авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:   || 2 | 3 | 4 |
-- [ Страница 1 ] --

1

Датская Церковная Помощь

Управление по закупкам и логистике

Noerregade 15

1165 Копенгаген

Дания

Тел.: +45 3318 7717

Email: procurement

www.danchurchaid.org

Авторские права

Руководство по закупкам ДЦП и связанные с ним приложения (все права защищены) могут

быть использованы офисами и партнерами ДЦП, но также могут быть доступны для других

организаций, которые посчитают настоящее Руководство полезным для применения в своей деятельности.

Руководство защищено авторским правом, но может быть использовано для образовательных целей и в целях осуществления закупок, но не для перепродажи. Для данных случаев требуется официальное разрешение и может взиматься дополнительная плата.

В других случаях копирования или для повторного использования в других публикациях, а также для перевода или адаптации, требуется предварительное разрешение владельца авторских прав. Может взиматься дополнительная плата.

Руководство по Закупкам Датской Церковной Помощи 4-е издание, Январь 2012 г.

Копенгаген, Дания.

1. ПОЛИТИКА ЗАКУПОК....................................................... 1.1. Общие принципы закупок..................................................................................................... 1.2. Этические принципы закупок................................................................................................ 1.2.1. Применение этических принципов закупок........................................................................... 2. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПО ЗАКУПКАМ................................ 2.1. Управление ДЦП по закупкам и логистике, Копенгаген...................................................... 2.2. Программа гуманитарного разминирования (ПГР)............................................................. 2.3. Партнеры и региональные офисы ДЦП............................................................................... 2.4. Комитет по закупкам............................................................................................................ 3. ПРОЦЕДУРЫ ЗАКУПОК.................................................... 3.1. Категории контрактов............................................................................................................ 3.2. Пороговые суммы и соответствующие процедуры закупок................................................ 4. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК............................................. 4.1. План закупок......................................................................................................................... 4.2. Общее рассмотрение............................................................................................................ 4.3. Проекты, выполняемые несколькими партнерами............................................................ 4.4. Проекты, выполняемые консорциумами............................................................................ 4.5. Денежные гранты, ваучеры и субгранты............................................................................. 4.6. Общественное вовлечение................................................................................................... 4.7. Использование собственных транспортных средств............................................................ 4.8. Исключения........................................................................................................................... 4.8.1. Автоматические исключения для применения упрощенной процедуры............................ 4.9. Центральные офисы по закупкам........................................................................................ 4.9.1. Центры по гуманитарным закупкам........................................................................................ 4.10. Рамочные контракты.......................................................................................................... 4.11. Текущие расходы................................................................................................................ 4.12. Реклама и поиск поставщиков........................................................................................... 4.12.1. Реклама.................................................................................................................................... 4.12.2. Поиск поставщиков................................................................................................................. 4.13. Технические спецификации и техническое задание......................................................... 4.13.1. Технические спецификации.................................................................................................... 4.13.2. Техническое задание............................................................................................................... 5. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО ЗАКУПКАМ.................................... 6. КОНТРАКТЫ НА ПОСТАВКУ............................................. 6.1. Упрощенная процедура........................................................................................................ 6.2. Конкурсная процедура.......................................................................................................... 6.3. Процедура местного открытого тендера.............................................................................. 6.4. Процедура международного открытого тендера................................................................ 6.5. Закупка лекарственных препаратов и медицинских изделий............................................. 6.5.1. Закупка лекарственных препаратов......................................................................................... 6.5.2. Закупка медицинских изделий.................................................................................................. 6.5.3. Закупка ветеринарных препаратов........................................................................................... 6.6. Закупка продовольственной помощи................................................................................... 6.7. Получение поставок............................................................................................................... 6.8. Инкотермс.............................................................................................................................. 6.9. Правовые аспекты – Гарантийные обязательства.............................................................. 7. КОНТРАКТЫ НА ОКАЗАНИЕ УСЛУГ................................ 7.1. Упрощенная процедура...................................................................................................... 7.2. Конкурсная процедура........................................................................................................ 7.3. Правовые аспекты – контракты на оказание услуг и трудовые контракты...................... 8. КОНТРАКТЫ НА ВЫПОЛНЕНИЕ РАБОТ.......................... 8.1. Упрощенная процедура...................................................................................................... 8.2. Конкурсная процедура........................................................................................................ 8.3. Правовые аспекты............................................................................................................... 9. ОБЩИЕ ПРАВОВЫЕ АСПЕКТЫ......................................... 9.1. Контрактные документы....................................................................................................... 9.2. Срок действия котировки, предложения и тендера............................................................ 9.3. Гарантии по предоплате, тендеру и исполнению................................................................ 9.4. Применимое законодательство.......................................................................................... 9.5. Урегулирование споров....................................................................................................... 9.6. Аудит.................................................................................................................................... 10. ГЛОССАРИЙ.................................................................. 11. ПРИЛОЖЕНИЯ.............................................................. 12. ПОЛЕЗНЫЕ ССЫЛКИ..................................................... АББРЕВИАТУРЫ AКТ: Группа АКТ состоит из стран Африки, Карибского бассейна и Тихого Океана СДЦ: Совместные Действия Церквей AWB: авианакладная Т/Н: Товарная накладная ДЦП: Датская Церковная Помощь ECHO: Европейская Комиссия по гуманитарной помощи и гражданской защите РСП: Рамочное соглашение о партнерстве НПР: Надлежащая практика распределения ОГФ: Отдел ДЦП по глобальному финансированию ОГГГ: Оперативная группа по глобальной гармонизации ГНМИ: Глобальная номенклатура медицинских изделий НПП: Надлежащая практика производства НПХ: Надлежащая практика хранения ОПУ: Общие положения и условия ПГР: Программа гуманитарного разминирования ДЦП ЦГЗ: Центр гуманитарных закупок Г/О: Головной офис ДЦП МАВТ: Международная Ассоциация Воздушного Транспорта МТП: Международная торговая палата МОТ: Международная организация труда МНПО: Международная неправительственная организация ИП: Исполнительный партнер ISO: Международные стандарты для организаций НРС: Наименее развитые страны МОВ: Меморандум о взаимопонимании СОКМ: Система обеспечения качества модели MSF: Medecines Sans Frontieres (Лекарства без границ) Н/п.: Не применимо УЗЛ: Управление по закупкам и логистике, головной офис ДЦП в Копенгагене ЗП: Запрос предложений ЗК: Запрос котировок РО: Региональный офис ДЦП ТЗ: Техническое задание ЮНИСЕФ: Международный чрезвычайный фонд помощи детям ООН ВОЗ: Всемирная организация здравоохранения ПОРОГОВЫЕ СУММЫ И ОБЗОР ПРОЦЕДУР Пороговые суммы и соответствующие процедуры закупок:

Пороговые суммы Процедура закупок Основные действия Поставки До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 6. исключительных случаях) 10,000 – 149,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 6. 150,000 – 299,999 евро Открытый местный тендер См. Раздел 6. Свыше 300,000 евро Открытый международный См. Раздел 6. тендер Услуги До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 7. исключительных случаях) 10,000 – 149,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 7. 150,000 – 299,999 евро Открытый местный тендер Свяжитесь с Управлением по Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов Свыше 300,000 евро Открытый международный Свяжитесь с Управлением по тендер Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов Работы До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 8. исключительных случаях) 10,000 – 299,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 8. 300,000 – 2,999,900 евро Открытый местный тендер Свяжитесь с Управлением по Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов Свыше 3,000,000 евро Открытый международный Свяжитесь с Управлением по тендер Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов Пороговые суммы и соответствующие процедуры закупок по проектам EuropeAid:


Пороговые суммы Процедура закупок Основные действия Поставки До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 6. исключительных случаях)* 10,000 – 59,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 6. 60,000 –149,999 евро Открытый местный тендер См. Раздел 6. Н/п Ограниченный международный тендер Свыше 150,000 евро Открытый международный См. Раздел 6. тендер Услуги До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 7. исключительных случаях)* 10,000 – 199,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 7. н/п Открытый местный тендер Свыше 200,000 евро Ограниченный Свяжитесь с Управлением по международный тендер Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов н/п Открытый международный тендер Работы До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 8. исключительных случаях)* 10,000 – 299,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 8. 300,000 – 4,999,999 евро Открытый местный тендер Свяжитесь с Управлением по Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов н/п Ограниченный международный тендер Свыше 5,000,000 евро Открытый международный Свяжитесь с Управлением по тендер Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов *См. Приложение IV EuropeAid для особых случаев, при которых имеется возможность применения упрощенной процедуры по контрактам свыше 9,999 евро, которые финансируются EuropeAid.

ВВЕДЕНИЕ Настоящее четвертое издание Руководства по закупкам Датской Церковной Помощи (ДЦП) основано на требованиях доноров и лучшей международной практике. Руководство применимо для всех операций ДЦП и может свободно использоваться офисами ДЦП и исполнительными партнерами.

