авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 || 3 | 4 |

«Федеральное архивное агентство Федеральное бюджетное учреждение «ВСЕРОССИЙСКИЙ НАУЧНО-ИССЛЕДОВАТЕЛЬСКИЙ ИНСТИТУТ ДОКУМЕНТОВЕДЕНИЯ И АРХИВНОГО ДЕЛА» ...»

-- [ Страница 2 ] --

5.7. Требования к ведению нормативно-справочной информации СЭД должна выполнять следующие функции:

поддержание в актуальном состоянии нормативно-справочной информации, необходимой для организации электронного документооборота, в том числе следующей:

- организационная структура предприятия или организации;

- штатное расписание;

- справочник должностей;

- справочник сотрудников;

- номенклатуры дел.

обеспечение хранения следующей справочной информации, предназначенной для должного формирования и корректного отображения документа в системе:

- реквизиты документа, согласно постановлению Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 № 477;

- виды документов, в том числе и с учетом последней редакции ОКУД (Общероссийского классификатора управленческой документации);

состав справочника должностей должен соответствовать данным штатно го расписания и соответствующих разделов последней редакции Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих;

состав справочников организационной структуры и штатного расписания должен соответствовать принятой в организации организационной структуре и штатному расписанию;

состав номенклатуры дел должен соответствовать актуальному перечню дел, принятых в делопроизводстве на предприятии или организации;

поддержание актуальности справочной информации;

поддержание возможности дополнительного добавления в справочники неограниченного количества необходимых атрибутов;

настройку и переконфигурирование структуры нормативно-справочной информации с использованием визуальных средств конструирования (добавление новых справочников, настройка и изменение параметров справочников, настройка и изменение атрибутов справочников, настройка связей между справочниками и т.д.);

обеспечение возможности импорта данных для наполнения данными справочника с использованием визуальных средств настройки;

обеспечение возможности поиска, фильтрации элементов справочника по ключевым атрибутам, сортировки элементов справочника по заданным атрибутам.

6. ТРЕБОВАНИЯ К ИНФОРМАЦИОННОМУ ОБЕСПЕЧЕНИЮ СЭД 6.1. Общие требования Информационное обеспечение системы должно представлять собой совокупность экранных и выходных форм, справочно-нормативной информации и реализованных решений по объемам, размещению и формам существования информации, применяемой в системах при функционировании.

Входные и выходные документы и данные по каждой системе, информационные потоки между системами с составляющими их компонентами, структура и состав данных, алгоритмы обработки информации, форматы обмена информацией должны определяться на этапе технического проектирования.

В информационном обеспечении должны быть реализованы:

ввод данных и документов с возможностью их централизованной актуализации и многократного использования;

ведение одного или нескольких регистров в рамках принятой в организации системы учета документов;

совокупность электронных данных с полнотой, необходимой и достаточной для осуществления эффективного функционирования системы;

хранение электронных данных в виде баз данных (БД) с возможностью их обработки посредством системы управления базами данных (СУБД).

Информационное обеспечение системы должно поддерживаться следующими документами, принятыми на предприятии или организации в рамках ведения делопроизводства:

инструкция по делопроизводству;

утвержденная организационная структура предприятия или организации, штатное расписание;

документы, регламентирующие документационный оборот на предприятии или организации;

положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) или Экспертной комиссии (ЭК) организации;

положение об архиве предприятия или организации;

внутренние регламенты структурных подразделений предприятия или организации;

должностные инструкции работников предприятия или организации;

документация, разработанная в рамках создания системы электронного документооборота.

Должна быть обеспечена возможность загрузки и сохранения ЭлД, представленных в различных форматах.

Просмотр ЭлД должен осуществляться при наличии на компьютере пользователя соответствующего средства просмотра, например Microsoft Office.

6.2. Требования к составу информационного обеспечения Информационное обеспечение должно поддерживать:

электронные документы;

атрибутивную информацию;

справочники и словари.

ЭлД должны формироваться на основе данных, порождаемых и используемых в административных (бизнес-) процессах и требованиях, определяемых инструкцией по делопроизводству организации.

Атрибутивная информация должна содержать:

описатели структуры регистрационных карточек объектов учета, описатели экранных и отчетных форм, журналы работы в электронном виде, описатели полномочий пользователей, другую прикладную и служебную информацию.

Перечень используемых справочников и словарей должен быть определен на этапе проектирования системы.

6.3. Требования к способам организации данных в системе Информационное обеспечение в части организации и ведения данных должно удовлетворять следующим требованиям:

базы данных должны быть организованы как совокупность табличных пространств, ориентированных на размещение данных, используемых в процессе обучения;

между базами данных должен осуществляться информационный обмен.

Качество первичной информации (данных) должно обеспечиваться со блюдением следующих принципов:

ввод информации (данных) должен осуществляться в месте возникновения информации (данных);

ввод информации (данных) должен осуществляться в момент возникновения информации (данных);

ввод информации (данных) должен осуществляться однократно;

ввод информации (данных) должен осуществляться лицом, отвечающим за ее (их) достоверность;

состав и формат вводимой информации (данных) должен соответствовать требованиям, определенным в организационно-распорядительной и регламентной документации учебного учреждения.

6.4. Способы хранения данных Хранение информации в системе должно осуществляться в структуриро ванном виде на основе использования специально разработанных программных компонентов - информационных средств.

Информационные средства должны включать в себя:

собственно реляционную базу данных цифровое хранилище электронных документов;

СУБД (систему управления базой данных);

средства хранения и доступа к описаниям форм входных и выходных документов, служебной информации, необходимой для функционирования системы;

информацию о пользователях и их полномочиях по использованию функциональных возможностей и доступа к данным;

специальные программные средства и общесистемные программные средства, необходимые для записи (выгрузки) данных в/из БД и средства хранения информации.

7. ТРЕБОВАНИЯ К ИСПОЛЬЗОВАНИЮ В СЭД ЭЛЕКТРОННОЙ ПОДПИСИ В качестве средств ЭПи, обеспечивающих реализацию функций создания и проверки ЭП, в системе должны использоваться сертифицированные крипто графические средства, которые удовлетворяют следующим требованиям:

обеспечивают реализацию функций:

- создания электронной подписи в ЭлД с использованием ключа ЭП, подтверждения подлинности ЭП в ЭлД с использованием ключа проверки подписи, создания ключей и ключей проверки ЭП;

обеспечивают формирование ЭП в формате, определяемом рекомендациями RFC 3852 «Cryptographic Message Syntax (CMS)», с учетом использования существующих российских криптографических стандартов (согласно RFC 4490 «Using the GOST 28147-89, GOST R 34.11-94, GOST R 32.10-94 and GOST R 34.10-2001 Algoritms with Cryptographic Message Syntax (CMS)» и смежных стандартов) либо криптопровайдера.

Использование ЭП в системе должно отвечать следующим требованиям:

для создания и проверки ЭП должны быть использованы средства ЭП, получившие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

ключ проверки ЭП должен быть указан в квалифицированном сертификате, атрибуты которого приведены в приложении «Требования к форме квалифицированного сертификата ключа проверки ЭП» к приказу ФСБ России от 27.12.2011 № 795 и содержать следующую информацию:

- уникальный номер и период действия квалифицированного сертификата;

- данные о владельце квалифицированного сертификата, позволяющие его однозначно идентифицировать;

- ключ проверки ЭП;

- наименование используемого средства ЭП и (или) стандарты, требованиям которых соответствует ключ ЭП и ключ проверки ЭП;

- наименование средств ЭП и аккредитованного удостоверяющего центра, которые использованы для создания ключа ЭП, ключа проверки ЭП, квалифицированного сертификата, а также реквизиты документа, подтверждающего соответствие указанных средств;

наименование и место нахождения аккредитованного удостоверяющего центра;

номер квалифицированного сертификата аккредитованного удостоверяющего центра;

- ограничения использования квалифицированного сертификата;

ЭП должна быть получена в результате криптографического преобразования информации с использованием ключа ЭП;

ЭП должна быть неразрывно и однозначно связана с конкретным документом.

Программные компоненты системы должны предоставлять пользователь ский интерфейс формирования и проверки ЭП в документах.

Применение ЭП должно осуществляться в соответствии с требованиями, установленными в соответствующих регламентах и инструкциях.

В обязательном порядке должен быть определен перечень документов, которые могут быть подписаны ЭП, и в которых ЭП признается равнозначной собственноручной подписи в документе на бумажном носителе.

Средство ЭП должны противостоять угрозам, представляющим собой це ленаправленные действия с использованием аппаратных и (или) программных средств с целью нарушения безопасности защищаемой средством ЭП информа ции или с целью создания условий для этого.

Функция проверки ЭП с использованием сертификата ключа проверки ЭП должна исключить возможность проверки ЭП ЭлД без проверки ЭП в сер тификате ключа проверки ЭП или без наличия положительного результата про верки ЭП в сертификате ключа проверки ЭП.

Инженерно-криптографическая защита средства ЭП должна исключить события, приводящие к возможности проведения успешных атак в условиях возможных неисправностей или сбоев аппаратного компонента средства ЭП или аппаратного компонента средств вычислительной техники, на котором реа лизовано программное средство ЭП.

