагента Глава 3. Учет денежных средств и расходов определить не удается, то выдается сообщение "Не определен платель щик" или "Не определен получатель";

в списке пользователем отмечается лицевой счет, по которому должен быть создан фактический платеж (может быть отмечен только один ли цевой счет);

по отмеченному лицевому счету формируется форма редактирования фактической записи журнала платежей, если формирование не автома тическое (при автоматическом формировании при инициализации функции контекстного меню Сформировать фактический платеж без подтверждения списка фактический платеж будет сформирован и пе ренесен в журнал платежей).

Отметив лицевой счет, пользователь инициализирует функцию контекстно го меню Сформировать фактический платеж. Система выводит на экран форму редактирования параметров формирования фактического платежа ("Журнал платежей: Параметры формирования"). Особенности вво да/редактирования параметров следующие:

"Префикс" – инициализируется по настройке, доступен для редактиро вания;

"Дата платежа" – инициализируется датой банковского документа, дос тупна для редактирования;

"Каталог платежей" – заполняется значением каталога, указанного в журнале платежей, доступен для редактирования;

"Инструмент оплаты" – заполняется из словаря;

если нет приложения "Управление финансами", то недоступен для редактирования;

"Вид оплаты" - заполняется из словаря видов оплат.

Внимание:

- в группе "Параметры" расположено поле признака "Контролировать превышение остатка по лицевому счету";

наличие (значение признака "Да") или отсутствие (зна чение признака "Нет") флажка в указанном поле определяет введение контролиро вания остатка лицевого счета или отказ от него, то есть сумма формируемого фак тического платежа при наличии флажка ограничивается величиной остатка лицево го счета;

- по умолчанию признак не отмечен, что означает отсутствие флажка в одноимен ном поле;

- данный признак активен - поле не заполнено и открыто для редактирования (толь ко для финансовой операции "Расход" с признаком возврата "Прямая").

Ограничения по суммам формируемого платежа следующие:

Сумма, доступная к разнесению по лицевому счету = Сумма банковско го документа – Сумма фактических платежей, созданных по этому бан ковскому документу;

Сумма фактического платежа = Сумма банковского документа – (Сумма созданных ранее фактических платежей по этому банковскому доку менту + Сумма фактических платежей, созданных в текущем сеансе), т.е. сумма банковского документа (остаток суммы банковского доку мента) может быть разнесена по нескольким лицевым счетам.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов введение контролирования остатка лицевого счета (отмечен признак "Контролировать превышение остатка по лицевому счету", т.е. установ лен флажок в одноименном поле) определяет, соответственно, иниции рование формирования фактического платежа или отказ от него, а также сумму формируемого платежа, а именно:

если остаток лицевого счета меньше либо равен нулю, то платеж не создается и формируется сообщение о невозможности создания платежа;

если остаток лицевого счета меньше либо равен сумме фактического платежа, то сумма фактического платежа уменьшается до суммы ос татка лицевого счета;

для остальных случаев – сумма фактического платежа не корректи руется.

После нажатия кнопки "ОК" на форме редактирования в окне специфика ции списка лицевых счетов формируется запись фактического платежа.

После нажатия кнопки "ОК" на форме списка сформированные фактиче ские записи переносятся в журнал платежей. Сумма сформированных и созданных ранее фактических платежей по данному БД не должна превы шать суммы данного БД.

Если для фактического платежа был выбран л/с контрагента, отличный от определенного из БД контрагента, то Система выдает пользователю сооб щение о том, что контрагент фактического платежа не совпадает с контр агентом БД.

Формирование фактических платежей по плановым платежам Вариант формирования фактических платежей по плановым платежам осуществляется по команде Формирование | Сформировать платеж | По плановым платежам. Система выводит на экран список открытых плано вых платежей контрагента (окно "Журнал платежей: Формирование") и предоставляет пользователю возможность выбора, при этом:

в выводимый список Системой отбираются плановые платежи контр агента-плательщика (если тип финансовой операции "приход") или по лучателя (если тип финансовой операции "расход") (на плановые пла тежи накладываются условия отбора). Сумма планового платежа, пога шенная фактическими платежами, рассчитывается как сумма всех фак тических платежей, связанных с данным плановым платежом;

эта сумма показывается в плановом платеже. В спецификацию переносятся созда ваемые фактические платежи, связанные с данным плановым в текущем диалоге, и показываются только фактические платежи, относящиеся к текущему плановому платежу. Дата платежа в сформированных факти ческих платежах равна, по умолчанию, дате банковского документа. Ес ли контрагента определить не удается, то выдается сообщение "Не оп ределен плательщик" или "Не определен получатель";

если банковский документ был создан на основе распоряжения на опла ту, а распоряжение на оплату было создано на основе плановых записей журнала платежей, т.е. имеет место схема запись журнала платежей распоряжение на оплату банковский документ, то для отбора пла тежей требуется дополнительный анализ:

Глава 3. Учет денежных средств и расходов если сумма банковского документа меньше или равна сумме распоря жения на оплату, то отбираются только платежи, на основе которых бы ло создано это распоряжение на оплату. При этом, в случае если сумма банковского документа меньше суммы распоряжения на оплату, то ис ходные плановые платежи в итоге могут остаться не полностью закры тыми фактическими, и в этом случае оставшаяся их часть может быть использована стандартным образом для последующей разноски;

если сумма банковского документа больше суммы распоряжения на оп лату, то отбираются как те платежи, на основе которых было создано это распоряжение на оплату, так и плановые платежи конкретного контрагента (плательщика или получателя в соответствии со стандарт ным случаем);

возможна групповая отработка: в списке пользователем отмечаются плановые платежи, по которым должны быть созданы фактические пла тежи;

если производится формирование с подтверждением, то по каждому от меченному плановому платежу формируется форма редактирования фактической записи журнала платежей. Если автоматически, то форми рование фактических записей производится подряд по всем плановым платежам (если были отмеченные планы, то только по отмеченным).

