авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 |

«Одобрены коллегией Главархива СССР ...»

-- [ Страница 5 ] --

7.1.2. Культурно-просветительная и агитационно-пропагандистская работа архивов 7.1.2.1. Формами культурно-просветительной и агитационно-пропагандистской работы архивов являются: организация выставок документов, подготовка тематических подборок, подготовка материалов для использования средствами массовой информации, организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций. Эта работа, как правило, осуществляется в связи со знаменательными событиями и юбилейными датами в жизни страны, отдельного региона, видных государственных и общественных деятелей, деятелей народного хозяйства, науки и культуры, а также в целях информации о составе и содержании документов ГАФ СССР.

Выбор темы обусловливается общественно-политическими задачами и наличием документов для ее раскрытия. При выборе формы учитываются состав, содержание и характер имеющихся документов. Для организации этой работы рекомендуется составлять календари знаменательных и памятных дат, хроники событий и др.

Организация выставок документов 7.1.2.2. Выставка документов - художественно оформленная подборка документов на определенную тему, предназначенная для публичной демонстрации.

7.1.2.3. Выставки организовываются архивом как самостоятельно, так и совместно с другими учреждениями. Архивы могут также предоставлять документы на выставки, организуемые другими учреждениями, в том числе для музейных экспозиций. Выставки могут быть стационарными (предназначены для экспонирования в одном помещении) и передвижными (предназначены для экспонирования в различных организациях).

7.1.2.4. Документы на выставках экспонируются, как правило, в виде копий. На стационарной выставке могут кратковременно экспонироваться в порядке исключения и оригиналы документов. На передвижных выставках документы экспонируются только в виде фотокопий.

7.1.2.5. При экспонировании оригиналов (подлинных) документов их помещают в застекленные Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

запираемые и опечатываемые витрины, которые размещаются в отдалении от отопительной системы, оборудуются специальными шторками из плотного материала для защиты документов от воздействия солнечных лучей. В экспозиционном помещении поддерживается температурно влажностный режим, обеспечивающий хорошую сохранность документов. Организация - устроитель выставки несет ответственность за сохранность документов. Архив, предоставивший документы для экспозиции, осуществляет контроль за соблюдением требований обеспечения сохранности документов.

7.1.2.6. Подготовка выставки включает: изучение литературы по теме, составление тематического плана, выявление и отбор документов для экспонирования, их аннотирование, составление экспозиционного плана, подготовку материалов для экспонирования, монтаж и художественное оформление выставки.

7.1.2.7. Тематический план выставки определяет структуру выставки, раскрывает состав и содержание ее разделов. К тематическому плану может составляться перечень фондов и изданий периодической печати, по которым будет производиться выявление документов. Тематический план обсуждается методической комиссией, при необходимости согласовывается с заинтересованными учреждениями и утверждается руководством архива.

7.1.2.8. На основании тематического плана проводится выявление и отбор документов. При этом следует исходить из политической значимости документов и их научной ценности, а также яркости и наглядности их как экспонатов.

Наряду с документами на выставке могут быть представлены специально изготовленные вспомогательные иллюстративные материалы (схемы, диаграммы, графики, тексты-цитаты и др.), а также печатные издания, музейные экспонаты.

7.1.2.9. Все отобранные для экспозиции документы аннотируются. К иноязычным документам при необходимости дается перевод или излагается содержание.

7.1.2.10. Отобранные документы и вспомогательные материалы систематизируются в соответствии с тематическим планом по разделам и подразделам, а внутри подразделов - по хронологии событий и фактов. Систематизация закрепляется экспозиционным планом, в котором последовательно перечисляются все экспонаты выставки с указанием их размера и порядка размещения на стендах (щитах) или в витринах. В экспозиционном плане указываются поисковые данные экспонируемых документов, ссылки на источники цитат и других материалов.

Экспозиционный план рассматривается методической комиссией и утверждается руководством архива.

7.1.2.11. Подготовка материалов к экспонированию включает: изготовление копий документов, а также схем, диаграмм, рисунков и других вспомогательных материалов. Несоответствие размера экспонируемых копий документов их оригиналам при необходимости оговаривается в аннотации.

При художественном оформлении выставки четко выделяются разделы и подразделы;

каждому разделу дается единообразно оформленное название;

наиболее важным разделам в экспозиции отводится центральное место.

7.1.2.12. В целях организации массового посещения выставки архив информирует общественность об ее открытии по радио, через печать, телевидение, путем распространения афиш, пригласительных билетов.

Архивом могут быть организованы экскурсии по выставке. С этой целью составляется развернутый план экскурсии (или ее текст), утверждаемый руководством архива, и выделяется наиболее квалифицированный сотрудник для ее проведения.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

7.1.2.13. Подготовленные архивами выставки могут в установленном порядке тиражироваться и распространяться в виде микрофильмов (негативов), фото- и электрографических копий.

Подготовка тематических подборок 7.1.2.14. На основе документов в архивах подготавливаются тематические подборки (комплекты, альбомы, плакаты, диаграммы, диапозитивы), которые предназначаются для оформления стендов и выставок и для использования в качестве наглядных пособий. Тематические подборки размножаются в виде фото- (микро-, электро-) копий или тиражируются.

Порядок подготовки тематических подборок аналогичен порядку подготовки выставок документов (см. п. 7.1.2.6).

7.1.2.15. Тематическая подборка копий документов включает: титульный лист, на котором указываются название архивного учреждения, подготовившего подборку, название темы и год подготовки;

копии документов, фотографии и вспомогательные материалы;

перечень документов, включенных в подборку.

Макет тематической подборки обсуждается методической комиссией и утверждается руководством архива.

7.1.2.16. Плакат - издаваемая массовым тиражом тематическая художественно оформленная публикация текстовых, изобразительных документов, сопровождающихся краткими комментариями, органически связанными с публикуемыми документами.

Формат плакатов устанавливается и согласовывается с издательством перед началом работы над плакатом. Плакаты издаются одним листом (освещается узкая, одноплановая тема, например юбилей отдельного лица, события) или несколькими листами (комплект, объединенный общей, как правило, многоплановой темой).

7.1.2.17. Государственные архивы совместно с заинтересованными организациями создают диафильмы и диапозитивы. Подготовка диафильма (диапозитива) начинается с написания сценария диафильма, который рецензируется специалистом-консультантом, обсуждается методической комиссией и утверждается руководством архива. Методика подготовки диафильмов и диапозитивов включает следующие этапы: составление макетов кадров и кадроплана диафильма, определение объема диафильма, монтаж, фотокомпозицию материала, подготовку пояснительного текста. Объем диафильма в среднем не должен превышать 45 - 60 кадров, а время демонстрации диафильма - 20 30 минут (в учебных аудиториях до 15 минут). Набор диапозитивов может включать от 15 до кадров.

Подготовка материалов для использования средствами массовой информации 7.1.2.18. Использование документов средствами массовой информации осуществляется путем подготовки статей и других материалов для периодической печати, радио и телевизионных передач.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

7.1.2.19. Государственные архивы готовят статьи и другие материалы для периодической печати, радио и телепередач самостоятельно или совместно с органами массовой информации, с которыми предварительно согласовываются тематика статей (передач), их объем и сроки подготовки.

Архивы также предоставляют отдельные документы органам массовой информации для использования их при подготовке радио- и телепередач, кинофильмов.

7.1.2.20. В связи с крупными знаменательными событиями и юбилейными датами рекомендуется подготовка серий статей, радио- и телепередач.

7.1.2.21. В экземплярах статей и других материалов, радио- и телепередач, остающихся в архиве, обязательно указываются поисковые данные использованных документов.

7.1.2.22. Тексты статей и других материалов, радио- и телепередач, подготовленных по документам архива, утверждаются к опубликованию руководством архива.

7.1.2.23. Для периодической печати готовятся: публикации документов, статьи, корреспонденции, заметки, репортажи, очерки, интервью и др.