Программный компонент средства ЭП должен удовлетворять следующим требованиям:

объектный (загрузочный) код программного компонента средства ЭП должен соответствовать его исходному тексту;

в исходных текстах программного компонента средства ЭП должны отсутствовать возможности, позволяющие модифицировать или искажать алгоритм работы средства ЭП в процессе его использования, модифицировать или искажать информационные или управляющие потоки и процессы, связанные с функционированием средства ЭП, и получать нарушителям доступ к хранящейся в открытом виде ключевой, идентификационной и (или) аутентифицирующей информации средства ЭП;

значения входных и внутренних параметров, а также значения параметров настроек программного компонента средства ЭП не должны негативно влиять на его функционирование.

Средство ЭП должно проводить аутентификацию субъектов доступа (лиц, процессов) к этому средству, при этом:

при осуществлении доступа к средству ЭП аутентификация субъекта доступа должна проводиться до начала выполнения первого функционального модуля средства ЭП;

механизмы аутентификации должны блокировать доступ этих субъектов к функциям средства ЭП при отрицательном результате аутентификации.

Средство ЭП должно проводить аутентификацию лиц, осуществляющих локальный доступ к средству ЭП.

Для механизма аутентификации должен быть реализован механизм огра ничения количества следующих подряд попыток аутентификации одного субъ екта доступа, число которых не должно быть больше 10. При превышении чис ла следующих подряд попыток аутентификации одного субъекта доступа уста новленного предельного значения доступ этого субъекта к средству ЭП должен блокироваться до вмешательства администратора системы ЭП.

В средстве ЭП должен быть реализован механизм (процедура) контроля целостности средства ЭП и СФ.

Контроль целостности должен осуществляться:

в начале работы со средством ЭП до перехода средств вычислительной техники, в котором реализовано средство ЭП, в рабочее состояние (например, до загрузки операционной системы);

в ходе регламентных проверок средства ЭП на местах эксплуатации (регламентный контроль);

в автоматическом режиме в процессе функционирования средства ЭП (динамический контроль).

Контроль целостности должен проводиться в начале работы со средством ЭП.

Механизм регламентного контроля целостности должен входить в состав средств ЭП.

Криптографические протоколы, обеспечивающие операции с ключевой информацией средства ЭП, должны быть реализованы непосредственно в сред стве ЭП.

8. ТРЕБОВАНИЯ К ПОИСКУ ИНФОРМАЦИИ, ПРЕДСТАВЛЕНИЮ ИНФОРМАЦИИ И ОТЧЕТНОСТИ В СЭД Функции системы должны включать:

поиск с использованием единого механизма вне зависимости от среды пользователя и места хранения информации;

полнотекстовый поиск;

поиск на основе классификационных признаков;

поиск по связанным документам.

Для предоставления необходимой информации и отчетности, функцио нальные возможности системы должны соответствовать следующим требова ниям:

формировать утвержденный комплект выходных форм;

формировать утвержденный комплект шаблонов типовых документов;

иметь возможность представления оперативных отчетов в виде структурированных таблиц с возможностью выгрузки;

иметь функциональные возможности визуализировать данные в виде таблиц с возможностью печати;

предоставлять данные в удобной форме для просмотра произвольных отчетов по любой запрашиваемой информации;

предоставлять возможность визуального отображения документа и вывода его на печать, в соответствии с выбранным шаблоном;

оформление документов должно соответствовать внутренним, принятым в организации, правилам делопроизводства;

обеспечивать предоставление информации и отчетности при удаленном доступе к системе.

9 ТРЕБОВАНИЯ К ОРГАНИЗАЦИИ ХРАНЕНИЯ ИНФОРМАЦИИ В СЭД Функции системы должны включать:

формирование и управление структурированным хранилищем;

обеспечение достоверности, целостности и аутентичности размещенных ЭлД;

организацию архивного хранения и управления сроками хранения документов;

представление необходимых данных в разрезе следующих классификаций:

- по видам документов, - по сроку действия документов, - по указанным реквизитам документов, - по документам, находящимся на контроле, - по реквизитам структуры хранения документации;

систематизацию документации и формирование представления с учетом принятых схем классификации;

учет событий, касающихся добавления, размещения и использования электронных документов.

Система должна обеспечивать хранение:

документации согласно принятым схемам систематизации;

хранение ЭлД с грифом ограничения доступа к документу;

сложно структурированных ЭлД;

ЭлД, состоящих из элементов, представленных в различных форматах;

индексной информации – электронных карточек;

шаблонов визуализации ЭлД.

Функции хранения должны предусматривать:

управление сроками хранения ЭлД;

уничтожение ЭлД с истекшим сроком хранения, как в автоматическом, так и ручном режимах;

приостановку уничтожения ЭлД.

Система должна обеспечивать организацию хранения ЭлД:

по внешним источникам:

- органы государственной власти, государственные организации и иные государственные структуры, - юридические лица, - физические лица;

- системы межведомственного документооборота и электронного взаимодействия;

по видам документов:

- управленческая и бухгалтерская документация, - организационно-распорядительная документация, - нормативно-справочная документация, - договорная и сопутствующая документация, - юридическая документация, - конструкторская документация, - научная, технологическая и патентная документация;

по типам данных:

- офисные форматы, - графические и цифровые форматы, - форматы обмена данных, - форматы баз данных.

10. ТРЕБОВАНИЯ К КОНТРОЛЮ ИНФОРМАЦИИ В СЭД На этапе сбора информации система должна соответствовать следующим требованиям:

поддерживать возможность ручного и автоматизированного ввода документов;

обеспечивать возможность контроля непротиворечивости на этапе ввода данных в систему, как в режиме ручного ввода данных, так и в режиме автоматизированного ввода информации;

поддерживать возможность загрузки данных представленных в специальном внутреннем формате, файлов из файловых каталогов, а также данных из файлов, представленных в согласованном формате;

обеспечивать формирование структуры электронного каталога на основании принятых классификационных схем.

На этапе хранения информации система должна обеспечивать сохран ность и целостность данных, введенных в систему.

На этапе обработки информации система должна соответствовать сле дующим требованиям:

поддерживать возможность ручного изменения и обработки данных в соответствии с ролями и полномочиями, обеспечивать возможность автоматизированного обновления данных, обеспечивать контроль изменения существующих данных в соответствии с регламентом внесения изменений и полномочиями пользователя в системе, обеспечивать проверку соответствия изменения данных на соответствие нормативно-справочной информации в режиме ручного изменения данных.

11. ТРЕБОВАНИЯ К АДМИНИСТРИРОВАНИЮ И УПРАВЛЕНИЮ ПОЛНОМОЧИЯМИ В СЭД Система должна обеспечивать информационную и технологическую безопасность:

целостность и сохранность данных, ограничение рисков потери данных.

Защита информации от несанкционированного доступа в системе должна удовлетворять следующим требованиям:

идентификация и аутентификация пользователя при входе в систему по идентификатору (коду) и паролю;

ограничение последовательных попыток неправильного ввода пароля;

контроль доступа пользователей к защищаемым информационным ресурсам системы в соответствии с правами доступа;

регистрация входа (выхода) пользователей в систему (из системы);

разграничение прав доступа по объектам и субъектам права на основе групповых профилей;

регистрация событий системы и действий пользователей в системе.

12. ТРЕБОВАНИЯ К ФУНКЦИОНИРОВАНИЮ СЭД Система должна обеспечивать одновременную многопользовательскую работу с рабочих станций, объединенных в локально вычислительную сеть.

Система не должна иметь технических ограничений на число одновре менно работающих пользователей, которое должно зависеть только от техниче ских характеристик используемых аппаратных средств и сетевого оборудова ния, а также количества приобретенных лицензий.

Система должна иметь возможность применения стандартных унифици рованных решений в части архитектуры и компонентов, поставляемых Испол нителем.

Система должна поддерживать существующие бизнес-процессы и быть адаптируемой к их изменениям.

Система должна обеспечивать наличие стандартных средств интеграции в рамках существующего информационного пространства, а также интеграции с внешними ИС.

Доступ к системе должен быть обеспечен как через локальную сеть, так и посредством реализации облачных сервисов.

Облачные сервисы по организации системы должны быть основаны на концепции SaaS (Software as a Service).

Должно быть реализовано веб-приложение для предоставления сетевого доступа к системе, которое должно отвечать следующим требованиям:

приложение приспособлено для удаленного использования;

одним приложением пользуются несколько клиентов;

приложение должно обеспечивать полную функциональность системы.

Система должна поддерживать основной и профилактический режимы функционирования:

в основном режиме должно обеспечиваться:

работа зарегистрированных в качестве пользователей администраторов системы и владельцев документов, обеспечивающих наполнение фондов цифрового хранилища;

- работа пользователей системы, зарегистрированных в качестве пользователей, просматривающих документы по найденной (выбранной) ссылке;

- решение своих функциональных задач;

- работа в круглосуточном режиме, 7 дней в неделю, 365 (366) дней в году;

в профилактическом режиме должно обеспечиваться:

- техническое обслуживание системы;

- первоначальная загрузка или реконфигурация системы;

- реконфигурация, модернизация и другое обслуживание технических средств системы;

- реконфигурация, модернизация программных средств и компонент системы.

