авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:   || 2 | 3 | 4 |
-- [ Страница 1 ] --

1

Н.А. ЛЫСЕНКО

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ

КУЛЬТУРА ОБЩЕНИЯ

В ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

УЧЕБНОЕ ПОСОБИЕ

НОВОЧЕРКАССК 2009

2

ББК 65.050.2.73

Л 88

Рецензенты:

Лысенко Н.А.

Л 88 Документирование управленческой деятельности на предприятии:

Культура

общения в деловой документации: Учебное пособие. В учебном пособии изложены современные проблемы, методы и факторы, влияющие на культуру общения и способствующие развитию бизнеса в стране.

Учебное пособие составлено в соответствии с современным стандар том, новой программой учебной дисциплины и является курсом, интегри рующим в себе: этику, деловой язык, психологию общения, делопроизвод ство, культуру поведения, этикет и др. понятия, правила и нормы состав ления деловых документов.

Пособие предназначено для студентов высших учебных заведений.

ISBN 5-241-99144-1 ББК 65.050.2. © Н.А.Лысенко, 2004-05- © Оформление:

ОГЛАВЛЕНИЕ Введение ……………………………………………………………………… I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА........... 1.1. Познание в делопроизводстве …………………………………………. 1.2. Функции документов............................................................................... 1.3. Классификация документов …………………………………………… 1.4. Стандартизация в делопроизводстве ………………………………….. 1.5. Унификация в делопроизводстве ……………………………………… 1.6. Нормирование оформления документов …………………………….. 1.7. Поле штампа документа ………………………………………………. 1.8. Рабочее поле документа …………………………………………………. 1.9. Служебное поле документа ……………………………………………... 1.10. Построение бланков документов …………………………………….. 2. ОБЩЕНИЕ ЧЕРЕЗ ДЕЛОВУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ ……………………………… 2.1. Принципы делового общения ………………………………………….. 2.2. Этикет и его значение в деловых документах ………………………… 2.3. Особенности официально-делового стиля ……………………………. 2.4. Деловой язык общения …………………………………………………. 2.5. Особенности языка деловых документов ……………………………... 2.6. Некоторые правила правописания в деловых документах …………… 2.7. Некоторые правила редактирования деловых бумаг …………………. 2.8. Психологическое воздействие на партнера …………………………… 2.9. Основные проявления понимания ……………………………………... 2.10. Психологическая сущность понимания ……………………………… 2.11. Рекомендации по совершенствованию эффективности понимания.. 2.12. Оцени себя сам ………………………………………………………… 2.13. Организация работы с документами и защита информации ……….. 2.14. Документооборот ……………………………………………………… 2.15. Контроль исполнения документа ……………………………………… 2.16. Информационно-поисковая система по документам организации ….

.. 2.17. Номенклатура дел организации ………………………………………… 2.18. Документы по работе с гражданами …………………………………… 2.19. Защита текущей информации ………………………………………….. 2.20. Рекомендации по защите деловой информации ………………………. 2.21. Подбор кадров ………………………………………………………….. 2.22. Сравнительный анализ кандидатов …………………………………… 2.23. Текущее хранение документов ………………………………………… 2.24. Выдача документов из дел организации ……………………………… 2.25. Архивное хранение ……………………………………………………. 2.26. Экспертиза ценности документов ……………………………………… 2.27. Формирование дел для архивного хранения ………………………….. 3. ТРУД В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ …………………………………………… 3.1. Содержание труда ……………………………………………………… 3.2. Механизм и автоматизация делопроизводственного труда …………. 3.3. Безопасность и здоровые условия труда в делопроизводстве ……….. 3.4. Организационно-распорядительные документы ……………………… 3.5. Организационные документы …………………………………………… 3.6. Распорядительные документы ………………………………………… 3.7. Информационно-справочные документы ……………………………. 3.8. Документы по личному составу ……………………………………….. 3.9. Деловая переписка …………………………………………………….. 3.10. Виды писем …………………………………………………………….. 3.11. Построение текста письма ……………………………………………. 3.13. Электронная почта …………………………………………………….. 3.12. Телефакс ………………………………………………………………... Вопросы для самоконтроля …………………………………………………. ЗАКЛЮЧЕНИЕ ……………………………………………………………………………. Приложение ………………………………………………………………….. Приложение 1.1. ……………………………………………………………... Приложение 1.2. …………………………………………………………….. Приложение 1.3. ……………………………………………………...……… Приложение 1.4. ……………………………………………………………... Приложение 1.5. …………………………………………………………….. Приложение 2.1. ……………………………………………………………... Приложение 2.2. …………………………………………………………….. Приложение 2.3. ……………………………………………………………. Приложение 2.4. ……………………………………………………………. Приложение 2.5. ……………………………………………………………. Приложение 2.6. ……………………………………………………………. Приложение 2.7. ……………………………………………………………. Приложение 3.1. ……………………………………………………………. Приложение 3.2. ……………………………………………………………. Приложение 3.3. ……………………………………………………………. Приложение 3.4. ……………………………………………………………. Приложение 3.5. ……………………………………………………………. Приложение 3.6. ……………………………………………………………. Приложение 3.7. ……………………………………………………………. Приложение 3.8. ……………………………………………………………. Приложение 3.9. ……………………………………………………………. Приложение 3.10. …..……………………………………………………… Приложение 3.11....…..……………………………………………………. Приложение 3.12. ………………………………………………………….. Приложение 3.13. ………………………………………………………….. Приложение3.14. …………………………………………………………… Приложение 3.15. ………………………………………………………….. Приложение 3.16. ………………………………………………………….. Приложение 3.17. ………………………………………………………….. Приложение 3.18. ………………………………………………………….. Приложение 3.19. ………………………………………………………….. Приложение 3.20. ………………………………………………………….. Приложение 3.21. ………………………………………………………….. Приложение 3.22. ………………………………………………………….. Приложение 3.23. ………………………………………………………….. Литература …………………………………………………………………. ВВЕДЕНИЕ Развитие бизнеса в стране, создание коммерческих, кооперативных, акционерных предприятий повлекло за собой и резкое увеличение инфор мативного потока, а также потока деловых бумаг. Но отсутствие навыка и знаний по составлению деловых документов, нарушение в связи с этим этических норм приводит к неприятным последствиям. За счет человече ских амбиций срываются сделки, расторгаются договоры, возникают кон куренты, похищается или просто передаются документы с ограниченным доступом конкурентам. Это порой приводит даже к банкротству предпри ятия. Поэтому вся деятельность предприятия по работе с документами должна быть организована четко, по деловому с использованием законов, правил и норм этики, грамматики, стандартов и т.д.

