авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 6 |

«Одобрены коллегией Главархива СССР ...»

-- [ Страница 2 ] --

- для проведения работ по созданию страхового фонда, копированию и специальной обработке документов с целью обеспечения их сохранности (в лаборатории архивных и других учреждений).

Дела, содержащие ветхие документы или имеющие легко разрушающиеся печати, а также особо ценные документы для использования из хранилищ не выдаются;

вместо них выдаются их копии. В исключительных случаях подлинники таких документов могут быть выданы по письменному разрешению директора архива.

2.3.2. Выдача дел из хранилищ и прием их обратно производятся хранителем фондов.

Дела (оригиналы или копии документов) выдаются из хранилищ с письменного разрешения:

- руководства архива - при выдаче особо ценных дел, для передачи документов во временное пользование вне архива, для экспонирования на выставках, при передаче на реставрационно профилактическую обработку, копирование;

- заведующего архивохранилищем (отделом) - при выдаче документов сотрудникам архива для работы в служебных помещениях и исследователям для работы в читальном зале.

2.3.3. Дела выдаются из хранилища на срок, не превышающий:

- десять дней - для сотрудников архива, исполняющих запросы;

- один месяц - для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива, занимающихся научной работой;

- три месяца - для учреждений и организаций, запрашивающих дела во временное пользование.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Описи дел выдаются на срок, не превышающий пять дней.

Срок выдачи дел для архивных работ, страхового копирования и других специальных работ определяется планами работы архива и лаборатории. Продление установленных сроков выдачи описей и дел допускается в особых случаях с разрешения руководства архива.

2.3.4. Выдача дел из хранилищ оформляется следующими документами:

- заказами (требованиями) на выдачу дел - для исследователей, работающих в читальном зале, и сотрудников архива (Приложение 3);

- актами о выдаче дел во временное пользование (Приложение 4);

- заказами на проведение работ лабораториями;

- актами передачи дел из хранилищ для проведения архивных работ (по форме акта приема передачи документов, см. Приложение 5).

Выдача дел из хранилища регистрируется в книгах (Приложение 6):

- выдачи дел из хранилища в рабочие помещения;

- выдачи дел в читальный зал;

- выдачи дел в лабораторию;

- выдачи дел во временное пользование.

Книги ведутся раздельно.

Исполненные заказы (требования) исследователей направляются в читальный зал вместе с выданными из хранилища делами и хранятся в личных делах исследователей.

Все прочие исполненные заказы (требования) находятся у хранителя фондов в специальной папке до истечения сроков их хранения.

2.3.5. На место выдаваемого дела подкладывается отдельная для каждого дела карта заместитель, в которой проставляются номера фонда, описи, единицы хранения, когда и кому выдано, подпись выдавшего дело сотрудника и отметка о возврате.

2.3.6. Выдача дел во временное пользование оформляется актом (Приложение 4), который составляется в двух экземплярах - один остается в архиве, а другой выдается получателю.

Акт подписывается руководством архива, заведующим архивохранилищем (хранителем фондов) и учреждением-получателем;

подписи скрепляются печатями.

2.3.7. Направление дел на реставрацию, в переплет, для копирования оформляется заказом.

Заказ составляется в государственном архиве в необходимом количестве экземпляров. После регистрации заказа в книге учета заказов лаборатории и проставления его номера на всех экземплярах заказа, один из них возвращается в архив и служит контрольным документом за ходом проведения работ;

другие экземпляры заказа остаются в лаборатории, сопровождают дела на протяжении всех этапов работы.

2.3.8. Дела, выдаваемые из хранилища для использования и проведения работ в лаборатории, должны быть оформлены в соответствии с требованиями подраздела 4.1 настоящих Правил.

Перед выдачей дел из хранилища проверяется соответствие шифра и заголовка на обложке дела Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

и в описи, перед выдачей и при возвращении - нумерация листов и состояние документов каждого выдаваемого дела.

Каждое выдаваемое из хранилища дело должно иметь лист использования документов (Приложение 7).

Транспортирование и перемещение документов 2.3.9. При транспортировании документов на любые расстояния соблюдаются меры по охране и защите их от воздействия вредных факторов окружающей среды путем применения специальных видов упаковок, обеспечивающих защиту документов от осадков, света, механических повреждений.

Внутригородские перевозки производятся в закрытых автомашинах обязательно в сопровождении сотрудника архива;

транспортирование на дальние расстояния - в контейнерах.

Для внутриархивных перемещений из одного здания в другое могут использоваться любые транспортные средства (автомашины, мотороллеры, тележки).

2.4. Проверка наличия и состояния дел 2.4.1. Проверка наличия и состояния дел проводится в целях установления фактического наличия дел, дел, числящихся по описям, и выявления дел, требующих консервационно профилактической и реставрационной обработки.

2.4.2. Проверка наличия и состояния дел является постоянной плановой работой каждого государственного архива.

Плановые проверки наличия и состояния дел проводятся:

- по фондам первой категории - один раз в 10 лет;

- по фондам второй и третьей категорий - один раз в 15 лет;

- особо ценных документов - один раз в 5 лет.

Периодически, в сроки, установленные в каждом государственном архиве, исходя из конкретных условий (раз в квартал, раз в год) рекомендуется проведение проверок наличия и состояния дел, выдававшихся в течение предыдущего периода из хранилищ.

В случае стихийных бедствий, массовых перемещений и других обстоятельств, в результате которых могут быть утрачены документы, проводятся внеочередные единовременные проверки наличия и состояния дел всех или части фондов архива.

2.4.3. Проверку наличия и состояния дел проводит группа сотрудников в количестве не менее 2 х человек.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел устанавливается полнота учетных документов по проверяемому фонду, проводится сверка сопоставимых показателей в учетных документах, выверка учетной документации, в ходе которой уточняется нумерация дел по описи, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

соответствие нумерации итоговым записям, показателям в листе фонда, соответствие записей о движении дел в фонде и документов, подтверждающих это движение в деле фонда. Итоги этой работы отражаются в акте проверки наличия и состояния дел.

Выверка учетной документации и проверка ее наличия может проводиться и как самостоятельный вид работы.

2.4.4. Проверка наличия и состояния дел проводится путем сверки описательных статей описи с описанием дел на обложках (шифра, названия фондообразователя и его структурных частей, делопроизводственного номера, заголовка, крайних дат, количества листов), фактического наличия дел с итоговыми записями в описях. Физическое состояние определяется путем визуального просмотра дел. Все обнаруженные недостатки фиксируются в листе проверки, затем в акте проверки.

Делать какие-либо пометы или записи в ходе проверки в описях дел или других учетных документах категорически запрещается.

2.4.5. Дела, выданные в читальный зал и рабочие помещения архива, проверяются на общих основаниях (их номера устанавливаются по картам-заместителям и книгам регистрации выдачи дел из хранилищ). Дела, выданные во временное пользование, проверяются по книгам и актам выдачи и считаются имеющимися в наличии.

2.4.6. Лист проверки наличия и состояния дел в фонде (Приложение 8) составляется непосредственно в ходе проверки, как правило, на каждую опись отдельно. При проверке небольших по объему фондов допускается составление одного листа на все описи. Листы проверки нумеруются по порядку номеров в пределах каждой проверки, подписываются исполнителями.

В случае обнаружения в ходе проверки наличия и состояния дел недостатков, не предусмотренных графами листа проверки, в лист вводятся дополнительные графы. Если в результате проверки недостатков не обнаружено, лист проверки в дело фонда не включается.

2.4.7. При проверке наличия и состояния дел необходимо:

- сохранять порядок расположения дел на стеллажах, в коробках, папках;

- подкладывать на свои места обнаруженные во время проверки неправильно подложенные дела проверяемого фонда;

- изымать из проверяемого фонда и передавать хранителю неправильно подложенные дела других фондов;

- сообщать заведующему архивохранилищем о делах, зараженных плесенью или другими биологическими вредителями, для немедленной их изоляции;

- дела, не внесенные в опись, помещаются в конец фонда. Внесение в опись неучтенных дел в ходе проверки запрещается.