Отметив плановые платежи, по которым должны быть созданы фактиче ские платежи, пользователь инициализирует функцию контекстного меню Сформировать фактический платеж. Система выводит на экран форму редактирования параметров формирования фактического платежа (Журнал платежей: Параметры формирования). Особенности ввода/редактирования параметров следующие:

"Префикс" – инициализируется по настройке, доступен для редактиро вания;

"Дата платежа" – инициализируется датой БД, доступна для редактиро вания;

"Каталог платежей" – заполняется значением каталога, указанного в журнале платежей, доступен для редактирования;

"Инструмент оплаты" – заполняется из словаря;

если нет приложения "Управление финансами", то недоступен для редактирования;

"Вид оплаты" - заполняется из словаря видов оплат.

Ограничения по суммам формируемого платежа следующие:

Сумма фактического платежа = Сумма планового – Сумма фактических платежей, созданных по этому плановому;

при этом доступна для кор рекции, если выдается форма редактирования;

Сумма сформированных и созданных ранее фактических платежей при разнесении данного БД не должна превышать суммы БД, а сумма фак тических платежей данного плана может превышать сумму планового платежа.

После нажатия кнопки "ОК" на форме редактирования в окне специфика ции списка плановых платежей формируется запись фактического платежа.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов После нажатия кнопки "ОК" на форме списка сформированные фактиче ские записи переносятся в журнал платежей.

При формировании фактического платежа без подтверждения возможны два варианта:

Единый. Если при разнесении суммы банковского документа произво дится "доплата" "частично оплаченного" планового платежа и после этого остается остаток, то этот остаток включается в последний форми руемый фактический платеж, связанный с плановым платежом;

Раздельный. Если при разнесении суммы банковского документа про изводится "доплата" "частично оплаченного" планового платежа и по сле этого остается остаток, то этот остаток оформляется как фактиче ский платеж, не связанный с плановым платежом и в буфере формиро вания фактических платежей помечается как "Факт-остаток".

Если для фактического платежа был выбран плановый платеж контрагента, отличный от контрагента, определенного из банковского документа, то Система выдает пользователю сообщение о том, что контрагент фактиче ского платежа не совпадает с контрагентом банковского документа.

Если валюта банковского документа отлична от валюты планового плате жа, то расчет и сравнение взаимодействующих сумм производится после пересчета из валюты банковского документа в валюту планового платежа.

Формирование фактических платежей напрямую Вариант формирования фактических платежей напрямую осуществляется по команде Формирование | Сформировать платеж | Фактический пла теж. Система выводит на экран форму редактирования характеристик фактического платежа, поля которой заполнены в соответствии с парамет рами исходного банковского документами и значениями настроек раздела, и предоставляет пользователю возможность редактирования параметров.

Заполнение полей создаваемых записей фактических платежей Реализованный в Системе механизм определяет особенности формирова ния фактических платежей, т.е. особенности заполнения полей создавае мых записей фактических платежей, например:

в качестве реквизитов документа-основания фактического платежа за полняются:

реквизиты документа-основания лицевого счета, если формируется фактический платеж типа "Факт-остаток", при незаполненных рек визитах документа-основания лицевого счета в качестве реквизитов документа основания фактического платежа подставляются нули;

реквизиты документа-основания банковского документа, если фор мируется фактический платеж иного типа;

в качестве реквизитов документа-подтверждения фактического платежа заполняются:

Глава 3. Учет денежных средств и расходов номер и дата документа плательщика, если заполнен хотя бы один из реквизитов "Документа плательщика";

тип документа подтверждения фактического платежа при этом не заполняется;

тип, префикс, номер и дата документа-подтверждения банковского документа, если ни один из реквизитов "Документа плательщика" не заполнен;

в качестве реквизитов документа-сопровождения фактического платежа заполняются:

тип, номер и дата документа-сопровождения фактического платежа.

Прочие поля:

лицевой счет плательщика заполняется:

значением выбранного лицевого счета при формировании по лице вым счетам;

значением лицевого счета из плановой записи при формировании по плановым платежам;

лицевой счет заполняется:

значением лицевого счета получателя, если тип финансовой опера ции "приход";

значением лицевого счета плательщика, если тип финансовой опера ции "расход";

вид финансовой операции заполняется:

значением вида финансовой операции банковского документа при формировании по лицевым счетам;

значением вида финансовой операции из плановой записи при фор мировании по плановым платежам;

поле "Инструмент оплаты" заполняется только в том случае, если есть приложение "Управление финансами". Поле подтягивается из таблицы расширения для журнала платежей. Если приложения "Финансовое планирование" нет, то поле "Инструмент оплаты" в диалоге редактиро вания закрыто;

сумма в валюте платежа заполняется из планового;

если валюта банков ского документа и валюта фактического платежа (из планового) не сов падают, то сумма пересчитывается в валюту платежа;

реквизиты товарного документа переносятся из плановой записи жур нала платежей в создаваемую фактическую запись журнала платежей, если банковский документ разносится по фактическим платежам на ос нове плановых записей журнала платежей;

если в банковском документе есть значения полей "Ставка НДС", "Сумма НДС", то они передаются при формировании в фактический платеж.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Расформирование ранее сформированной записи о фактическом платеже В процессе работы со списком банковских документов пользователь может как сформировать записи о фактических платежах по данным конкретного банковского документа, так и расформировать ранее сформированные за писи о фактических платежах.

Формирование платежей осуществляется по команде Формирование | Расформировать платеж контекстного меню главного окна раздела, вы зываемого из выбранной записи.

Внимание:

Пункт меню доступен, если банковский документ не создан на основе распоряже ния на оплату, которое создано на основе плановой записи журнала платежей. (При создании банковского документа из распоряжения на оплату, созданного на основе плановой записи журнала платежей, фактическая запись на сумму распоряжения на оплату в журнале платежей создается автоматически, поэтому для удаления подоб ных фактических платежей необходимо расформировать банковский документ из пункта меню распоряжений на оплату).

Расформирование платежа заключается в аннулировании ранее созданной фактической записи журнала платежей, осуществляемом двумя способами (при инициализации команды Формирование | Расформировать платеж Система предоставляет пользователю возможность выбора из двух вариан тов):

расформировать - не автоматическое расформирование – каждый рас формируемый фактический платеж перед аннулированием в ЖП выда ется Системой на редактирование пользователю;

расформировать без подтверждения - автоматическое расформирование – Система аннулирует отмеченные записи без предварительного редак тирования пользователем.

