авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:   || 2 | 3 |
-- [ Страница 1 ] --

Все права защищены.

Ни одна часть э т о й книги не м о ж е т б ы т ь использована или воспроизведена

в какой-либо форме, в т о м числе в интернете, без письменного разрешения

правообладателей.

Диттмер Р. Э.

Д 49 151 быстрая идея. Как управлять своим временем / Пер.

с англ. — СПб.: «Издательство «ДИЛЯ», 2007. — 224 с.

ISBN 978-5-88503-626-9

У вас слишком много дел и обязанностей, которые вы пытаетесь втиснуть в чересчур узкие временные рамки.

Попытки выработать удобное расписание отнимают у вас последние силы. Из-за огромных стрессов страдают ваши личные отношения и профессиональные показатели...

Но эти проблемы могут быть решены. В настоящей книге представлена 151 быстрая и легкая идея, которая поможет вам сделать это. Эти замечательные идеи действительно работают! Распоряжайтесь временем сами и верните себе свою жизнь, став гением самоорганизации!

© «ДИЛЯ», ISBN 978-5-88503-626-9 © Перевод «Издательство «ДИЛЯ», www.natahaus.ru Как пользоваться этой книгой Вступление:

эта книга поможет вам сэкономить время! 1. Самое трудное — это начать 2. Изучите свои временные затраты 3. Выделите свои проблемные области 4. Наметьте четкие цели в работе 5. Записывайте ваши цели и задачи 6. Ваша цель — научиться использовать время 7. Намечайте ежедневные и еженедельные задачи 8. Начните день с вечера 9. Не откладывайте 10. Принцип Парето (80%-20%) 11. Азбука расстановки приоритетов 12. Приоритет А 13. Приоритет В 14. Приоритет С 15. Записывайте указания сразу же, как только получите их 16. Назначайте крайний срок выполнения 17. Не загружайте себя на 100% и выполняйте работу на 120% 18. Ведите счет очкам 19. Составляйте список дел 49. Планируйте совещания вне офиса 20. Пользуйтесь списком дел! 50. Отрывайтесь от дел как можно реже:

21. Обнародуйте список дел назначьте часы для встреч 22. Обновляйте список дел 51. Второй источник утечки времени 23. Организация рабочего места: общие советы 52. Организуйте работу с голосовой почтой 24. Организация рабочего места: рабочий стол 53. Ваша голосовая почта: сообщения 25. Организация рабочего места: документы 54. Используйте голосовую почту 26. Организация рабочего места: папки в качестве экрана звонков 27. Организация рабочего места:

электронные документы 50 55. Эффективно используйте определитель номера 28. Организация рабочего места:

контактная информация 52 56. Если звонят вам 29. Организация рабочего места: сортируйте файлы.. 53 57. Если звоните вы 30. Правильно работайте с почтой 55 58. Записывайте содержание 31. Пользуйтесь папкой-«памяткой» 56 телефонных разговоров 32. Пользуйтесь только одним 59. Сказать — быстрее, чем писать директивы планировщиком/ежедневником 58 60. Работа с бумажной корреспонденцией 33. Что нужно хранить — и что не нужно 59 61. Работа с электронной почтой: время 34. Что делать с черновиками 61 62. Работа с электронной почтой: краткость 35. Обращение с визитками 62 63. Работа с электронной почтой: папки 36. Определите свои «счастливые часы» работы 63 64. Работа с электронной почтой: борьба со спамом... 37. Намечайте важные переговоры 65. Электронная почта:

на эти «счастливые часы» 65 поставьте весельчаков на место 38. Объединяйте сходные задачи 66 66. Электронная почта:

39. Оградите себя 67 наведите порядок в папках 40. Ежедневно сводите к минимуму 67. Электронная почта:

незапланированные временные затраты 69 давайте письмам четкие названия 41. Планирование: 5 шагов 70 68. «Копирование» и «Вставка» — ваши 42. Планирование: шаг 1 71 лучшие друзья 43. Планирование: шаг 2 72 69. Визиты в ваш офис 44. Планирование: шаг 3 70. Работа с бумажными документами 45. Планирование: шаг 4 71. Журналы: сортировка и вычеркивание 46. Планирование: шаг 5 72. Используйте папку 47. Пользуйтесь электронным календарем «Материалы для чтения» 48. Заставьте электронный календарь 73. Создайте контакт-лист работать 74. Используйте КПК 115 102. Приспособьтесь к стилю работы босса 75. Экономьте время по-настоящему — не тратьте 103. Найдите инструктора или учителя его больше, чем нужно 117 104. Контролируйте общение с другими людьми 76. Обновляйте программное обеспечение 118 105. География вашего офиса 77. Регулярно чистите рабочий стол 106. Место для рабочего стола вашего компьютера 120 107. Расположение стульев 78. Организуйте удобную систему папок 121 108. Рабочее место и окно 79. Убедитесь, что компьютер работает оперативно.... 123 109. Не выслушивайте «военных историй» 80. Убедитесь, что Интернет работает оперативно 124 110. Встаньте — и с вами будут считаться 81. Защита от вирусов — это не пустяки 126 111. Учитесь говорить «нет» 82. Еще немного о КПК 127 112. Учитесь делегировать полномочия: цените 83. Ах, этот мобильный телефон! 128 профессионализм ваших сотрудников 84. Кто знает номер вашего мобильного? 129 113. Учитесь делегировать полномочия:

85. Мобильный телефон: бесшумный режим 130 знайте сильные стороны ваших сотрудников 86. Использовать или не использовать «Blue Tooth»... 114. Учитесь делегировать полномочия:

87. Подходит ли вам общение с помощью CMC? учите сотрудников делать что-то лучше 88. Купите личный принтер! 115. Поймите, что откладывание дел пагубно, 89. Запишитесь на компьютерные курсы, постарайтесь с этим покончить чтобы приобрести новые навыки 116. Не откладывай, друг! 90. Третий источник утечки времени 117. Если это стоит в вашем списке дел — 91. От них нельзя отказаться — но их можно сделайте это сделать эффективнее! 118. Согласитесь это сделать или передайте 92. Время совещаний — когда удобнее? дело другому 93. Ограничьте совещания временными рамками.... 119. «Это не моя работа, парень!» 94. Располагайте повесткой дня 120. Преодолейте страх перед неведомым 95. Пользуйтесь повесткой дня — вводите 121. Не бойтесь, что у вас недостаточно знаний лимит времени для каждого пункта 122. Если вам неинтересно — заинтересуйтесь 96. Заранее распространяйте повестку дня 123. Если вам не нравится задание, выполните его 97. Учитесь проводить совещания и забудьте о нем 98. Обучайте персонал активному участию 124. Учитывайте несколько задач, планируя поездку... в совещаниях 125. Используйте время путешествия для учебы 99. Посещайте только важные совещания 126. Используйте время путешествия для общения.... 100. Самый главный источник утечки времени 127. Используйте время путешествия для отдыха 101. Расскажите другим о вашем стиле работы 128. Используйте время путешествия для подготовки 129. Используйте время в самолете для того, чтобы сделать срочную работу 130. Используйте время в дороге для чтения 131. Ставьте перед собой личные и семейные цели.... 132. Убедитесь, что у вас есть время на личную жизнь 133. Планируйте отдых в течение дня 134. Делайте краткие перерывы Каждая идея здесь создана для того, чтобы прямо 135. Не переутомляйтесь или косвенно помочь вам привлечь новых клиентов 136. Записывайтесь к стоматологу и удержать их, построить деловые отношения и создать и другим врачам заранее успешный бизнес.

137. Записывайтесь к стоматологу и другим врачам Не пытайтесь применять 151 идею сразу, так как не на раннее утро все из них могут быть нужны в какой-то конкретный 138. Походы в магазины: закупайте помногу момент. Прочтите все идеи и выберите только те, кото 139. Порядок в шкафу рые действительно могут вам помочь. Отметьте эти 140. Не выезжайте с единственной целью — сочетайте цели 202 идеи.

141. Организуйте и систематизируйте • Применить прямо сейчас.

ваши утренние сборы • Вернуться к идее через 30 дней.

142. Воспитывайте членов своей семьи • Поделиться идеей с (имя).

143. Вознаграждайте себя 144. Не будьте перфекционистом 145. Техника дома: не слишком ли ее много? 208 Пусть ваши сотрудники тоже занимаются отбором 146. Телевизор крадет ваше время 210 и применением этих идей (не забывайте хвалить их за 147. Ограничьте просмотр телевизора детьми 211 успехи!). Приобретите дополнительные экземпляры 148. Ограничьте доступ детей в Интернет 212 этой книги и распространите их среди ваших сотруд 149. Не проверяйте каждый день свои счета 213 ников. Пусть каждый сотрудник отбирает и рекомен 150. Планируйте отпуск — и берите его! 215 дует различные идеи.

151. Старайтесь жить ближе к месту работы 216 Перечитывайте эту книгу каждые 90 дней. Ваша ком пания будет меняться, а вы обнаружите, что теперь, Об авторе 218 когда конкуренция выросла, вам подходят уже другие идеи.

Помните: все идеи были «испытаны» на американ ских фирмах и предприятиях, находящихся в других частях света. Они помогли другим — помогут и вам!

Каждая из простых идей, о которых говорится в этой книге, направлена на то, чтобы так или иначе помочь вам сэкономить время и сохранить спокойствие с по мощью организованности и грамотного управления временем и человеческими ресурсами.

Не пытайтесь сразу обратиться к 151 идее сразу, потому что некоторые из них не подойдут вам в дан ный момент. Познакомьтесь с ними и отберите такие, которые действительно что-то изменят для вас сегодня.

Не думайте о том, что упустили что-то, ведь вы периоди чески будете возвращаться к оставшимся идеям.

