авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:   || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 6 |
-- [ Страница 1 ] --

Одобрены

коллегией Главархива СССР

30 ноября 1983 года,

Приказ Главархива СССР

от 7 декабря 1983 г. N 352

ОСНОВНЫЕ ПРАВИЛА РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СССР ВВЕДЕНИЕ Советское социалистическое государство всегда проявляло и проявляет большую заботу о сохранении документальной памяти истории народа, считая эту деятельность своей важной общественно-политической функцией.

В стране создан Государственный архивный фонд СССР, являющийся собственностью государства, национальным достоянием всех трудящихся. В документах Государственного архивного фонда СССР нашли отражение все стороны общественной, социально-экономической, научной, культурной деятельности народа с древнейших времен до наших дней. Находящиеся в составе Государственного архивного фонда СССР архивные материалы - это документальные памятники истории, содержащие многоаспектную информацию об историческом опыте прошлого.

Для хранения Государственного архивного фонда СССР, а также постоянного пополнения и использования его в интересах коммунистического строительства образованы государственные архивы.

Государственные архивы являются специальными учреждениями, на которые возложены в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР и Положением о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, утвержденных Советом Министров СССР, важные государственные обязанности:

- государственное хранение документов Государственного архивного фонда СССР;

- государственный учет документов Государственного архивного фонда СССР;

- составление и развитие научно-справочного аппарата к документам Государственного архивного фонда СССР;

- комплектование Государственного архивного фонда СССР на основе экспертизы ценности новыми документами, имеющими политическое, народно-хозяйственное, научное, социально культурное или историческое значение;

- организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве;

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

- использование документов Государственного архивного фонда СССР в политических, народно-хозяйственных, научных, социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан;

- публикация в установленном порядке документов Государственного архивного фонда СССР;

- проведение научно-исследовательской работы в области архивоведения, документоведения, археографии;

- подбор, расстановка и воспитание кадров государственных архивов.

В своей практической деятельности государственные архивы руководствуются законодательством СССР, постановлениями Совета Министров СССР по архивному делу, приказами и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР, главных архивных управлений при советах министров союзных республик, архивных управлений и отделов при советах министров автономных республик, исполнительных комитетов советов народных депутатов краев, областей, городов, районов.

Основные задачи государственных архивов страны определены в Положении о Государственном архивном фонде СССР и в Положении о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, утвержденных Постановлением Совета Министров СССР от 4 апреля 1980 года *. В них дана всесторонняя характеристика Государственного архивного фонда СССР, являющегося национальным достоянием социалистического общества, определены состав и порядок хранения входящих в него документов, система учреждений государственной архивной службы СССР, органы, формы и методы управления архивным делом в стране.

------------------------------- * Собрание постановлений Правительства СССР, 1980, N 10, ст. 71.

С учетом новых требований, вытекающих из вышеуказанных правительственных актов, Главархив СССР разработал (1982 г.) типовые положения о государственных архивах, в которых определен их статус, задачи, функции и права.

Государственные архивы, составляющие основу государственной архивной службы СССР, осуществляют огромный объем архивной работы, обеспечивают выполнение государственных планов развития архивного дела, вносят значительный вклад в дальнейший подъем архивного строительства в условиях развитого социалистического общества.

Основным нормативно-методическим документом, содействующим успешному и эффективному выполнению возложенных на государственные архивы задач и функций, являются Правила работы государственных архивов.

Настоящие Правила работы государственных архивов подготовлены на основе творческой переработки ранее действовавших Правил, изучения и обобщения накопленного опыта архивной работы в современных условиях, с учетом требований, предъявляемых к учреждениям государственной архивной службы страны в новых Положениях о Государственном архивном фонде СССР и о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, а также Закона СССР "Об охране и использовании памятников истории и культуры".

Правила работы государственных архивов всецело базируются на ленинских принципах социалистического архивного строительства, в них учтены достижения советского архивоведения, документоведения и археографии в области разработки проблем советского архивного дела.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

В Правилах изложены требования, единые и обязательные по отношению ко всем государственным архивам. Ими закрепляется единство требований по обеспечению сохранности документов, их государственному учету, комплектованию и экспертизе ценности документов, использованию документов в интересах коммунистического строительства. Вместе с тем, Правила создают возможность для совершенствования методов и технологии проведения тех или иных видов работ с учетом использования передового опыта.

Настоящие Правила имеют следующую структуру разделов, раскрывающих основную деятельность государственных архивов.

В 1-м разделе изложены вопросы классификации документов ГАФ СССР начиная от общих вопросов распределения документов по архивам и кончая их классификацией и систематизацией в пределах архивного фонда. Вопросы фондирования документов в соответствии с современными научными представлениями рассматриваются как часть классификации документов ГАФ СССР.

Учитывая, что эти вопросы учреждениями государственной архивной службы в основном решены и чтобы не ориентировать архивы на трудоемкую работу по исправлению отдельных неточностей фондирования, связанную с пересоставлением описей и многих учетных документов, Правилами допускается конкретный подход в решении вопросов фондирования, с обязательным отражением в архивных справочниках сведений, необходимых для поиска документов.

Обеспечение сохранности документов отражено во 2-м разделе с позиций современных научных представлений об этой комплексной проблеме, включающей в себя решение архивных, технических и естественнонаучных вопросов. В разделе изложены общие требования к созданию оптимальных условий хранения документов, к выдаче документов из архивохранилища, к работе по проверке наличия и состояния документов и созданию страхового фонда особо ценных документов. В Правилах не рассматриваются те вопросы обеспечения сохранности документов, которые относятся к компетенции специализированных лабораторий: работа по специальной обработке документов (реставрация, консервация, биозащита), по воспроизведению документов на новых носителях и некоторым другим техническим аспектам работы.

В 3-м и 4-м разделах рассматриваются вопросы государственного учета документов Государственного архивного фонда СССР, составление и развитие научно-справочного аппарата к ним. Существенные уточнения касаются работы государственных архивов по усовершенствованию и переработке описей, подготовке архивных справочников к изданию.

Современные требования к работе государственных архивов в области комплектования и экспертизы ценности документов изложены в 5-м разделе Правил.

В 6-м разделе освещаются вопросы организационно-методического руководства и контроля за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий.

Раздел 7-й Правил посвящен вопросам организации использования документов, научно публикационной деятельности государственных архивов. Их задачи, как это предусматривается положениями о ГАФ СССР и Главархиве СССР, заключаются в информировании органов государственной власти и управления, иных заинтересованных государственных и общественных организаций о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, в исполнении их запросов, в предоставлении документов для изучения в читальных залах архивов, в организации выставок документов, в публикации документов и т.д.

В 8-м разделе Правил в соответствии с современными требованиями изложены основные положения ведения научно-исследовательской и методической работы, которую в государственных архивах осуществляет научно-руководящий состав, старшие и младшие научные сотрудники и другие Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

специалисты в области архивоведения, документоведения, археографии согласно действующим квалификационным требованиям. Учитывая, что научная работа является функцией государственных архивов, а не управленческих органов (архивных управлений и отделов), рекомендуется создание научных (научно-технических) советов, как правило, в государственных архивах.

В последнем разделе рассматриваются вопросы организации работы государственного архива управление, планирование, работа с кадрами, организация труда.

Следует учитывать, что в Правилах ряд направлений работы архивов изложен сжато, поскольку более детальные инструкции и рекомендации будут даны позднее, по завершении их научной разработки. Это относится, в частности, к вопросам организации учета использования различных категорий документов ГАФ СССР;

организации работ, связанных с автоматизацией информационного поиска;

к созданию страхового фонда копий особо ценных документов на базе применения новых технических средств и фонда пользования;

работе с машиночитаемыми документами;

фондированию некоторых групп документов и ряду других работ в государственных архивах.