Целью руководства является внедрение соответствующих процедур закупок во всех мероприятиях по закупкам, проводимых ДЦП и партнерами в целях обеспечения честного и эффективного расходования средств во благо наших бенефициариев. Процедуры данного руководства обеспечивают применение со стороны ДЦП и партнеров лучшей практики по закупкам, фундаментальными принципами которой являются прозрачность, равные возможности, этика, лучшее соотношение цены и качества, поддержка местных общин, а также предотвращение конфликтов интересов и коррупции.

Руководство является “живым документом”, который будет регулярно обновляться на основе требований доноров, опыта и передовой практики. Пользователи настоящего руководства могут высказывать свои замечания и предложения по данному документу и связанным с ним приложениям в Управление по закупкам и логистике ДЦП в г. Копенгаген, Дания.

4-е издание Руководства по закупкам было разработано Управлением по закупкам и логистике ДЦП с учетом всех замечаний и предложений сотрудников, занимающихся закупками. Выражаем огромную благодарность всем, кто внес вклад в разработку 4-го издания Руководства по закупкам.

Руководство и приложения к нему были разработаны со ссылкой к общедоступным документам по закупкам Всемирного банка, EuropeAid и ECHO. Процедуры и руководящие принципы по закупкам настоящего руководства соответствуют требованиям и правилам ECHO и EuropeAid.

Руководство можно скачать с сайта ДЦП или из Интрасети, где также расположены переводы конкретных шаблонов, 2-е и 3-е издание Руководства, а также перечень основных изменений.

Применимость Руководство по закупкам ДЦП применяется ко всем операциям ДЦП, независимо от того, выполняются ли они офисом или партнерами ДЦП. В том случае, если каким-либо донором (например, Европейским фондом развития и EuropeAid) в сфере закупок установлены более строгие процедуры, преимущественную силу имеют требования донора. В том случае, если донором установлены менее строгие требования, следует придерживаться порядка, предписанного настоящим Руководством.

Что касается деятельности, финансируемой в рамках “ACT Alliance” на основе многостороннего соглашения, то требования настоящего Руководства на нее не распространяются, поскольку договорные отношения существуют у ДЦП с “ACT”, а не с партнером. Тем не менее, там, где договорные отношения с партнером все же существуют, будь то в рамках сети “ACT” или иным образом, требования и процедуры, предписанные Руководством, должны выполняться;

они излагаются в виде приложений к договору о сотрудничестве.

1. ПОЛИТИКА ЗАКУПОК ДЦП и партнеры являются ответственными за порученные средства и подотчетны перед бенефициарами, а также общественными и частными донорами. На протяжении процесса закупок ДЦП и партнеры должны обеспечить расходование средств финансово и этически обоснованным образом и с уважением достоинства бенефициаров и их права на эффективную помощь. В целях обеспечения выполнения всех обязательств со стороны ДЦП и партнеров, закупки материалов, услуг и работ, независимо от процедуры закупок, должны осуществляется на основе следующих общих и этических принципов закупок.

1.1. ОБЩИЕ ПРИНЦИПЫ ЗАКУПОК Следующие общие принципы закупок являются основой эффективного управления всей деятельности, связанной с закупками со стороны ДЦП и партнеров.

Прозрачность и равные возможности Прозрачность закупок означает, что вся информация, относящаяся к закупочной деятельности, процедурам и возможностям документирована, обозрима и доступна для всех заинтересованных сторон.

Прозрачность гарантирует, что ДЦП и партнеры обеспечивают равные бизнес возможности для поставщиков / подрядчиков и гарантирует, что к ним относятся одинаково и справедливо в течение всего процесса закупок. Для поощрения и обеспечения равных возможностей среди компаний, вся информация о закупках должна быть видимой, доступной и известной1.

Кроме того, прозрачность в процессе закупок облегчает обнаружение нарушений и обеспечивает честное и справедливое распределение средств.

Предотвращение конфликта интересов Конфликт интересов возникает, когда человек отклоняется от беспристрастного и объективного осуществления профессиональной деятельностью и злоупотребляет профессиональным положением для частной, финансовой или организационной выгоды, или для выгоды третьих лиц (семьи, друзей, коллег и т.д.). Если конфликт интересов не выявлен и не предотвращен, он может перерасти в коррупцию, чего следует избегать при любых обстоятельствах.

ДЦП и партнеры должны проявлять бдительность в отношении частных или организационных конфликтов интересов и должны избегать попадания в ситуации, в которых они могут иметь частные интересы, которые могли бы повлиять на их профессиональную деятельность. ДЦП и партнеры должны придерживаться здравого смысла и в случае возникновения конфликта интересов, о данном факте необходимо сообщить в вышестоящий орган для принятия соответствующих мер. В случае обнаружения конфликта интересов, пожалуйста, свяжитесь с руководством.

ДЦП и партнеры также должны быть готовы к конфликту интересов и / или неконкурентной практике подрядчиков. Закупки не должны иметь место, если известно, что подрядчик является членом семьи или близким родственником сотрудников ДЦП или партнеров или имеет какую либо финансовую заинтересованность с сотрудником ДЦП или партнера.

Борьба с коррупцией ДЦП определяет коррупцию как злоупотребление служебным положением в целях личной выгоды. Коррупция происходит на различных уровнях и в различных формах. Отличительной Отклонение от принципа равных возможностей и прозрачности возможно, если принцип противоречит эффективному использованию ресурсов или по соображениям безопасности.

чертой коррупции является то, что она связаны с конфликтами интересов и отрицательно влияет на беспристрастность и объективность, например, при отборе или при выполнении контракта.

Злоупотребление властью, вымогательство, мошенничество, растрата и взяточничество всегда запрещены (и в большинстве стран являются незаконными деятельностями).

Сотрудники ДЦП и партнеры не должны предоставлять или получать подарки или услуги, которые могут повлиять на выполнение ими своих профессиональных обязанностей. В целях почитания местных традиций и обычного гостеприимства, мелкие подарки в небольших масштабах могут быть приняты - если намерением предоставления данных подарков является профессиональный интерес. Получение мелких подарков никогда не должно влиять на здравый смысл сотрудников и подарки должны быть поделены с коллегами в целях создания прозрачности и предупреждения возникновения пристрастия. Денежные подарки не должны приниматься при любых обстоятельствах. Так как стоимость приемлемого подарка отличается в разных странах, в которых работает ДЦП, получение или предоставление таковых является вопросам контекста, здравого смысла и профессионализма. В случае возникновения сомнений, обратитесь к руководству.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для проектов, финансируемых ECHO, неприемлемыми подарками являются те, стоимость которых превышает 100 евро, а также предоставление жилья и выходных дней.

Сотрудники ДЦП и партнеры не должны участвовать в коррупции. Для предотвращения коррупции и злоупотреблении финансами, ДЦП придерживается политики, когда закупка и оплата никогда не может быть сделана одним и тем же человеком.

Сотрудники ДЦП и партнеры должны отклонить любое предложение или прекратить любой контракт, которые были выдвинуты коррумпированными лицами. Сотрудники ДЦП и партнеры должны следовать антикоррупционной политике и обязаны сообщать обо всех случаях коррупции (происходящих в офисе ДЦП, в организациях-партнерах или о любых других случаях коррупции, связанных с деятельностью ДЦП) согласно Механизму Рассмотрения Жалоб ДЦП. Партнеры и подрядчики обязаны вести свою деятельность в соответствии с антикоррупционной политикой.

ДЦП несет ответственность за информирование партнеров и других заинтересованных сторон о данной политике.

Лучшее соотношение цены и качества Принцип лучшего соотношения качества и цены направлен на обеспечение эффективности, результативности и экономичности закупок, и является основным критерием, который обеспечивает предоставление контракта наилучшему предложению. Оптимальное предложение соответствует определенной потребности и целям акции с учетом требований следующих четырех показателей: удовлетворительное качество поставок / работ / услуг;

своевременная доставка или завершение;

цена, соответствующая или ниже рыночной цены;

соответствие с правами человека и социальными и трудовыми правами.

Присвоение контрактов, независимо от процедуры закупок, должно всегда соответствовать принципу наилучшего качества и цены.

Поддержка местного сообщества ДЦП признает, что устойчивое развитие должно быть построено на местных человеческих и материальных ресурсах. В целях поддержки местных общин и развития местных и региональных рынков, ДЦП и партнеры должны стремиться осуществить закупку на местном уровне, когда это возможно и целесообразно.