13. ТРЕБОВАНИЯ К РОЛЕВОЙ МОДЕЛИ И ОБУЧЕНИЮ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ Пользователь СЭД обеспечивает технологический процесс функциониро вания системы, в рамках выполнения соответствующих функций следующих пользовательских ролей, приведенных в табл. 2.

Таблица 2. Функции пользовательских ролей Пользовательская роль Функции Автор документа Подготовка нового документа.

Настройка маршрута согласования.

Регистрация внутреннего документа.

Лицо, визирующее (согла- Согласование нового документа сующее) документ Должностное лицо, подписы- Утверждение нового документа.

вающее (утверждающее) до Применение ЭП для юридически значимых документов.

кумент Автор поручения Выдача поручений на исполнение.

Контроль исполнения документа.

Просмотр отчетной информации.

Настройка прав доступа к документам.

Контролер Контроль исполнения документа.

Просмотр отчетной информации.

Учет результатов исполнения.

Пользовательская роль Функции Делопроизводитель Обеспечение актуальности справочной информации, отно сящейся к делопроизводству:

реквизиты документа, виды документа, типы документа.

Контроль регистрации входящих и исходящих документов.

Ведение электронной номенклатуры дел.

Передача документа на текущее хранение.

Просмотр отчетной информации.

Настройка прав доступа к документам.

Исполнитель Исполнение документа.

Создание новых документов.

Создание дополнительных приложений к исполняемому документу.

Архивист Ведение делопроизводства.

Настройка прав доступа к документам на текущем хране нии.

Просмотр отчетной информации.

Пользователь Просмотр общедоступных документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ Результаты исследования могут быть использованы:

- при принятии решений и выработке решений по совершенствованию действующего законодательства в сфере информации, документации, архивно го дела, применения информационных технологий в делопроизводстве и архив ном деле, а также при подготовке нормативных и методических документов, регламентирующих работу с ЭлД в делопроизводстве и при организации их ар хивного хранения в архивах организаций, государственных, муниципальных архивах;

- при разработке Национальной платформы Единой системы электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, а также при реализации межведомственного электронного документооборота;

- при проектировании систем электронного документооборота федераль ных органов исполнительной власти, государственных и негосударственных организаций;

- при реализации технологии межведомственного электронного докумен тооборота и переходе на юридически значимый электронный документооборот.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК Гражданского кодекса Российской Федерации. Ч. 1-4.

Федеральный закон от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, ин формационных технологиях и о защите информации»;

Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»;

Федеральный закон от 27 июля 2010 г. № 210-ФЗ «Об организации пре доставления государственных и муниципальных услуг»;

Федеральный закон от 6 апреля 2011 г. № 63-ФЗ «Об электронной подпи си»;

Указ Президента Российской Федерации от 7 мая 2012 г. № 601 "Об ос новных направлениях совершенствования системы государственного управле ния".

Постановление Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г.

№ 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах ис полнительной власти»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. № 754 "Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота".

Постановление Правительства Российской Федерации от 24 ноября г. № 953 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности Правительст ва Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти".

Постановление Правительства Российской Федерации от 8 сентября г. № 697 "О единой системе межведомственного электронного взаимодейст вия".

Постановление Правительства Российской Федерации от 9 февраля г. № 111 "Об электронной подписи, используемой органами исполнительной власти и органами местного самоуправления при организации электронного взаимодействия между собой, о порядке ее использования, а также об установ лении требований к обеспечению совместимости средств электронной подпи си".

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 апреля г. № 394 "О мерах по совершенствованию использования информационно коммуникационных технологий в деятельности государственных органов".

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 июня 2012 г.

№ 634 "О видах электронной подписи, использование которых допускается при обращении за получением государственных и муниципальных услуг".

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа г. № 852 "Об утверждении правил использования усиленной квалифицирован ной электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг и о внесении изменения в правила разработки и утвер ждения административных регламентов предоставления государственных ус луг".

Постановление Правительства Российской Федерации от 6 сентября г. № 890 «О мерах по совершенствованию электронного документооборота в органах государственной власти»;

Постановление Правительства Российской Федерации от 25 января г. № 33 "Об использовании простой электронной подписи при оказании госу дарственных и муниципальных услуг".

Постановление Правительства Российской Федерации от 10 июля 2013 г.

№ 584 "Об использовании федеральной государственной информационной сис темы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информа ционных систем, используемых для предоставления государственных и муни ципальных услуг в электронной форме".

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 2 октября 2009 г.

№ 1403-р «Технические требования к организации взаимодействия системы межведомственного электронного документооборота с системами электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти»;

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 20.10.2010 № 1815-р [О государственной программе Российской Федерации "Информацион ное общество (2011 – 2020 годы) "].

Распоряжение Правительства Российской Федерации от 12 февраля г. № 176-р «О плане мероприятий по переходу федеральных органов исполни тельной власти на безбумажный документооборот при организации внутренней деятельности»;

Приказ ФСБ России от 27 декабря № 796 г. "Об утверждении Требований к средствам электронной подписи и Требований к средствам удостоверяющего центра".

Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Фе дерации от 2 сентября 2011 г. № 221 «Об утверждении Требований к информа ционным системам электронного документооборота федеральных органов ис полнительной власти, учитывающих в том числе необходимость обработки по средством данных систем служебной информации ограниченного распростра нения»;

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизвод ству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76);

Рекомендации по подготовке федеральными органами власти перечней документов, создание, хранение и использование которых должно осуществ ляться в форме электронных документов при организации внутренней деятель ности (утв. приказом Росархива от 29.04.2011 № 32);

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифици рованная система организационно-распорядительной документации. Требова ния к оформлению документов.

ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре деления.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования»;

ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Управление документами. Процес сы управления документами. Метаданные для документов»;

ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация и документация. Руко водство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управ лению документами»;

ГОСТ Р 54471-2011 «Системы электронного документооборота. Управ ление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомен дации по обеспечению достоверности и надежности»;

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов» (вводится в действие с 01.05.2013);

ГОСТ Р 34.10-2012 Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронно цифровой подписи.

МГС ГОСТ 7.-32-2001 «СИБИД. Отчет о научно-исследовательской рабо те. Структура и правила оформления».

Model Requirements for the Management of Electronic Records [Электронный ресурс]/Гильдия управляющих документацией. – 2013. – Режим доступа: http://www.gdm.ru/upload/document/moreq_ru.zip Model Requirements for the Management of Electronic Records [Электронный ресурс] / Europian communites – 2008. – Режим доступа:

http://ec.europa.eu/archival-policy/moreq/doc/moreq2_spec.pdf Приложение Состав обязательных полей входных форм, обеспечивающих иден тификацию различных групп документов и управление ими на протя жении жизненного цикла документов в СЭД Базы данных I.

Общий перечень полей РКК в СЭД с описанием функцио 1.

нального назначения и указанием источника В качестве источников при наименовании и описании полей СЭД слу жат законодательные и иные нормативные правовые акты, а также про граммные продукты для автоматизации документооборота таких ИТ компаний, как «ИнтерТраст», «Электронные офисные системы» («ЭОС»), «АйТи», «DigitalDesign», «Sintelleсt», «TerraLink», «Ланит» и других.

Примерный общий перечень полей РКК СЭД представлен в виде таб лицы, в которой графа «Тип метаданных» предназначена для идентификации роли поля в составе ЭлД:

Контент – содержание документа;

ЭП (электронная подпись) – поля, содержащие информацию, относя щуюся к ЭП;

МР (реквизитные метаданные) – поля, содержащие информацию о рек визитной части документа;

МФ (функциональные метаданные) – поля, содержащие информацию о процедурах жизненного цикла документа;

МА (архивные метаданные) – поля, содержащие информацию, предна значенную для организации хранения документа.

№ Наимено- Тип Тип поля Назначение или Источник п\п вание по- мета- содержание поля ля дан ных Наимено- МФ Текстовое поле. Содержит инфор- СЭД 1.

вание кар- Заполняется авто- мацию о наимено точки / ре- матически при соз- вании группы или гистраци- дании РКК опреде- вида документов, онно- ленной группы до- оформление или контроль- кументов в СЭД, регистрация кото ной кар- без возможности рых производится в точки корректировки СЭД, или вида кар (РКК) точки классифика тора Рубрика / МФ Текстовое поле. Содержит инфор- СЭД 2.

Оглавление Заполняется путем мацию об отнесе выбора значения из нии документа к внутреннего клас- той или иной тема сификатора на эта- тической группе.

пе создания РКК.

Статус (со- МФ Текстовое/ запол- Включает наиме- СЭД 3.

стояние) няется автоматиче- нование этапов ски или путем вы- жизненного цикла бора значения из документов, дан внутреннего клас- ных классификато сификатора ров.

Для разных групп / видов документов / типов карточек классификаторов перечень статусов будет различным.

Коммента- МФ Текстовое / дос- Дополнительная СЭД 4.

рий / При- тупно для редакти- информация об мечание / рования некоторым оформляемом до Сопрово- группам пользова- кументе выполняе дительная телей при работе с мом действии, зна информа- РКК документа чении классифика ция / До- тора.

полнитель ная ин формация / Сопрово дительная записка Адресант / МР Текстовое / запол- Содержит инфор- Правила дело 5.