7.1.2.24. Документы архива используются в различных жанрах радио- и телепередач: хронике, информации, репортажах, интервью, беседах, очерках.

При подготовке значительных по времени радио- и телепередач архив направляет в редакцию (студию) творческую заявку, в которой определяется цель передачи, раскрывается ее содержание и перечисляются основные документы, отобранные для использования в передаче. На основе выявленных документов совместно с редакцией (студией) составляется сценарный план, а затем режиссерский сценарий, представляющий собой объединение всех материалов передачи дикторского текста, документов, средств художественного воздействия, в соответствии с которыми проводится монтаж передачи. Режиссерский сценарий согласовывается с руководством архива.

Подготовленная радио- и телепередача предварительно прослушивается и просматривается в редакции (на студии) с участием представителей архива.

Организация встреч с общественностью, экскурсий, лекций, докладов 7.1.2.25. Встречи, экскурсии, лекции, доклады проводятся на основании предварительной договоренности архива с заинтересованными учреждениями.

7.1.2.26. Встреча с общественностью, как правило, состоит из выступлений сотрудников архива и других лиц с сообщениями о документах, демонстрации кинодокументов и диапозитивов, прослушивания фонодокументов;

во время встреч может быть организована экспозиция документов.

7.1.2.27. Работа по подготовке встречи с общественностью начинается с определения темы, состава аудитории, времени и места ее проведения. Затем составляется программа встречи, в которой определяется тематика выступлений, состав документов, предназначенных для экспонирования и прослушивания, продолжительность встречи и порядок ее проведения.

7.1.2.28. Экскурсии, проводимые архивом, могут быть обзорными (о составе и содержании документов и основных направлениях деятельности архива) и тематическими (о документах по определенным темам). Развернутый план экскурсии (или ее текст), перечень документов, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

демонстрируемых во время экскурсии, при необходимости рассматриваются методической комиссией архива.

7.1.3. Исполнение запросов социально-правового характера 7.1.3.1. Государственные архивы исполняют запросы учреждений и заявления граждан и выдают им архивные справки (архивные копии, архивные выписки) * социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан.

------------------------------- * В дальнейшем вместо слов "архивные справки (архивные копии, архивные выписки)" употребляются слова "архивные справки".

Порядок исполнения запросов и выдачи архивных справок, определен п. п. 7.1.1.4 - 7.1.1. настоящих Правил.

7.1.3.2. Гражданам СССР по их заявлениям выдаются архивные справки: о трудовом стаже и заработной плате, службе в Вооруженных Силах, об участии в партизанском движении, избрании на выборные должности, о членстве в общественных организациях, наградах, нахождении на излечении, об образовании, о гражданском состоянии, трудовых, имущественных правах, о революционной, государственной и общественной деятельности и другим вопросам, связанным с обеспечением их прав и законных интересов.

Архивные справки могут выдаваться гражданам, как о них самих, так и о лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умершем супруге или близком родственнике.

Архивные справки о привлечении к уголовной ответственности, о судимости, лишении права гражданства и восстановлении в них, нетрудовых имущественных правах и нетрудовой деятельности на руки гражданам не выдаются, а высылаются при необходимости заинтересованным учреждениям.

Если при наведении справок обнаружатся сведения, из-за которых справку нельзя выдать на руки заявителю, то она также высылается в адрес заинтересованного учреждения, а заявителю сообщается, куда направлена справка.

7.1.3.3. Допускается изъятие из дел и выдача владельцам по их письменным заявлениям с разрешения руководства архива подлинных личных документов (кроме перечисленных в п. 7.1.3.4).

На место изъятого личного документа вкладывается справка или делается соответствующая отметка;

при необходимости может быть снята копия.

7.1.3.4. Запрещается выдавать из архива находящиеся среди документов паспорта, партийные билеты КПСС и кандидатские карточки КПСС, комсомольские билеты, воинские билеты, партизанские книжки, профсоюзные билеты, а также снимать с этих документов копии. Сведения о наличии названных документов и их содержании сообщаются заинтересованным учреждениям по их запросам.

7.1.3.5. Заявления граждан и запросы учреждений * о выдаче архивных справок рассматриваются руководством архива, которое принимает решение об исполнении заявлений и дает письменное распоряжение о наведении справок. В архивах, имеющих специальные справочные Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

подразделения, рассмотрение заявлений может поручаться руководителю этого подразделения.

------------------------------- * В дальнейшем вместо слов "заявления граждан и запросы учреждений" употребляется, как правило, слово "заявления".

Запросы и заявления, не отвечающие профилю архива, направляются в учреждения по принадлежности с одновременным сообщением об этом заявителю.

7.1.3.6. Имеющиеся в личных делах листки по учету кадров, анкеты, автобиографии не могут служить основанием для выдачи архивных справок. При необходимости имеющиеся в них сведения письменно сообщаются заявителю.

7.1.3.7. Несовпадение отдельных данных документов архива со сведениями, изложенными в заявлении, не должно служить препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не оставляет никаких сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в документах и сообщается в заявлении (например, несовпадение в написании имени или отчества "Егор Иванович" вместо "Георгий Иванович", года рождения "1901" вместо "1900", должности "бухгалтер" вместо "счетный работник" и т.д.).

Несовпадения отдельных биографических данных включаются в архивную справку так, как они значатся в документах архива, а расхождения, несовпадения и неточные названия оговариваются в тексте справки ("так в документе"). Оговаривается также отсутствие имени и отчества, невозможность расшифровки инициалов или одного из них.

7.1.3.8. Сведения о работе гражданина в разных организациях или об учебе в разных учебных заведениях, как правило, включаются в одну справку. В справке о подтверждении трудового стажа указываются данные только за то время, за которое имеются сведения в документах. При этом приводится точное название должности, в которой работал заявитель, и годы работы.

7.1.3.9. В справку о сумме заработной платы не должны включаться данные о выплатах за сверхурочную работу, за работы по совместительству, выплатах единовременного характера, не относящихся к заработной плате.

При отсутствии таких данных сведения о заработной плате включаются в справку так, как они изложены в документах архива.

При составлении справки о заработной плате при наличии месяцев, в течение которых работник фактически не работал или проработал неполное количество рабочих дней (независимо от причины: болезни, отпуска, увольнения и др.), в справку включаются данные за другие непосредственно предшествующие месяцы.

В справке о заработке члена колхоза приводятся сведения о денежной и натуральной оплате труда колхозника. Данные приводятся раздельно за каждый год, без суммирования в пределах года.

7.1.3.10. Размер заработной платы указывается в справке в соответствии с масштабами цен, действовавших в тот период, за который наводится справка.

7.1.3.11. В случаях, когда сведения, включаемые в архивную справку, не умещаются на одном листе справки, включая его оборотную сторону, справка продолжается на втором и последующих листах. При этом каждый лист справки заверяется печатью.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

7.1.3.12. В справке об образовании при отсутствии в документах сведений об окончании заявителем учебного заведения указывается, в каком классе или на каком курсе заявитель учился.

7.1.3.13. Архивные справки (копии, выписки) и подлинные личные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении паспорта или удостоверения личности, а доверенные лица при получении подлинного личного документа, кроме того, предъявляют в архив доверенность.

Получатель архивной справки или подлинного личного документа расписывается на копии справки или на обороте копии личного документа, указывая номер и дату выдачи предъявленного им паспорта (удостоверения личности) и кем он выдан. При получении трудовой книжки (трудового или послужного списка) заявитель расписывается на обороте заявления, поданного в архив.

Если заявитель не может явиться для получения архивной справки или подлинного документа, то справка или документ направляется в адрес заявителя по почте. Архивные справки посылаются заявителям простыми письмами, подлинные личные документы - ценными.

7.1.4. Работа читального зала архива 7.1.4.1. Для использования документов в политических, народно-хозяйственных, научных и социально-культурных целях в государственных архивах действуют читальные залы. Распорядок работы читальных залов устанавливается с учетом интересов исследователей.