2.4.8. При проверке наличия дел, документы которых не подшиты ввиду их художественной ценности или по иным причинам, хранятся в папках и учитываются по внутренним описям, проводится сверка наличия документов с внутренней описью, а также сверка наличия листов. Итоги проверки фиксируются в листе проверки наличия документов (форма та же). В листе проверки соответственно должны быть изменены названия граф.

2.4.9. По окончании проверки наличия и состояния дел (документов) в конце описи проставляется штамп "проверено", дата, должность и подпись.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

В случаях обнаружения в описи неучтенных литерных и свободных, а также продолженных порядковых номеров итоговая запись пересоставляется.

2.4.10. На основании итоговых записей в листе (листах) проверки составляется акт проверки наличия и состояния дел (Приложение 9). Акт проверки наличия и состояния дел подписывается исполнителями. Одновременно с актом проверки наличия и состояния дел в случае необходимости составляются прочие документы: акты о технических ошибках, об обнаружении неучтенных дел, о неисправимых повреждениях дел и т.п. Не обнаруженные при проверке дела заносятся на карточки, где указывается номер и название фонда, номер описи, номер и заголовок дела. Результаты проверки состояния дел заносятся в картотеку или книгу учета физического состояния документов.

Если в ходе проверки наличия выявлено отсутствие дел, организуется их розыск в течение одного года с момента завершения проверки.

Организация розыска дел 2.4.11. В ходе розыска необходимо:

- изучить старые описи на дела, подвергшиеся ранее научно-технической обработке, и сверить их с описью, по которой проводилась проверка;

это позволит выявить ошибки в подсчетах, установить номера и заголовки дел, выделенных к уничтожению, переданных в другие архивы или фонды как непрофильные;

установить номера и заголовки дел, включенных в опись;

- проанализировать заголовки необнаруженных дел и итоговые записи в описях проверяемого фонда, что позволит выявить дела, включенные в опись дважды или включенные в другую опись данного фонда, но под другим номером;

- изучить не внесенные в опись дела, среди которых могут оказаться необнаруженные дела;

- изучить дело фонда, в первую очередь имеющиеся акты о выделении дел и документов к уничтожению, акты выдачи дел во временное пользование, ранее составленные акты проверки наличия и состояния дел проверяемого фонда;

- изучить дела, аналогичные по содержанию с необнаруженными, подвергавшиеся ранее микрофильмированию, реставрации, переплету, научно-технической обработке, так как в процессе работы могут быть допущены ошибки в формировании, систематизации, описании документов в делах;

- проверить дела находящихся рядом фондов, так как возможно обнаружение неправильно подложенных дел;

- изучить учетные документы по выдаче дел из архивохранилища в читальный зал и рабочие комнаты;

- организовать поиск необнаруженных дел в учреждениях, у владельцев личных архивов, от которых дела и документы были приняты на государственное хранение, так как дела могли быть не сданы и это не отражено в актах приема-сдачи дел;

- организовать поиск необнаруженных дел в архивах, которым передавались непрофильные фонды.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Оформление результатов розыска 2.4.12. В результате розыска дел, не обнаруженных при проверке наличия и состояния дел, дела могут быть найдены, отсутствие дел может быть подтверждено документами, дела могут быть не найдены.

2.4.13. Дела, найденные в ходе розыска, передаются хранителю, который подкладывает их на место. Составляется справка об их обнаружении, которая является основанием для исключения этих дел из числа необнаруженных. Справка хранится в деле фонда. В картотеке необнаруженных дел за подписью хранителя делается отметка о возвращении дел в фонд.

Дела, отсутствие которых документально подтверждено, снимаются с учета в соответствии с п.

п. 3.21 - 3.24 настоящих Правил.

2.4.14. На необнаруженные дела, пути розыска которых исчерпаны, составляется акт о необнаружении дел (Приложение 10). К акту составляется подробная справка о проведении розыска.

Справка подписывается заведующим отдела (архивохранилища) и главным (старшим) хранителем (хранителем) фондов. Документы о результатах розыска рассматривает вышестоящий архивный орган, который дает разрешение на снятие с учета дел, не обнаруженных при проверке наличия. На основании письменного разрешения вышестоящего архивного органа директор архива издает приказ о снятии отсутствующих дел с учета. Изменения вносятся во все учетные документы, включаются в "Сведения об изменениях в составе и объеме фондов" (Приложение 11), сообщаются в установленном порядке в фондовый каталог, составляется акт о завершении розыска дел (Приложение 12).

2.4.15. По результатам проверки состояния дел принимаются необходимые меры по обеспечению физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

2.4.16. Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений в учетные документы проверявшегося фонда.

2.5. Создание страхового фонда особо ценных документов и фонда пользования 2.5.1. Страховой фонд представляет собой совокупность страховых копий особо ценных документов государственного архива.

Страховой копией документа на бумажной основе является негативный микрофильм первого поколения, изготовленный на соответствующего типа черно-белой фотографической пленке непосредственным фотографированием документа и впоследствии именуемый "микрофильм страхового фонда".

Страховой фонд создается в целях сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Страховой фонд является неприкосновенным и хранится территориально обособленно от оригиналов документов, с которых изготовлены страховые копии, в специальных архивохранилищах.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

2.5.2. Одновременно с созданием страхового фонда изготавливается для государственного архива комплект копий особо ценных документов для включения их в фонд пользования. Фонд пользования создается для обеспечения сохранности оригиналов документов и организации работы по использованию.

2.5.3. Очередность страхового копирования документов определяется информационной значимостью, физическим состоянием и интенсивностью использования документов. Из фондов, равноценных по значению, первоочередному копированию подлежат фонды, документы которых находятся в плохом физическом состоянии или интенсивно используются.

2.5.4. Порядок описания и учета страхового фонда и фонда пользования осуществляется в соответствии с нормативно-методическими документами Главархива СССР.

2.5.5. Разрешение на передачу страховых копий в специальное хранилище дает Главархив СССР (для ЦГА СССР) и главархивы при советах министров союзных республик (для остальных государственных архивов).

2.6. Обеспечение физико-химической сохранности документов;

подготовка дел к сдаче в лабораторию 2.6.1. Комплекс работ по специальной технической обработке документов: обеспыливанию, физической и химической реставрации, дезинфекции, дезинсекции, фотореставрации и другим видам работ, обеспечивающих сохранность документов, а также создание страхового фонда проводят лаборатории, действующие в системе архивных учреждений, или архивы.

2.6.2. При обнаружении в хранилищах плесени, насекомых или грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

Документы, пораженные плесенью, изолируются от остальных и подвергаются дезинфекции.

Стеллажи, на которых лежали пораженные материалы, и прилегающие к ним стены протираются 1 5% раствором формалина, а затем просушиваются. Дезинфицируются также коробки, папки и другие средства упаковки.

Документы, пораженные насекомыми, также изолируются и подвергаются дезинсекции. Для уничтожения насекомых в условиях архива можно применять бромистый метил, хлорофос (3% водный раствор) и инсектициды в аэрозольных баллонах, используемые в быту для борьбы с насекомыми. При поражении значительного количества документов насекомыми и обнаружении их в различных местах архивохранилища - на стеллажах, в щелях пола, под плинтусами и т.д. необходима дезинсекция всего хранилища. Такую дезинсекцию проводят специальные фумигационные отряды карантинной службы или санитарно-эпидемиологической станции.

При обнаружении в архивохранилище грызунов следует обращаться в санитарно эпидемиологическую станцию.

2.6.3. Документы с физическими дефектами основы (ветхость, утрата частей документа, разрывы и др.) или текста (частичное или полное выцветание текста) регистрируются в картотеке или книге учета физического состояния документов, где фиксируются виды и сроки специальной обработки, которой впоследствии должен быть подвергнут документ (реставрация, дезинфекция, микрофильмирование, фотореставрация, копирование).

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

2.6.4. Независимо от ценности документов немедленной передаче на обработку (дезинфекция, дезинсекция) подлежат дела и документы, пораженные биологическими вредителями - плесенью и насекомыми. Очередность устранения остальных дефектов определяется информационной значимостью и интенсивностью использования документов. Из равноценных документов первоочередной специальной обработке подлежат сильно разрушенные ветхие документы и документы с прогрессирующим угасанием текстов. Природа дефектов и способы их устранения устанавливаются специалистами лабораторий.