В данном пособии деятельность предприятия в области делопроиз водства рассматривается как совокупность познания-общения-труда. Эти понятия не должны в документах быть отдельно друг от друга, а должны дополнять и поддерживать других. Поэтому нельзя сказать, что изучая стандарты по правилам заполнения документа, вы только познаете законы построения документа, но вы одновременно учитесь нормам общения че рез документы и при этом умственно трудитесь.

В связи с этим распределение глав в пособии можно провести чисто символически, с учетом только лишь того, где больше используется позна ние, где необходимо уделить больше внимания общению, а, следователь но, и этики поведения и защите информации, а где необходимо приложить труд, чтобы подготовить, составить и издать необходимые документы по всем правилам и нормам.

В первой главе учебного пособия раскрываются понятия о деятель ности в целом, о делопроизводстве. Определяются пути познания и норми рования в делопроизводстве.

Во второй главе говорится об общении через деловую документа цию. Представляется понятие этикета и его значение в деловых докумен тах. Раскрываются особенности официально-делового стиля и психологи ческого воздействия на партнера. Приведены психологические тесты, с помощью которых можно оценить себя со стороны. Большую роль в об щении играет организация работы с документами, характеризующие ис полнительную деятельность предприятия. Одним из факторов, характери зующих деловое общение в делопроизводстве, является защита информа ции. Создание условий, обеспечивающих хранение информации и способы защиты информации, представлены в этой главе.

Третья глава раскрывает содержание труда в делопроизводстве, спо собы совершенствования работы служб документированного обеспечения, технические средства, используемые для создания и хранения документов.

Большую часть раздела занимает создание организационно распорядительных документов (ОРД) и, в том числе, деловая переписка.

После каждой главы представлены вопросы для самоконтроля сту дентов.

Настоящее пособие предназначено для студентов технических вузов.

Задача настоящего пособия – помочь студентам научиться, соблюдая все этические, психологические и стилистические нормы, составлять докумен ты, способствующие развитию деловых, партнерских отношений, форми рование навыков создания текстов документов.

I. ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ ПРЕДПРИЯТИЯ В ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА Делопроизводство – это документирование деятельности предпри ятия, с одной стороны, и деятельность по составлению, оформлению, соз данию, передаче документов для исполнения, контроль исполнения доку ментов и организация их хранения.

Значит, делопроизводство – это один из видов деятельности, реали зуемых также через познание, общение и труд.

Определим: "Что такое деятельность?" Деятельность – это специфическая форма активного отношения че ловека к окружающему миру с целью преобразования и целесообразного изменения последнего.

Содержание деятельности реализуется через ее три основных вида:

— Познание – исследование, поиск новых знаний и творческое их исследование;

— Общение – коммуникативное, перцептивное и интерактивное на лаживание контактов;

— Труд – производительный, материальный и интеллектуально духовный ДЦ+М+СВ+Ф+С+У = ПР.

Успех и продуктивный результат (ПР) любой деятельности (Д) опре деляется гармонизацией цели (Ц), мотивов (М), содержательно-видовой деятельности (СВ), а также выбором адекватных факторов (Ф) ее развития, способов (С) и условий их реализации (У).

1.1. Познание в делопроизводстве Познание в делопроизводстве происходит через:

— изучение нормативно-правовой базы документирования;

— изучение роли документов в деятельности предприятий и людей;

— переработку и преобразование документов;

— использование документов в трудовой деятельности;

— изучение новых документов, поступивших на предприятия и т.д.

Изучение нормативно-правовой базы составления и оформления до кументов, соблюдения принятых стандартов и унифицированных систем является одним из путей познания в делопроизводстве.

