авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |

«Одобрены коллегией Главархива СССР ...»

-- [ Страница 4 ] --

Двойные фамилии заносятся в именной указатель по первому слову без инверсии:

- Сергеев-Ценский С.Н.

Иностранные фамилии передаются в русской транскрипции, причем частицы (фон, дер, ва, ле, аль, ди, де и др.), имеющиеся в них, приводятся после фамилии и инициалов, если они не срослись с фамилией:

- Бьюкенен И.А.

- Витторио Л.

- Гольц А.С. фон дер.

- Леклер Т.И.

- Энвер-паша.

Хронологический указатель 4.4.13. В хронологическом указателе даты событий или даты документов располагаются в хронологическом порядке. Указатель составляется глухим.

Пример хронологического указателя к решениям облисполкома:

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

1929 г. - оп. 1, дд. 1 - 10.

оп. 2, дд. 10 - 11.

оп. 5, дд. 2 - 4.

1930 г. - оп. 1, дд. 11 - 17.

оп. 3, д. 51.

оп. 4, д. 1.

4.5. Обзоры документов 4.5.1. Обзор - архивный справочник, включающий систематизированные сведения о составе и содержании отдельных комплексов архивных документов, предназначенный для информации заинтересованных учреждений и научной общественности о документах. Видами обзора являются обзор фонда и тематический обзор.

Обзор фонда включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного архивного фонда.

Тематический обзор включает систематизированные сведения о составе и содержании документов одного или нескольких фондов по определенной теме.

4.5.2. Выбор фонда или темы для составления обзора определяется задачами развития науки, техники, культуры, искусства на современном этапе, актуальностью избранной темы, научной ценностью документов фонда, степенью изученности фонда.

Для обзоров, предназначенных к изданию, должно учитываться наличие качественного НСА к фонду.

Построение обзора 4.5.3. Обзор состоит из характеристики учреждений-фондообразователей, характеристики документов и справочного аппарата.

4.5.4. Основными схемами построения обзоров являются: структурная, отраслевая (функциональная), тематическая, хронологическая. Структурная схема применяется только в обзорах фондов учреждений с отчетливо выраженной, устойчивой структурой, когда структурные части отражают функции фондообразователя, а содержание документов не дублируется в нескольких структурных подразделениях. Названия структурных частей при такой схеме выступают в качестве разделов характеристики обзора.

Отраслевая (функциональная) схема в обзорах фондов применяется, когда фондообразователь не имеет структуры, когда структурные части нечетко отражают функции фондообразователя или когда структура часто изменялась.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

В тематических обзорах отраслевая (функциональная) схема применяется для тем, отражающих конкретную деятельность определенной системы учреждений, направления развития тех или иных сторон государственного управления, экономики, науки, культуры и т.д.

Построение обзора по тематической схеме предусматривает объединение сведений о документах по содержанию.

Применение хронологических схем в обзорах ограничивается теми случаями, когда необходимо выделить отдельные периоды в деятельности учреждений, или оттенить характер документов, отражающих последовательность происходивших исторических событий.

Для обзоров фондов личного происхождения используется схема систематизации документов фондов.

Описание документов в обзоре 4.5.5. Информация о документах в обзоре должна быть четкой, точной, конкретной, компактной, что достигается путем дифференцированного подхода к использованию групповых и индивидуальных аннотаций.

В групповых аннотациях информация представляется в обобщенной форме с указанием разновидности документов, их авторов (автора), краткого описания содержания, хронологических рамок, подлинности и объема документов.

Групповые аннотации могут дополняться индивидуальными, в которых полнее и детальнее раскрывается содержание наиболее важных и значимых документов.

4.5.6. При аннотировании документов в обзорах может быть дана их оценка как исторических источников, показана степень их сохранности, степень подробности содержащихся в документах сведений о конкретных фактах и событиях, может быть отмечено, в каком фонде (архиве) имеются документальные сведения. К цитированию документов прибегать не рекомендуется. Аннотации сопровождаются поисковыми данными, состоящими из номеров фондов, описей, дел и листов.

Справочный аппарат обзора 4.5.7. В состав справочного аппарата входят: титульный лист, оглавление, список сокращений;

для тематических обзоров - список фондов, информация о которых включена в обзор;

в необходимых случаях - библиографический список.

4.6. Автоматизированные информационно-поисковые системы по документам государственных архивов Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

4.6.1. Автоматизированные информационно-поисковые системы (АИПС) по документам государственных архивов создаются в целях совершенствования методов и форм информационного обслуживания. В АИПС обработка и поиск данных осуществляется с помощью электронно вычислительных машин.

4.6.2. На основе машинных методов обработки, хранения, поиска и выдачи информации АИПС обеспечивает однократный ввод в систему документной информации и ее многократное и многоцелевое использование: выдачу поисковых данных о необходимых архивных документах, делах, фондах;

выдачу описаний документов в ответ на тематические запросы;

подготовку путеводителей, указателей и других справочников и справочно-информационных изданий об архивных документах.

4.6.3. При решении вопроса о целесообразности разработки АИПС в государственных архивах следует:

- изучить информационные потребности организаций, ученых и специалистов, которые являются в настоящее время или могут быть в будущем потребителями информации, содержащейся в архивных документах (для этой цели необходимо исследовать количественные характеристики и тематику информационных запросов);

- определить виды и выбрать тематику архивных документов, удовлетворяющих требованиям целесообразности перевода на автоматизированный поиск.

4.6.4. При разработке АИПС следует использовать типовые проекты. Целесообразно также арендовать машинное время в организациях, располагающих вычислительной техникой, и использовать услуги информационно-вычислительных центров других систем.

4.7. Подготовка архивных справочников к изданию 4.7.1. Основной задачей издания архивных справочников является научная информация о документах государственных архивов в целях расширения сферы их использования.

4.7.2. Архивными учреждениями могут готовиться к изданию:

- справочники, дающие общее представление о государственных архивах СССР, республики, края, области, региона, государственных архивах определенного профиля (путеводители, краткие справочники, очерки, обзоры и др.);

- справочники, содержащие информацию об архивных фондах (путеводители, краткие справочники о фондах одного или нескольких архивов);

- справочники, раскрывающие состав и содержание дел архивных фондов (описи, указатели, обзоры);

- справочники, информирующие о содержании отдельных документов (каталоги, указатели, обзоры).

4.7.3. При подготовке архивных справочников для издания, определении их тематической направленности проводится отбор информации для включения в справочники с учетом ее актуальности и общественных потребностей в ней.

4.7.4. При подготовке архивных справочников для издания соблюдается следующая схема Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

расположения элементов структуры справочника: титульный лист, содержание (оглавление), предисловие, список сокращений, основная часть, приложение, указатели (перечислены в порядке их расположения в пределах справочника). В зависимости от вида, целевого назначения состав элементов справочника может быть различным.

4.7.5. На титульном листе в соответствии с действующими ГОСТами размещаются следующие информационные сведения:

- надзаголовочные данные (название учреждения, от имени которого выпускается издание);

- заглавие издания;

- подзаголовочные данные (сведения о виде повторное или периодичности издания и др.);

- выходные данные (сведения об издательстве, месте и годе издания).

Титульный редактор, состав редколлегии, составители, совещательный орган, рекомендовавший справочник к изданию, аннотация издания и знак охраны авторского права указываются на обороте титульного листа.

4.7.6. Предисловие отражает следующие сведения: цель издания, его читательское назначение, обоснование важности и актуальности тематики (для справочников тематического характера);

краткие исторические сведения об объекте (объектах) описания;

тематические и хронологические границы;

общую характеристику структуры издания, особенности распределения сведений между отдельными разделами основной части;

методические указания о пользовании изданием, способах поиска в нем информации;

критерии отбора первоисточников, способы их описания в издании;

состав справочного аппарата, его особенности;

взаимосвязь с другими изданными архивными справочниками.