1.2. ЭТИЧЕСКИЕ ПРИНЦИПЫ ЗАКУПОК ДЦП является активным игроком на мировом рынке, будучи покупателем различных материалов, работ и услуг. Являясь покупающей организацией, ДЦП влияет на поток и распределение экономических ресурсов и, следовательно, имеет прямое или косвенное влияние на бедность и социальные и экологические условия. Таким образом, ДЦП и партнеры несут ответственность за выполнение практики закупок, которая направлена на снижение рисков этических рисков и на поддержку устойчивого развития. Этические закупки соответствуют общим принципам ДЦП по расширению прав и возможностей "беднейших стран мира в борьбе за достойную жизнь" с "уважением прав человека и равной ценности всех человеческих жизней".

Практика этических закупок распространяется за пределы экономических показателей и эффективности. Жизненный цикл продуктов и услуг, которые мы покупаем, и связанные с ними социальные последствия и риски для людей, общества и окружающей среды, должны быть рассмотрены в процессе закупок. В рамках данного обязательства лежит обязанность поощрять и контролировать ответственное поведение бизнеса в цепочке поставок и реализацию Кодекса поведения для поставщиков.

Приводимые ниже Этические принципы закупок основаны на международных конвенциях2, рекомендациях Датской Инициативы по Этической Торговле (DIEH), Принципах Глобального Договора ООН и Руководстве по гуманитарной помощи и закупкам ECHO 2011.

Права человека, социальные и трудовые права При осуществлении всех закупок, сотрудники ДЦП и партнеры должны работать в направлении предотвращения практики закупок и принятия решений, которые негативно влияют на человеческие, социальные и трудовые права людей. ДЦП и партнеры должны во время всего процесса закупок учитывать, какое влияние на права граждан может оказать то или иное решение, и принять необходимые меры для поощрения ответственных бизнес условий, где поставщики готовы и способны к интеграции человеческих, социальных и трудовых прав граждан в своем бизнесе.

Решения ДЦП и партнеров по закупкам должны стремиться поддерживать и развивать следующие международные права человека: международные права человека;

запрет на эксплуатацию детского труда3, свободный выбор занятости;

свобода объединения и коллективных переговоров;

выплата прожиточного минимума4;

свобода от дискриминации в сфере занятости;

запрет на грубое и бесчеловечное обращение с сотрудниками;

безопасные и здоровые условия труда;

нормированные трудовые часы;

и обеспечение постоянной работой5.

Производство оружия Сотрудники ДЦП и партнеры обязаны соблюдать требования Оттавской конвенции против мин и Конвенции по Кассетным Боеприпасам. ДЦП и партнеры должны обеспечить не связанность с поставщиками и подрядчиками, которые занимаются разработкой, продажей или производством противопехотных мин и / или кассетных бомб и их компонентов.

Транспортировка грузов При сотрудничестве с поставщиками транспортных или погрузочных услуг, ДЦП и партнеры должны принять меры предосторожности, чтобы избежать поставщиков, занимающихся Полный список Международных Конвенций, касающихся Принципов Этических Закупок ДЦП, приведен в Кодексе Поведения для Поставщиков.

Определение детского труда приведено по следующей ссылке:

http://www.unglobalcompact.org/AboutTheGC/TheTenPrinciples/principle5.html Прожиточный минимум является минимальной почасовой заработной платой, необходимой для человека, чтобы удовлетворить основные потребности, включая жилье и другие мелкие расходы, такие как одежда и питание. Согласно Конвенции МОТ, прожиточный минимум включает в себя дискреционные доходы. Дискреционные доходы – сумма доходов, которая имеется для расходывания, инвестирования или сбережения после уплаты налогов и оплаты личных расходов (еда, кров и одежда).

В Кодексе Поведения для Поставщиков приведен полный список прав, которые ДЦП стремится поддержать, и подробное описание по каждому вопросу.

транспортной деятельностью, которые инициируют, поддерживают или усиливают конфликт или другую незаконную деятельность. При необходимости использования воздушного транспорта, сотрудники ДЦП и партнеры должны отдавать предпочтение поставщикам, которые не состоят в Черном списке ЕС.

Охрана окружающей среды ДЦП стремиться минимизировать ущерб окружающей среде и по данной причине ДЦП и партнерам рекомендуется действовать в соответствии с Декларацией Рио, которая предполагает принятие решения о закупках с учетом экологических проблем в процессе закупок.

Следующие четыре основных вопроса должны быть рассмотрены в процессе закупок и в критериях отбора: выбор транспорта и связанные риски загрязнения;

приобретение или использование многоразовых материалов и продуктов переработки, когда это возможно и целесообразно;

эффективное использования ресурсов;

и экономичное использование ограниченных ресурсов (вода, растительность, леса, земля и т.д.).

Кодекс поведения для поставщиков Наряду с вышеуказанными этическими принципами закупок, Политика Этических Закупок ДЦП включает в себя Кодекс поведения поставщиков, который определяет этические принципы и стандарты для подрядчиков ДЦП. Кодекс поведения является обязательным компонентом контрактов ДЦП и должен быть подписан всеми подрядчиками.

В обязанности подрядчика входит соблюдение кодекса поведения. Как правило, ДЦП не применяет практику “полного прекращения сотрудничества”6, которая не способствует реальным улучшениям. Мы хотим развивать диалог и позитивные изменения. Однако если подрядчик не следует правилам Кодекса поведения и не проявляет волю к сотрудничеству и внесению изменений, ДЦП или партнеры должны отказаться от рассмотрения предложения или прекратить действие контракта с данным поставщиком. ДЦП и партнеры всегда должны действовать в соответствии с требованиями доноров при расторжении контрактов.

1.2.1. Применение этических принципов закупок Чтобы уменьшить и избежать этических рисков, связанных с закупками, ДЦП рекомендует рассмотрение следующих вопросов в процессе закупок:

• Задержки и изменения в спецификации контрактов. Короткие задержки и изменения в спецификации контракта могут повлиять на способность подрядчиков в обеспечении безопасной и постоянной работы и могут привести к принудительным (и неоплачиваемым) сверхурочным часам работы. Хорошее планирование и четкое определение характеристик и критериев отбора подрядчиков позволяют заранее планировать и обеспечивать обратную связь по спецификациям.

• Ценовая политика. Оказание давления на цены может иметь негативные последствия для сотрудников компаний-подрядчиков и может привести к ухудшению здоровья, безопасности и выплату прожиточного минимума или выплаты компенсации за сверхурочную работу. Цены должны быть выгодными как для поставщика, так и для заказчика, о чем следует помнить при проведении переговоров о цене контракта. Также следует обеспечить своевременную оплату поставщикам.

• Высокорисковые секторы и страны. Имейте в виду, что этические риски зачастую связаны с конкретными секторами и странами, и зачастую взаимосвязаны. Например, детский труд также часто связан с торговлей людьми;

текстильная промышленность связана с нарушением трудовых прав;

детский труд является более распространенным в сельском хозяйстве и текстильной промышленности;

в сезонном производстве чаще всего заняты 6 Практика “Полного прекращения сотрудничества” означает немедленное расторжение контрактов с поставщиками. Прекращение отношений с поставщиком не имеет положительного влияния на работников, условия труда и ситуацию, и, наоборот, может только ухудшить их положение.

трудовые мигранты, чьи права зачастую не охвачены национальным законодательством;

во многих развивающихся странах минимальный размер оплаты труда не является прожиточным минимумом;

захват земель часто связан с производством продуктов питания и биотоплива;

а практика опасного производства часто связана с определенными отраслями и странами.

• При поиске новых подрядчиков рекомендуется собирать соответствующую информацию о секторе и страновых рисков. Вы можете найти полезную информацию по следующим интернет-ресурсам: www.countryriskportal.org (права человека и риски для бизнеса - будет запущен в 2012 г.);

www.hrw.org/publications (Защита прав человека);

www.maplecroft.com (глобальные риски и бизнесы).

• Обмен знаниями с местным населением. Совместное использование местных знаний (например, через неправительственные организации, государственные учреждения, профсоюзы и т.д.) по общим вопросам корпоративной социальной ответственности7, общему отношению к правам человека, национальным законодательством и экологическим рискам в данной стране, предоставляет необходимую и полезную информацию по вопросам этики и рисков.

• Анализ рисков по контрагентам в небольших масштабах. Поиск новых подрядчиков влечет за собой небольшой анализ этических рисков по бизнесу каждого контрагента.

Рекомендуется произвести поиск в системе Google по каждому подрядчику в целях получения информации, например, по политике КСО, трудовым нарушениям, нарушениям прав человека, степени загрязнения окружающей среды, соответствующим сертификатам, стандартам SA8000 и т.д. Результаты должны быть документально оформлены и приложены к закупочным папкам. Полученная информация - положительная, отрицательная или же ее отсутствие должна быть учтена при отборе подрядчиков. Если имеются определенные этические проблемы, их следует обсудить в форме диалога с выбранным подрядчиком или следует определить альтернативные варианты закупок.