В варианте неавтоматического расформирования фактических платежей, осуществляемого по команде контекстного меню Формирование | Рас формировать платеж | Расформировать, вызываемой из конкретной за писи банковского документа, Система выводит на экран список записей фактических платежей, свя занных с конкретным банковским документом (окно "Журнал платежей:

Расформирование"), и предоставляет пользователю возможность выбо ра;

пользователь отмечает записи, подлежащие расформированию;

после нажатия кнопки "ОК" Система удаляет связи фактических плате жей с банковским документом и собственно записи фактических плате жей. После удаления выдается сообщение о количестве расформиро ванных фактических платежей;

если на основе фактического платежа был создан другой документ (есть ссылка), то он не может быть удален (Система выдает пользователю со общение, что из конкретного фактического платежа создан другой до кумент, например, оплата счета-фактуры);

Глава 3. Учет денежных средств и расходов при удалении фактических платежей соответственно удаляются и их связи с плановыми платежами.

В варианте автоматического расформирования фактических платежей, осуществляемого по команде контекстного меню Формирование | Рас формировать платеж | Расформировать без подтверждения, вызывае мой из конкретной записи банковского документа:

Система автоматически удаляет все связи фактических платежей с кон кретным банковским документом и удаляет все записи фактических платежей, связанных с конкретным банковским документом. После удаления выдается сообщение о количестве расформированных факти ческих платежей;

если на основе фактического платежа был создан другой документ (есть ссылка), то он не может быть удален (Система выдает пользователю со общение, что из конкретного фактического платежа создан другой до кумент, например, оплата счета-фактуры);

при удалении фактических платежей соответственно удаляются и их связи с плановыми платежами.

При любом варианте. Если исходный фактический платеж был разбит (раз делен) для оплаты разных счетов, Вы можете "вернуть" часть платежа, ошибочно отнесенного на некоторый товарный документ, в исходный фак тический платеж (такая ситуация может возникнуть при оплатах отгрузок по предоплатам). В этом случае перед началом расформирования на экране отображается окно "Расформирование платежей", на котором (если необ ходимо возвратить часть платежа) установите флажок "Возвращать в ис ходный платеж". По нажатию кнопки "ОК" этого окна Система анализиру ет возможность возврата. Если такая возможность есть, то сумма (суммы) отмеченных платежей будут возвращены в исходный платеж, а сами отме ченные платежи аннулированы. Если возможности возврата нет, Система выдаст соответствующее сообщение.

Примечание 1. Если на основании фактического платежа были сформированы вы ходные документы (например, хозяйственная операция путем отработки платежа в учете), то такой платеж не будет удален (расформирован), о чем Система выдаст соответствующее сообщение. В этом случае предварительно надо или (в нашем примере) снять отработку платежа в учете, или разорвать связь платежа с хозяйст венной операцией (ХО) без удаления ХО. Последнее обеспечивается функцией "Ра зорвать связи платежа с ХО" раздела "Журнал платежей".

Примечание 2. Ситуация, когда платеж отработан, а после происходит его деление - не совсем корректная. В этом случае при откате отработки данного платежа будут откатываться и прочие платежи, связанные с удаляемой ХО, или (при "отвязке" платежа от ХО без ее удаления) будет получаться "подвисший" платеж, который учтен в ХО, но никак с ней не связан. Тем не менее, наличие данного функционала позволяет в ручном режиме достаточно гибко отражать в Системе сложные бизнес процессы по предоплаченным отгрузкам.

ПОДГОТОВКА КАССОВЫХ ДОКУМЕНТОВ Раздел "Кассовые документы" предназначен для работы с документами, отра Пункт меню:

Документы | жающими движение наличных средств. Вы можете создать, заполнить, распе Кассовые чатать документ одной из установленных форм, а затем сформировать на документы его основании хозяйственную операцию.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов По методам регистрации и по технике обработки кассовые документы ничем не отличаются от банковских, подробно описанных выше. При регистрации кассовых документов Вы можете использовать словарь "Образцы кассовых документов". При отработке в учете также используется отдельный словарь "Правила отработки кассовых документов".

Все функции, описанные в предыдущем разделе про банковские документы, в равной мере работают и в отношении кассовых документов.

Особенности введения значения суммы строки спецификации кассового документа.

При добавлении строки спецификации кассового документа (вызов окна "Позиция спецификации: Форма" в режиме "Добавление") Система функ ционирует следующим образом.

А. В варианте формирования суммы документа (заголовка) прямым вводом с последующим разбиением по строкам спецификации доку мента (с соответствующим ограничением вводимых сумм по строкам через функционал "Нераспределенная сумма"), который реализуется при выклю ченной настройке раздела "Расчет суммы кассового документа по специ фикации" (значение настройки "Нет" в Файл | Сервис | Параметры | раз дел Кассовые документы | Рассчитать сумму кассового документа по спецификации), Система:

автоматически помещает в поле "Сумма" значение поля документа "Не распределенная сумма" (т.е. максимально возможное (допустимое) зна чение поля "Сумма" для добавляемой строки спецификации) и предос тавляет пользователю возможность его (значения) коррекции;

при назначении пользователем суммы, равной/меньшей размещенного в поле "Сумма" значения, Система заводит параметры строки специфика ции в список строк документа и обнуляет/пересчитывает значение не распределенной суммы документа;

при назначении пользователем суммы, большей размещенного в поле "Сумма" значения, Система предупреждает о недопустимости превы шения значения нераспределенной суммы документа и предоставляет возможность внести изменения.

Внимание: Система допускает введение отрицательных сумм по строкам спе цификации документа, предоставляющее пользователю возможность отражения перераспределения средств по статьям расходов, соответствующим строкам спецификации документа. Соответственно, при вводе отрицательной суммы не распределенная сумма документа увеличивается на ее значение.

Б. В варианте ввода сумм по строкам спецификации с последующим их суммированием в заголовке документа, который реализуется при вклю ченной настройке раздела "Расчет суммы кассового документа по специ фикации" (значение настройки "Да" в Файл | Сервис | Параметры | раздел Кассовые документы | Рассчитать сумму кассового документа по спе цификации), Система допускает непосредственный ввод значения суммы строки без контроля ее относительно значения "Нераспределенной суммы" и/или каких-либо других величин. При этом значение поля документа "Нераспределенная сумма" по результатам ввода значения суммы строки не изменяется. В Глава 3. Учет денежных средств и расходов этом случае Сумма платежа по кассовому документу (сумма заголовка документа) автоматически рассчитывается Системой как общая сумма нераспределенной суммы и суммы строк спецификации этого докумен та.