В Правилах не излагаются вопросы научно-технической обработки документов, поскольку государственные архивы комплектуются, как правило, упорядоченными документами, имеющими описи, составленные в министерствах, ведомствах, учреждениях, организациях и на предприятиях.

Необходимый минимум требований к описанию документов, осуществляемому государственными архивами в процессе усовершенствования и переработки описей, изложен в соответствующих пунктах Правил, посвященных вопросам создания и развития научно-справочного аппарата.

Подразделения государственных архивов, ведущие на договорных началах оказание помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности и упорядочению документов, должны руководствоваться Правилами работы ведомственных архивов с учетом требований по упорядочению профильной документации, изложенных в настоящих Правилах.

Новые Правила не отменяют изданных в последние годы инструкций и указаний, посвященных отдельным направлениям работы государственных архивов, а также различных пособий рекомендательного характера, список которых дан в Приложении. Их следует применять с учетом требований, изложенных в настоящих Правилах.

К Правилам приложены обязательные формы документации, применяемые в архивном деле, структура формуляров которых определена с учетом современных требований к унификации документов. Учитывая наличие сложившихся и оправдавших себя на практике форм многих учетных и других документов, в них внесены лишь минимально необходимые изменения. С введением в действие настоящих Правил не требуется переработка документов, составленных по ранее действующим формам. Формы некоторых документов, в том числе планово-отчетной документации, ведение которых предусмотрено Правилами, не приложены. Они будут введены позднее, после их разработки.

В Правилах применяется современная терминология, установленная соответствующими государственными стандартами и предусмотренная "Словарем современной архивной терминологии социалистических стран" (выпуск 1, М., 1982). В некоторых случаях сделаны отдельные отступления.

Учитывая, что во многих государственных архивах существуют архивохранилища в качестве структурных подразделений архива, этот термин употребляется в Правилах именно в этом смысле, а для обозначения специально оборудованного помещения, предназначенного для хранения архивных документов, применяется термин "хранилище". Термин "дело" применяется в Правилах как вид более общего понятия "единица хранения" по отношению к делопроизводственным управленческим письменным документам.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Правила обязательны для всех государственных архивов, входящих в государственную архивную службу СССР, а также распространяются на соответствующие отраслевые государственные фонды и архивы министерств, ведомств СССР и организаций, осуществляющих государственное хранение соответствующих документов ГАФ СССР (архивы системы Академии наук СССР и академий наук союзных республик, Министерства иностранных дел СССР, музеи и библиотеки Министерства культуры СССР и др.).

Государственные архивы, хранящие научно-техническую и кинофотофонодокументацию, должны пользоваться настоящими Правилами в вопросах организации планирования, отчетности, организации труда, научно-исследовательской и методической работы, публикационной деятельности и работы с делопроизводственными управленческими письменными документами. В других вопросах они руководствуются Правилами работы архивов с кинофотофонодокументами и с научно-технической документацией.

Подготовка новых Правил осуществлена под руководством Главархива СССР специалистами ВНИИДАД с участием работников НИЦТД СССР, центральных государственных архивов СССР, Главархива РСФСР, Главархива УССР, Главархива Узбекской ССР, Главархива Казахской ССР, Главархива Азербайджанской ССР, Главархива Литовской ССР, Главархива Армянской ССР, Московского государственного историко-архивного института.

Раздел 1. КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР 1.01. Государственный архивный фонд СССР (ГАФ СССР) представляет собой совокупность принадлежащих Советскому государству документов, имеющих политическое, народно хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

ГАФ СССР образован в целях централизованного учета, хранения и использования документов.

ГАФ СССР находится в ведении Главного архивного управления при Совете Министров СССР (Главархива СССР).

1.02. Документы ГАФ СССР - подлинники или заменяющие их копии, независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации, подлежат постоянному государственному хранению в государственных архивах, отраслевых государственных фондах и в других ведомственных архивах в соответствии с Положением о Государственном архивном фонде СССР.

1.03. Для постоянного государственного хранения документов ГАФ СССР образована сеть государственных архивов, состоящая из центральных государственных архивов СССР;

центральных государственных архивов (и их филиалов) союзных и автономных республик;

государственных архивов (и их филиалов) краев и областей;

государственных архивов автономных областей и автономных округов, районов и городов.

Для временного государственного хранения документов ГАФ СССР образованы государственные районные и городские архивы с переменным составом документов.

1.04. До передачи на государственное хранение документы ГАФ СССР хранятся в ведомственных архивах или в выполняющих их функции других структурных подразделениях Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

министерств, ведомств, центральных органов общественных организаций, учреждений, организаций, предприятий *.

------------------------------- * В дальнейшем вместо слов "министерство, ведомство, центральный орган общественной организации, учреждения, организации, предприятия", как правило, употребляется слово "учреждение".

Министерства, ведомства, центральные органы общественных организаций обеспечивают своевременную подготовку и передачу на государственное хранение документов ГАФ СССР, образующихся в их деятельности и в деятельности подведомственных им учреждений, организаций, предприятий.

1.05. Основой научной организации документов ГАФ СССР является их классификация.

Основной классификационной и учетной единицей документов ГАФ СССР является архивный фонд (см. п. 1.2.3), который дроблению не подлежит. Принцип недробимости архивного фонда исключает разделение документов одного архивного фонда между несколькими государственными архивами.

1.06. Классификация документов ГАФ СССР осуществляется:

- в пределах ГАФ СССР в целом;

- в пределах государственного архива;

- в пределах архивного фонда.

Признаки классификации документов 1.07. Классификация документов ГАФ СССР строится на основе следующих признаков:

- принадлежности документов к историческим эпохам (эпохе социализма или эпохам феодализма и капитализма);

- принадлежности документов к комплексам, имеющим общесоюзное, республиканское (для союзных и автономных республик) и местное значение;

- принадлежности документов к определенным административно-территориальным единицам (краям, областям, районам);

- принадлежности документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;

- принадлежности документов к составу документации данного фондообразователя (см. п. 1.2.5);

- способа и техники закрепления информации.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

1.1. Классификация документов в пределах ГАФ СССР 1.1.1. Под классификацией документов в пределах ГАФ СССР понимается их научная группировка в соответствии с вышеуказанными признаками, определяющая организацию сети государственных архивов СССР и их профили.

Принадлежность документов к историческим эпохам 1.1.2. К документам эпохи социализма относятся документы гражданских и военных учреждений, воинских частей и соединений Союза советских социалистических республик.

1.1.3. К документам эпох феодализма и капитализма относятся документы гражданских и военных учреждений, воинских частей и соединений Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики (период Временного правительства) и всех других государственных образований, вошедших в их состав, буржуазных республик Прибалтики, а также другие документы, отложившиеся до установления Советской власти на территориях, вошедших в состав СССР.

1.1.4. Документы, отложившиеся в результате деятельности государственных, общественных, политических и военных деятелей, деятелей народного хозяйства, науки и культуры, относятся к той или иной эпохе в зависимости от их конкретного содержания и хронологических рамок, а также от того, в какой эпохе протекала вся или большая часть деятельности данного лица.

1.1.5. Документы эпохи социализма хранятся отдельно от документов эпох феодализма и капитализма. Обособленное хранение документов обеспечивается организацией сети архивов, их структурой и группировкой документов по архивным фондам.

Принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского и местного значения 1.1.6. К комплексам документов общесоюзного значения относятся: фонды высших органов власти и управления, центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Союза ССР;

фонды центральных гражданских и военных учреждений, частей и соединений армии и флота Русского государства, Российской империи, Российской буржуазной республики, а также документы контрреволюционных правительств периода гражданской войны и иностранной военной интервенции, притязавших на государственную власть во всероссийском масштабе.