• Посещение бизнеса поставщиков. При посещении бизнеса поставщиков по вопросам отбора или по другим причинам, необходимо также обратить внимание на этическую сторону вопроса, например, какие условия труда предоставлены? Используется ли детский труд? Находятся ли рабочие в прямом контакте с химическими веществами? и т.д. Следует записать все наблюдения, сделать заметку в папке поставщика и в базе данных по подрядчикам и принять соответствующие меры.

Корпоративная Социальная Ответственность. КСО является добровольным отчетом или бизнес-подходом, который включает в себя экологические и социальные аспекты наряду с финансовыми показателями. Через КСО, организации включают социальную и экологическую ответственность в свои деловые мероприятия и цели.

2. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ПО ЗАКУПКАМ 2.1. УПРАВЛЕНИЕ ДЦП ПО ЗАКУПКАМ И ЛОГИСТИКЕ, КОПЕНГАГЕН В качестве услуги для наших партнеров и региональных офисов ДЦП (РО), Управление ДЦП по закупкам и логистике в Копенгагене (УЗЛ) предоставляет помощь и консультации по следующим вопросам закупок на стадии подготовки проекта:

• Планирование деятельности.

• План закупок.

• Бюджетирование (определение хранения, транспортировки, запасных частей и т.д.).

• Определение потребности в объемах закупок.

• Выявление необходимых отступлений от процедуры закупок.

На этапе реализации проекта, УЗЛ ДЦП обеспечивает тренинги по применению Руководства по закупкам для партнеров и сотрудников отделов по закупкам в РО. Важно подчеркнуть необходимость учета обучения на этапе планирования проекта (при составлении бюджета проекта).

Как правило, УЗЛ ДЦП всегда доступно для партнеров и РО по любым вопросам, касающихся процесса закупок, правил и процедур, трудностей с применений процедур, этических вопросов, и для предоставления нормативных документов.

Когда закупочная деятельность является существенной, возможно потребуются услуги местного специалиста по логистике или международного консультанта для практического / локального применения процедуры закупок (бумажная работа, детальные исследования рынка, контакты с поставщиками, подача закупочной документации). УЗЛ ДЦП может оказать помощь в выявлении экспертов в случае необходимости.

В зависимости от проекта, УЗЛ ДЦП может предоставить поддержку по осуществлению надзора и контроля над закупочной деятельностью. Важно подчеркнуть необходимость учета данных услуг на этапе планирования проекта (при составлении бюджета проекта).

По проектам глобального финансирования, степень участия УЗЛ ДЦП должна всегда быть скоординирована и согласована с Отделом по глобальному финансированию (ОГФ). По другим проектам, ответственный менеджер проекта должен связаться непосредственно с УЗЛ ДЦП. По закупкам, осуществляемых УЗЛ ДЦП, просмотрите Меморандум о взаимопонимании (МОВ) между отделом ПГР и УЗЛ ДЦП.

2.2. ПРОГРАММА ГУМАНИТАРНОГО РАЗМИНИРОВАНИЯ (ПГР) По проектам Программы Гуманитарного Разминирования ДЦП, все международные закупки должны осуществляться УЗЛ ДЦП (если иное не предусмотрено утвержденным планом закупок), и все местные закупки должны осуществляться полевыми сотрудниками (Комитет по закупкам).

По закупкам, осуществляемых УЗЛ ДЦП, просмотрите Меморандум о взаимопонимании (МОВ) между отделом ПГР и УЗЛ ДЦП.

2.3. ПАРТНЕРЫ И РЕГИОНАЛЬНЫЕ ОФИСЫ ДЦП Согласно политике ДЦП по децентрализации, партнеры ДЦП и РО ДЦП (за исключением международных закупок для ПГР) несут ответственность за планирование и реализацию закупок.

Разрешения и обязанности должны быть в соответствии с внутренними правилами для конкретного партнера или РО. Следует обратить внимание, если эти правила (в частности, по вопросам заключения контрактов и процедуры оплаты) могут оказать влияние на процедуру закупок. В некоторых случаях потребуется ввести новые правила для авторизации и обязанности, чтобы не затруднить или замедлить процесс закупок.

Для всех закупок, осуществляемых партнерам и РО ДЦП, применяется настоящее Руководство по закупкам.

2.4. КОМИТЕТ ПО ЗАКУПКАМ Перед объявлением закупочной деятельности, необходимо создать комитет по закупкам, который должен состоять из не менее трех человек и, желательно, содержать нечетное число членов.

Основными задачами Комитета по закупкам являются:

• Составление плана закупок и обеспечение его соответствия с планом деятельности.

• Обеспечение составления всех требований по закупкам до начала проекта.

• Обеспечение своевременного начала закупочной деятельности.

• Обеспечение сбора всех ценовых предложений и определение победителя / получателя контракта.

• Обеспечение рассмотрения и решения всех этических рисков в процессе закупок.

• Обеспечение выполнения всех требований доноров (например, процедуры закупок или правила гражданства и происхождения).

• Обеспечение достаточного денежного потока.

• Обеспечение своевременных консультаций (на ранних этапах проекта) со всеми внутренними и внешними экспертами, необходимыми для выполнения проекта, обеспечение их активного участия в реализации проекта (предоставление требуемой информации, технических спецификаций и т.д.).

• Оценка котировок / предложений. Комитет по закупкам отвечает за оценку котировок.

Создание отдельной комиссии по оценке котировок не обязательно. Для оценки котировок по крупным тендерам (местные и международные открытые тендеры), особенно важно, чтобы члены комитета обладали необходимыми техническими и административными знаниями для проведения оценки. Если члены Комитета по закупкам не обладают необходимой квалификацией, необходимо привлечь внутренних или внешних экспертов (по одному и тому же проекту, комитет по закупкам может использовать различных экспертов для оценки отдельных участков в зависимости от категории контракта). Тем не менее, сотрудник по закупкам / ответственный специалист должен всегда быть членом Комитета по закупкам в качестве эксперта по процедурам закупок.

Три основные цели Комитета по закупкам • Обеспечить рассмотрение и включение планирования закупок в планирование проекта и циклов, и убедиться в том, что ключевые сотрудники проекта понимают степень влияния сроков закупок на проект.

• Обеспечение осуществления всех закупок на объективном и прозрачном уровне, а также предотвращение конфликта интересов и коррупции. Как правило, закупки и оплата за данные закупки не могут быть осуществлены одним и тем же сотрудником.

• Обеспечение отбора лучшего соотношения цены и качества.

ПРИМЕЧАНИЕ: Все члены Комитета по закупкам должны подписать Декларацию о беспристрастности и конфиденциальности (см. Приложение GEN 1).

3. ПРОЦЕДУРЫ ЗАКУПОК Процедуры закупок – это правила и действия, которые относятся к покупке данного ресурса в зависимости от категории контракта и стоимости покупки. Если говорить простым языком – это правила, предписывающие «как покупать». В целом, данный раздел представляет собой введение процедуры закупок, которые следует применять в зависимости от категории договора и его стоимости.

Для того чтобы выбрать подходящую процедуру закупок для каждого вида деятельности в Плане закупок, комитету по закупкам в первую очередь необходимо определить, к какой категории контрактов принадлежат данные ресурсы и какова стоимость соответствующих контрактов. В следующих двух разделах дается краткое описание различных категорий контрактов, процедуры закупок и пороговых сумм.

Для обзора пороговых сумм и соответствующей процедуры закупок по категориям контрактов см.

таблицы на стр. 18-19.

3.1. КАТЕГОРИИ КОНТРАКТОВ Закупаемые ресурсы разделяются на следующие категории контрактов:

Поставки К контрактам на поставку относятся приобретение товаров, оборудования и материалов, их оперативный лизинг8, аренда с последующим переходом в собственность или без такового, покупка в рассрочку. Кроме того, контракт поставки может также включать доставку, установку и обслуживание. Обратите внимание, что всякий раз, когда аренда помещений для встреч, конференций и т.д. включена в прямую стоимость проекта, данные расходы должны быть классифицированы как поставки.

Услуги Контракт на оказание услуг – это договор на оказание определенной услуги. Контракты на оказание услуг охватывают все услуги интеллектуального и иного характера за исключением тех, которые предоставляются по контрактам поставки, контрактам на выполнение работ и контрактам, связанные с приобретением или арендой объектов недвижимости.

Контракты на оказание услуг также включают в себя следующие формы:

• Проведение аналитических исследований – контракты заключаются на проведение исследований, имеющих целью выбор и подготовку проектов, подготовку технико экономических обоснований, проведение исследований технического характера и аудита.

• Техническая помощь - исполнитель выступает в качестве консультанта или управляет проектом или контролирует его выполнение или обеспечивает консультантов в соответствии с условиями контракта.

• Транспортные контракты – контракт заключается на перевозку грузов из одного пункта в другой (если только перевозка не включена в контракт поставки). Аренда автомобиля с водителем также является контрактом на оказание услуг.