РАСПОРЯЖЕНИЯ НА ОПЛАТУ Распоряжение на оплату является основанием для подготовки банковского Пункт меню:

Документы | Распо- или кассового документа.

ряжения на оплату Распоряжения на оплату формируются:

вручную в разделе "Распоряжения на оплату";

по данным лицевых счетов клиентов;

на основании входящих счетов-фактур;

по данным плановых платежей – в разделе "Журнал платежей".

Распоряжения на оплату могут формироваться в других приложениях. На пример, в приложении "Закупки. Склад. Реализация".

На основании распоряжений на оплату можно зарегистрировать:

банковские и кассовые документы;

хозяйственные операции.

Обычная процедура отработки распоряжения об оплате подразумевает, что на его основании формируется соответствующий банковский или кассовый документ. Затем на основании документа формируется запись в журнале учета хозяйственных операций.

Однако существует и другой вариант отработки. Дело в том, что Система не предусматривает обязательной электронной регистрации всех докумен тов. Так, на основании "электронного" распоряжения об оплате может быть выписан "бумажный" документ. В этом случае основанием для регистрации хозяйственной операции выступает само распоряжение об оплате. По этой причине распоряжение об оплате может быть отработано в журнале учета хозяйственных операций, хотя, строго говоря, само по себе не является до кументом.

Правила формирования хозяйственных операций на основании распоряже ний об оплате хранятся в словаре "Правила отработки распоряжений на оп лату".

ЖУРНАЛ ПЛАТЕЖЕЙ Раздел "Журнал платежей" предназначен для учета платежей (записей о Пункт меню:

Учет | платежах) за реализуемые товары и услуги. Каждая запись журнала плате Журнал платежей жей характеризуется типом: плановая или фактическая. Набор характе ристик записи журнала зависит от типа записи, поэтому для регистрации записи каждого типа имеется своя функция.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Записи журнала платежей могут регистрироваться:

в других приложениях Комплексной системы ПАРУС (например, в при ложении "Закупки. Склад. Реализация");

непосредственно в разделе "Журнал платежей" приложения "Бухгалтер ский учет".

Записи о фактическом платеже могут регистрироваться:

по данным банковских документов – в разделе "Банковские докумен ты";

по данным кассовых документов – в разделе "Кассовые документы".

По данным записей журнала платежей могут формироваться:

распоряжения на оплату – только для плановых платежей;

хозяйственные операции – только для фактических платежей.

Информация о фактических платежах, накопленная в журнале, может быть использована для регистрации записей в журнале учета хозяйственных опе раций (другими словами, отработки в журнале учета хозяйственных опера ций). Заметим, что подобную отработку нельзя, как правило, выполнить в торговом приложении. Таким образом, основное назначение раздела "Жур нал платежей" состоит в отработке фактических платежей (сформированных в торговых приложениях) в журнале учета хозяйственных операций.

Примечание. С журналом платежей тесно связан раздел "Лицевые счета". В каж Пункт меню:


дом таком счете содержится информация о текущем состоянии взаимных расчетов с Учет | клиентами (контрагентами). Точно так же, как и запись о платеже, лицевой счет Лицевые счета может быть зарегистрирован в другом приложении Комплексной системы ПАРУС (например, в приложении "Закупки. Склад. Реализация") или непосредственно в бух галтерской Системе. Наличие раздела "Лицевые счета" в приложении "Бухгалтерский учет" обусловлено прежде всего тем, что запись о платеже может относиться к опре деленному лицевому счету.

Запись о платеже может быть зарегистрирована при помощи действия "До бавить плановый платеж", "Добавить фактический платеж", "Сформиро вать фактический платеж" (на основании планового) или "Размножить" в разделе "Журнал платежей". При этом Вы должны задать: номер и дату платежа;

характеристики документа, подтверждающего оплату;

сумму пла тежа;

валюту платежа и другие характеристики. Как уже говорилось выше, для платежа можно указать соответствующий лицевой счет.

Примечание. Попутно отметим, что можно вывести список платежей, относящихся к определенному лицевому счету. Для этого вызовите в главном окне раздела "Ли цевые счета" функцию "Журнал платежей" для предварительно выбранного лицево го счета.

Отработка записи о платеже в учете, то есть регистрация на основании пла тежа хозяйственной операции, проводится при помощи функции "Отрабо тать в учете" в разделе "Журнал платежей". Вам будет предложено указать правило отработки платежа в учете. Подобные правила хранятся в одно именном словаре Системы.

При помощи функции Отработка | Снять отработку в учете Вы можете аннулировать результаты отработки платежа в журнале учета хозяйствен ных операций. Если созданная на основе платежа хозяйственная операция (ХО) не имеет связей по выходу (т.е. на ее основе не создан ни один доку Глава 3. Учет денежных средств и расходов мент) – эта ХО удаляется. Если у ХО связи по выходу есть, то операция не удаляется и выдается соответствующее сообщение.

Если выполняется снятие (откат) отработки платежа, который после отра ботки был частично использован для оплаты иных счетов (т.е. был разбит, разделен), то с откатываемой ХО связан не только текущий, но и другие платежи. В этом случае:

выдается окно с предупреждением вида "С откатываемыми хозяйствен ными операциями связаны несколько платежей. Отработка будет отме нена для всех этих платежей", и требуется подтверждение совершения операции отката;

из этого окна Вы сможете также просмотреть все платежи, связанные с удаляемой ХО, отработка которых будет аннулирована.

Внимание! Ситуация, когда платеж отработан, а после этого происходит его деле ние - не совсем корректная. В этом случае при откате отработки данного платежа будут откатываться и прочие платежи, связанные с удаляемой ХО. Или, есть воз можность отвязать отдельный платеж от ХО без ее удаления (функция Отработка | Разорвать связи платежа с ХО). В последнем случае Вы получаете "подвисший" платеж, который учтен в ХО, но никак с ней не связан. Тем не менее, наличие дан ного функционала позволяет в ручном режиме достаточно гибко отражать в систе ме сложные бизнес-процессы по предоплаченным отгрузкам.

