авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:   || 2 | 3 |
-- [ Страница 1 ] --

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ»

КАФЕДРА ИНФОРМАТИКИ

И.О. ШИШИН

КОРПОРАТИВНЫЙ

ДОКУМЕНТООБОРОТ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

ИЗДАТЕЛЬСТВО

САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКОГО ГОСУДАРСТВЕННОГО УНИВЕРСИТЕТА

ЭКОНОМИКИ И ФИНАНСОВ 2008 ББК 65 Ш 65 Шишин И.О.

Корпоративный документооборот: Учебное пособие.– СПб.: Изд-во СПбГУЭФ, 2008.– 80 с.

Учебное пособие содержит основные положения по изучению, внедре нию и сопровождению информационных систем управления делопроизводст вом и документооборотом.

В пособии приведены все основные понятия в области делопроизводства и документооборота в соответствии с ГОСТ Р51141-98, приведена классифика ция документов. Рассмотрены вопросы стандартизации, унификации и проек тирования документов. Приведены схемы организации работы с документами и основные правила организации документооборота.

Учебное пособие предназначено для студентов всех форм обучения спе циальности «Прикладная информатика в экономике», для студентов, изучаю щих информационные системы документооборота, а также для практических работников, занятых в области корпоративного документооборота.

Рецензенты: д-р экон. наук, профессор А.В. Завгородняя канд. экон. наук В.В. Скачкова ISBN 978-5-7310-2393- Издательство СПбГУЭФ, Тема 1. Введение в управление документооборотом Понятие о документе Терминология, используемая при работе с документами закреплена в ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и опре деления». Термины «документированная информация» и «документ» в ГОСТе рассматриваются как синонимы и определяются как зафиксиро ванная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю щими ее идентифицировать.

Реквизит – «обязательный элемент оформления официального доку мента» («дата», «подпись», «печать», «текст документа» и др.).

Документ создается в результате документирования - записи инфор мации на различных носителях по установленным правилам. Носитель это материальный объект, который используется для закрепления и хра нения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Управленческая документация подразде ляется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхожде ния, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в об ласти документоведения, библиотековедения, информатики и др. сфер нет единства в понимании понятия «документ», не смотря на наличие ряда за конодательных и официальных определений. В зависимости от того какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ»

определяют различным образом, хотя информационная его сущность оче видна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение: 1) документ - материальный объект, 2) документ - носитель информации, 3) документ - документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении «документа» с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термина и определе ния».

Понятие «документооборот» и его развитие Понятие «документооборот» и сам термин возникли в делопроиз водстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управлен ческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М.Керженцев, были сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение доку ментов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, на правление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обсле дования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки.

Первая попытка нормативной регламентации единых принципов ор ганизации документооборота была сделана в 1931 году Институтом тех ники управления в проекте «Общих правил документации и документооборота». В проекте были изложены правила организации рабо ты с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы об работки документов.

Государственные стандарты на термины и определения 1970, гг., «Единая государственная система делопроизводства» установили еди нообразие понимания документооборота как «движение документов в ор ганизации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки». Утвержденная в 1988 году «Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положе ния. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения» уточнила понятие «документооборот», включив в него и операцию «подшивка документа в дело».

ГОСТ Р 51141 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп ределения» установил определение понятия «документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до за вершения исполнения или отправки».

ИСТОРИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В РОССИИ Организация делопроизводства в России складывалась веками и имеет глубокие корни. Выделяют несколько периодов делопроизводства:

приказное (столбцовое) - ХV - XVII вв.

коллежское (коллегиальное) - XVII -XIX вв.

министерское (исполнительное) - XIX -XX вв.

Приказное делопроизводство Приказы - административно-судебные учреждения центрального и местного управления в Московском государстве. Становление приказов произошло в конце ХV - начале ХVI вв.

Становление русского централизованного государства сопровожда лось внедрением приказного делопроизводства, порядок которого после довательно закреплялся в Судебнике 1497, 1550 годов, Соборном уложении 1649 года.

Приказная система прошла в своем развитии ряд стадий:

приказа как разового поручения;

приказа как постоянного поручения;

приказа - "избы" (канцелярии);

приказа как государственного органа с самостоятельными струк турными подразделениями.

Приказы ведали управлением, сбором налогов и судом. С усложне нием государственных задач число приказов росло. На местах были такие органы, как земская изба, губная изба, которые возглавлялись старостами, городничими. В приказах постепенно формировался слой профессиональ ных чиновников из незнатных служилых людей - знатоков своего дела, со временем начавших оказывать влияние на решение государственных во просов. Производство дела в приказах начиналось либо с момента поступ ления входящего документа, либо с подготовки инициативного документа по указанию боярина или царя. Документы, относящиеся к одному делу, подклеивались один к другому, места склеек заверялись дьяком с оборот ной стороны подписью. Чтобы ознакомиться с делом, необходимо было развернуть столбец, а читая, сворачивать его. От такого обращения доку менты быстро ветшали. Документы этого периода имели форму свитка, длина свитка часто была весьма значительной.

В период приказного делопроизводства царь издавал указы, жало ванные грамоты, акты. Боярская дума издавала приговоры.

Характерной чертой данного периода делопроизводства было то, что оно в основном регулировалось не законодательным порядком, а основы валось на нормах обычного права, традициях, обычаях, переносимых из поколения в поколение служивыми людьми.

Приказная система с ее централизацией, бумажным делопроизводст вом и бесконтрольностью порождала волокиту, злоупотребления и взя точничество. К концу века приказная система пришла в упадок.

Коллежское делопроизводство Коллегии - в России центральные отраслевые органы управления, созданные в первой четверти XVIII в.

Начало этого периода в истории отечественного делопроизводства соотносят с реформами Петра I. Именно он создал российскую бюрокра тическую систему, определившую работу с документами.