К комплексам документов общесоюзного значения могут быть отнесены также фонды республиканских и местных учреждений (независимо от времени их существования), если документы этих фондов по своему содержанию представляют особый интерес для изучения истории народов СССР или использования их в народно-хозяйственных и других целях в общесоюзном масштабе.

1.1.7. К комплексам документов республиканского значения относятся: фонды высших органов Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

власти и центральных учреждений советских (союзных, автономных) и народных республик;

фонды центральных гражданских и военных учреждений, действовавших на территории, входящей в состав республики, и образованных местными буржуазными и контрреволюционными правительствами;

фонды местных учреждений эпох феодализма и капитализма, распространявших свою компетенцию на всю или значительную часть территории республики.

К комплексам документов республиканского значения относятся также фонды учреждений союзного (республиканского) подчинения, если содержание их документов отражает, главным образом, историю той или иной республики, а также фонды местных учреждений (независимо от времени их существования), если документы этих фондов представляют особый интерес для изучения истории союзной (автономной) республики или для использования их в практических целях в республиканском масштабе.

1.1.8. К комплексам документов местного значения относятся фонды губернских, уездных, волостных, областных, краевых, окружных, районных, городских, сельских, поселковых и других учреждений, действующих (действовавших) на территории края, области, округа, района в их современных границах, если документы этих учреждений не отнесены к комплексам союзного или республиканского значения.

1.1.9. Отнесение документов ГАФ СССР к документам, имеющим общесоюзное значение, осуществляется Главным архивным управлением при Совете Министров СССР, а к документам, имеющим республиканское и местное значение, - главными и архивными управлениями при советах министров союзных республик.

Принадлежность документов к административно-территориальным единицам 1.1.10. На основе классификационного признака принадлежности документов к административно-территориальным единицам осуществляется распределение документов между республиканскими, краевыми, областными и другими архивами и их филиалами.

Принадлежность документов к отраслям государственной и общественной деятельности 1.1.11. На основе классификационного признака принадлежности документов к отраслям деятельности осуществляется организация (в случае необходимости) крупных комплексов документов. Этот признак используется при создании государственных архивов, отраслевых государственных фондов.

Способ и техника закрепления информации Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

1.1.12. На основе классификационного признака способа и техники закрепления информации осуществляется организация научно-технической документации, кинофотофонодокументов и другой специальной документации. Этот признак используется при создании соответствующих специальных архивов (или отделов государственных архивов).

Распределение документов между государственными архивами 1.1.13. Фонды общесоюзного значения хранятся в центральных государственных архивах СССР;

фонды республиканского значения - в центральных государственных архивах союзных и автономных республик;

фонды местного значения - в филиалах центральных архивов союзных и автономных республик, в архивах краев, областей и их филиалах, в архивах автономных областей, автономных округов, районов и городов.

1.1.14. Фонды республиканского и местного значения распределяются по архивам следующим образом:

а) фонды местных административных, судебных и других учреждений Российской империи, созданных для управления народами национальных окраин, хранятся в архивах той союзной республики, в состав которой входит территория бывшей национальной окраины;

б) фонды органов управления специальных округов, районов, участков (судебных, горных, путей сообщения, учебных и других), упраздненных и существующих, хранятся в архивах той союзной республики, на территории которой находился (находится) центр округа, района, участка;

в) фонды административно-хозяйственных учреждений, распространявших (распространяющих) свою деятельность на территорию нескольких республик, хранятся в архивах той союзной республики, на территории которой находилось (находится) учреждение;

г) фонды промышленных, торговых и иных предприятий, научных и учебных учреждений хранятся в архивах той союзной республики, на территории которой находились (находятся) предприятия и учреждения;

д) фонды представительств высших органов власти и управления союзных республик при Правительстве СССР и автономных республик при правительствах союзных республик хранятся в архивах республики, которую представляли (представляют) представительства.

1.1.15. Фонды республиканского и местного значения, образовавшиеся на территории упраздненных административно-территориальных единиц, распределяются по архивам следующим образом:

а) фонды высших органов государственной власти и центральных органов управления, суда и прокуратуры советских и народных республик, а также федераций советских республик хранятся в архивах тех республик, на территории которых находились центры упраздненных республик или федераций;

б) фонды органов власти и управления, суда и прокуратуры губернии, края, области, уезда, волости, района и т.д., распространявших свою деятельность на всю территорию административно территориальной единицы, хранятся в архивах республик, на территории которых находились центры упраздненных административно-территориальных единиц;

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

г) фонды административных и хозяйственных учреждений, суда и прокуратуры, распространявших свою деятельность на всю территорию генерал-губернаторств или наместничеств, которая вошла в состав одной союзной республики, хранятся в архивах этой республики;

д) фонды административных, судебных и других учреждений, распространявших свою деятельность на территории, которые вошли в состав нескольких республик, хранятся в архивах республик, где находились центры упраздненных административно-территориальных единиц, кроме фондов, указанных в п. 1.1.14 "а" настоящих Правил;

е) фонды общественных организаций, промышленных, торговых и иных предприятий, учебных заведений, научных и других учреждений, находившихся на территории упраздненных административно-территориальных единиц, хранятся в архивах республик по местонахождению фондообразователей, за исключением фондов, указанных в п. 1.1.14 "в" настоящих Правил;

1.1.16. При образовании республики, края, области, округа в их архивы передаются фонды республиканского и местного значения, сложившиеся в процессе деятельности учреждений, которые действовали (действуют) на территории вновь созданной республики, края, области, округа.

В случае частичной или полной передачи территории современных районов и сельских Советов из состава одной союзной (автономной) республики, края, области, округа в состав других республик, краев, областей, округов фонды учреждений, находившихся на переданной территории, также передаются в соответствующие архивы.

По решению главархивов союзных республик, согласованному с Главархивом СССР, документы республиканского и местного значения периода феодализма и капитализма, а также документы, образовавшиеся в процессе деятельности ликвидированных советских учреждений, могут не передаваться в архивы вновь созданных краев и областей.

1.2. Классификация документов в пределах архива 1.2.1. Под классификацией документов в пределах архива понимается их группировка по архивным фондам и коллекциям. Практическое осуществление классификации документов по архивным фондам называется фондированием. Фондирование состоит из определения (уточнения) фондовой принадлежности документов и хронологических границ документов фондов, формирования архивных фондов (объединенных архивных фондов, коллекций - см. п. 1.2.3).

1.2.2. Весь комплекс документов, образующийся в деятельности учреждения (общественной организации, предприятия, воинской части, корабля военного или торгового флота) или отдельного лица (семьи, рода), составляет его документальный фонд.

Учреждение (или лицо), образующее в процессе своей деятельности документальный фонд, называется фондообразователем.

Признаком самостоятельности учреждения-фондообразователя является его функциональная (организационная) обособленность. Для такого учреждения характерно наличие правового акта о его образовании, компетенции, задачах, порядке деятельности (закона, указа, декрета, постановления, приказа, положения, устава и т.п.);

самостоятельного баланса (сметы) и расчетного счета в банке;

штатного расписания;

гербовой печати, собственных бланков и т.д.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

1.2.3. Часть документального фонда учреждения или лица, имеющая политическое, народно хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение, составляет архивный фонд и подлежит государственному хранению.

Видами архивного фонда являются: архивный фонд учреждения, архивный фонд личного происхождения, объединенный архивный фонд. К архивному фонду приравнивается архивная коллекция.

Архивным фондом учреждения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности одного учреждения.

Архивным фондом личного происхождения называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в процессе жизни и деятельности отдельного лица, семьи, рода.

