авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 7 |

«УПРАВЛЕНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОЙ АРХИВНОЙ СЛУЖБЫ НОВОСИБИРСКОЙ ОБЛАСТИ НОВОСИБИРСКИЙ АРХИВНЫЙ ВЕСТНИК № 31 НОВОСИБИРСК ...»

-- [ Страница 3 ] --

Е.В. Ивановская Информация о результатах работы государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области»

в первом полугодии 2010 года Работа Государственного архива Новосибирской области в отчетный период была направлена на обеспечение качественного комплектования архива, сохранности принятых документов, оказание полноценной консультативно-методической и информационной помощи пользователям услуг архива, разнообразное использование архивных документов, а также содействие укреплению материально технической базы учреждения и его безопасности. В соответствии с указанными задачами были осуществлены следующие виды и объемы работ.

В сфере обеспечения сохранности и государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации 1. Улучшение физического состояния документов на бумажной основе осуществлялось посредством их реставрации, подшивки и мелкого ремонта.

Объем реставрации документов составил 257 ед.хр. – листов (по листажу 100% плана). Весь комплекс работ проведен с делами фондов: Р-1228 «Исполнительный комитет Новосибирского окружного Совета рабочих, крестьянских и красноармейских депутатов», Д-156 «Коллекция метрических книг культовых учреждений» и Р–516 «Западно-Сибирский отдел профсоюзов работников коммунального хозяйства…». В числе отреставрированного 3 подшивки газеты «Советская Сибирь» за 1925 г. с общим объемом листажа – 400 (100 % плана).

Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного хранения и трех архивохранилищ осуществлены переплет и подшивка документов в объеме 1248 ед. хр.

(116 % плана), мелкий ремонт документов в объеме 5766 листов (118 % плана), пронумеровано 76640 листов (112 % плана), оформлены 723 обложки дел (131 %), перешифровано 2675 дел.

Превышение плановых объемов технической работы связано с увеличением интенсивности использования архивных документов.

В отчетном периоде объем выполнения плановых заданий по проверкам наличия и физического состояния документов, сохранности листов особо ценных документов следующий:

проверены наличие и состояние 36850 ед. хр. (108 %), в том числе 1100 ед.хр. по личному составу;

41949 листов (210 дел) ОЦД, выдававшихся в 1 полугодии (105 %, что связано с запросами исследователей на данный вид документов). Фактов утраты дел и документов в плохом физическом состоянии не выявлено.

Для выполнения нормативных требований по проверке наличия документов Архивного фонда в 1 кв. составлен перспективный план проведения работ на 25 лет.

В соответствии с планом проведена проверка наличия и физико-химического состояния микрофильмов страхового фонда и фонда пользования (в комплексе позитив и негатив) на документы ОЦД в объеме 640 рулонов (100%), 171614 кадров (131%). Проверкой установлено, что фактов утраты роликов нет, техническое состояние фотослоя и основы, перфорационного ряда, склеек удовлетворительное, правильность построения микрофильма не нарушена. Дефекты микропленки механического, физико химического и биологического происхождения отсутствуют. В «Справочник замикрофиль-мированных фондов ГАНО» внесены сведения по 564 рулонам (100%).

Под особым контролем руководителей структурных подразделений находится порядок выдачи и приёма дел от всех пользователей. Из фонда пользования вместо подлинников в 1 полугодии исследователям предоставлено 150 рулонов микрофильмов.

В отчетном периоде сотрудниками архивохранилищ в целях улучшения условий хранения документов закартонировано 18283 ед. хр. (183 %, что связано с превышением плана приёма документов) и перекартонировано 7935 дел. В целях рационального использования имеющихся площадей перемещена 641 архивная коробка.

Сотрудниками отдела обеспечения сохранности документов постоянного срока хранения проведены работы по созданию страхового фонда и фонда пользования на комплексе микрофильмирующей лаборатории. Обработаны 170 дел (131%) из фонда Р-560 «Администрация Новосибирской области». Объем работ по листажу выполнен на 111 %, по количеству кадров – на 147,5%, несмотря на то, что работы не велись первые 2 месяца года.

Работы по оцифрованию фонодокументов, запланированные в объёме 90 катушек, не осуществлёны из-за отсутствия специального лицензионного программного продукта.

2. Государственный учет По состоянию на 01.07.2010 в Государственном архиве Новосибирской области числится 3576 фондов, 2137720 ед. хр.

(в том числе 24805 фотографий, 1334 микроформы на правах подлинников, 16 видео-документов).

За отчетный период Государственный архив Новосибирской области пополнился 5 новыми фондами, из них: управленческой документации – 1 (в связи с ликвидацией организации), документов по личному составу ликвидированных организаций – 4.

На хранение поступило 10570 ед.хр., в том числе управленческой документации 3721 ед.хр. и 50 фотографий.

В архивохранилищах продолжена работа в соответствии с планом мероприятий по ликвидации недостатков, выявленных комиссией управления ГАС Новосибирской области в ходе проверки организации учета: осуществлены выверка реестров описей фондов с литерами «Д», «Р» и особо ценных фондов с теми же литерами, восстановление утраченных описей по архивохранилищу №1, составление реестра описей фондов с литерой «П», оформлению дел фондов.

В отношении четвертой версии ПК «Архивный фонд»:

произведена установка базы данных на новый процессор, осуществлено конвертирование данных по фондам с литерой «Р», идет выверка перенесённых сведений. Заполнение базы новыми данными не производилось.

В сфере формирования Архивного фонда Российской Федерации осуществлены следующие виды работ:

1. В целях соблюдения нормативного порядка передачи дел на государственное хранение организован прием 3721 ед. хранения ( %) управленческой документации от организаций – источников комплектования ГБУ ГАНО (ликвидированных и задолжников по передаче), в том числе 20 ед. хр. от администрации Новосибирской области на специальное хранение.

Осуществлён плановый прием научно-технической документации в объеме 243 ед. хр. от 8 организаций.

В 1 полугодии текущего года принято от граждан 353 ед.

хранения в составе фондов личного происхождения: сибирского писателя и журналиста С.Е.Кожевникова (220 дел), председателя Новосибирской областной федерации шахмат К.К.Сухарева (113 дел), генерального директора ПО «Изомер» А.И. Брыкина (20 дел). Данный показатель составил 118% планового, что связано со спецификой систематизации фондов личного происхождения и осуществлением дополнительного приёма документов от фондообразователей.

В архивохранилище документов по личному составу принято 6203 дела от 65 ликвидированных предприятий и организаций (в том числе 3124 ед.хр. от 1 источника комплектования ГБУ ГАНО).

41 ед.хр. по личному составу принята на хранение в архивохранилище новейшей истории. Всего 6244 дела (125 % плана).

В порядке инициативного документирования осуществлен приём 40 ед. хр. (по сдаточной описи) в формируемую коллекцию документов о деятельности Губернатора Новосибирской области В.А. Толоконского, а также 50 ед. фотографий, переданных Новосибирским отделением КПРФ.

2. За отчётный период на ЭПК управления ГАС Новосибирской области для согласования и утверждения представлены описи:

- управленческой документации на 8279 ед.хр. (181 %);

- по личному составу на 10789 ед.хр. (493 %);

- научно-технической документации на 369 ед.хр. (338,5 %), - фотодокументов на 50 ед. учета (100%).

Превышение плановых показателей связано с досрочным описанием документов, как по инициативе самих организаций, так и по причине их ликвидации, а также с активизацией сотрудниками отдела комплектования, ведомственных архивов и делопроизводства работы с организациями по ликвидации задолженности по упорядочению и описанию документов.

Так, в соответствии с планом-графиком 1 полугодия, должны были представить описи на ЭПК 66 организаций. Представили:

43 организации из графика 1 полугодия, 11 организаций из графика 2-го полугодия (полное описание по плану), 13 провели частичное описание. Итого: 67. Кроме того, 21 организация провела описание своих документов за 2008-2009 гг.

3. Работа с организациями В списке организаций – источников комплектования ГБУ ГАНО на 01.01.2010 было 235 организаций, на 01.06.2010 из них:

- 65 государственной (областной) формы собственности;

- 83 государственной (федеральной) формы собственности;

- 84 негосударственной формы собственности.

Исключены 3 организации:

- ООО «Росгосстрах-Сибирь» (реорганизация), - ОАО «Сибэлектромонтаж» (отказ от сотрудничества), - ОАО «ВИНАП» (ликвидация).

Работа по качественному составу списка организаций – источников комплектования архива продолжается. В списке потенциальных источников ГБУ ГАНО значится 10 учреждений. В отчётном периоде проведен анализ состояния делопроизводства в следующих возможных источниках комплектования: Общественной палате Новосибирской области, Административной комиссии Новосибирской области и ассоциации «Совет муниципальных образований Новосибирской области».