4.7.7. Приложения размещаются перед указателями. При наличии нескольких приложений в начале помещается материал, способствующий раскрытию состава и содержания архивных фондов.

Приложениями могут являться:

- материалы, дополняющие информацию об архивных фондах;

- терминологический словарь, содержащий объяснение и толкование специальных терминов и малоупотребительных, устаревших понятий;

- переводная таблица архивных шифров, если включенные в справочник описания документов, дел, фондов вошли ранее в научный оборот под другими архивными шифрами;

- библиографический список (связанный с содержанием основной части) может содержать информацию о публикациях документов, исследованиях, написанных по документам архива, справочно-информационных изданиях и т.д. Описание литературы в библиографическом списке дается в соответствии с действующим ГОСТом;

- материалы рекламно-справочного характера (правила или извлечения из правил работы читального зала, списки адресов и телефонов, порядок оформления заказов на изготовление копий документов и др.).

Каждое приложение должно иметь правильно оформленный заголовок и порядковый номер.

Издаваемые архивные справочники могут снабжаться иллюстрациями, в качестве которых используются текстовые, изобразительные документы. Каждая иллюстрация должна сопровождаться подписью, в которой указывается вид и содержание иллюстрации.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

4.7.8. Указатели к справочнику могут составляться предметные, в том числе именные, географические. К небольшому по объему справочнику может составляться один общий (комбинированный) указатель, в который входят понятия всех перечисленных выше указателей. При наличии нескольких указателей предметный указатель помещается впереди именного и географического указателей.

Рукопись справочника должна пройти редактирование, при котором она рассматривается с точки зрения правильности отбора документов, включаемых в издание;

соответствия научного уровня включенных в справочник описаний информационным потребностям;

структуры справочника, последовательности размещения и оформления всех элементов;

правильности расположения описаний по разделам и подразделам основной части;

избранной формы описания;

состава указателей, целесообразности данных видов указателей и правильности их редакционно технической обработки.

4.7.9. Подготовка архивных справочников для издания проводится архивными управлениями и отделами, центральными государственными архивами СССР, центральными республиканскими, краевыми и областными государственными архивами. Для подготовки каждого конкретного издания организуется авторский коллектив, определяется состав редколлегии или научный редактор.

Редколлегия, научный редактор осуществляют общее научное руководство по подготовке издания, научное редактирование рукописи. Из числа непосредственных исполнителей авторского коллектива выделяется ответственный составитель, осуществляющий организационное руководство работой.

На каждый подготавливаемый архивный справочник составляется план-график (если его подготовка длится несколько лет), координационный план (если участвует несколько организаций), план-проспект издания, рабочая инструкция (если возникают сложные методические вопросы, которые нельзя решить на основе существующих нормативно-методических документов). Для справочников, которые могут быть подготовлены к изданию в течение одного календарного года, отдельный план-график может не составляться, а этапы работы, сроки ее выполнения отражаются в общих планах работы архивного учреждения и в плане научно-издательской работы.

Подготовленная и отредактированная рукопись справочника должна быть обсуждена научным советом архивного учреждения, который рекомендует ее к изданию. Наряду с обсуждением организуется рецензирование рукописи (внутреннее и внешнее). Рукопись, подготовленная к передаче в издательство, должна быть оформлена в соответствии с действующим ГОСТом.

Авторский текстовой оригинал передается в издательство вместе с сопроводительным письмом и необходимыми приложениями: выписка из плана научно-издательской работы (см. п. 7.2.03), не менее двух положительных рецензий, выписка из решения научного совета, рекомендовавшего рукопись к изданию, справка об исправлениях по замечаниям рецензентов, а также другие документы в соответствии с установленным порядком подготовки материалов, предназначенных для опубликования.

Раздел 5. КОМПЛЕКТОВАНИЕ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР И ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТОВ 5.1. Комплектование Государственного архивного фонда СССР Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

5.1.1. Комплектование государственного архивного фонда СССР - это систематическое дополнение архивов профильными для них документами, имеющими политические, народно хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

5.1.2. Научную основу комплектования составляют принципы классификации документов ГАФ СССР, критерии определения источников комплектования государственных архивов, принципы и критерии экспертизы ценности документов (см. п. п. 1.07;

5.1.6;

5.2.2).

5.1.3. Комплектование документами государственных архивов проводится под руководством и контролем Главного архивного управления при Совете Министров СССР, главных архивных управлений при советах министров союзных республик, архивных управлений (отделов) при советах министров автономных республик, крайоблисполкомов.

Главархив СССР дает разрешение на передачу документов из архивов одной республики в архивы другой союзной республики по согласованию с советами министров этих республик.

5.1.4. Комплектование государственных архивов включает:

- определение источников комплектования государственных архивов;

- определение состава документов, подлежащих государственному хранению;

- прием документов в государственные архивы;

- распределение документов между государственными архивами.

Источники комплектования государственных архивов 5.1.5. Источниками комплектования государственных архивов являются учреждения, организации, предприятия и лица, в деятельности которых создаются документы, имеющие политическое, народно-хозяйственное, научное, социально-культурное или историческое значение.

5.1.6. Определение учреждений - источников комплектования государственных архивов осуществляется с учетом следующих основных критериев: значения учреждения в системе органов власти и управления, в отраслевой ведомственной системе;

полноты отражения деятельности учреждения в документах вышестоящих и других учреждениях;

соответствия документов учреждения профилю государственного архива.

При определении круга лиц, документы которых целесообразно принять на государственное хранение, используются следующие критерии: значение лица в развитии науки, культуры и других областей общественной жизни, роль лица в качестве участника или очевидца выдающихся событий в жизни общества;

значение учреждения - места службы фондообразователя;

значение исторического периода, в котором протекала деятельность лица;

родственные, творческие, дружеские и служебные связи лица.

5.1.7. Комплектование государственных архивов осуществляется в соответствии со списками учреждений (лиц) - источников комплектования архива.

Списки учреждений разрабатываются государственными архивами на основе примерных списков, издаваемых Главархивом СССР, утверждаются и уточняются в порядке, установленном вышестоящим главным архивным управлением (отделом). Предложения о внесении изменений в Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

списки обсуждаются на экспертно-проверочной (экспертной) комиссии (ЭПК, ЭК) государственного архива. Списки переутверждаются не реже чем раз в 5 лет.

Решения о включении (исключении) учреждений, организаций, предприятий в списки доводятся до их сведения учреждениями государственной архивной службы.

5.1.8. Государственные архивы ведут систематическую работу по уточнению списков источников их комплектования документами. Основанием для внесения изменений в списки учреждений (лиц) - источников комплектования являются: указания Главархива СССР об изменении или уточнении списков и решение ЭПК;

создание или ликвидация отдельных учреждений, изменение функций или масштаба их деятельности, изменение подчиненности учреждений;

передача учреждений под контроль другому государственному архиву;

решение о целесообразности (нецелесообразности) включения в списки определенного учреждения (лица) или о необходимости изменения порядка комплектования государственного архива документами данного учреждения.

Определение состава документов, подлежащих государственному хранению 5.1.9. Состав документов, подлежащих государственному хранению, определяется в результате экспертизы ценности документов (см. подраздел 5.2).

5.1.10. Учреждения государственной архивной службы принимают меры по розыску документов ГАФ СССР, не поступивших по каким-либо причинам в государственные архивы.

Для пополнения состава фондов утраченные подлинники могут быть заменены копиями документов, изъятыми из других фондов.