Взамен устаревшей системы приказов в 1717-1718 было создано коллегий, каждая из которых ведала определенной отраслью или сферой управления и подчинялась Сенату. В 1720 г. был подготовлен и подписан Петром 1 «Генеральный регламент», который определял задачи, функции, структуру и порядок работы коллегий - основного звена высших органов государственного управления.

В «Генеральном регламенте» 1720 г. давались общие правила со ставления документов, устанавливались требования к написанию отдель ных реквизитов.

Для многих документов были установлены официальные бланки и разработан формуляр - правила расположения реквизитов на листе бума ги. Изменилась и форма документов. Были отменены столбцы, они заме нялись тетрадями. Появилось понятие «гербовая бумага», на которой изготовлялись документы для высших органов управления. В «Генераль ном регламенте» были подробно описаны правила удостоверения отдель ных документов, на пример было указано, что протоколы подписываются всеми членами коллегии. Также им был установлен порядок пользования печатями.

Коллежское делопроизводство было более прогрессивно по сравне нию с приказным делопроизводством. Появились упорядоченные системы регистрации. Регистрация документов велась в специальных журналах.

В период коллежского делопроизводства были заложены основы ор ганизации учета и хранения документов, именно в этот период появилось название «архив». «Генеральный регламент» установил иметь два архива общий для всех коллегий и специальный архив для коллегий иностранных дел и финансовой.

Генеральный регламент стал фактически первым законодательным актом в России, регулирующим вопросы работы с документами в цен тральных государственных учреждениях.

Генеральный регламент подробно определял порядок работы колле гий и решения в них дел, он давал законченную организационную форму и систему норм по документированию деятельности коллегий. Таким об разом, "Генеральный регламент" закрепил законодательно порядок работы с документами с момента их создания до архивного хранения.

В целом реформы государственного аппарата установили в России единообразную систему организационного устройства и делопроизводства государственных учреждений на основе бюрократического централизма.

Министерское делопроизводство Министерства (от лат. мinistro - служу, управляю) - в России цен тральные отраслевые учреждения, созданные в 1802 г., упраздненные по сле октября 1917г. и восстановленные в 1946 г.

Манифестом от 8 сентября 1802 г. в России были созданы первые восемь министерств, в замен существовавших Петровских коллегий. Кол легии были сохранены и расписаны между министерствами. В некоторых случаях в министерство вошла одна коллегия, в других - несколько. Меж ду министерствами и коллегиями установились довольно сложные отно шения. Смешение двух начал в системе управления порождало медлительность в разрешении дел, путаность делопроизводства, не было четкости в организации работы.

Строгая регламентация делопроизводства привела к созданию кан целярий - структурных частей учреждений, где было сосредоточено все «письмоводство».

Процесс делопроизводства делился на следующие этапы:

порядок вступления дел;

движение (производство) дел;

отправление дел;

ревизия.

Переписка была строго регламентирована. Употребление того или иного вида документа в переписке зависело от степени подчинения учре ждения и должностных лиц.

Так же был строго регламентирован порядок прохождения докумен та по инстанции. В каждой инстанции входящие и исходящие документы должны были регистрироваться в журналах: общих в канцелярии и депар таментах и частных в отделениях канцелярии и департаментах. Общие и частные журналы состояли из трех частей: 1.для регистрации документов верховной власти;

2.текущих документов;

3. секретных документов.

Дела, решаемые в департаментах делились на три категории: неот ложные;

не терпящие времени;

обычные.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ:

1. Как связаны понятия «документ» и «информация»?

2. Какое значение имеют информация и документы в жизни человека и общества?

3. Какое определение понятия «документ» дано в Федеральном за коне «Об информации, информатизации и защите информации» и в ГОСТ Р51141-98?

4. Как развивалось понятие «документ»?

5. Дайте определение понятия «документооборот».

6. Каковы основные этапы документооборота?

7. Назовите основные этапы развития работы с документами.

8. Каковы характерные черты развития приказного делопроизводст ва?

9. В чем значение Генерального регламента 1720 для развития рабо ты с документами?

10. Почему коллежское делопроизводство считается прогрессивней по отношению к приказному?

11. Когда и почему возникло министерское делопроизводство?

12. Какие можно выделить особенности в организации работы с до кументами в период министерского делопроизводства?

Тема 2. Классификация документов Функции документов Для понимания эволюции документа важно изучать вопрос о его функциях. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой доку мент обладает определенными функциями, выяснение которых важно для определения цели создания документа, для его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе. Автор до кумента, фиксируя информацию не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т.е. со держит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Выделяются функции общие и специаль ные. Общие - это информационная, социальная, коммуникативная, куль турная;

специальные - управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета.

Информационная функция определяется потребностью в запечатле нии информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без ис ключения документам. Причина появления любого документа необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

1) ретроспективную (относящуюся к прошлому);

2) оперативную (теку щую);

3) перспективную (относящуюся к будущему). Существуют и дру гие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную;

по жанрам;

видам;

носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информа ционный потенциал), т.е. количество и качество информации. Информа ционная емкость характеризуется такими показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. созда ются они для удовлетворения различных потребностей как общества в це лом, так и отдельных его членов. Документ также сам может влиять на социальные отношения них в зависимости от назначения, роли в данном обществе, причем может не только стимулировать их развитие социаль ных процессов, но и тормозить.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами обще ства. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не мо гут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в кото рых ярко выражена коммуникативная функция:

1. документы, ориентированные в одном направлении (законы, ука зы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

2. документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т.д.).

Культурная функция - способность документа сохранять и переда вать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в об ществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти доку менты играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две кате гории документов, наделенных правовой функцией: изначально обладаю щие ею и приобретающие ее на время. В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, поста новления и др.), судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные, удостоверительные документы (паспорта, пропуска, удостоверения и т.д.) и оправдательно-финансовые документы (наклад ные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т.п.). Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой доку мент может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой.

Существует две точки зрения: первая - документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;

вторая - доку мент наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осозна ется эта функция человеком лишь когда документ поступает в архив.

Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характери стику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основ ные виды учета - статистический, бухгалтерский, оперативный отражают ся в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной, документации.

Перечисленные функции можно подразделить на функции опера тивного характера, время действия которых ограничено (управленческая, правовая, учета) и функции постоянно действующие (информационная, социальная, исторического источника). Например, аттестат зрелости со держит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Способы документирования Документирование - запись информации на различных носителях по установленным правилам.

Носитель документированной информации - материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде. Сред ства документирования - орудия, используемые человеком для создания документов (простые, механические, электромеханические). К средствам документирования относятся пишущие машины, компьютерная техника, магнитофоны, диктофоны, фото, кино, видео техника.

В зависимости от того, какое средство документирования использу ется, различают и способы документирования.

Текстовое документирование Текстовой документ: документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи.

Текстовое документирование получило самое широкое распространение.

С его помощью документируется деятельность государственных учрежде ний, предприятий и отдельных лиц.

Техническое документирование Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы - обобщающее название до кументов, отражающих результат строительного и технологического про ектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промыш ленного производства. Технические документальные материалы ведут за писи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.).

Фотокино-видеодокументирование Фотодокумент - изобразительный документ, созданный фотографи ческим способом. Особенность фотодокументов - возникают в момент со бытий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятель ности человека: в медицине, науке, искусстве, в судебной практике, в журналистике и т.д. С помощью микрофотокопирования получаются ко пии документов.

Кинодокумент - изобразительный и аудиовизуальный документ, соз данный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает собы тия в динамике, движении.

Фонодокумент - документ, содержащий звуковую информацию, за фиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные доку менты широко применяются.

Документы на машинных носителях. Электронное документи рование С помощью специальных материальных носителей, на которых дан ные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы че ловек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно пре образовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе - документ, созданный с использо ванием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его ин формации электронно-вычислительной машиной.

Появление машинного документирования не отменяет предшест вующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды доку ментов на новейших носителях.

Материальные носители информации Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), кото рые служат для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носи телей информации может быть представлена следующим образом:

1) бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувстви тельные, носители для репрографических процессов - термобумага, диазо бумага, фотопленка, калька и т.д.), 2) микроносители визуальной информации, 3) звуконосители, 4) видеоносители, 5)магнитные носители, 6) перфоносители магнитные для записи кодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компью терной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятель ности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т.е. небумажных носителях информации.

Понятие «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом ус ловны и служат для названия группы документов, которые в отличии от традиционных, т.е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принад лежат документы в виде фильмов, микрофиш, звуковых магнитных запи сей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т.п.

Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроиз ведения только с помощью технических средств, в том числе звуковос производящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Свойства документа Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отли чительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств до кумента, которые характеризуются соответствующими признаками:

юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа. Это свойство быть подлинным дока зательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в доку менте.

На приобретение документом юридической силы влияет:

Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

Документирование предполагает соблюдение установленных пра вил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа до кументов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно методическими материалами.

Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издав шего его органа и установленным порядком его оформления.

Юридическая сила документа может быть обеспечена установлен ным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т.е.

обязательных элементов оформления документов: наименование органи зации - автора документа, подпись, дата, регистрационный номер доку мента, гриф утверждения, печать и др.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латин ского слова «originalis», что означает - первоначальный, самобытный.

Признаком оригинала является его уникальность.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть бело виками и черновиками.

Черновик - это документ в предварительной редакции. Черновой до кумент: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик - это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подпи санный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати.

Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Копийность документов. Копия документа - это документ, полно стью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридическую силу.

Выписка - копия части документа. Выписка должна содержать вос произведение полного текста решения по определенному вопросу. Юри дическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

Юридическая сила копий:

1. копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц.

2. свидетельство юридической силы копии документа - отметка о ее заверении.

Классификация документов по различным признакам Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разно видности документов составляют систему документации.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по админист ративным вопросам;

материально-техническому снабжению;

планирова нию;

оперативной деятельности;

бухгалтерскому учету;

подготовке и расстановке кадров;

финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифици роваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей докумен тов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, тех нические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множи тельных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графи ческие и фотофоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые - это документы, в которых рассматривается один во прос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным дос тупом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, сек ретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом "конфиденциально".

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействи тельные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, уста новленными законом и соответствующими правовыми актами, а также те леграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, под готовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные - обязательные для исполнения, носящие ха рактер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, ти повые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таб лицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются доку менты, создаваемые вышестоящими органами для организаций с одно родными функциями и носят обязательный характер. Трафаретные доку менты имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят вре мя на подготовку. Примерные документы носят ориентировочный харак тер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

Системы документации. Оформление управленческих доку ментов Деятельность учреждения, организации, предприятия отражается в различных документах, которые взаимосвязаны и составляют системы до кументации, применяемые в определенной сфере. Можно назвать множе ство систем документации, которые классифицируются по различным признакам (территориальному, функциональному, уровню управления и т.п.). Выделяют функциональные системы документации - организацион но-распорядительная, плановая, отчетностатистическая и др., т.е. прису щие всем органам управления.

У нас в стране в связи с развитием автоматизации управленческих процессов разработаны унифицированные системы документации. Опре деление, назначение, состав унифицированной системы документации ус танавливаются ГОСТами. Документы различных систем должны иметь унифицированную форму.

Унифицированная система документации (УСД) - система докумен тации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая ин формацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

Можно дать классификацию систем документации, соотношение ко торых в делопроизводстве разных учреждений неодинаково:

1. Организационные документы (уставы, положения, инструкции, штатные расписания и др.).

2. Распорядительная документация (постановления, решения, прика зы, распоряжения и др.).

3. Информационно-справочные документы и справочно аналитическая документация.

4. Плановая документация.

5. Отчетно-статистическая документация.

6. Кадровая документация.

7. Бухгалтерская документация.