Не определились с продолжением сотрудничества с ГБУ ГАНО 2 негосударственных предприятия:

ЗАО «Техэнергохимпром» и ОАО «Западно-Сибирская киностудия»

(проекты договоров повторно направлены руководителям).

Соглашений с территориальными органами федеральных органов исполнительной власти, расположенных на территории субъекта, не оформлялось ввиду отсутствия обращений.

В целях организации качественного делопроизводства и обеспечения сохранности документов при ведомственном хранении проведена следующая работа.

Оказана методическая помощь: в разработке 21 положения об архиве организаций (при плане 9), 19 положений об ЭК (при плане 14), 12 инструкций по делопроизводству (при плане 10);

в усовершенствовании и разработке 20 номенклатур дел (план по количеству отработанных статей значительно превышен из-за объёма предоставленных организациями материалов – 120,5% по разработке и 327 % по усовершенствованию).

Проведены:

- 31 проверка (тематические, комплексные, контрольные), при этом наибольшее внимание уделено проверкам сохранности документов перед передачей дел в архив;

- 3 встречи с председателями ЭК/ЦЭК всех организаций – источников комплектования ГБУ ГАНО;

- 3 выездных семинара по вопросам упорядочения и обеспечения сохранности документов (на базе Западно Сибирского следственного управления, СО Россельхозакадемии и СО АМН 29 участников);

- проверки наличия документов по личному составу, учтённых по различным формам (представлено 16 актов на ЭПК).

В соответствии с планом работы по внедрению Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утверждённых постановлением Правительства России 15.06. № 477, оказана помощь в разработке инструкций по делопроизводству 4-м организациям (утверждены ЭПК): ФГУ «Верхнерыбвод», Управление Федеральной налоговой службы по Новосибирской области, ФГОУ высшего профессионального образования «Новосибирский аграрный университет», Департамент лесного хозяйства по Сибирскому федеральному округу.

В целях рационального проведения проверок в организациях начальником отдела ОКВАиД Протопоповой Е.П. разработаны «Методические рекомендации по проведению проверок в организациях-источниках комплектования государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области».

Для организации оперативного контроля состояния дел в организациях заполняется БД «Учреждения источники комплектования». Сейчас в неё внесена информация по 181 организации. Работа продолжается.

В сфере создания информационно-поисковых систем и использования документов 1. В 1 полугодии продолжилась работа по совершенствованию научно-справочного аппарата к документам архива в соответствии с перспективным планом развития и совершенствования НСА на 2006 -2010 годы.

Завершена работа по описанию фондов личного происхождения А.И. Брыкина, С.Е. Кожевникова, К.К. Сухарева.

Начата работа по описанию фонда Д.И. Иохимовича.

Не завершена работа по описанию документов фонда А.Г. Жукова (плановые 100 ед. хр. описаны), т.к. возникла необходимость формирования единой сдаточной описи из документов, принятых сотрудниками в разные годы от разных владельцев. Предполагаемый общий объём сдаточной описи около 300 единиц.

Осуществлена экспертиза ценности документов 2 фондов общественных организаций («Фонд поддержки общественных инициатив» и «Мемориал»).

В плановом порядке завершена переработка фондов Р- «Зап.-Сибирское краевое управление театральными и зрелищными предприятиями», Р-1963 «Каргатский уисполком», Р-1073 «Отдел торговли Запсибкрайисполкома», Р-1988 «Новониколаевская земельная комиссия». В ходе переработки из документов, выделенных из Ф. Р-1988, образована коллекция землеустроительных документов Д-124 (753 ед.хр.) Не завершена работа по фондам Колыванских органов самоуправления в связи с необходимостью создания объединённых фондов.

Начаты работы по усовершенствованию и переработке описей фондов П-47 «Здвинский РК КПСС», П-49 «Искитимский ГК КПСС», П-31 «Бугринский РК ВКП(б)» и П-50 «Заельцовский РК КПСС».

В тематическую БД «Фотодокументы» внесена изобразительная и текстовая информация на 1700 единиц.

2. Использование документов В 1 полугодии были организованы три экспозиции: к 90-летию Сибархива (1 документальная, 1 изданий) и к 65-летию Победы (на основе документов из фонда журналиста И.И. Нечая, ранее не известные широкому кругу). По выставкам проведено 11 экскурсий.

Общее количество организованных групп посетителей составило 313 человек.

Сотрудниками архива подготовлены 13 теле- и радиопередач, 6 статей для печатных и электронных СМИ.

В 1 полугодии 2010 г. подготовлен план издания «Календаря знаменательных и памятных дат Новосибирской области на 2011 г.», начата плановая работа по написанию и организации статей в издание.

Издан сборник документов «Вениамин Вегман:

государственная, научная и общественная деятельность», подготовленный совместно с Институтом истории СО РАН.

Совместно с сотрудниками того же института начата работа над сборником «Сибирская потребительская кооперация в первой трети ХХ в.»

Задержано издание электронного сборника документов «Дети войны» в связи с отвлечением сотрудников на иные виды работ, связанные с внешними пользователями. Планируется в ближайшее время завершить подготовительные работы.

Работа сотрудников читальных залов была направлена на рациональную организацию работы исследователей в соответствии с «Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации…» и «Правилами работы читальных залов ГБУ ГАНО».

Количество посещений пользователей составило (в ч/з № 1 – 1628, в ч/з № 2 – 680), что превышает показатели прошлого года за аналогичный период на 9 %. При этом были выданы 11744 ед. хр. и 2551 опись, что, соответственно, на 14 % и на 111% превышает прошлогодний показатель. Количество выдаваемых из научно-справочной библиотеки изданий составило 168 экземпляров книг и 79 подшивок газет.

Изготовлено для исследователей 10313 листов копий (142% показателя прошлого года).

Исполнение запросов.

На отчётный период было запланировано исполнение 170 тематических запросов, исполнено 362 (213%), из них 128 генеалогических и 77 правоустанавливающих. 52 % от общего количества ответов с положительным результатом. Изготовлено по запросам 672 листа копий.

Исполнение социально-правовых запросов было запланировано в количестве 4830 ед. Исполнено 5377 (111% плана), в том числе:

11, поступивших от иностранных граждан и 248 по подтверждению льготного стажа за большой период (в 2 раза больше показателя прошлого года). Срок исполнения запросов превышал нормативный на 1 неделю, что связано с частым неполным составом сотрудников отдела (из-за болезни), приходом двух новых и неопытных исполнителей, значительным превышением количества льготных запросов над запланированной цифрой. Процент положительных ответов на исполненные по документам архива запросы составил 75 %. Консультативный прием граждан, запланированный на уровне прошлого года, превышен и составил за полугодие 5612 человек, что больше на 246 человек в сравнении с тем же периодом прошлого года.

Следует отметить увеличение количества невостребованных справок: каждый месяц их остаётся около 250 – месяц работы (по нормам) 2,5 сотрудников.

Для всех категорий пользователей архивной информации поднято 64189 дел (75% годового планового показателя), из них только по архивохранилищу документов по личному составу поднято 38594 дела, т.е. более 60 % от общего количества.

Участие в публичных мероприятиях с использованием архивных документов.

Сотрудники архива выступили с 3 докладами на семинаре в рамках расширенной коллегии ГАС, с 3 докладами на научно практической конференции, посвящённой 150-летию Государственного банка России, с докладом на межрегиональной литературно-краеведческой конференции «Великая война – великая Победа». Кроме того, рядом сотрудников подготовлены доклады для научно-практической конференции, посвящённой 90-летию Сибархива.

В порядке инициативного документирования объявлен конкурс молодого архивиста «Народная летопись», главная цель которого – привлечение молодёжи к сохранению разновидовых документальных источников, как основы формирования объективной исторической информации (в задачи конкурса входят также популяризация документального наследия и содействие пополнению архивов нестандартным документальным материалом, представляющим историческую ценность). Сроки проведения март – октябрь 2010 г., число заявок – 22, участников более 50 человек, в основном, из районов области.

На базе архива проведён урок истории по военной тематике для учащихся 8 классов.

3. Рассекречивание документов В 1 полугодии архивом получена лицензия на право работы с носителями сведений, содержащих государственную тайну, после чего организована работа по рассекречиванию архивных материалов. Экспертам предоставлено 523 ед. хр. Всего за 1-е полугодие рассекречено полностью – 180 ед.хр. (часть осталась на спецхранении), рассекречены частично – 5 ед.хр., снята пометка «ДСП» с 7 ед.хр.