Прием документов на государственное хранение 5.1.11. Документы, подлежащие государственному хранению, принимаются в государственные архивы по истечении следующих предельных сроков:

- документы высших органов государственной власти и управления СССР, союзных и автономных республик, местных Советов народных депутатов, министерств, ведомств и других органов государственного управления, Верховного Суда СССР и верховных судов союзных и автономных республик, Государственного арбитража при Совете Министров СССР, государственных арбитражей при советах министров союзных и автономных республик, органов Прокуратуры СССР, отраслевых академий, союзных и республиканских органов общественных организаций, других учреждений, организаций и предприятий союзного и республиканского подчинения - 15 лет;

- документы учреждений, организаций и предприятий краевого, областного и окружного подчинения - 10 лет;

- документы учреждений, организаций и предприятий районного и городского подчинения, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

колхозов - 5 лет;

- записи актов гражданского состояния, документы по личному составу, записи нотариальных действий, судебные дела - 75 лет;

- научно-техническая документация - по миновании практической надобности, но не свыше лет;

- кинофильмы, киножурналы, сюжеты кинолетописи, звукозаписи, видеозаписи - по окончании копирования, но не свыше 3 лет;

- фотоснимки - 3 лет;

- магнитные ленты и диски и другие машинно-ориентированные документы - 5 лет.

Фотоснимки и звукозаписи, входящие в состав управленческой документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения этой документации в соответствующих государственных и общественных организациях.

Кинодокументы, фотодокументы, звуко- и видеозаписи, машинно-ориентированные документы, входящие в состав научно-технической документации, хранятся в течение сроков, предусмотренных для хранения научно-технической документации.

В необходимых случаях сроки хранения документов в отраслевых ведомственных системах СССР продлеваются Главархивом СССР.

Досрочный прием документов в государственные архивы от ликвидированных учреждений производится только в том случае, если полностью ликвидировано ведомство и имеется правительственный акт о передаче документов на государственное хранение.

5.1.12. Документы, поступившие в государственные районные и городские архивы с переменным составом документов, передаются в республиканские, краевые и областные архивы, их филиалы в порядке, устанавливаемом главными архивными управлениями союзных республик.

5.1.13. Прием документов от учреждений в государственные архивы, как правило, проводится ежегодно в соответствии с графиками, утвержденными руководством государственного архива и соответствующего учреждения. Государственные архивы по согласованию с вышестоящими архивными управлениями (отделами) могут устанавливать прием документов не ежегодно, а один раз в пять лет.

Особо ценные документы принимаются в государственные архивы по отдельным описям вместе с необходимым научно-справочным аппаратом, со страховыми копиями и актами о их техническом состоянии, изготовленными силами и за счет средств учреждений, которые передают документы на государственное хранение.

5.1.14. Документы личного происхождения поступают в государственные архивы:

- безвозмездно по договору дарения и по завещанию, по решению суда или нотариальных органов о признании документов бесхозяйными или из других государственных хранилищ;

- по договору купли-продажи;

- по решению суда об изъятии бесхозяйственно содержащихся документов.

Документы личного происхождения могут быть приняты в государственный архив на временное хранение (депонирование) по заявлению владельца документов.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

5.1.15. Вопросы приема документов личного происхождения в государственные архивы решаются экспертно-проверочными комиссиями архивных учреждений. На заседании ЭПК рассматриваются заявление владельца, опись документов личного происхождения, составленная при их первичной разборке, заключение о ценности этих документов эксперта государственной архивной службы или соответствующего специалиста.

При рассмотрении вопроса о приобретении документов личного происхождения за денежное вознаграждение на ЭПК предоставляется также проект расценочной описи с указанием денежной оценки документов. О принятом ЭПК решении владельцу сообщается в официальном письме.

5.1.16. Предварительный просмотр документов личного происхождения в целях отбора на государственное хранение, их первичная систематизация, составление описи и подготовка заключения о ценности документов может проводиться на дому у владельца или по договоренности с ним в государственном архиве.

5.1.17. Документы учреждений принимаются в государственные архивы по описям, утвержденным экспертно-проверочными комиссиями (Приложение 31). Прием документов на государственное хранение оформляется актом приема-передачи (Приложение 35), составляемым в двух экземплярах.

5.1.18. Перед приемом документов от учреждения представитель государственного архива проводит в учреждении проверку физического и санитарно-гигиенического состояния документов.

При обнаружении дефектов госархивом составляется акт;

их устранение (фумигация, реставрация и т.д.) проводится силами учреждения.

5.1.19. При передаче документов учреждением в государственный архив сдается два экземпляра описи, помимо контрольного экземпляра, который поступает в государственный архив после утверждения описи экспертно-проверочной комиссией. Прием дел проводится поединично по описям, особо ценные дела принимаются с проверкой количества листов в них. На всех экземплярах описи делаются отметки о приеме документов в государственный архив. Четвертый экземпляр описи вместе с экземпляром акта остается в учреждении.

Если при приеме обнаружено расхождение между итоговой записью в описи и фактическим наличием принимаемых дел, в описи делается новая итоговая запись, в которой указывается фактическое наличие и номера непринятых дел. Номера отсутствующих дел оговариваются в акте приема-передачи документов на государственное хранение, причины их отсутствия - в графе "Примечания" (Приложение 35) или в прилагаемой к акту справке учреждения.

Учреждение, передающее документы, обязано принять меры по розыску отсутствующих дел.

5.1.20. При первом приеме документов от учреждения в государственный архив представляется историческая справка об этом учреждении. При последующих передачах документов этого учреждения в государственный архив дается дополнение к исторической справке о произошедших изменениях в названии, функциях, структуре, подчиненности учреждения.

5.1.21. Прием в государственный архив документов личного происхождения осуществляется по описи, составленной владельцем или государственным архивом, либо по акту. При безвозмездной передаче документов личного происхождения основанием их передачи в государственный архив является заявление владельца. Прием в государственные архивы документов личного происхождения, поступивших на основании договора дарения и оцененных архивом на сумму более 500 рублей, а также по завещанию оформляется через нотариальные органы в установленном порядке. Прием документов на основании договора купли-продажи оформляется через нотариальные органы по желанию сторон.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

При приеме в государственный архив документов личного происхождения владельцу выдается расписка в приеме документов (Приложение 36).

5.1.22. Оформленный в установленном порядке договор между владельцем и государственным архивом является юридическим документом, по которому документы личного происхождения становятся государственной собственностью и включаются в состав Государственного архивного фонда СССР. При отрицательном решении вопроса о приобретении документов личного происхождения или несогласии владельца с их оценкой документы, если они находились в государственном архиве, возвращаются владельцу.

5.1.23. В случае бесхозяйственного обращения документы могут быть изъяты у их владельца по решению суда. Иск об изъятии документов личного архива может быть предъявлен владельцу и без предупреждения при возникновении угрозы гибели документов. За изъятые в судебном порядке документы личных архивов их владельцам выплачивается денежное вознаграждение.

5.1.24. Прием в государственный архив документов личного происхождения на депонирование производится по заявлению владельца и оформляется актом, в котором указывается срок депонирования, права и взаимные обязательства владельца и государственного архива по отношению к документам. Один экземпляр акта остается в государственном архиве, второй передается владельцу.

5.1.25. Передача документов из одного государственного архива в другой государственный или ведомственный архив оформляется актом приема-передачи документов (Приложение 5), составляемом в двух экземплярах. Один экземпляр акта хранится в архиве-сдатчике, другой - в деле фонда в архиве, принявшем данный фонд.

5.2. Экспертиза ценности документов 5.2.1. Экспертизой ценности документов называется изучение документов на основании принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на государственное хранение.

С учетом критериев экспертизы проводится также выявление особо ценных документов.