Коррес- няется путем выбо- мацию о наимено- производства в пондент ра из справочника вании организации- федеральных внешних организа- отправителе и ФИО органах испол ций лица, подписавше- нительной вла го документ со сто- сти, утвер роны организации- жденные по отправителя / фи- становлением зическом лице – Правительства отправителе РФ от (ФИО). 15.06.2009 № 477 / СЭД Место со- МР Текстовое поле. Место составления ГОСТ Р 6.30 6.

ставления Заполняется из или издания указы- 2003, раздел или изда- внутреннего клас- вается с учетом «Состав рекви ния доку- сификатора. принятого админи- зитов докумен мента стративно- тов»

территориального деления, оно вклю чает в себя только общепринятые со кращения.

Адресат МР Текстовое поле. В качестве адресата ГОСТ Р 6.30 7.

Заполняется путем могут быть органи- 2003, раздел выбора значения из зации, их струк- «Состав рекви внутреннего спра- турные подразде- зитов докумен вочника организа- ления, должност- тов» / Правила ции ные или физиче- делопроизвод ские лица. При ад- ства в феде ресовании доку- ральных орга мента должностно- нах исполни му лицу инициалы тельной власти, указывают перед утвержденные фамилией. Наиме- постановлени нование организа- ем Правитель ции и ее структур- ства РФ от ного подразделения 15.06.2009 № указывают в име- 477 / СЭД нительном падеже.

Подпись / МР Текстовое поле. Содержит долж- СЭД / ГОСТ Р 8.

Должность, Заполняется путем ность, фамилию и 6.30-2003, раз фамилия и выбора из внутрен- инициалы лица, дел 2 «Состав инициалы него справочника подписавшего до- реквизитов до лица, под- организаций кумент. кументов» / писавшего Правила дело документ производства в федеральных органах испол нительной вла сти, утвер жденные по становлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 / СЭД Наимено- МР Текстовое поле / Содержит название ГОСТ Р 6.30 9.

вание вида заполняется путем вида документа, с 2003, раздел документа выбора значения из которым произво- «Состав рекви / Вид до- внутреннего клас- дится работа в СЭД зитов докумен кумента сификатора видов тов» / Правила документов делопроизвод ства в феде ральных орга нах исполни тельной власти, утвержденные постановлени ем Правитель ства РФ от 15.06.2009 № 477 / СЭД Отметка о МР Цифровое поле, по- Содержит дату и ГОСТ Р 6.30 10.

поступле- зволяющее устано- время поступления 2003, раздел нии доку- вить дату и время / документа в орга- «Состав рекви мента (от- заполняется путем низацию. зитов докумен метка о по- выбора значения из тов»

ступлении календаря документа в органи зацию) Способ по- МР Текстовое поле. Содержит инфор- СЭД 11.

ступления Заполняется либо мацию о способе (или вид автоматически (при поступления или доставки) поступлении доку- виде доставки до мента через СЭДО / кумента.

СМЭВ / сайт), либо в ручном режиме путем выбора зна чения из внутрен него классификато ра Место ре- МФ Поле заполняется Используется для СЭД 12.

гистрации автоматически при настройки доступа регистрации доку- пользователей к мента или путем документам в СЭД, выбора значения из для разделения до внутреннего спра- кументопотоков вочника организа ции (указывается подразделение, в котором осуществ лялась регистрация документа) Регистра- МФ Поле заполняется Содержит ФИО, СЭД 13.

тор автоматически при должность пользо регистрации доку- вателя, осущест мента. вившего регистра цию документ Регистра- МР Текстовое поле + Кроме регистраци- ГОСТ Р 6.30 14.

ционный дата. Заполняется онного номера и 2003, раздел номер и автоматически, ес- даты документа «Состав рекви дата доку- ли РКК было соз- поле может содер- зитов докумен мента / дано из РКК вхо- жать гиперссылку тов» / Правила ссылка на дящего / исходяще- на РКК документа, делопроизвод регистра- го документа. Мо- реквизиты которо- ства в феде ционный жет заполняться го указаны в поле. ральных орга номер и путем выбора зна- нах исполни дату доку- чения из соответст- тельной власти, мента / вующих баз дан- утвержденные ссылка на ных СЭД. постановлени исходящий ем Правитель Текстовое поле. номер и ства РФ от Заполняется авто дату доку- 15.06.2009 № матически - про мента. 477 / СЭД ставляется регист рационный номер исходящего доку мента с возможно стью корректиров ки.

Входящий МР Текстовое поле. Содержит автома- Правила дело 15.

номер до- Заполняется авто- тически сформиро- производства в кумента матически ванный регистра- федеральных ционный номер органах испол входящего доку- нительной вла мента сти, утвер жденные по становлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 / СЭД Дата доку- МР Поле формата «да- Датой документа ГОСТ Р 6.30 16.

мента та». является дата его 2003, раздел подписания или «Состав рекви Заполняется путем утверждения, для зитов докумен выбора значения из протокола - дата тов» / Правила календаря.

заседания (приня- делопроизвод тия решения), для ства в феде акта - дата события. ральных орга Документы, издан- нах исполни ные двумя или бо- тельной власти, лее организациями, утвержденные должны иметь одну постановлени (единую) дату. ем Правитель ства РФ от Дата документа 15.06.2009 № оформляется араб 477 / СЭД скими цифрами в последовательно сти: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются дву мя парами арабских цифр, разделенны ми точкой;

год четырьмя арабски ми цифрами.

Например, дату июня 2003 г. следу ет оформлять:

05.06.2003.

Допускается сло весно-цифровой способ оформления даты, например: июня 2003 г., а также оформление даты в последова тельности: год, ме сяц, день месяца, например:

2003.06.05.

Наимено- МР Текстовое поле / Поле может авто- Правила дело 17.

вание тек- заполняется поль- матически запол- производства в ста / Заго- зователем. Может няться, если доку- федеральных ловок к заполняться из мент поступил из органах испол тексту / шаблона. МЭДО, СМЭВ, или нительной вла Заголовок / через сайт, а также сти, утвер Наимено- в случае создания жденные по вание либо РКК на основании становлением аннотация шаблона. Правительства документа РФ от 15.06.2009 № 477 / ГОСТ Р 6.30-2003, раз дел 2 «Состав реквизитов до кументов» / СЭД Текст до- Кон- Содержит два раз- В момент регист- ГОСТ Р 6.30 18.

кумента / тент дела: рации документа 2003, раздел Содержа- файл должен по- «Состав рекви Для разме 1.

ние мещаться для хра- зитов докумен щения файлов нения в Цифровое тов» / СЭД (формат файла мо хранилище элек жет определяться программой скани- тронных докумен рования и ее на- тов (ЦХЭД).

стройками);

В случае отсутст Текстовое вия файла и разме 2.

поле (может со- щения в поле тек держать как доку- ста документа в ре мент в редактируе- дактируемом фор мом формате, так и мате или в виде в виде графическо- графического объ го объекта). екта, при регистра ции он должен Заполняются авто конвертироваться в матически при по файл и также по ступлении доку мещаться на хране мента через СМЭВ, ние в ЦХЭД.

МЭДО, сайт, факс сервер, либо по точном сканирова нии документов и применении техно логии штрих кодирования.

В других случаях заполняется путем размещения текста или выбора файла с сетевого или лич ного ресурса.

Индекс де- МФ Поле заполняется Содержит индекс Правила дело 19.

ла путем выбора зна- дела, к которому производства в чения из внутрен- отнесен документ. федеральных него справочника органах испол (Номенклатуры Может содержать нительной вла дел) наименование дела, сти, утвер жденные по а также название в становлением подразделения, котором данное де- Правительства РФ от ло хранится.

15.06.2009 № 477 / СЭД Сведения о МФ Поле заполняется Содержит наиме- Правила дело 20.

переадре- путем выбора зна- нование организа- производства в сации до- чения из справоч- ции, подразделе- федеральных кумента ника сторонних ор- ния, ФИО адресата. органах испол ганизаций / внут- нительной вла В случае переадре реннего справоч- сти, утвер сования документа ника организации жденные по в стороннюю орга становлением низацию должна Правительства быть возможность РФ от из поля создать РКК сторонней ор- 15.06.2009 № ганизации в соот- ветствующем спра вочнике.

Количество МР Цифровое поле Содержит количе- Правила дело 21.

листов ос- ство листов основ- производства в новного ного документа. федеральных документа органах испол нительной вла сти, утвер жденные по становлением Правительства РФ от 15.06.2009 № Количество МР Цифровое поле / Содержит инфор- Правила дело 22.

приложе- Допустимо значе- мацию о наличии производства в ний / От- ние «Нет» приложений, их федеральных метка о на- количестве органах испол личии при- нительной вла ложений сти, утвер жденные по Общее ко- МР Цифровое поле Содержит инфор 23.

становлением личество мацию об общем Правительства листов количестве листов РФ от приложе- приложений.

15.06.2009 № ний 477 / ГОСТ Р 6.30 2003, раздел «Состав рекви зитов докумен тов» / СЭД Отметка о МФ Маркер с визуали- Информирует о ГОСТ Р 6.30 24.