Когда аренда оборудования или помещений включены в прямые затраты проекта, она не будет являться Договором на оказание услуг, а будет считаться контрактом на поставку (например, По оперативному лизингу не предусморена передача права собственности к лизингополучателю. В зависимости от договора, большинство рисков возлагаются на владельца.

аренда транспортного средства или зала для конференций). Необходимо учитывать, что некоторые услуги, такие как ремонт оборудования, услуги по уборке или услуги питания в небольших масштабах можно считать "текущими расходами", и нет необходимости проведения процедуры закупок.

ПРИМЕЧАНИЕ: Контракт на оказание услуг и трудовой договор являются совершенно разными типами документов. Трудовой договор включает в себя отбор, фиксированный оклад, правила отпуска, ограничения по отставке и т.д. В данном случае организация заказчик является Работодателем, а не одной из сторон договора по оказанию услуг. Данное руководство не распространяется на трудовые контракты (см. подробнее в разделе 6.9).

Работы Контракты на выполнение работ или на выполнение работ и проектирование, имеющие целью результат (независимо от способа), который соответствует требованиям заказчика. Под результатом понимается здание, строение или иной результат инженерно-строительных работ, которые сами по себе способны выполнять определенную экономическую или техническую функцию. При этом предприниматель или строительная компания отвечает за выполнение работ и обеспечивает необходимые для этого ресурсы (аренда или покупка оборудования, приобретение материалов, наем персонала и т.д.). Например, предметом контракта на выполнение работ может быть строительство, реконструкция, снос, ремонт или модернизация здания или объекта, подготовка участка, земляные и монтажные работы, возведение конструкций, бурение.

Смешанные контракты Разнородные контракты представляют собой комбинированный договор, который охватывает как поставку, так и услугу и / или работу. Процедура закупок должна быть определена в соответствии с той частью договора, которая представляет собой наибольшую ценность. Например, контракт, охватывающий поставку и работу, будет считаться контрактом на поставку, если стоимость поставок в контракте выше, чем стоимость выполненных работ.

3.2. ПОРОГОВЫЕ СУММЫ И СООТВЕТСТВУЮЩИЕ ПРОЦЕДУРЫ ЗАКУПОК Категория и стоимость контракта определяют применимую процедуру закупок для конкретного приобретения. Степень строгости правил и процедур, которых необходимо придерживаться, увеличивается пропорционально сумме контракта.

Стоимость контракта определяется сметой расходов по каждому лоту, включая любые дополнительные услуги или опции, указанные в контракте. Если договор предусматривает длительное сотрудничество, например, договор об оказании услуг или рамочный контракт, стоимость контракта должна охватывать весь срок действия договора и включать в себя все связанные платежи.

В настоящем разделе описывается каждый из четырех процедур, применимые к закупкам, которые осуществляются ДЦП или партнерами. Необходимо подчеркнуть, что для каждого приобретения необходимо обязательно следовать соответствующим требованиям. Тщательные сведения и рекомендации по данным процедурам описаны в главах про поставки, услуги и работы.

ПРИМЕЧАНИЕ: Если правила донора являются более строгими, чем процедуры, описанные в данном руководстве, правила донора имеют преимущественную силу.

Упрощенная процедура Упрощенная процедура является самой простой процедурой закупок. Данная процедура, как правило, применяется, когда пороговая сумма не превышает 9,999 евро. В особых случаях, описанных в 4.8.1, может быть применена упрощенная процедура для закупок выше 9,999 евро.

Упрощенная процедура не требует участия более чем одного поставщика / кандидата. Однако важно подчеркнуть, что цены должны соответствовать текущим рыночным ценам или должны быть ниже. Данный факт всегда следует указывать в документах по закупке. Для того чтобы удостовериться в адекватности предложенных цен, вы можете, например, сделать поиск в Интернете, обратиться к последним контрактам или запросить, по крайней мере, три письменных или устных ценовых предложения. Пожалуйста, убедитесь, что все устные ценовые предложения подготовлены в письменной форме и приложены в документы по закупке.

Заказ на приобретение или договор всегда должен быть выдан на закупку выше 2,000 евро. При закупках ниже 2,000 евро, выдача заказа на приобретение или контракта не является обязательным, но необходимо обязательное получение счета-фактуры. Так как данная низкая пороговая сумма предоставляет более гибкие условия при выдаче заказов и контрактов ниже 2,000 евро, важно знать о рисках. Для того чтобы минимизировать риски и обеспечить информированность поставщиков / подрядчиков об Общих положениях и условиях (ОПУ) и Кодексе поведения подрядчиков, в некоторых случаях целесообразно оформить заказ на приобретение или договор на сумму меньше чем 2,000 евро.

ПРИМЕЧАНИЕ: Для проектов, финансируемых EuropeAid, выдача заказа на приобретение или контракта является обязательным пунктом, независимо от стоимости контракта. Необходимо всегда проверять требования доноров.

Конкурсная процедура Конкурсная процедура является более формальной, чем упрощенная, и применяется, когда сумма контракта составляется от 10,000 евро до 149,999 евро (10,000–299,000 евро для контрактов на выполнение работ).

Конкурсная процедура требует участие минимум трех поставщиков/кандидатов и одновременную отправку ценовых предложений. Контракт присуждается наиболее предпочтительному поставщику/кандидату, и по контрактам свыше 30,000 евро, информация о присуждении контракта должна быть опубликована на официальном веб-сайте ДЦП. Необходимо также отправить письма всем участникам, которым контракт присужден не был.

Конкурсная процедура является менее формальной, чем процедура местного открытого тендера, и предоставляет возможность обсуждения условий контракта.

Процедура местного открытого тендера Процедура местного открытого тендера (далее местный открытый тендер) является более широким и сложным процессом, чем конкурсная процедура. Он применим к контрактам с более высокими суммами в промежутке 150,000–299,000 евро (300,000-2,999,000 евро для контрактов на выполнение работ).

Данная процедура требует общественной рекламы тендера в стране деятельности (в газетах, онлайн СМИ по закупкам, сайт ДЦП и т.д.) со сроками подачи предложений не менее 21 дня со дня публикации. Местный открытый тендер должен предоставить право поставщикам / кандидатам, которые ведут свою деятельность в данной стране, равные бизнес возможности.

Тендерные досье должны быть подготовлены и отправлены заинтересованным поставщикам / кандидатам, которые позднее смогут предоставить заявку на участие в тендере. По истечении срока получения тендерных предложений, заявки должны быть открыты и объявлены в присутствии всех заинтересованных участников торгов. Оценка тендера осуществляется членами Комитета по закупкам на основе четко предопределенных критериев оценки. Сравниваются результаты оценки каждого члена комитета, и наиболее подходящему участнику тендера присваивается контракт. Информация о присуждении контракта должна быть опубликована на официальном веб-сайте ДЦП. Необходимо также отправить письма всем участникам, которым контракт присужден не был.

Процедура международного открытого тендера Процедура международного открытого тендера (далее международный открытый тендер) похожа на местный открытый тендер, за исключением правил, применимых к рекламе и срокам подачи заявок. Международные открытые тендеры должны всегда быть объявлены на международном уровне и сроки подачи заявок должно быть не менее 30 дней после публикации информации о тендере. Открытый международный тендер применим для всех покупок выше 299,999 евро (2,999,999 евро для контрактов на выполнение работ).

Пороговые суммы и соответствующие процедуры закупок:

Пороговые суммы Процедура закупок Основные действия Поставки До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 6. исключительных случаях) 10,000 – 149,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 6. 150,000 – 299,999 евро Открытый местный тендер См. Раздел 6. Свыше 300,000 евро Открытый международный См. Раздел 6. тендер Услуги До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 7. исключительных случаях) 10,000 – 149,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 7. 150,000 – 299,999 евро Открытый местный тендер Свяжитесь с Управлением по Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов Свыше 300,000 евро Открытый международный Свяжитесь с Управлением по тендер Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов Работы До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 8. исключительных случаях) 10,000 – 299,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 8. 300,000 – 2,999,900 евро Открытый местный тендер Свяжитесь с Управлением по Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов Свыше 3,000,000 евро Открытый международный Свяжитесь с Управлением по тендер Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов Пороговые суммы и соответствующие процедуры закупок по проектам EuropeAid:


Пороговые суммы Процедура закупок Основные действия Поставки До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 6. исключительных случаях)* 10,000 – 59,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 6. 60,000 –149,999 евро Открытый местный тендер См. Раздел 6. Н/п Ограниченный международный тендер Свыше 150,000 евро Открытый международный См. Раздел 6. тендер Услуги До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 7. исключительных случаях)* 10,000 – 199,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 7. н/п Открытый местный тендер Свыше 200,000 евро Ограниченный Свяжитесь с Управлением по международный тендер Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов н/п Открытый международный тендер Работы До 9,999 евро (и в Упрощенная процедура См. Раздел 8. исключительных случаях)* 10,000 – 299,999 евро Конкурсная процедура См. Раздел 8. 300,000 – 4,999,999 евро Открытый местный тендер Свяжитесь с Управлением по Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов н/п Ограниченный международный тендер Свыше 5,000,000 евро Открытый международный Свяжитесь с Управлением по тендер Закупкам и Логистике ДЦП для получения инструкций и стандартных документов *См. Приложение IV EuropeAid для особых случаев, при которых имеется возможность применения упрощенной процедуры по контрактам свыше 9,999 евро, которые финансируются EuropeAid.