5.2.2. Экспертиза ценности документов проводится на основе принципов партийности, историзма, комплексности и всесторонности путем комплексно применяемых критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. К критериям происхождения относятся: значение учреждения или лица в жизни общества;

значимость событий (явления, предмета), отраженного в документах;

время и место образования документов. К критериям содержания относятся: значение имеющейся в документе информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям внешних особенностей документов относятся: подлинность, наличие резолюции, виз, помет на документе;

внешний вид документа, форма передачи содержания, удостоверения и оформления документов (в том числе художественные, палеографические, языковые и другие особенности, физическое состояние документа).

Организация экспертизы ценности документов Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

5.2.3. Экспертиза ценности документов проводится:

- в делопроизводстве учреждений;

- в ведомственном архиве;

- в государственном архиве как самостоятельный вид работы (целевая экспертиза), а также при описании и переработке описей дел архивных фондов.

5.2.4. Рассмотрение вопросов, связанных с определением состава государственного архивного фонда СССР, с экспертизой ценности документов и отбором документов на государственное хранение, осуществляется центральной экспертно-проверочной комиссией (ЦЭПК) Главного архивного управления при Совете Министров СССР, центральными экспертно-проверочными комиссиями главных архивных управлений при советах министров союзных республик, экспертно проверочными (экспертными) комиссиями (ЭПК, ЭК) других учреждений государственной архивной службы СССР в пределах их компетенции.

5.2.5. Деятельность ЦЭПК, ЭПК, ЭК определяется положениями о них, разрабатываемыми на основе типовых положений, утвержденных Главархивом СССР, и оформляется протоколами и решениями.

5.2.6. Экспертиза ценности документов проводится как самостоятельный вид работы при наличии в фонде(ах) дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности, дублетных, поглощенных). В архиве экспертиза проводится, как правило, комплексно, т.е. по фондам вышестоящих и подведомственных учреждений одной системы, по фондам однородных учреждений, деятельность которых связана с определенной территорией и по фондам лиц, связанных служебными, родственными и иными отношениями. В этих целях составляется список фондов, подлежащих экспертизе с указанием очередности работ с ними.

5.2.7. Экспертизу ценности документов при описании и переработке описей архивных фондов целесообразно проводить:

- в процессе составления заголовков;

- в процессе систематизации по структурным частям и годам;

- при систематизации документов внутри структурной части или года.

Методика проведения экспертизы ценности документов 5.2.8. Подготовку к экспертизе ценности документов необходимо начинать с изучения истории фондообразователя и фонда, а также состава и содержания документов. Экспертиза ценности документов личного происхождения начинается с изучения биографических материалов, затем оценке подвергаются творческие документы, переписка, документы коллекций, имущественно хозяйственные документы и другие.

Перед экспертизой ценности документов больших, сложных фондов или групп фондов составляется рабочая инструкция в соответствии с требованиями п. п. 8.2.3 - 8.2.5 настоящих Правил.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

5.2.9. Для наиболее крупных и сложных, а также для однородных фондов (народных судов и т.д.) могут составляться примерные перечни документов, подлежащих и не подлежащих государственному хранению. К группам документов в перечнях даются пояснения о составе и содержании документов, остающихся на хранении, и о документах, которые могут быть отобраны к уничтожению по данной группе.

5.2.10. При экспертизе ценности изучение документов начинается с фондов вышестоящего учреждения, затем изучаются документы фондов подчиненных учреждений, определяется наличие дублетных или поглощенных документов. При этом устанавливается, где основные экземпляры таких документов должны быть оставлены на хранение. Каждое дело просматривается сотрудником, производящим экспертизу, полистно. Определение научной и практической ценности документов только по заголовкам в описях и на обложках дел не допускается.

При проведении экспертизы ценности документов учреждений советской эпохи, хранящихся в государственных архивах, для ориентировочного определения сроков хранения соответствующих категорий документов используются типовые перечни документов, подлежащих передаче на государственное хранение, а также и типовые и ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения документов. Для установления приемов и методов работы по определению ценности документов используются методические рекомендации по оценке и отбору документов и т.п.

5.2.11. Документы, отложившиеся в период до проведения буржуазных реформ второй половины XIX в. включительно, как правило, к уничтожению не выделяются. Уничтожение документов за более позднее время, по 1945 г. включительно, осуществляется в установленном Главархивом СССР порядке.

5.2.12. При проведении экспертизы ценности документов учитывается характер повторения их информации в других документах (внутрифондовое, межфондовое повторение);

вид, форма и полнота повторения. Выделение документов с повторяющейся информацией к уничтожению проводится только после сверки их с документами, оставляемыми на государственное хранение.

5.2.13. На хранение могут оставляться, кроме подлинников, дублетные экземпляры особо ценных документов, а также документы при наличии виз, резолюций, помет и правок текста. Состав дублетных документов может уточняться архивом в зависимости от потребностей использования.

5.2.14. Документы, поврежденные в такой степени, что большая часть текста документов недоступна для прочтения, и восстановление их не представляется возможным, могут быть отобраны к уничтожению. В тех случаях, когда возможно хотя бы частичное восстановление текста поврежденных документов, они оставляются на хранение, реставрируются или фотокопируются.

5.2.15. Если в делах, отбираемых к уничтожению, наряду с преобладающим количеством документов, не имеющих научного и практического значения, находятся отдельные ценные документы, то они могут быть изъяты из таких дел и сформированы в самостоятельные дела.

Пример: В деле Ленинградского отделения Государственного издательства с заголовком "Счета разных лиц" имеется счет Маяковского В.В., который и оставляется на хранение;

все другие документы временного срока хранения уничтожаются.

Оформление результатов экспертизы ценности документов Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

5.2.16. Результаты экспертизы ценности документов оформляются при целевой экспертизе актом (Приложение 26), а при описании и переработке описей актом (Приложение 29) и описью (Приложение 18). Акты и описи представляются на рассмотрение соответствующей ЭК, ЭПК, ЦЭПК.

Акты нумеруются по каждому фонду отдельно, в валовом порядке.

5.2.17. После утверждения акта о выделении к уничтожению документы передаются на переработку на бумагоперерабатывающие фабрики и снимаются с учета в государственном архиве в соответствии с требованиями раздела 3 настоящих Правил.

Погрузка и вывоз на утилизацию документов осуществляется под контролем сотрудников архивохранилища (отдела), из фондов которого осуществлено их выделение, и главного хранителя фондов.

Передача дел оформляется приемосдаточной накладной, в которой указывается дата передачи, количество сдаваемых дел и вес бумажной макулатуры. Накладная передается в бухгалтерию.

Выявление особо ценных документов 5.2.18. Выявление особо ценных документов осуществляется в следующей последовательности:

- выявление фондов, частей фондов;

- выявление дел по описям;

- непосредственный просмотр отобранных дел.

Выявление фондов проводится по ведомственно-отраслевым группам фондов или фондам (коллекциям) одного периода времени. Выявление документов проводится в основном по фондам первой и второй категории. Первоочередному просмотру в пределах намеченных фондов подлежат описи тех структурных частей фондов, в которых находятся наиболее информационно насыщенные комплексы дел, отражающие основную деятельность фондообразователя. По описям намечаются дела, предположительно содержащие особо ценные документы. Все выявленные по описям дела подвергаются непосредственному изучению для окончательного решения вопроса об их особой ценности.

5.2.19. На выявленные особо ценные документы составляются аннотированные перечни, которые рассматриваются ЭК (ЭПК) или методической комиссией архива и утверждаются руководством архива. После утверждения перечней проводится комплекс работ по учету особо ценных документов в соответствии с требованиями п. п. 3.25 - 3.29 настоящих Правил.