контроле зацией информации том, что документ 2003, раздел о постановке доку- требует исполнения «Состав рекви мента на контроль. зитов докумен Заполняется авто- тов»

матически при соз дании хотя бы од ного поручения к РКК Резолюция МФ Текстовое поле. Содержит указания ГОСТ Р 6.30 25.

/ Указания Может содержать по исполнению до- 2003, раздел по испол- графический образ кумента «Состав рекви нению до- резолюции, если зитов докумен кумента она была сделана в тов» / Правила графическом ре- делопроизвод дакторе с перенос- ства в феде ного устройства. ральных орга нах исполни тельной власти, утвержденные постановлени ем Правитель ства РФ от 15.06.2009 № Ход Ис- МФ Поле, отображаю- Содержит инфор- СЭД 26.

полнения щее всю иерархию мацию по исполне- CompanyMedia имеющихся в РКК нию документов поручений и отче- (поручения и отче тов об исполнении ты) Исполни- МФ Текстовое поле / Отображаются СЭД / ГОСТ Р 27.

тель (-и) заполняется авто- ФИО и должности 6.30-2003, раз (Кому на- матически при исполнителей до- дел 2 «Состав значено / формировании по- кумента. реквизитов до Ответст- ручений из РКК. кументов» / Если исполнителей венный)/ При смене испол- Правила дело несколько, первый Отметка об нителей информа- производства в из списка является исполните- ция в поле должна федеральных ответственным ис ле / Долж- обновляться. органах испол полнителем.

ность, Фа- нительной вла Может заполняться милия и сти, утвер в ручном режиме В случае заполне инициалы жденные по путем выбора ис- ния поля путем вы исполните- становлением полнителя (-ей) из бора значений из ля Правительства внутреннего спра- внутреннего спра- РФ от вочника организа- вочника организа- 15.06.2009 № ции. ции в РКК должна 477 / СЭД быть возможность автоматического формирования по ручений.

Ознаком- МФ Текстовое поле. Содержит ФИО и СЭД 28.

ление Заполняется путем должности пользо (Лист оз- выбора значений из вателей, которые накомле- внутреннего спра- должны ознако ния) вочника организа- миться с докумен ции. том. Должна быть возможность фик сировать факт про чтения (открытия РКК), ознакомле ния.

Сопрово- МФ Текстовое поле, Для получения Новое поле 29.

дительная заполняемое ис- полной информа записка полнителем. ции по проекту до кумента, направ ленного на согла сование.

Может содержать информации о цели и сроках оформле ния проекта доку мента.

Отметка о МР Автоматически при Содержит инфор- Правила дело 30.

конфиден- поступлении доку- мацию об ограни- производства в циальности мента из МЭДО / чении доступа к федеральных (Гриф ог- СМЭВ с возможно- документу. органах испол раничения стью корректиров- нительной вла доступа) ки (в сторону по- сти, утвер Поле должно ис вышения уровня жденные по пользоваться для конфиденциально- становлением вычисления нали сти). Правительства чия у пользовате РФ от В других случаях лей доступа к гри 15.06.2009 № заполняется реги- фованным доку 477 / ГОСТ Р стратором путем ментам, а также для ИСО 15489-1 выбора значений из формирования зая 2007. Нацио внутреннего спра- вок на предостав нальный стан вочника на основа- ление права такого дарт Россий нии отметки, доступа.

ской Федера имеющейся в до ции. Система кументе.

стандартов по информации, библиотечному и издательско му делу.

Управление документами.

Общие требо вания (утв. Приказом Ростехрегули рования от 12.03.2007 № / 28-ст) Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 02.07.2013) «Об информа ции, информа ционных тех нологиях и о защите инфор мации»

Связанные МФ Табличное поле, Информация о том, СЭД / ГОСТ Р 31.

документы содержащее ин- что данный доку- ИСО 15489-1 формацию о переч- мент имеет смы- 2007. Нацио не связанных до- словую связь с дру- нальный стан кументов и ссылки гими документами дарт Россий на их РКК с указа- текущей или дру- ской Федера нием №, даты и за- гих баз данных ции. Система головка документа. СЭД. стандартов по информации, Поле должно об библиотечному новляться.

и издательско му делу.

Управление документами.

Общие требо вания (утв. Приказом Ростехрегули рования от 12.03.2007 № 28-ст) Обсужде- МФ Текстовое поле для Встроенный «фо- СЭД 32.

ние хранения информа- рум», позволяю ции об обсуждении щий обсудить до проекта документа кумент, информа / задачи / карточки цию перед приня справочника или тием решения.

классификатора / иного объекта СЭД. Заполняется пользователями, имеющими доступ к объекту СЭД в момент согласова ния информации о нем или исполне ния.

Журнал МФ Протокол дейст- Фиксация инфор- ГОСТ Р ИСО 33.

событий вий. Заполоняется мации о движении 15489-1-2007.

автоматически пу- документа и о ра- Национальный тем отображения в боте с РКК. стандарт Рос поле всех событий сийской Феде (создание РКК, ре- рации. Система дактирование, при- стандартов по крепление файла, информации, установление свя- библиотечному зей, создание пору- и издательско чений, добавление му делу.

пользователей, из- Управление менение статуса) с документами.

указанием пользо- Общие требо вателя, работавше- вания го с РКК. Инфор- (утв. Приказом мация не доступна Ростехрегули для корректировки. рования от 12.03.2007 № 28-ст) / СЭД Дата соз- МФ Дата и время / за- Содержит инфор- СЭД 34.

дания полняется автома- мацию о дате и тически без воз- времени создания можности коррек- РКК тировки Отметка об МФ Текстовое поле / Визуализация ин- ГОСТ Р 6.30 35.

исполне- без возможности формации об ис- 2003, раздел нии доку- редактирования полнении докумен- «Состав рекви мента и та зитов докумен направле- тов»

нии его в дело Отчет об МФ Ссылка на карточку Информация о на- СЭД 36.

исполне- отчета. Заполняется личии отчета об нии автоматически по- исполнении пору сле создания и со- чений, созданных хранения отчета на основании резо люции Автор МФ ФИО и должность Для идентифика- СЭД 37.

пользователя, соз- ции пользователя, давшего РКК. создавшего доку мент, карточку классификатора в СЭД Контролер МФ ФИО и должность Для выделение ро- СЭД 38.

пользователя, ко- ли пользователя, торый будет осу- осуществляющего ществлять кон- согласование отче троль исполнения та об исполнении поручения (согла- поручения.

совывать отчет об исполнении пору чения).

Может не совпа дать с Автором РКК.

По умолчанию ука зывается ФИО и должность пользо вателя, создавшего карточку поруче ния с возможно стью выбора друго го контролера из внутреннего спра вочника организа ции.

Срок Ис- МФ Дата. Заполняется Контрольная дата, СЭД 39.

полнения путем выбора из к которой поруче (дата ис- календаря ние должно быть полнения исполнено. Запол (план)) няется автором по ручения.

Дата ис- МФ Дата. Заполняется Фактическая дата СЭД 40.

полнения путем выбора из исполнения пору (факт) календаря чения. Заполняется исполнителем.

Способ и МФ Текстовое поле + Информация о том, Новое поле 41.

дата от- дата. Способ от- когда и каким спо правки правки заполняется собом был отправ путем выбора из лен документ внутреннего клас сификатора. Дата проставляется пу тем выбора значе ния из календаря Визы со- МФ Табличное поле, Для организации и СЭД / ГОСТ Р 42.

гласования содержит ФИО и процедуры согла- 6.30-2003, раз документа должности согла- сования документа дел 2 «Состав / Лист со- сующих лиц. Мо- и фиксации инфор- реквизитов до гласования жет содержать ин- мации о согласуе- кументов» / формацию о сроках мом документе. СЭД согласования, Содержит список этапности согласо- согласующих лиц, вания (при после- наличие виз, заме довательном или чаний, сроки согла комбинированном сования, условия согласовании), ус- перехода на сле ловия смены этапов дующий уровень согласования (на- согласования.


пример, при полу чении всех виз на предыдущем эта пе), организации делегирования пра ва согласования от одного пользовате ля другому. Может заполняться авто матически из шаб лона или путем вы бора из внутренне го справочника ор ганизации.

Номер МФ Цифровое поле. За- Содержит инфор- СЭД 43.

проекта полняется автома- мацию о номере документа тически в соответ- проекта, посту (учетный ствии с настойками пившем на согла номер) внутреннего клас- сование сификатора Номер кар- МФ Поле включает но- Для идентифика- Новое поле 44.

точки мер, может вклю- ции внутренне- чать буквенный го спра- индекс карточки вочника внутреннего спра или клас- вочника или клас сификатора сификатора.

Дата про- МФ Дата и время по- Содержит инфор- СЭД 45.

екта ступления проекта мацию о дате и документа на со- времени создания гласование. проекта документа Заполняется авто матически при на правлении проекта документа на со гласование Количество МФ Цифровое поле, в Поле содержит Новое поле 46.

экземпля- котором должно данные о количест ров указываться коли- ве экземпляров до чество экземпляров кументов, которые документов. необходимо изго товить.

Срочность МФ Заполняется путем Для визуального Новое поле 47.

проставления от- выделения срочных метки (маркера). документов.

Срок дей- МФ Поле формата «да- Для контроля срока Новое поле 48.