В соответствии с заключениями экспертов и комиссий по рассекречиванию (межведомственной и ГБУ ГАНО) осуществлено изменение грифов, оформление итоговых записей и передача на открытое хранение 83 дел из 3-х фондов и 206 ед.хр. из состава «условно секретных» в составе фондов ГУВД Новосибирской области.

В сфере укрепления материально-технической базы и повышения уровня безопасности архивных фондов.

В соответствии с распоряжением администрации Новосибирской области от 03.06.2009 № 217-ра «О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области» начата реализация мероприятий по проведению масштабных ремонтных работ: подготовлен необходимый пакет документов для проведения аукционов на реконструкцию 4-х зданий государственного архива.

Относительно внедрения «Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов Российской Федерации»:

- пожарную безопасность в двух зданиях архива обеспечивают новые системы пожаротушения, работающих на тонко распыленной воде и порошке (вне зоны хранения документов);

- кроме того, на 70% перезаряжены имеющиеся первичные средства пожаротушения и полностью укомплектованы шкафы для пожарных кранов;

- все эвакуационные пути и выходы снабжены светящимися знаками;

- не реже одного раза в месяц проводятся занятия по противопожарной безопасности.

Имеющиеся отклонения от требований правил, например, наличие деревянных дверей, обитых железом, в архивохранилищах, выключателей внутри этих помещения, отсутствие систем дымоудаления, будут ликвидированы в ходе плановых ремонтных работ.

Во исполнение распоряжения Правительства России от 02.11.2009 № 1629-р разработан план поэтапного инженерно технического оснащения зданий ГБУ ГАНО: установлена кнопка экстренного вызова милиции, следующий этап – оборудование зданий видеонаблюдением и передача их под вневедомственную охрану.

Также в плановом порядке осуществляются профилактические работы по поддержанию нормативного температурно-влажностного режима в архивохранилищах и санитарных норм в помещениях архива.

Ю.Г. Мартынова Об итогах работы муниципального бюджетного учреждения города Новосибирска «Новосибирский городской архив»

за первое полугодие 2010 года В соответствии с приказом департамента организационно контрольной работы мэрии города Новосибирска от 29.04. № 9-од «Об утверждении Устава муниципального учреждения г. Новосибирска «Новосибирский городской архив» в новой редакции» 31.05.2010 года зарегистрирована новая редакция Устава МУ «Горархив» с изменение наименования на Муниципальное бюджетное учреждение города Новосибирска «Новосибирский городской архив» (далее – МБУ «Горархив»).

Ставя во главу угла безусловное обеспечение выполнения уставных задач МБУ «Горархив», насущных проблем его жизнедеятельности, а также учитывая рекомендации управления государственной архивной службы Новосибирской области по планированию работы архивных органов на 2010 год, прогнозируемое увеличение числа поступающих запросов социально-правового характера были определены приоритетные направления работы учреждения на 2010 год:

- предоставление качественных услуг по обеспечению юридических и физических лиц архивной информацией, в первую очередь связанной с социальной защитой граждан (направление, занимающее 67,4 % бюджета рабочего времени учреждения);

- продолжение работы по внедрению информационных технологий, создание новых поисковых баз данных, постепенный перевод существующего научно-справочного аппарата архива на электронные носители, начало формирования электронного архива;

- продолжение работы по обеспечению сохранности архивных фондов МБУ «Горархив» и архивных документов, включенных в состав Архивного фонда Российской Федерации.

С целью реализации действующих Правил организации хранения, комплектования, учета и использования… в первом полугодии 2010 года учреждением отрабатывалась система работы с организациями на договорной основе, начата работа по проведению экспертизы документов по личному составу в архиве и другие мероприятия.

Традиционно в начале года МБУ «Горархив» была проведена работа по уточнению планов отделов, определены тематика и даты отчетов начальников отделов. В феврале на расширенных аппаратных совещаниях при директоре были заслушаны отчеты начальников отделов по итогам выполнения показателей плана в 2009 году.

В марте 2010 года был рассмотрен отчет начальника отдела документально-справочного обслуживания по теме: «Работа отдела с имеющимися базами данных при подготовке ответов на обращения граждан и организаций» работа была признана удовлетворительной. В мае текущего года – отчет начальника отдела учета, сохранности и научно-справочного аппарата по теме:

«Организация работы по приему документов от источников и не источников комплектования», работа отдела была также признана удовлетворительной.

За прошедшее полугодие активно работала экспертно проверочная комиссия МБУ «Горархив». Проведено 6 заседаний, на которых обсуждались не только вопросы рассмотрения и согласования описей дел, но и вопросы, касающиеся проведения экспертизы ценности документов по личному составу, срок временного хранения которых истек, включения организаций в список источников комплектования учреждения, выявления особо ценных дел и другие.

По итогам первого полугодия силами сотрудников МБУ «Горархив» проведено упорядочение документов в 8 организациях списка комплектования. Упорядочено 1138 дел, что составляет 68,5 % от годового и 144% от полугодового плана. По описи № 1 в первом полугодии принято 1809 дел постоянного хранения, что превысило плановую годовую цифру на 100,7%. Перевыполнение показателя связано с досрочной передачей документов по приватизации муниципальных предприятий департаментом земельных и имущественных отношений мэрии города Новосибирска. По описи № 2 принято на хранение 2030 дел по личному составу (58% годовой плановый цифры), из них: 2014 дел от 4 ликвидированных организаций (не источников комплектования) и 16 дел – пополнение уже существующего фонда.

В соответствии с графиком в 8 организациях списка комплектования проведены проверки состояния архива и постановки делопроизводства (5 комплексных, 3 тематических), из 8 проверок 3 проводились с участие заместителя председателя комитета экспертизы, контроля и архивной службы мэрии города Новосибирска. Грубых нарушений правил организации делопроизводства, сохранности документов не выявлено. Все замечания, выявленные в ходе проверок, отражены в справках.

Сведения по результатам проверок внесены в итоговую форму.

Наиболее трудоемкое направление работы отдела комплектования – работа с организациями по разработке и усовершенствованию номенклатур дел. В первом полугодии 3-ем организациям согласованы вновь разработанные номенклатуры дел на 176 заголовков, что составляет 41% от запланированного показателя.

Продолжалась методическая работа архива, направленная на оказание помощи организациям – источникам комплектования.

В связи с этим 26 января 2010 года для сотрудников МБУ «Комплексный центр социального обслуживания населения»

Советского района (далее – КЦСОН Советского района) было проведено расширенное методическое совещание по вопросам организации делопроизводства в учреждении и взаимодействии МБУ «Горархив» и КЦСОН Советского района.

19 февраля 2010 года проведен методический семинар для начальников организационно-контрольных отделов администраций районов города Новосибирска по основным вопросам взаимодействия с МБУ «Горархив».

Целенаправленно велась работа по уточнению списка организаций – источников комплектования. В первом полугодии включена в список 1 организация – Городская общественная организация Центр адаптации детей- инвалидов и инвалидов с детства с церебральным параличом;

подготовлен проект договора о сотрудничестве, в настоящее время находящийся на стадии согласования. Готовится к утверждению номенклатура дел организации.

В рамках изучения и внедрения отраслевого программного комплекса «Учреждения – источники комплектования» в названную программу внесены сведения по 46 организациям – источникам комплектования. Заполнение полей проведено в полном объеме.

Проверка наличия и состояния дел проводилась в плановом порядке в соответствии с графиком проверки на 2000-2015 гг.

Проверено 6327 дел по 1 фонду. Утраты документов не обнаружено.

Поведена реставрация 44 листов в 8 архивных делах, 7 дел отремонтированы. В связи с выявлением в ходе проверки наличия дел в фонде № 764 «Новосибирская городская регистрационная палата» большого количества дел, требующих ремонта (7314 ед.

хранения) составлен перспективный план-график на 2011-2015 гг. по техническому оформлению дел.

На основании рекомендаций управления государственной архивной службы Новосибирской области составлен дополнительный график на 2011-2015 гг. проверки наличия дел фондов, поступивших на хранение в МБУ «Горархив» за 2000–2009 гг. В соответствии с графиком проверке будет подвергнуто 14459 дел.

В соответствии с решением ЭПК МБУ «Горархив»

от 12.02.2010 № 2 на 2010 г. составлен график проведения экспертизы ценности документов по личному составу с истекшим сроком хранения и выделения дел к уничтожению, а также план переработки описей №№ 1, 2 на 2011–2015 гг.

За первые полгода 2010 года из хранилищ архива выдано в читальный зал 11134 дела, в том числе для работы исследователям 283 дела, в которых была проведена полистная проверка. Всего проверено 31600 листов. Утраты листов в делах, порчи документов не обнаружено. Учет выдачи и возврата документов ведется в журналах выдачи и возврата документов в хранилище.