2.6.5. Подготовка дел к сдаче в лабораторию включает:

- выемку дел;

- сверку исковых данных и заголовков дел с описью;

составление титульного листа;

- проверку правильности подбора и нумерации листов дела и соответствия нумерации заверительной надписи в делах;

- оформление передачи дел.

2.6.6. При подготовке дел на страховое копирование проверяется также физическое состояние документов, выявляются документы с малоконтрастными и угасающими текстами, а также документы, требующие физико-химической реставрации и консервационно-профилактической обработки.

2.6.7. Сверка исковых данных дела с описью предполагает проверку правильности оформления обложки и титульного листа дела, правильности составления заголовка и шифровки дела. При наличии больших исправлений обложка и титульный лист дела должны быть пересоставлены.

2.6.8. При проверке правильности подбора и нумерации листов обращается внимание на четкость проставления номеров и зачеркивания неправильных (старых) номеров.

2.6.9. При микрофильмировании дела, как правило, расшивке не подлежат. Расшивка дел производится в исключительных случаях по согласованию с руководством государственного архива при полной невозможности микрофильмировать переплетенное дело. По окончании работы дело переплетается лабораторией заново.

2.6.10. Передача дел в лабораторию оформляется заказом, который подписывается директором и бухгалтером государственного архива.

Заказ, оформляемый архивом на каждую партию документов, передаваемых в лабораторию, должен содержать сведения о номерах и названиях фондов, номерах описей и дел, количестве листов и страниц в каждом деле, об общем количестве листов и страниц в данном заказе.

Микрофильмирование документов должно проводиться по фондам с соблюдением последовательности расположения дел в фонде по порядку описей и номеров дел (опись копируется непосредственно перед делами данной описи), что должно отражаться при формировании заказа.

В заказе на специальную обработку документов оговаривается вид обработки документов (реставрация, переплет и т.п.), а также особые требования заказчика, которые должны быть учтены при выполнении заказа.

Заказ составляется в необходимом количестве экземпляров.

2.6.11. При приеме дел лабораторией проверяется:

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

- правильность оформления заказа;

- соответствие количества и подбора передаваемых дел записям в заказе;

- правильность оформления дел, передаваемых в лабораторию, в соответствии с существующими требованиями.

Лаборатория несет ответственность за сохранность документов в течение всего времени нахождения документов в лаборатории (с момента их поступления до момента сдачи представителям архива-заказчика).

2.6.12. При приеме дел и изготовленных копий из лаборатории проверяется:

- соответствие количества и подбора возвращаемых лабораторией дел;

- наличие акта технического состояния (при микрофильмировании документов) и заключения лаборатории о характере специальной обработки дела;

- наличие в заверительной надписи дела отметки (специального штампа) о выполненной лабораторией работе;

- полнота исполнения заказа и качество читаемости текста (по позитивам).

Раздел 3. ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР 3.1. Государственный учет документов Государственного архивного фонда СССР - это определение их количества в установленных единицах учета и отражение этого количества в учетных документах.

Учет документов государственных архивов является средством обеспечения их сохранности и контроля за их наличием, закрепляет организацию документов по определенным классификационным комплексам, обеспечивает возможность их адресного поиска.

3.2. Основными единицами учета являются: архивный фонд, архивная коллекция, единица хранения.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, копии документов страхового фонда и копии фонда использования, а также описи дел.

3.3. Учет документов в государственных архивах строится на основе принципов централизации, преемственности учетных документов на всех стадиях работы (в делопроизводстве, в ведомственном и государственном архивах), динамичности.

Централизация и преемственность учета достигается строгой регламентацией системы учетной документации, требований к ее заполнению;

единым методическим руководством.

Динамичность обеспечивается оперативным внесением изменений в учетные документы и периодическим представлением сведений об изменениях в составе и объеме фондов в Центральный фондовый каталог Главного архивного управления при Совете Министров СССР, каталоги главных Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

архивных управлений союзных республик, архивных управлений (отделов) автономных республик, архивных отделов краев и областей.

3.4. Учет документов в государственных архивах осуществляется централизованно специальным подразделением или специально выделенным сотрудником. В государственных архивах, кроме централизованного учета, ведется учет документов в каждом архивохранилище. Порядок ведения учета, вспомогательные формы учетной документации, порядок внесения изменений в учетные документы архива, а также передачи соответствующих учетных документов из архивохранилища в подразделение централизованного учета регламентируются приказом директора архива.

С целью правильной организации учета в архиве составляется схема учета, в которой последовательно (в графической форме) отражаются все этапы работы по учету при приеме (или выбытии) дел, с указанием по каждому этапу где, какие учетные документы и кем заполняются;

отражается взаимосвязь централизованного учета и учета по архивохранилищам.

Учетные документы государственного архива 3.5. Учет документов в государственном архиве ведется по основным и вспомогательным учетным документам. Ведение основных учетных документов обязательно для каждого государственного архива. Необходимость ведения вспомогательных учетных документов определяется в каждом государственном архиве руководством архива.

3.6. Основными учетными документами в государственном архиве являются:

- книга учета поступлений документов (Приложение 13) - для учета каждого поступления документов в архив;

- книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (Приложение 14) - для учета каждого поступления страхового фонда и фонда пользования;

- список фондов (Приложение 15) - для пофондового и количественного учета фондов (объединенных архивных фондов) - и архивных коллекций, присвоения им номеров по мере поступления в архив;

- список фондов, содержащих особо ценные дела (Приложение 16), - для учета фондов, содержащих особо ценные документы;

- лист фонда (Приложение 17) - для фиксации изменений в названии фонда, учета состава и объема фонда в целом и по каждой описи, учета и нумерации описей данного фонда, учета документов, отражающих изменения в составе и объеме фонда;

- архивная опись (Приложение 18) - для поединичного и суммарного учета дел;

- опись особо ценных дел (Приложение 19) - для поединичного и суммарного учета особо ценных дел и дел, содержащих отдельные особо ценные документы;

- опись страхового фонда (Приложение 20) - для поединичного и суммарного учета единиц хранения страхового фонда копий особо ценных документов;

- реестр описей особо ценных дел (Приложение 21) - для учета количества описей особо ценных дел;

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

- инвентарная книга учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 22), - для поединичного и суммарного учета таких дел;

- паспорт архива - для отражения состояния архива на 01.01 каждого года;

- паспорт хранилища (произвольной формы) - для суммарного учета фондов, единиц хранения и их состояния в данном хранилище (для хранилищ I - III групп) на 01.01 каждого года;

- сведения об изменении в составе и объеме фондов (Приложение 11) на 01.01 каждого года.

Кроме того, для учета количества листов в деле должен иметься лист-заверитель дела (Приложение 23);

для учета документов в деле может быть составлена внутренняя опись документов дела (Приложение 24).

Для централизованного государственного учета документов ГАФ СССР государственными архивами составляется карточка фонда (Приложение 25 или 25-а).

На каждый фонд ведется дело фонда.

3.7. Вспомогательными учетными документами являются реестры описей, карточки и книги учета движения фондов, описей, дел, книги учета документов, передаваемых в другие архивы, книги учета фондов и дел, выделенных к уничтожению, паспорта фондов и др.

3.8. Учетные документы ведутся раздельно на документы досоветского и советского периодов.

Номера фондов советского периода в архивах, хранящих документы обоих периодов, а также карточки фондов должны иметь букву "Р", отделяемую от цифрового обозначения номера чертой (Р-1, Р-2 и т.д.).

3.9. В дело фонда включаются документы по истории фондообразователя и фонда;

историческая справка, копия характеристики фонда составленная для путеводителя или справочника, сведения об использовании фонда, рабочие инструкции по обработке фонда, схема систематизации и другие методические пособия по обработке фонда;

старые листы фонда после пересоставления;

документы по изменению объема фондов;

акты приема документов, акты передачи документов, акты об обнаружении, акты о выделении документов, не подлежащих дальнейшему хранению, акты о неисправимом повреждении, материалы проверок наличия, список книг, переданных из фонда в архивохранилище печатных изданий, и другие документы.