Объединенным архивным фондом называется архивный фонд, состоящий из документов, образовавшихся в деятельности двух или более фондообразователей, имевших (имеющих) между собой исторически и (или) логически обусловленные связи (однородность целевого назначения, подчиненность, единство объекта и времени деятельности, единство местонахождения и др., для лиц - родственные, профессиональные, творческие отношения).

Архивной коллекцией называется совокупность отдельных документов различного происхождения, объединенных по одному или нескольким признакам (тематическому, номинальному, объектному, авторскому, хронологическому и др.).

1.2.4. Работа по фондированию документов осуществляется:

- в делопроизводстве учреждений, в процессе формирования дел на основе номенклатур и отбора документов структурных подразделений для постоянного хранения;

- в ведомственных архивах при отборе документов для передачи в государственные архивы;

- в государственных архивах при необходимости создания объединенных архивных фондов и архивных коллекций, исправлении ошибок фондирования, описании документов, переработке описей.

Определение фондовой принадлежности документов, образование архивного фонда 1.2.5. Определение фондовой принадлежности документов заключается в правильном отнесении их к фонду соответствующего учреждения или лица. Эта работа проводится на основе изучения документов и определения их принадлежности к составу документации того или иного фондообразователя.

Входящие документы относятся к фонду того учреждения, которым они получены;

фондовая принадлежность их определяется по адресату, оттиску регистрационного штампа, содержанию документов, отражающему функции и вопросы деятельности учреждения, по резолюциям и пометам о направлении документов на исполнение.

Копии исходящих документов (отпуска) относятся к фонду того учреждения, которое является автором документов;

фондовая принадлежность их определяется по подписям, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

делопроизводственным пометам и по содержанию документов.

Документы внутреннего обращения относятся к фонду того учреждения, которым они составлены;

фондовая принадлежность их, как правило, определяется по названию учреждения, которое указано в документе, по подписи автора.

1.2.6. Документы учреждения и его первичных общественных организаций (профсоюзных, спортивных и др.) фондируются вместе.

1.2.7. Дела, которые велись последовательно в двух учреждениях, включаются в состав архивного фонда того учреждения, в котором они были закончены производством. В случае ликвидации учреждения с передачей его функций вновь созданному учреждению, законченные производством дела включаются в фонд учреждения-предшественника, а незаконченные дела, переданные для окончания производством учреждению-преемнику, включаются в фонд последнего.

1.2.8. В тех случаях, когда среди документов одного архивного фонда будут обнаружены ошибочно включенные документы других фондов, они должны быть выделены и присоединены к документам тех фондов, к которым они относятся.

1.2.9. При определении фондовой принадлежности документов личного происхождения изучается их текст, обращения в письмах (обозначения адресатов), подписи, упоминания разных лиц, почерк и т.д.

Из фондов личного происхождения подлежат передаче в соответствующие фонды делопроизводственные документы государственных учреждений. Эти документы могут быть оставлены в фонде, если фонды, в которые они должны быть переданы, отсутствуют в архиве, или если эти документы вошли в широкий научный оборот и их передача в другие фонды затруднит использование.

1.2.10. Каждому архивному фонду учреждения присваивается официальное название соответствующего фондообразователя (полное и сокращенное) со всеми его переименованиями в хронологической последовательности (см. п. 3.13).

Образование объединенных архивных фондов 1.2.11. Объединенные архивные фонды могут быть сформированы из документов:

- однородных по целевому назначению и функциям одноименных учреждений, действовавших на определенной территории.

Примеры: Производственные колхозно-совхозные управления. Машинно-тракторные станции;

- руководящего органа и подчиненных ему учреждений, действовавших на определенной территории.

Пример: Управление строительства Нурекской ГЭС и подчиненные ему учреждения;

- учреждений, связанных между собой объектом деятельности.

Пример: Управление железной дороги и его конторы;

- органов государственной власти и управления и состоящих при них учреждений и Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

организаций.

Пример: Райисполком и его отделы;

- последовательно сменявших друг друга учреждений, если функции предшественников полностью или частично передавались их преемникам.

Пример: Сменявшие друг друга центральные органы управления мясомолочной, рыбной промышленности, продовольственных товаров Латвийской ССР;

- двух или нескольких фондов личного происхождения, если фондообразователи связаны между собой близкими родственными, профессиональными, творческими отношениями.

Примеры: Вяземские П.А., П.П. и др.;

Ильф (Файнзильберг) И.А. и Петров (Катаев) Е.П.

1.2.12. Образование объединенных архивных фондов включает в себя перешифровку единиц хранения (изменение номеров фонда, описи), составление соответствующих учетных документов, размещение материалов объединенного фонда в одном месте хранилища, пересистематизацию описей и дел (при необходимости).

1.2.13. Название объединенного архивного фонда может состоять из обобщенного названия включенных в него фондов, из названия руководящего учреждения и обобщенного названия подчиненных ему учреждений. Конкретные названия всех учреждений, документы которых вошли в объединенный архивный фонд, приводятся в учетных документах (см. п. 3.13).

Образование архивных коллекций 1.2.14. Архивные коллекции поступают в государственный архив в виде уже сложившихся комплексов или образуются в архиве из отдельных, разрозненных документов с целью создания благоприятных условий для их всестороннего использования.

1.2.15. Если документы архивных коллекций без ущерба для использования можно распределить по соответствующим архивным фондам, то они расформировываются. Исторически сложившиеся архивные коллекции, вошедшие в широкий научный оборот, расформированию не подлежат.

1.2.16. В названии архивной коллекции отражается признак (признаки) объединения документов, а в случае необходимости - ее составитель (лицо, учреждение, в том числе государственный архив).

Определение хронологических границ архивных фондов и крайних дат документов фондов 1.2.17. Хронологическими границами архивного фонда учреждения являются официальные даты образования и ликвидации учреждения;

архивного фонда личного происхождения - даты рождения и смерти отдельного лица, членов семьи или рода;

объединенного архивного фонда - даты образования и ликвидации наиболее раннего и наиболее позднего по времени деятельности Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

учреждений, документы которых вошли в состав фонда;

архивной коллекции - даты самого раннего и позднего документа.

Крайними датами документов фонда являются даты наиболее раннего и наиболее позднего из документов, входящих в его состав. Они могут не совпадать с крайними датами деятельности фондообразователя, если по каким-либо причинам отсутствуют документы начального или завершающего этапов деятельности учреждения или если в фонд учреждения передаются для завершения производством дела учреждения-предшественника и т.д.

Крайние даты документов фонда личного происхождения могут быть расширены за счет документов, связанных с откликами на смерть фондообразователя, с посмертным изданием его произведений, с проведением мероприятий, которыми отмечаются юбилейные даты.

Определение хронологических границ архивных фондов в связи с изменением государственной принадлежности учреждений-фондообразователей, их преобразованием 1.2.18. Документы органов государственной власти и государственного управления, воинских частей, соединений и учреждений армии и флота, других учреждений, созданных Русским государством, Российской империей и всеми другими государственными образованиями, входившими в состав империи до Февральской буржуазно-демократической революции в России (не подвергшихся коренным преобразованиям), с момента их образования до ликвидации составляют единые архивные фонды.

1.2.19. Документы органов власти и управления, воинских частей и соединений, созданных Временным правительством Российской буржуазной республики, правительствами буржуазных государств на территориях, вошедших в состав СССР, контрреволюционными правительствами периода гражданской войны и иностранной военной интервенции и немецко-фашистскими оккупационными властями в период Великой Отечественной войны 1941 - 1945 гг., составляют отдельные архивные фонды.

Документы учреждений Российской империи и других государственных образований, использованных указанными выше правительствами в качестве готового аппарата власти и управления, составляют единые архивные фонды. Документы учреждений буржуазных государств, существовавших на территориях, вошедших в состав СССР в 1939 - 1940 гг. и восстановленных немецко-фашистскими оккупационными властями, составляют единые архивные фонды.