Перечень можно было бы дополнить другими группами документов:

договорная документация, протокольная документация коллегиальных ор ганов управления, налоговая, документация по социальной защите (для соответствующих организаций).

Среди большого разнообразия документов предприятий и организа ций, входящих в перечисленные группы, организационно распорядительная управленческая документация (ОРД) занимает цен тральное место. ОРД классифицируется на три группы: 1) организацион ные документы (уставы, положения, инструкции, штатное расписание и др.);

2) распорядительная документация (приказы, распоряжения, поста новления, решения, указания и др.);

3) Информационно-справочная доку ментация (письма, акты, протоколы, справки и др.).

ОРД входит в состав других систем (кадровая, бухгалтерская доку ментация и др.), так называемых специальных систем. К сожалению, на практике, во многих случаях, различные группы документов работают по своим правилам, не объединенными едиными принципами.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ.

1. Почему информационная функция присуща всем документам?

2. Какие документы наделены правовой функцией изначально, т.е.

данная функция заложена сознательно автором в момент создания документа?

3. Почему документ полифункционален?

4. Какие способы документирования можете назвать?

5. Какие новые носители информации Вы знаете?

6. Что влияет на приобретение документом юридической силы?

7. Какие классификации документа и по каким признакам можно дать?

8. Почему законы предписывают обязательность документирования информации?

9. К каким документам относятся акты, письма, факсы, докладные записки?

10. Какой документ определят порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы.

11. Как ведется нумерация приказов по основной деятельности?

12. Какой документ создается и оформляется секретарем в результа те проведения производственного совещания у руководителя?

13. Какой документ содержит информацию с правами, обязанностя ми и функциями работника?

14. Какой документ составляется комиссией при выделении доку ментов к уничтожению?

15. В каком документе Вы, как руководитель структурного подраз деления обоснуете свои предложения для руководства фирмы по расширению вашего отдела?

Тема3. Стандартизация и унификация документооборота В настоящее время в Российской Федерации действует ряд общего сударственных нормативно-правовых актов, регламентирующих наиболее общие правила подготовки, оформления и организации работы с докумен тами в организациях и учреждениях.

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

указы, распоряжения президента Российской Федерации, поста новления и распоряжения правительства Российской Федерации, регла ментирующие документационное обеспечение на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти (ми нистерств, ведомств, комитетов и др.) как общеотраслевого, так и ведом ственного характера;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, мето дические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятий;

государственные стандарты на документацию;

общероссийские классификаторы технико-экономической и соци альной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управ ления. Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

законодательные акты Российской Федерации и субъектов Россий ской Федерации в сфере документации;

нормативные документы по организации управленческого труда и охране труда.

Унификация и стандартизация Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Объекты унификации:

1. форма документов и состав включаемых в нее реквизитов, 2. системы документации, 3. тексты документов, 4. виды и разновидности документов.

Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифи цированные системы документации.

Унификация документов проводится в целях:

сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники.

Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.

Правовые основы стандартизации в Российской Федерации устанав ливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандар тизация тесно связаны.

Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.

В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государствен ными нормативными актами.

Схема соотношения понятий приведена на рисунке 1.

Государственный комитет стандартов Совета Министров СССР по науке и технике постановлением N 435 от 4 сентября 1973 года одобрил "Единую государственную систему делопроизводства" (основные поло жения) и рекомендовал министерством и ведомством руководствоваться ей с целью усовершенствования делопроизводства в центральных аппара тах, а также в подведомственных им учреждениях, организациях и на предприятиях.

Единая государственная система делопроизводства (ЕГСД) - это на учно упорядоченный комплекс основных положений, норм, правил и ре комендаций, которые означают и регламентируют процесс делопроизводства, начиная с момента поступления или изготовления до кументов и до их сдачи в архив. Государственные стандарты (ГОСТы), которые вошли в состав этой системы, вводятся одновременно с ней. Ос новное назначение ЕГСД – способствовать рационализации и унификации документальных процессов в деятельности государственного аппарата на разных уровнях управления.

В рамках ЕГСД разработаны унифицированные системы документа ции (УСД) – это система документации, созданная по единым правилам и требованиями, содержащая информацию необходимую для определенной сферы деятельности. В настоящее время действует 20 УСД. Среди них плановая, отчетно-статистическая, финансовая, организационно распорядительная, по материально-техническому снабжению и др.

Рисунок С внедрением в делопроизводство компьютерной техники основные положения ЕГСД были переработаны в другой документ «Государствен ная система документационного обеспечения управления. Общие требо вания к документам и службам документационного обеспечения.

Основные положения» (ГСДОУ). 1988 г. Этот документ устанавливает общие требования по документированию управленческой деятельности и организации работы с документами на предприятиях.

Нормативные правовые акты, регламентирующие докумен тационное обеспечение на федеральном уровне Документы, создаваемые и накапливаемые в деятельности организа ций и учреждений, составляют основную часть ее информационных ре сурсов.

Определения ключевых понятий в сфере информации – «информа ция», «информационные технологии», «документированная информация», «обладатель информации», «доступ к информации» закреплены в Феде ральном законе Российской Федерации от 27 июля 2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации».

Данный закон регулирует отношения, возникающие при:

осуществлении права на поиск, получение, передачу, производство и распространение информации;

применении информационных технологий;

обеспечении защиты информации.

Закон устанавливает принципы правого регулирования отношений в сфере информации, информационных технологий и защиты информации:

поиск, получение, передача, производство и распространение ин формации законными способами;

ограничение доступа к информации устанавливается только феде ральными законами;

свободный доступ к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления, кроме случаев, установлен ных федеральными законами;

достоверность информации и своевременность ее предоставления;

недопустимость сбора, хранения, использования и распростране ния информации о частной жизни лица без его согласия;

недопустимость установления нормативными правовыми актами каких-либо преимуществ применения одних информационных технологий перед другими.