При помощи функции Отработка | Разорвать связи платежа с ХО Вы можете "отвязать" текущий платеж от хозяйственной операции (ХО). В этом случае ХО не удаляется, но связи текущего платежа с этой ХО разры ваются без изменения суммы ХО. Данная возможность удобна для реали зации бизнес-процесса оплаты приходов по предоплате – в дальнейшем этот "отвязанный" платеж можно будет либо повторно отработать (в дру гую ХО, с учетом того, что часть этого же платежа уже была учтена в пер вой ХО), либо расформировать (например, из платежного документа, отку да он был создан).

Функция "Разнесение поступившей суммы", вызываемая из контекстного меню, предназначена для разнесения по фактическим платежам поступив шей суммы. Разнесение платежа заключается в создании фактической за писи. Фактические записи могут формироваться двумя способами:

по лицевым счетам контрагента плательщика (получателя);

по плановым записям журнала платежей для контрагента плательщика (получателя).

Оплата счетов-фактур Из раздела "Журнал платежей" может быть произведена оплата счетов фактур выбранными фактическими платежами (одним или несколькими).

Внимание:

оплата счетов-фактур из журнала платежей и из счетов-фактур производится независимо;

оплата счета-фактуры отражается на состоянии оплаты счета-фактуры;

оплаты счета-фактуры и сформированные авансы удаляются из того раздела, откуда производилась оплата. Оплата, произведенная из журнала платежей, не может быть удалена из счета-фактуры и наоборот. Если возможность снятия оп латы из текущего раздела исчерпана, то при попытке снять оставшуюся оплату должно выдаваться сообщение, что оплата произведена из другого раздела.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Функция Оплата | Оплатить счета-фактуры, вызываемая из главного окна раздела, доступна только для открытых (активных) фактических платежей, из которых не созданы:

исходящие счета-фактуры типа "аванс";

исчерпывающие оплаты счетов-фактур, т.е.:

либо нет связей в таблице связей;

либо есть связи, но сумма фактического платежа больше суммы связанных с ним произведенных ранее оплат.

Возможна групповая отработка фактических платежей, но все помеченные платежи должны быть одного типа - одинаковое направление финансовых операций, т.е. чтобы формировать счета-фактуры одного типа. При форми ровании пользователем группы платежей с разными направлениями финан совых операций выдается ошибка: "Невозможно определить тип счетов фактур".

Внимание: при массовой оплате счетов-фактур отмеченные платежи, которые не оплачивают ни одного счета-фактуры, пропускаются и процесс продолжается. Если же ни один из отмеченных платежей не оплатил ни одного счета-фактуры и не было создано авансов, Система выдает соответствующее сообщение.

Параметры оплаты задаются в диалоге. В форме редактирования парамет ров оплаты счетов-фактур задается дата оплаты (обязательна к заполнению, инициализируется датой фактического платежа), может быть задан признак оплаты с подтверждением (инициализируется подтверждением) и задается префикс счетов-фактур, подлежащих оплате (если префикс не задан, то предполагается любой префикс).

Признак "Совпадение по ставке НДС" группировки "Параметры отбора счетов-фактур для оплаты" определяет, если он отмечен (установлен фла жок в одноименном поле), подбор для оплаты конкретным фактическим платежом счетов-фактур аналогичной с ним налоговой группы (одинаковой ставки НДС). Если признак "Совпадение по ставке НДС" не отмечен, то при подборе для оплаты конкретным фактическим платежом счетов-фактур налоговая группа не учитывается.

Вкладка "Формирование аванса" определяет инициирование формирования авансового исходящего счета-фактуры при оплате исходящих счетов фактур поступившими платежами или отказ от него.

Состояние поля признака "Формировать аванс" по умолчанию определяет ся типом операции платежа, из которого вызывается форма задания пара метров оплаты счетов-фактур, и учетной политикой:

если тип операции платежа не "приход" или признак возврата не "пря мая", то поле признака пусто и недоступно для редактирования, соот ветственно, счет-фактура типа "аванс" не формируется;

если тип операции платежа "приход" и признак возврата "прямая" и учетная политика "отгрузка", то в поле признака Система устанавливает флажок и делает его недоступным для редактирования, соответственно, счет-фактура типа "аванс" формируется автоматически, вне желания пользователя;

Глава 3. Учет денежных средств и расходов если тип операции платежа "приход" и признак возврата "прямая" и учетная политика "оплата", то в поле признака Система устанавливает флажок (по умолчанию) и предоставляет пользователю возможности для его редактирования, соответственно, счет-фактура типа "аванс" формируется по желанию пользователя.

Если флажок в поле признака "Формировать аванс" установлен, то сле дующие поля данной группы доступны:

префикс формируемого исходящего счета-фактуры типа "аванс" - обя зателен для заполнения;

налоговая группа – налоговая группа, которая подставляется в форми руемый исходящий счет-фактуру типа "аванс". Если не задана, то нало говая группы в исходящем счете-фактуре типа "аванс" заносится из пла тежа, по которому данный исходящий счет-фактура типа "аванс" фор мируется. Расчет сумм налогов (НДС) производится в соответствии со значением признака действующего налога прямой/обратный и в соот ветствии с этим признаком выставляется соответствующий признак в спецификации исходящего счета-фактуры типа "аванс";

каталог размещения исходящего счета-фактуры типа "аванс" - обязате лен для заполнения;

признак "Переносить документ-основание";

признак "Формировать расход аванса" (при учетной политике "отгруз ка");

признак "Учитывать все лицевые счета контрагента" (при учетной поли тике "отгрузка");

признак "Рассчитывать сальдо лицевого счета на дату платежа" (при учетной политике "Отгрузка").

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Если флажок в поле признака "Формировать аванс" не установлен, то поля данной группы пусты и недоступны для редактирования (соответственно, исходящий счет-фактура типа "аванс" не формируется).

Оплата счетов-фактур производится через буфер. Если установлен признак оплаты счетов-фактур с подтверждением, то после заполнения формы ре дактирования параметров оплаты счетов-фактур и инициирования оплаты (кнопка "ОК") Система выводит на экран буфер для просмотра оплачивае мых (сформированных) счетов-фактур (исходящих или входящих, в зави симости от параметров платежей).

Если признак оплаты счетов-фактур с подтверждением не был установлен, то буфер для просмотра не выдается, а оплата переносится без показа бу фера.