1.2.20. Документы органов государственной власти и управления, а также воинских частей и соединений Красной Армии и Флота, созданных в результате победы Великой Октябрьской социалистической революции и слома буржуазно-помещичьего государственного аппарата и армии, составляют отдельные архивные фонды.

Документы органов управления и самоуправления, армии и флота буржуазного государства, продолжавших действовать после установления Советской власти до их окончательной ликвидации, составляют единые архивные фонды.

1.2.21. В случае образования союзной или автономной республики документы вновь созданных органов государственной власти и государственного управления и руководящих органов Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

общественных организаций составляют новые архивные фонды. Документы местных органов власти и управления составляют единые архивные фонды.

1.2.22. Документы промышленных, кредитных, научных, учебных и т.п. предприятий и учреждений, общественных (политических, культурных, научных, религиозных и др.) организаций буржуазного (или феодального) государства за весь период их деятельности до национализации, реорганизации или конфискации Советской властью составляют единые архивные фонды.

Документы советских социалистических предприятий, банков, научных учреждений, учебных заведений, образованных на базе конфискованных и национализированных Советской властью капиталистических предприятий, банков, синдикатов, иностранных концессий и пр., а также реорганизованных общественных организаций, с момента их конфискации, национализации, реорганизации, составляют новые архивные фонды.

1.2.23. Документы промышленных, торговых, учебных и т.п. учреждений, существовавших до Великой Октябрьской социалистической революции, а затем восстановленных контрреволюционными властями в период гражданской войны и иностранной военной интервенции на временно захваченной территории, составляют единые архивные фонды.

Документы промышленных, торговых, учебных и т.п. учреждений, существовавших в буржуазный период на территории до включения ее в состав СССР в 1939 - 1940 гг. и восстановленных немецко-фашистскими оккупационными властями во время Великой Отечественной войны, составляют единые архивные фонды.

Документы промышленных, торговых, учебных и т.п. учреждений, созданных немецко фашистскими оккупационными властями в период Великой Отечественной войны на оккупированной части территории СССР (в границах ее до 1939 г.), составляют отдельные архивные фонды.

Определение хронологических границ архивных фондов в связи с введением или изменением административно-территориального деления 1.2.24. При введении нового административно-территориального деления документы вновь образованных местных советских органов власти и органов управления составляют новые архивные фонды.

1.2.25. Если при изменении границ республик или административно-территориальных единиц (губерний, краев, областей и т.п.) сохраняются входившие в их состав более мелкие единицы (округа, уезды, районы, волости, аймаки, территории сельсоветов и т.п.), то документы их органов власти и органов управления составляют единые архивные фонды.

1.2.26. При переименовании или преобразовании административно-территориальной единицы (из уезда в район, из области в губернию и т.п.) без изменения ее внутреннего деления (уезда с волостным делением, преобразованного в район с волостным делением;

области с уездным делением, преобразованной в губернию с уездным делением и т.д.) документы органов власти и органов управления до и после переименования или преобразования являются едиными архивными фондами.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

1.2.27. Документы органов государственной власти и органов государственного управления (в том числе - самоуправления) города, поселка, села и других населенных пунктов за все время их существования независимо от изменений административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.

1.2.28. Документы территориальных объединений общественных организаций (профессиональных, научных, культурно-просветительных, спортивных и др.) и органов их управления до и после введения или изменения административно-территориального деления фондируются так же, как документы органов государственной власти и государственного управления.

1.2.29. Документы промышленных предприятий, банковских, хозяйственных, культурных, медицинских учреждений, учебных заведений, колхозов, совхозов и т.п. до и после изменения административно-территориального деления составляют единые архивные фонды.

1.2.30. Документы органов административно-хозяйственного управления специальных ведомственных округов, отделений, районов, участков (военных, горных, путей сообщения, почтовых, учебных и др.), образование и ликвидация которых не зависит от изменения административно-территориального деления, составляют единые архивные фонды.

Определение хронологических границ архивных фондов в связи с реорганизацией учреждений-фондообразователей 1.2.31. Документы учреждений, временно прекративших свою деятельность вследствие ликвидации, объединения, разделения или в результате войн и стихийных бедствий, а затем восстановленных с теми же функциями, являются едиными архивными фондами.

1.2.32. Документы учреждения, образованного с тем же названием, под которым существовало ликвидированное ранее учреждение, или с несколько измененным названием, составляют новый архивный фонд, если учреждение получило функции, отличные от функций ликвидированного учреждения.

Пример: Документы Министерства рыбной промышленности СССР, существовавшего до г., и документы Министерства рыбного хозяйства СССР, созданного в 1965 г., составляют разные архивные фонды.

1.2.33. При ликвидации учреждения с передачей всех или части его функций одному или нескольким вновь созданным учреждениям документы каждого учреждения составляют отдельные архивные фонды.

Пример: В связи с разделением в январе 1939 г. Народного Комиссариата тяжелой промышленности СССР на шесть народных комиссариатов (топливной промышленности, электростанций и электропромышленности, черной металлургии, цветной металлургии, химической промышленности, промышленности строительных материалов) документы вновь созданных комиссариатов составляют новые архивные фонды.

1.2.34. Переименование учреждения или частичное изменение его названия, передача его из одного ведомства в другое, изменение подчиненности учреждения внутри ведомства, его Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

местонахождения, структуры, не сопровождавшиеся изменениями первоначальных функций, не является основанием для разделения его документов на разные архивные фонды.

1.2.35. Расширение или сужение круга ведения, объема прав или территориальных границ деятельности учреждения без изменения его первоначального назначения и положения в данной ведомственной или административно-территориальной системе (центральное, краевое, областное, губернское и т.п.) не является основанием для разделения его документов на разные архивные фонды.

Пример: Единый архивный фонд составляют документы Ленинградского областного исполнительного комитета до и после выделения из территории Ленинградской области новых областей (Новгородской и Псковской).

1.2.36. Выделение из учреждения одного или нескольких новых учреждений с передачей им ряда функций первого не является основанием для разделения его материалов на два (или несколько) архивных фонда.

Пример: Документы Министерства сельского хозяйства РСФСР до и после 1972 г., когда функция по руководству совхозами была передана вновь образованному Министерству совхозов РСФСР (1972 - 1975 гг.), а также после 1975 г. (объединения этих министерств в Министерство сельского хозяйства РСФСР) составляют один архивный фонд.

1.2.37. Если учреждение, эвакуированное во время войны или стихийных бедствий, временно продолжало свою деятельность в пункте эвакуации, а затем было реэвакуировано, то его документы составляют единый архивный фонд.

Если эвакуированное учреждение не было реэвакуировано, а восстановлено на прежнем месте его нахождения, то документы учреждения до его эвакуации и после восстановления составляют единый архивный фонд. Документы учреждения, действующего по месту эвакуации, составляют новый архивный фонд с момента эвакуации.


1.2.38. При формировании новой воинской части (соединения) с присвоением ей номера или названия, под которым раньше существовала другая часть (соединение), ее документы образуют новый архивный фонд.

Документы воинской части (соединения) одного рода войск, преобразованной в часть (соединение) другого рода войск с переменой или без перемены номера, а также документы воинской части (соединения), созданной на базе ранее существовавших учреждений или учебного заведения, составляют новые архивные фонды.

Развертывание воинской части в соединение и, наоборот, свертывание соединения в часть является причиной создания из их документов новых архивных фондов.

Развертывание более мелкой воинской части в более крупную (отдельного батальона в полк) или свертывание более крупной воинской части в более мелкую (отдельного батальона в роту) без изменения рода войск не является причиной создания из их документов новых архивных фондов.