Закон вводит классификацию информации в зависимости от порядка ее распространения:

информация, свободно распространяемая;

информация, предоставляемая по соглашению лиц;

информация, которая в соответствии с федеральными законами подлежит предоставлению;

информация, распространение которой ограничивается или запре щается.

Закон так же определяет виды информации, на которые не может быть ограничен доступ – нормативные правовые акты, информация о со стоянии окружающей среды, информация о деятельности государствен ных органов и органов местного самоуправления, информация из открытых фондов библиотек, музеев и архивов.

Закон отдельными статьями определяет:

ограничения доступа к информации, распространение информации или предоставление информации, документирование информации.

Закон устанавливает, что информационные системы включают в се бя государственные информационные системы, муниципальные информа ционные системы и иные информационные системы, а так же определяет полномочия государственных информационных систем и использование информационно-телекоммуникационных систем.

Закон Российской Федерации от 21 июля 1993 года № 5485-1 «О го сударственной тайне» регулирует отношения, возникающие в связи с от несением сведений к государственной тайне, их засекречиванием или рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Рос сийской Федерации. Закон определяет полномочия органов государствен ной власти и должностных лиц в области отнесения сведений к государственной тайне, а также устанавливает перечень сведений, состав ляющих государственную тайну: в военной области, в области экономики, науки и техники, в области внешней политики и экономики;

в области разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной дея тельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации. Так же, законом установлены порядок и условия распоряжения сведениями, составляющими государственную тайну, опре делены органы защиты государственной тайны.

Положения данного закона нашли развитие в постановлении Прави тельства Российской федерации от 04 сентября 1995 года № 870 «Об ут верждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности», Указах Президента Россий ской Федерации от 06 марта 1997 года № 188 «Об утверждении перечня сведений конфиденциального характера» и от 24 января 1998 года № «О перечне сведений, отнесенных к государственной тайне».

В условиях жесткой конкуренции необходимо сохранять сведения, содержащие коммерческую тайну предприятия (организации). Условия при которых информация предприятия может быть отнесена к коммерче ской тайне перечислены в статье 139 части 1 Гражданского кодекса Рос сийской Федерации.

Закон Российской Федерации от 07 июля 1993 года № 5341-1 «Осно вы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Россий ской Федерации и архивах» определяет понятия основных терминов архивного дела (Архивный фонд Российской Федерации, архивный доку мент, архивный фонд, архив, архивное дело). Регулирует формирование, организацию, хранение, учет, использование архивов и архивных фондов и управление ими в целях сохранности архивных документов и дальней шего их использования в интересах граждан, общества и государства.

С целью внедрения «Основ законодательства об архивном фонде Российской Федерации и архивах» был принят Указ Президента Россий ской Федерации от 17 марта 1994 года № 552 «Об утверждении положе ния об архивном фонде Российской Федерации». Положение об архивном фонде Российской Федерации регламентирует вопросы организации ком плектования, хранения, учета и использования документов архивного фонда Российской Федерации, выделяя государственную часть архивного фонда Российской Федерации и негосударственную часть архивного фон да Российской Федерации.

Согласно «Положению о Федеральной архивной службе России»

(утверждено постановлением Правительства Российской Федерации от декабря 1998 года № 1562) и указанным выше нормативным актом Феде ральная архивная служба осуществляет государственное регулирование делопроизводства, межотраслевое организационно-методическое руково дство, контроль за организацией документов в делопроизводстве, коорди нацию развития государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Изображение Государственного герба на бланках документов выс ших органов государственной власти регламентируется Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 года № 2-ФКЗ «О государ ственном гербе Российской Федерации».

Изображение герба субъектов Российской Федерации на бланках и документах регламентируется нормативными актами субъектов Россий ской Федерации.

Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации» регламентирует использование государственного языка в официальных документах.

Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О то варных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» устанавливает - понятие «товарный знак и знак обслуживания», виды товарных знаков, порядок регистрации товарного знака, порядок ис пользования товарного знака на официальных бланках.

Порядок применения печатей и штампов, их формы, размеры, рекви зиты устанавливает Постановление правительства Российской федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использо вания, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

«Правила оказания услуг почтовой связи» утверждены постановле нием правительства Российской Федерации от 26 сентября 2000 г. № 725.

В статье 63 данных правил, установлены правила оформления и последо вательность расположения элементов в почтовом адресе.

В соответствии с Законом Российской Федерации «О стандартиза ции» к нормативным документам по стандартизации действующим на территории Российской федерации относятся:

государственные стандарты Российской Федерации (государствен ные стандарты);

международные (региональные) стандарты, применяемые в уста новленном порядке;

общероссийские классификаторы технико-экономической инфор мации;

стандарты отраслей;

стандарты предприятий;

стандарты научно-технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Государственные стандарты на документацию ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Уни фицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов». Данный стандарт разработан Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России.

Стандарт принят и введен в действие постановлением Госстандарта Рос сии от 03 2003г. № 65-ст. Дата введения стандарта с 2003.07.01.

Стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, в которых фиксируются решения административных и орга низационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности федеральных органов госу дарственной власти, органов государственной власти субъектов Россий ской Федерации, предприятий, организаций и их объединений независимо от формы собственности и организационно-правовой формы.

Стандарт установил состав реквизитов документов, требования к их оформлению, требования к бланкам и оформлению документов, требова ния к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспро изведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.

ГОСТ Р 51141 - 98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», разработан Всероссийским научно-исследовательским ин ститутом документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Федеральной архивной службы России. Данный стандарт принят Постановлением Гос стандарта России от 27 февраля 1998 г. № 28 и введен в действие с 1999.01.01.

Термины в нем расположены по трем разделам: «Общие понятия», «Делопроизводство», «Архивное дело». В раздел «Общие понятия» вклю чены термины, используемые как в области делопроизводства, так и в ар хивном деле. В раздел «Делопроизводство» вошли два подраздела:

«Документирование», "Организация работы с документами". Раздел «Ар хивное дело» имеет три подраздела: «Организация документов Архивного фонда Российской Федерации», «Обеспечение сохранности документов», «Научно-информационная деятельность архивов». Для каждого понятия установлен один стандартизованный термин.

Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации Основой для систематизации документов в справочных информаци онно-поисковых системах служит Общероссийский классификатор управ ленческой документации (ОКУД), принятый и введенный в действие постановлением Госстандарта России от 30 января 1993 года № 299. Коды ОКУД являются идентификаторами форм документов и подлежат обяза тельному проставлению в бланках унифицированных форм при их типо графском издании.


В него включены общероссийские (межотраслевые, межведомствен ные) унифицированные системы документации (УСД), обязательные для применения и документационного общения юридических лиц, которые состоят из определенного систематизированного набора унифицирован ных форм документов. Разделы ОКУД ведутся различными ведомствами с различной оперативностью и полнотой.

В общероссийском классификаторе управленческой документации представлены следующие унифицированные формы документов:

Унифицированная система организационно-распорядительной до кументации;

Унифицированная система первичной учетной документации;

Унифицированная система Банковской документации;

Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бух галтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

Унифицированная система отчетно-статистической документации;

Унифицированная система документации по труду;

Унифицированная система документации пенсионного Фонда Рос сийской Федерации;

Унифицированная система внешнеторговой документации;

Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской до кументации предприятий.

Ведомственные нормативные акты Важную часть нормативной базы подготовки и оформления доку ментации составляют нормативно-правовые акты межведомственного и ведомственного характера, издаваемые министерствами, государственны ми комитетами, федеральными комиссиями и другими федеральными ор ганами исполнительной власти: Росархивом;

Минфином;

Минюстом России и др.

Наиболее полным общеотраслевым документом, регламентирующим работу с документами, является «Государственная система документаци онного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ)».

Данный документ одобрен коллегией Главархива СССР 27.04.88 и утвер жден приказом Главархива СССР от 25.05.88 № 33.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой програм мой ведется разработка новой редакции ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях.

Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части опре деляются основные задачи и функции, правовое регулирование деятель ности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура, порядок подготовки и оформления документов;

все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистра ция, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оператив ное хранение документов, поиск документов и информации;

защита информационно-поисковых систем;

подготовка документов в архив;

по рядок проведения экспертизы ценности документов;

организация хране ния документов.

Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утверждена приказом Росархива от 27 ноября 2000г. № 68 и зарегистрирована в Минюсте Российской Федерации 26 де кабря 2000 г. регистрационный № 2508.

Инструкция устанавливает порядок подготовки и оформления:

проектов законодательных актов Российской Федерации;

проектов актов президента Российской Федерации;

проектов актов Правительства Российской Федерации;

проектов нормативных правовых актов федеральных органов ис полнительной власти Российской федерации;

особенности подготовки отдельных видов документов: приказов, распоряжений, положений, правил, инструкций, протоколов.

В ней расписана процедура организации документооборота и испол нения документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и ра боты с номенклатурой дел, формирование дел, составление описей дел, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В прило жении даны образцы бланков отдельных видов документов (постановле ние, приказ, распоряжение, бланк письма, протокол), формы номенклатуры дел, описей, акты о выделении документов к уничтожению.

Основные правила работы ведомственных архивов, одобренные кол легией Главархива СССР 28.08.85 и утвержденные приказом Главархива СССР от 05.09.85 № 263, в большей своей части предназначаются архив ным работникам. Данный нормативный документ состоит из 14 разделов.

В разделах 2-4 детально освещены следующие вопросы:

виды номенклатур дел, основные требования к их составлению, порядок составления и утверждения номенклатуры дел организации;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

нормативно-методическая основа проведения экспертизы ценности документов;

организация и порядок проведения экспертизы ценности докумен тов в организации;

оформление дел (подшивка, нумерация листов дела, составление описи документов дела, оформление обложки и т.д.) к передаче на архив ное хранение;

составление и оформление описей дел в делопроизводстве органи зации при передаче их на хранение в ведомственный архив.

В разделах с 5-14 подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Несколько иным справочником, но также имеющим нормативный характер, является «Перечень типовых управленческих документов, обра зующихся в деятельности организация, с указанием сроков хранения», ут вержденный руководителем Федеральной архивной службы России октября 2000 года.

Данный документ предназначен для использования в качестве ос новного нормативного документа при определении сроков хранения, от боре на хранение и уничтожение управленческих типовых документов в деятельности организации (учреждения) и распространяется на все орга низации, независимо от того, поступают их документы на хранение в го сударственные, муниципальные архивы или же не поступают.

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ 1. Дайте определение понятию «унификация документов». Какие объекты унификации знаете?

2. Что такое «унифицированные системы документации»?

3. Дайте определение понятию «стандартизация документов».

4. Приведите схему соотношения понятий, которые имеют место быть в унификации документов.

5. Какими нормативно-методическими документами регламентиру ется современное делопроизводство?

6. Каким документом регламентируется делопроизводство в феде ральных органах исполнительной власти?

7. Какой ГОСТ устанавливает единые требования к организационно распорядительным документам?

8. В каком документе закреплены требования к составлению но менклатуры дел и формированию дел?

Тема 4. Проектирование документов.

Оформление реквизитов Каждый документ состоит из элементов, которые называются рекви зитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокуп ность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для оп ределенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название «формуляр-образец».

Графическая модель образца документа устанавливает:

форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифи цированной системы документации, требования к построению формуляра – образца: основные рекви зиты, правила их расположения и требования к бланкам.

Формуляр-образец документа - модель построения документа, уста навливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет 30 реквизитов для организационно распорядительных документов, входящих в Унифицированную систему организационно-распорядительной документации (УСОРД). Стандарт яв ляется нормативно-техническим (а не нормативно-правовым) документом.

Для оформления организационно-распорядительных документов, которые включены в ОКУД, ГОСТ Р 6.30–2003 в настоящее время являет ся важнейшим регламентирующим нормативным документом.