Порой вовлечение персонала в практику отбора и применения данных способов помогает не только вам, но и сотрудникам. Выделите средства на дополнитель ное приобретение этих книг и распространите их среди сотрудников. Пусть все они будут привлечены к отбору и рекомендации способов. Если каждый из них будет эффективнее использовать свое время, это облегчит жизнь и вам.

Возвращайтесь к этой книге каждые несколько ме сяцев. Как только рабочая ситуация изменится, возник нут новые проблемы, и те идеи, которым вы не уделили внимания сегодня, сэкономят ваше время завтра.

Помните: 151 идея, описанная в этой книге, была опробована людьми, подобными вам, в Соединенных Штатах и во всем мире. Идеи действительно работают!

Но вы должны применять и неукоснительно следовать всем идеям, которые отобраны вами. Сделайте это — и наградой вам будет свободное время и спокойствие.

Может быть, это главная причина, по которой вы ку пили эту книгу?

Точно так же как формируется привычка к нарко тикам, еде, сигаретам и другому подобному времяпре провождению, появляется привычка и «жить, как при дется», столь распространенная в наши дни. Моя со седка, у которой трое детей-подростков, постоянно с гордостью говорила о своей способности вклинивать в расписание многочисленные дела и успевать выпол нять их все. К сожалению, следующая ее фраза всегда была посвящена тому, что у нее совершенно нет времени, что ее день полностью распределен, так что она ни на чем не мо жет сосредоточиться полностью. Она жа лела, что не может по настоящему посвя щать время семье.

Лишь недавно (к сожалению, немалой ценой) к ней пришло осознание того, что нуж но контролировать время, а не позволять времени контролировать ее. Дело в том, что регуляр ный стресс сделал свое дело, и она серьезно заболела — по словам доктора, из-за того, что жила в непрерывном напряжении. Конечно же, страдала не только она (сла ва Богу, недавно она совсем поправилась), но и вся ее семья.

Но такого не должно происходить!

Случившееся моя соседка использовала как повод проанализировать свой образ жизни и поняла, что дол- Первое, что сделала моя знакомая, решив изменить жна над ним поработать. Теперь она признается, что свой образ жизни, — исследовала свои временные за стала «времяголиком» (это ее выражение). Но то, что траты (она, правда, называла это иначе, но сделала произошло с ней тогда, слишком серьезно, чтобы ос именно это). Как только она смогла, то стала записы тальные брали с нее пример. Не все из нас могут себе вать все действия, которые предпринимала в течение это позволить. Поэтому нужно поступить, как посту дня, всё, что делала в течение двух недель, — в деталях, пают алкоголики, — оценить (или переоценить) свои вплоть до похода в уборную, посещения гостей и мель приоритеты.

чайших подробностей каждой встречи и совещания.

Каждый раз эта женщина хрономет рировала процесс вы полнения дела, выяс няя таким образом, каких затрат оно тре бует. Так как она за поминала мельчай шие детали, то поняла, на что уходит ее время.

Через две недели у нее было уже доста точно данных. Не сколько часов она по святила суммирова нию полученных сведений и изучению записной книжки. Конечно, это не являлось научным подходом, Вы обнаружите не но оказалось очень полезным. Моя знакомая много обходимость в некото узнала о том, на что тратит свое время.

рых простейших изме нениях, большинство которых описаны в этой книге. Внеся в свою жизнь эти изменения, вы обнаружите, что го раздо быстрее решаете повседневные задачи. Вы не сможете исправить что-то, пока не поймете, что нужно исправлять. Но теперь вы это знаете!

Теперь, когда вы начали вести учет своего времени и вооружены информацией, проверьте свои познания.

Объедините ваши занятия в логические группы: адми нистративные обязанности, встречи, договоренности, текущие дела, задачи за рамками повседневной рабо ты, и так далее.

Теперь взгляните, что получилось. У вас не вызыва ют удивления некоторые пункты ваших временных за Оценивая свою работу, особое внимание вы должны трат? Они не кажутся вам чрезмерными? Обратите осо уделить карьерным перспективам. Как мы все теперь бое внимание на эти пункты. Что вы узнали о причи осознаём, наша жизнь не пройдет тихо на одном и том же нах ваших временных затрат? Находятся ли эти рабочем месте и, может быть, даже в одной и той же фир причины у вас под контролем? Есть ли те сферы дея ме, — а может быть, мы сменим и область деятельности!

тельности, где вы можете сократить расход времени?

(По крайней мере, об этом нам постоянно говорит ста- работе? Затем сделайте эти пункты своими целями.

тистика Министерства труда.) Требуется ли вам подготовка для получения профес Так чего же вы ждете от работы? Наметьте цели, сионального сертификата? Выбрав цель, запаситесь способствующие личностному и профессиональному временем.

росту. Эти цели должны быть связаны с вашими высо- На любой работе, куда вы будете приняты, вам сле кими стремлениями и логически вести к реализации дует намечать себе четкие цели карьерного роста, а за этих стремлений. тем работать над реализацией этих целей. Соответст Если ваша главная цель — стать главой отдела по венно планируйте ваши рабочие обязанности и время.

связям с общественностью в крупной компании, то что нужно, чтобы этого добиться?

• Вам нужно получить образование по специально сти «связи с общественностью».

•Вам нужно вступить в профессиональную ассо циацию.

• Вам нужен профессиональный сертификат.

• Вам нужно окончить высшее учебное заведение.

• Вам нужен 20-летний непрерывный стаж с расши рением обязанностей и карьерным ростом в различных сферах общественной деятельности.

• Вам может понадобиться дополнительная, более узкая специализация.

Учитывая все пе речисленное, какие задачи вы должны Недостаточно просто наметить некоторые карьер ставить перед собой ные цели и задачи — нужно записывать их и постоянно на данный момент?

обращаться к этим записям. Я выучил этот урок много Взгляните еще раз на лет назад под руководством моего тогдашнего началь пункт, где говорится ника. Сегодня мне не хватает слов, чтобы поблагода о «карьерном росте»

рить его за это.

и «расширении обя Я записывал свои цели и задачи, четко формули занностей». Можете ли вы достичь этого руя их, и с тех пор постоянно обращался к ним. Нет, на вашей теперешней они не оставались все теми же, некоторые из них трансформировались;

и, конечно, на каждом новом ра бочем месте я формулировал новые задачи.

Но благодаря тому, что я записывал эти цели и задачи, теперь, 25 лет спустя, у меня есть четкое свидетель ство того, как я стал тем, кем являюсь сей час. Эти записи также Вооружившись знанием своих личностных и про являются для меня фессиональных целей, задумайтесь теперь о том, какое источником опыта, количество времени придется посвятить их реализа к которому я обращаюсь при необходимости принять ции. Просмотрите их еще раз, и каждый месяц или каж значимое карьерное или личностное решение (напри- дую неделю выделяйте некоторое время на реализацию мер, о смене работы или о том, приступить ли в данное этих целей.

время к данным занятиям). Это также поможет вам понять, какие дополнитель До сих пор я храню тетрадь, в которой когда-то ные обязанности вы должны взять на себя, что нужно начал вести эти записи. Они существенно помогли мне сделать после работы или перед ней. Например, одной в жизни. из моих целей на од ной из предыдущих работ было членство в профсоюзе. Поэтому каждый месяц я пы тался войти в ассоци ацию, для чего нужно было правильно рас пределить время, ори ентируясь и на про фессиональные задачи, и на большие карьер ные устремления.

Такой подход будет очень полезен и вам.

Намечайте ежедневные и еженедельные задачи Распределяя время, ставьте перед собой ежедневные и еженедельные задачи, для реализации которых по- Лучший способ достойно встретить утро — начать требуется определенный срок. Ваши еженедельные за- готовиться к нему еще вечером!

дачи могут быть весьма скромными, но они помогут вам Действительно, это так. Спланируйте рабочий день в достижении долгосрочных целей и задач, которые не- за ночь до него, и вы будете профессиональны, а ваши обходимы для карьерного роста. действия — эффективны. Это очень просто.

Главное здесь — Во-первых, каж распределить время дый день, перед тем так, чтобы расписание как отправиться до учитывало ключевые мой, просмотрите моменты вашей жиз- ваше расписание на ни. Это может, а часто следующий день. Оп и должно, подразуме- ределите самые глав вать личные цели и за- ные задачи, которым дачи, связанные с се- будет посвящен день, мьей;

не забывайте и выполните некото своих обязанностей по рую необходимую отношению к ней. подготовку: получите все необходимые документы, произведите рассылку ко- Ряд исследований ординирующих сообщений, ознакомьтесь со значимы- показал, что хотя при ми материалами. вычка откладывать не Главная идея — начать подготовку к завтрашнему смертельна, она отни дню сегодняшним вечером. В этом случае на следую- мает у человека в два щее утро вы действуете профессионально и эффектив- раза больше времени, но, не нуждаясь в дополнительной информацию, все чем нужно.

приготовления уже сделаны. Задумайтесь об этом сейчас. Не явля етесь ли вы одним из тех, кто тянет с реше нием? Не откладывае те ли вы чего-либо до последней минуты? Если да, то таким образом вы от нимаете время у самого себя и распоряжаетесь им дурно.

Я хочу сказать подробнее о самой распространенной и губящей время привычке, с которой сталкивалось че ловечество, — привычке откладывать на потом.

Откладывать — это решить сделать что-то потом, вместо того чтобы взяться за это сейчас. Выполнение задачи или реализация проекта затягивается до после дней минуты, потому что кажется неувлекательным и неинтересным. А может, вы просто недостаточно под- Итак, кто же этот Парето и чем он может нам помочь?

готовлены, чтобы взяться за этот проект, у вас не хва- Вильфредо Парето был итальянским экономистом и тает знаний либо вы боитесь, что не справитесь. однажды заметил, что при любой выполняемой задаче 80% вознаграждения, которое мы получаем, нам при носят только 20% вложенных усилий. Он открыл, что лишь 20% проделанной работы оказываются для нас продуктивными.