Акты и другие документы, фиксирующие изменения в объеме фонда или отдельных единиц хранения, включаются в дело фонда только с отметкой о внесении изменений в учетные документы.

Эти отметки делаются штампом (2 х 10 см) с текстом: "Учтено в дата подпись". Делу фонда присваивается номер данного фонда. Все листы в деле фонда должны быть подшиты и пронумерованы. На документы дела фонда составляется внутренняя опись, дело фонда снабжается заверительной надписью на листе-заверителе.

Если документы, подлежащие включению в дело фонда, находятся в составе сформированных дел, то в дело фонда включается справка с перечислением этих документов и их исковых данных.

Дела фондов хранятся в порядке их номеров.

3.10. Записи в учетные документы вносятся только сотрудниками, ответственными за учет. Все основные учетные документы сосредоточиваются в изолированном помещении, хранятся в сейфах и находятся в ведении главного хранителя или лиц, ответственных за учет. По окончании работы сейфы и помещения, в которых находятся учетные документы, должны быть заперты и опечатаны.

Учетные документы (кроме описей дел) предназначены для внутриархивного пользования и исследователям не выдаются.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Учет поступлений документов 3.11. Все поступившие в архив документы, а также обнаруженные и неучтенные документы вносятся в книгу учета поступлений. Каждый впервые поступивший в архив фонд записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточка фонда и карточки указателя к листам фондов.

3.12. В книгу учета поступлений документов (Приложение 13) записываются последовательно все первичные и повторные поступления документов каждого фонда. Каждое поступление получает один порядковый номер независимо от того, состоит ли оно из документов одного или нескольких фондов. Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (наименование фондов, номера фондов и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером. Если фонд поступает впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступлений после присвоения ему номера по списку фондов. Если поступившие материалы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее.

Ежегодно в книге учета поступлений подводится итог количества поступивших за год единиц хранения (документов).

3.13. В список фондов (Приложение 15) фонд записывается только раз при первом поступлении его в архив. Каждому поступающему в архив фонду присваивается номер по списку фондов.

Объединенные фонды и коллекции учитываются на общих основаниях с фондами.

В случае передачи фонда в другой архив, а также если фонд был использован и позднее включен в состав объединенного архивного фонда, освободившийся номер другому фонду не присваивается.

Перенумерация фондов производится в исключительных случаях только с разрешения Главархива СССР.

Название фонда вносится в список фондов с титульного листа описи или из исторической справки.

Название фонда состоит из полного и в скобках официально принятого сокращенного названия учреждения-фондообразователя, его подчиненности, местонахождения, крайних дат существования.

Если название фондообразователя менялось, то в списке фондов указывается только последнее его название. Все предыдущие названия приводятся только в листе и карточке фондов.

Для объединенных фондов в списке фондов дается обобщенное название объединенного фонда, а названия учреждений, которые вошли в данный объединенный фонд, приводятся в листе и карточке фонда.

Для фонда личного происхождения название фонда может состоять из фамилии, имени, отчества лица, указания родственных отношений, псевдонима, рода деятельности (профессии), служебного положения, принадлежности к политической партии, звания;

название семейного или родового фонда - из фамилии и инициалов членов семьи или рода и титула (если он есть). Фамилии, имена, отчества, титул, род деятельности, служебное положение и т.д. всех членов семьи или рода указываются в листе фонда, карточке фонда.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Между названиями двух разных фондов оставляется свободная строка. К списку фондов составляется итоговая запись на 01.01 каждого года.

3.14. Лист фонда (Приложение 17) заводится при первом поступлении фонда и заполняется с соблюдением следующих основных требований.

В графе "Дата первого поступления фонда" указывается дата первого поступления фонда в данный архив;

для объединенного архивного фонда и коллекции - дата поступления или дата создания их в архиве.

В графе "Крайние даты каждого названия фонда" ставится начальная и конечная дата существования учреждения под каждым названием независимо от наличия в фонде документов за этот период.

Для объединенного архивного фонда, образованного по объекту деятельности или подчиненности учреждений, указываются даты наименования объекта или соответствующего руководящего органа, а для объединенного архивного фонда, образованного из документов однотипных учреждений одинакового целевого назначения или учреждений, последовательно сменявших друг друга, - даты образования самого раннего из них и дата ликвидации последнего.

Если учреждение продолжает функционировать, конечная дата не проставляется. Для фондов личного происхождения в этой графе указываются даты жизни лица-фондообразователя.

В графе "Название фонда" в хронологической последовательности перечисляются все названия учреждения-фондообразователя с момента его возникновения вне зависимости от наличия документов за этот период. Для объединенных архивных фондов дается обобщенное название фонда, а в графе "Название описи" листа фонда перечисляются названия всех учреждений фондообразователей, документы которых вошли в состав объединенного фонда, за весь период их существования. Все последующие изменения в названии учреждения-фондообразователя вносятся в лист фонда по мере поступления в архив документов фонда.

В графе "Местонахождение фонда" указывается название данного государственного архива, в котором хранится фонд.

3.15. В листе фонда фиксируются все поступления описанных и неописанных документов фонда. Основанием для записи поступлений документов являются: акт приема-передачи, акт обнаружения, акт описания документов, переработки, усовершенствования описей, акты о технических ошибках в учете, по листу фонда присваиваются очередные порядковые номера описям по мере их поступления в архив или составления в архиве. При поступлении документов от учреждений по имеющейся описи или ее продолжениям в листе фонда делается новая запись. При записи поступления в графе "Название описи, аннотация документов" дается наименование каждой описи или аннотация (краткая характеристика) документов. По каждой внесенной в лист фонда описи (ее годовому разделу) проставляются крайние годы документов. Количество дел приводится по каждой описи отдельно. В графе "Наличие (остаток)" указывается количество дел по описи, по которой произведена запись, а также по всему фонду в целом.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение, в верху которого указывается "Продолжение, ф. N _ лист 2". На первом листе делается ссылка "см.

продолжение л. 2 (3, 4 и т.д.)". Листы-продолжения подкладываются за основными листами.

3.16. Лист фонда пересоставляется, если он неисправимо поврежден и если объединенному архивному фонду присвоен номер одного из фондов, вошедших в его состав.

В случае пересоставления листа фонда старый помещается в дело фонда. В верхнем правом углу старого и нового листов фонда делается отметка "Лист пересоставлен" и указывается дата Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

пересоставления листа, должность, подпись.

3.17. Листы фондов хранятся в порядке номеров фондов в папке с клапанами. В каждой папке на листе-заверителе делается заверительная надпись, где указываются начальные и конечные номера фондов и общее количество фондов, листы которых находятся в папке. Все листы данного фонда нумеруются в правом верхнем углу.

3.18. Карточка фонда (Приложение 25 или 25-а - на фонды, включаемые в АСНТИ по документам ГАФ СССР) составляется на каждый впервые поступивший фонд в количестве, необходимом для посылки вышестоящим главным архивным (архивным) управлениям (отделам) и Главархиву СССР. Карточка фонда заполняется на основании листа фонда. Карточка фонда, направляемая в Главархив СССР, заполняется на русском языке.

3.19. Учет изменений в составе и объеме фондов ведется в архивах в течение года и раз в год в сроки, установленные Главархивом СССР и главархивами союзных республик, сведения о таких изменениях (Приложение 11) представляются вышестоящему архивному органу для внесения изменений в фондовый каталог.

3.20. Для установления наличия в архиве того или иного фонда, а также облегчения отыскания нужных листов фондов в государственном архиве составляется карточный указатель фондов.

Карточки указателя составляются на каждое название фонда.

На карточке указателя проставляется номер и название фонда (название учреждения фондообразователя), крайние даты существования учреждения-фондообразователя под этим названием и размещается в картотеке в соответствии с определенной классификационной схемой.