Закартонировано 3839 дел, поступивших впервые.

В учетную базу данных «Архивный фонд» вносились изменения по новому приему. В базу данных «Документы по личному составу в Новосибирском городском архиве» внесена полная информация о 4-х вновь поступивших ликвидированных организациях, не источников комплектования. Процент заполнения учетных баз данных составляет 100%. При поступлении новой информации в соответствующие базы данных оперативно вносятся дополнения. Все учетные документы своевременно заполняются и ведутся в соответствии с Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

Проведена работа по установке четвертой версии программного комплекса «Архивный фонд». Осуществлена конвертация данных из третьей в четвертую версию.

На протяжении первого полугодия 2010 года сотрудниками МБУ «Горархив» проводилась работа по продлению срока временного хранения архивных документов в организациях и снятию с учета дел, утраченных в организациях. Решением экспертно проверочной комиссии управления государственной архивной службы Новосибирской области от 01.06. № 5 продлен срок временного хранения документов Планово экономического управления мэрии города Новосибирска. Три дела Департамента энергетики, жилищного и коммунального хозяйства города Новосибирска исключены из состава Архивного фонда Российской Федерации в связи с утратой.

Для проведения праздничных мероприятий, посвященных юбилейным и памятным датам местной истории:

- составлен календарь памятных дат на 2011 год;

- подготовлены тезисы к научно-практической конференции, посвященной 90-летию Сибархива, по теме: «О комплектовании Новосибирского городского архива на разных этапах его истории и в современных условиях»;

- по запросам структурных подразделений мэрии и организаций города подготовлено 7 инициативных информаций.

В соответствии с планом проведения праздничных мероприятий, посвященных 80-летию со дня образования в городе Новосибирске городского архива, в апреле 2010 года был снят телесюжет о деятельности МБУ «Горархив», его трансляция прошла по коммерческому телеканалу «Сити».

Исполнено 5219 запросов, в том числе 37 тематических, социально-правовых, изготовлено 11516 листов копий документов по 2879 запросам.

Организованы 4 фотовыставки по темам: «Встреча русской зимы в парках Новосибирска», «Выборы в ГорСовет Новосибирска:

страницы истории», «Этот День Победы, порохом пропах», выставка фотографий новосибирского фотографа И.С. Моторина, по которой был снят телесюжет, транслировавшийся на канале СТС.

На официальном сайте города Новосибирска формируется раздел МБУ «Горархив».

В начале года проведена работа по заключению договоров на поставки товаров, на оказание услуг и выполнение работ, о возмещении эксплуатационных расходов в соответствии с заключенными муниципальными контрактами.

Проведена работа по подготовке и согласованию пожарной декларации, плана эвакуации при пожаре.

Дополнительно приобретено 2 компьютера, 1 сканер, 2 бактерицидные лампы. С целью расширения использования технических средств и ведения электронного документооборота, создания электронного архива проведен монтаж ЛВС.

Н.Г. Скорнякова Информация о выполнении показателей Основных направлений развития архивного дела архивными органами и учреждениями Новосибирской области за первое полугодие 2010 года Продолжение табл.

Окончание табл.

Решение коллегии управления государственной архивной службы Новосибирской области от 27.07. 2010 № 5/ Об итогах работы архивных органов и учреждений Новосибирской области за первое полугодие 2010 года Рассмотрев итоги работы архивных органов и учреждений в первом полугодии 2010 года, коллегия отмечает, что запланированные показатели Основных направлений развития архивного дела в Новосибирской области в основном выполнены, отдельные показатели значительно перевыполнены РЕШИЛИ:

1. Отметить активную работу государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» по организации предоставления информационных услуг представителям органов власти, организаций и граждан.

2.Одобрить положительную работу муниципального бюджетного учреждения города Новосибирска «Новосибирский городской архив» по использованию документов в связи со знаменательными и юбилейными датами отечественной истории и истории города, по изучению и внедрению отраслевого программного комплекса «Учреждения – источники комплектования».

3. Отметить результативную работу руководителей архивных органов районов и городских округов:

1) по упорядочению и приёму на постоянное хранение документов упраздненных малосоставных районных судов Новосибирской области;

2) по исполнению запросов социально – правового характера, участию в мероприятиях, посвящённых празднованию Победы в Великой Отечественной войне;

3) по подготовке Путеводителя по фондам муниципальных архивов Новосибирской области.

4. Директору государственного бюджетного учреждения Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (О.К. Кавцевич), руководителям муниципальных архивов области:

1) обеспечить выполнение Основных показателей и реализацию планов развития архивного дела Новосибирской области во втором полугодии 2010 года;

2) уделить особое внимание выполнению распоряжения администрации Новосибирской области от 03.06.2009 № 217-ра «О мерах по развитию архивной отрасли Новосибирской области», в части проведения капитальных и срочных ремонтов зданий (помещений) государственного и муниципальных архивов и реализации утвержденных планов по укреплению материально технической базы муниципальных архивов.

5.Государственному бюджетному учреждению Новосибирской области «Государственный архив Новосибирской области» (О.К. Кавцевич):

1) обеспечить в законодательно установленные сроки исполнение социально-правовых запросов граждан;

2) продолжить работу по устранению недостатков в организации государственного учета документов Архивного фонда Новосибирской области и ведению базы данных «Архивный фонд»;

3) провести до 01.10.2010 года 100 % конвертацию архивных данных в 4-ую версию общероссийского программного комплекса «Архивный фонд».

6. Обратить внимание глав районов:

1)Барабинского, Доволенского, Искитимского, Куйбышевского, Новосибирского, Чановского, Черепановского на исполнение в установленные сроки предписаний, выданных управлением государственной архивной службы по результатам проверок соблюдения законодательства Российской Федерации и Новосибирской области в сфере архивного дела;

2) Барабинского, Коченевского, Тогучинского, Усть Таркского, Черепановского, Чистоозерного на оснащение охранно пожарной сигнализацией помещений муниципальных архивов в соответствии с нормативными требованиями Специальных правил пожарной безопасности государственных и муниципальных архивов;

3) Краснозерского, Кыштовского, Новосибирского, Усть Таркского, Чистоозерного на необходимость подключения к сети Интернет и настройки электронной почты в муниципальных архивах;

4) Маслянинского на невыполнение муниципальным архивом четырех показателей Основных направлений развития архивного дела в первом полугодии 2010 года.

7. Начальникам отделов архивной службы администраций Венгеровского, Колыванского, Ордынского районов обратить внимание на невыполнение ряда показателей Основных направлений развития архивного дела в первом полугодии года и до конца 2010 года обеспечить их выполнение.

8. Направить решение коллегии главам районов и городских округов Новосибирской области, мэру города Новосибирска с приложением обзора о работе муниципальных архивов Новосибирской области за первое полугодие 2010 года и информации о выполнении показателей Основных направлений развития архивного дела архивными органами и учреждениями Новосибирской области за первое полугодие 2010 года.

9. Контроль за выполнением решения коллегии возложить на заместителя начальника управления – начальника отдела по работе с государственными и муниципальными архивами управления государственной архивной службы Новосибирской области Е.В.

Ивановскую.

Заместитель председателя коллегии Е.В. Ивановская Секретарь коллегии В.В. Базина ВЕСТИ НАУЧНО-МЕТОДИЧЕСКОГО СОВЕТА СИБИРИ О работе Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа (НМС СФО) в 2010 году Очередное ежегодное заседание Научно-методического совета (НМС) архивных учреждений Сибирского федерального округа состоялось 29–30 июня 2010 г. в Республике Бурятия г. Улан-Удэ.

Работа Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа осуществлялась в соответствии с утвержденным годовым планом работы совета в 2009 г. Все мероприятия намеченные планом были выполнены. Кроме того, была внесена дополнительная тема для обсуждения, востребованная своей актуальностью в работе архивных учреждений: «О статусе государственных архивов в Сибирском федеральном округе в связи с реформой организаций бюджетной сферы».

В работе заседания Научно-методического совета приняли участие руководители уполномоченных органов исполнительной власти в области архивного дела и руководители архивных учреждений Республики Алтай, Республики Бурятия, Республики Саха (Якутия), Республики Тыва, Республики Хакасия, Алтайского, Забайкальского и Красноярского края, Иркутской, Кемеровской, Новосибирской, Омской и Томской областей, а также представители Федерального архивного агентства, в том числе заместитель руководителя Федерального архивного агентства В.П. Тарасов и заместитель начальника отдела комплектования и документационного обеспечения управления организации и обеспечения деятельности федеральных архивов Федерального архивного агентства Б.В. Альбрехт. Всего в работе заседания приняли участие 101 человек, включая архивистов Республики Бурятия.