ствия до- та». Заполняется действия договор кумента путем выбора зна- ных документов, чения из календаря организации работ по пролонгации договорных доку ментов Стороны МФ Текстовое поле. Содержит наиме- СЭД 49.

Заполняется путем нование и основ выбора значений из ные реквизиты сто справочника внеш- рон докумьента.

них организаций.

Первое поле запол няется автоматиче ски (по умолчанию проставляется на именование юри дического лица, к которому относит ся исполнитель до кумента) с возмож ностью корректи ровки значения из внутреннего спра вочника организа ции Оплата МФ Заполняется путем Для визуализации Новое поле 50.

проставления мар- информации по кера. расходным доку ментам.

Сумма МФ Доступно для за- Для визуализации Новое поле 51.

полнения, если за- информации о рас полнено поле «Оп- ходе денежных лата». средств Цифровое поле + текстовое поле, в котором дублиру ется информация о сумме словами (прописью).

Заполняется в руч ном режиме.

Валюта МФ Доступно для за- Для работы с рас- Новое поле 52.

полнения, если за- ходными докумен полнено поле «Оп- тами.

лата».

Заполняется путем выбора значения из внутреннего спра вочника валют.

Статья МФ Текстовое поле. Для работы с рас- Новое поле 53.

бюджета Заполняется путем ходными докумен выбора из внутрен- тами.

него справочника.

Подразде- МФ Текстовое поле. Для создания мат- Новое поле 54.

ление- Заполняется путем рицы нормативных владелец выбора значения из актов, закрепления норматив- внутреннего спра- ответственности за ного акта вочника организа- актуализацию нор ции. мативных актов.

Утвержден МФ Поле содержит Для создания сис- Новое поле 55.

ссылку на распоря- темы работы с дительный доку- нормативными ак мент (номер / дата/ тами заголовок), или протокол (номер, дата, наименование органа, утвердив шего протокол), или должностное лицо (выбор из справочника), ко торым был утвер жден НА Веден в МФ Поле содержит Для создания сис- Новое поле 56.

действие ссылку на распоря- темы работы с дительный доку- нормативными ак мент (номер / дата/ тами заголовок), или протокол (номер, дата, наименование органа, утвердив шего протокол), которым НА был введен в действие.

Или дату грифа ут верждения доку мента.

Изменен МФ Ссылку на распо- Для создания сис- Новое поле 57.

рядительный доку- темы работы с мент (номер / дата/ нормативными ак заголовок), или тами протокол (номер, дата, наименование органа, утвердив шего протокол), которым НА был изменен Дейст- МФ Ссылка на дейст- Для организации Действующая 58.

вующая вующую версию работы с предыду- версия версия НА. Поле только щими версиями для Архива НА. НА.

Признан МФ Ссылку на распо- Для создания сис- Новое поле 59.

утратив- рядительный доку- темы работы с шим силу мент (номер / дата/ нормативными ак заголовок), или тами протокол (номер, дата, наименование органа, утвердив шего протокол), которым НА был признан утратив шим силу.

Подразде- МФ Поле содержит ин- Для организации Новое 60.

ление формацию о под- работы по своевре владелец разделении- менной актуализа норматив- владельце норма- ции нормативной ного акта тивного акта базы Номер МФ Цифровое поле. Автоматически Новое 61.

приложе- проставляется по ния рядковый номер приложения.

Фамилия МФ Текстовое поле в Применяется для СЭД 62.

карточке справоч- идентификации ника. пользователей или адресата / адресан та (контрагента).

Имя МФ Текстовое поле в Применяется для СЭД 63.

карточке справоч- идентификации ника. пользователей или адресата / адресан та (контрагента).

Отчество МФ Текстовое поле в Применяется для СЭД 64.

карточке справоч- идентификации ника. пользователей или адресата / адресан та (контрагента).

Название МФ Текстовое поле в Содержит основ- СЭД 65.

организа- карточке справоч- ные сведения об ции полное ника. Может со- адресате / адресан / рус. держать скобки и те (контрагенте).

кавычки.

Название МФ Текстовое поле в Содержит основ- СЭД 66.

организа- карточке справоч- ные сведения об ции (сокр.) ника. Может со- адресате / адресан / рус. держать скобки и те (контрагенте).

кавычки.

Название МФ Текстовое поле в Содержит основ- СЭД 67.

организа- карточке справоч- ные сведения об ции (англ.) ника. адресате / адресан те (контрагенте).

Заполняется на английском языке, если это преду смотрено в устав ных документах организации.

ОПФ (ор- МФ Текстовое поле в Обязательное поля СЭД / новое 68.

ганизаци- карточке справоч- в справочнике для онно- ника. организаций. Мо правовая жет содержать форма) скобки.

Адрес МФ Текстовое поле, Для организации СЭД 69.

юридиче- состоящее из не- работы с контр ский скольких встроен- агентами ных полей, а имен но: Офис, Корпус, Дом, Улица, Город, Почтовый индекс Адрес фак- МФ Текстовое поле, Для организации СЭД 70.

тический / состоящее из не- работы с контр почтовый скольких встроен- агентами ных полей, а имен но: Офис, Корпус, Дом, Улица, Город, Почтовый индекс Телефоны МФ Цифровое поле, по- Для организации Новое поле 72.

зволяющее хранить работы с контр несколько теле- агентами фонных номеров в виде списка.

Факс МФ Цифровое поле, по- Для организации СЭД 73.

зволяющее хранить работы с контр несколько теле- агентами.

фонных номеров.

Сайт МФ Ссылка на сайт. Для организации СЭД 74.

работы с контр агентами МФ Ссылка на адрес Для организации СЭД 75. E-mail электронной почты работы с контр с возможностью агентами создания письма.

Область МФ Текстовое поле. Для определения СЭД 77.

деятельно- Список. Заполняет- области деятельно сти / Тема- ся путем выбора сти контрагента тика значения из внут- (юридического ли реннего классифи- ца, ИП, физическо катора. го лица).

Резидент МФ Заполняется путем Для организации Новое поле 78.

/Нерезиден проставления мар- работы с контр т кера под нужным агентами значением.

Правоуста- МФ Поле для размеще- Для организации Новое поле 79.

навливаю- ния файлов работы с контр щие доку- агентами менты Банковские МФ Поле, состоящее из Для организации СЭД 80.

реквизиты нескольких встро- работы с контр енных полей. агентам ОГРН МФ Цифровое поле. Для организации СЭД 80. Состоит из 13 зна- работы с контр ков. Заполняется в агентами ручном режиме.

КПП МФ Цифровое поле, со- Поле необходимо СЭД 80. стоящее из 9 зна- для организации ков. Заполняется в работы с контр ручном режиме. агентами БИК МФ Цифровое поле, со- Поле необходимо СЭД 80. стоящее из 9 зна- для организации ков. Заполняется в работы с контр ручном режиме. агентами ОКПО МФ Цифровое поле. Поле необходимо СЭД 80. Содержит восьми- для организации или десятизначный работы с контр номер юридическо- агентами го лица, указывае мый в бухгалтер ских документах.

Счет МФ Поле, содержащее Поле, необходимое Новое 81.

несколько вложен- для проведения ных полей расчетов Расчетный МФ Цифровое поле Поле, необходимое Новое 81. счет для проведения расчетов Кор. счет МФ Цифровое поле Поле, необходимое Новое 81. для проведения расчетов Банк МФ Текстовое поле. Поле, необходимое Новое 81. Заполняется из для проведения справочника внеш- расчетов них организаций ИНН МФ Цифровое поле, Для идентифика- Новое 82.

имеющее 12 зна- ции контрагентов.

ков.

Обсужде- МФ Аналог форума. Для сохранения СЭД 83.

ния Сохраняется ин- информации, свя формация, создан- занной с подготов ная пользователя- кой, согласованием ми, имеющими проекта документа.

доступ к РКК до кумента (автор тек ста, дата, время, текст).

Должна быть воз можность просмот ра всей иерархии обсуждения.

Подразде- МФ заполняется авто- Определение места Новое поле 84.

ление- вла- матически при соз- создания и опера делец дании карточки. тивного хранения.

Должна быть воз можность измене ния значения.

Количество МФ Цифровое поле Заполняется при СЭД 85.

томов закрытии дела Состав де- МФ Ссылки на РКК до- Автоматически при Новое поле 86.

ла кументов, форми- отнесении доку рующих дело ментов в дела Период МФ Формат поля: вре 87.

менной период (с какого по какой год). Заполняется путем выбора из Только по перехо календаря. дящим делам СЭД Переходя- МФ Только по перехо 88.

щее Маркер дящим делам СЭД Форма / МФ Поле для размеще- Для унификации СЭД шаблон до- ния файла или тек- документов кумента ста с формой или шаблоном доку мента.


Базы дан- МФ Список. Для настройки ра- Новое поле ных боты с видами до Информация о том, кументов в базах в каких базах дан данных или моду ных (модулях) СЭД лях СЭД производится рабо та (согласование, регистрация, проч.) с конкретным ви дом документа Тип кар- МФ Список типов кар- Для настройки ста- Новое поле* точки точек в СЭД тусов для типов карточек и видов документов в СЭД Контроль- МА целое число, фор- для контроля цело- Новое поле 92.