Порядок работы исследователей с документами и научно-справочным аппаратом государственных архивов определяется Правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР.

7.1.4.2. В целях оказания помощи в подборе документов и в работе над ними исследователям предоставляется научно-справочный аппарат архива и организуются консультации. Для работы с микрокопиями и документами, текст которых воспроизводится при помощи технических средств, архив предоставляет исследователю соответствующую аппаратуру.

Оформление исследователей для работы в читальном зале 7.1.4.3. Исследователи - граждане СССР допускаются к работе над документами по письмам организаций, компетентных в тематике исследований. В письме должны быть указаны фамилия, имя и отчество исследователя, его должность и звание, тема, хронологические рамки и цели исследования. Письмо оформляется на бланке и подписывается руководством организации (ученым секретарем).

Студенты высших учебных заведений допускаются к работе над документами на основании письма вуза (за подписью ректора, проректора или декана факультета) с аргументацией необходимости работы с документами архивов.

Отдельные граждане могут допускаться к работе над документами в порядке исключения по личным заявлениям.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Исследователи - граждане зарубежных стран допускаются к работе над документами государственных архивов СССР в установленном Главархивом СССР порядке.

7.1.4.4. Разрешение на пользование документами исследователям дается руководством государственного архива на срок, определяемый объемом работы по теме исследования, но не превышающий одного года. При продлении срока занятий в читальном зале или перемене темы работы исследователь представляет новое письмо.

7.1.4.5. Исследователь, допущенный к работе над документами архива, должен заполнить анкету установленного образца (Приложение 40), ознакомиться с правилами работы исследователей в читальных залах государственных архивов СССР, предъявить паспорт.

7.1.4.6. На каждого исследователя в читальном зале заводится "личное дело", включающее следующие документы:

- письмо организации, направившей исследователя в архив с резолюцией руководства архива о разрешении работы в читальном зале;

- анкету исследователя (Приложение 40);

- заказы (требования) на выдачу дел (Приложение 3);

- заказы на копирование документов.

Каждое личное дело учитывается в журнале регистрации исследователей и их личных дел (Приложение 41).

Личные дела хранятся в читальном зале и спустя год после завершения работы исследователя сдаются в архив архива.

Для регистрации посещений исследователями читального зала государственного архива ведется журнал (Приложение 42).

Выдача дел исследователям 7.1.4.7. В читальный зал исследователям выдаются дела, относящиеся только к теме исследования. Для получения документов и архивных справочников исследователи заполняют заказы на выдачу дел. Дела и архивные справочники выдаются исследователям под расписку.

Исследователи отвечают за их сохранность. Одновременно за исследователем может числиться не более 20 дел и до 5 описей.

7.1.4.8. Ежедневно по окончании работы исследователи сдают документы и архивные справочники работнику читального зала. При получении от исследователя использованных дел работник читального зала расписывается в заказе на выдачу дел. Если в возвращенных документах будет обнаружена недостача или повреждение документов, об этом составляется акт. Если повреждение произошло по вине исследователя, он лишается права занятий в читальном зале архива на срок, определяемый руководством архива. В случае хищения или умышленного повреждения документов, а также внесения изменений в их текст, виновные привлекаются к ответственности в установленном законом порядке.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Выдача выписок из документов и копий документов исследователям 7.1.4.9. Исследователи, работающие в читальном зале, могут делать выписки из документов и оформлять заказы на копирование документов только по теме исследования. При необходимости сделанные выписки могут быть просмотрены работником читального зала архива.

Копирование документов архива по заказам исследователей производится по разрешению руководства архива на основании письма заинтересованного учреждения (при наличии в нем просьбы) или специального запроса. Заказ оформляется заполнением специального бланка.

Копирование документов осуществляется после оплаты счета за изготовление копий.

7.1.4.10. При отсутствии в архиве необходимой копировальной техники копирование документов может проводиться силами заинтересованных учреждений и организаций в помещении архива, в фотоателье или фотолабораториях других учреждений в присутствии сотрудников архива.

Негативы фотокопий и микрофильмов учреждениям и исследователям не выдаются и безвозмездно поступают в распоряжение архива, в котором находятся скопированные материалы. В исключительных случаях, по письму учреждения и разрешению руководства архива, негативы могут быть выданы во временное пользование учреждениям, занимающимся реставрационными работами и оформлением музейных экспозиций.

7.1.4.11. Снятие графических копий с чертежных и иллюстративных материалов в порядке исключения может производиться силами и средствами заинтересованного учреждения (или отдельного исследователя), направляющего в архив специалистов-исполнителей, по разрешению руководства архива с соблюдением правил обеспечения сохранности документов.

Ответственность за точность этих копий архив не несет.

7.1.4.12. Копии документов пересылаются в адрес того учреждения, по запросу которого они изготовлены, или выдаются исследователю под расписку в заказе на копирование.

Исследователи и учреждения соответствующим письмом ставятся в известность, что копии документов могут быть использованы по теме и для целей, указанных в отношении, и не подлежат передаче другим лицам и учреждениям.

7.1.5. Учет использования документов 7.1.5.1. Все формы использования документов подлежат учету. Учет возлагается на отдел информации и научного использования или на другое подразделение (лицо), исполняющее его функции.

7.1.5.2. Учет организации выставок, экскурсий, лекций, вечеров встреч, статей для периодической печати, радио- и телепередач, тематических подборок, альбомов, а также инициативных информаций и исполнения запросов учреждений ведется по специально установленным формам (Приложения 43, 44).

Учет исполнения запросов социально-правового характера осуществляется в установленном Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

порядке.

7.1.5.3. Учет количества исследователей и числа посещений ими архива ведется в журнале регистрации исследователей и их личных дел (Приложение 41) и журнале регистрации посещений исследователями читального зала (Приложение 42).

7.1.5.4. Учет исследователей и тематики исследований, осуществляемых в читальных залах, ведется на карточках (Приложение 45).

7.1.5.5. Архивы ведут учет количественных показателей использования документов (количество использованных фондов, количество выданных для использования дел, снятых копий).

7.2. Научно-публикационная деятельность государственных архивов СССР 7.2.01. Научно-публикационная деятельность государственных архивов СССР - совокупность работ по подготовке к изданию документальных публикаций, включающая выбор темы, определение типа, вида и формы документальной публикации, выявление и отбор документов, выбор и передачу текста, археографическое оформление, составление научно-справочного аппарата к изданию, формирование макета документальной публикации, а также работу с издательством.

Научно-публикационная деятельность государственных архивов СССР определяется интересами коммунистического строительства и направлена на выполнение задач идеологической, политико-воспитательной работы, развития советской науки.

Планирование работы 7.2.02. Государственные архивы ежегодно представляют предложения к плану научно издательской работы на следующий год по определенной форме в вышестоящие архивные управления (отделы) в установленные сроки. В них включаются документальные публикации, справочно-информационные издания, нормативные и научно-методические пособия и другие работы, подготавливаемые архивом.

7.2.03. Главные архивные управления союзных республик ежегодно в установленные сроки представляют в Главархив СССР план научно-издательской работы архивных учреждений республики на следующий год, согласованный с партийными органами, научными учреждениями и Госкомиздатом республики.

7.2.04. На основе планов научно-издательской работы ЦГА СССР, архивных учреждений союзных республик Главархивом СССР ежегодно составляется сводный план по отраслям в целом "План научно-издательской работы архивных учреждений СССР", который утверждается коллегией Главного архивного управления при Совете Министров СССР и согласовывается с Государственным комитетом Совета Министров СССР по делам издательств, полиграфии и книжной торговли.

7.2.05. В плане научно-издательской работы сведения об изданиях помещаются в зависимости Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

от степени их подготовленности в одном из трех его разделов: в 1-й раздел включаются издания, намечаемые к выпуску на следующий год;

во 2-й раздел - подготовка которых должна быть завершена в следующем году;

в 3-й раздел - издания, над которыми работа продолжается в течение нескольких лет.