Открыл и провел заседание НМС Председатель Научно методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа, начальник управления государственной архивной службы Новосибирской области Попов В.Д.

В ходе заседания Научно-методического совета руководители региональных органов управления архивным делом и архивных учреждений обсудили проблемы и перспективы комплектования государственных и муниципальных архивов в современных условиях. При обсуждении данного вопроса Совет решил, направить усилия архивных органов и учреждений Сибирского федерального округа на расширение круга источников комплектования с целью создания наиболее объективной исторической картины развития общества, а также активизировать работу с негосударственными организациями по отбору документов на договорной основе, для включения их в состав архивных фондов субъектов Сибирского федерального округа.

Совет отметил, что необходимо сохранять сложившуюся многолетнюю практику взаимодействия с территориальными федеральными органами государственной власти и федеральными организациями, с целью сохранения и развития единых принципов формирования Архивного фонда Российской Федерации (по территориальному признаку). Архивисты округа обратили внимание на то, что нужно осуществлять работу по расширению состава и видового разнообразия архивных документов, а также усилить работу по формированию списков возможных держателей фондов личного происхождения. Констатировали необходимость использования новых технических средств и технологий для более эффективной организации работы по приему электронных документов и расширения способов предоставления архивных материалов пользователям. Совет решил считать одним из приоритетных направлений работы – разностороннее комплектование архивных фондов Сибирского федерального округа, в том числе в результате инициативного документирования.

Совет рассмотрел предложение Иркутской области и решил организовать на базе интернет-портала управления государственной архивной службы Новосибирской области отраслевой форум по архивному делу для оперативного обмена опытом в архивных учреждениях Сибирского федерального округа.

При обсуждении вопроса о статусе государственных архивов в Сибирском федеральном округе, который возник в связи с реформой организаций бюджетной сферы, Советом были приняты к сведению сообщения руководителей архивных органов и учреждений. Методом голосования было определено, что из 13 субъектов Федерации входящих в состав НМС СФО 10 субъектов, составляющие большинство проголосовали за статус казенного учреждения, 2 субъекта (Новосибирская область и Республика Тыва) за статус бюджетного учреждения нового типа и 1 субъект (Республика Саха (Якутия)) в своем решении не определился. Совет решил считать позиции архивных органов и учреждений Сибирского федерального округа по определению статуса государственных бюджетных учреждений в основном в форме казенных учреждений.

В соответствии с программой Научно-методического совета был проведен круглый стол по обмену опытом работы по формированию государственного задания государственных архивных учреждений и практике разработки и внедрения государственных стандартов и административных регламентов по архивному делу. Совет решил создать на территории Сибирского федерального округа рабочую группу по разработке методических рекомендаций и общих показателей по формированию государственного задания. В состав рабочей группы вошли:

Алтайский край, Новосибирская и Омская области.

На заседании круглого стола обсудили проблемы и перспективы исполнения, поступивших из-за рубежа запросов российских и иностранных граждан, а также лиц без гражданства, связанных с реализацией их законных прав и свобод. В результате обсуждения этого вопроса решили руководствоваться в работе архивных органов Сибирского федерального округа» (Утвержден приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 28.12.2009 № 894;

зарегистрирован в Минюсте России 12.02.2010, регистрационный N 16397).

В рамках Научно-методического совета состоялось совещание-семинар «О практике реализации Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» (в редакции Федерального закона от 30.12.2008 № 296-ФЗ) в части передачи архивных документов в государственные и муниципальные архивы».

Участники семинара отметили значительную роль архивных органов и учреждений Сибирского федерального округа в решении вопросов обеспечения сохранности по личному составу организаций и предприятий, ликвидируемых в результате банкротства, а также обозначили основные проблемы, возникающие в работе с конкурсными управляющими по передаче архивных документов ликвидируемых организаций. По итогам совещания-семинара рекомендовано архивным органам и учреждениям Сибирского федерального округа более тесно работать с конкретными организациями, в том числе использовать средства массовой информации (периодическую печать) по расширению возможностей для взаимодействия с конкурсными управляющими. Кроме того, на совещании-семинаре отметили необходимость инициировать организацию работы по подготовке к передаче на государственное и муниципальное хранение документов ликвидируемых в ходе банкротства предприятий и проведение семинаров для конкурсных управляющих по реализации Федерального закона «О несостоятельности (банкротстве)» (в части передачи архивных документов в государственные и муниципальные архивы).

Участники совещания-семинара предложили представителям Росархива рассмотреть вопрос о сотрудничестве с саморегулируемыми организациями (Арбитражным судом) в части представления информации (списков) архивным учреждениям (по их запросам) о предприятиях, организациях, проходящих процедуру банкротства или опубликованию таких списков в печати.

В соответствии с программой состоялось обсуждение хода выполнения планов научно-исследовательской и методической работы в архивных учреждениях Сибири. Также были рассмотрены результаты работы архивистов за 2009 г. Совет одобрил и рекомендовал архивным учреждениям Сибирского федерального округа использовать в работе: примерную номенклатуру дел районной и городской прокуратуры, разработанную управлением по делам архивов Республики Бурятия;

памятку по заполнению паспортов архивов организаций;

справочник документов по личному составу, хранящихся в муниципальных архивах Омской области (электронный вариант) подготовленные архивным управлением Министерства государственно-правового развития Омской области;

«Справочник документов по личному составу, хранящихся в муниципальных архивах Омской области (электронный вариант)».

Совет рассмотрел предложение Алтайского края и принял решение о награждении Почетной грамотой НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа в 2010 г. за личный вклад в развитие архивного дела в Сибирском Федеральном округе бывшего начальника управления архивного дела Алтайского края Кутищева Виктора Николаевича.

На заседании Совета рассмотрены изменения, произошедшие в составе НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа (с момента проведения последнего заседания в августе года в г. Горно-Алтайске), в связи, с чем в состав Совета включены:

Жданова Галина Дмитриевна, директор краевого ГУ «Государственный архив Алтайского края»;

Козьмина Марина Геннадьевна, главный специалист отдела по работе с государственными и муниципальными архивами управления государственной архивной службы Новосибирской области;

Ломакин Анатолий Изотович, начальник управления по культуре и архивному делу Алтайского края;

Овчинников Сергей Геннадьевич, руководитель архивного агентства Иркутской области.

Решением Совета из состава НМС исключены члены Совета, вышедшие в отставку и уволившиеся из архивных органов и учреждений, в том числе: Демина Тамара Викторовна, бывший секретарь НМС СФО, начальник отдела по работе с государственными и муниципальными архивами управления государственной архивной службы Новосибирской области;

Кутищев Виктор Николаевич, бывший начальник управления архивного дела Алтайского края;

Шестакова Надежда Константиновна, бывший руководитель архивного агентства Иркутской области, заместителя председателя НМС СФО.

В ходе заседания Научно-методического совета в соответствии с повесткой дня был рассмотрен вопрос об избрании заместителя председателя и секретаря Научно-методического совета Сибирского федерального округа. Решением Совета секретарем НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа избрана Козьмина Марина Геннадьевна, главный специалист отдела по работе с государственными и муниципальными архивами, управления государственной архивной службы Новосибирской области. Избрание заместителя председателя НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа решено перенести на 2011 год.

Совет рассмотрел и утвердил: план работы на 2011 г., сводный план подготовки методических пособий архивными учреждениями Сибирского федерального округа на 2010-2012 гг., новый состав Малого Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа. Одобрил сводную заявочную карту архивных учреждений Сибирского федерального округа к отраслевому плану НИР на 2011 г. и работу Архивного управления Томской области по ведению Реестра технологического оборудования, используемого в архивных учреждениях Сибирского федерального округа. Совет принял предложение Правительства Республики Хакасия провести следующее заседание Научно методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа в г. Абакане в 2011 г.

Итоги работы Совета подвели заместитель руководителя Федерального архивного агентства России В.П. Тарасов и председатель НМС архивных учреждений Сибирского федерального округа, начальник управления государственной архивной службы Новосибирской области В.Д. Попов. Они поблагодарили Правительство Республики Бурятия, руководителей и специалистов управления по делам архивов за прекрасные условия созданные участникам заседания и высокий уровень организации работы.

В ходе культурной программы организованной в рамках проведения Научно-методического совета участники заседания посетили Иволгинский Дацан, озеро Байкал.

Все мероприятия были широко освещены средствами массовой информации Республики Бурятия. Материалы заседания и совещания-семинара Научно-методического совета Сибирского федерального округа будут размещены на официальном сайте управления государственной архивной службы Новосибирской области и опубликованы в информационно-методическом бюллетене управления государственной архивной службы Новосибирской области «Новосибирский архивный вестник № 31».