Учет выбытия документов 3.21. Документы могут быть сняты с учета на основании:

- акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению (Приложение 26);

- акта о неисправимых повреждениях дел (документов) (Приложение 27);

- акта об обнаружении дел (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенные и т.д.) (Приложение 28);

- акта приема-передачи документов в другой государственный или ведомственный архив (Приложение 5);

- акта описания документов, переработки описей (Приложение 29);

- акта о технических ошибках в учетных документах (Приложение 30);

- акта о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны (Приложение 10).

3.22. При выбытии описанных материалов в соответствующих описях в графе "Примечания" против каждого выбывшего дела ставится штамп "Выбыло". В конце описи делается новая итоговая запись (см. п. п. 4.1.45 - 4.1.46 настоящих Правил), в которой указывается, на основании каких документов выбыли дела.

3.23. При записи выбытия документов в листе фонда в графе "Выбытие" указывается документ, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

на основании которого выбыли дела и количество выбывших дел по каждой описи отдельно. В графе "Наличие (остаток)" листа фонда указывается общее количество описанных материалов фонда, остающееся после данного выбытия, и их новый объем по соответствующим описям. При выбытии всех документов описи номер этой описи другим описям не присваивается и остается свободным.

3.24. При передаче фонда из одного государственного архива в другой передаются описи фонда, лист фонда, дело фонда.

В списке фонда в случае выбытия всего фонда в графе "Отметка о выбытии" указывается название, номер и дата документа, на основании которого фонд выбыл.

Учет особо ценных дел 3.25. Учет особо ценных документов ведется по списку фондов, содержащих особо ценные дела (Приложение 16), описям особо ценных дел (Приложение 19) и реестрам описей особо ценных дел (Приложение 21).

3.26. Фонды, содержащие особо ценные документы, вносятся в список в порядке их номеров или по мере выявления. Графа 1-я списка фондов служит для учета количества фондов, содержащих особо ценные дела. Порядковый номер, проставляемый в этой графе, является вспомогательным и в других учетных документах не используется. В графе 2-й за фондами, содержащими особо ценные документы, сохраняются номера фондов по общему списку фондов архива. Графа 3-я заполняется по последнему названию фонда. В графе 4-й указываются номера описей, присвоенные им по листу фонда, в которых содержатся особо ценные документы.

3.27. Опись особо ценных дел составляется в 4-х экземплярах по мере их выявления. Опись особо ценных дел может быть заведена на дела одной или нескольких описей в зависимости от количества в них особо ценных дел. Описи особо ценных дел составляются на каждый фонд отдельно. К описи оформляется титульный лист.

Первые экземпляры описей хранятся единым комплектом в порядке номеров фондов, описей.

При передаче страховых копий особо ценных дел в спецхранилище поступает экземпляр описи этих дел вместе с первой партией страховых копий.

В опись особо ценных дел дела вносятся строго в порядке номеров описей дел. Если большинство дел по описи являются особо ценными, отдельная опись особо ценных дел не составляется, а копируется имеющаяся опись, и к ней оформляется новый титульный лист и переводная таблица от номера дела к номеру единицы учета страховой копии.

Графы с 2-ой и по 6-ю в описи особо ценных дел заполняются на основании имеющихся в архиве описей дел.

Сведения о копировании дел в целях создания страхового фонда (графа 7-я) вносятся в описи особо ценных дел по мере проведения копирования.

В итоговой записи указывается общее количество дел, включенных в данную опись на основании графы 1-й. По завершении копирования всех дел в данной описи в итоговой записи указывается: "Все дела по данной описи скопированы", дата, должности, подписи.

3.28. В учетных документах фондов, содержащих особо ценные документы, отметка ОЦ, проставляемая к номеру фонда, номеру описи, является служебной и не входит в шифр фонда, описи, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

дела.

3.29. На фонды, по которым выявление особо ценных дел завершено, составляются дополнительные карточки фондов (Приложение 25 или 25-а), которые представляются в Центральный фондовый каталог (ЦФК) Главархива СССР и фондовые каталоги архивных управлений (отделов). На лицевой стороне карточки фонда проставляется штамп "ОЦ", название архива, номер фонда и объем особо ценных дел.

Учет копий страхового фонда 3.30. За единицу хранения и учета страхового фонда, подготовленного в виде рулонного микрофильма, принимается физически обособленный рулон микрофильма страхового фонда вне зависимости от количества заснятых на нем фондов, дел, документов. За единицу измерения страхового фонда принимается кадр микрофильма.

Учет страхового фонда ведется по книге учета поступлений страхового фонда и фонда пользования (Приложение 14) и описям страхового фонда (Приложение 20).

3.31. Запись в книге учета поступлений страхового фонда производится по мере поступления микрофильмов вне зависимости от фондовой принадлежности документов, объема включенных в копию дел или документов, количества страховых копий. По книге поступлений единицам хранения страхового фонда присваиваются порядковые номера. В графе 3-й книги поступлений указываются номер и дата заказа на изготовление копий. Графы 5-я и 6-я заполняются на основе соответствующих пунктов заказа на изготовление копий.

3.32. Опись страхового фонда составляется в 3-х экземплярах. Первый экземпляр передается со страховыми копиями в специальное хранилище, два остаются в архиве (один - неприкосновенный, второй - рабочий). Графы описи заполняются на основании книги учета поступлений страхового фонда и фонда пользования и заказа на изготовление копий.

В зависимости от конкретных условий описи могут составляться на микрофильмы страхового фонда одного или нескольких фондов. Описи нумеруются валовыми (по архиву) номерами.

В опись страховая копия записывается только один раз. Порядковый номер, присвоенный страховой копии по описи, является ее постоянным номером. Нумерация страховых копий в единой описи страховых копий по всему архиву может продолжаться до пятизначного номера, после чего заводится новая опись.

Перенумерация страховых копий или присвоение освободившихся номеров копий другим копиям запрещается.

Опись страхового фонда должна иметь годовые разделы, к которым составляются итоговые записи о количестве включенных в раздел единиц хранения страхового фонда и о количестве скопированных дел за год, а также указывается нарастающий итог - общее количество изготовленных кадров и скопированных дел государственного архива.

По окончании записей в описи, а также при делении описи на тома (если страховые копии в спецхранилище передаются частично) в конце описи, тома также делается итоговая запись.

3.33. Постоянным шифром единицы хранения страхового фонда являются название архива, номер описи страхового фонда, номер единицы хранения страхового фонда с добавлением индекса Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

"СФ". Шифр проставляется на контрольных кадрах страховой копии, на бланке этикетки на верхней крышке большой кинокоробки и бортах упаковки.

Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности 3.34. Учет документов, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности, ведется по инвентарной книге учета дел, имеющих во внешнем оформлении или в приложении к ним материальные ценности (Приложение 22). Инвентарная книга учета составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр хранится в отделе учета, второй - у материально ответственного лица, третий - в бухгалтерии.

Документы с ценностями вносятся в инвентарную книгу учета по порядку номеров фондов и описей, а внутри каждой описи - по порядку номеров дел. На каждом деле (книге), внесенном в инвентарную книгу, проставляется шифр в виде дроби, где числителем является инвентарный номер, а знаменателем инв. N архивный шифр (например, -------------). Инвентарная книга учета должна ЦГАОР, ф. быть до ее заполнения прошнурована, пронумерована и скреплена сургучной печатью. В инвентарной книге учета после каждого поступления или выбытия составляется итоговая запись, в которой цифрами и в круглых скобках прописью указывается количество дел, внесенных в книгу, дата ее заполнения, должность и фамилия материально ответственного лица.

3.35. Учет печатей может вестись по карточкам учета печатей, составленным на каждый оттиск печати. Единицей учета и описания оттисков печатей является отдельный оттиск печати вне зависимости от того, какое количество оттисков одной и той же печати сохранилось.

Все описательные карточки, составляемые на каждый оттиск печати, составляют единую картотеку печатей архива.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Раздел 4. СИСТЕМА НАУЧНО-СПРАВОЧНОГО АППАРАТА К ДОКУМЕНТАМ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР 4.01. Система научно-справочного аппарата (СНСА) к документам Государственного архивного фонда СССР - это комплекс архивных справочников, механизированных и автоматизированных информационно-поисковых систем, создаваемых на единых методологических и научно методических основах. СНСА создается для обеспечения сохранности и поиска архивных документов в целях эффективного использования содержащейся в них информации.