Этапы познания можно представить следующим образом:

— интерес (внимание) к возникшим документам;

— восприятие (понятие) изучаемых документов;

— понимание (суждения) о проблемах, раскрытых в документах;

— запоминание (умозаключение);

— продуктивное применение (деятельностные умения), т.е. внедре ние документов на предприятии;

— творческое использование документов (преобразующая деятель ность).

Восприятие информации происходит по психологическим законо мерностям. Каким же образом, по мнению психологов, воспринимается информация:

— 20% от услышанного;

— 30% от увиденного;

— 50% от услышанного и увиденного;

— 70% от того, о чем сам говорит;

— 90% от того, что сам делает.

Лучшее восприятие информации, а, следовательно, и познание про исходит через увиденное и сделанное лично. А именно: изучение докумен тов – это увиденное лично, а подготовка новых документов или работа с полученными документами – это сделанное лично. Следовательно, реали зация деятельности через познание составляет значительную долю при до кументировании управленческой деятельности.

Основой в делопроизводстве является соблюдение стандартов, уни фикация документов и нормирование оформления документов. Знание норм и правил составления и оформления документов позволяет налажи вать и продолжать деловые отношения с вышестоящими лицами, партне рами и сотрудниками.

1.2. Функции документов Важнейшей функцией документа, как вытекает из определения этого понятия, является информационная функция. В документе фиксируются факты, события, явления практической и мыслительной деятельности че ловека.

Документ обладает организационной функцией. С помощью доку мента обеспечивается воздействие на коллективы людей для организации и координации их деятельности.

Внешние связи предприятия и организаций обеспечивает коммуни кативная функция документов.

Документ несет юридическую функцию, поскольку его содержание используется в качестве доказательства при рассмотрении спорных вопро сов, не говоря уже об органах следствия, суда и прокуратуры. Ряд доку ментов изначально наделен юридической функцией (договорная докумен тация, нотариально заверенные документы, правовые акты органов госу дарственного управления и т.д.).

Наконец, документ выполняет воспитательную функцию. Документ дисциплинирует исполнителя, требует повышенного уровня образователь ной подготовки, а хорошо оформленный документ воспитывает эстетиче ский вкус.

1.3. Классификация документов Все документы, обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам.

По видам деятельности (или назначению) документы классифици руют на научно-технические, конструкторские, технологические, проект но-сметные, нормативные, организационно-распорядительные, учебно методические, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, по торговле, по ценообразованию, изобретениям и открытиям, социально му обеспечению, по личному составу и др.

По наименованию существует множество разновидностей докумен тов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графи ки, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, планы и от четы, акты, протоколы, договоры, уставы, положения, инструкции, справ ки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поруче ния, договоренности, исковые заявления, авторские свидетельства и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множи тельных аппаратах, напечатанные на персональных ЭВМ), графические, фото-, фоно, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя до кументация в свою очередь подразделяется на входящую и исходящую корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один во прос, в сложных – рассматриваются несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекрет ные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и другие), документы для служебного пользования (ДСП) и до кументы составляющие коммерческую тайну (КТ).

По срока хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы по срокам хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

Документы подразделяются черновики и подлинник.

Черновик – документ, подготовленный для дальнейшего оформле ния, как правило, от руки. Подлинник – единственный экземпляр докумен та, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установ ленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия – идентичное, заверенное должностным лицом, воспроизведе ние подлинника.

Отпуск – копия документа, изготовленная под копирку при оформ лении подлинника и остающаяся в делах предприятия, организации как свидетельство выполненной работы. Отпуск, как правило, не заверяется подписью.

Выписка из документа – заверенная часть текста подлинника.

Дубликат – нотариально заверенная копия подлинника в связи с его утратой.

По происхождению документы классифицируются на служебные, подготовленные на предприятиях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности предприятий, организаций, и директивные – обязательные для исполнения документы, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации (по форме) различают документы индиви дуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфиче скими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение одно родных процессов и явлений: типовой технологический процесс правила внутреннего распорядка и т.д.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с про белами, которые заполняются при окончательном оформлении.

Примерные документы носят ориентировочный характер и исполь зуются для составления документов по аналогии.

Унифицированный документ – документ, который входит в состав какой-либо унифицированной системы документации.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторич ные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

1.4. Стандартизация в делопроизводстве Организация производства и его управление характерны повторяе мостью рабочих ситуаций и предпринимаемых действий по их разреше нию. Отсюда возможность и необходимость унификации и стандартизации в делопроизводстве.

Суть стандартизации заключается в разработке и возведении в нор му, обязательную для применения, оптимальных правил и требований, принятых в установленном порядке для многократного их применения в делопроизводстве.

Стандартизация в соответствии с законом Российской Федерации "О стандартизации", принятым 10 июня 1993 г., - это деятельность по уста новлению норм, правил и характеристик в целях обеспечения:

– безопасности продукции, работ и услуг для окружающей среды, жизни, здоровья и имущества;

– технической и информационной совместимости, а также взаимоза меняемости продукции;

– качества продукции, работ и услуг в соответствии с уровнем разви тия науки, техники и технологии, единства измерений;

– экономии всех видов ресурсов;

– безопасности хозяйственных объектов с учетом риска возникнове ния природных и техногенных катастроф и других чрезвычайных ситуа ций;

– обороноспособности и мобилизации готовности страны.