Деление архивных фондов на категории 1.2.39. Архивные фонды (их обособленные части) в зависимости от их информационной значимости условно подразделяются на три категории. Делению на категории подлежат архивные фонды в рамках государственных архивов определенного уровня (ЦГА СССР, ЦГА союзной Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

республики, государственные архивы автономных республик, краев, областей, районные и городские государственные архивы) с уточнением распределения фондов по категориям в каждом архиве.

Принадлежность фонда к той или иной категории определяется его научно-исторической ценностью, многосторонностью (многоаспектностью) документной информации, степенью полноты документов фонда, ролью, местом и значением учреждения-фондообразователя в сфере общественной и государственной деятельности, исторического периода, экономико-географических и других факторов.

1.3. Классификация документов в пределах архивного фонда 1.3.1. Под классификацией документов в пределах архивного фонда понимается их группировка и расположение в фонде. За единицу классификации документов и учетную единицу в пределах архивного фонда принимается единица хранения (дело), представляющая собой физически обособленный отдельный документ или совокупность письменных документов, заключенных в отдельную обложку.

1.3.2. Практическое осуществление классификации документов (дел) в пределах архивного фонда называется их систематизацией, которая проводится:

- в делопроизводстве учреждений при составлении номенклатуры и формировании дел в соответствии с нею, при подготовке дел к последующему хранению и использованию;

- в ведомственных архивах при подготовке документов к передаче в государственные архивы;

- в государственных архивах при составлении и переработке описей архивных фондов (см.

подраздел 4.1 настоящих Правил).

1.3.3. Систематизация дел в пределах фонда складывается из двух процессов:

- разработки схемы систематизации дел фонда;

- распределения дел в соответствии со схемой систематизации.

Схема систематизации 1.3.4. Схема систематизации фонда является основанием для внутренней организации архивного фонда и закрепляется описью дел фонда.

Разработке схемы предшествует изучение истории фондообразователя и истории его фонда.

Основные деления схемы намечаются в процессе составления исторической справки о фондообразователе, когда выясняются его структура, компетенция и функции.

1.3.5. Схема систематизации архивного фонда учреждения в зависимости от признака группировки дел может отражать исторически сложившуюся структуру фондообразователя, функции его деятельности, состав его фонда (виды и разновидности документов) или важнейшие темы (вопросы), освещаемые в документах фонда.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Признаки группировки дел 1.3.6. Распределение дел внутри фонда по всем делениям схемы систематизации проводится с учетом следующих классификационных признаков:

- структурного (в соответствии со структурными подразделениями);

- хронологического (по периодам или датам, к которым относятся документы);

- функционального, отраслевого, тематического, предметно-вопросного (с учетом функций или отраслей деятельности учреждения, тем или вопросов, которых касается содержание документов);

- номинального (по их делопроизводственной форме - по родам дел, видам и разновидностям документов);

- корреспондентского (по учреждениям и лицам, в результате переписки с которыми образовались документы);

- географического (в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими понятиями, с которыми связаны содержание документов, их авторы или корреспонденты);

- авторского (по названиям учреждений или фамилиям лиц, которые являются авторами документов).

Как правило, дела группируются не по одному, а последовательно по всем тем признакам, применение которых окажется наиболее целесообразным.

1.3.7. Сочетание структурного и хронологического признаков дает два варианта схемы систематизации: хронологически-структурный и структурно-хронологический.

1.3.8. Хронологически-структурная схема систематизации применяется для систематизации дел в фонде действующих учреждений (учитывая дальнейшее пополнение документов этих фондов) и ликвидированных учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации по этой схеме дела группируются в фонде прежде всего по времени их создания (по годам, периодам), а в пределах каждой хронологической группы - по структурным подразделениям учреждения.

1.3.9. Если структурные изменения фондообразователя происходили редко, но были сложными, и в делопроизводстве не было четкого расположения дел по годам, то дела в фонде группируются вначале по периодам (первый период - от начала существования учреждения до первого изменения его структуры, второй - от первого до второго изменения структуры и т.д.);

в пределах хронологической группы дела группируются по структурным подразделениям, которые существовали за данный период.

1.3.10. Структурно-хронологическая схема систематизации применяется для систематизации дел в фондах учреждений, имевших стабильную структуру, изменения которой происходили редко и были несложны. При систематизации по этой схеме дела группируются прежде всего по структурным подразделениям фондообразователя, а в пределах каждой структурной группы - по времени их создания.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

1.3.11. Хронологически-функциональная или функционально-хронологическая схемы систематизации применяются при систематизации дел фондов учреждений с часто менявшейся структурой.

При систематизации дел по хронологически-функциональной схеме группировка происходит вначале по хронологическому признаку, а затем по функциям (видам, направлениям) деятельности фондообразователя. При этом подгруппы дел располагаются с учетом значимости функций учреждений (руководство, планирование, финансирование, учет и отчетность, снабжение и сбыт, кадры и т.д.) или по классификатору учреждения.

При систематизации дел по функционально-хронологической схеме дела группируются вначале по функциям деятельности фондообразователя, а затем - по хронологическому признаку.

1.3.12. Хронологически-тематическая или тематически-хронологическая схемы применяются при систематизации дел некоторых небольших по объему фондов, а также отдельных коллекций.

Тематические группы дел располагаются по значимости намеченных тем.

1.3.13. Хронологически-номинальная и номинально-хронологическая схемы систематизации применяются для систематизации дел фондов бесструктурных учреждений.

1.3.14. При выборе классификационных признаков для проведения группировки дел в пределах подгрупп учитывается значение того или иного признака для отражения делопроизводственной и смысловой связи между делами каждого конкретного фонда и создания наиболее удобной для использования документов системы их организации.

1.3.15. Документы по личному составу, как правило, выделяются в особую группу, систематизируются обособленно и включаются в отдельную опись.

1.3.16. При систематизации дел фондов личного происхождения применяются тематический, номинальный и авторский признаки, а также признаки, специфические для данных фондов (например, признак группировки рукописей по жанрам произведений).

1.3.17. Архивные фонды, вошедшие в объединенный архивный фонд, располагаются по значимости фондообразователей, по хронологии их создания, по алфавиту названий и т.д.

В пределах каждого фонда, вошедшего в объединенный архивный фонд, применяются разные схемы систематизации, выбор которых определяется характером деятельности конкретных учреждений, составом и объемом их документов. Для фондов однородных учреждений используются одинаковые схемы систематизации.

1.3.18. Систематизация документов коллекций определяется их тематикой и составом документов. В пределах коллекции документов одного вида (или разновидности) возможна группировка по авторскому признаку с последующим расположением групп в алфавитном порядке названий учреждений (фамилий авторов). В пределах коллекции документов, созданной по тематическому признаку, могут быть образованы группы по более узким темам или вопросам, расположенные в порядке их значимости или хронологии. Внутри тематических подгрупп документы могут объединяться по разным признакам, исходя из объема и состава документации.


1.3.19. При распределении дел по схемам систематизации необходимо иметь в виду следующее:

- дела относятся к тому году, в котором они начаты производством или в котором поступили в данное учреждение (структурное подразделение) из другого учреждения (структурного подразделения) для продолжения делопроизводством;

- планы, отчеты, сметы и материалы к ним относятся к тому году, на который или за который Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

они составлены, независимо от времени их составления;

перспективные планы относятся к начальному году их действия, а отчеты за эти годы - к последнему году отчетного периода;

- дела, начатые производством в одном подразделении и переданные для продолжения в другое подразделение, относятся к тому подразделению, в котором они были закончены делопроизводством;

- в пределах года или хронологического периода дела располагаются по значимости структурных частей фонда.

Принадлежность дел к какому-либо структурному подразделению устанавливается по названию структурного подразделения, обозначенного на обложке дела, индексам, присвоенным структурным подразделениям, резолюциям, подписям должностных лиц, регистрационному штампу, содержанию документов.