Внимание:

Если ни один из реквизитов "Документа-сопровождения" не заполнен, платеж ранее не использовался для оплаты каких-либо документов, а в результате работы функ ции оплачивается один (и только один) СФ (ВСФ или ИСФ), то:


"Тип документа-сопровождения" заполняется из настройки соответствующего раздела (входящие или исходящие счета-фактуры) "Тип документа счета фактуры";

"Номер документа-сопровождения" заполняется как "Префикс+Номер" опла ченного входящего или исходящего счета-фактуры;

"Дата документа-сопровождения" заполняется как "Дата" оплаченного входяще го или исходящего счета-фактуры.

Отмена оплаты счетов-фактур В Системе в разделе "Журнал платежей" реализован механизм отмены (вы борочной или полной) ошибочно произведенной оплаты счетов-фактур, ав томатически подбираемых Системой по фактическому платежу.

Отмена оплаты счетов-фактур доступна только для фактических платежей, у которых есть связи с разделами входящих или исходящих счетов-фактур.

Возможна групповая отработка фактических платежей, но все помеченные платежи должны быть одного типа (направление финансовой операции – по аналогии с оплатой).

Отмена оплаты счета-фактуры может производиться в двух режимах (дву мя функциями):

Оплата | Отменить оплату СФ… – через буфер: отбираются связанные оплаченные данным платежом счета-фактуры и показываются в буфере.

Пользователь помечает в буфере те, с которых надо снять оплату, и на жимает кнопку "Снять оплату";

Оплата | Отменить оплату СФ полностью – без буфера: через под тверждение снимается оплата со всех оплаченных счетов-фактур, без показа буфера.

В обоих случаях Система выполняет следующие действия:

удаляет все оплаты спецификаций счетов-фактур, связанных с данным фактическим платежом;

Глава 3. Учет денежных средств и расходов корректирует состояние оплаты счетов-фактур, оплата спецификаций которых была удалена;

если учетная политика "Оплата" и авансовые счета-фактуры не имели расходов, то авансовые счета-фактуры удаляются, изменяется состояние фактического платежа;

если учетная политика "Отгрузка", то:

если по данному фактическому платежу авансовый счет-фактура не сформирован, то операция "Отмена оплаты" – недоступна;

если авансовый счет-фактура имеет состояние "не израсходован", то он и соответствующие связи удаляются;

сумма фактического плате жа, доступная для оплаты счетов-фактур, увеличивается на сумму удаленного авансового счета-фактуры. Соответственно, изменяется состояние фактического платежа;

если авансовый счет-фактура имеет состояние "израсходован" или "частично израсходован", то для каждой записи спецификации най денного авансового счета-фактуры выбирается связанная запись в спецификации счета-фактуры "Отгрузка". Удаляются связи авансо вого счета-фактуры и счета-фактуры "Отгрузка". Изменяются со стояния оплаты счета-фактуры "Отгрузка" и авансового счета фактуры. Если в результате этих действий измененное состояние оп латы авансового счета-фактуры – "не израсходован", то он и соот ветствующие связи удаляются и т.д.;

в противном случае Система регистрирует ошибку операции "Отмена оплаты".

удаляет связи фактического платежа со счетом-фактурой / авансовым счетом-фактурой в таблице связи.

Сторнирование оплаты счетов-фактур В Системе в разделе "Журнал платежей" в дополнение к отмене (выбороч ной или полной) ошибочно произведенной оплаты счетов-фактур, автома тически подбираемых Системой по фактическому платежу, реализовано и сторнирование оплат.

Сторнирование оплаты счетов-фактур доступно только для фактических платежей, у которых есть связи с разделами входящих или исходящих сче тов-фактур.

Возможна групповая отработка фактических платежей, но все помеченные платежи должны быть одного типа (направление финансовой операции – по аналогии с оплатой).

Запрашивается "Дата сторнирования" (инициализируется текущей).

Сторнирование оплаты счета-фактуры, как и отмена оплаты, может произ водиться в двух режимах (двумя функциями):

Оплата | Сторнировать оплату СФ… – через буфер: отбираются свя занные оплаченные данным платежом счета-фактуры и показываются в буфере. Пользователь помечает в буфере те, с которых надо сторниро вать оплату, и нажимает кнопку "Снять оплату;

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Оплата | Сторнировать оплату СФ полностью – без буфера: через подтверждение сторнируется оплата со всех оплаченных счетов-фактур, без показа буфера.

В обоих случаях Система выполняет следующие действия:

сторнирует все оплаты спецификаций счетов-фактур, связанные с дан ным фактическим платежом и не связанные с другими оплатами (для них вызывается стандартная функция "Сторнировать оплату", которая порождает также запись оплаты, но с противоположным знаком;

при этом рвутся связи сторнируемой оплаты с журналом платежей);

корректирует состояние оплаты счетов-фактур, оплата спецификаций которых была сторнирована.

Формирование авансовых исходящих счетов-фактур Формирование авансовых счетов-фактур по поступившим платежам может осуществляться по выбору пользователя – в рамках конкретного лицевого счета (счета платежа) или с предваряющей проверкой и учетом состояния (сальдо) всех лицевых счетов контрагента.

По признаку формы редактирования "Журнал платежей: Оплата счетов фактур" "Рассчитывать сальдо лицевого счета на дату платежа" определя ется дата расчета сальдо лицевого счета: если признак не отмечен, сальдо рассчитывается на дату оплаты, в противном случае – на дату фактического платежа. По умолчанию признак не отмечен.

Наличие или отсутствие флажка в поле "Учитывать все лицевые счета контрагента" определяет технологию формирования (и сумму) авансового счета-фактуры.

А. Если поле л/с платежного документа не заполнено и не отмечен при знак "Учитывать все лицевые счета контрагента" (отсутствует флажок в одноименном поле) в форме редактирования "Журнал платежей: Оплата счетов-фактур", то такие записи игнорируются, авансовый счет-фактура не создается.