4. ПЛАНИРОВАНИЕ ЗАКУПОК Тщательное и своевременное планирование закупок имеет решающее значение. Для каждого проекта должны быть определены: какие материалы, работы и услуги необходимы для реализации проекта, когда они должны быть доставлены, требуемые стандарты, и какие процедуры закупок должны быть соблюдены по каждому контракту. Отсутствие планирования закупок может привести к необоснованной трете средств и серьезным задержкам в реализации, и может иметь этические последствия.

Общий процесс закупок и планирования состоит из следующих этапов:

Этап планирования проекта • Создание Комитета по закупкам • Подготовка плана закупок • Определение необходимых поставок / работ / услуг • Проведение исследования рынка • Рассмотрение общих положений • Группировка материалов, работ и услуг по сублотам • Подготовка технических спецификаций / технического задания • Запрос на отклонения – при необходимости Этап реализации проекта • Размещение рекламы о деловом предложении • Утверждение технических спецификаций / технического задания • Приобретение материалов, услуг и работ по процедурам закупок • Обновление плана закупок • Определение потребностей на следующий период закупок Этап завершения проекта • Завершение закупочной документации • Заключительный отчет по закупкам • Обзор документации • Окончательный план закупок 4.1. ПЛАН ЗАКУПОК План закупок должен отвечать на вопросы о том, что купить, когда купить, приблизительные цены и как купить (см. пример общего плана закупок в Приложении GEN 7-3). План закупок также должен включать соображения по вопросам, указанных в разделах 4.2-4.12. При подготовке плана закупок необходимо использовать шаблон в приложении GEN 7-1.

План закупок должен быть подготовлен в рамках проекта, даже если не требуется со стороны донора. Это делается для включения в бюджет всех закупочных и логистических расходов и для рассмотрения временных ограничений в плане деятельности. Ответственность за подготовку плана закупок возлагается на Комитет по закупкам.

По проектам, финансируемым EuropeAid, применяются особые правила, которые представлены в качестве отдельного шаблона в Приложении GEN 7-2.

Шаг 1: Определить требуемые ресурсы и затраты Во-первых, следует определить, какие ресурсы необходимо (поставки, услуги, работы) и что следует приобрести. На этом этапе важно установить минимальные технические требования, что позволит определить правильную сметную стоимость. Кроме того следует рассмотреть включение следующих факторов в план закупок: ЦГЗ, закупки с вовлечением местных сообществ, рамочные контракты, ваучеры и т.д.

При подготовке бюджета следует также учесть все вопросы, связанные с логистикой: местный транспорт, таможенное оформление, импортная стоимость, страховка, складирование и распределение (см. приложение 9 “Руководство по транспортировке и хранению”).

Возможно, для товаров и материалов с ограниченным сроком годности будем необходимо организовать более частую доставку, что увеличит транспортные расходы.

По контрактам на выполнение работ следует определить, потребуются ли услуги инженера для осуществления контроля над работой подрядчика и стоит ли включать в бюджет затраты на оплату данных услуг.

По контрактам на оказание услуг необходимо определить нужную специализацию консультанта.

Необходимо учесть любые этические риски, связанные с конкретным продуктом или услугой, или связанные с конкретной отраслью или страной. Соответствующая информация может быть получена из порталов, упомянутых в разделе 1.2.1, или у местных торговых организаций НПО и т.д. Если имеются причины для беспокойства, возможно рассмотрение альтернативных вариантов закупок. Будущие кандидаты должны быть оповещены об этических нормах ДЦП и стандартах Кодекса поведения для поставщиков (см. приложение 4-1).

Шаг 2: Обзор местных рынков После определения необходимых ресурсов, проводится тщательное исследование рынка, чтобы установить:

• Наличие необходимых материалов, услуг и / или работ на местном рынке. Исследование рынка должно отвечать на основные вопросы о ценах, местных обычаях торговли, наличии ресурсов и качества местных материалов. На этом этапе следует отобразить и зарегистрировать всех поставщиков с использованием формата в приложении GEN 6.

• Наличие местных поставщиков и подрядчиков, их репутация и деловая история.

• Правила и ограничения в отношении импорта – после того, как вы выяснили, какие поставки (ресурсы) будут получены по импорту, необходимо связаться с местными таможенными органами и таможенным агентом и уточнить соответствующие процедуры.

В частности, требуется ли для каких-либо поставок импортная лицензия или иные документы. Во избежание задержек необходимо тщательно изучить правила и ограничения по импорту, действующие в отношении всех категорий поставок – особенно в отношении фармацевтической продукции, медицинского оборудования, оборудования для радио и спутниковой связи, миноискателей, пластичных взрывчатых веществ, продуктов питания и т.д.

• Потребность в местной транспортировке и хранении и затраты на таможенное оформление.

• Социальные, трудовые и экологические риски, связанные с поставками, услугами или работами, которые будут приобретены. Полученная информация помогает определить секторы, страны поставщиков с высокими рисками;

необходимость поиска альтернативных вариантов закупок;

необходимость включения этических критериев в стандарты отбора (например, сертификаты);

и возможность исключения некоторых поставщиков по этическим соображениям (например, использование детского труда) и др.

• Необходимость отступления от процедуры закупок. После сбора всей вышеуказанной информации, необходимо определить, какие отступления могут быть необходимы.

Обратите особое внимание на временные ограничения и задействованные ресурсы.

Шаг 3: Группировка лотов Чтобы получить лучшую цену, необходимо сгруппировать все поставки, услуги и работы, необходимые для выполнения проекта, по лотам, т.е. распределить по группам схожие позиции, которые могут быть заказаны у одного поставщика. Во-первых, нужно произвести разделение по трем общим категориям – поставки, услуги и работы. После этого позиции группируются по лотам и сублотам.

Группировка лотов имеет ряд преимуществ: она позволяет поставщикам привести низкие цены, сокращает трудозатраты и расходы на подготовку процесса покупки, экономит время, снижает накладные расходы (частая реклама, бухгалтерия, логистика и т.д.);

и сокращает затраты для организации-заказчика.

Группировка лотов также имеет и свои недостатки, которые должны быть учтены на этапе планирования проекта и связанные с этим расходы должны быть включены в бюджет и план закупок. К недостаткам можно отнести: повышенный спрос на складские помещения, увеличение спроса на ликвидность, и требование тщательного планирования.

Искусственное разделение лотов, чтобы избежать строгих процедур, не допускается.

Пример: Группировка лотов ПОСТАВКИ:

Лот 1) Полевое оборудование:

Лагерные кровати, спальные мешки, противомоскитные сетки, палатки, стулья, лампы.

Лот 2) Компьютерное оборудование:

Ноутбук, принтер, тонер, UPS, маршрутизатор, клавиатура.

Лот 3) Материалы для семинара:

Ручка, карандаш, флип-чарт, папки с файлами.

Лот 4) Медицинское оборудование:

Носилки, баллоны с кислородом, стетоскоп, стерилизатор.

Лот 5) Генератор:

Пять дизельных генераторов, включая доставку, установку, запасные части и послепродажное обслуживание в течение двух лет.

УСЛУГИ:

Лот 6) Инженер:

Договор на оказание услуг по надзору за работой (лот 7).

РАБОТЫ:

Лот 7) Трубчатые колодцы:

Договор подряда на строительство и поставку трубчатых колодцев с насосами.

Сублоты По некоторым лотам, например, по строительным материалам, есть необходимость группировки по сублотам в ЗК/тендерном досье, чтобы поставщик мог представить предложение по одному или всем лотам, а организация-заказчик могла оставить за собой право присудить контракт (ы) отдельно по каждому лоту. Подготавливается только один ЗК/тендерное досье, но есть возможность связаться с несколькими поставщиками. Преимущество заключается в сокращении расходов, так как некоторые поставщики могут представить предложение только по некоторым лотам. У организации-заказчика появляется возможность обращения к поставщикам, которые предложили самые низкие цены по каждому лоту, а не к поставщику, который предложил наименьшую общую цену. Недостатком является заключение и администрирование более одного контракта.


Шаг 4: Процедура закупок Применяемые процедуры закупок определяются категорией контракта и общей стоимостью каждой покупки. См. раздел 3.2 для обзора процедур закупок. Для подробного описания каждой процедуры, обратитесь к главам по контрактам на поставки, оказание услуг и выполнение работ соответственно.