Это звучит весьма удручающе! Мы будем вознаграж дены только за 20% выполненной работы? Не совсем так;

однако большую часть доходов нам приносят со Первый шаг к управлению временем — расстановка всем небольшие усилия. Так чем это может нам по профессиональных приоритетов. Если то, что вознаг мочь? Как мы распорядимся этой информацией?

раждает вас больше всего, поставить на первое место, Зная принцип Па как распределить остальное?

рето, мы сможем гра Для этого вовсе не мотно расставить потребуется хирурги профессиональные ческая операция на приоритеты. Тому, мозге, так как суще что, как мы считаем, ствует простая систе принесет нам боль ма, предлагающая шее вознаграждение вам разделить все, что в личностном, про вы делаете, на три ка фессиональном, орга тегории: от низких к низационном плане, мы придадим большее значение, высоким приорите а всему прочему — меньшее.

там. Мы называем их категории А, В и С: А — катего рия высокого приоритета, В — среднего, С — низкого.

Теперь — вперед. Составьте систему приоритетов и следуйте ей ежедневно. Следующие несколько идей помо гут вам понять, какие дела к какой категории относятся.

Задачи с высоким приоритетом — то, что должно быть сделано. Им соответствуют следующие критерии:

• Если мы этого не сделаем, нас уволят.

• Они входят как раз в те 20%, о которых говорит принцип Парето.

• Это такие дела, у которых близится срок сдачи.

• Это то, что соответствует вашим личным и про фессиональным целям и задачам.

• Это распоряжения вашего начальства. Задачи, имеющие средний приоритет, — это дела, Ваши критерии могут быть разными, но общее меж- которые нужно сделать, но они не принесут серьезных ду ними — все это нужно сделать СЕЙЧАС. Все это — успехов или не являются срочными. Обдумайте ваши ваш лист А: то, что преобладает по значимости над всем дела и составьте список В, куда должны войти дела, остальным;

то, что важно;

то, невыполнение чего возы- которые нужно сделать (но дела либо не настолько важ ные, чтобы закончить их сегодня или завтра, либо во меет плохие последствия.

обще не срочные). Возможно, эти задачи смогут подо ждать и неделю.

Разместите эти дела в вашем списке В сразу же пос ле составления списка А. Но не думайте, будто можно совсем о них забыть — многие просто автоматически переместятся в список А, когда придет их срок.

Таким образом, если у вас есть немного лишнего времени, выполняйте дела списка В одновременно с делами списка А. Вот почему они следуют в списке друг за другом — чтобы вы обратились к нужным зада чам и выполнили их, когда сможете.

стоял под первым. Но список С находился совсем в другом месте.

Мой друг бросал его в нижний ящик стола и никогда не доставал его оттуда, пока кто нибудь об этом не спрашивал.

Дело в том, что список С состоял из таких дел, невыполне ние которых не волно вало ни его, ни кого то, кто был для него важен. Часто эти дела так и оставались забы тыми в ящике стола. Если же приходили люди и зада вали ему вопрос о каком-то деле из списка С, он просто перемещал его в список В. Обычно же он просто забы вал о подобных делах.

Это и будет наилучшим подходом к вашему списку С, куда вы включите дела, которые не так уж и важны.

Они не представляют принципиального значения и вряд ли будут вознаграждены, о них никто не вспом нит. У каждого из нас есть подобные дела. Поместите их в список С и займитесь ими, если будет время;

если же нет, игнорируйте их. В том случае, если они изме Теперь подойдем к делам в списке С. Но сначала нят свой статус, вы всегда сможете переместить их в я расскажу вам историю.

список В.

Когда я только начинал восхождение по карьерной лестнице, у меня был друг, который пользовался сис темой ABC. Он всегда помещал список А в лоток на рабочем столе. Список В лежал в другом лотке, который Нам часто дают инструкции и указания устно. Ра зумеется, это не лучший способ, но, конечно же, самый распространенный. К сожалению, в пылу сражений с ежедневными проблемами такие вещи могут быть позабыты.

Хорошая привычка — тут же записывать каждое дан ное вам в устной форме поручение. Так начинается ваша письменная работа над заданием, а кроме того, у вас появляется напоминание о нем. Запись должна Любые задачи и планы, обозначенные в вашем спис быть произведена сразу же после получения задания, ке дел, должны иметь сроки выполнения. Эти сроки вы когда память о сказанном свежа и вы можете зафикси должны сами себе назначить, причем лучше назвать ровать все упомянутые детали.

дату примерно одним днем ранее реального срока.

Также нужно сразу записать дело в список А, В Учитывание крайнего срока — средство планирова или С. Отнесите его в тот список, где оно должно на ния и организации, а день в запасе даст вам возмож ходиться, но не забывайте о нем и просматривайте ность решить проблемы или неотложные дела, которые списки каждый день.

оторвут вас от работы, оставлять прикладываемые усилия, профессиональные при этом успев вы- и личные, на том уровне, который дает вам возможность полнить ее вовремя. легко приспосабливаться к меняющимся обстоятель Поэтому если пару ствам и приоритетам.

дней вы болели, и дата Это значит, что сдачи одного из про- иногда вам придется ектов — следующий говорить людям день после вашего «нет». Это значит, что возвращения, вам не порой вам придется надо разрываться на передавать кому-то части, чтобы все за- свои обязанности.

кончить, так как вы смогли создать буфер между пер- Это значит, что 20% воначальным сроком сдачи и реальным сроком. своего времени вам придется выделить для непредвиденных дел, которые не могли быть запланированы заранее. Все же вы будете готовы и к этому, если загру зите себя только на 80%.

Не менее важно выполнять любую задачу или проект больше чем на 100%. Тогда работой будете до вольны и вы, и ваш руководитель. Не просто делайте работу — делайте ее хорошо, вовремя и лучше других.

Такая тактика приносит вознаграждение.

Одна из опасностей, подстерегающих вас в любой работе, — опасность полностью погрузиться в нее. Поз же я расскажу вам, как научиться говорить «нет»;

но в целом с этой проблемой сталкиваются все. Вам нужно Все мы ведем счет. Давайте признаем это. Вести счёт - это стиль жизни! Совсем неплохо делать это и на работе.

Но я совсем не подразумевал, что вам нужно сорев новаться с кем-то другим. Я имел в виду соревнование со списком дел - с теми задачами, которые вам пред стоит выполнить. Смело вычеркивайте задачи по мере завершения. Для этого я пользуюсь красным маркером, он хорошо заметен.

Когда в моем списке все больше задач, помеченных красным маркером, я открываю счет, я прослеживаю Управлять своим временем — значит знать, как им свой путь к успеху и продолжаю делать это каждый распорядиться. Хотя это кажется вам еще одним не день. Видеть, как успешно я играю против другой удобством, создав список дел, вы создадите инструмент, команды (дел в списке), - это практически личная позволяющий вам распоряжаться временем. Начав ис система вознаграждения. Это очень вдохновляет и по- пользовать список дел, я стал гораздо лучше управлять могает сосредоточиться на цели. своим временем — и экономить его!

Что же это такое? Очень просто: в этом списке пере числяются дела, которые предстоит выполнить. Таким образом, вы помните об этих делах и обладаете инст рументом, необходимым для их выполнения. Чтобы использовать список наилучшим образом, следуйте этим простым указаниям:

1. Запишите все дела, которые вам предстоят.

2. Перечислите их в порядке срока сдачи (срока, к которому они должны быть завершены).

Каждый вечер, перед тем как отправиться домой, я 3. Удаляйте выполненные дела из списка.

просматриваю свой список и меняю приоритеты пред 4. Регулярно (лучше раз в день) обновляйте спи стоящих дел, в зависимости от того, что потребуется сок дел.

сделать завтра (так что наутро я сразу увижу, с чего Список дел должен начать). Я определяю приоритет каждого дела, ориен стать вашим основ- тируясь на срок его сдачи.

ным инструментом Каждый день я за управления временем. ново просматриваю Чтобы добиться этого, список дел и строю регулярно руковод- свой рабочий день со ствуйтесь им, исполь- гласно ему. Когда в зуйте его, управляйте рамках моих обязан им. Обновляйте его по мере того, как получаете новые ностей появляются задания и справляетесь с предыдущими. новые задачи, я добав Есть компьютерные программы, позволяющие ляю их в список в порядке важности. Как вы уже дога создавать список дел и управлять им. Если вы хорошо дались, наиболее срочные дела оказываются в начале разбираетесь в этих программах, применяйте их, если списка, а не очень срочные — в конце его.

нет, просто воспользуйтесь листом разлинованной бу- Это не такие уж очевидные вещи. Часто в начало маги. Обновляйте список дел хотя бы раз в неделю. моего списка попадает то, что требует серьезной под готовки, поэтому мне нужно раньше приступить к за даче, чтобы выполнить ее вовремя. Кроме того, важные для меня и моей организации дела должны быть вы полнены даже раньше срока.

Когда задача выполнена, я вычеркиваю ее из списка.

В конце дня я просматриваю список и... продолжите сами.

Знаю, что я уже говорил вам об этом. Но я не сказал, как это делать. Вот моя история, пусть она поможет вам!

Так как мой список дел — в электронном виде, я де люсь его содержанием с боссом и коллегами. Когда босс решает, кому поручить новую задачу или новый про ект, знакомство с расписанием дел сотрудников оказы вается весьма важным. Мой босс, едва взглянув на мой список дел, уже имеет представление о том, за какую задачу или проект я смогу взяться. Если ваш список дел устарел, от него не будет пользы Мои коллеги могут сделать то же самое, если им ни вам, ни другим. В этом случае вы не сможете под нужна моя помощь в работе над каким-либо проектом черкнуть ваши приоритеты и в результате потратите или заданием. Все время на какой-либо проект или задачу за счет чего-то, знают, над чем рабо- что надо сдавать срочно, а затем сидеть весь вечер, таю я, и обращаются исправляя свою ошибку.