М.Г. Козьмина План работы Научно-методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа на 2011 год № Срок Ответственные Приме Наименование мероприятий п/п исполнения исполнители чание 1 2 3 4 Заседание Научно методического совета 1 О реализации «Стратегии Месяц Руководители развития информационного 2011 г. архивных общества в Российской г. Абакан органов и Федерации» утвержденной учреждений Президентом РФ 7 февраля 2008 г. № Пр- государственными и муниципальными архивами Сибирского федерального округа 2 Обмен опытом -//- Руководители архивных 2.1 О разработке архивного органов и (отраслевого) программ- учреждений много обеспечения.

Проблемы и перспективы 2.2 Проблемы в организации работы архивных учреждений субъектов Российской Федерации со спец.документацией организаций-источников комплектования Продолжение табл.

1 2 3 4 3 Информации -//- Руководители 3.1 О выполнении планов НИР архивных и методической работы в учреждений архивных учреждениях 3.2 О проекте плана работы -//- Председатель НМС СФО на 2012 год НМС 3.3 О проекте сводной -//- Секретарь заявочной карты на НМС 2012 год 4. Круглый стол -//- Руководители Генеалогия и архивы: архивных комплексы документов, органов и проблемы научно- учреждений справочного аппарата и поиска информации.


Методика и практика работы 5 Совещание-семинар Месяц Руководители и Из опыта проведения 2011 г. специалисты проверок по соблюдению г.Абакан архивных законодательства об органов и архивном деле учреждений 6 Работа секретаря НМС за 1 месяц до Управление Подготовить программу НМС ГАС заседания НМС СФО и Новосибирской совещания-семинара области Направить руководителям секретарь НМС регионов вызовы приглашения для командирования участников заседания.

Направить приглашения руководителям Федерального архивного агентства, ВНИИДАД, руководителям научно методических советов Продолжение табл.

1 2 3 4 7 Подготовить протокол в течение 2-х Секретарь заседания НМС СФО и месяцев НМС совещания-семинара и после НМС представить в Федеральное архивное агентство 8 Подготовить протокол в течение Секретарь заседания МНМС СФО месяца после НМС МНМС 9 Подготовить электронные в течение 3-х Секретарь версии протокола заседания месяцев НМС НМС СФО и совещания- после НМС семинара и отправить в органы управления архивным делом СФО 10 Подготовить проект плана за 1 месяц до Секретарь работы НМС СФО на 2012 заседания НМС год и направить его в НМС органы управления архивным делом Сибирского федерального округа 11 Составить перечень 1 февраля Руководители нормативно-методических, 2011 архивных научных разработок и органов и изданий архивных учреждений учреждений региона за 2010 год и направить его в управление ГАС Новосибирской области 12 Составить сводный май 2011 Секретарь перечень нормативно- НМС методических, научных разработок и изданий архивных учреждений Сибирского федерального округа за 2010 год и направить его в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД и Окончание табл.

1 2 3 4 архивным органам Сибирского федерального округа 13 Составить и отправить в до 15.05.2011 Руководители Федеральное архивное архивных агентство, в органы органов и управления архивным учреждений, делом Сибирского секретарь НМС федерального округа проект сводной заявочной карты с предложениями архивных учреждений Сибирского федерального округа на 2012 год 14 Подготовить и оформить 2011 Секретарь документы на награждение НМС 15 Подготовить и направить в до 01.12.2011 Секретарь Федеральное архивное НМС агентство План работы НМС СФО на 2012 г. 15.02. Отчет о работе НМС СФО за 2011 г.

_ Публикуем некоторые выступления участников заседания Научно методического совета архивных учреждений Сибирского федерального округа.

Практика и перспективы комплектования государственных и муниципальных архивов в современных условиях О некоторых проблемах и практике комплектования муниципальных архивов Алтайского края документами органов местного самоуправления В Алтайском крае зарегистрировано около муниципальных образований, на территории которых действуют органы местного самоуправления. Представительные и исполнительно-распорядительные органы муниципальных образований в соответствии с требованиями Правил организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях РАН (далее – «Правила») включены в списки комплектования муниципальных архивов и составляют практически половину организаций-источников комплектования.

Органы местного самоуправления (представительные органы муниципальных образований, местные администрации) включены в списки комплектования муниципальных архивов по следующей схеме. В случае наделения представительного органа муниципального образования правами юридического лица и его государственной регистрации в качестве юридического лица в государственном регистрирующем органе, он подлежит включению в список комплектования как самостоятельный источник комплектования. Если по уставу муниципального образования представительный орган муниципального образования не наделен правом юридического лица, то он подлежит включению в список комплектования вместе с местной администрацией.

По истечении установленного архивным законодательством пятилетнего срока документы постоянного хранения органов местного самоуправления поступают на хранение в соответствующий муниципальный архив. Документы органов местного самоуправления в силу своей информативности чаще всего востребованы гражданами, другими категориями пользователей, да и по своим количественным параметрам превосходят объемы документов других организаций-источников комплектования.

Но добиться создания грамотно оформленного документа, имеющего юридическую силу, обеспечить его сохранность на стадии временного хранения – вот задача, которую практически ежедневно решают архивисты на муниципальном уровне и где сталкиваются с рядом проблем.

Много проблем существует на стадии создания документа, несмотря на имеющуюся в органах местного самоуправления нормативную методическую базу по делопроизводству и архивному делу, наличие экспертных комиссий (ЭК) по работе с архивными документами, положений об ЭК и архиве, назначения ответственных за делопроизводство и архив.

Несмотря на разработку еще в 2000 году всеми органами местного самоуправления инструкций по делопроизводству не все работники прибегают к их помощи при оформлении документов. Да и сами инструкции, согласованные муниципальными архивами, страдают низким качеством подготовки, даже не имеют необходимых приложений с образцами документов.

При посещениях сотрудниками управления администраций сельского, районного уровня можно столкнуться с тем, что несвоевременно оформляются и подписываются протоколы сессий и решения представительных органов, постановления главы (до полугода). Мы выявляли такие факты, что нормативные правовые акты, обнародованные в обязательном порядке, не распечатаны с компьютера и не подписаны. Из наиболее типичных ошибок и недостатков следует отметить следующие:

- подлинники организационно-распорядительных доку-ментов заверяются в нарушение установленного порядка гербовыми печатями;

- регистрация решений представительного органа ведется не в пределах календарного года;

- не заводятся журналы регистрации организационно распорядительных документов, что осложняет поиск документов;

- распоряжения по основной деятельности, по личному составу, по командировкам и отпускам, имеющие разные сроки хранения, формируются вместе в одном деле, не имеют литеров;

- не соблюдаются размеры полей, неправильно располагаются и оформляются отдельные реквизиты документов.

Главы сельских администраций не придают должного внимания этим вопросам, а одним архивистам не справиться.

Руководители муниципальных архивов в большинстве своем стараются использовать любую возможность, чтобы чаще поднимать проблемы архивного дела. В частности, по их инициативе принимаются распорядительные документы о состоянии делопроизводства, о соблюдении архивного законодательства, о мероприятиях по предупреждению утраты документов на стадии временного хранения и пр. Вопросы состояния архивного дела заслушиваются на заседаниях коллегиальных или представительных органов, занятиях в «школе местного самоуправления». Архивисты муниципального уровня также принимают участие в проводимых администрациями районов днях сел, днях депутата, муниципального работника и др.

Управление архивного дела, обеспокоенное ослаблением внимания органов местного самоуправления к вопросам делопроизводства, в сентябре 2007 года выносило на заседание краевой комиссии по местному самоуправлению вопрос «Об обеспечении сохранности архивных фондов поселений в органах местного самоуправления, муниципальных организациях», в решении которой было обращено внимание глав поселений на необходимость постоянного контроля за состоянием делопроизводства, в том числе за качеством и своевременностью подготовки документов, а также за сохранностью архивных фондов поселений.

По органам местного самоуправления Алтайского края нет проблемы со своевременной обработкой архивных документов.

Существует проблема неполноты состава документов, отбираемых на постоянное хранение. Большой проблемой является отсутствие документирования деятельности коллегиальных и совещательных органов, различных комиссий при представительном органе или образованных при администрации, а также общественных формирований (женсовет, совет ветеранов), общих собраний и сходов граждан. Слабо ведется отбор документов по социальной защите граждан, документов, имеющих отметку «ЭПК». В небольших по численности населения селах, с приходом новых глав поселений, мы даже сталкивались с тем, что не принимаются постановления, распоряжения главы. Опись дел постоянного хранения доходит до 3–4 дел вместо 15–20 дел в среднем по краю (по сельсовету). На наш взгляд, связано это со сверхзагруженностью работников местных администраций, их недостаточной квалификацией, отсутствием специалистов представительных органов, работающих на освобожденной основе.