Включение в план работ производится по инициативе архивного учреждения или заинтересованных в этом организаций с учетом реальных возможностей архива для подготовки документальных публикаций и других изданий и наличием издательской базы. На документальные публикации и другие издания, впервые включаемые в пятилетний или годовой планы, представляются в вышестоящие архивные управления (отделы) проспекты, аннотации и другие материалы, обосновывающие необходимость данного издания.

Исключение предусмотренных планами работ, перенос сроков и включение дополнений в план производится только с согласия Главархива СССР.

7.2.06. Совместную работу с учреждениями-соисполнителями следует строить на договорных началах. Она оформляется соответствующими документами, предусматривающими распределение функций между учреждениями-составителями. Участие всех учреждений в подготовке публикации фиксируется в плане научно-издательской работы.

7.2.07. Подготовка документальных публикаций по своему характеру является научно исследовательской работой и должна регистрироваться во Всесоюзном научно-техническом информационном центре (ВНТИЦентре) (см. п. 8.1.12).

7.2.1. Выбор темы и определение типа, вида и формы документальной публикации Выбор темы 7.2.1.1. Выбор темы определяется ее политической и научной актуальностью, потребностью общества в ретроспективной документной информации, степенью освещенности темы в научной литературе и состоянием источниковой базы. Тема публикации должна носить конкретный характер, определяться четкими хронологическими и географическими рамками.

Типы, виды и формы документальных публикаций 7.2.1.2. Выбор типа, вида и формы публикации определяется ее целевым назначением и составом источников.

Типы документальных публикаций Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

7.2.1.3. Документальные публикации подразделяются на следующие типы: научный, научно популярный и учебный. Все типы публикаций характеризуются научными принципами подготовки, спецификой выявления и отбора документов, приемов публикации. Публикации научного типа предназначаются для научного исследования и должны с оптимальной полнотой представлять совокупность документов по теме. Эти публикации могут включать тексты либо всех выявленных источников, либо части их, с отражением содержания остальных выявленных документов в приложениях и научно-справочном аппарате.

Публикации научно-популярного типа предназначаются для распространения исторических знаний и использования документов в культурно-просветительных и агитационно-пропагандистских целях. Они включают документы, в наиболее доступной и яркой форме раскрывающие основные или отдельные наиболее важные вопросы темы.

Публикации учебного типа предназначаются для более глубокого изучения и усвоения учебных программ и могут носить в зависимости от задач общий, краеведческий или специальный характер.

Виды документальных публикаций 7.2.1.4. Документальные публикации могут быть тематическими, пофондовыми, включать документы одного вида или одного лица. Пофондовые публикации характерны для научного типа, другие - для всех типов публикаций.

Тематические публикации включают разнообразные источники по определенной теме независимо от их фондовой принадлежности.

Пофондовые публикации включают документы одного фонда (коллекции) или его части. В случае необходимости в процессе подготовки публикации в нее могут быть включены отсутствующие в данном фонде и находящиеся в других фондах (или архивах) документы.

Публикации документов одной разновидности включают источники определенной разновидности (протоколы, отчеты, письма, листовки и др.), независимо от их фондовой принадлежности.

Публикации документов одного лица включают документы, созданные этим лицом в процессе его деятельности независимо от их фондовой принадлежности. Они могут содержать либо документальное наследие (собрание сочинений), либо его часть (избранные труды, эпистолярное наследие, мемуары и др.).

Формы документальных публикаций 7.2.1.5. Формы документальных публикаций основываются на внешних признаках, характеризующих издательский аспект, объем и способ воспроизведения публикации.

Форма документальных публикаций может быть книжная (однотомная, многотомная), журнальная, газетная, альбомная, плакатная, фото- и кинолента, грампластинка, магнитная лента и Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

др.

Наиболее распространенной книжной формой документальных публикаций является сборник документов или серия сборников документов.

7.2.2. Организация работы по подготовке документальных публикаций Формирование коллектива участников работы 7.2.2.1. Для подготовки документальной публикации определяется коллектив участников работы: составителей и редакторов. В его состав, как правило, входят представители государственного и партийного архивов, научно-исследовательских институтов, высших учебных заведений, министерств и ведомств. Распределение обязанностей между участниками работы оформляется соглашением или рабочим планом, которые утверждаются руководством данных учреждений.

Головная организация 7.2.2.2. При наличии нескольких учреждений-участников подготовки публикации выделяется головная организация, которая координирует и организует работу, обеспечивает своевременность составления плана-проспекта издания, инструкции (археографической памятки), графика работы, контроля за его выполнением, утверждает коллектив редакторов и составителей публикации, организует работу редколлегии, совместно с редколлегией оказывает методическую и практическую помощь соисполнителям, организует рецензирование и обсуждение подготовленной рукописи, ведет переговоры и заключает договор с издательством.

Редколлегия публикации 7.2.2.3. Для научного руководства и организации работы по подготовке публикации формируется редакционная коллегия, в состав которой входят представители всех учреждений участников публикации или определяется ответственный редактор. Состав редколлегии (ответственный редактор) утверждается приказом головной организации. Редколлегия (ответственный редактор) разрабатывает план-проспект, формирует коллектив составителей, утверждает график работы, методические документы по подготовке публикации;

с участием составителей решает вопросы выявления и отбора документов, принципы их систематизации, утверждает состав документов и научно-справочный аппарат издания, а также макет в целом, несет ответственность за идейно-политический и научный уровень публикации, организует вместе с Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

головной организацией рецензирование и обсуждение публикации.

Главные редакции серийных изданий 7.2.2.4. Научное руководство и координацию подготовки серий сборников осуществляет главная редакция серии. Главная редакция определяет структуру серии, разрабатывает план и научно методические принципы подготовки томов серии, рассматривает и утверждает проспекты и рукописи отдельных томов, осуществляет организационно-методическую помощь редколлегиям томов, проводит семинары-совещания редакторов и составителей.

Формирование коллектива составителей.

Обязанности составителя 7.2.2.5. Коллектив составителей определяется в зависимости от типа, объема, структуры документальной публикации и сроков ее подготовки. Для четкой организации работы над публикацией необходимо строго распределить обязанности между составителями. Составитель знакомится с историографией темы публикации, устанавливает круг опубликованных документов, составляет библиографический список, проводит выявление документов, предлагает варианты отбора их для печати, проводит археографическое оформление, комментирование, подготавливает научно-справочный аппарат и машинописный макет издания, проводит сверку текста с оригиналами, вычитывает корректуру.

7.2.2.6. При наличии нескольких составителей из них выделяется ответственный составитель, который координирует работу составителей, оказывает им практическую помощь, непосредственно ведет один из разделов публикации, совместно с составителями проводит предварительный отбор документов и унификацию подготовки всех частей издания. Ответственный составитель входит в состав редколлегии.

Подготовка плана-проспекта публикации и организационно-методической документации 7.2.2.7. План-проспект документальной публикации составляется специалистами по данной теме, как правило, членами редколлегии публикации и утверждается на заседании редколлегии. Если государственный архив готовит документальную публикацию самостоятельно, то план-проспект сборника должен быть прорецензирован специалистами соответствующего научного учреждения. В плане-проспекте дается обоснование необходимости подготовки данной публикации, ее политической и научной актуальности, целей и задач, определение хронологических и географических рамок и объема публикации, обосновывается также выбор типа, вида и формы издания, его примерная структура, объем и состав справочного аппарата.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

План-проспект содержит подробный перечень вопросов, которые необходимо осветить в публикации, характеристику основных принципов выявления и отбора документов. При выявлении документов план-проспект может быть доработан.