ко мне исходя из этих Следовательно, знаний. Если вы не нужно по мере вы составили список дел полнения дел об в электронном виде, с новлять список так, которым ознакомлен чтобы с переходом к каждый, просто по- новому проекту и весьте обычный спи- переносом сроков сок на дверь вашего сдачи вы могли от кабинета или стену рядом с вашим рабочим местом. метить это в списке, внеся в него новые приоритеты.

Конечно же, если вы будете не очень заняты, то Конечно, всегда нужно вычеркивать то, что уже вскоре к вам обратятся! закончено. Это хороший способ проследить, что вы смогли сделать за прошедший день или неделю.

великого ума». Что ж, возможно. Однако это также на Наконец, убедитесь, что вы внесли в список все но поминает лозунг в столовой: «Не ешьте блюдо, приго вые задачи, определив их приоритет. Так как вы буде товленное худым поваром».

те полагаться на этот список, то пропуск только одной На самом деле загроможденный бумагами рабочий подробности может принести вам сильную головную стол — это обычно признак суматошного ума либо ума, боль впоследствии.

не столь продуктивного, каким он мог бы быть. Ваши Если же список дел обновляется, то ваш начальник увидит, как вы распоряжаетесь рабочим временем, и временные затраты часто напрямую зависят от того, как может передать новую работу и задания другим, раз- вы организовали свое рабочее место.

грузив вас (ведь бывает, что все ваше рабочее время расписано). Когда я составлял список дел от руки (за писывал его ручкой на бумаге), то каждый понедель ник я вручал один его экземпляр своему начальнику — чтобы тот был в курсе, над чем я работаю теперь.

Ваше рабочее место — ваша крепость! По крайней мере, пока вы находитесь на работе. Поэтому ваша «кре пость» должна быть выстроена так, чтобы помочь вам действовать продуктивно и профессионально.

Поэтому подумайте о том, как вы работаете, осмот рите ваш офис или рабочее место. Все ли находится в порядке? Все ли способствует вашей профессиональ ной деятельности? Все ли помогает вам контролировать рабочий процесс, обработку документации, общение с посетителями? Если нет, задумайтесь о реконструкции офиса. Перестановки в офисе сегодня популярны, по этому решайтесь.

Вам, наверное, приходилось читать надписи над рабо чими столами: «Стол, заваленный бумагами, — признак есть некоторые принципы, с которыми вы должны счи таться. Вот они:

• Каким образом вы получаете работу? В форме пи сем, электронной почты, документов? Есть ли на вашем столе какое-то место, где задания хранятся до тех пор, пока вы не справитесь с ними? Если нет, выделите такое место. Обычная корзинка для входящей коррес понденции сегодня становится полезной вещью.

• Как вы относитесь к документам, нужным вам для выполнения конкретной задачи или проекта? Они ле жат где-то между другими документами? Знаете ли вы где? Организация своих документов, включая конс пекты встреч, очень важна. Самый простой способ сде лать это — обычная папка с кармашками. Положите папку в лоток или этажерку на вашем рабочем столе.

• Где находятся ваши рабочие принадлежности (карандаши, ручки, телефон, компьютер, офисные канц товары и так далее)? Если они валяются как попало, соберите их. Поставьте компьютер там, где вы сможете Первая «проблемная зона», которую я обнаруживаю, легко дотянуться до клавиатуры. Телефон должен когда помогаю людям организовать работу, — это их стоять рядом, а не где-то за спиной. Офисные принад рабочий стол. Если я вижу стопки бумаг, беспорядочно лежности лучше положить в ящик стола, откуда легко разбросанные по столу, значит, моя работа уже ждет их достать, но где они не мешают вам. Ручки, карандаши меня. Организация — и блокноты следует не разбрасывать по столу, а спря это очень просто, но тать в стол.

это к тому же очень личное понятие. По этому нет типовых от ветов для всех. Толь ко вы сами можете найти лучший способ организовать ваше ра бочее место. Однако Те, кто говорил, что компьютеризация покончит с бумажными документами в офисах, были не правы!

Бумаг стало еще больше, чем раньше. Так что же де лать со всей этой «макулатурой»?

Чаще всего она остается лежать на столе нагромож дением стопок. По этой причине вы тратите много вре мени, когда требуется найти нужный документ, или отчет, или файл. Причем вы не экономите не только О'кей, и что же вы собираетесь теперь делать с пап свое, но и чужое время — пока вы ищете нужные бу ками, которые только что создали? Снова положить маги, в офисе или у телефона вас ждут люди.

их на стол? Не советую. Вместо этого лучше создайте Вновь самым про файловую систему.

стым оказывается Существуют сотни книг о том, как упорядочить традиционное реше файлы с документами. Забудьте об этом! Организуйте ние: вездесущая пап их любым удобным для вас способом так, чтобы вы по ка с кармашками. По мнили, в чем заключается система и как найти файлы;

местите все докумен остальное не имеет ты в обычную папку, значения.

организуйте их так, Мой метод заклю как вам удобно. Если чается в том, чтобы вы датируете все ваши файлы, то рекомендуется хро хранить папки, нужные нологический порядок. Документы могут быть ото браны и по содержанию — тогда на внутренней стороне для текущих проек обложки вы можете надписать срок выполнения за- тов, на своем рабочем дачи или сдачи проекта. То, что удобно вам, и есть столе, на специаль лучший способ организации. ной этажерке, откуда столе, чтобы для их я могу легко достать их. Я храню устаревшие докумен открытия не щелкать ты в специальном отделении стола. Моя система? Она «мышью» 3-4 раза.

проста: по алфавиту. И никаких проблем. Названия Одним щелчком вы проектов в алфавитном порядке. Эта система подходит открываете папку и даже тем, кто пытается найти эти документы, когда вместе с ней список меня нет на рабочем месте.

необходимых доку ментов.

Также не забывайте давать «говорящие»

названия различным документам в папке — так вы легко сможете понять, что хранится в данном файле. Ничто не отнимает столько времени, как необходимость открывать не сколько файлов при поиске одного только из-за того, что ваши названия неудачны.

Но мы ведь работаем не только с бумажными доку ментами. Нашим компьютерным записям, отчетам, слу жебным запискам, почтовым сообщениям и другим файлам также необходим системный подход.

И вновь я предлагаю вам создать папки для всех этих документов, назвав и пометив их так же, как названы папки для хранения бумажных документов.

Мне всегда казалось, что очень удобно держать папки, связанные с текущими задачами и проектами, на рабочем Преимущество всей этой продукции в том, что она электронная. Эту информацию можно скопировать в другие электронные документы, ярлыки, базы данных, контрольные листы. Вы можете быстро просмотреть ее.

По сравнению с электронными записными книжками бумажные отнимают больше времени.

А если вы пользуетесь КПК* (карманным персональ ным компьютером), можете с его помощью синхрони зировать всю информацию, содержащуюся в вашем ком пьютере, и запрашивать все нужные вам данные, буду Вам постоянно необходимо звонить другим людям. чи вне офиса, а это эффективно сэкономит ваше время.

Вы непрерывно отправляете электронные послания, докладные и обычные письма. Поэтому вам нужно бы стро устанавливать контакты и получать информацию.

Старая система, с которой начинал ра ботать и я, представ ляла собой адресную книгу. Да, обычную записную книжку с цветными страница ми и прочим. И эта система замечательно работала. Единствен ной ее слабостью были бумажные, а не электронные записи.

Сегодня я дейст- Иногда вы просто забываете о них. Эти старые фай вую намного профес- лы накапливаются быстро! Так быстро, что вам не хва сиональнее, потому тает места для их хранения! Что же делать?

что храню всю информацию в электронной базе дан * Имеются в виду PDA-устройства, представляющие со ных. У меня обычная база, но на рынке существует очень бой портативные компьютеры с разнообразными возможно много хороших, например Microsoft Outlook, ACT, стями и называемые в России КПК (карманными персональ Goldmine и другие. ными компьютерами). — Прим. ред.

Избавьтесь от них.

У меня есть знакомая коллега, работающая в консалтинговой фирме, где накапли вается много бумаж ных документов, внут рислужебных записок, Есть люди, которые нетерпеливо ожидают прихода исследования, черно почты или рассылки. Это светлый момент посреди их вики отчетов и так далее. Она рассказывает, что раз рабочего дня. К несчастью, вскоре они переходят к стра в месяц каждому сотруднику дается целый день на про стному предвкушению почты и, когда она приходит, смотр и чистку файлов, но добавляет, что относиться немедленно набрасываются на нее, — неважно, чем они к ним нужно безжалостно!

заняты в данный момент.

В их офисе хранится все, что может быть использо Как ни печально, такое поведение только отнимает вано впоследствии: образцы будущих документов, фи время.

нальные отчеты, основные исследовательские документы.

Лучший способ работы с почтой и внутренней рас Но они выкидывают все, что использовалось для со сылкой — просто оставить ее в покое и выделить время здания этих документов: старые директивы (даже для работы с ней. Не трехлетней давности), личные записи о встречах и звон позволяйте почте от ках, старые исследовательские анкеты, интервью из ста влекать вас от наме рых опросников — все это выкидывается.

ченных планов, конт Конечно, их цель — не хранить все, но оставлять ролируйте процесс.

только то, что может пригодиться в будущем. В итоге, Слишком часто мне чтобы быть готовым к любому вопросу клиента, они приходилось видеть сохраняют очень многое.

людей, которые бро сали важное дело или отрывались от проек та только для того, чтобы просмотреть почту или взглянуть на внутреннюю рас сылку.