Шаг 5: Временные ограничения Для общей продолжительности проекта необходимо учитывать сроки проведения каждой процедуры закупки - время для рекламы, подготовки технических спецификаций / технического задания (ТЗ), выдача запроса котировок или запроса предложений ЗП, оценка и т.д. Обратите внимание, что временные ограничения по закупкам слишком часто недооцениваются.

Своевременное и тщательное планирование может помочь предотвратить размещение контрактов в последнюю минуту или внесение изменений в существующие контракты, которые могут повлиять на способность подрядчиков соблюдать этические принципы и стандарты, изложенные в Кодексе поведения подрядчиков.

В следующей таблице приведены общие сроки для различных процедур закупок.

Процедура закупок Общая длительность процедуры Время доставки Ценовое поставщиком предложение Упрощенная н/п 1 - 2 недели Необходимо процедура добавить Конкурсная Минимум 14 дней 3 - 8 недель Необходимо процедура добавить Местный открытый Минимум 21 день 10 - 14 недель Необходимо тендер добавить Международный Минимум 30 дней 13 - 18недель Необходимо открытый тендер добавить Шаг 6: Специальные требования доноров Для каждого проекта важно учесть специфические требования доноров в области закупок. Данное руководство представляет собой минимальные требования ДЦП по закупкам, которые должны соблюдены. Если донор предусматривает более строгую процедуру закупок, она будет иметь преимущественную силу. Например, доноры могут иметь специальные требования в отношении страны происхождения поставок, или имеют более низкий порог для процедуры открытого тендера. Если донор имеет менее строгие требования к закупкам, то процедуры, описанные в данном руководстве, имеют преимущественную силу.

Будьте в курсе правил гражданства и происхождения EuropeAid.

Шаг 7: Запрос на отклонения На основании всей собранной информации (шаг 1-6), возможно потребуется запрос на отклонения от руководства по закупкам ДЦП и / или требований доноров. Для получения дополнительной информации об отклонениях, см. раздел 4.8.

4.2. ОБЩЕЕ РАССМОТРЕНИЕ • Для каждой проектной деятельности, четко определите необходимые материалы, услуги и работы.

• Для смешанных контрактов (сочетание материалов, услуг и / или работ), определить, какой компонент имеет наибольшее значение для определения процедуры закупок. Для смешанных контрактов необходимо учесть, какой тип контракта будет наилучшим образом соответствовать всем требованиям.

• Изучить и сопоставить наличие и цены на необходимые материалы и наличие необходимых консультантов и подрядчиков.

• Изучить этические риски по закупке необходимых материалов, услуг или работ и учесть полученные данные в процессе закупок. Порталы, упомянутые в разделе 1.2.1, могут предоставить полезную информацию по этическим рискам.

• Установить, будет ли выгодно применить рамочные контракты по определенным поставкам/услугам (см. раздел 4.10).

• Изучить местные требования и правила импорта по необходимым материалам и принять во внимание время, необходимое для получения всех необходимых разрешений и лицензий.

• Тщательно изучить все юридические аспекты по контрактам на выполнение работы, описанные в разделе 8.3 и 9.

• Понимание процедур закупок, представленных в данном руководстве, и определение времени, необходимого для осуществления закупок.

• Подготовка плана закупок (заполнить шаблон в приложении GEN 7-1 и 7-3 по проектам EuropeAid) • Определить применимую процедуру закупок в соответствии с категорией договора и стоимости контракта. См. главу 3 для обзора контрактов по поставкам, услугам и работам.

Комитету по закупкам необходимо рассмотреть возможность применения более строгих процедур закупок, если требуется со стороны доноров.

• Тщательно продумайте логистику. Например, можно ли доставить все товары за один раз.

Есть ли необходимость в привлечении дополнительной охраны на местах хранения товаров. Не забывайте включать все эти расходы в бюджет.

• Проведение оценки закупочного потенциала, отвечая на вопросы, представленные в приложении GEN 5. Требуется ли консультант по закупкам?

• Определение потребностей в наращивании потенциала и включение их в качестве расходов. Например, услуги консультанта по закупкам, услуги бухгалтера на определенное количество дней в году, расходы на обучение вопросам закупок и финансового управления и т.д.

• Определить, имеется ли перевод данного руководства и / или соответствующих приложений на местных языках, и если необходимо, включить расходы на перевод документов в бюджет и план закупок.

4.3. ПРОЕКТЫ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ НЕСКОЛЬКИМИ ПАРТНЕРАМИ В проектах с несколькими партнерами, важно организовать закупки на начальном этапе проекта.

На основании контекста проекта, принципов закупок и требований доноров, важно тщательно рассмотреть преимущества и недостатки трех приведенных ниже сценариев, и выбрать наиболее подходящий из них. Решение должно быть четко указано в плане закупок.

a) Должен ли каждый из партнеров осуществлять закупки самостоятельно?

Данный вариант может быть благоприятным в таких ситуациях, как: партнеры находятся в отдаленных районах, материалы могут быть получены у местных жителей, рынок характеризуется многими мелкими поставщиками с ограниченными возможностями, и нет никаких экономических преимуществ в создании совместной покупки.

b) Должны ли закупки быть произведены одним из партнеров от имени других партнеров?

Данный вариант может быть благоприятным, когда имеются экономические и логистические преимущества в централизации закупок через одного партнера. Примером является проект ECHO с тремя партнерами в Уганде. Одним из партнеров была небольшая НПО с головным офисом в отдаленном городке недалеко от столицы. Было решено, что один из городских партнеров проведет закупки транспортных средств, водяных насосов и запасных частей от имени малой НПО по причинам низкого потенциала и удаленности последней.

с) Комбинация данных двух сценариев?

Данный вариант может быть благоприятным, когда некоторые закупки необходимо сделать самостоятельно, а некоторые совместно.

ПРИМЕЧАНИЕ: Применимая процедура закупок устанавливается общей стоимостью лота, и, следовательно, одинакова для всех трех сценариев.

Пример: Применимая процедура закупок по проектам, осуществляемых несколькими партнерами Пяти партнерам необходимо приобрести по одному генератору, стоимость которых составляет 2,500 евро за единицу товара. Таким образом, общая стоимость закупки составляет 12,500 евро и применяется конкурсная процедура закупок. Даже если будет принято решение о самостоятельных закупках со стороны каждого партнера, каждому партнеру придется применить конкурсную процедуру закупок. Пожалуйста, обратитесь к определению лотов в шаге 3 в разделе 4.1.

Закупки по проектам, осуществляемых в нескольких странах Данные проекты могут быть осуществлены в рамках проектов, выполняемых как несколькими партнерами, так и консорциумами. Для проектов в двух или более странах, закупки могут быть разделены между странами. В данных случаях в проектном предложении необходимо указать, что в экономических целях закупки будут осуществляться отдельно в каждой стране.

ПРИМЕЧАНИЕ: Ознакомьтесь с конкретными требованиями доноров по данного рода проектам.

4.4. ПРОЕКТЫ, ВЫПОЛНЯЕМЫЕ КОНСОРЦИУМАМИ Проект, выполняемый консорциумом, определяется как проект с ведущим учреждением и несколькими международными членами консорциума (МНПО). Ведущее учреждение и каждая МНПО могут иметь несколько партнеров. Данная модель может быть достаточно сложной и требует значительной подготовки в разработке организационной структуры.

Есть несколько вопросов, которые следует учитывать при планировании закупок в проектах, выполняемых консорциумами:

• Какие правила закупок должны применяться и соответствующие последствия.

• Какие возможности партнеров, есть ли необходимость в наращивании потенциала и каковы потребности в персонале?

• При рассмотрении контекста проекта, должны ли закупки быть осуществлены централизованно, самостоятельно или комбинированно?

• Имеется ли необходимость в подготовке совместных или индивидуальных планов закупок?

• Как и где должны быть организованы комитеты по закупкам?

• Каковы требования по мониторингу и отчетности у ведущего учреждения?

Важно, чтобы решения, вытекающие из данных обсуждений, были отражены в Меморандуме о взаимопонимании (МОВ) с кратким изложением обязательств и обязанностей каждого члена консорциума. Если ДЦП является ведущим учреждением, рекомендуется применение Руководства по Закупкам ДЦП всеми участниками проекта.

4.5. ДЕНЕЖНЫЕ ГРАНТЫ, ВАУЧЕРЫ И СУБГРАНТЫ Использование денежных грантов, ваучеров и субгрантов в проектах является средством реагирования на широкий круг гуманитарных потребностей, предлагая больше выбора для бенефициаров и способствуя укреплению достоинства в получении помощи.