В состав реквизитов включены:

реквизиты, отражающие процессы создания самого документа, обеспечения его юридической силы:

автор, дата, регистрационный номер, наименование вида, текст, подпись;

отметки на документе, возникающие в процессе его подготов ки:

визы согласования документа, отметка об исполнителе, отметка о наличии приложений;

отметки, возникающие в процессе последующей технологиче ской обработки документа в делопроизводстве:

отметка о поступлении документа в организацию, отметка о контроле и др.

С учетом требований действующего законодательства, которое явля ется важнейшим организационным основанием для документирования, в состав реквизитов включены новые, позволяющие идентифицировать юридическое лицо — автора документа:

05 — основной государственный регистрационный но мер (ОГРН) юридического лица;

06 — идентификационный номер налогоплательщи ка/код причины постановки на (налоговый) учет (ИНН/КПП).

Произошло уточнение названия реквизита «печать» — реквизит 25 в стандарте назван «оттиск печати», название реквизита 30 «идентификатор электронной копии документа» заменило название реквизита 29 — «от метка для автоматического поиска документа».

С учетом схемы расположения реквизитов закрепляются два вариан та бланков — угловой и продольный, каждый из которых используется по усмотрению предприятия или организации. Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка приведены на рисунке 2.

Реквизиты управленческих документов:

01 - Государственный герб Российской Федерации;

02 - герб субъекта Российской Федерации;

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

04 - код организации;

05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);


07 - код формы документа;

08 - наименование организации;

09 - справочные данные об организации;

10 - наименование вида документа;

11 - дата документа;

12 - регистрационный номер документа;

13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

14 - место составления или издания документа;

15 - адресат;

Рисунок 16 - гриф утверждения документа;

17 - резолюция;

18 - заголовок к тексту;

19 - отметка о контроле;

20 - текст документа;

21 - отметка о наличии приложения;

22 -подпись;

23 - гриф согласования документа;

24 - визы согласования документа;

25 – оттиск печати;

26 - отметка о заверении копии;

27 - отметка об исполнителе;

28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

29 - отметка о поступлении документа в организацию;

30 - идентификатор электронной копии документа.

Стандарт дает максимальный набор реквизитов, которые могут быть использованы при оформлении документов. В конкретном документе бу дет только часть реквизитов, место для которых очерчено графически.

Государственный герб Российской Федерации помещается на блан ках документов в соответствии с Федеральным конституционным зако ном.

Герб субъекта Российской Федерации оформляют на бланках доку ментов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Феде рации. Диаметр изображения герба не должен превышать 20 мм.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) ис пользуют на бланках организаций всех форм собственности в соответст вии с уставом (положением об организации). Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Феде рации или герб субъекта Российской Федерации.

Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или по Общероссийскому классифи катору органов государственного управления (ОКОГУ).

Код формы документа проставляют на бланке по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Наименование организации, являющейся автором документа, долж но соответствовать наименованию, закрепленному в её учредительных документах и указывается обязательно вне зависимости от того изготов лен документ на бланке или без него. При необходимости над наименова нием организации помещается наименование вышестоящего ведомства.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного нацио нальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования орга низации. Автором документа может быть должностное лицо, представ ляющее организацию.

Справочные данные об организации включают: почтовый адрес;

но мера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Наименование вида документа, составленного или изданного орга низацией, должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме наименование вида документа не указывают.

Дата официального документа - реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и (или) подписа ния, утверждения, принятия, согласования, опубликования. Датой распо рядительного документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата собы тия. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания. Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год, например: 05.01.2000. Допускается оформление даты в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. Например:

2000.01.05.Можно использовать словесно-цифровой способ оформления даты (без кавычек), например: 1 марта 2000 г.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового но мера, который можно дополнить по усмотрению организации индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, инфор мацией о корреспонденте, исполнителях и др. сведениями например, 01 07/5. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе, например, 90/97.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает реги страционный номер и дату документа, на который дается ответ и оформ ляется только на бланке письма.

Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование организа ции" и "Справочные данные об организации". Место составления или из дания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые сокращения. Местом со ставления или издания организационно-распорядительных документов считается место регистрации юридического лица.

Гриф ограничения доступа к документу - реквизит официального документа, свидетельствующий об особом характере информации, огра ничивающий круг пользователей документа. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа на верхнем углу справа, и его можно дополнить данными, предусмотренными законодательством об информации, отне сенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

В качестве адресата могут быть организации, их структурные под разделения, должностные или физические лица. Наименование организа ции и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Гриф утверждения документа: реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию. Доку мент утверждается должностным лицом (должностными лицами), колле гиальным органом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения докумен та должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек - прописными буквами), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Резолюция документа: реквизит, состоящий из надписи на докумен те, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, подпись и да ту, например:

Заголовок к тексту официального документа: реквизит документа, кратко излагающий его содержание. Заголовок согласуется с наименова нием вида документа и может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?, чего (кого)?, (кому?), К тексту документов, оформленных на бланках А5, заго ловок можно не составлять. Заголовок располагают слева сразу от полей над текстом, отступив от надписей бланка 2-3 межстрочных интервала.

Сам заголовок должен содержать не более 28 знаков и печататься через интервал, если состоит из двух строк.

Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением доку мента, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль", на левом поле документа на уровне заголовка к тексту.

Текст официального документа: информация, зафиксированная лю бым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа. Текст докумен та составляют на русском или национальном языке в соответствии с зако нодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках.

Подпись - реквизит документа, представляющий собой собственно ручную роспись полномочного должностного лица. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего доку мент (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокра щенное - на документе, оформленном на бланке);

личная подпись;

рас шифровка подписи (инициалы, фамилия).

Гриф согласования - реквизит официального документа, выражаю щий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором доку мента, с его содержанием. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО (печатается прописными буквами, без кавычек), долж ности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фами лии) и даты согласования.