Раздел 6. ОРГАНИЗАЦИОННО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РУКОВОДСТВО И КОНТРОЛЬ ЗА РАБОТОЙ ВЕДОМСТВЕННЫХ АРХИВОВ И ОРГАНИЗАЦИЕЙ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ УЧРЕЖДЕНИЙ 6.1. Государственные архивы в пределах предоставленных им Главархивом СССР и Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

главархивами союзных республик прав и полномочий в целях качественного комплектования и обеспечения сохранности документов ГАФ СССР, находящихся на ведомственном хранении, осуществляют организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных архивов и организаций документов в делопроизводстве учреждений, передающих документы на хранение в государственные архивы, а также привлекаются архивными органами к контролю за состоянием документов ГАФ СССР, хранящихся в ведомственных архивах постоянно, и оказанию этим ведомственным архивам методической помощи.

Ведомственным архивам и делопроизводственным службам учреждений, в процессе деятельности которых не образуются документы ГАФ СССР, государственными архивами оказывается методическая помощь в их работе, в том числе в организации хранения документов по личному составу.

6.2. Организационно-методическое руководство и контроль государственных архивов за работой ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве учреждений предусматривает:

- осуществление совместно с учреждениями организационных и методических мероприятий по совершенствованию работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве;

- ведение пофондового и статистического учета документов ГАФ СССР, в том числе особо ценных документов и копий страхового фонда, и по личному составу;

проведение паспортизации ведомственных архивов;

- участие во внедрении, развитии и совершенствовании ГОСТов на организационно распорядительную документацию (ОРД), Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД) и Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД);

- проведение проверок работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений;

- участие в проведении общественных смотров состояния делопроизводства и деятельности ведомственных архивов;

- организацию на договорных началах помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, а также по разработке нормативно-методических пособий и в создании страхового фонда копий особо ценных документов;

- изучение, обобщение и распространение передового опыта работы ведомственных архивов, экспертных комиссий учреждений и организации документов в делопроизводстве;

- повышение квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, председателей и членов экспертных комиссий учреждений;

- учет работы с учреждениями в государственном архиве.

Совершенствование работы ведомственных архивов, экспертных комиссий учреждений и организации документов в делопроизводстве Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

6.3. Государственные архивы совместно с учреждениями:

- участвуют по поручению архивных органов в подготовке проектов постановлений и решений советских органов и оказывают помощь при разработке проектов приказов учреждений, планов мероприятий по архивному делу и делопроизводству;

- участвуют в подготовке предложений руководству учреждений о совершенствовании ведомственного хранения документов, в том числе о создании центральных, объединенных ведомственных и междуведомственных архивов;

- рассматривают и готовят к согласованию соответствующими архивными органами:

- положения о ведомственных архивах *;

- положения об экспертных комиссиях учреждений *;

- инструкции по ведению делопроизводства **;

- типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел **.

------------------------------- * Согласовываются с руководством архивного органа. По поручению архивных органов положения о ведомственных архивах учреждений, экспертных комиссиях могут согласовываться с государственными архивами.

** Согласовываются с ЭПК архивного органа. По поручению архивных органов инструкции по делопроизводству и конкретные номенклатуры дел могут согласовываться с государственными архивами.

При подготовке проектов положений о ведомственных архивах и экспертных комиссиях учреждений к согласованию государственные архивы проверяют правильность их составления в соответствии с Положением о ГАФ СССР и типовыми положениями о ведомственных архивах и экспертных комиссиях, разработанных Главархивом СССР.

При подготовке инструкций к согласованию государственные архивы проверяют правильность их составления в соответствии с требованиями ГОСТов на документы, ЕГСД и Правилами работы ведомственных архивов.

При подготовке номенклатур дел к согласованию государственные архивы проверяют правильность их составления в соответствии с требованиями ЕГСД и Правилами работы ведомственных архивов, а также полноту состава дел и документов, включенных в них.

Государственные архивы готовят к согласованию конкретные номенклатуры дел учреждений по мере необходимости, но не реже чем через пять лет после их предыдущего согласования;

- рассматривают, утверждают или готовят к утверждению экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа годовые разделы описей дел постоянного хранения (Приложение 31), перечни и описи особо ценных дел и документов;

согласовывают или готовят к согласованию годовые разделы описей дел по личному составу. При подготовке годовых разделов описей дел постоянного хранения к рассмотрению экспертно-проверочными комиссиями государственными архивами проводится проверка правильности отбора документов на хранение, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

устанавливается степень полноты состава дел и документов, включенных в годовые разделы описей, качество описания дел, правильность оформления годовых разделов описей, наличие необходимого научно-справочного аппарата к описям и исторических справок к фондам, если описи фондов представляются впервые. После утверждения описи ее первый экземпляр в качестве контрольного хранится в государственном архиве;

- согласовывают графики представления описей дел на ЭПК архивного учреждения и передачи документов ГАФ СССР на государственное хранение. По договоренности с учреждениями планы работы ведомственных архивов учреждений согласовываются с государственными архивами;

- участвуют в работе ЦЭК (ЭК) учреждений;

- оказывают организационную и практическую помощь ведомственным архивам, экспертным комиссиям и делопроизводственным службам по подготовке и передаче документов ГАФ СССР на государственное хранение, организации внутриведомственного контроля, создании и организации работы объединенных ведомственных и междуведомственных архивов, в том числе по личному составу, по нормированию труда работников ведомственных архивов и другим направлениям их деятельности;

- разрабатывают и внедряют методические пособия по вопросам работы ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве;

- оказывают методическую и практическую помощь учреждениям в подготовке ими нормативно-методических пособий по вопросам работы ведомственных архивов, экспертных комиссий, организации документов в делопроизводстве и их внедрении;

- участвуют в разработке и проводят практическую работу по внедрению нормативно методических документов по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве;

- участвуют в осуществлении научно-методического руководства по применению ЕГСД, УСОРД и ГОСТов в работе с документами;

- проводят совещания, семинары, консультации и инструктажи по вопросам организации и методики работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве.

Учет документов ведомственных архивов 6.4. Государственные архивы ведут пофондовый и статистический учет документов, хранящихся в ведомственных архивах учреждений - источников их комплектования, по следующим установленным Главархивом СССР формам государственного централизованного учета и статистической отчетности:

- паспорту ведомственного архива по утвержденной статистической форме;

- карточке фонда (Приложение 25);

- сведениям об изменениях в составе и объеме фондов на 01.01 каждого года (Приложение 11);

- описям дел постоянного хранения, утвержденным ЭПК (Приложение 31);

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

- описям особо ценных дел (Приложение 19);

- описям страхового фонда (Приложение 20).

6.4.1. Ежегодно на основе представляемых ведомственными архивами паспортов и других учетных документов (карточек фондов, сведений об изменении в составе и объеме фондов, описей дел, утвержденных на ЭПК и др.) государственными архивами составляется отчет о состоянии ведомственных архивов по утвержденной статистической форме.

Государственными архивами ежегодно проводится паспортизация ведомственных архивов.

Паспорт ведомственного архива отражает его состояние на 01.01 каждого года. Паспортизация предусматривает:

- рассылку в учреждения бланков паспортов в 2-х экземплярах;

- проведение семинаров, инструктивных совещаний, консультаций и т.д. с заведующими ведомственными архивами и лицами, ответственными за архивы, по вопросам заполнения паспортов;

- оказание в учреждениях практической помощи по заполнению паспортов;

- выборочную проверку правильности заполнения паспортов непосредственно в учреждениях;

- анализ паспортов ведомственных архивов (при значительном количестве ошибок в заполнении паспорта он возвращается для исправления);

- проведение совещаний с заведующими ведомственными архивами и лицами, ответственными за архивы, по итогам заполнения паспортов;

- подготовку памяток и других методических указаний по ведению паспортов ведомственных архивов на основе проведенного анализа их заполнения.