Состав системы НСА 4.02. В состав системы НСА входят архивные справочники (архивные описи, список фондов, каталоги, путеводители, указатели, обзоры документов) и механизированные неавтоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС).

4.03. Архивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС подразделяются на межархивные, общеархивные, межфондовые и пофондовые.

Межархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС обеспечивают поиск документов по материалам группы государственных архивов (страны в целом, региона, республики, края, области);

общеархивные справочники, механизированные и автоматизированные ИПС - поиск документов по материалам конкретного архива в целом;

межфондовые справочники, механизированные и автоматизированные ИПС - поиск документов по нескольким фондам одного архива;

пофондовые справочники - поиск документов по материалам конкретного фонда.

4.04. Архивные справочники создаются на основе описания архивных документов, то есть на основе создания вторичной информации о составе, содержании и адресах (поисковых данных) документов и фондов путем аналитико-синтетической переработки первичной документной информации. В зависимости от того, какой тип справочника (опись, каталог, путеводитель, указатель, обзор и др.) создается, проводится описание документа (части документа), группы документов, дела, группы дел, фонда (части фонда), группы фондов, фондов архива, фондов группы архивов.

Подготовка архивных справочников для издания, разработки механизированных и автоматизированных ИПС, а также научная разработка крупных архивных фондов, завершающаяся созданием справочников и научным отчетом, подлежат государственной регистрации в соответствии с п. 8.1.12 настоящих Правил.

Дифференцированный подход к созданию НСА 4.05. При создании и развитии системы научно-справочного аппарата применяется дифференцированный подход, заключающийся в выборе определенной методики составления и усовершенствования справочников, в определении целесообразного состава и наполнения справочного аппарата к ним, установлении очередности работ в зависимости от категории фонда, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

категории его обособленной части (см. п. 1.2.39), характера его документов, состояния и состава имеющегося научно-справочного аппарата к фонду.

4.06. К фондам первой категории составляется научно-справочный аппарат, обеспечивающий разностороннее использование документов в сочетании с быстротой, полнотой и точностью многоаспектного поиска. Описи таких фондов должны иметь предисловия и различные указатели;

материалы фондов подлежат первоочередной каталогизации, при этом основной способ описания подокументный;

в путеводителе на них составляется индивидуальная характеристика.

К наиболее информативным и используемым фондам первой категории возможно создание других архивных справочников, раскрывающих содержание документов - обзор фондов, указателей к документам и др.

4.07. К фондам второй категории может быть составлен, помимо предисловия, глухой указатель к описи (предметный или его разновидность - географический или специальный предметный);

основным способом описания при каталогизации будет поединичный;

в путеводителе информация о них может быть включена в групповую характеристику.

4.08. К фондам третьей категории, информация которых имеет характер частичного дополнения по отношению к фондам первой и второй категории, может быть составлен минимальный справочный аппарат. Описи таких фондов могут не содержать указателей;

при каталогизации может быть составлена одна отсылочная карточка на фонд, группу фондов;

в путеводителе информация о таких фондах может включаться в список неаннотируемых фондов.

4.09. При создании и совершенствовании научно-справочного аппарата отдельные структурные подразделения фонда, имеющие самостоятельные описи, могут быть отнесены к разным категориям.

Внутрифондовое категорирование проводится также применительно к объединенным фондам, в составе которых могут иметься фонды различных уровней информативности.

Преемственность НСА ведомственных и государственных архивов 4.010. Преемственность учетно-справочного аппарата, создаваемого в делопроизводстве учреждений и НСА ведомственных и государственных архивов, основывается на единстве требований и принципов построения системы научно-справочного аппарата. Преемственность предполагает обязательность составления в делопроизводстве учреждений и ведомственных архивах описей дел с необходимым научно-справочным аппаратом к ним.

4.011. Утвержденные Центральной экспертно-проверочной комиссией - экспертно проверочной комиссией (ЦЭПК - ЭПК) архивных учреждений описи (годовые разделы описей) дел постоянного хранения государственный архив хранит как контрольные экземпляры до передачи документов на государственное хранение, после чего описи становятся частью системы научно справочного аппарата государственного архива.

Различные виды делопроизводственных картотек и каталогов, ведомственных архивов могут быть приняты в государственные архивы для использования в составе системы НСА.

Учет состояния системы научно-справочного аппарата архива Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

4.012. Для определения путей совершенствования системы научно-справочного аппарата архива необходим анализ и учет состояния всех имеющихся справочников, который ведется в картотеке (журнале) по учету состояния НСА.

4.1. Архивные описи 4.1.1. Архивная опись - архивный справочник, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри фонда и учета дел. Описи составляются в делопроизводстве учреждений и в ведомственных архивах (Приложение 31). В государственных архивах описи составляются на поступившие неописанные документы и в процессе переработки некачественных описей (Приложение 18).

Государственный архив должен иметь три экземпляра описей: один контрольный и два рабочих. Контрольный экземпляр находится в подразделении архива, осуществляющем централизованный учет документов, а рабочие - в соответствующих хранилищах, в читальном зале.

Описи хранятся по порядку номеров фондов, а в пределах фонда - по номерам описей.

4.1.2. Процесс составления описи складывается из:

- описания дел (каждой единицы хранения) на карточках;

- систематизации карточек в соответствии со схемой (см. п. 1.3.4), их редактирования;

- оформления описи.

Описание дел 4.1.3. Описание дел включает составление заголовка дела, установление названия структурной части, делопроизводственного номера (индекса), крайних дат документов дела, количество листов в деле и архивного шифра дела. Все эти сведения заносятся на карточку. Каждая карточка получает порядковый номер, который выносится карандашом на обложку дела и является его временным рабочим номером до окончательной систематизации дел в описи и фонде. После завершения систематизации все сведения с карточек переносятся в описи и на обложки дел.

4.1.4. Дела описываются на языке той республики, в архивах которой они хранятся, или на русском языке, независимо от того, на каком языке написаны документы.

4.1.5. При описании употребляются официальные и общепринятые сокращения слов, а также сокращения, применявшиеся в практической деятельности учреждения. В государственном архиве составляется список сокращений, используемых при описании документов. Произвольное образование сокращений не допускается.

Составление заголовка дела Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

4.1.6. Заголовок должен кратко в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. При составлении заголовков в зависимости от содержания дел осуществляется дифференцированный подход.

4.1.7. Основные требования к методике составления (уточнения) заголовка:

- факты и события, отраженные в документах, раскрываются с марксистско-ленинских позиций;

не допускается перенесение из текста документов в заголовок дела классово чуждых формулировок, понятий, терминов;

- текст заголовка должен обобщенно и четко отражать смысловое содержание документов дела;

перечисление названий отдельных документов в заголовке не допускается;

- содержание документов излагается в заголовке дела современным языком, без вводных слов и сложных синтаксических оборотов, отдельные термины, а также наименования учреждений, административно-территориальных единиц и географических названий, характерные для эпохи и выражающие ее особенности, сохраняются;

- не допускается употребление в заголовке неконкретных, не вскрывающих содержание формулировок ("разная переписка", "общая переписка", "бумаги к руководству" и т.д.);

- дореволюционные титулы, чины, звания, должности указываются словами, определяющими эти понятия (император, губернатор и т.п.), с исключением слов, являющихся выражением особого почитания (величество, высочество, превосходительство и т.п.).

4.1.8. В заголовок дела входят следующие элементы:

- название вида дела (единицы хранения) или вида (разновидности) документов;

- название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которым составлены документы (автор);

- название учреждения, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);


- вопрос или предмет, событие, факт, имя и т.п., к которому относится содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связаны содержание документов дела, автор, адресат или корреспондент документов;

- даты, к которым относятся документы дела или изложенные в них события.

В заголовке дела акцентируется внимание на тех элементах, которые положены в основу формирования дела.