ная сумма мируется автома- стности передавае тически при реги- мого на архивное страции или утвер- хранение докумен ждении документа та Название МА Название ПО (ав- Для организации Новое поле 93.

криптогра- томатически под- работы с докумен фического гружается из сис- тами программ- темы) ного обес печения для фор мирования контроль ной суммы (хэш функции) Количество МА Автоматически, Для организации Новое поле 94.

файлов в проставляется ко- архивного хране составе личество файлов в ния документов и электрон- валовом порядке, подтверждения це ного доку- входящих в состав лостности доку мента электронного до- ментов кумента.

Объем МА Автоматически Для организации Новое поле 95.

электрон- проставляется объ- архивного хране ного доку- ем электронного ния документов и мента в ме- документа в форме подтверждения це габайтах контейнера лостности доку ментов Тип кон- МА Автоматически Для организации Новое поле 96.

тейнера проставляется из архивного хране электрон- настроек системы ния документов и ных дел, подтверждения це использо- лостности доку ванный для ментов упаковки электрон ного доку мента Электрон- ЭП Заверение доку- Аналог собствен- СЭД 97.

ная под- мента. норучной подписи пись Название ЭП Автоматически Для работы с ЭП СЭД 98.

ПО, удо- формируется сис стоверяю- темой щего ЭП Доступ МФ Список пользова- Для организации Новое 99.

телей доступа пользова телям на чтение на всех этапах созда ния и оформления документа * - Возможна иная реализация.

В СЭД допускается вариативность наименований полей при условии, что их функциональное назначение будет соответствовать тому, который ус тановлен в настоящем разделе.

В СЭД должен быть внутренний конструктор, позволяющий создавать и настраивать поля для разных РКК, задавать условия доступа к ним, пара метры заполнения, определять место в РКК.

Должна быть возможность во внешнем представлении баз данных СЭД просматривать документы со всеми ответными документами (например, вхо дящий документ со всеми поручениями и отчетами).

В СЭД должна быть реализована возможность группировать докумен ты из разных БД в тематические группы, работать с ними (создавать поруче ния, события), хранить информацию по тематическим блокам, к которым от несены документы, использовать ее в дальнейшей работе, внося коррективы в состав документов или действия с ними.

В СЭД должна быть реализована возможность передавать документы из СЭД в программы ведомственных архивов (архивов организации) и в ПК «Архивный Фонд» в виде контейнеров. При передаче документов первона чально по сети в архив должны передаваться контрольные суммы передавае мых документов и название криптографического программного обеспечения для вычисления хэш-функции, а затем - сами файлы в контейнерах (либо в виде zip-архивов) Каждый этап передачи из СЭД в ИС архива протоколиру ется.

2. Соответствие некоторых полей карточек документов ПК «Архив ный Фонд» (АФ) и карточек СЭД № п/п Название полей в АФ Название полей в СЭД Номер Входящий номер документа / Регистрационный номер 1.

документа Заголовок Наименование текста / Заголовок к тексту / Заголовок / 2.

Наименование либо аннотация документа Дата документа Дата документа 3.

Кол-во листов Количество листов основного документа + Общее ко 4.

личество листов приложений Характеристика сек- Отметка о конфиденциальности (Гриф ограничения 5.

ретности доступа) Вид документа Наименование вида документа / Вид документа 6.

Способ воспроизведе 7. ния Приложения Количество приложений / Отметка о наличии приложе 8.

ний / Содержание Авторы документа Исполнитель (-и) (Кому назначено / Ответственный)/ 9.

Отметка об исполнителе / Должность, Фамилия и ини циалы исполнителя / Автор Количество файлов в Количество файлов в составе электронного документа* 10.

составе ЭлД* Объем электронного Объем электронного документа в мегабайтах* 11.

документа в мегабай тах* Тип контейнера элек- Тип контейнера электронных дел, использованный для 12.

тронных дел, исполь- упаковки электронного документа* зованный для упаков ки электронного до кумента* Название криптогра- Название криптографического программного обеспече 13.

фического программ- ния для формирования контрольной суммы (хэш ного обеспечения для функции)* формирования кон трольной суммы (хэш функции)* Контрольная сумма Контрольная сумма электронного документа* 14.

ЭлД* * - данные поля в настоящее время в ПК «Архивный фонд» отсутствуют.

Поля, предназначенные для организации архивного хранения документов и подтвержде ния целостности документов должны присутствовать во всех карточках ЭлД, прошедших процедуру подписания (утверждения) или регистрации.

3. База данных «Входящий документ»

3.1. Перечень обязательных полей регистрационно-контрольной карточки входящего документа № Перечень Обяза- Порядок запол- Статус, на кото- Назначение или п/п обязатель- тель- нения ром производит- содержание по ных полей ность ся заполнение ля запол- поля / изменение нения его значения Название Да Автоматически На предваритель- Название груп 1.

типа карточ- при создании кар- ной обработке / пы документов, ки: точки Черновик регистрация ко Входящий торых произво документ дится с исполь зованием данно го типа РКК Статус (со- Да При создании Все Примерный пе 2.

стояние) РКК поле должно речень статусов заполняться авто- РКК входящего матически. документа:

Желательно, что- «На предвари бы РКК, создан- тельной обра ным в автомати- ботке»;

«Черно ческом режиме вик»;

«Удале при поступлении но», «Зарегист документов через рировано»;

«На факс-сервер, через Исполнении»;

сайт, из МЭДО и «Исполнено»;

СМЭВ, присваи- «Уничтожено».

вался отдельный статус, позво- Перечень со ляющий отличить стояний (стату их от РКК, созда- сов) РКК входя ваемых предмет- щих документов ными специали- может быть из стами (регистра- менен путем торами). внесения изме Статус «Исполне- нений в соответ но» должен при- ствующий клас сваиваться РКК, в сификатор.

которых поруче ния, выданные на основании резо люций, исполне ны, документ снят с контроля.

Также в СЭД должна осуществ ляться системная проверка на предмет отнесе ния документа к номенклатурному делу (заполнение поля «Индекс де ла») при переводе РКК в статус «Исполнено».

Статус «Уничто жено» должен присваиваться до кументам, кото рые относятся к номенклатурным делам, уничто женным в связи с истечением срока хранения.

Рубрика / Да Заполняется пу- На предваритель- Содержит ин 3.

Оглавление тем выбора зна- ной обработке / формацию об чения из внутрен- Черновик отнесении доку него классифика- мента к той или тора на этапе соз- иной тематиче дания РКК. Зна- ской группе.

чение выбирается из выпадающего списка.

Коммента- Да Текстовое поле. Изменение стату- Содержит ин 4.

рий / До- Необходимо за- са на «Удалено» формацию о полнитель- причине удале полнение при ная инфор- ния РКК.

удалении РКК.

мация Адресант Да Автоматически, На предваритель- Данные копиру 5.

если документ ной обработке ются из анало поступил из МЭ- гичных полей ДО, МСЭВ, сайта. информацион ных систем Если документ Черновик Если нужного поступил на бу- адресанта нет в мажном носителе справочнике, или по электрон- должна быть ной почте / факсу, возможность выбор значения внести его в должен произво- справочник из диться из спра- РКК. После со вочника сторон- хранения ин них организаций. формации об ад ресанте в спра вочнике система должна автома тически сохра нить данные в РКК.

Адресат Да Автоматически, На предваритель- Данные копиру 6.

если документ ной обработке ются из анало поступил из МЭ- гичных полей ДО, МСЭВ, сайта.

Если документ Черновик При заполнении поступил на бу- поля должна мажном носителе быть возмож или по электрон- ность выбрать из ной почте / факсу, справочника выбор значения конкретного со для заполнение трудника, под поля в РКК про- разделение, изводится из функциональ внутреннего спра- ную роль вочника органи зации Должность, Да Автоматически, На предваритель- Данные копиру 7.

фамилия и если документ ной обработке ются из анало инициалы поступил из МЭ- гичных полей лица, подпи- ДО, МСЭВ, сайта.

савшего до кумент Если документ Черновик В случае отсут поступил на бу- ствия подписан мажном носителе та в справочни или по электрон- ке, у регистрато ной почте / факсу, ра должна быть выбор ФИО под- возможность из писантов произ- РКК внести ин водится из спра- формацию в вочника сторон- справочник под них организаций писантов сто ронних органи заций. После со хранения дан ных в справоч нике, информа ция о подписан те должна авто матически ото бразиться в поле РКК.

Вид доку- Да Автоматически На предваритель- Поле должно 8.

мента при поступлении ной обработке содержать ин документа из формацию о ви МЭДО, СМЭВ де документа из справочника ви дов документов.

Выбор значения Черновик При отсутствии из справочника нужного наиме видов документов нования в спра вочнике, должна быть возмож ность дополнить его новой ин формацией.

Отметка о Да Автоматически На предваритель- Цифровое поле, 9.

поступлении при поступлении ной обработке позволяющее документа документа из установить дату МЭДО, СМЭВ, и время поступ сайт, факс-сервер ления докумен (проставляется та.Заполняется серверные дата и путем выбора время). значений из ка лендаря и часов.

В других случаях Черновик Поле содержит должен осуществ дату и время по ляться выбор из ступления доку календаря, а так мента в органи же возможность зацию.

указания часов и минут.