6.4.2. Карточка фонда составляется ведомственным архивом на основании листа фонда на каждый фонд, подлежащий государственному хранению, и служит для учета состава, объема и состояния фонда, крайних дат документов фонда.


Карточка фонда представляется в государственный архив один раз;

в дальнейшем ежегодно представляются сведения об изменениях в составе и объеме фондов.

Виды ведомственных архивов, представляющих карточки фондов в государственные архивы, определяются Главархивом СССР.

6.4.3. Описи дел постоянного хранения, описи особо ценных дел, утвержденные ЭПК, и описи страхового фонда документов служат для поединичного и суммарного учета названных категорий дел и единиц хранения страхового фонда и представляются в государственный архив по мере их утверждения ЭПК (составления).

Государственный архив ведет учет утвержденных ЭПК описей дел постоянного хранения.

6.4.4. Учет архивных фондов и дел, хранящихся в ведомственных архивах, ведется в государственном архиве централизованно, одним структурным подразделением (лицом).

Внедрение, развитие и усовершенствование ГОСТов Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

на ОРД, ЕГСД и УСОРД 6.5. Государственные архивы участвуют во внедрении, развитии и совершенствовании ГОСТов, ЕГСД и УСОРД в учреждениях путем:

- проведения совещаний и семинаров по вопросам организации внедрения ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД с работниками учреждений;

- оказания помощи в организации и участия в совещаниях и семинарах, проводимых учреждениями по их внедрению;

- оказания помощи в подготовке учреждениями распорядительных документов по внедрению ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД;

- изучения и обобщения практики внедрения в учреждениях ГОСТов на ОРД, ЕГСД и УСОРД и внесения соответствующих предложений по их совершенствованию.

Проведение проверок работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве 6.6. Государственные архивы участвуют в комплексных проверках деятельности ведомственных архивов, экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве учреждений, проводимых главными архивными управлениями, архивными управлениями и отделами, по согласованию с ними самостоятельно осуществляют комплексные проверки;

самостоятельно осуществляют тематические и контрольные проверки.

Государственные архивы при необходимости привлекаются Государственной инспекцией архивов СССР к участию в своих проверках.

6.6.1. Комплексные проверки архивов проводятся государственными архивами с тем учетом, чтобы каждое учреждение, передающее документы на хранение в данный архив, было, как правило, комплексно проверено не реже чем один раз в пять лет.

Тематические проверки проводятся государственными архивами по мере надобности, но не чаще одного раза в год.

Контрольные проверки осуществляются при необходимости государственным архивом через год после проведения комплексной или тематической проверки. По усмотрению государственного архива вместо проведения контрольной проверки им могут быть запрошены от учреждения сведения о ходе выполнения предложений по устранению недостатков, выявленных в процессе проверки.

6.6.2. Комплексная проверка осуществляется по плану, утвержденному главным архивным управлением, архивным управлением, архивным отделом или директором госархива (если проверка осуществляется архивом самостоятельно). В плане указываются задачи и основные вопросы проверки, последовательность и сроки ее проведения, состав комиссии. Руководство учреждения, в котором намечается проверка, извещается о целях и сроках ее проведения.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

6.6.3. В процессе комплексной проверки устанавливается:

- ход выполнения постановлений Совета Министров СССР, советов министров союзных и автономных республик, решений местных советских органов, распорядительных документов министерств, ведомств, самого учреждения по вопросам архивного дела и делопроизводства;

- организационно-правовое положение ведомственного архива и его соответствие требованиям, установленным государственной архивной службой СССР, целесообразность и возможность создания объединенных и центральных архивов;

- состояние работы ведомственного архива (соблюдение установленного порядка планирования, отчетности, нормирования и учета труда;

осуществление ведомственным архивом учреждения, имеющего подведомственную сеть учреждений, внутриведомственного контроля за состоянием работы в подведомственных организациях по обеспечению сохранности, упорядочению и своевременной передаче документов ГАФ СССР в соответствующие госархивы;

проведение мероприятий по повышению квалификации работников архивных служб и т.д.);

- состояние сохранности и учета документов ГАФ СССР в ведомственном архиве, при этом особое внимание обращается на обеспеченность архива специально оборудованными помещениями для хранения документов и соблюдение в них установленного температурно-влажностного режима;

учет документов, обеспечение их сохранности в процессе использования;

проведение комплекса работ по выявлению и учету особо ценных документов, созданию страхового фонда копий особо ценных документов и т.д.;

- состояние работы по созданию научно-справочного аппарата к документам архива;

- соблюдение порядка комплектования ведомственного архива и состояние работы по организации отбора документов и передаче на госхранение;

организация работы экспертных комиссий (при этом особое внимание обращается на нормативно-методическое обеспечение работы, на организацию работы экспертных комиссий);

- правильность организации и проведения работы по использованию документов, хранящихся в ведомственном архиве;

- состояние организации документов в делопроизводстве и его соответствие требованиям ЕГСД;

организация работы по внедрению ГОСТов на ОРД и УСОРД. При этом проверяется наличие и качество инструкции по делопроизводству и номенклатур дел, в том числе типовых и примерных для подведомственных учреждений, и состояние их внедрения;

правильность формирования дел, полнота состава документов в делах постоянного хранения, наличие картотек, каталогов и указателей к документам;

правильность организации хранения дел в делопроизводстве;

организация внутриведомственного контроля за состоянием организации документов в делопроизводстве учреждений системы;

состояние работы по повышению квалификации работников делопроизводственных служб.

6.6.4. При подготовке и в процессе комплексной проверки изучаются наблюдательные дела проверяемых учреждений, утвержденные ЭПК описи дел постоянного хранения, распорядительные и нормативно-методические документы учреждения, планы и отчеты, паспорт и учетные документы ведомственного архива, материалы ЦЭК (ЭК);

непосредственно изучается состав документов, образующихся в учреждениях, степень их упорядоченности.

Итоги комплексных проверок, как правило, рассматриваются на коллегиях архивных органов или дирекциях государственных архивов (в случае их проведения госархивами самостоятельно). По итогам комплексных проверок ведомственных архивов и делопроизводственной службы, как Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

правило, разрабатывают план мероприятий, который утверждается руководством учреждения и представляется в государственный архив или соответствующий архивный орган. (Последний информирует об этом государственный архив, источником комплектования которого является учреждение.) 6.6.5. Тематическая проверка работы ведомственного архива и организации документов в делопроизводстве проводится государственными архивами в целях проверки отдельных направлений деятельности ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве учреждений (порядка проведения отбора документов на государственное хранение, обеспечения их сохранности, использования, качества оформления документов, правильности формирования дел и т.п.) по программе, утвержденной директором государственного архива.

6.6.6. Государственным архивом систематически проводятся контрольные проверки работы в целях контроля за выполнением предложений по результатам комплексных и тематических проверок ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

6.6.7. Результаты проверок оформляются справками. В них указываются: кем осуществлена проверка, время проведения и задачи проверки, излагаются результаты проверки состояния архивного дела и организации документов в делопроизводстве в соответствии с планом проверки;

отмечаются выявленные недостатки;

формулируются общие выводы о состоянии архивного дела и организации документов в делопроизводстве проверяемых учреждений и предложения по устранению имеющихся недостатков;

устанавливаются сроки выполнения предложений.