К нормативным документам по стандартизации, действующим на территории нашей страны, относятся:

– государственные стандарты Российской Федерации (ГОСТ), при меняемые в установленном порядке международные (региональные) стан дарты, правила, нормы и рекомендации по стандартизации, общероссий ские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

– стандарты отраслей, стандарты предприятий, стандарты научно технических, инженерных обществ и других общественных объединений.

Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифициро ванные системы документации и Единую систему классификации и коди рования технико-экономической информации:

ГОСТ 6.01.1-87. Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации;

ГОСТ 6.03-В3. Унифицированные системы документации, запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате;

ГОСТ 6.10.4-34. Унифицированные системы документации. При дание юридической силы документам на машинном носителе и машино грамме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные по ложения;

ГОСТ 6.10-5-87. Унифицированные системы документации. Тре бования к построению формуляра-образца;

ГОСТ 6.106-87. Единая система внешнеторговой документации.

Формуляр-образец:

ГОСТ 6.10.7-90. Единая система внешнеторговой документации;

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации.

Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов;

ГОСТ 14487-К3. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения (ГОСТ сохраняет номер, присвоенный ему еще при регистра ции первого терминологического стандарта в 1970 г.).

Проектирование и использование бланков определяется помимо ра нее названных ГОСТов на унифицированные системы документации: тех ническими стандартами на форматы бумаги – ГОСТ 9327-60, ее качество – ГОСТ 6861-73, шага письма, т.е. размера букв и пробелом между ними пе чатающих устройств (2,6 мм – шаг письма, 4,25 мм – межстрочный интер вал – ГОСТ 8274-78).

1.5. Унификация в делопроизводстве Суть унификации сводится к сокращению неоправданного многооб разия документов, приведению к единообразию их форм, структуры, язы ковых конструкций и операций по обработке, учету, хранению.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости и обработки, достижения информационной совместимости различных сис тем документации по одноименным и смежным функциям управления, бо лее эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации документов включает:

– разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

– внедрение межотраслевых УСД в рамках республиканских и от раслевых УСД;

– внедрение УСД и отраслевого классификатора технико экономической документации (ОКТЭ) с целью поддержания достоверно сти информации и ее дальнейшего развития;

– разработку комплексов отраслевых унифицированных форм доку ментов, отражающих специфику отрасли и вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

– разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли;

Унифицированные системы управленческой документации разрабо таны на основе:

– единообразия построения форм документов;

– регламентации видов документом, входящих в каждую систему;

– исключения из документов данных, традиционно включаемых в документы и не используемых при решении конкретных задач, а также дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в про цесс решения управленческой задачи;

– единства применяемой терминологии и условных обозначений;

– определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей построения совокупности их видов, ориентированных как на машинную обработку, так и пригодных к восприятию человеком;

– установления единых правил составления и оформления реквизи тов документов.

Классификация документов позволяет также унифицировать доку менты, ввести единые правила оформления, построения этих документов.

Знание правил и требований помогает овладеть рациональными приемами работы с документами, экономит время на их составление и обработку:

_ унифицированная система организационно-распорядительной до кументации (УСОРД);

– унифицированная система банковской документации (УСБД);

– унифицированная система финансовой учетной и отчетной бухгал терской документации бюджетных учреждений и организаций (УСФБД);

– унифицированная система отчетно-статистической документации (УСОСД);

– унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской до кументации предприятий (УСУБД);

– унифицированная система документации по труду (УСДТ);

– унифицированная система документации Пенсионного фонда Рос сийской Федерации (УСДПФ);

– унифицированная система внешнеторговой документации (УСВТД).

Разработка УСД ведется соответствующими министерствами и ве домствами, которым поручена эта работа. Для поддержания УСД в акту альном состоянии осуществляется их ведение, предусматривающее внесе ние изменений и дополнений в контрольный массив унифицированных форм документов по мере необходимости.

Все унифицированные системы включают в себя комплекты кон кретных документов, обновляемых по мере необходимости, а также нор мативные и методические материалы по заполнению и применению этих документов.

Государственный надзор за соблюдением требований УСД в госсек торе возложен на органы стандартизации и метрологии, а в негосударст венном секторе – на местные органы исполнительной власти.

1.6. Нормирование оформления документов Наилучшим вариантом организации нормативного обеспечения дело производства при действующей системе формирования состава документов это создание соответствующего норматива по оформлению элементной ба зы: реквизитов документов, размеров бумаги, шрифтов печатающих уст ройств и т.д. и построение на этой основе изначально унифицированных между собой документов.

Требования к составу информационных элементов документов реквизитов определяются Государственным стандартом ГОСТ Р6.30.- "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ор ганизационно-распорядительной документации. Требования к оформле нию документов".

Нормативом установлен состав реквизитов, придающих доку ментной записи юридическую силу.

Различают реквизиты постоянные и переменные. Постоянные повто ряются обязательно во всех документах. Переменные свойственны только конкретному документу.

В типовой состав реквизитов включены следующие:

1. Государственный герб Российской Федерации.