7.2.2.8. Для лучшей организации и унификации работы по подготовке документальной публикации составляется инструкция или археографическая памятка. В ней дается характеристика и список печатных источников по теме, а также перечень архивов и фондов, намеченных для изучения, отмечается специфика подготовки данной публикации, особенности выявления и отбора документов и их археографического оформления и составления научно-справочного аппарата. Инструкция или археографическая памятка к документальным публикациям, входящим во всесоюзные серии, разрабатывается с учетом требований действующих методических рекомендаций по серийным изданиям. Инструкция (памятка) разрабатывается ответственным составителем, утверждается редколлегией публикации и руководством головной организации.

7.2.2.9. В целях планомерной и своевременной подготовки документальной публикации коллективом составителей разрабатывается график работы, который согласовывается со всеми учреждениями-соисполнителями. В нем предусматривается проведение всех видов работ в соответствующем объеме и в определенные календарные сроки с указанием исполнителей и отметок о выполнении намеченных работ. Контроль за выполнением графика работы по подготовке издания осуществляется головной организацией и ответственным составителем.

На основании графика работы составляются индивидуальные планы каждого исполнителя с указанием видов работы и сроков исполнения.

Изучение литературы 7.2.2.10. Работа над публикацией начинается с изучения литературы по теме, для чего составляется библиографический список, в который включаются произведения классиков марксизма ленинизма, работы деятелей КПСС и Советского государства, общие теоретические и специальные труды по теме, справочно-информационный материал, периодические издания, предшествующие издания источников (сборники документов, публикации в периодической печати, воспоминания и др.).

Установление источников документальной публикации 7.2.2.11. Для установления источников публикации определяются архивы, рукописные отделы библиотек, музеев и другие учреждения, а также частные собрания документов. После изучения научно-справочного аппарата составляется список или картотека фондов, по которым следует провести выявление документов.

Выявление и отбор документов Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

7.2.2.12. Выявление документов для всех типов публикаций должно быть по возможности исчерпывающим. Выявление начинается с выяснения степени опубликованности документов по теме. Для этого проводится выявление в официальных изданиях КПСС и органов Советской власти, изданиях законодательных актов, ведомственных и статистических изданиях, газетах, журналах и других периодических центральных, местных, ведомственных изданиях, предшествующих документальных публикациях, научных исследованиях, в которых могут целиком или частично приводиться документы или ссылки на них.

7.2.2.13. Выявление документов в архиве начинается с изучения научно-справочного аппарата к основным, а затем другим фондам, в которых могут быть документы по теме. Определяется комплекс дел для полистного изучения.

7.2.2.14. Сведения и поисковые данные о каждом выявленном документе заносятся на карточки установленного образца (Приложения 32, 33). О методике заполнения карточек см. п. п. 4.2.18 4.2.26. На карточке при отборе документов для печати делаются отметки о предполагаемом характере использования документов (о включении в основной состав, о полной или частичной публикации, об использовании в примечаниях, хронике, таблице, перечне и т.д.).

Архивы-соисполнители составляют карточки или перечни документов (см. п. 7.1.1.3) в 2-х экземплярах, один из которых высылают головной организации. По завершении выявления карточки систематизируются по принятому в публикации принципу.

7.2.2.15. Отбор выявленных документов для всех типов публикаций проводится на основе общих принципов источниковедческого анализа документов и выработанных в соответствии с типом и видом данной публикации критериев и конкретных приемов отбора. Для издания отбираются документы, которые в соответствии с марксистско-ленинским принципом партийности и историзма наиболее полно раскрывают тему и задачи публикации. Отбор выявленных документов проводится в два этапа: предварительно - в ходе выявления (по перечням, карточкам) и окончательно - после выявления всего комплекса (по копиям документов).

Выбор и передача текста.

Археографическое оформление документов 7.2.2.16. Для публикации выбирается основной текст документа, который должен быть передан с точным соблюдением стилистических и языковых особенностей.

Археографическое оформление документов включает в себя составление заголовка документа, указание или установление его даты и составление легенды (контрольно-справочных сведений).

Систематизация документов и разметка примечаний 7.2.2.17. Систематизация документов внутри публикации определяется ее типом и видом и характером документов. Документы могут располагаться по хронологическому, тематическому, географическому, авторскому, корреспондентскому или номинальному признаку. Чаще всего применяется хронологический порядок расположения документов, возможно и сочетание нескольких Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

признаков.

После систематизации документов размечаются примечания и составляется список примечаний по содержанию документов.

По замечаниям редактора сборник (или том серии) дорабатывается, проводится повторная сверка документов с оригиналами.

Составление справочного аппарата документальной публикации 7.2.2.18. Состав научно-справочного аппарата и его содержание зависят от типа, вида и формы публикации. В научно-справочный аппарат входят: предисловие, примечания, указатели, хроника событий, список сокращений, терминологический словарь, библиографический список, перечень публикуемых документов, содержание (оглавление) и др.

7.2.2.19. Историческая и археографическая части предисловия подготавливаются соответствующими специалистами по теме документальной публикации. Окончательный текст предисловия обсуждается на редколлегии всеми участниками подготовки публикации.

7.2.2.20. Примечания по содержанию и тексту документов каждый составитель готовит к своему разделу.

7.2.2.21. Указатели и хроники могут составляться как составителями к своим разделам, так и одним составителем ко всему изданию. В том случае, когда указатели и хроники составляются к отдельным частям издания, они сводятся воедино ответственным составителем.

Формирование макета документальной публикации, его рецензирование и утверждение к изданию 7.2.2.22. После составления научно-справочного аппарата формируется макет документальной публикации, который обсуждается редколлегией и передается на рецензирование.

7.2.2.23. Подготовленная рукопись сборника документов должна пройти рецензирование (внешнее и внутреннее) и иметь не менее двух внешних рецензий.

7.2.2.24. В ходе подготовки документальной публикации могут проводиться обсуждения отдельных ее разделов.

Доработанная по замечаниям рецензентов рукопись сборника документов в целом (ее макет) выносится на обсуждение научно-совещательного органа головной организации для получения рекомендации к изданию.

Рукописи сборников документов, являющихся томами общесоюзных серий, представляются в обязательном порядке в Главархив СССР для рассмотрения на заседаниях главных редакций серий и утверждения к изданию. Одновременно представляются две положительные внешние рецензии и рекомендация научно-совещательного органа к изданию, а также справка о доработке по замечаниям Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

рецензентов.

7.2.3. Организация работы с издательством и учет вышедших в свет публикаций Заключение договора с издательством, сдача рукописи, корректура 7.2.3.1. На каждую документальную публикацию головной организацией заключается договор с издательством. Рукопись сдается в издательство в двух идентичных экземплярах.

Оба экземпляра подписываются "В набор" (или "В печать") ответственным редактором и руководством головной организации. К рукописи прилагаются: выписка из соответствующего издательского плана, решение научно-совещательного органа с рекомендацией к изданию, две положительные рецензии, справка о доработке по замечаниям рецензентов, акт экспертизы документов и другие материалы в соответствии с требованиями Госкомиздата СССР.

Тираж и рекламирование издания 7.2.3.2. В период подготовки документальной публикации головная организация и редколлегия издания должны участвовать совместно с издательством в рекламировании будущей книги, в решении вопросов о ее тираже, полиграфическом оформлении и распространении. Для этого организуется рассылка заинтересованным учреждениям аннотаций-заказов, используются печать, радио, телевидение, выставки и встречи с читателями.

Представление изданий в Главархив СССР 7.2.3.3. Государственные архивы высылают наложенным платежом в Главархив СССР три экземпляра всех вышедших в свет изданий, в подготовке которых они принимали участие.

К изданию на национальном языке должна быть приложена развернутая аннотация на русском языке.

Учет изданий архива и рецензий на них Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

7.2.3.4. На вышедшую в свет документальную публикацию, справочник, другое издание государственным архивом составляется карточка учета изданий архива (Приложение 46). Описание изданий осуществляется в соответствии с действующим государственным стандартом по библиографическому описанию произведений печати. В карточке учитываются по мере опубликования все рецензии на данное издание. Карточки систематизируются в хронологическом порядке и составляют картотеку вышедших документальных изданий архива. Параллельно возможно ведение тематической картотеки.