Б. Если в платежном документе указан конкретный л/с контрагента, а в форме редактирования "Журнал платежей: Оплата счетов-фактур" не от мечен признак "Учитывать все лицевые счета контрагента" (отсутст вует флажок в одноименном поле), то выполняются следующие действия:

Рассчитывается остаток на лицевом счету:

Отбираются все фактические платежи, у которых нет связи с авансо выми счетами-фактурами по выходу (из которых не создавались авансы), и отгрузки за период с даты открытия конкретного лицево го счета до даты расчета сальдо лицевого счета;

Стандартным образом вычисляется остаток лицевого счета на начало определенной по чеку даты;

Состояние лицевого счета значения не имеет, но если тип лицевого счета "внутренний", то выдается сообщение, что по лицевому счету с таким типом счета-фактуры не формируются.

Рассматривается значение сальдо лицевого счета:

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Если остаток (рассчитанное сальдо) на лицевом счете кредитовый или равен нулю, то на сумму платежа создается счет-фактура типа "Аванс" на сумму платежа.

Если остаток дебетовый, то счет-фактура типа "Аванс" создается, но на сумму за вычетом дебетового остатка.

Если суммы журнала платежей не хватает для покрытия дебетового остатка, то счет-фактура не создается (дебетовый 0, кредитовый 0). Выдается соответствующее сообщение.

В. Если в форме редактирования "Журнал платежей: Оплата счетов фактур" отмечен признак "Учитывать все лицевые счета контрагента" (установлен флажок в одноименном поле), то выполняются следующие действия:

Отбираются все лицевые счета контрагента, которые не имеют тип "внутренний" и вид "закупка".

Для каждого лицевого счета рассчитывается остаток (с учетом признака "Рассчитывать сальдо лицевого счета на дату платежа") и рассматрива ется значение сальдо аналогично порядку, описанному в п. Б.

Для всех лицевых счетов суммируются величины этого сальдо (с учетом знака: дебетовое с минусом, кредитовое с плюсом).

Если рассчитанная таким образом суммарная величина сальдо неотри цательная (т.е. общее суммарное сальдо – кредитовое), то создается авансовый счет-фактура на сумму платежа.

Внимание: может возникнуть некорректная ситуация, когда последовательно соз дается несколько авансов по платежам за одну дату – тогда нельзя контролировать условие непревышения общей суммы создаваемых авансов суммарного кредитово го сальдо, т.к. сальдо по лицевому счету рассчитывается с точностью до дня, а не до платежа. Следовательно: необходимо избегать неоднозначности ситуаций форми рования счетов-фактур по нескольким фактическим платежам, если у платежей совпадают даты и лицевые счета.

Если рассчитанная таким образом суммарная величина сальдо отрица тельная (т.е. общее суммарное сальдо – дебетовое) и его величина не превышает суммы платежа, то создается авансовый счет-фактура на сумму платежа за вычетом рассчитанной общей суммарной величины сальдо.

При формировании авансового счета-фактуры:

Дата аванса = Дата, заданная в диалоге оплаты. Расчет сумм налогов производится по налоговой группе через стандартный пакет.

Если было задано подтверждение, то буфер счетов-фактур показывается.

Если включен признак "Переносить документ-основание" (чек-бокс на форме параметров оплаты), то в него переносятся реквизиты до кумента основания фактического платежа, из которого создается счет-фактура типа "Аванс". По умолчанию признак переноса доку мента-основания включен.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Авансовый счет фактура связывается с фактической записью журна ла платежей через таблицу связи.

Если буфер формирования счетов-фактур пуст, то выдается сооб щение об ошибке "Остаток на лицевом счете имеет непокрытое де бетовое сальдо, счет-фактура "аванс" не будет создан".

Формирование расхода по авансу А. Если на форме редактирования оплаты установлен флажок "Фор мировать расход аванса", то Система функционирует по следующему алгоритму:

1. Определяет наличие связи фактического платежа с исходящим счетом фактурой "Отгрузка" через товарный документ или плановый платеж.

Условия подбора СФ "Отгрузка" следующие:

если фактический платеж сформирован по плановому платежу, ко торый сформирован из товарного документа, то определяется исхо дящий счет-фактура "Отгрузка", который был создан из этого товар ного документа;

если фактический платеж сформирован по плановому платежу, ко торый был создан из исходящего счета-фактуры "Отгрузка", опреде ляется исходящий счет-фактура "Отгрузка".

Примечание: флажок "Оплачивать только связанные с товарным документом" недоступен (работает только при учетной политике "Оплата").

2. Если такой исходящий счет-фактура обнаружен или обнаружено не сколько счетов-фактур, то формируется исходящий счет-фактура типа "Аванс".

3. Если по заданным условиям подбора был найден один исходящий счет фактура "Отгрузка", то, при утверждении переноса из буфера формиро вания созданного счета-фактуры "Аванс" в таблицу счетов-фактур, ре гистрируется оплата найденного счета-фактуры "Отгрузка". Оплата осуществляется посредством стандартного алгоритма оплаты счета фактуры "Отгрузка" по счету-фактуре "Аванс".

4. Если по заданным условия подбора найдены несколько счетов-фактур "Отгрузка" или не найдено ни одного, то при утверждении переноса из буфера формирования созданного счета-фактуры "Аванс" оплата не формируется.

5. После завершения процедуры оплаты показывает информационное окно результата работы процедуры:

Выбрано платежей: N Сформировано СФ "Аванс": M Оплачено СФ "Отгрузка" по сформированным авансам: K.

Б. Если на форме редактирования оплаты не установлен флажок "Формировать расход аванса", то Система формирует аванс без поиска связи с исходящим счетом-фактурой.

Глава 3. Учет денежных средств и расходов Таким образом, счет-фактура типа "Аванс" формируется вне зависимости от того, выставлен флаг или нет.

СМЕТА РАСХОДОВ Раздел Системы "Смета расходов" предназначен для отображения и веде Пункт меню:

Учет | ния в Системе регистра учета сметы расходов (смет расходов) - ввода (ре Смета расходов гистрации) и сопровождения (внесения изменений, дополнений и текущих результатов) cметы расходов пользователя - и для организации использова ния информации регистра в других разделах Системы. Смета расходов предназначена для отображения данных о затребованных пользователем средствах, конкретизации целей их использования, объемах бюджетных ас сигнований и лимитах бюджетных ассигнований (бюджетных обяза тельств), с учетом уведомлений об изменении объемов бюджетных ассиг нований и лимитов бюджетных обязательств.