2. Герб субъекта Российской федерации.

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).

4. Код организации.

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридиче ского лица 6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постанов ки на учет (ИНН/КПП) 7. Код формы документов.

8. Наименование организации.

9. Справочные данные об организации.

10. Наименование вида документа.

11. Дата документа.

12. Регистрационный, номер документа.

13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14. Место составления или издания документа.

15. Адресат.

16. Гриф утверждения документа.

17. Резолюция.

18. Заголовок к тексту.

19. Отметка о контроле.

20. Текст документа.

21. Отметка о наличии приложения.

22. Подпись.

23. Гриф согласования документа.

24. Визы согласования документа.

25. Оттиск печати.

26. Отметка о заверении копии.

27. Отметка об исполнителе.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. Отметка о поступлении документа в организацию.

30. Идентификатор электронной копии документа.

Для конкретной разновидности организационно-распорядительных документов (ОРД) применяют не все реквизиты, а только необходимые для данного вида документов.

Каждый реквизит ОРД имеет свое назначение, содержание и место нахождения на листе бумаги. Поле документа делится на три составляю щие:

– поле штампа;

– поле рабочее или поле автора документа;

– поле служебное – поле адресата.

1.7. Поле штампа документа Лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами на зывается бланком документа. Бланки конструируются, как на основе уг лового, так и продольного расположения постоянных реквизитов (прил.

1.1 и 1.2).

На бланках для писем печатаются реквизиты 01-14 из них трафа ретные части некоторых реквизитов, чаще 10-13, которые в совокупности образуют угловой или продольный штамп и размещаются на поле штампа.

Определены требования по оформлению реквизитов в поле штампа.

1-2. Государственный герб Российской Федерации и герб субъ екта Российской Федерации помещают на бланках документов в соот ветствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации и с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Например, Го сударственный герб Российской Федерации предусмотрен на бланках до кументов органов государственной власти РФ, федеральных министерств.

3. Эмблема организации. В качестве эмблемы организации должен использоваться товарный знак или знак обслуживания, который поме щается на бланках организации в соответствии с уставом (положение об организации).

Запрещается использовать в качестве товарных знаков: знаки, во шедшие во всеобщее употребление в качестве обозначений товаров из вестного рода;

знаки, содержащие изображение государственных гер бов, красного креста или красного полумесяца, а также знаков междуна родных организаций;

знаки, содержащие указание только места или вре мени изготовления товаров, цены и количества;

знаки, содержащие лож ные сведения или сведения, способные ввести в заблуждение;

знаки, про тиворечащие общественным интересам, требованиям морали, а также ме ждународным соглашениям, в которых участвует Россия.

Организации, основная деятельность которых заключается в ока зании различных услуг, в качестве эмблемы используют знак обслужи вания, который также регистрируется Комитетом по делам изобретений и открытий.

Эмблема размещается на левом поле бланка документа на уровне реквизита "наименование учреждения, организации или предприятия", иногда ее располагают на месте, отведенном для изображения герба.

Размеры эмблемы не должны превышать ширину площади, зани маемой на бланке реквизитом "наименование организации". Ее изображение не заменяет название организации.

4. Код организации по общероссийскому классификатору предпри ятий и организаций. Оформляется в виде цифр в правой верхней части первой страницы документа (если такой код присвоен).

5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юри дического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с доку ментами, выдаваемыми налоговыми органами.

7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому клас сификатору управленческой документации (ОКУД).

8. Наименование организации - автора документа. Автором слу жебного документа выступают организации или юридические лица. Их на именования указываются в именительном падеже в строгом соответствии с наименованиями, установленными соответствующими правовыми актами.

Если имеется установленное правовым актом, т.е. закрепленное учреди тельными документами сокращенное наименование или аббревиатура, то указывается оно.

9. Справочные данные об организации. Индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, номер факса, номер теле фона, номер счета в банке. Индекс придает документу юридическую си лу, подтверждая факт составления и отправки документа, и предназначен для учета, контроля за своевременным исполнением и организации систе мы поиска поступающих или создаваемых в организации документов.

10. Наименование вида документа. Наименование документа должно присутствовать на любом документе, кроме письма. Название документа определяется составителем документа, исходя из назначения и содержания последнего. В зависимости от названия документа выбирается нужная фор ма изложения текста, определяются характер и степень обязательности реализации его содержания.

Наименование документа служит целям удобства классификации, контроля и хранения документов. Исходя из названия документа, устанав ливается и перечень необходимых для его оформления других реквизитов.

Наименование документа должно соответствовать компетенции орга низации (юридического лица), т.е. регламентируется уставом.

11. Дата документа. Датирование документа обязательно для при дания ему юридической силы. Датой документа является дата его подпи сания, утверждения или события, которое зафиксировано в документе, на пример: в актах, протоколах. Датой вступления распорядительных доку ментов в силу считается дата их доведения до адресата, если в самом до кументе не указан иной срок.

В состав даты, как правило, входит указание года, месяца и числа, в части документов, например машинных, телефонограммах, телеграммах и др., она дополняется указанием часов и минут.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:

день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;

год – четырьмя арабскими цифрами (05.06.2003).