4.1.9. Вид единицы хранения (дело, переписка, материалы, журнал, книга и др.) или вид (разновидность) документов (протоколы, доклады, циркуляры, приказы, отчеты, акты и т.п.), характеризующие состав дела, указываются в начале заголовка. Если единица хранения состоит из различных по виду документов, связанных единством содержания и последовательностью делопроизводства по одному конкретному вопросу (делу), при составлении заголовка употребляется понятие "дело". Это понятие применяется, главным образом, при описании судебных, следственных, личных (персональных) дел, а также дел, в которых объединены документы нескольких видов Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

(протоколы, планы, сметы, докладные записки, отчеты), отражающие деятельность учреждения.

Примеры: 1. Дело об обследовании деятельности Наркомпроса РСФСР в 1926 г.

2. Перспективный план восстановления и развития городского хозяйства на 1946 - 1950 гг. (ф.

Смоленского городского Совета депутатов трудящихся).

4.1.10. Корреспондент указывается после обозначения вида дела (документов) в форме официального названия учреждения или фамилии, должности, звания, профессии отдельного лица.

Пример: Переписка Министерства с народным художником СССР Кориным П.Д. об организации выставки его работ (ф. Министерства культуры РСФСР).

4.1.11. Если единица хранения представляет собой "переписку", в заголовке указываются только названия корреспондентов, а название учреждения-фондообразователя, как правило, не приводится.

Если переписка велась с однородными корреспондентами, в заголовке указывается общее видовое название корреспондентов.

Пример: Переписка с областными управлениями культуры о создании Свода памятников культуры и истории РСФСР (ф. Министерства культуры РСФСР).

4.1.12. Изложение вопроса (предмета), отражающего содержание документов, является основной частью заголовка и дается после указания вида дела, автора, корреспондента (адресата) документов.

4.1.13. В фондах всех категорий при изложении в заголовках вопроса (предмета), отражающего содержание документов, следует:

- приводить полные или официальные сокращенные названия учреждения или фамилии и инициалы лиц с указанием их должностей, званий, профессий в случаях, если содержание документов дела касается каких-либо учреждений или лиц;

если упоминается несколько учреждений или лиц, давать их видовое понятие;

- в заголовках судебных дел, кроме фамилий, имен и отчеств (или инициалов) лиц, раскрывать сущность дела;

- если содержание документов единицы хранения касается нескольких вопросов, являющихся частью одного общего вопроса, в заголовке отражается общий вопрос в такой формулировке, которая охватывает все вопросы частного характера.

Пример: Переписка с губпродкомами об организации хлебозаготовок в Воронежской, Курской и Орловской губерниях. (Дело состоит из переписки Наркомпрода РСФСР с Воронежским, Курским и Орловским губпродкомами по вопросам: о подготовке хлебозаготовок в губерниях, о сроках проведения хлебозаготовок, организации пунктов для ссыпки хлеба, привлечении к хлебозаготовкам кооперативных организаций, отправке хлебных грузов промышленным центрам в первую очередь.

Содержание этих документов в заголовке обобщено одним понятием без перечисления частностей.) 4.1.14. Название местности (населенных пунктов, географических объектов, административно территориальных единиц) вносится в заголовок дела, если необходимо указать место событий или местонахождение авторов (адресатов, корреспондентов) документов.

Пример: Дело по руководству и контролю за деятельностью Ленинградского треста жировой промышленности.

Если единица хранения состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется понятие "материалы", а в скобках указываются основные виды документов.

Пример: Материалы по внедрению законченных научно-исследовательских работ в производство синтетического волокна (протоколы, докладные записки, заключения и др.).

Понятием "материалы" обозначаются также документы-приложения к какому-либо обобщающему документу.

Пример: Материалы к приказам, протоколам, отчетам за такой-то год.

Если единица хранения состоит из документов одного вида, в заголовок выносится название документов во множественном числе.

Пример: Протоколы заседаний Экономического Совещания РСФСР N 2 - 12 за октябрь 1924 г. июль 1925 г.

4.1.15. После обозначения вида дела или вида документов в заголовке указывается автор (учреждение или лицо) входящих в дело документов. Если автором документов является учреждение, в деятельности которого они отложились, в заголовке дела наименование учреждения или опускается, или приводится его общее видовое название (комитет, суд, комиссия и т.п.).

Примеры: 1. Приказы министерства N 1 - 250 за год. (ф. Министерства путей сообщения).

2. Отчет штаба Северо-Кавказского фронта о ликвидации группировки противника на Таманском полуострове.

3. Переписка с предприятиями тяжелой промышленности Южного Урала о снабжении их оборудованием.

Наименование населенных пунктов и административно-территориальных единиц приводится в возрастающем порядке: село (деревня, аул), город, район (уезд), область (губерния, край) и т.д.

4.1.16. Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка отражает исторические связи между событиями и фактами и необходима для понимания конкретного содержания документов.

Пример: Донесения Петербургского градоначальника министру внутренних дел о революционных событиях в Петербурге 1905 - 1906 гг.

4.1.17. Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указываются вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание.

Примеры: 1. Донесение Ковенского губернатора Виленскому, Ковенскому и Гродненскому генерал-губернатору о политической демонстрации 26 февраля 1903 г. в Ковенском театре во время постановки пьесы М. Горького "На дне" и подобранных на улицах г. Ковко революционных прокламациях.

2. Вахтенный журнал.

4.1.18. При описании дел, состоящих из планов и отчетов, в заголовке указывается год (период), на который составлен план, или год (период), за который составлен отчет.

4.1.19. Если дело состоит из нескольких томов (частей), всем томам (частям) дается общий заголовок, а затем (при необходимости) делается уточнение содержания каждого тома (части) в отдельности.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Пример: Статистические сведения о развитии сельского хозяйства УССР за 1946 - 1950 гг. Том I.

Земледелие.

Статистические сведения о развитии сельского хозяйства УССР за 1946 - 1950 гг. Том III (последний). Животноводство.

4.1.20. Внесенные в заголовок данные (фамилия, имя, отчество, название местности, наименование учреждения и т.д.), установленные составителем заголовка путем исследования, заключаются в квадратные скобки.

Примеры: 1. Чехов Антон Павлович. ["Двое в одном"]. Рассказ. Черновой автограф. 1883 г.

2. Письмо Короленко Владимира Галактионовича [Лучицкому] Ивану Васильевичу. 11 января 1905 г.

4.1.21. Для унификации описания дел, однородных по одному или нескольким существенным признакам, составляются типовые заголовки. При этом учитываются также функции учреждения, особенности системы делопроизводства, а также характер отложившейся и наиболее типичной документации. В типовой заголовок могут входить географический, хронологический и другие элементы. Он может состоять из обозначения вида и автора документов, вида и корреспондента, вида и обобщенного обозначения корреспондентов и содержания. При составлении заголовка конкретного дела типовой заголовок необходимо приблизить к содержанию документов.

Пример: типовой заголовок - "Переписка о заготовке продовольствия для Красной Армии".

(Заголовок дела - "Переписка с Исполнительным комитетом Воронежского областного Совета депутатов трудящихся о заготовке продовольствия для армий Воронежского фронта".) Составление аннотации документов 4.1.22. Аннотация документов дела - это краткая характеристика отдельных документов, группы документов дела. Аннотируются особо ценные документы, документы-приложения к основному документу, документы учреждений-предшественников, документы, содержащие сведения по личному составу, имеющие справочное значение, документы, которые могут служить предметом самостоятельного поиска, наличие которых в данном деле не может быть определено по его заголовку (воззвания, листовки, прокламации, брошюры, карты, планы, чертежи, фотографии и т.д.).

4.1.23. Аннотация составляется в порядке, принятом для описания отдельного документа (см. п.

4.1.17), или как краткое изложение части содержания документа.

При аннотировании печатных материалов указывается вид документа, его название или начальные слова документа (при отсутствии названия), выходные данные.