Результаты проверок докладываются руководству учреждения и обсуждаются на совещаниях коллективов ведомственных архивов и делопроизводственных служб с приглашением председателей и членов экспертных комиссий. В случае обнаружения особенно серьезных нарушений требований государственной архивной службы СССР в работе ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве итоги проверки соответствующим архивным органом доводятся до сведения вышестоящего учреждения. В процессе проверок проверяющие должны давать четкие и конкретные разъяснения, какие требования государственной архивной службы СССР не выполняются или нарушаются учреждением и как следует их выполнять, а в случае, когда позволяют сроки проверки, то и оказывать учреждениям практическую помощь по устранению выявленных недостатков.


Проведение общественных смотров 6.7. Государственные архивы участвуют в проведении общественных смотров состояния делопроизводства и работы ведомственных архивов, проводимых советскими органами, министерствами, ведомствами, другими учреждениями. По поручению архивных органов они осуществляют методическое руководство смотрами, при этом они принимают участие в смотрах на всех этапах их проведения: в определении организационных форм (видов) смотров (территориальных, ведомственных, тематических по однородным учреждениям и т.д.);

периодов их проведения;

в разработке условий смотра положения о смотровой комиссии;

в работе центральной и местных смотровых комиссий, подготовке справки и распорядительного документа по итогам смотра.

6.8. Государственные архивы в целях улучшения состояния делопроизводства и работы ведомственных архивов организуют смотры-конкурсы на звание "Лучший ведомственный архив", "Лучший объединенный архив" и другие мероприятия.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Оказание помощи ведомственным архивам на договорных началах 6.9. В целях оказания на договорных началах помощи ведомственным архивам в выполнении работ по обеспечению сохранности, упорядочению и использованию документов, а также в создании страхового фонда копий особо ценных документов в государственных архивах образуются соответствующие структурные подразделения - отделы или группы, содержащиеся за счет спецсредств.

6.10. Списки учреждений, которым предполагается оказать помощь на договорных началах, последовательность оказания помощи, а также виды и методика работ, намечаемых к исполнению в этих учреждениях отделами (группами) за счет спецсредств, в обязательном порядке согласовываются с соответствующими бюджетными структурными подразделениями госархива.

6.11. Руководство государственного архива при необходимости образует специальную комиссию из представителей заинтересованных структурных подразделений для осуществления контроля за качеством работ, проводимых отделом (группой) за счет спецсредств.

Изучение, обобщение и распространение передового опыта 6.12. Государственные архивы систематически изучают, обобщают и распространяют передовой опыт ведомственного хранения документов и организации документов в делопроизводстве:

- на основе непосредственного изучения деятельности ведомственных архивов, работы экспертных комиссий и организации документов в делопроизводстве в учреждениях и анализа получаемых из учреждений сведений об их работе доставляют аналитические справки, обзоры, рекомендации, инструкции и т.д., которые используются в практике работы ведомственных архивов, экспертных комиссий и в организации документов в делопроизводстве;

- проводят совещания и семинары по обмену опытом работников ведомственных архивов, экспертных комиссий и делопроизводственных служб;

- информируют общественность об открытии выставок через печать, по радио, телевидению, знакомят с деятельностью лучших (образцовых) ведомственных архивов и делопроизводственных служб;

создают "Советы ведомственных архивов" и т.д.

Организация повышения квалификации работников ведомственных архивов 6.13. Государственные архивы совместно с архивными органами и учреждениями или самостоятельно организуют повышение квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, председателей и членов экспертных комиссий.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

6.14. Основными формами повышения квалификации являются:

- постоянно действующие курсы повышения квалификации работников ведомственных архивов при архивных органах, домах техники и т.д., программы которых утверждаются соответствующим архивным органом;

- курсы для работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб учреждений одной отраслевой системы при головном отраслевом органе в союзной, автономной республике, крае, области, программы которых согласовываются с соответствующими архивными органами;

- постоянно действующие семинары по отдельным основным вопросам работы ведомственных архивов и делопроизводственных служб, экспертных комиссий учреждений с учетом контингента слушателей при головном отраслевом органе или госархиве (семинары для заведующих ведомственными архивами, руководителей канцелярий, председателей и членов экспертных комиссий и др.);

- разовые семинары при госархивах или архивных органах для всего контингента работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб по актуальным вопросам, для ознакомления с правительственными постановлениями и основными нормативными документами по архивному делу и делопроизводству и т.д.

6.15. В целях повышения квалификации работников ведомственных архивов и делопроизводственных служб, председателей и членов экспертных комиссий рекомендуется использовать отраслевые институты повышения квалификации работников отрасли, а также курсовые мероприятия, организуемые партийными, советскими и хозяйственными органами, и совещания, проводимые отраслевыми органами, - для информации руководящих партийных, советских и хозяйственных работников о состоянии архивных и делопроизводственных служб.

Учет работы с учреждениями в государственном архиве 6.16. На каждое учреждение, документами которого комплектуется государственный архив, заводится наблюдательное дело. В него включаются документы, характеризующие работу ведомственного архива и состояние организации документов в делопроизводстве учреждения (копии приказов учреждения по архивному делу и делопроизводству, положения об архиве и ЦЭК (ЭК) учреждения, номенклатура дел, инструкция по делопроизводству, материалы проверок и другие документы).

6.17. В целях учета работы государственного архива с учреждениями на каждое учреждение заводится карточка (Приложение 37).

Раздел 7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ И ПУБЛИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ ГОСУДАРСТВЕННОГО АРХИВНОГО ФОНДА СССР 7.01. Использование и публикация документов Государственного архивного фонда СССР представляют собой вид научной работы и направлены на обеспечение общественных потребностей Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

необходимой ретроспективной информацией на основе научной разработки архивных фондов.

7.1. Организация и порядок использования документов Государственного архивного фонда СССР 7.1.01. Документы Государственного архивного фонда СССР, хранящиеся в государственных архивах, используются в политических, народно-хозяйственных, научных и социально-культурных целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.

Государственные архивы информируют заинтересованные государственные и общественные организации о документах по актуальным политическим и экономическим проблемам, вопросам науки и культуры, выполняют их запросы, в установленном порядке выдают копии документов, а гражданам СССР - справки социально-правового характера по документам, представляют документы или их копии для изучения в читальных залах архивов, организуют выставки документов, встречи с общественностью, экскурсии, используют для информации о документах и их содержании печать, телевидение, кино, радио.

7.1.02. В целях повышения эффективности использования документов государственные архивы изучают общественные потребности в ретроспективной документной информации и устанавливают деловые контакты с ее потребителями.

7.1.03. Документы ГАФ СССР предоставляются для использования, кроме тех, использование которых может нанести ущерб интересам государства или отдельных граждан. Подлинные документы при наличии в архиве их копий для использования, как правило, не выдаются.

7.1.04. Выявление документов по запросам граждан (кроме запросов социально-правового характера) государственными архивами не проводится. Гражданам сообщаются сведения о местонахождении архивных фондов, содержащих документы по интересующим их вопросам, и разъясняется порядок ознакомления с документами.

7.1.05. Использование документов сотрудниками архива проводится с ведома и разрешения руководства архива.

7.1.06. Копирование документов государственных архивов для использования производится, как правило, по запросам организаций и за их счет.

7.1.07. Организации и граждане при использовании документов государственных архивов обязаны делать ссылки на место хранения документов.

7.1.08. Руководители учреждений, организаций и предприятий, а также граждане, использующие документы ГАФ СССР, несут ответственность за правильность использования документов и содержащейся в них информации.

7.1.09. Государственные архивы могут организовывать работу по использованию документов на договорных началах за счет специальных средств.

7.1.010. Разрешение на пользование документами государственных архивов, архивные справки, копии и выписки организациям и гражданам иностранных государств выдаются в установленном Главным архивным управлением при Совете Министров СССР порядке.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

7.1.011. Основными формами использования документов являются: информирование учреждений и исполнение их запросов;

культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архива;

исполнение запросов социально-правового характера;

предоставление документов для изучения в читальном зале архива.