С тем, чтобы на хранение отбирался полный по составу объем документов, в крае налажена четкая система: вместе с описью дел постоянного хранения организации-источники комплектования представляют справку на отсутствующие документы по установленной форме, где, в частности, предусмотрены такие графы, как «причина утраты или отсутствия документа», «подписи ответственных лиц и руководителя организации». Нужно отметить, что эта система дисциплинирует и лиц, ответственных за архив, и глав поселений, и положительно сказывается на полноте состава отбираемых на постоянное хранение документов. Конечно, и здесь тоже существуют проблемы: имеют место факты утраты документов постоянного хранения до включения их в описи дел, отсутствия документирования.

В ходе мероприятий по реализации федерального законодательства о местном самоуправлении внесены изменения в законодательство Алтайского края, установлены новые наименования муниципальных образований, определен их статус. В крае проведена работа по приведению структуры муниципальных образований, административно-территориального устройства в соответствии с требованиями федерального закона о местном самоуправлении. На территории некоторых сельсоветов были образованы ранее не существовавшие представительные органы. В связи с этим ЭПМК управления проводилась работа по уточнению фондирования, обеспечению сохранности архивных документов.


В последнее время, в связи с преобразованием ряда муниципальных образований путем их объединения, ЭПМК управления и руководителям муниципальных архивов приходится своевременно решать вопросы обеспечения сохранности архивных документов преобразуемых муниципальных образований, в том числе их упорядочения, передачи на постоянное хранение в муниципальных архив, места дальнейшего хранения, вопросы фондирования.

В целях приведения в соответствии с требованиями Правил ЭПМК управления в 2007 году был изменен ранее имевший место порядок фондирования документов органов местного самоуправления. Решено продолжить формирование единых архивных фондов районных, городских, сельских Советов народных депутатов, действовавших по 1993 год, и их исполкомов, действовавших до 1992 года, новых представительных и исполнительных органов муниципальных образований, преобразовать их в объединенные архивных фонды, присвоив им наименование «Органы представительной и исполнительной власти муниципальных образований… района (города, сельсовета) Алтайского края». Фактически мы узаконили то фондирование, по которому пошло ЭПМК комитета по делам архивов администрации края в 90-ые годы, продолжив комплектовать фонды исполкомов и Советов документами новых органов власти. При этом документы представительных органов подлежали частичной переработке и выделению из описи, как выбывшие номера, и включению в отдельные описи (опись № 2), а документы исполнительных органов решено описывать в той описи, в которую они ранее были включены (опись № 1). В 2008 году была проведена работа по частичной переработке фондов, внесены изменения на титульные листы дел и в учетные документы.

Также было решено документы избирательных комиссий по выборам органов государственной власти, местного самоуправления, должностных лиц, по референдумам федерального и регионального уровней описывать с 2007 года в составе самостоятельного объединенного архивного фонда – «Избирательные комиссии по выборам органов государственной власти и должностных лиц Российской Федерации и Алтайского края, органов местного самоуправления и должностных лиц муниципального образования «… муниципальный район (городской округ), по проведению референдумов» или «Избирательные комиссии по выборам органов местного самоуправления и должностных лиц муниципального образования «…сельсовет»…района Алтайского края, по проведению референдумов». Документы будут включать в опись в хронологическом порядке, согласно времени проведения выборов.

Сейчас управление активно работает по уточнению перечня документов постоянного хранения, подлежащих передаче от контрольных органов муниципальных образований (контрольно счетные палаты, ревизионные комиссии и др.), а также вопросов их фондирования.

В связи с осуществлением с 1 января 2011 года полномочий по регистрационному учету граждан Российской Федерации только территориальными органами федерального органа исполнительной власти, уполномоченного на осуществление функций по контролю и надзору в сфере миграции (Федеральный закон от 25.12.2008 № 281 ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации»), в целях обеспечения сохранности архивных документов ЭПМК управления совместно с Управлением Федеральной миграционной службы по Алтайскому краю в году приняли решение об обеспечении сохранности домовых и похозяйственных книг, образовавшихся в деятельности сельских администраций. Органам местного самоуправления рекомендовано закрыть в делопроизводстве домовые книги для прописки граждан с 31.12.2010, провести их обработку и описание, обеспечить нормативные условия для сохранности домовых и похозяйственных книг в течение установленных сроков их хранения.

Что касается передачи управленческой документации на хранение в муниципальные архивы, то имеют место факты неполноты приема документов. В частности, не поступают на хранение для облегчения поиска документов книги регистрации организационно-распорядительных документов, которые были заведены еще в начале 90-х годов и не окончены делопроизводством. Мы рекомендуем ежегодно составлять перечни, чтобы избежать этих проблем. К сожалению, существуют и факты утраты документов постоянного хранения. Также управление в ряде муниципальных архивов сталкивается с низким качеством обработки документов, когда на хранение поступают черновики, документы с временным сроком хранения.

С 2007 года управление рекомендовало муниципальным архивам при наличии свободных площадей вести прием похозяйственных книг от сельских администраций, у которых истек 75-летний срок хранения. Здесь то же нужно отметить ряд проблем, связанных с плохим физическим состоянием документов, требующих реставрации, наличием затухающих текстов, необходимостью перепечатки описей дел.

Многие проблемы, связанные с сохранностью архивных документов органов местного самоуправления было бы легче решать, если бы этими вопросами занимались работники на освобожденной основе, а не лица, которым поручено архивное дело, как дополнительная обязанность. Но реалии таковы, что сейчас сокращают или понижают в должности заместителей глав, секретарей и других специалистов администраций различного уровня и спрашивать с них нормальную работу по архивным вопросам все труднее.

Таким образом, следует признать безусловную важность работы по совершенствованию делопроизводства, по качественному комплектованию муниципальных архивов документами органов местного самоуправления, чтобы муниципальные архивы стали историко-исследовательскими и культурными центрами на местах.

Нужно отметить, что увеличение списка комплектования муниципальных архивов за счет вновь созданных органов местного самоуправления существенно пополнит Архивный фонд Алтайского края управленческой документацией, образовавшейся в деятельности органов местного самоуправления. ЭПМК управления важно и впредь в оперативном режиме отслеживать процессы преобразования, изменения полномочий муниципальных образований в целях обеспечения сохранности важного комплекса документов, уточнять перечни документов, подлежащих передаче на постоянное хранение, или сроки хранения отдельных документов, откладывающихся в делопроизводстве органов местного самоуправления.

В.В. Антоненко Практика и перспективы комплектования краевого государственного бюджетного учреждения «Государственный архив Красноярского края» и муниципальных архивов Красноярского края Одним из главных направлений деятельности архивного агентства Красноярского края продолжает оставаться комплектование Государственного архива Красноярского края и муниципальных архивов (далее – архивные учреждения края) документами: образовавшихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций (далее – архивные документы);

частных организаций (далее – органы и организации);

документами личного происхождения. От того, насколько качественно и эффективно будет проводиться эта работа, зависит полнота источниковой базы изучения истории Красноярского края.

Всего источниками комплектования архивных учреждений края являются 2114 органов и организаций. Большую часть составляют государственные органы, органы местного самоуправления, государственные и муниципальные организации (более 90 %). В источниках комплектования архивных учреждений края хранится 687510 архивных дел, в том числе 545422 дела по личному составу. Процент упорядочения дел постоянного хранения составляет 85, дел по личному составу 86 %. 92 % источников комплектования в установленный законодательством срок передали документы Архивного фонда Российской Федерации на постоянное хранение в архивные учреждения края.

В деятельности архивных учреждений края по комплектованию документами государственных органов края, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций преобладают традиционные формы и методы работы. С теми источниками комплектования, на которые не действуют методы «убеждения и воспитания», прибегаем к помощи Среднесибирского управления Росохранкультуры, с которым установлено конструктивное взаимодействие в планировании и осуществлении совместных проверок.

Предписания данного Управления организации, как правило, выполняют или стараются выполнить. Данная совместная работа, очевидно, станет более эффективной, поскольку в связи с известными изменениями в Кодексе Российской Федерации об административных правонарушениях должностные лица этой федеральной структуры наделены полномочиями по составлению протоколов об административных правонарушениях в сфере архивного дела.