но все же...). В каж Они не только теряют время, но и дробят свой рабо чий день. Все равно приходится вернуться к проекту и дую папку (да, те са к тому эффективному состоянию, в котором они нахо- мые вездесущие пап дились, когда были увлечены делом. А это требует вре- ки-карманы) поло мени. жите документ или записку с теми дей ствиями, которые предстоят вам на сле дующий день. Напри мер, если вам нужно сдать отчет к десятому числу, в пятницу, то положите в файл № 9 напоминание или оригинальный документ с заданием. Каждое утро проверяйте свою папку напо минаний.

Если вы начнете пользоваться этой системой, ни одно задание уже не застанет вас врасплох и вы смо жете разумно организовать рабочее время. Конеч но, если задание придется выполнять немного доль ше, положите памятку в файл несколькими днями раньше.

Один из источников утечки времени, становящийся причиной бессонных ночей и беспокойства, — срок сдачи работы, о котором было забыто. Случалось ли с вами такое? Конечно. Как-то в три часа дня вы обна ружили, что забыли об отчете, который требуется пред ставить завтра на утренней встрече. Что происходит дальше? Для того чтобы сдать отчет вовремя, вы рабо таете допоздна и тратите время, которое могли бы уде лить другим задачам, ожидающим вас завтра.

Чтобы предотвратить эту ситуацию, создайте папку «Запасной вариант». В ней будет содержаться простой набор файлов с номерами от 1 до 31, представляющими дни месяца (я знаю, что не в каждом месяце 31 день, календаря. Не пытайтесь держать одну из них в ком пьютере, а другую записывать в маленьком карманном календарике. Тогда вам не только придется прилагать удвоенные усилия, но и, возможно, пережить ситуацию, когда вы забудете обновить один из ежедневников и пропустите что-нибудь важное. Однако вы можете ис пользовать и КПК.

Вам просто необходимо распоряжаться вашим рас писанием. И единственный способ добиться этого — пользоваться календарем, или планировщиком задач, которые вы выполняете сейчас, или тех, которые вам предстоят. Ведите его как можно подробнее.

Существует множество замечательных компьютер ных программ, которые помогут вам в этой задаче.

Можно создать планировщик и в печатном варианте.

Теперь вы сможете регулярно обращаться к нему, чтобы выяснить, не опаздываете ли вы на встречу или пере говоры.

Планировщик и ежедневник напом нят вам и сроки сда чи проектов. Только Некоторые просто не могут обойтись без своего не забывайте добав- «хлама». Их офис или рабочее место просто завалены лять соответствую- различными мелочами. У вас много таких знакомых?

щие записи в ваше У меня есть друг, который органически не способен расписание. Тогда и ничего выбросить. В результате все вокруг него загро ваша «папка напоми- мождено хламьем.

наний», и ваш ежедневник помогут вам сконцентриро- Обычно это не становится серьезной проблемой, ваться на одной цели: выполнять все вовремя. но когда хлама становится слишком много, вы перестае Еще один момент, на который я хочу обратить ваше те ориентироваться, что приводит к нагромождению внимание: придерживайтесь только одной версии файлов, записей и потере контроля над своим рабочим местом. Поэтому ког да кто-то что-нибудь просит у моего друга, тот уже знает, что ему придется каждый раз начинать поиски.

А поиски — это трата У всех нас есть черновые варианты подготавливае времени.

мых документов. Мы передаем их другим для ознаком Избавьтесь от сво ления, получаем их комментарии, отметки и правки и его «хлама», и вы за затем создаем конечный вариант документа.

щититесь от подоб Что же мы делаем ного. Если вещи вам с теми черновиками, не нужны, прости которые у нас оста тесь с ними. Если же лись? Большинство они нужны вам, положите их в такое место, где вы легко из нас свято хранят сможете найти их. Если они «могут вам понадобиться», их! Зачем? Они уже храните их в том месте, где легко найти их в случае не- никому не нужны, обходимости (но находясь там, они не должны загро- поэтому должны от мождать рабочее пространство). правиться в мусор ную корзину!

Черновики хранятся лишь до тех пор, пока не одоб рен и не вступил в силу конечный вариант документа.

Как только это случилось, все черновики должны быть собраны и уничтожены. Не существует причин для того, чтобы хранить эти файлы, загромождая окружа ющее пространство.

чтобы в моем столе скапливался ворох ненужной бумаги.

Другой способ — приобрести визитницу, то есть не большой держатель для визиток. Хотя визитницы не так полезны, как базы данных, они все же представля ют собой удобный способ хранения карточек и содер жащейся в них информации.

Выберите тот метод хранения карточек, который Все мы раздаем их, и все мы постоянно получаем подходит вам. Только не складывайте их в стол, пото их — визитные карточки от тех, с кем мы встречаемся и му что когда вам потребуется одна из них, на ее поиск ведем дела (или не ведем). В моем офисе есть целый вы потратите много времени.

склад этих карточек. Куда бы я ни направлялся, я обычно встречаю множество людей, и мы всегда обмениваемся визитками.

Эта общественная условность может оказаться по лезной и помочь вам. Однако нужно помнить о том, как правильно обращаться с визитками. Конечно, простого хранения в ящике письменного стола недостаточно.

Один из способов работы с ними, воз можно, наилучший, — просто взять себе за правило записывать контактные данные визиток в специаль ную базу данных, как только вы окажетесь в офисе. Я поступаю так постоянно. Поскольку на обо роте карточки я делаю заметки, как-то: где я повстре Планирование — очень важная составляющая эф чал этого человека, при каких обстоятельствах, какое фективного рабочего дня. Хотя некоторые считают его впечатление он произвел на меня, то эти данные я также чрезмерно жесткой мерой, планирование — эффектив заношу в базу. Затем карточку можно выбросить. Она ный инструмент из арсенала для борьбы с затратами уже сослужила свою службу;

и, кроме того, я не хочу, и потерями времени.

Однако для начала вам нужно узнать ра бочее время, когда вам работается наи более продуктивно.

Оно есть у каждого из нас, но для каждого оно различно. Я, на пример, жаворонок;

Один из способов использовать свои продуктивные я встаю каждое утро часы наилучшим образом — назначать самые важные в 5 часов, а в 7 прихожу на работу. Я эффективно и це встречи и переговоры на то время, когда вы наиболее леустремленно работаю именно в эти утренние часы.

активны и профессиональны. Если вы жаворонок, как Проанализировав свою деятельность, я выяснил, что я, назначайте важные встречи, офисные и телефонные в первые 4-5 часов рабочего времени я выполняю переговоры на утро. Лично я думаю, что таким спосо 65% работы. бом я повышаю эффективность своих действий и луч Возможно, вы отличаетесь от меня. Может быть, ше распоряжаюсь своим временем. Кроме того, утром вы — сова, или вам легче работается после обеда. К ка- я яснее мыслю, быстрее справляюсь с работой и доби кому бы типу вы ни относились, планируйте ваш день ваюсь лучших результатов.

соответствующим образом. Активность, приуроченная к более поздним часам, Если вы — жаворонок, перенесите наиболее важную приводит к затягиванию встреч и переговоров, так как работу на утренние часы. Если вы продуктивнее ра- я нахожусь не в самой ботаете в дневные часы, проделайте ее днем. Узнайте, лучшей форме. То же когда у вас самое хорошее время, и пользуйтесь этими самое можете обнару знаниями, чтобы максимально оправдать свои усилия жить и вы.

в течение дня. Таким образом, определив свое про дуктивное время, пе ренесите на него важ ные встречи. Поступив так, вы обнаружите, что встречи проходят быстрее и результа тивнее.

Я, например, поступал так с административными задачами: планировал их на определенные часы и вы полнял раз в неделю. Я не люблю подобную работу, поэтому выполнять несколько таких задач разом удоб н о — я концентрируюсь на своих делах и справляюсь с ними в максимально короткие сроки.

Я обнаружил, что, решая эти задачи в течение неде ли, использовал время далеко не так эффективно, дро бил свой день и терял время. Начав работать по-новому, я разом избавился от нескольких неприятных задач.

Начав выполнять какую-то задачу, вы концентри руетесь на элементах деятельности, которых требует работа подобного типа. Поэтому чтобы действовать целенап равленно, не отрыва ясь и не переключаясь, есть смысл объединять похожие задачи и вы полнять их совместно.

Начав выполнять сход- Когда мы обносим изгородью наши дворы, цель это ную работу одновре- го — защитить то, что находится внутри, например, менно, вы обнаружите, любимых животных, либо оградить свое пространство что ваши действия ста- от того, что находится снаружи, например, от чьих-то новятся намного эф- любимых животных или детей. То же самое мы долж фективнее. ны проделать и со своим рабочим расписанием.

Как только вы вы явите свои наиболее продуктивные часы, обезопасьте себя. Ог радите это время от других. Чем надежнее вы себя оградите, тем сильнее сможете со средоточиться на ра боте в свои наиболее Неожиданности случаются! Все мы знаем это. По продуктивные часы и чти каждый день происходит то, чего мы не планиро вас никто не прервет и вали, но с чем нам придется иметь дело. Такие случай не оторвет.

ности, особенно если вы их не ждали, могут заполонить Как этого добиться?

весь ваш день.

Несколько приемов:

Что может произойти? Приходит ваш босс с зада если у вас есть электронный календарь, блокируйте его нием, которое отнимет у вас полчаса. Звонит клиент с сигналы. Если открыта дверь, закройте ее. Если вас долгим разговором о будущем проекте, за который отрывают от работы, будьте вежливы, но настойчивы.