Группы дел и дела в пределах нижних ступеней классификации распределяются по их значимости и хронологии. При расположении дел по хронологии необходимо помещать вначале дела, датированные числом, месяцем и годом, затем - дела, датированные месяцем и годом, и, наконец, дела, датированные только годом. Если окажется несколько дел, имеющих одну и ту же начальную дату, первыми следует помещать те дела, которые имеют более ранние конечные даты.

1.3.20. Систематизация документов, находящихся в состоянии россыпи, касается, как правило, материалов личного происхождения, а также тех документов дел, которые по каким-либо причинам полностью или частично находятся в хаотическом состоянии.

Систематизация осуществляется следующим образом:

- определяется фондовая принадлежность документов россыпи и структурные части фондов, к которым они относятся;

- формируются дела с учетом признаков их заведения;

- документы включаются в ранее сформированные дела, к составу которых они относятся.

Сформированные дела подвергаются систематизации и описанию в установленном порядке.

Заверительные надписи в делах, в состав которых включены дополнительные документы, уточняются.

Раздел 2. ОБЕСПЕЧЕНИЕ СОХРАННОСТИ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР 2.01. Для обеспечения сохранности документов Государственного архивного фонда СССР в государственных архивах должен проводиться следующий комплекс взаимосвязанных работ:

- создание оптимальных условий хранения документов;

- размещение документов в хранилищах, топографирование;

- соблюдение порядка выдачи дел из хранилищ;

- проверка наличия и состояния дел;

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

- создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования;

- обеспечение физико-химической сохранности документов. Подготовка дел к сдаче в лабораторию.

2.02. Обеспечение сохранности документов возлагается приказом директора архива на заведующего архивохранилищем (старшего хранителя, хранителя фондов).

Хранилище принимается по акту, акт составляется в двух экземплярах, подписывается сдающим и принимающим, один экземпляр остается у заведующего архивохранилищем (хранителя фондов), второй - у заведующего отделом обеспечения сохранности или директора архива.

При приеме хранилища заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) сверяет по учетным документам наличие фондов и учетно-справочного аппарата, в необходимых случаях проводится проверка наличия и состояния принимаемых фондов.

Заведующий архивохранилищем (хранитель фондов) несет полную ответственность за сохранность переданных ему фондов. Хранилища, находящиеся в его ведении, должны быть изолированы от других хранилищ и рабочих помещений.

2.1. Создание оптимальных условий хранения документов 2.1.1. Оптимальные условия хранения документов обеспечиваются:

- строительством, реконструкцией и ремонтом зданий архивов;

- оборудованием хранилищ средствами пожаротушения, охранной и противопожарной сигнализации;

- применением технических средств для создания оптимального температурно-влажностного режима хранения, проведения санитарно-гигиенических мероприятий в помещениях хранилищ;

- применением специальных средств хранения документов (стеллажи, шкафы, сейфы, коробки, папки и т.п.).

Требования к зданиям и хранилищам 2.1.2. Здания для государственных архивов могут быть построены специально или переоборудованы из других помещений. Строительство зданий осуществляется, как правило, по типовым проектам, допускается по согласованию с Госстроем СССР строительство по индивидуальным проектам. Эксплуатация здания и его инженерных систем производится в соответствии с нормативными документами Госстроя СССР.

2.1.3. Здания архивов должны быть удалены от:

- промышленных предприятий, загрязняющих воздух пылью и агрессивными газами (хлор, сернистый газ, окислы азота), на расстояния, установленные санитарными нормами;

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

- объектов и сооружений, опасных в пожарном отношении, в соответствии с требованиями строительных норм и правил.

В районе строительства архивных зданий и функционирующих архивов среднесуточное содержание вредных примесей в воздухе не должно превышать предельно допустимых концентраций (мг/куб. м):

сернистого газа - 0,05;

окислов азота - 0,085;

хлора - 0,03;

пыли силикатной - 0,05.

При определении пригодности района для строительства архивных зданий учитывается заключение местной санитарно-эпидемиологической станции.

2.1.4. При строительстве новых и реконструкции старых зданий архивов должны быть предусмотрены специально оборудованные помещения для:

- приема и обеспыливания документов;

- хранения документов (хранилища);

- размещения научно-справочного аппарата и учетных документов;

- размещения справочно-информационного фонда (СИФ), научно-справочной библиотеки и методического кабинета;

- микрофильмирования и фотокопирования документов (лаборатория микрофотокопирования документов);

- реставрации, дезинфекции и переплета;

- размещения множительной техники;

- работы сотрудников (рабочие кабинеты);

- работы исследователей (читальный зал);

- выставочного зала;

- помещения вспомогательного назначения (гардероб, приемная и др.).

В целях защиты документов от хищения на окна подвальных помещений и цокольных этажей устанавливаются откидные металлические решетки.

2.1.5. Высота хранилищ в зданиях архивов принимается в зависимости от технологического оборудования, принятого для хранения документов, но не менее 2,25 м до низа выступающих конструкций покрытий. Многоэтажные здания архивов оборудуются грузопассажирскими лифтами.

Электрооборудование, световой режим Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

2.1.6. В основных помещениях архивов прокладывается скрытая электропроводка. В хранилищах допускается электропроводка в газовых трубах. Осветительная арматура применяется полугерметическая.

Светильники, электрощиты и распределительные устройства в основных помещениях архивов должны быть закрытого исполнения. Хранилища оборудуются общими и поэтажными отключающими рубильниками. Распределительные электрощиты, предохранители и отключающие рубильники устанавливаются только вне хранилищ.

2.1.7. В хранилищах предпочтительно использование ламп накаливания, допускается использование люминесцентных ламп определенных марок с укороченным ультрафиолетовым участком спектра. Светильники должны быть удалены от коробок с документами не менее чем на см. Розетки должны быть снабжены крышками или установлены в закрытых коробках. Шнуры пылесосов и переносных светильников заключаются в резиновые шланги.

Переносные светильники должны быть оборудованы защитными стеклянными колпаками и сетками.

Освещенность на вертикальной поверхности стеллажа на высоте 1 м от пола - 20 - 30 лк;

на рабочем месте для просмотра делопроизводственной документации - 100 лк;

для работы с проектной документацией - 300 лк.

2.1.8. Хранилища рекомендуется располагать в зданиях окнами на северную сторону.

Естественное освещение допускается только с обязательной защитой документов от прямого попадания солнечных лучей.

Защита документов от действия света обеспечивается:

- хранением документов в шкафах, на стеллажах закрытого типа, а также в коробках, папках и переплетах;

- применением на окнах светорассеивающих стекол, светонепроницаемых и светорассеивающих штор, раздвижных металлических ставен.

Мероприятия по защите документов от разрушающего действия естественного света должны предусматриваться во всех помещениях, где производится работа с документами.

Противопожарное оборудование 2.1.9. По пожарной опасности помещения архивов относятся к категории "В".

Хранилища должны размещаться в зданиях не ниже второй степени огнестойкости.

Здания архивов оборудуются противопожарным водоснабжением. Питание внутреннего противопожарного водопровода осуществляется двумя вводами. Пожарные краны устанавливаются во всех этапах строения на лестничных площадках. При каждом кране необходимо иметь прорезиненный рукав протяженностью до крайней точки хранилища.

Основным противопожарным оборудованием архивов являются углекислотные огнетушители новейших конструкций, которые устанавливаются из расчета не менее одного на каждые 50 кв.

метров площади, но не менее двух на каждое отдельное помещение.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

В целях противопожарной защиты все электрооборудование обеспечивается заземлением.

Хранилища и помещения для работы с документами должны быть оборудованы охранно пожарной сигнализацией.