Параметры сметы расходов используются в других разделах Системы (в частности, в приложении "Управление закупками, складом и реализацией") для указания дополнительной аналитики, соответствующей бюджетной классификации по операциям расходования средств, при регистрации пла новых и фактических платежей, отражающих оплату за товары и услуги, приобретаемые в рамках материально-технического обеспечения деятель ности бюджетного учреждения.

В плановых и фактических платежах, отражающих получение средств за счет предпринимательской деятельности, связанной с оказанием услуг, указывается дополнительная аналитика, соответствующая бюджетной классификации по операциям прихода средств. Такие сметы также могут регистрироваться в разделе "Смета расходов". Бюджетная классификация таких смет формируется пользователем вручную. Однако расходование средств от предпринимательской деятельности также предполагает указа ние в плановых и фактических платежах смет расходов внебюджетных средств. Поэтому в качестве дополнительной аналитики в платежах, отра жающих поступление средств от предпринимательской деятельности, ре комендуется указывать сметы, по которым будет проведено расходование этих средств. При этом для того, чтобы разделить расходы, проводимые за счет бюджетных средств и средств от предпринимательской деятельности, следует использовать разные сметы расходов.

Например. Оформляется поступление средств от сдачи в аренду помещений и предполагается, что полученные средства будут расходоваться на приобретение канцелярских принадлежностей. В этом случае регистрируется смета расходов, предназначенная для предпринимательской деятельности, в заголовке которой ука зывается структура расходов с не заданным уровнем бюджета, а статьи формиру ются либо на основе экономической классификации расходов, либо вручную. В платежах, отражающих поступление средств за аренду помещений, указывается смета расходов от предпринимательской деятельности и статья расходов - на при обретение канцелярских принадлежностей. В дальнейшем, при регистрации плате жей, отражающих оплату приобретенных товаров, указываются эти же смета и ста тья.

Смета расходов Работа со сметой расходов проводится в несколько этапов:

Пункт меню:

Учет | Смета расходов | Смета расходов Глава 3. Учет денежных средств и расходов формирование структуры сметы расходов. На этом этапе задаются ха рактеристики функциональной, ведомственной и экономической клас сификации расходов бюджетов;

утверждение сметы расходов (точнее, ее структуры);

задание показателей потребности в ассигнованиях (иначе - заполнение заявки на бюджетные ассигнования), объема бюджетных ассигнований, лимита бюджетных обязательств.

Формирование структуры сметы расходов проводится последовательно:

сначала регистрируется заголовок, а затем спецификация - список статей (иначе называемых строками сметы расходов). Заголовок (сметы, раздела сметы, статьи расходов) классифицируется по словарю "Структура расхо дов" (определяющему ведомственную принадлежность и структуризацию конкретных статей расходов), а строки спецификации - по словарю "Эко номическая классификация".

В заголовке задаются характеристики, основными из которых являются:

год исполнения бюджета;

номер счета в соответствии с планом счетов бухгалтерского учета, на котором проводится учет движения финансовых средств;

валюта в которой выражаются суммы, отражающие потребности в ас сигнованиях, объемы бюджетных ассигнований, лимиты бюджетных обязательств;

структура расходов, которая определяет характеристики бюджета и его классификации (точнее, характеристики функциональной, ведомствен ной классификации);

форма представления показателей потребности в ассигнованиях, объе ма бюджетных ассигнований, лимита бюджетных обязательств.

А список статей сметы может быть сформирован как на основе экономиче ской классификации, так и вручную с заданием уровня и автоматическим расчетом сумм.

Ведение регистра "Смета расходов" в Системе характеризуется следующи ми особенностями:

смета ведется параллельно по трем типам показателей сметы: потребно стям в ассигнованиях (заявкам на ассигнования), бюджетным ассигно ваниям и лимиту бюджетных обязательств;

строки сметы иерархически организованы, причем суммирование пока зателей вложенных строк в строках, содержащих вложенные строки, производится автоматически;

суммирование показателей в строках высокого уровня сметы произво дится автоматически при введении/изменении значений показателей в строках низкого уровня (вложенных строках), соответственно: сумми рование показателей строк в заголовке сметы производится автоматиче ски;

Глава 3. Учет денежных средств и расходов каждый показатель сметы представлен в месячном, квартальном и годо вом выражении (с автоматическим обновлением соотношений между ними);

смета отражает хронологию изменений значений показателей строк сметы на основании уведомлений Казначейства.

Если структура сметы утверждена, изменение заголовка сметы и перечня ее статей (иерархии и описания) становятся невозможны;

при снятии утвер ждения сметы расходов происходит удаление всех значений сметы (по требности в ассигнованиях, объема бюджетных ассигнований, лимита бюджетных обязательств).

Для указания бюджетной аналитики в платежах, договорах и т.д. доступ ными для выбора являются только утвержденные сметы расходов. При этом сначала указывается смета, а затем ее статья и обязательным условием является совпадение валюты сметы расходов и классифицируемого плате жа.

Журнал уведомлений Раздел Системы "Журнал уведомлений" предназначен для регистрации Пункт меню:

Учет | уведомлений - документов Казначейства, уведомляющих о выделении или Смета расходов | об изменении объемов бюджетных ассигнований и лимитов бюджетных ас Журнал сигнований (бюджетных обязательств) - и организации использования этой уведомлений информации в разделе "Смета расходов" и в других разделах Системы.

Записи журнала уведомлений можно регистрировать вручную, а можно импортировать данные, поступающие из казначейства. После отработки в смете расходов данные журнала уведомлений окажутся отработанными в смете. Без отработки в смете уведомления не имеют для Системы практи чески никакой ценности.

Примечание. Журнал уведомлений касается только объемов бюджетных ассигно ваний и лимитов бюджетных обязательств. Потребности в ассигнованиях вписыва ют в смету расходов только вручную.

Уведомление включает "Заголовок" и "Спецификацию".

Заголовок уведомления содержит внешние атрибуты документа - регистра ционные данные и пр. В Заголовке также указывается, показатели какой категории будут в нем отражены – или объемы ассигнований, или лимиты обязательств.

В строке спецификации уведомления содержится привязка к смете расхо дов, при регистрации Уведомления необходимо сослаться на существую щую смету и строку этой сметы. Затем на отдельной вкладке формы редак тирования "Показатели" надо задать суммы объема ассигнований или ли мита обязательств по месяцам или кварталам.



Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 11 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.