Способ по- Нет В случае поступ- На предваритель- Возможные зна 10.

ступления ления с сайта, че- ной обработке чения: почта / (или вид рез факс-сервер курьер/ факс / доставки) или через МЭДО электронная и СМЭВ, способ почта / МЭДО / поступления про- СМЭВ / сайт 1.

ставляется авто- Список класси матически. фикатора может пополняться.

В других случаях Черновик заполняется путем выбора значения из внутреннего классификатора (выпадающий список).

Место реги- Да Автоматически Зарегистрировано Поле содержит 11.

страции при регистрации информацию о документа указы- подразделении вается подразде- регистратора в ление, в котором соответствии со производилась значениями регистрация внутреннего справочника ор ганизации.

При регистрации у пользователя с расширенными правами должна быть возмож ность изменять значение поля.

Регистратор Да Поле заполняется Зарегистрировано В соответствии с 12.

автоматически правами доступа при регистрации документа указы вается пользова тель, осущест вивший регистра цию.

Регистраци- Да Поле заполняется На предваритель- Поле должно 13.

онный но- автоматически ной обработке позволять вво мер доку- при поступлении дить регистра мента и дата документа из ционные номера Отправка входящих документов через сайт производится путем заполнения полей, анало гичных РКК. После отправки документа адресантом через сайт, информация о документе должна автоматически попадать в СЭД, распределяясь по соответствующим полям РКК.

документа МЭДО и СМЭВ. любых форматов с любым коли чеством знаков.

Поле заполняется Черновик в ручном режиме, проставляется номер документа.

Дата выбирается из календаря. До пускается выбор для поля значе ния «без номера»

Входящий Да Заполняется при Зарегистрировано Формат регист 14.

номер доку- вызове функции рационного но мента «Зарегистриро- мера должен вать» в меню. формироваться в специальном справочнике (нумератор или справочник ре гистрационных номеров), в ко тором должна быть возмож ность создавать любые форматы регистрацион ных номеров, в том числе с большим коли чеством «лиди рующих нулей», аббревиатурой.

В указанном справочнике должна быть возможность изменить поря док регистрации (вернуть на один / несколько но меров назад) в случае, если до кумент был за регистрирован, а затем его РКК была удалена.

Дата регист- Да Автоматически с Зарегистрировано Поле содержит 15.

рации возможностью дату.

перевыбора из ка лендаря Ссылка на Нет Автоматически На предваритель- Желательно, 16.

исходящий при поступлении ной обработке чтобы поле со номер и дату документа из держало инте документа МЭДО и СМЭВ. рактивную ссылку на РКК документа, по В других случаях Черновик зволяющую од поле заполняется ним кликом от путем выбора ис- крыть карточку ходящего номера документа.

документа из со При установле ответствующей нии ссылки на базы данных.

документ авто матически должна добав ляться информа ция о связанном документе в по ле «Связанные документы»

Заголовок Да Текстовое поле. На предваритель 17.

Поле может авто- ной обработке / матически запол- Черновик няться, если до кумент поступил из МЭДО, СМЭВ, или через сайт, а также, если РКК создана на осно вании шаблона Текст доку- Поле При поступлении На предваритель- Требования к 18.

мента для раз- документа через ной обработке формату файла мещения СМЭВ, МЭДО, отсутствует. В текста / сайт, факс-сервер, случае замены прикре- поле должно за- файла в РКК, пления полняться в авто- запись об опера ссылок матическом ре- ции должна со на фай- жиме (должен храняться в лы прикрепляться Журнале собы файл, размещать- тий. У админи ся текст). стратора СЭД должна быть возможность Должна быть воз- Черновик просмотра уда можность автома- ленного файла.

тического запол нения поля при поточном скани ровании входя щих документов и при применении технологии штрих кодирования В момент регист- Зарегистрировано рации документа файл должен по мещаться для хранения в Циф ровое хранилище электронных до кументов (ЦХЭД).

В случае отсутст вия файла и раз мещения в поле текста документа, при регистрации он должен кон вертироваться в файл и также по мещаться на хра нение в ЦХЭД.

Индекс дела Да Выбор дела из На предваритель 19.

доступных номе- ной обработке / ров Номенклату- Черновик / Заре ры дел. гистрировано / На исполнении Сведения о Нет Поле заполняется На предваритель- Если нужного 20.

переадреса- путем выбора ной обработке значения внеш ции доку- значения из спра- него адресата Черновик мента вочника сторон- нет в справочни них организаций / ке, должна быть внутреннего спра- возможность вочника органи- внести его, от зации крыв карточку справочника из РКК. После вне сения информа ции система должна автома тически сохра нить данные в поле РКК.

Количество Да Цифровое поле На предваритель 21.

листов ос- ной обработке / новного до- Черновик кумента Количество Да Цифровое поле На предваритель 22.

приложений для указания ко- ной обработке / личества прило- Черновик жений. Допусти мо значение «Нет»

Общее ко- Да, если Цифровое поле На предваритель 23.

личество в поле ной обработке / листов при- «Коли- Черновик ложений чество прило жений»

указано значе ние, от личное от «Нет»

Отметка о Нет В ручном режиме Зарегистрировано Проставление 24.

контроле проставляется маркера означа маркер. ет, что документ находится на Визуально в кар контроле у реги точке появляется стратора и имеет надпись (штамп) срок исполнения «Контроль»

Если в РКК соз- Зарегистрировано дано хотя бы одно поручение, мар кер проставляется автоматически Резолюция Нет Текстовое поле. Черновик / Заре 25.

Может содержать гистрировано графический об раз резолюции, если она была сделана в графи ческом редакторе с переносного устройства, на пример, в I-Pad.

Ход Испол- Да, если Поле, отобра- Зарегистрировано 26.

нения есть ре- жающее иерар- / На исполнении / золюция хию поручений и Исполнено и пору- отчетов об испол чения нении Исполни- Да, если Поле заполняется Черновик / Заре- В поле содер 27.

тель (-и) есть по- автоматически, гистрировано / На жится информа ручения если в РКК есть исполнении ция о ФИО и поручения и в них должности ис указаны исполни- полнителей по тели. ручений.

Также поле может При изменении заполняться пу исполнителей в тем выбора необ поручениях ин ходимых значе формация в поле ний из внутренне должна обнов го справочника ляться.

организации.

После сохранения информации об исполнителях в РКК, СЭД через системный диалог должна предло жить создать по ручения каждому из исполнителей.

Если пользова тель подтвержда ет создание пору чений, система автоматически создает поруче ния, в которых указывается Резо люция (и РКК) и исполнитель.

Система должна создать поручения по каждому ис полнителю.

Если исполните лей несколько, первый должен указываться как Ответственный.

Ознакомле- Да, если Заполняется пу- Черновик / Заре- Должна быть 28.

ние (Лист есть хо- тем выбора зна- гистрировано / На возможность ознакомле- тя бы чений из внутрен- исполнении / Ис- указывать не ния) одно него справочника полнено / На хра- только конкрет поруче- организации. Со- нении ных пользовате ние, держит ФИО и лей, но и функ создан- должности поль- циональные ро ное в зователей. Долж- ли (из соответ РКК или на быть возмож- ствующего есть ность фиксиро- справочника), список вать факт прочте- подразделения озна- ния (открытия) и из внутреннего комле- ознакомления справочника ор ния для пользователей с ганизации. В опреде- документом. этом случае ленного должна делаться вида до- системная рас кумента сылка всем (шаб- пользователям, лон). входящим в функциональ ную группу (роль), либо входящих в со став выбранного подразделения Отметка об Да, при Формируется ав- Исполнено Визуализация 29.

исполнении измене- томатически. информации об документа и нии ста- исполнении до направлении туса кумента.

его в дело РКК на «Испол нено»

Отметка о Да Автоматически На предваритель- Доступные для 30.

конфиден- при поступлении ной обработке выбора значе циальности документа из ния: без грифа / (Гриф огра- МЭДО / СМЭВ с ДСП / конфи ничения возможностью денциально / доступа) корректировки в Строго сторону повыше- конфиденциальн ния уровня кон- о 2.

фиденциальности. Должна быть возможность до В других случаях Черновик полнять значе заполняется путем ния внутреннего выбора значений справочника.

из внутреннего справочника При наличии грифа в карточке документа, дос туп к ней долж ны получить только пользова тели, имеющие Порядок установления грифов «Конфиденциально» / «Строго конфиденциально» должен регламентироваться локальными нормативными актами.

соответствую щий разрешен ный уровень доступа в СЭД.

Связанные Да, если Поле содержит Черновик / Заре- При добавлении 31.

документы в РКК информацию о гистрировано / На новой связи в есть том, что данный исполнении РКК документа ссылка документ имеет пользователю на исхо- смысловую связь система должна дящий с другими доку- предлагать вы доку- ментами текущей брать список БД, мент или других баз из которых мо данных СЭД. жет быть выбран связанный до У регистратора кумент, затем должна быть воз выбрать доку можность устано менты из списка вить дополни документов вы тельные ссылки бранной базы на связанные до данных. При не кументы.

обходимости по каждой связи должна быть возможность создать и сохра нить коммента рий. Тип созда ваемых связей – двусторонний.



Pages:     | 1 || 3 | 4 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.