По денежным грантам, ваучерам и субгрантам максимальная сумма финансовой поддержки не может превышать 100,000 евро на один проект и 10,000 евро на одного бенефициара. Кроме того, денежные гранты, ваучеры и субгранты не могут быть основной целью проекта, а являются дополнительными компонентами других видов деятельности.

Денежные гранты Денежные субсидии определяются как безусловная наличность, и они связаны с предоставлением денежных средств для отдельных лиц или домохозяйств. Данная помощь может быть оказана в качестве чрезвычайной помощи, предназначенной для удовлетворения основных потребностей в продовольственных и непродовольственных товарах или услугах, или иметь цель покупки активов бенефициаров для восстановления их средств к существованию.

Денежные гранты не являются закупками и, следовательно, не требует применения процедур по закупкам.

Обратите внимание, что условия для осуществления денежных грантов должны быть четко определены и обоснованы в Единой Форме для проектов, финансируемых ECHO.

ПРИМЕЧАНИЕ: Пожалуйста, Ознакомьтесь с конкретными требованиями доноров.

Ваучеры Ваучеры также определяются как безусловные денежные средства и обеспечивают доступ к предопределенным товарам или услугам для бенефициаров. Они могут быть обменены в определенных магазинах или на ярмарках и рынках. Ваучеры могут также быть выражены в денежной стоимости, товаре или услуге. Также существуют комбинированные ваучеры.

Для товаров и услуг на основе ваучеров существует два сценария:

а) бенефициары получают ваучер на товар / услугу, по которым они могут свободно покупать предопределенные товары или услуги в разных местах (на усмотрение бенефициара). В данном случае не применяются процедуры закупки, но необходимо провести небольшое исследование рынка и предварительный отбор поставщиков для обеспечения качества, прозрачности и этических норм.

б) бенефициары получают ваучер на товар / услугу, где количество товаров / услуг является стандартным и приобретение связано с ограниченным числом предопределенных поставщиков (на усмотрение организации-заказчика). В данном случае заключается контракт с поставщиками с указанием вида, количества, цены и условия поставки товаров / услуг и соответствующих процедур закупок, которые должны быть применены в зависимости от стоимости контракта.

Ваучеры не являются закупками, и не привязаны к набору предопределенных товаров или услуг и должны быть рассмотрены как денежные гранты.

Субгранты Субгрант – это грант, предоставленный третьему лицу (бенефициару) по проектам, финансируемым EuropeAid. EuropeAid относит субгранты к закупкам, и по данной причине, должны быть соблюдены правила настоящего руководства по закупкам ДЦП и Приложения IV EuropeAid. Обратите внимание, что условия для реализации субгрантов должны быть четко определены и обоснованы в Грантовом Договоре с EuropeAid.

4.6. ОБЩЕСТВЕННОЕ ВОВЛЕЧЕНИЕ Закупки с общественным вовлечением определяется участием бенефициаров в процессе закупок, и регулируются процедурами закупок, изложенных в данном руководстве, а также требованиями доноров.

Использование закупок с общественным вовлечением Участие бенефициаров не ограничивается продуктами в сельской местности, также известными как местные закупки. Участие местного сообщества в закупках часто используется там, где общество имеет доступ к рынку и может обеспечить значимый вклад в процесс закупок. Типичные продукты закупок: сельские продукты, такие как бамбук, рисовые семена, местные сорта семян, песок, кирпич, лодки, сети, скот, скоропортящиеся грузы и т.д.

Организация закупок с общественным вовлечением Участие бенефициаров может быть организовано по-разному и с разной сложности. Некоторые общие подходы:

• Участие общин в определении материальных потребностей и оказание помощи Комитету по закупкам по техническим характеристикам.

• Участие общин в определении материальных потребностей, разработке технических условий и определении поставщиков и сборе котировок в сотрудничестве с Комитетом по закупкам.

• Участие общин в определении материальных потребностей, разработке технических условий, определении поставщиков, сборе котировок и в проведении переговоров по ценам и в принятии решения по закупкам. Данный вариант требует участия членов местных общин в Комитете по закупкам.

Обратите внимание, что правовые отношения должны быть между партнером и поставщиком.

Следовательно, только ДЦП или партнер может выдать заказ на приобретение / контракт.

Планирование закупок с общественным вовлечением Планирование закупок с общественным вовлечением является неотъемлемой частью подготовки плана закупок. Проект может включать один или несколько видов деятельности, которые включают участие бенефициаров в процессе закупок. До включения элементов с привлечением общественности, пожалуйста, тщательно рассмотрите целесообразность и методы организации данной деятельности. Следует рассмотреть следующие пункты:

a) Существуют ли более приемлемые альтернативы, такие как денежные гранты, субгранты или ваучеры, которые могли бы способствовать данной деятельности без применения процедуры закупок ДЦП?

b) Если деятельность по проекту требует содействия бенефициаров, например, с предоставлением песка или кирпича со своей земли, необходимо включить данный пункт в подробное описание проектного предложения, что позволит донорам предварительно одобрить данный подход, и элементы не будут подпадать под действие процедуры закупок ДЦП.

c) Имеется ли достаточный спрос на рынке для удовлетворения принципа конкуренции?

d) Необходимость укрепления потенциала бенефициаров с точки зрения технических требований, процедур закупок и учета.

e) Необходимо значительное время для сбора информации от сообщества к сообществу, или для организации закупок путем создания закупочных комиссий и т.д.

f) Как избежать конфликта интересов? Например, когда члены Комитета по закупкам осуществляют закупки у своих семей и друзей или же сами выступают поставщиками.

Обратите внимание, что бенефициары не должны использовать собственные денежные субсидии на приобретение более дорогого скота или продукта, чем выбранных с помощью процедуры закупок. Приобретение другого скота или продукта, различного от процедуры закупок, будет давать право ДЦП отменить финансирование.

УЗЛ ДЦП может проводить консультации для дальнейших указаний и рекомендаций по участию местных сообществ в процессе закупок.

4.7. ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СОБСТВЕННЫХ ТРАНСПОРТНЫХ СРЕДСТВ Если организация-партнер желает использовать всю или часть статьи бюджета по транспортным расходам за счет собственного парка транспортных средств (в отличие от коммерческого проката) в течение определенного периода времени, необходимо учитывать только текущие расходы по данным транспортным средствам. Это не считается закупками и, следовательно, не должно быть включено в План закупок, но должно быть указано в проектном предложении.

Следующая информация должна быть установлена на начальной стадии проекта:

• Подробная информация о модели автомобиля, регистрационный номер, и т.д.

• Цель использования транспортного средства.

• Период использования транспортного средства.

• Ежедневные / ежемесячные платежи, включая все детали: топливо, оплата услуг водителя, страхование и т.д.

Ежедневные или ежемесячные эксплуатационные расходы должны быть существенно ниже, чем расходы по коммерческой аренде автомобиля. Рекомендуется проведение исследования рынка для определения текущих рыночных цен, что может быть сделано путем сбора трех коммерческих котировок.

Рассматриваемое транспортное средство должно быть под управлением проекта только в течение указанного срока, чтобы избежать сложной процедуры мониторинга.

Необходимо проводить правильный учет использования транспортного средства по проекту путем использования журнала (с указанием места и цели движения транспортного средства), а также чеков на топливо.

На данный момент "Использование собственного автомобиля” технически не является закупками, но согласно полученному опыту, специалисты по закупкам (персонал ДЦП и партнеров) должны продолжать следить за таковыми операциями, так как другие отделы данными вопросами заниматься не будут.

4.8. Исключения Запрос на исключение означает запрос об освобождении от правил или требований.

Любое исключение из правил и процедур, установленных в настоящем руководстве, может быть сделано только с письменного разрешения уполномоченного главы УЗЛ ДЦП, который будет рассматривать любые просьбы, которые сопровождаются уважительными причинами.

По проектам, финансируемым EuropeAid, исключение может быть предоставлено только со стороны Европейской комиссии и местных делегации ЕС. Письменный запрос должен быть составлен при содействии УЗЛ ДЦП и должен быть представлен в Комиссию или местную делегации ЕС отделом ДЦП по глобальныму финансированию.

По возможности запрос на исключение должен быть включен в приложение проекта.

Исключение от процедуры закупок может быть предоставлено на основании:

• Из соображений безопасности • Операционные причины.

• Технические причины (например, только один поставщик с патентом).

• Причины качества.

• Этические причины.

• Дефицит или отсутствие поставок на рынке.

• Расходы и задержки, связанные с транспортом.

• Местное законодательство.

Пример: Исключения ИЗ СООБРАЖЕНИЙ БЕЗОПАСНОСТИ В рамках проекта гражданского общества, финансируемого Danida, было предложено отступление от требования размещения реклама деловые предложения из-за рисков партнера проекта, поскольку проект имел дело с политически важными вопросами.

Отступление было предоставлено главой УЗЛ ДЦП на основе соображений безопасности.



Pages:   || 2 | 3 | 4 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.