Взаимодействие архивных учреждений края со 146 (7%) частными организациями, общественными объединениями строится на основе договоров в рамках реализации части 7 статьи 3, части 4 статьи 18 и части 3 статьи 21 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Федеральный закон). В договорах прописываются все обязательства Сторон и главное, что эти организации соглашаются передавать свои документы безвозмездно в краевую или муниципальную собственность. Как правило, эти организации «выходят» из договоров только в случае ликвидации.

Экономическому и культурному развитию края способствовали наши выдающиеся земляки, в первую очередь ветераны Великой Отечественной войны 1941-1945 гг., труженики тыла, общественные и политические деятели, ученые, деятели культуры, из личных архивов которых совершенно безвозмездно поступили на вечное хранение в архивные учреждения края более 23 тыс. единиц хранения. Отраженные в документах личного происхождения отношения граждан к действительности, их моральный дух, социальная активность – лучшая оценка любого исторического явления. Работа по комплектованию архивных учреждений документами личного происхождения также строится на договорной основе.

Архивное агентство и архивные учреждения края по прежнему не прекращают свои отношения по вопросам комплектования архивными документами, образующихся в деятельности территориальных органов федеральных органов государственной власти, федеральных организаций, действующих в крае. Необходимо подчеркнуть, что Губернатор и Правительство Красноярского края с пониманием относятся к проблеме сохранения архивных документов вышеназванных органов и организаций и не запрещают архивному агентству края заключать соответствующие договоры в рамках реализации части 2 статьи 21 Федерального закона. Однако, на краевом уровне в договорах между архивным агентством и территориальными органами федеральных структур мы вынуждены в настоящее время оговаривать обязательства по приему документов на хранение в краевой государственный архив положением о том, что такой прием будет осуществляться только после ввода в эксплуатацию пристройки к действующему зданию краевого государственного архива. Все остальные обязательства в рамках договоров архивным агентством и краевым государственным архивом выполняются в полном объеме. Хотелось бы надеяться, что свои обязательства будут выполнять и территориальные органы и организации. Но, в основном получается так, что подписав договор и сообщив в федеральную структуру об установлении «тесного» сотрудничества» с архивным агентством края, там сразу же забывают о своих обязательствах по введению в действие номенклатур дел, формированию дел (постоянного хранения и по личному составу), их полному оформлению в соответствии с Правилами, составлению описей, соблюдению нормативных условий хранения, учета и т.д. И вновь работники архива ходят в качестве просителей. Хотелось бы более конструктивного сотрудничества.

На муниципальном уровне главы местных администраций также с пониманием относятся к данному вопросу и пока так же не запрещают муниципальным архивам взаимодействовать с федеральными структурами, в том числе по приему от них документов на хранение без договоров, так как в Федеральном законе прямого указания на это нет, а заключать договор в рамках общегражданского законодательства проблематично, так как Федеральный закон относится к административному законодательству. Учитывая, что муниципальные архивы не правомочны по Федеральному закону принимать на хранение документы федеральных структур, по нашему мнению, федеральные органы и организации не могут быть так же официальными источниками комплектования муниципальных архивов.

Вместе с тем, как долго такая «вольность» со стороны органов местного самоуправления и муниципальных архивных учреждений по взаимодействию в сфере архивного дела с федеральными органами, действующими в муниципальных образованиях, будет продолжаться, прогнозировать невозможно.

Может быть, до первого предписания органов прокуратуры или заключения аудиторов Счетной палаты Красноярского края о нецелевом расходовании финансовых средств местных бюджетов по хранению архивных документов федеральных органов.

Поэтому, сейчас остро не хватает Федерального закона о наделении субъектов Российской Федерации полномочиями по комплектованию, хранению, учету и использованию архивных документов территориальных органов, федеральных органов государственной власти и федеральных организаций, находящихся на территории субъектов Российской Федерации, с выделением необходимых для этого финансовых средств из федерального бюджета.

В рамках реализации части 2 статьи 10 Федерального закона на территории Красноярского края с 2007 года действует Закон Красноярского края от 06.12.2007 № 3- «О разграничении собственности на архивные документы, хранящиеся в муниципальных архивах края, и порядке передачи архивных документов, находящихся в государственной собственности края». Однако его нормы «сработали» только однажды, когда орган местного самоуправления вновь созданного Таймырского Долгано-Ненецкого муниципального района, в инициативном порядке безвозмездно принял в муниципальную собственность архивные документы, находившихся в государственной собственности Таймырского (Долгано-Ненецкого) автономного округа, поступивших после объединения с Красноярским краем в краевую собственность.

Органы местного самоуправления муниципальных районов и городских округов в большей степени заинтересованы получить соответствующие полномочия с субвенциями из краевого бюджета, чем безвозмездно принимать документы в муниципальную собственность.

Поэтому, в целях комплектования муниципальных архивов архивными документами образующимися в процессе деятельности краевых органов и организаций, действующих на территориях муниципальных образований края, на легитимной основе в соответствии с основными направлениями развития архивного дела в Красноярском крае на 2010 год архивным агентством во втором полугодии т.г. будет внесен на рассмотрение Правительства края проект закона Красноярского края «О наделении органов местного самоуправления муниципальных районов и городских округов отдельными государственными полномочиями по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных документов, относящихся к государственной собственности Красноярского края», вместе с методикой определения объема субвенций бюджетам муниципальных образований на осуществление вышеназванных государственных полномочий и другими необходимыми документами.

В.А. Девятловский Решение НМС СФО по теме: «Практика и перспективы комплектования государственных и муниципальных архивов в современных условиях»

1.3.1. Сообщения руководителей архивных органов и учреждений принять к сведению.

1.3.2. Направить усилия архивных органов и учреждений Сибирского федерального округа на расширение круга источников комплектования с целью создания наиболее объективной исторической картины развития общества.

1.3.3. Активизировать работу с негосударственными организациями по отбору документов на договорной основе, для включения их в состав архивных фондов субъектов Сибирского федерального округа.

1.3.4. Сохранять сложившуюся многолетнюю практику взаимодействия с территориальными федеральными органами государственной власти и федеральными организациями, с целью развития единых принципов формирования Архивного фонда Российской Федерации (по территориальному признаку).

1.3.5. Осуществлять работу по расширению состава и видового разнообразия архивных документов, в том числе усилить работу по формированию списков возможных держателей фондов личного происхождения.

1.3.6. Использовать новые технические средства и технологии для более эффективной организации работы по приему электронных документов с целью расширения способов предоставления архивных материалов и упрощения доступа пользователей к ним.

1.3.7. Считать одним из приоритетных направлений работы – разностороннее комплектование архивных фондов архивным органам и учреждениям Сибирского федерального округа, в том числе в результате инициативного документирования.

1.3.8. Усилить роль экспертно-проверочных комиссий уполномоченных органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации в Сибирском федеральном округе в области архивного дела по отбору документов, для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации.

1.3.9. Просить Росархив ускорить работу по подготовке отраслевых (ведомственных) перечней типовых документов образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков их хранения.

1.3.10. Организовать на базе интернет-портала Управления государственной архивной службы Новосибирской области отраслевой форум по архивному делу для оперативного обмена опытом в архивных учреждениях Сибирского федерального округа.

О статусе государственных архивов в Сибирском федеральном округе в связи с реформой организаций бюджетной сферы О правовом положении государственных и муниципальных архивов Кемеровской области Изучив закон от 08.05.2010 № 83 «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в связи с совершенствованием правового положения государственных (муниципальных) учреждений», архивное управление Кемеровской области о правовом положении государственных и муниципальных архивов Кемеровской области полагает следующее:

Автономная форма управления для архивов неприемлема, из за невозможности определить государственное задание, и из-за ценовой политики. Иными словами архивы работают бесплатно и не имеют спонсоров. То есть выжить в «автономии» смогут учреждения, которые имеют возможность хорошо заработать, в том числе на аренде собственных помещений, на привлечении спонсорских денег. Государство избавляется от ответственности за автономное учреждение.

Новый бюджетный тип управления тоже не для архивов. Здесь учреждения также работают по схеме государственного задания, остаются тендеры на реконструкцию и ремонт зданий, то есть бюджетный тип оставляет надежду на то, что большую ответственность будет нести государство. Но если денег в местной казне не хватит, то эти учреждения – можно теоретически обанкротить.

При накоплении долгов руководитель учреждения увольняется.

Учреждения не имеют права распоряжаться недвижимым или обособленным движимым имуществом, закрепленным за ним, а также имуществом, которое было приобретено за счет средств, выделенных учреждению на его покупку.

Для архивов считаем наиболее приемлемой казенную форму.

Статус казенного учреждения, по сути, совпадает с нынешним статусом бюджетного учреждения с дополнительным обязательством зачислять все дополнительные доходы в соответствующий бюджет.



Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 7 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.