7.1.1. Информирование учреждений и исполнение их запросов 7.1.1.1. Информирование учреждений о документах государственных архивов осуществляется путем составления и направления им следующих информационных документов: информационного письма, тематического перечня документов, тематического обзора (см. п. п. 4.5.1 - 4.5.7 настоящих Правил), архивной справки, а также путем выдачи архивных копий и архивных выписок и выдачи дел во временное пользование. Информирование учреждений проводится как по инициативе архива (инициативное информирование), так и по запросам учреждений.

При определении тематики инициативного информирования следует руководствоваться политической, народно-хозяйственной, научной и социально-культурной актуальностью темы, по которой имеются документы в архиве.

Информационное письмо 7.1.1.2. Информационное письмо - официальное письмо, составленное по инициативе архива или в ответ на запрос учреждения и содержащее сведения об имеющихся архивных документах по определенному вопросу. Информационное письмо, составленное по инициативе архива, содержит названия фондов и краткую характеристику документов, относящихся к теме информации.

Содержание излагается в виде кратких аннотаций на группы документов или отдельные документы.

В информационном письме могут быть даны рекомендации по использованию документов. В информационном письме, составленном по запросу учреждения, должны быть даны ответы на поставленные вопросы. Информационное письмо подписывается руководством архива.

Тематический перечень 7.1.1.3. Тематический перечень документов (Приложение 38) - перечень заголовков дел или документов по определенной теме с указанием их дат и поисковых данных. В необходимых случаях даются аннотации, указание на подлинность, способ воспроизведения, язык документов.

Тематический перечень документов составляется как по запросу учреждения, так и по инициативе архива. Заголовки документов или дел располагаются в перечне независимо от их фондовой принадлежности: по хронологии, вопросно-предметному или номинальному признакам, по значимости документов и т.д. Перечень подписывается составителем и руководством архива.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Архивная справка 7.1.1.4. Архивная справка (Приложение 39) - официально заверенная справка, имеющая юридическую силу и содержащая сообщение (подтверждение) об имеющихся в документах архива сведениях, относящихся к предмету запроса, с указанием поисковых данных документов.

7.1.1.5. Архивные справки выдаются на основании запросов учреждений, организаций, предприятий по вопросам, соответствующим профилю их деятельности;

гражданам СССР - на основании их заявлений по вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

7.1.1.6. Архивные справки наводятся по документам, хранящимся в архиве и относящимся к вопросу заявления. При отсутствии в архиве документов, содержащих сведения по запрашиваемому вопросу, архивная справка может быть выдана на основании имеющихся в архиве печатных материалов.

7.1.1.7. Архивные справки составляются по установленной форме на бланке государственного архива с обозначением названия документа: "Архивная справка". При составлении архивных справок работники архива обязаны выявить и использовать имеющиеся в документах сведения и изложить текст справки в соответствии с требованиями настоящих Правил. При составлении справки, аналогичной выданной ранее, а также при исполнении повторных заявлений исполнитель проверяет соответствие сведений, имеющихся в документах, данным, изложенным в справке, и дополняет ее вновь обнаруженными или не использованными ранее сведениями.

Архивная справка должна содержать в себе точное и ясное изложение имеющихся в документах сведений по запросу (заявлению). Сведения, не относящиеся к запросу (заявлению), в справку не включаются. В справке приводятся названия документов, их даты и излагаются сведения, имеющиеся в этих документах. При этом изложение дается в хронологической последовательности событий, а не документов, в которых они освещаются. Допускается приводить в справке выдержки из документов, заключая их в кавычки. Наименования организации в тексте справки при первом упоминании должны приводиться полностью, при повторных упоминаниях допускается применение сокращений.

После текста справки помещаются поисковые данные, послужившие основанием для ее составления (номера фондов, описей, дел и листов документов);

допускается включение шифров дел и ссылок на номера листов в текст справки после изложения каждого факта или события.

7.1.1.8. Архивная справка подписывается руководством архива и заведующим отделом (исполнителем), наводившим справку, и заверяется гербовой печатью архива. Копия архивной справки (без штампа и печати архива) остается в деле и заверяется исполнителем.

Разъяснения по существу обнаруженных в документах сведений, пояснения к документам, внушающим сомнения в их достоверности, о причинах выдачи неполной архивной справки и т.п.

сообщаются в сопроводительном письме, направляемом в адрес учреждения или гражданина. При необходимости письмо, содержащее сведения об отсутствии в архиве документов вследствие их гибели или утраты, может быть заверено гербовой печатью архива.

7.1.1.9. К архивной справке могут прилагаться копии документов и выписки из них, подтверждающие сведения, приведенные в архивной справке.

7.1.1.10. При отсутствии в архиве документов, а также печатных материалов, необходимых для подтверждения запрашиваемых сведений, составляется ответ на бланке архива, но без надписи "Архивная справка". В ответе указываются причины отсутствия документов, даются рекомендации, куда следует обращаться за справкой.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Архивные копии и выписки из документов 7.1.1.11. Государственные архивы на основании хранящихся в них документов выдают учреждениям, организациям и предприятиям архивные копии и выписки из документов;

гражданам выдаются архивные копии и выписки из документов, содержащих сведения социально-правового характера, необходимые для обеспечения их прав и законных интересов.

Архивная копия - дословное воспроизведение машинописным, фото-, электрографическим или другим способом всего текста документа, официально заверенное архивом.

Архивная выписка - дословное воспроизведение части текста документа, относящейся к определенному вопросу, факту или лицу, официально заверенное архивом.

Порядок выдачи архивных копий и архивных выписок аналогичен выдаче архивных справок (см. п. п. 7.1.1.5 - 7.1.1.8).

7.1.1.12. Машинописные архивные копии (выписки) составляются на бланке государственного архива с обозначением названий: "Архивная копия", "Архивная выписка".

Текст документов в машинописных архивных копиях (выписках) передается по новой орфографии. Название документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Содержание архивной копии документа должно отвечать вопросу заявления.

В архивной выписке извлечениями из текста документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу, причем связанность содержания и точный смысл каждого извлечения не должны нарушаться. Начало и конец каждого извлечения из документа, а также пропуски в тексте документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту машинописной архивной копии (выписки) должны быть сделаны соответствующие оговорки о местах текста оригинала документа, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения документа и т.д.

Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнение в их достоверности, могут оговариваться словами: "так в тексте оригинала", "так в документе". В случае надобности, могут указываться внешние особенности оригинала: писчий материал, формат бумаги, наличие миниатюр, печатей, водяных знаков и др. После текста архивной копии (выписки) указываются поисковые данные.

7.1.1.13. Архивные копии (выписки) заверяются подписью исполнителя и гербовой печатью архива.

На архивных копиях, изготовленных фото- или электрографическим способом, поисковые данные проставляются на обороте каждого листа, заверительные надписи и гербовая печать - на обороте последнего листа документа.

Архивные копии (выписки) направляются с сопроводительным письмом, подписанным руководством архива.

7.1.1.14. Подготовленные архивом информационные документы, архивные копии и выписки направляются заинтересованному учреждению с указанием, что они не могут быть размножены (полностью или в извлечениях) без разрешения соответствующего государственного архива.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Выдача дел во временное пользование 7.1.1.15. Дела во временное пользование выдаются только по запросам учреждений, организаций и предприятий в соответствии с профилем их деятельности в порядке, установленном подразделом 2.3 настоящих Правил.

Документы фондов личного происхождения могут быть выданы во временное пользование лицам, передавшим их на государственное хранение.



Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 | 6 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.