2.1.10. Хранилища и помещения для работы с документами должны иметь удобные для эвакуации документов выходы к лифтам, на лестничные клетки, в коридоры.

Требования к путям эвакуации документов:

- запрещается загромождать пути эвакуации различными предметами и оборудованием;

- все двери эвакуационных выходов должны свободно открываться в направлении выхода из здания;

- подвальные помещения и цокольные этажи должны иметь собственные выходы;

- в коридорах на путях эвакуации должны быть установлены символические изображения знаков "выход", "открытая дверь" в соответствии с действующим ГОСТом "Цвета сигнальные и знаки безопасности".

В хранилищах запрещается:

- курение;

- применение нагревательных электроприборов;

- хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и т.п.).

Температурно-влажностный режим хранения документов 2.1.11. Для обеспечения длительной сохранности документов на бумажной основе в хранилищах устанавливается оптимальный температурно-влажностный режим хранения:

температура 17 - 19 °С, относительная влажность 50 - 55%. Для его поддержания применяются системы кондиционирования воздуха.

2.1.12. В помещениях хранилищ, как правило, следует применять системы воздушного отопления, совмещенные с приточной вентиляцией;

во всех остальных помещениях архива системы центрального водяного отопления.

В системах приточной вентиляции, совмещенных с воздушным отоплением, предусматривается увлажнение воздуха и рециркуляция - устанавливается температура - 17 +/- 3 °С, относительная влажность - 50 +/- 10%. Объем наружного приточного воздуха определяется расчетом, но он должен быть не более 10% в зимний и летний периоды года, а в переходный период - не более 25% общего количества подаваемого воздуха.

Оптимизация режима хранения в помещениях хранилищ с водяными системами отопления осуществляется путем рационального проветривания и отопления на основании показаний контрольно-измерительных приборов.

2.1.13. Режим хранения документов контролируется путем регулярного измерения климатических параметров воздуха (температура и относительная влажность воздуха):

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

- в кондиционируемых помещениях - не реже одного раза в неделю;

- в помещениях с воздушным и водяным отоплением - два раза в неделю.

Номенклатура применяемых контрольно-измерительных приборов, а также порядок измерения и регистрации параметров комнатного и наружного воздуха определяются действующими нормативными и методическими документами.

2.1.14. Показания контрольных измерительных приборов фиксируются в специальных регистрационных журналах. В регистрационных журналах отражается также проверка правильности показаний приборов и меры, принятые по нормализации температурно-влажностного режима в хранилищах в случае его отклонения от установленных норм.

2.1.15. Установка контрольных измерительных приборов производится в главных проходах на стеллажах, вдали от отопительных и вентиляционных систем. Приборы монтируются на контрольном щитке. Контрольные измерительные приборы устанавливаются в каждом хранилище:

при комнатной системе - один на комнату, при многоярусной - один на ярус.

Санитарно-гигиенический режим 2.1.16. Помещения хранилищ должны содержаться в образцовом порядке и чистоте, исключающих возможность появления плесени, насекомых, грызунов и накопления пыли.

Для защиты документов от пыли необходимо:

- обеспечить максимально возможную герметичность помещений хранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;

- периодически проводить обеспыливание коробок с документами, стеллажей и хранилищ;

- следить за состоянием дощатых полов, чтобы в полу и под плинтусами не было щелей, и чтобы пол был всегда окрашен масляной краской;

- нижнюю часть стен хранилищ (на 2/3 высоты) окрашивать масляной краской, а верхнюю клеевой.

Для проведения санитарно-гигиенических работ в хранилищах в плановом порядке предусматриваются санитарные дни.

Оборудование хранилищ средствами хранения 2.1.17. Хранилища оборудуются металлическими стационарными стеллажами с соблюдением установленного для архивов порядка их размещения:

- ширина главных проходов (между рядами стеллажей - 120 см);

- ширина межстеллажных проходов - 75 см;

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

- расстояние между полками по высоте - переменное, но не менее 40 см;

- расстояние между стеной и стеллажами, параллельными стене, - 75 см;

- расстояние между стеной и торцом стеллажа - 45 см;

- расстояние от пола до нижней полки стеллажа - не менее 20 см.

2.1.18. В приспособленных зданиях высота стеллажей определяется высотой помещения и мощностью перекрытий. При высоте помещений свыше четырех метров и двухъярусных стеллажах предусматриваются межъярусные и межстеллажные перекрытия.

Конструкция и размеры стеллажей, а также шкафов для документов особого формата (газеты, карты, планы, коробки с микрофильмами и т.п.) определяются размерами этих документов. Чертежи могут храниться в шкафах с выдвижными ящиками в развернутом виде или в папках. Микрофильмы и кинодокументы - на стеллажах типа "елочка". Для карт рекомендуется подвесное хранение на выдвижных штангах. Для хранения особых категорий документов используются стационарные отсеки-сейфы и специальные шкафы-сейфы.

2.2. Размещение документов в хранилище. Топографирование 2.2.1. Документы архива подразделяются на документы общего хранения и обособленного хранения.

Место расположения и площадь, выделяемая для размещения документов обособленного хранения, устанавливаются архивом исходя из реального объема и перспектив комплектования архива.

2.2.2. Порядок размещения фондов в архиве определяется планом (схемой) их размещения. План (схема) предусматривает распределение комплексов фондов по хранилищам с указанием (при необходимости) номеров фондов по каждому стеллажу хранилища. План (схема) находится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), а выписки из него - в хранилищах.

2.2.3. Дела размещаются на стеллажах или в шкафах горизонтально или вертикально в коробках или папках. Все помещения архива (здания, корпуса, этажи, ярусы, комнаты), а также стеллажи, шкафы и полки нумеруются. В каждом отдельном помещении стеллажи и шкафы нумеруются самостоятельно слева направо от входа. Полки на стеллажах нумеруются по шкафам сверху вниз слева направо.

В целях закрепления места хранения и поиска документов в хранилище составляются пофондовые и постеллажные топографические указатели (Приложения 1, 2). Топографические указатели составляются на карточках в необходимом количестве экземпляров;

один экземпляр хранится в подразделении, осуществляющем централизованный учет (у лица, ответственного за учет), второй - в соответствующем хранилище.

Карточка пофондового топографического указателя составляется отдельно на каждый фонд. В случае необходимости на один фонд может быть заведена карточка с продолжением. Карточки пофондового топографического указателя располагаются в порядке номеров фондов.

Карточки постеллажного топографического указателя заводятся на каждый стеллаж и Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

располагаются по порядку номеров стеллажей в пределах отдельного помещения (комнаты, корпуса и т.д.).

Изменения в размещении документов своевременно отражаются во всех экземплярах указателей, а также в плане (схеме) размещения фондов.

2.2.4. Хранилища в рабочее время должны быть закрыты на ключ. Ключи от дверей хранилища в рабочее время находятся у хранителей фондов;

печать и пломбы хранятся в порядке, установленном директором архива по согласованию с органами охраны. По окончании работы двери хранилищ запираются, опечатываются или пломбируются. Перед опечатыванием ответственный за хранилище проверяет состояние помещения. Порядок допуска сотрудников архива в хранилище устанавливается директором архива. Посторонние лица допускаются в хранилище только с разрешения директора архива в присутствии хранителя фондов.

2.3. Порядок выдачи дел из хранилищ 2.3.1. Дела выдаются из хранилища:

- для использования (исследователям в читальный зал, сотрудникам архива в рабочие помещения, учреждениям и организациям во временное пользование);

- для проведения архивных работ с документами (усовершенствования НСА, экспертизы ценности документов и др. - в рабочие помещения сотрудникам архива);



Pages:   || 2 | 3 | 4 | 5 |   ...   | 6 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.