предлагается взяться вам — еще 45 минут. Возникают Спровадьте этого человека, перенеся встречу с ним личные проблемы у сотрудника, которому просто нуж на более позднее время. Поставьте свой телефон на ре- но, чтобы его выслушали и что-то предложили — еще жим «Не беспокоить». Не проверяйте электронную 25 минут. У одного из почту (и заблокируйте систему, сообщающую о полу- ваших отделов воз чении писем). никла задержка со сдачей проекта, и вам нужно подойти, что бы принять несколь ко новых решений — еще 40 минут.


События происхо дят, и вы не можете предотвратить их.

Поэтому планируйте непредвиденное.

Процесс планирования состоит из 5 шагов, занимает немного времени, экономит ваш труд и повышает эф фективность работы.

Первый шаг — определить время, когда вы доступ ны для людей. Будьте в курсе, какие встречи вам пред Планирование — это процесс. Можно дать множе стоят, какие мероприятия вне офиса отвлекут вас от ство советов по поводу того, как эффективно сплани работы, и так далее.

ровать ежедневную работу. Вот один из них, который Не забывайте учитывать и то время, которое вы по не хуже других.

святите личной жизни, например, футбольному матчу Планируйте каждый рабочий день. Делайте это за сына или слушанию музыкальной пьесы дочери. Такие день, вечером, чтобы прибыть на работу уже в полной события мы с вами уже определяли ранее, в главах, готовности. Лучший способ это сделать — электрон посвященных поста ный календарь (но если вы не пользуетесь компью новке перед собой це тером, можно взять и лей, поэтому не забы обычный календарь).

вайте о них.

Главное — спланиро Когда эти события вать свой день, не выявлены, можете пла так уж важно, какие нировать оставшееся средства вы при этом время. Затем перей используете. дите к шагу 2.

Теперь, когда вы знаете, каким количеством време- Третий шаг планирования — учесть регулярные, де ни вы располагаете журные задачи, которые вам требуется выполнять каж каждый день, опреде- дый день или каждую лите главные задачи, неделю. Вы знаете, которые должны что имеется в виду — быть завершены в административные этот день, чтобы вы формальности, о ко могли признать, что торых я писал выше, он закончился успеш- или те стандартные но. Зарезервируйте отчеты, которые вам время на эти задачи и приходится делать впишите их первыми каждую пятницу.

в ваш дневной список дел. Они будут часто повторяться, и вскоре вы довольно Не забывайте, что список дел является частью про- быстро найдете им место в своем календаре.

цесса. Он должен быть согласован с календарем.

Вы почти закончили. При этом весь процесс занял не так уж много времени.

Выполняя шаг 4, вы выделяете время на случай воз Теперь вам нужно уделить время работе над ваши никновения срочных ми личными и профессиональными целями. Оно мо и необходимых дел, жет быть посвящено чтению, либо различным иссле которые мы обсужда дованиям, а может быть, интернет-обучению. Либо... но ли в главе 40. В бук в целом вы поняли мою мысль. Это ваше время, кото вальном смысле слова рое вы можете использовать для самосовершенствова резервируйте время ния, исходя из тех для таких событий.

личных и профессио Они, конечно, не произойдут сразу же, как вы зарезер нальных целей, кото вируете это время, но если это все же случится, вы бу рые мы обсудили в са дете довольны, что предусмотрели все.

мом начале книги.

В реальной жизни вы просто перестраиваете свое Количество време расписание, если что-то меняется. Но если вы изначаль ни, которое вы сможете но не учтете такую возможность, то в случае необходи посвятить этим целям, мости у вас не будет времени, и вы закончите позже, будет зависеть от того, чем нужно, — снова!

что вы спланировали за предыдущие 4 шага. Если времени совсем не оста- Они компактны, лось, пересмотрите ваше расписание. Для этих целей удобны, просты в об вы должны иметь хотя бы некоторое количество сво- ращении и чрезвычай бодного времени каждый день;

и единственный способ но полезны. К ним от получить это время — найти его в своем расписании. носится Microsoft Outlook и другие, по хожие. Если у вас на рабочем месте есть компьютер, этот спо соб — для вас.

Один из способов максимизировать свое расписа ние — поместить его в электронный календарь. Я упо минал об этом и раньше, но здесь необходимо повто риться. При правильном использовании компьютерные Если вы решили пользоваться электронным кален программы становятся прекрасным инструментом. дарем, вам нужно понять, как делать это наилучшим Они достаточно гибкие и предлагают замечательные образом, чтобы управлять вашим временем. Каждая возможности детализации. Все виды планирования, версия немного отличается от другой, но общие функ о которых я говорил выше, они выполнят с легкостью. ции одни и те же у всех календарей.

Во-первых, возьмите себе за правило обновлять его каждый день — КАЖДЫЙ. Помните, что если плани рование должно стать ежедневным, то обновление ка лендаря — ежечасным. Вы еще не забыли о резерве вре мени на непредвиденный случай? Тогда учтите этот резерв, а не оставляйте все так, как вы изначально за планировали. Непредвиденные случаи редко происхо дят по плану.

Во-вторых, пользуйтесь календарем. Регулярно об Всем нам приходится посещать совещания, назна ращайтесь к нему. Я держу свой календарь на рабочем столе в качестве эк- ченные вне офиса, это одно из необходимых требова ранной заставки, ко- ний современного делового мира. Если у вас нет такой гда не работаю над необходимости, вы счастливчик!

чем-то другим. Но эти совещания отнимают ваше время — не только В-третьих, поль- время, затраченное на саму встречу, но и время на под зуйтесь специальными готовку и поездку.

функциями программ. Поэтому они так до Во многих из них есть рого обходятся.

опция памятки, появ Посещайте такие ляющейся на экране, совещания, когда это чтобы напомнить вам необходимо. Но зара о каком-то событии.

нее убедитесь, что вы Можно установить время появления памятки — напри запланировали их в мер, 15 или 10 минутами ранее. Пользуйтесь имеющи своем календаре, что мися возможностями;

они помогут вам.

имеется время на поездку туда и обратно и на подго В-четвертых, регулярно синхронизируйте ваш КПК, товку.

если вы им пользуетесь (если нет, я рекомендую вам это). Тогда ваш календарь всегда будет при вас. Время, проведенное в пути, вы можете использовать для своих целей. Познакомьтесь с главами 124-130, и вы почерпнете из них немало прекрасных идей, как эф фективно использовать это время.

Профессора контролируют свое время. Вам также нужно научиться это делать. Я научился, и теперь по нимаю их. Я назначаю конкретные часы, в которые сотрудники моего офиса могут каждый день прихо дить ко мне. Объявле ние, где указаны эти часы, висит у меня на двери (да, мне повез л о — у меня есть дверь!). Мои служащие уже привыкли к этому. Ко все му прочему, эти часы отмечены в моем личном распи сании.

Теперь я знаю, когда меня могут прервать, и держу этот процесс под контролем. В «опасное» время я обыч но выполняю малозначительную или административ ную работу, поэтому постороннее вмешательство не приносит особых хлопот.

Помните свои университетские годы и тех профес соров, которые назначали конкретные часы для вне урочного общения со студентами? Я помню. То, что они ограничивали доступ к себе, всегда раздражало меня.

Пока я не закончил обучение, я не мог понять, почему они так поступали.

Причина была не в том, что преподавателям не нра вилось общение со студентами. Но в их группах учи лось 100 и более человек. Если бы они позволили сту дентам приходить в любое удобное время, то никогда не справились бы с остальной работой (подготовкой к занятиям, проверкой курсовых и так далее). Поэтому из семестра в семестр на работу со студентами они от водили конкретные часы.

Если вы не практикуете ни один из нескольких спо собов, описанных ниже, то продумывайте разговор пе ред тем, как набрать номер. Определитесь, какие идеи вы хотите донести до собеседника или какое решение вам нужно принять, и запишите все это до того, как сде лаете звонок. Обращаясь к своим записям, обсуждайте конкретные задачи и темы, и вы обнаружите, что ваши телефонные переговоры стали намного эффективнее.

Второй величайший источник утечки времени — это разговоры, то есть ненужные, неэффективные, баналь ные беседы. Мы проводим слишком много времени, болтая с окружающими, создавая и рассылая другим докладные записки и электронные пись ма, оставляя голосо вые сообщения и так далее.

Самый опасный источник временных затрат из перечислен ных — это телефон ные разговоры. Наши разговоры по телефо ну часто неорганизо ванны, поэтому одну тему мы можем об суждать очень долго, используя при этом слишком много времени. Большинство людей не думают, о чем Голосовая почта — замечательное изобретение. Это они будут говорить, перед тем как взять трубку или функция электронной почты на компьютере, с помо набрать номер. В результате они получают крайне не- щью которой каждый может по желанию оставить го эффективные переговоры, перемежающиеся замеша- лосовое сообщение, короткое или длинное, подробное тельством, непониманием, потерей контроля. или нет, на любую выбранную тему.

включите эту функцию. Позже вам придется заплатить В этом-то и проблема. Они приходят! Вы получаете за это, прослушав сразу несколько голосовых сообще сообщения обо всем на свете. Вот пример:

ний, но зато вы получили несколько спокойных часов «Здравствуй, Стив, это Фрэнк Джонс. Просто хотел и смогли выполнить работу.

напомнить о нашей завтрашней встрече. По моему ка лендарю в 10 утра, конференц-зал на втором этаже.

Простое напоминание!». Прослушано.

Да, это, конечно, было полезно. В вашем календаре это тоже записано, так к чему это было делать? Хуже всего то, что Фрэнк работает в четвертой кабине от вас.

Сколько раз в день вы получаете такие бессмыслен ные голосовые сообщения? Поодиночке они не состав ляют значительных временных затрат, но в сумме они отнимут у вас 15-20 минут в день. Где же выход?

Вот несколько вариантов:

• Предложите людям вместо посылки голосовых сообщений подходить и разговаривать с вами лично — особенно если вы работаете в одном офисе.