В части документов, например, содержащих сведения финансового ха рактера, в переписке с адресатами в США и в других случаях применяет ся словесно-цифровой способ оформления даты, например: 12 июня 1999года.

В большинстве документов при оформлении даты применяются араб ские цифры, которым обозначаются число, порядковый номер месяца и все четыре или две последние цифры номера года.

Государственный стандарт, допускает два варианта цифрового напи сания даты - по аналогии с древнерусским и европейским стилем:

1999.06.12 и более привычный: 12.06.1999.

Все служебные отметки на документе, связанные с его созданием, прохождением и исполнением, например визирование, согласование, реги страция, написание резолюций и т.д., в обязательном порядке датируются.

Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим до кумент. На документах, составленных совместно несколькими организация ми или юридическими лицами, проставляется единая дата подписания.

Дата служит одним из поисковых признаков и обязательно указы вается при оформлении юридически точных и полных ссылок на документ.

12. Регистрационный номер документа (индекс). Индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового номера (с начала кален дарного года), который может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и др.). На документах, составляемых совместно несколькими организациями, регистрационные индексы авторов проставляют через ко сую черту в порядке указания авторов на документе (слева направо).

13. Ссылка на регистрационный номер и дату входящего доку мента. Включает регистрационный номер (индекс) и дату, указанные на до кументе, на который дается ответ.

14. Место составления или издания документа. На всех докумен тах, кроме служебного письма, указывается место нахождения предприятия, которое создает документ. Например: г. Новочеркасск или Ростовская об ласть, с. Довольное.

1.8. Рабочее поле документа Это поле заполняется автором – создателем документа и включает в себя следующие реквизиты 15, 16, 18 и с 20 по 27. Состав реквизитов сле дующий:

15. Адресат. Документы адресуют в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу. При адресовании до кумента в организацию или ее структурное Подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. На пример:

Министерству образования и науки Российской Федерации Управление делами При адресовании документа должностному лицу название органи зации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адреса та - в дательном. Например:

Министерству образования и науки Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту Светлову П.И.

При направлении документа руководителю организации адрес пи шется следующим образом:

Директору станкостроительного завода г-ну Петрову При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:

Главам администрации городов Полный почтовый адрес указывается при направлении документа ра зовым корреспондентам. Постоянным корреспондентам адрес не указывает ся: из уважения к партнеру адрес остается в памяти отправителя.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Каждый экземпляр такого документа обязательно подписывают.

При адресовании документа частному лицу вначале указывают почтовый адрес, затем фамилию и инициалы получателя.

16. Гриф утверждения документа. Утверждение - способ удо стоверения документа после его подписания, санкционирующий распро странение действия документа на определенный круг организаций, долж ностных лиц и граждан., Документ, подлежащий утверждению, приобре тает юридическую силу только с момента его утверждения. Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лица ми, в компетенцию, которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

Утверждаются, как правило, следующие документы:

положения об организациях, учреждениях, их структурных под разделениях, совещательных органах и т.п.;

уставы предприятий, отчеты и балансы;

структура и штатная численность, штатное расписание;

текущие и перспективные планы;

акты контрольно-ревизионного характера;

акты приема в эксплуатацию законченных строительством или реконструкцией зданий и сооружений;

акты приема-передачи дел;

отдельные разновидности протоколов и т.д.

Каждая организация с учетом своей специфики должна разра батывать индивидуальный перечень документов, подлежащих утвержде нию. В табеле следует указывать организацию или должностное лицо, ко торое в соответствии с компетенцией имеет право утвердить данный до кумент.

Утверждение документа производится посредством грифа или из дания соответствующего распорядительного документа. Оба способа ут верждения имеют одинаковую юридическую силу.

В отдельных случаях, предусмотренных законодательством, ут верждение может производиться и другими документами. Например, в со ответствии с Законом о трудовых коллективах утверждение Правил внут реннего трудового распорядка осуществляется голосованием большин ства членов трудового коллектива и оформляется протоколом.

Если документ утверждается конкретным должностным лицом, то гриф утверждения оформляется по форме:

УТВЕРЖДАЮ Директор банка (подпись) М.И. Жуков 15.08.2003, печать При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН, УТВЕР ЖДЕНО, УТВЕРЖДЕНА или УТВЕРЖДЕНЫ. Наименование утвержден ного документа в творительном падеже, его даты и номер.

УТВЕРЖДЕНО приказом директора института от 15.08.2003 № Издание распорядительного документа, утверждающего другой до кумент, необходимо в тех случаях, когда в нем указывается срок введения в действие утверждаемого документа, должностное лицо, ответственное за выполнение контрольных функций, и другие, связанные с утверждаемым документом поручения. Если утверждаемый документ издается вместе с распорядительным, то он оформляется как приложение.

В случае утверждения документа несколькими организациями, грифы утверждения располагаются на одном уровне вдоль верхней части листа.

18. Заголовок к тексту. Включает краткое содержание документа.

Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии;

чего (кого), например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

– кому, чему (например):

Инструкция по технике безопасности.

20. Текст. Текстом документа является выраженное средствами де лового языка содержание каких-либо действий или событий. Его содер жание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу доку ментами. Текст документа составляется на основе унифицированных сбор ников текстов (письмовников), типовых нормативных документов, опреде ляющих содержание конкретных документов.