7.2.3.5. В целях централизованного учета рецензий и отзывов на вышедшие в свет документальные публикации архивные учреждения сообщают о них в Главархив СССР в ежегодных информациях о ходе выполнения планов научно-издательской работы в установленные сроки.

Научный отчет 7.2.3.6. После завершения подготовки документальной публикации составляется научный отчет.

Отчеты оформляются в соответствии с требованиями, установленными ГОСТом.

Раздел 8. НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКАЯ И МЕТОДИЧЕСКАЯ РАБОТА ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СССР 8.01. В целях дальнейшего развития и совершенствования на научных основах архивного дела и организации документов в делопроизводстве государственные архивы ведут научно исследовательскую работу в области архивоведения, документоведения, археографии и научно информационной деятельности. Государственные архивы могут проводить также научные исследования в области истории государственных учреждений и общественных организаций, истории административно-территориального деления, источниковедения и вспомогательных исторических дисциплин. На основе результатов научно-исследовательской работы, изучения и обобщения практического опыта государственные архивы ведут методическую работу, направленную на создание и внедрение наиболее целесообразных приемов и методов конкретных работ. В целях обеспечения научно-исследовательской и методической работы, пропаганды и внедрения передового опыта действует служба научно-технической информации.

8.1. Научно-исследовательская работа 8.1.1. Планирование и осуществление научно-исследовательской работы в государственных архивах ведется по проблемам, темам, которые могут иметь народно-хозяйственное, межотраслевое, отраслевое и локальное значение.

Организация ведения НИР Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

8.1.2. Государственные архивы могут вести НИР самостоятельно, в качестве головной организации, определяемой Главархивом СССР (союзной республики), и в качестве соисполнителя при разработке темы несколькими архивами.

8.1.3. Государственный архив, выступающий в качестве головной организации, отвечает за разработку темы в целом, разрабатывает организационно-методические документы, выполняет наиболее ответственные этапы исследования темы, координирует работу соисполнителей, осуществляет контроль за ходом подготовки материалов соисполнителями и оказывает им методическую помощь, обобщает представленные соисполнителями материалы, оформляет итоговые материалы по теме и составляет научный отчет.

8.1.4. Работа по теме возглавляется научным руководителем.

По темам, выполняемым по поручению вышестоящих организаций, научные руководители утверждаются по представлению архива Главархивом СССР (союзной республики). Руководитель темы организует выполнение исследования и несет ответственность за сроки и качество работы в целом.

8.1.5. Государственный архив-соисполнитель участвует в разработке организационно методических документов по теме (см. п. 8.1.9), ведет в соответствии с программой исследования (техническим заданием) разработку части темы, этапа, задания, имеющих самостоятельное научное значение, или же подготавливает исходные аналитические материалы (экспериментальные данные), необходимые головной организации, привлекается для обсуждения рецензирования, экспериментального внедрения результатов исследования.

Государственный архив-соисполнитель по теме выделяет ответственного исполнителя, на которого возлагается ответственность за выполнение плановых заданий и осуществление контактов с головной организацией.

8.1.6. Для работы над темами могут создаваться творческие (рабочие) группы из представителей одного или нескольких структурных подразделений архива. Состав творческой (рабочей) группы утверждается руководством архива.

Этапы разработки темы 8.1.7. Процесс работы над темой подразделяется на этапы исследования: ознакомление с состоянием изучаемого вопроса (предпроектное обследование);

разработка организационно методических документов по теме, определяющих порядок исследования и его завершение;

сбор, анализ и обобщение материалов;

подготовка, обсуждение, экспериментальное внедрение и оформление итоговых документов по теме.

8.1.8. В ходе ознакомления с состоянием объекта исследования исполнители изучают литературу, степень разработанности вопроса исследования в архивах и других научных учреждениях и составляют библиографический список. Этот этап завершается выводами, необходимыми для разработки организационно-методических документов по теме.

8.1.9. К основным организационно-методическим документам по теме относятся: программа Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

исследования (техническое задание), план-проспект, координационный план.

Программа исследования (техническое задание) должна отражать весь круг вопросов, необходимый для организации исследования: основание для разработки темы, цели, задачи, границы исследования, исходные данные и требования к разработке (предмет, объект, рабочая гипотеза), основные параметры итогового документа (состав, содержание, ожидаемый эффект), организацию работы с соисполнителями, этапы работы и сроки их выполнения.

Программы исследования (технического задания) на темы, разрабатываемые государственным архивом по поручению вышестоящих архивных органов или же на договорных началах для других организаций, подлежат утверждению соответствующими организациями;

по всем остальным темам они утверждаются руководством государственного архива.

При подготовке пособий, справочников, очерков и т.п. может составляться план-проспект, в котором намечается основная концепция и структура будущей работы в целом, кратко раскрывается основное содержание каждого раздела (главы) или этапа работы.

План-проспект подписывается руководителем и ответственным исполнителем и утверждается тем же порядком, как и программа исследования.

По темам, разработка которых ведется несколькими организациями, головной организацией составляется координационный план, который содержит поэтапное раскрытие исследований с указанием видов и результатов работы по каждому этапу, сроков их выполнения, ответственных за выполнение каждого этапа и вида работы. Координационный план согласовывается с соисполнителями, подписывается руководителем темы (ответственным исполнителем) и утверждается руководителем головной организации, а по наиболее важным темам - Главархивом СССР (союзной республики).

8.1.10. По завершенным научным темам составляются отчеты в соответствии с действующим ГОСТом.

Тема считается законченной разработкой, если итоговые документы рассмотрены и утверждены в установленном порядке.

Учет научных исследований 8.1.11. В целях систематического контроля за ходом научных исследований и их внедрением ведется картотека учета тем исследований. В карточке учета разработки и внедрения научных исследований отражается весь ход работы над темой: сроки выполнения темы в целом и ее отдельных частей, их исполнители, ежегодные результаты работы, разработка промежуточных документов (справок, разделов пособия, обзоров и т.д.) и внедрение результатов исследования.

Картотека ведется подразделением, отвечающим за научно-исследовательскую (организационно методическую) работу, а при его отсутствии - методистом. Аналогичным образом осуществляется учет тематики публикаций, справочно-информационных изданий и т.д.

Государственная регистрация НИР Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

8.1.12. Государственные архивы регистрируют во Всесоюзном научно-техническом информационном центре (ВНТИЦентре) открытые (в том числе для служебного пользования) научно-исследовательские работы в области архивоведения, документоведения, археографии, других научных дисциплин и научно-информационной деятельности (сборники документов, архивные справочники и т.д.), включенные в годовой план архива и ведущиеся как самостоятельно, так и совместно с другими научными учреждениями.

Научно-исследовательские работы, дополнительно включаемые в план в течение года, регистрируются во ВНТИЦентре в том же порядке. Переходящие темы вторичной регистрации не подлежат.

Не регистрируются во ВНТИЦентре работы методического и узкоприкладного характера (доклады, сообщения, статьи, рабочие инструкции и др.).

Ведение работы по регистрации НИР возлагается на подразделения, отвечающие за организацию НИР. Порядок регистрации научно-исследовательских работ, осуществляемых государственными архивами, устанавливается указаниями Государственного комитета СССР по науке и технике (ГКНТ) и Главархива СССР.

Научный совет 8.1.13. Для рассмотрения основных направлений и итогов научной работы в государственном архиве создается научный (научно-технический) совет в соответствии с типовым положением о нем.

Состав совета и положение о нем утверждается вышестоящим архивным органом.

8.2. Методическая работа Формы методической работы 8.2.1. Методическая работа государственных архивов заключается в разработке и совершенствовании методов проведения архивных работ и внедрения их в практику и ведется на базе результатов научных исследований и обобщения опыта работы.

8.2.2. Основными формами методической работы являются:

- составление инструкций, рекомендаций и других методических пособий;

- обсуждение и решение методических вопросов на методической комиссии, ЭПК (ЭК), методических совещаниях;

- изучение и обобщение передового опыта;

- методическая помощь сотрудникам архива.


Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Подготовка методических пособий 8.2.3. Методические пособия создаются государственными архивами на основе нормативных и методических документов Главархива СССР, главных архивных управлений союзных республик, научных разработок отраслевых научно-исследовательских институтов, центральных государственных архивов СССР и данного архива, по направлениям и видам работ государственных и ведомственных архивов. При этом учитывается и обобщается имеющийся опыт работы.

8.2.4. В методических пособиях конкретизируются общие методические положения и определяются особенности работы применительно к специфике профильных для архива документов.

В пособии определяются цели, основные задачи, методы и порядок проведения работы, подкрепляемые конкретными примерами, а также в необходимых случаях способы внедрения и ожидаемый эффект. В пособиях может даваться расчетная часть, в которой указываются объем и виды работы, единицы измерения, затраты рабочего времени, сроки проведения каждого вида работ и т.д.

8.2.5. Подготовка методических пособий включает следующие этапы: разработка плана, подготовка проекта, рецензирование и обсуждение методической комиссией (ЭПК, ЭК), доработка проекта по замечаниям и предложениям, окончательное оформление проекта и утверждение пособия руководством архива.

Методическая комиссия 8.2.6. Для рассмотрения и решения вопросов методического обеспечения работ в государственном архиве создается методическая (экспертно-методическая) комиссия в соответствии с типовым положением о ней.

Состав комиссии и положение о ней утверждаются приказом директора архива.

8.3. Внедрение результатов научных исследований и методических разработок 8.3.1. Внедрению подлежат нормативные документы и методические разработки, утвержденные Главархивом СССР и главархивами союзных республик, местными архивными органами, подготовленные отраслевыми научно-исследовательскими институтами, ЦГА СССР, государственными архивами, а также нормативные и методические документы других ведомств, необходимые для деятельности государственной архивной службы.

Нормативные документы и методические разработки внедряются в практику работы государственных архивов на основе годового плана внедрения государственного архива. Конкретные мероприятия по внедрению включаются в планы работы структурных подразделений архива.

8.3.2. Внедрение подразделяется на экспериментальное (опытное) и практическое.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Экспериментальное (опытное) внедрение является первоначальной стадией внедрения, обеспечивающей проверку и подтверждение основных положений разрабатываемой темы до ее завершения. Экспериментальное (опытное) внедрение предусматривается в планах работ как один из этапов разработки темы. По итогам экспериментального (опытного) внедрения архивы разработчики тем составляют справку (акт), в которой отмечаются конкретные результаты внедрения, период внедрения, мероприятия, проводимые в целях обеспечения внедрения.

Практическим внедрением является:

- утверждение, издание (тиражирование) и введение в действие нормативных документов и методических разработок;

- использование положений и выводов теоретических и прикладных исследований в научно исследовательской и методической работе и практической деятельности архивов.

8.3.3. Документы нормативного характера вводятся в действие приказом утверждающей их организации. Пособие, разработанное архивом для внутреннего пользования, внедряется после его утверждения руководством архива. Нормативные документы и методические разработки считаются внедренными, если в соответствии с ними ведется работа.

8.3.4. Внедрение предполагает проведение комплекса мероприятий: подготовку необходимых методических пособий по внедрению, информационных писем;

проведение методических совещаний, занятий по повышению квалификации, семинаров, практических занятий, на которых разъясняются основные положения внедряемых работ, определяются сферы их применения и возможности использования, контроль за правильностью применения, а также необходимых мероприятий по организации труда. Аналогичные семинары, совещания и консультации проводятся и для сотрудников ведомств. Результаты внедрения отражаются в годовом отчете архива.

8.4. Служба НТИ государственного архива Организация работы службы НТИ государственного архива 8.4.1. В целях информационного обеспечения основных направлений деятельности в государственном архиве создается служба научно-технической информации (НТИ), являющаяся частью отраслевой системы НТИ.

8.4.2. Отраслевая система НТИ в области документоведения и архивного дела состоит из отраслевых служб НТИ различного уровня и подведомственных им справочно-информационных фондов (СИФ):

- центрального отраслевого органа НТИ - Отраслевого центра научно-технической информации в области документоведения и архивного дела (ОЦНТИ ВНИИДАД);

- служб НТИ центральных государственных архивов СССР;

- республиканских служб НТИ (РСНТИ) главных архивных управлений при советах министров союзных республик;

- служб НТИ государственных архивов.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Деятельность служб НТИ отрасли регламентируется указаниями Главархива СССР и Государственного комитета СССР по науке и технике (ГКНТ).

8.4.3. Для организации работы службы НТИ (СИТИ) государственного архива руководство архива назначает информаторов из числа квалифицированных работников, на которых возлагается:

- изучение информационных потребностей специалистов архива;

- комплектование, хранение, учет, обработка и систематизация материалов СИФ;

- ведение справочно-поискового аппарата СИФ, обеспечивающего организацию информации о составе и содержании материалов фонда;

- регулярное и целенаправленное информирование сотрудников архива о составе и содержании материалов СИФ путем предоставления документов для использования, проведения дней информации, организации выставок новых поступлений, составления рекомендательных списков литературы по тематике научных исследований и основным направлениям практической работы архива;

перечней литературы, действующих нормативных документов и др.;

- изучение материалов научно-технической информации и организации (с привлечением специалистов функциональных отделов) обобщения данных о наиболее важных отечественных и зарубежных достижениях науки, техники и передового опыта и подготовка рекомендаций по их внедрению в практику работы архива;

- регулярное и своевременное направление в СИФ РСНТИ (для ЦГА СССР - в СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД) завершенных разработок, имеющих общеотраслевое или республиканское значение;

- направление в РСНТИ (ЦГА СССР - в ОЦНТИ ВНИИДАД) информационных карт о законченных научно-исследовательских работах и методических разработках в области документоведения и архивного дела, включая подготовленные к изданию сборники документов;

ведение учета государственной регистрации НИР архива, внедрение передового опыта работы сотрудников архива;

- оказание содействия специалистам архива в организации депонирования рукописных работ узкоспециального характера.

Состав СИФ архива 8.4.4. СИФ СНТИ государственного архива состоит из фонда первичных материалов - печатных, неопубликованных и непубликуемых - и справочно-поискового аппарата.

Фонд первичных материалов включает:

- партийную и общественно-политическую литературу;

литературу по вопросам истории СССР и краеведению;

документоведению, архивоведению, археографии и смежным научным дисциплинам;

- научную литературу по вопросам управления, научной организации труда, планирования, нормирования, организации научно-информационной деятельности, библиотечного и издательского дела;

- официальные и ведомственные издания, нормативные и научно-методические документы, Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

справочную литературу, дополняющую документы архива и необходимые для его научно исследовательской и информационно-справочной работы;

- нормативные и научно-методические разработки по документоведению, архивоведению, археографии и смежным научным дисциплинам;

- периодические издания;

- неопубликованные разработки архива, непубликуемые документы типа информационных карт, переводов, депонированных, рукописей.

Справочно-поисковый аппарат СИФ архива представляет собой: систему каталогов и картотек, которая обеспечивает накопление и выдачу информации о составе и содержании материалов СИФ, а также информации о материалах профильного для архива характера независимо от места их хранения.

Раздел 9. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ ГОСУДАРСТВЕННЫХ АРХИВОВ СССР 9.1. Управление государственным архивом 9.1.1. Управление государственным архивом осуществляется на основе законодательных актов Советского государства и правовых межотраслевых и отраслевых документов, Положения о Государственном архивном фонде СССР, Положения о Главном архивном управлении при Совете Министров СССР, Основных правил работы государственных архивов и других.

В соответствии с этими документами государственный архив разрабатывает положение об архиве, структуру архива, положения о структурных подразделениях, штатное расписание, смету расходов, должностные инструкции и руководствуется ими в своей работе.