• Действуйте профессионально (безжалостно!), удаляя их, когда прослушаете.


• Предложите вместо длинных голосовых сообще Записывая голосовое сообщение на свой автоответ ний посылать вам письма по электронной почте.

чик, подумайте, каким оно должно быть, чтобы вы по лучили ответ. Говорите приветливо, но сдержанно.

Еще один совет:

Слишком часто мы слышим следующее: «Привет, это большинство мо Стив. К сожалению, я не могу ответить на ваш звонок.

бильных телефонов Оставьте мне подробное сообщение, назовите ваше имя обеспечены функци и номер телефона, и я обязательно позвоню вам, как ей «Не беспокоить», только смогу».

которая отправляет Такое сообщение — просто разрешение украсть все входящие звонки 5 минут вашего времени. «Подробное сообщение»? За на голосовой сервер.

чем? Целых 5 минут люди будут вам рассказывать, Когда вам нужно почему им так важно поговорить с вами, и перечислять сконцентрироваться мелкие детали, которые вы уже знаете.

на какой-либо задаче, Вы можете контролировать свою голосовую почту, видоизменив приветствие. Попробуйте что-нибудь вроде этого: «Привет, это Стив. К сожалению, я не могу ответить на ваш звонок. Расскажите мне вкратце о цели вашего звонка, назовите свое имя и номер телефона, и я позвоню вам, как только смогу».

Заметили разницу?

Во-первых, ключе вое слово — вкратце.

Оно подразумевает Когда вы хотите некоторое время поработать спо сообщение, но корот- койно, используйте вашу голосовую почту в качестве кое. Во-вторых — сло- отражающего экрана, особенно если вы не хотите вклю во цель означает, что чать опцию «Не беспокоить» на телефоне из страха вы не ждете подроб- пропустить что-нибудь важное.

ного, детального рас Переключите свою голосовую почту в режим авто сказа, а просто хотите ответчика (если он у вас есть) и продолжайте рабо узнать тему, которую тать, даже если поступают звонки. Послушайте зво звонивший собирался затронуть. Используя такое со нящего, чтобы решить, стоит ли ради этого разгово общение, я заметил, что объем сообщений на моем ав ра отрываться от дел, или можно просто выслушать, тоответчике сократился наполовину! Да, иногда мне чего он хочет, и перезвонить ему позже.

все же приходится получать длинные сообщения, но Это потребует не большинство людей относятся к услышанному с ува которого умения рас жением. Этот способ работает!

ширять поле восприя тия, так как вам при дется одновременно работать и слушать.

Но даже если вы ото рветесь на минуту, чтобы прослушать звонок (и все же не взять трубку), то по том вы сможете вер нуться к работе над взгляните, кто это зво проектом, вместо того чтобы вступать в долгий теле нит. Если это звонок, фонный разговор, который отрывает вас от работы который можно не и похищает ваше время.

принимать сейчас или Такой способ годится не для всех. У кого-то просто ответить на него поз нет системы, поддерживающей голосовую почту, дру же, пусть он поступит гим трудно переключаться. Но для тех, кому этот спо на голосовую почту.

соб подойдет, он станет еще одним приемом экономии времени, который позволяет действовать более профес- В остальных случаях сионально и эффективно. ответьте на него.

Определитель но мера позволит вам уп равлять входящими звонками и самому решать, когда с ними разбираться. Конечно, он иногда не сможет определить звонок с номера, не значащегося в вашей системе, но и в этом случае вам решать, возьмете вы трубку или нет.

Вот еще один прекрасный способ экономии: опре делитель номера. Если ваш телефон снабжен таким устройством, используйте его. Оно позволит вам сэко номить массу времени, не отвечая на ненужные звонки.

Все достаточно просто. Запишите в свою телефон ную книжку номера всех тех, с кем вы общаетесь дос таточно часто. Затем, как только поступит звонок, Большинство из нас хотят быть (да и являются) милыми и приятными людьми.

К сожалению, это сто ит нам времени, по траченного на теле фонные звонки. По чему? Потому что мы слишком много гово рим о том, что не от носится к цели звон ка и не имеет перво очередной важности.

Вот примерно поло вина такого разгово- Звонки, которые делаете вы сами, могут быть неэф ра: «Привет, Стив, фективными по той же причине: слишком много лич как дела? Как Салли? ной болтовни. Сдерживайте желание поговорить за Прекрасно. Я слы- жизнь — и тем самым вы сэкономите время.

шал, ребята, что в следующем месяце у вас отпуск. Куда Такие звонки так собираетесь поехать? Да, был там, красивое место. Вам же могут страдать от оно понравится. Да, этой осенью Фред уехал в колледж. недостатка организа Не знаю, как он будет жить вдали от дома...». И так да- ции. Например: «При лее. Наконец: «Вообще-то я позвонил тебе, потому вет, Фрэнк, как ты?

что...». Ну, я вообще-то хотел Я много общался с людьми, жалующимися на не- поговорить о предсто хватку времени на работе, а затем слушал, как они го- ящей мартовской кон ворили по телефону, и видел, сколько времени они ференции. Да, я ду тратили на такие беседы, тем самым отнимая у себя маю, что она состоит время, необходимое для обсуждения цели звонка. ся 22-23-го. О'кей, Сдерживайте естественное желание поговорить. подожди. (Пауза.) Сосредоточьте позвонившего на обсуждении цели Да, 22-го и 23-го. Воп звонка. рос в том, кто отвечает за подготовку помещения? Я не знаю. Позволь, я посмот- хуже того, возникли разногласия и непонимание по рю, есть ли у меня эта информация. (Пауза.)». И таким поводу принятого решения? Все эти сомнения и конф манером разговор продолжается еще долго, пока вы ликты приведут к серьезным потерям времени и массе ищете информацию, необходимую для ответов. переживаний, связанных с их разрешением, — гораздо Эти паузы в поисках информации отнимают ваше меньше времени потребуется на то, чтобы делать пос время. Заранее готовьте информацию, которая может ле каждого звонка вам понадобиться для продолжения разговора, правиль- краткие записи о том, но организуйте ее, помните о том, что хотите спросить и что было решено и чего ожидаете от собеседника. Всего лишь пара толковых какую информацию записок — и в итоге вы оба сберегли немало времени. нужно учесть.

На самом деле это совсем просто. Ско рей всего, для каждой задачи или проекта, над которыми вы ра ботаете, у вас есть от дельный файл. По за вершении телефон ного звонка запишите на обрывке бумаги или листке из блокнота информацию о принятых ре шениях и все то, что понадобится вам в будущем (за писи от руки — лучший вариант).

Затем просто положите информацию в файл. Когда кто-то забудет, о чем шла речь, или поймет что-то не верно, вы сможете достать заветный листик. У вас бу дет письменный отчет о том, что же произошло на са мом деле, вы сэкономите время и избавите себя от бу Вам кажется, что записывать содержание телефон дущих хлопот.

ных звонков — пустая трата времени? Однако это не так. Сколько раз повторялась такая ситуация: вы про водили телефонные переговоры, а через несколько дней никто не помнил, какое решение было принято, либо, мысль, что создание и отправка директив отнимает у него в два раза больше времени, чем отняло бы вербаль ное общение.

Он ответил, что по поводу времени я ошибаюсь (на самом деле он выразился более жестко!), и мы крупно поспорили. Я предложил ему пари: одну неделю про следить за тем, сколько времени он тратит на письмен ные напоминания, а другую — за тем, сколько времени уходит на устные. Если окажется, что я не прав и луч ше писать напоминания, я приглашу его на ужин в луч шее стейк-кафе в городе. Он согласился.

Угадайте, что случилось? Мне не пришлось пригла шать Фрэнка на этот ужин! В итоге он согласился, что письменные напоминания отнимали у него в два раза больше времени, чем устные.

Фрэнк — обычный офис-менеджер. Он руководит работой еще 10 человек и знает свое дело. Но он очень любит посылать директивы: много, много директив!

Порой он посылает кому-то приказ-напоминание дли ной всего в 2 предложения!

Однажды я спросил Фрэнка, почему он так посту пает. Он ответил, что такой способ общения кажется ему более формальным и более соответствующим его представлениям о том, как менеджер должен общаться с сотрудни ками. Я предположил, что общаясь с сотруд- В большинстве организаций почта приходит 1 никами лично, он дей- 2 раза в день, с такой же частотой ее получаете и вы.

ствовал бы эффектив- Однако слишком часто нам кажется: как только мы по нее. Я также высказал лучили письмо, нужно его прочесть. Почему? Если оно шло к нам 2-3 дня, то не могло оказаться слишком срочным.

И все же нам почти всегда хочется вскрыть и прочесть письмо в тот же момент, ког да его доставляют, Электронная почта - замечательное изобретение, даже если это оторвет играющее особую роль в нашем арсенале средств ком нас от того, что мы де- муникации. Но ведь и электронная почта может отни лаем сейчас, помеша- мать слишком много времени!

ет выполнению дела и Всем нам в избытке приходят электронные письма.

будет стоить времени. Один из способов контролировать работу почты — на Не позволяйте под- чать контроль в тот чинять режим вашей момент, когда вы уви жизни и работы ча- дели необходимость в сам прибытия почты. нем. Многие из по Когда приходит пись- чтовых приложений, мо, пусть оно лежит включая Microsoft до тех пор, пока у вас не появится время поработать Outlook, позволяют с ним. Еще лучше выделить конкретное время на работу контролировать вре с почтой. Вы знаете ежедневные часы прибытия бумаж- мя прихода новых со ной корреспонденции, поэтому просто установите кон- общений. Кроме того, кретное время, когда вы будете вскрывать, читать и об- есть возможность установить объявление, извещающее рабатывать ее. Но СОВСЕМ не обязательно делать это вас о приходе нового электронного письма (оно будет в момент ее прибытия. появляться на экране).