Текст документа составляют на государственном языке Россий ской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков ха рактеризуемого объекта должны быть выражены именем существитель ным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего и прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выражен ные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерова ны и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения выводы, просьбы, предложения, рекоменда ции. Текст может содержать одну заключительную часть (например, при казы – распорядительную часть без констатирующей;

письма, заявления – просьбу без пояснения).

В тексте документа, подготовленного на основании документов дру гих организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизи ты: наименование документа, наименование организации – автора доку мента, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его мож но разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют араб скими цифрами.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действую щих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руко водству организации, текст излагают от первого единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

В документах коллегиальных органов текст излагают от третьего ли ца единственного числа («постановляет», «решил»).

В совместных документах текст излагают от первого лица множест венного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содер жание описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множествен ного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения вхо дят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения — от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);

— от первого лица единственного числа («считаю необходимым», «прошу выделить»);

— от третьего лица единственного числа («министерство не возра жает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения. Если к документу имеются приложения, то об этом должна быть сделана соответствующая отметка.

Информация о приложении указывается в тексте или после текста до кумента перед подписью.

Документы приложения могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложения к право вым актам), поясняющие содержание другого документа, направляемые с сопроводительным документом адресату.

В нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указыва ются в тексте, например: "Утвердить инструкцию по учету и хранению до кументов". На самом документе-приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер.

При рассылке приложений без нормативного акта отметку о прило жении заменяют на гриф утверждения соответствующим актом.

При наличии нескольких приложений они должны быть пронумеро ваны в валовом порядке.

Если документ-приложение направляется адресату с сопроводи тельным письмом, то сведения о приложении указываются после текста по следующей форме:

Приложение: проект инструкции по делопроизводству на 48 л. в 1 экз.

Если документы-приложения перечислены в тексте, то их названия второй раз не указываются. В сброшюрованном приложении не указыва ется число листов.

22. Подпись. Подпись является реквизитом, удостоверяющим доку мент, подтверждающим ответственность подписавшего за все, в нем изло женное. Подпись придает документу юридическую силу. Документ подпи сывается руководящими работниками организации или другими должност ными лицами в соответствии с их компетенцией, установленной действую щим законодательством или иными правовыми актами.

На всех уровнях управления, во всех организациях и в их подразделе ниях, действующих на основе единоначалия, документы, как правило, име ют одну подпись руководителя организации или руководителя подразделе ния в соответствии с приказом о распределении обязанностей.

Доклады, докладные записки, справки и т.п., документы инфор мационного, справочного или аналитического характера могут быть под писаны исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его полномочий.

Две подписи проставляются на документах, принятых коллеги альными органами.

Две или более подписей проставляют на документах, если ответ ственность за их содержание несут несколько должностных лиц. Напри мер, финансовые документы;

документы проверок (ревизий);

документы, составленные несколькими организациями и т.д.

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

В состав подписи входит обозначение должности лица, подпи сывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документах, оформленных на бланках), личная подпись и ее расшифровка. Наименование должности и расшифровка подписи пе чатаются на одном уровне.

Если документ должны подписывать несколько должностных лиц, то их подписи располагают одну под другой в последовательности, соот ветствующей занимаемой должности, например:

Директор завода (подпись) В.И. Степанов Главный бухгалтер (подпись) АЛ. Леонидова Если документы должны подписывать несколько равных долж ностей, то их подписи располагают на одном уровне, например:

Управляющий делами Начальник юридического отдела (подпись) В.П. Смирнов (подпись) Ф.М. Ларин В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе ко миссии, например:

Председатель комиссии (подпись) А.И. Георгиева Члены комиссии (подписи) П.В.Валентинова Ю.А.Серова С.В. Сытник Чаще всего фамилии членов комиссии проставляются в алфавитном порядке.

Запрещается подписание документа другим должностным лицом вместо указанного в проекте документа. В документах могут быть указаны только наименование должности и расшифровка подписи лица, фак тически подписавшего документ. При оформлении документа не на бланке наименование организации должно быть включено в наименование должности лица, подписывающего документ.

Если документ исходит от нескольких организаций, он печата ется не на бланке и имеет соответствующее число подписей, которые располагаются на одном уровне. В наименование должности в этом случае включают и наименование организаций - авторов документа.

При подписании документа несколькими лицами равных долж ностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Заместитель директора Заместитель директора по научной работе по научной работе Личная подпись Ю.Г. Демидов Личная подпись К.И. Игнатьев Все экземпляры этих документов, остающиеся в делах органи заций, в том числе и приложения, должны содержать подлинные под писи должностных лиц и визы согласования.

В расшифровки подписи инициалы ставятся перед фамилией (А.П. Иванов).

23. Гриф согласования. Внешнее согласование проекта документа должно быть оформлено грифом согласования, листом согласования, со держащим несколько грифов, справкой согласования или протоколом об суждения проекта документа на заседании коллегиального органа.