Виза согласования документа - реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

Согласование документа в пределах одной организации оформляют визой, которая включает наименование должности и подпись визирующего, рас шифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на доку ментах, предусмотренных специальными нормативными актами. Напри мер, документы, удостоверяющие права лиц, фиксирующие факты, связанные с финансовыми средствами и др.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже рек визита «Подпись» проставляют: заверительную надпись «Верно»;

долж ность лица, заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициалы, фамилию);

дату заверения.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, от чество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об испол нителе располагают на лицевой стороне или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу на 2-4 интервала ниже реквизита «подпись», печатают от левого поля.

Требования к бланкам документов Служебные документы изготовляются и размножаются на бумаге стандартного формата.

Бланк документа - набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов в унифицированной системе организационно распорядительской документации должны иметь поля не менее, мм: 20 левое, 10 - правое, 15 - верхнее, 20 - нижнее.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного ли ца устанавливают следующие виды бланков документов: 1) общий бланк;

2) бланк письма;

3) бланк конкретного вида документа, кроме письма.

Общий бланк используют для изготовления любых видов докумен тов.

Бланки структурного подразделения организации или должностного лица проектируют в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Можно проектировать бланки с угловым или продольным расположением реквизитом.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов органи зации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак организации), код организации, наименование организации, ме сто составления или издания документа. на общем бланке размещают от метки для реквизитов дата и регистрационный номер документа.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов органи зации включает реквизиты: Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), код организации, код формы документа, на именование организации, справочные данные об организации и при необ ходимости ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов: дата документа, регистрационный номер доку мента, ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Если общий бланк дополнить наименованием вида документа он становится бланком этого вида (например, приказа). Возможно создание бланка на двух языках, если организация ведет переписку с зарубежными партнерами.

Гербовые бланки могут создаваться только типографским способом на полиграфических предприятиях, имеющих свидетельство на такой вид деятельности. Эти бланки подлежат учету.

Кроме перечисленных бланков могут создаваться бланки письма структурных подразделений и должностных лиц.

Требования к изготовлению документов Документы допускается изготавливать на пишущей машинке или при помощи печатающих устройств, средств вычислительной техники.

Отдельные внутренние документы, авторами которых являются должностные лица, допускается писать от руки (заявление, объяснитель ная записка и т.п.). При изготовлении документов на двух и более страни цах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа. Допускает ся печатание документов с использованием оборотной стороны листа.

Все реквизиты документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк печатаются через один межстрочный интервал. Составные части ре квизитов отделяют друг от друга 1,5-2 интервала. Реквизиты оформляют через 2-3 интервала друг от друга. Максимальная длина строки каждого реквизита (кроме тек-ста) - 28 знаков. Текст документа печатают через 1, интервала (на бланках А4).

ВОПРОСЫ ДЛЯ КОНТРОЛЯ 1. Что устанавливает графическая модель образца документа?

2. Приведите классификацию реквизитов, которые используются для оформления организационно-распорядительных документов.

3. Сколько реквизитов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003?

4. Какие варианты бланков существуют с учетом схемы расположе ния реквизитов?

5. Какие виды бланков может иметь организация, предприятие, фир ма?

6. Чем отличается бланк для вида документа от бланка для письма?

7. Какие варианты расположения реквизитов установлены стандар том?

8. Где располагаются реквизиты «Государственный герб РФ», «Герб субъекта РФ», «Эмблема»?

9. В каких документах указывается реквизит «Справочные данные об организации»?

10. Какие способы оформления даты существуют?

11. Как называется условное обозначение документа, присвоенное ему при регистрации.

12. Какой реквизит содержит указания по исполнению документа?

13. В каком реквизите формулируется краткое изложение содержа ния документа?

14. Какие размеры бумаги используются для оформления управлен ческих документов?

15. Как проставляются номера страниц в документах, оформленных на двух или более листах?

Тема 5. Организация документооборота на предприятии Основные правила организации документооборота в органи зации (учреждении) Организация работы с документами - организация документооборо та, хранения и использования документов в текущей деятельности учреж дения.

Документооборот является важным звеном в организации делопро изводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов.

Основными правилами организации документооборота являются:

оперативное прохождение документа, с наименьшими затратами времени;

максимальное сокращение инстанций прохождения документа (каждое перемещение документа должно быть оправданным, не обходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

порядок прохождения и процесс обработки основных видов до кументов должны быть единообразными.

Основой структуры любого документооборота является документ.

Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особен ностей представления информации на каждом из носителей.

Организация документооборота - это правила, в соответствии с ко торыми должно происходить движение документов. Организация доку ментооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все опера ции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и под шивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления.

Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и испол нение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при работе с ними, должен быть регламентирован инструкцией по делопроиз водству в организации (учреждении) и табелем унифицированных форм документов.

Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документообо рот входит вся документация, подлежащая централизованной регистра ции. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, со ставляют документооборот уровня структурного подразделения.

Как правило, централизованный документооборот представлен орга низационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обес печивающей основные направления деятельности организации (в него мо гут входить и организационно-распорядительные документы).

Выделяют три основных типа документов, составляющих централи зованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреж дение. Большинство входящих документов должны порождать соответст вующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное вре мя ответа на соответствующий входящий документ или могут быть ука занные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправ ляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходя щих документов готовится на основе внутренних документов организа ции. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организа ции).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не вы ходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся орга низационно-правовые, организационно-распорядительные документы.

Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют про токолы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету ма териальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Схема движения и технология обработки документов Входящие документы Документы, поступившие, в организацию начинают свой путь к ис полнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела).

Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке докумен тов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые докумен ты и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. В органи зации (учреждении) обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается.

Схема обработки входящих документов приведена на рисунке 3.

Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя и без указания конкретного адре са;

2. Документы в адрес структурных подразделений.

Документы первого потока передаются в канцелярию, второго пото ка - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все выше указанные документы поступают в канцелярию.



Pages:   || 2 | 3 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.