9.1.2. Положение о государственном архиве разрабатывается с учетом типового положения. В нем определяется профиль и состав документов архива, основные задачи, функции и права.

Положение о государственном архиве утверждается в порядке, установленном Положением о Государственном архивном фонде СССР.

9.1.3. Структура государственного архива разрабатывается на основе типовой структуры и утверждается в установленном порядке.

В государственных архивах, не имеющих структуры, образовываются соответствующие группы работников, возглавляемые специалистами.

Положения о структурных подразделениях (отделах, архивохранилищах) разрабатываются на основе положения о государственном архиве и типового положения о структурных подразделениях и утверждаются руководством архива.

9.1.4. На все должности, существующие в государственном архиве, согласно штатному расписанию (за исключением должностей директора, заместителя директора и обслуживающего персонала), составляются должностные инструкции, регламентирующие обязанности работников архива.

Должностные инструкции составляются на основе действующих квалификационных Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

характеристик и положений о структурных подразделениях и вводятся в действие приказом директора архива.

Дирекция государственного архива 9.1.5. В государственных архивах образуется дирекция для коллегиального обсуждения основных производственных вопросов, вопросов контроля и проверки исполнения, подбора и использования кадров. Положение о дирекции разрабатывается на основе типового положения.

9.2. Планирование работы государственного архива 9.2.1. Система планов 9.2.1.1. В государственном архиве составляются:

- пятилетние и годовые планы развития архивного дела в государственном архиве, основные направления развития архивного дела на перспективу. Планы развития архивного дела составляются с участием трудового коллектива, рассматриваются на дирекции и утверждаются вышестоящим архивным органом;

- годовые и квартальные планы работы дирекции, структурных подразделений и групп работников. Они утверждаются руководством архива, структурного подразделения.

9.2.1.2. Пятилетние и годовые планы развития архивного дела в государственном архиве, основные направления развития архивного дела составляются по единым формам и показателям.

9.2.2. Организация планирования 9.2.2.1. Пятилетние и годовые планы развития архивного дела в государственном архиве, основные направления развития архивного дела разрабатываются в соответствии с директивами партии и правительства, указаниями Главархива СССР и главархивов союзных республик, на основе анализа выполнения планов предшествующего периода.

9.2.2.2. Плановые задания предусматриваются в виде системы показателей. Перечень показателей устанавливается Главархивом СССР.

9.2.2.3. Плановые показатели делятся на две группы: утверждаемые и расчетные (неутверждаемые).

Утверждаемые - это показатели плана, по которым устанавливаются обязательные количественные и качественные плановые задания.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Расчетные (неутверждаемые) - это показатели, по которым проверяется правильность намечаемых в планах заданий и их обоснованность с учетом материальных и штатных ресурсов.

9.2.2.4. Пятилетний план развития архивного дела разрабатывается в соответствии с основными направлениями развития архивного дела и с учетом достигнутого уровня развития архивного дела в предшествующей пятилетке. Показатели пятилетнего плана распределяются по годам, выполнение плана оценивается нарастающим итогом с начала пятилетки.

9.2.2.5. Годовой план разрабатывается на основе заданий пятилетнего плана на данный год и с учетом результатов выполнения плана предшествующего года. Показатели годового плана распределяются по кварталам, выполнение плана оценивается нарастающим итогом с начала года.

9.2.2.6. На основе развертывания социалистического соревнования и использования внутренних резервов государственный архив разрабатывает встречный план. Показатели встречного плана, одобренные трудовым коллективом и увязанные с материальными и трудовыми ресурсами, включаются в годовой план.

9.3. Работа с кадрами Подбор, расстановка кадров 9.3.1. Подбор кадров, расстановка и использование работников осуществляются в соответствии с задачами архива, типовой номенклатурой и квалификационными характеристиками должностей. На основе структуры и штатного расписания архива составляется штатная расстановка, т.е.

распределение работников по участкам работы, которая утверждается директором архива.

Организация повышения квалификации кадров 9.3.2. В целях повышения уровня знаний и совершенствования профессиональных навыков работников архива проводятся мероприятия по повышению их квалификации. Формы повышения квалификации (стажировка, участие в семинарах, лекции, заочные курсы переподготовки при МГИАИ и другие мероприятия) определяются годовыми планами архива. Специалисты повышают также свою квалификацию периодически на факультете повышения квалификации.

Для вновь принятых в архив работников обязателен инструктаж по противопожарной безопасности и технике безопасности.

9.4. Организация труда работников государственного архива 9.4.1. Организация труда работников государственного архива включает решение следующих Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

вопросов:

- подбор, расстановку и использование кадров (см. подраздел 9.3);

- разделение и кооперация труда;

- нормирование труда;

- создание и улучшение условий труда;

- индивидуальное планирование;

- методическое обеспечение условий труда (см. подраздел 8.2);

- социалистическое соревнование.

Разделение и кооперация труда 9.4.1.2. Разделение труда и его кооперация являются важнейшими факторами, в значительной мере определяющими формы организации труда. Разделение и кооперация труда предусматривают группировку работников по содержанию процесса труда или по характеру выполняемых работ, а внутри групп - по профессиям и специальностям, а также установление взаимосвязей между отдельными работниками в едином процессе труда.

Разделение и кооперация труда в государственном архиве закрепляются его организационной структурой, положениями о структурных подразделениях, штатной расстановкой и должностными инструкциями.

Нормирование труда 9.4.1.3. В государственных архивах разрабатываются научно обоснованные нормы времени и нормы выработки. Норма времени - время (в часах, минутах), установленное работнику для выполнения определенной работы (операции). Норма выработки - количество единиц продукции, которое работник должен сделать в рабочий день или час.

При расчете норм исходят из следующих условий: наличия рациональной организации труда, соответствующей особенностям данного архива;

обязательного использования передового опыта;

выполнения нормируемой работы (операции) работником соответствующей квалификации. Основой для разработки норм времени и выработки являются типовые нормы времени на основные виды работ, классификационный перечень работ, выполняемых в государственных архивах, и данные, полученные путем хронометражных наблюдений, фотографии и самофотографии рабочего времени.

Разработанные нормы проходят апробацию в архиве, дорабатываются, согласовываются с профсоюзной организацией и утверждаются приказом директора архива. Нормы систематически корректируются или дополняются в связи с изменением уровня организации труда, механизацией трудовых процессов, повышением производительности труда. Для поддержания прогрессивности уровня норм систематически осуществляется их проверка.

Не является официальной версией, бесплатно предоставляется членам Ассоциации лесопользователей Приладожья, Поморья и Прионежья – www.alppp.ru. Постоянно действующий третейский суд.

Создание и улучшение условий труда 9.4.1.4. Благоприятные условия труда работников архивов создаются путем:

- обеспечения санитарно-гигиенических условий труда в соответствии с действующими санитарными нормами и правилами;

- рациональной организации, оснащения и обслуживания рабочих мест;

- механизации архивных работ;

- применения рациональных режимов труда и отдыха работников;

- внедрения эстетики в производственную сферу;

- поддержания нормального психологического климата в трудовом коллективе.

Для улучшения условий труда разрабатываются мероприятия по технике безопасности и охране труда.

На основе действующих отраслевых правил внутреннего трудового распорядка в архиве устанавливается распорядок рабочего дня, в котором предусматривается рациональный режим труда и отдыха работников. Он согласовывается с профсоюзной организацией архива, утверждается директором и доводится до всех работников.

Индивидуальный план 9.4.1.5. Индивидуальные планы работников составляются на основе заданий квартального плана структурного подразделения или группы. Задания работнику на месяц определяются руководителем структурного подразделения или группы.

Социалистические соревнования 9.4.1.6. В целях развития трудовой, общественно-политической активности работников, повышения их трудовой и производственной дисциплины, ответственности за порученное дело в коллективах государственных архивов организуется социалистическое соревнование (коллективное и индивидуальное).

Коллективное социалистическое соревнование ведется:



Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.