Контролируйте это вмешательство, иначе оно будет контролировать вас! Это сообщение будет появляться в каждом приложении, с которым вы работаете, и от влекать вас. Могу дать вам три совета:

1. Отмените функцию оповещения о приходе пи сем, чтобы она не отвлекала вас.

Пишите краткие и прямые электронные послания.

2. Установите меньшую частоту приема новых пи Они не должны выглядеть, как обычные письма или сем. Если они приходят раз в 15 минут, установите развернутые служебные записки. Если так получает 30 или 45 минут, а может быть, даже больше.

ся, изберите именно этот способ общения, а не элект 3. Работайте сразу с группой писем, а не с одним ронную почту.

двумя за раз.

Дайте понять тем, кто переписывается с вами, что удобнее, эффективнее и гораздо рациональнее писать краткие сообщения.

Многие из нас пишут электронные письма днями напролет. Один из путей сэкономить время — при знать, что электронная почта представляет собой не формальный способ Даже не припомню, сколько раз мне приходилось общения. При этом помогать людям, обнаружившим, что в их почтовом длинные сообщения ящике содержится 900 и более сообщений! Они ничего не так эффективны, не могли там найти, даже сортировка писем отнимала как короткие, и их на- у них тьму времени.

писание отнимает Лучший способ организовать электронные письма, больше времени. которые по какой-то причине могут вам потребо ваться, — поместить их в папки. Любые почтовые приложения дают вам такую возможность.

Установите собствен ную систему папок:

по принципу отдела, или проекта, или по именно (идея понят на). Создайте в вашем почтовом ящике пап ки для сообщений, и, В наши дни спам стал бичом электронной почты.

как только вы прочли очередное из них, сохраните его Слишком многие из входящих электронных писем в необходимой папке. Когда же это сообщение вновь оказываются спамом, шуточными сообщениями либо понадобится вам, то по названию папки будет очевид- иными видами рекламы. Некоторые обнаруживают, но, где оно находится, и вы отыщете его быстро. Если что такова почти половина их писем. Но существуют хотите, можете точно так же поступать с отправленными способы борьбы с этим досадным обстоятельством.

сообщениями.

Во-первых, выясните, есть ли у вашего сетевого администратора система для борьбы с выявленным спамом. Во-вторых, выявив спам-сообще ния, воспользуйтесь приложением, позво ляющим запретить поступление других сообщений с этого электронного адреса, автоматически отпра вив его в папку для спама или рекламы.

Наконец, убедитесь, что на вашем компью тере установлена антивирусная про грамма. Большинство Был период, когда я получал 5-10 таких сообщений таких программ имеет функцию защиты от спама и его от друзей и коллег в день. Конечно же, мне приходи удаления, которую вы можете использовать для борь лось их читать. Я веселился, но это отнимало 15-30 ми бы с нежелательными сообщениями.

нут каждый день! Наконец я решил, что «добро должно быть с кулаками», и проявил любовь к себе.

Я просто отправил электронные письма всем друзьям с просьбой не присылать мне больше таких сообщений.

Я попросил их присылать мне новости, связанные с бизнесом, либо что-то действительно важное, но не бесчисленные забавные рассказы. В качестве изви нения (чтобы письмо звучало дружелюбно) я сообщил, что мой сетевой администратор попросил всех сотруд ников снизить объем корреспонденции на нашем поч товом сервере.

Шуточные сообщения закончились. Так как моя просьба была вежливой, а ответственность за нее я переложил на другого, то я не потерял при этом ни друзей, ни приятелей среди коллег. При этом каж дый день я экономлю большое количество времени, а иногда я все-таки получаю действительно интерес ные письма!

Все мы с этим сталкивались — друг или коллега, который постоянно присылает нам «шутку дня», или какие-нибудь «великолепные» мультфильмы, или по следнюю «городскую байку», которая впо следствии оказыва ется выдумкой. Та кие сообщения всегда занимательны, но при этом поглощают то время, которое мы могли бы уделить чему-нибудь важному.

После того как я создал внутренние папки в своем почтовом ящике и упорядочил файлы в Outlook (моем приложении для работы с электронной почтой), я об наружил, что папок стало достаточно много. Тогда я принял простое решение: поместить наиболее часто ис пользуемые папки, содержащие больше всего сообще ний, в верхнюю часть списка.

Тогда сохранять большинство моих сообщений с помощью функций «Переместить в папку» и «Копи ровать в папку» стало очень простым делом. Конечно, время от времени мне приходится упорядочивать их, в зависимости от текущего или рабочего проекта, но Так как же четко и целенаправленно написанное это сделать уже относительно легко.

письмо помогает сэкономить время?

Вы будете удивлены, увидев, насколько быстрее придет ответ на письмо с четко выраженной главной мыслью. А чем быстрее вы получаете ответ, тем эффек тивнее вы действуете.

Вы часто получаете сообщения, озаглавленные:

«Widget или другой проект?», «Что в этом письме?», «Требуются ли какие-то действия?», «Это просто за прос?», «Вы — основной получатель или письмо было скопировано?». По таким общим вопросам трудно составить представление о письме.

удобных операций яв Такие тематические ляется также одной из фразы, как: «Нужно самых простых: «Ко решение по проекту пирование» и «Встав Widget», «Новая ин ка». Если вы до сих формация о проекте пор этого не знали — Widget» и «Ответ на у вас есть возмож ваш запрос о проекте ность копировать Widget» гораздо более текст из одного доку прозрачны, и на такие мента и вставлять его письма вы намного бы в другой. О'кей, те стрее получите ответ перь вы это знаете.

ные сообщения. Тогда и ваши действия будут более це Вы знаете, что это ленаправленными.

возможно делать, ка кое бы приложение вы ни использовали? Вы можете скопировать данные или текст из любого окна програм мы и перенести их в рабочий документ.

Что касается интернет-сайтов и электронных сооб щений, из них также можно копировать текст с после дующей вставкой в текущий Word-документ. С этого момента перестаньте перепечатывать все ваши элект ронные документы. Просто копируйте и вставляйте.

Современные компьютеры — замечательное изобре тение. Они обеспечены значительным количеством опций, позволяющих экономить время. Одна из самых Если же посетитель не присядет, то почувствует себя уже не так удобно, сократит светскую беседу и сразу перейдет к делу. В результате каждый раз, когда это происходит, вы экономите от 5 до 7 минут.

В ваш офис (хорошо, в вашу рабочую кабинку) за ходит Фрэнк, без приглашения усаживается в кресло для гостей и спрашивает, как ваши дела. Затем он на чинает светскую беседу о школьном концертном выс туплении вашей дочери и вчерашнем бейсбольном мат че вашего сына, пересказывает офисный слух об одном из вице-президентов компании, и затем, после 10 ми нут такого разговора, наконец добирается до истинной цели своего визита — проекта Widget.

Он только что убил 10 минут вашего дня. Как часто за день такое происходит? У вас уходит на такие бе седы много времени?

Как вы охраняете себя от подобных встреч? Это очень легко (вы будете Вся эта бумажная работа... Откуда только она берется?

удивлены) — просто Она лежит стопками у вас на столе? На полу? В отдель вставайте. ных компьютерных файлах? Интересно, а вы быстро Да, просто вста- можете найти то, что нужно? Большинство людей, вайте, как только с которыми я общался, не могут. В поисках важных кто-то зайдет к вам документов они тратят время и усилия. Компьютеры в офис. Увидев, что не помогают разобраться с бумажной работой.

вы встаете, он (как и Выход: организуйте эту работу так, как удобно вам, большинство людей) вот и все. Я поступаю так (и этот способ работы освоили не усядется на стул. многие).

На моем столе три стойки для папок с файлами. На одной из стоек — файлы для ра боты со срочными проектами. На другой я держу папки с дол госрочными проекта ми, к которым обра щаюсь время от вре- Вам необходимо получать их. Журналы... Всем нам мени, на третьей — они необходимы. Мы должны идти в ногу со временем, офисную справочную идти в ногу с рынком, идти в ногу с обществом. Но не информацию, информацию о клиентах и так далее. которые из журналов... я не понимаю, зачем они нужны.

Все остальное хранится в ящиках моего рабочего Пару лет назад я просмотрел все журналы и профес стола или в шкафчике, где я согласно своим нуждам сиональные публикации, получаемые мной. Это пора создал особую систему (не что-то вроде системы офис- зительно — за месяц я получал более 25 различных пуб менеджера!). Суть довольно проста. Все документы на ликаций! Читал ли я их все? Конечно, нет. Так зачем моем столе связаны с текущими проектами, теми, над же постоянно загромождать офис такой макулатурой?

которыми я работаю в данный момент. Сопутствующая У нас нет комнаты информация хранится в папке, лежащей в ящике стола ожидания, как у зуб и помеченной названием проекта. Когда папок на моем ного врача или тера столе становится достаточно много, я перекладываю певта, поэтому куда же документы в ящик. Файлы, хранящиеся в столе, долж- деть журналы? У вас ны быть сжатыми и значимыми! есть похожая пробле Все оставшиеся документы хранятся в шкафчике, ма? Вот что сделал я.

где они организованы по тому же принципу (по назва- Я внимательно про нию проекта) и распределены в алфавитном порядке. чел каждый журнал, обращая внимание, по крайней мере, на два ключевых момента. Я сделал некоторые критические замечания, разделив издания на три группы: те, которые я читаю постоянно;

те, которые я никогда не читаю («отказная» группа);

те, которые я читаю время от времени. Я тут же отказался Вместо этого пред от подписки на издания, к которым не прикасался ни лагаю вам создать когда.

папку «Материалы Что касается оставшихся групп, я сохранил подписку, для чтения». Это пап но регулярно критически просматривал третью группу.



Pages:   || 2 | 3 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.