В аннотациях чертежных и других изобразительных материалов рекомендуется указывать материал, вид, формат документа и способ его исполнения, для карт - масштаб. В аннотации могут также приводиться имена лиц, названия учреждений, географические названия и пр., упоминающиеся в документах и имеющие существенное значение (перечисляются в конце аннотации под рубрикой "упоминаются"). В конце аннотации приводятся номера листов аннотируемых документов. В аннотации может отмечаться степень подробности сведений ("краткие сведения", "подробное сообщение"). При аннотировании не следует употреблять фраз и выражений, не несущих основной смысловой нагрузки ("в материалах содержится", "документы касаются"), а также таких Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

формулировок, как "весьма ценные материалы", "очень интересные материалы" и т.п.

Аннотация пишется после заголовка с красной строки.

Примеры: 1. Переписка с Советом Народных Комиссаров РСФСР об изменении финансового законодательства (ф. Наркомфина РСФСР).

Доклад заведующего бюджетным отделом Наркомфина РСФСР от 15 декабря 1920 г. о пересмотре финансового законодательства РСФСР лл. _.

2. Дело о деятельности Одесской группы РСДРП и о распространении воззваний этой группы.

Листовки Одесской группы РСДРП и список членов группы. 4 февраля - 15 октября 1905 г. лл.

.

3. Письма Коллонтай Александры Михайловны Безруких Павлу Уфимовичу.

В письме от 20 марта 1930 г. - воспоминания о II съезде Советов, упоминается Дзержинский Ф.Э. лл. _.

Описание подлинности документов, степени полноты, способа воспроизведения и внешних особенностей дел 4.1.24. При описании документов дела указывается их копийность. При описании особо ценных документов устанавливается и указывается их подлинность или копийность. Признаками подлинности официальных документов являются: официальный бланк учреждения, наличие подписи должностного лица, печати учреждения и т.п.;

для документов личного происхождения - их автографичность или наличие подписи автора документа. Если данные о подлинности относятся к одному документу (части документов), упоминаемому в заголовке, указание о подлинности дается после описания этого документа (документов) в скобках со строчной буквы. Подлинность или копийность документов в деле указывается после заголовка с прописной буквы. Если копийным является один или несколько документов, указанных в заголовке наряду с другими, копийность указывается в заголовке вслед за указанным документом (документами) в скобках со строчной буквы.

Если документ (документы) дела аннотируется, указание о подлинности или копийности дается после аннотации с прописной буквы.

4.1.25. Если дело содержит особо ценные, но не полностью сохранившиеся документы, указывается степень их полноты: "отрывок", "разрозненные листы", "без начала", "без конца" и т.п.

4.1.26. Способ воспроизведения указывается для документов в случае, если он необычен для данного вида (разновидности) документов или имеет принципиальное значение для характеристики содержания.

Для обозначения способа воспроизведения документов употребляются термины: "рукопись", "автограф", "машинопись" (машинописный), "печатный", "гектограф", "стеклограф", "оттиск с печатных досок" и другие.

4.1.27. Если дело по своим внешним особенностям отличается от большей части материалов фонда, то при его описании необходимо указать эти особенности.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

К внешним особенностям дел и документов относятся: особый писчий материал (пергамент, шелк, береста и т.п.);

особый материал обложки и переплета (кожа, дерево, набивная ткань и т.п.);

наличие украшений на обложке, иллюстрации или украшения текста;

язык документов, отличный от языка остальных документов фонда;

печати;

наличие прилагаемых образцов бумаги, тканей и др.

4.1.28. Данные о степени полноты, способе воспроизведения, внешних и других особенностях документов дела приводятся после заголовка и аннотации с новой строки.

Обозначение названия фонда и его части 4.1.29. При описании дела обозначается название учреждения-фондообразователя и его структурной части (см. п. п. 3.13;

1.2.16). Если название учреждения (или его структурной части) менялось в течение периода, когда дело находилось в делопроизводстве, то указывается последнее название учреждения (структурной части). Если дело начато в одном учреждении, а закончено в другом, пишется наименование последнего учреждения, к фонду которого должно относиться данное дело. Название структурной части, к которой относится дело, пишется за названием учреждения фондообразователя.

4.1.30. При описании фонда личного происхождения фамилия, имя, отчество фондообразователя пишутся полностью. Если фондообразователь больше известен под псевдонимом, то в начале указывается псевдоним, а затем в скобках подлинная фамилия, имя и отчество.

Пример: Бедный Демьян (Придворов Ефим Алексеевич).

4.1.31. Делопроизводственный номер дела обозначается под названием фонда (структурной части).

Выявление и обозначение крайних дат документов дела 4.1.32. Степень полноты датировки зависит от характера документов. Полная дата (число, месяц, год), как правило, указывается при описании распорядительной, творческой документации, дел по одному вопросу, а также документов, для которых датировка имеет важное значение (доклады, листовки, стенограммы, письма и т.п.).

4.1.33. При выявлении крайних дат документов, составляющих дело, необходимо иметь в виду следующее:

- начальной датой дела является дата составления (регистрации) самого раннего документа, а конечной - дата составления (регистрации) самого позднего документа;

- даты декретов, указов, грамот, договоров, постановлений, распоряжений, приказов и т.п.

указываются по времени их подписания;

если документы не датированы, даты указываются по времени опубликования или введения в действие;

- крайние даты для планов, отчетов и т.п. документов не проставляются;

- если в деле документы-приложения датированы ранее первого документа дела, то их даты Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

оговариваются с новой строки: "имеются документы за год";

- если делом являются книги или столбцы, то крайними датами для них будут даты первой и последней записи или даты наиболее раннего и наиболее позднего документов. Крайними датами книг по учету и описанию податного населения, податей, межевания земель (писцовых, переписных, межевых и др.) являются даты наказа, данного писцу, и окончания описания;

- если дело состоит из копийных документов, изготовленных значительно позже создания их подлинников или полученных фондообразователем для работы (например, в фондах редакций, различных комиссий и т.п.), то крайними датами будут являться даты изготовления копий;

даты подлинников приводятся в заголовке.

Пример: Требования, петиции рабочих парфюмерной промышленности о повышении заработной платы, сокращении рабочего дня и по другим вопросам и ответы на них администрации парфюмерных фабрик за 1905 - 1906 гг. Копии. Крайние даты: май - июнь 1924 г.

(Фондообразователь - комиссия по истории профдвижения Московского губернского Совета профсоюзов);

- если дело было начато в одном учреждении, а закончено в другом, то выявляются три даты:

дата заведения дела в делопроизводстве первого учреждения, дата поступления его во второе учреждение и дата завершения его в делопроизводстве этого учреждения;

первые две даты обозначаются в виде дроби;

- при наличии в делах документов дореволюционного и советского периодов, в крайние даты включаются, как правило, даты документов обоих периодов;

- при обозначении даты сначала указывается число, затем месяц и год.

4.1.34. Даты следует указывать по тому стилю, по какому датированы сами документы (без перевода на другой стиль), за исключением:

- дел, содержащих документы, относящиеся ко времени перевода в Советской России старого стиля на новый, т.е. с 14 февраля по 1 июля 1918 г., которым дается двойная датировка: сначала приводится дата по новому стилю, а за ней в скобках - по старому, например: 8 мая (25 апреля) г.;

- дел, содержащих документы, образовавшиеся до перевода старого стиля на новый и относящиеся к событиям, имеющим международное значение, которым дается дата по старому стилю, а за ней в скобках - по новому.

Все даты переводятся на современное летоисчисление: даты, указанные в документах, приводятся в скобках.

4.1.35. Если полные даты дела или отдельные их элементы определяются приблизительно на основании анализа содержания документов, то пределы колебаний оговариваются, а даты или отдельные их элементы заключаются в квадратные скобки. Полные или отдельные их элементы, не абсолютно достоверные, сопровождаются вопросительным знаком.

Пример: [Не ранее 1919 г.];

[Не ранее апреля - не позднее мая] 1920 г.;

[Не ранее 25] апреля г.;

15 [января] 1954 г.;

15 января [1954 г.];

[15 января 1954 г.].

4.1.36. В случае невозможности определения более или менее полной даты необходимо исходя из содержания, формы, стиля и палеографических особенностей (почерк, филиграни, писчий материал и т.д.) документов, указывать, к какому столетию (или части столетия) следует отнести данное дело.



Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 6 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.