Гриф согласования оформляется по форме:

СОГЛАСОВАНО:

Начальник юридического отдела (подпись) Н.С. Лавров 14.06.2003 печать или СОГЛАСОВАНО Письмо Роспожарнадзора 14.06.2003 №14-7. При оформлении листа согласования на документе должна быть сде лана отметка: "Лист согласования прилагается".

Грифы согласования проставляются на первом экземпляре проекта документа ниже подписей, слева направо, на одном уровне.

24. Визы согласования документа. Внутреннее согласование проек тов документов называется визированием. Оно проводится в следующей последовательности:

с функциональными подразделениями;

с совещательными органами;

с общественными организациями;

с главными, старшими специалистами по функциональным вопросам;

с финансовой службой;

с юридической службой;

с заместителями, ведающими вопросами, содержащимися в про екте документа.

На документах визы согласования размещаются в обратном порядке и согласование проводится снизу.

Первым проект документа визирует его исполнитель в подтвер ждение того, что он несет ответственность за его качество.

Виза должна включать личную подпись визирующего и дату визиро вания, которые могут дополняться наименованием должности и расшиф ровкой подписки визирующего, например:

Начальник отдела маркетинга (подпись) А.Б. Ветров 21.05. Отказ должностного лица от визирования не допускается. При на личии разногласий точка зрения визирующего излагается перед визой или на отдельном листе с указанием об этом в форме: "замечания прилагаются".


Визы проставляются на экземплярах, которые остаются в организа ции, ниже подписей, слева направо во всю ширину листа.

25. Печать. Она заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удо стоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Документы заверяют печатью организации.

26. Отметка о заверении копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже рекви зита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно";

должность лица заверившего копию;

личную подпись;

расшифровку подписи (инициа лы, фамилию);

дату заверения, например:

Подпись Верно Инспектор отдела кадров Личная подпись М.В. Колосков 07.06.99.' Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

27. Отметка об исполнителе. Фамилия исполнителя и номер его телефона располагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Селезнев 56-4-45.

1.9. Служебное поле документа Служебное поле документа включает в себя поле для подшива доку мента (20 мм с левой стороны листа и по 15 мм с остальных трех сторон), а также все свободные места на листе бумаги от реквизитов автора. На слу жебном поле размещаются следующие реквизиты:

17. Резолюция. Автор резолюции дает указание по исполнению реше ния, постановления, инструктивного письма и т.д., зафиксированного в дан ном документе. В состав резолюции должны входить: фамилия (или фами лии) исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дата.

19. Отметки о контроле – это отметка о контроле за исполнением до кумента, которую обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль".

28. Отметка об исполнении документов и направлении его в де ло. Отметка об исполнении документа и направлений его в дело свиде тельствует о том, что все поставленные в документе вопросы решены.

По каждому документу должно быть видно, каким образом он исполнен.

Если направлен ответ, то к документу прилагается копия ответа.

О других формах исполнения на документе исполнитель делает от метку, которая имеет юридическое значение и представляет собой справку об исполнении. Например:

1) "Вопрос решен по телефону с начальником планового отдела за вода Никоновым О.С. 1999.05.12 (личная подпись исполнителя)".

2) "Дано устное разъяснение зав. канцелярией объединения Новико вой А.Г. 1999.10.02 (личная подпись исполнителя).

3) "Включено в отчет (наименование)".

Исполнитель, оформивший отметку, несет "ответственность за ее дос товерность.

Слова "в дело" и номер дела, в которое должен быть подшит доку мент, дата направления и подпись руководителя структурного подразделе ния или исполнителя документа завершают прохождение документа, на пример:

"В дело 10-07 (личная подпись исполнителя)" 29. Отметка о поступлении документа. Располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации – получателя документа, дату поступления и его индекс, при необходимости и время поступления документа (если документ пришел в день или после даты срока исполнения).

Наименование организации Дата _ Вх. номер _ 30. Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы доку мента и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

1.10. Построение бланков документов Необходимость повторения в каждом документе определенной части информации позволяет не только определить порядок расположения рекви зитов на документе, но и заранее нанести повторяющиеся их части на листы бумаги, предназначенные для создания документов. Лист бумаги с внесен ной в него постоянной информацией и разметкой для последующего внесения переменной информации называется бланком.

Бланки документов могут печататься в типографии. Для типограф ского Заказа образцы должны быть изготовлены в соответствии с утвер жденной формой в масштабе 1:1. Запрещается изготавливать типографским способом, и использовать бланки, документов, не утвержденные и не про шедшие регистрацию в установленном порядке, не имеющие кода формы.

Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

20 мм – левое;

10 мм – правое;

20 мм – верхнее;

20 мм – нижнее.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Бланки документов оформляют в соответствии с приложением А. Ори ентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пункти ром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два вари анта бланков – угловой рисунок (рисунок А.1) и продольный (рисунок А.2).

Реквизит 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. рек визит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.

Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

— центрированием (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой грани цы зоны расположения реквизитов);

Для организации, ее структурного подразделения, должностного ли ца устанавливают следующие виды бланков документов:

— общий бланк;

— бланк письма;

— бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов докумен тов, кроме письма.

Общий бланк в зависимости от учредительных документов органи зации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов органи зации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон распо ложения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 ( или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организации субъектов Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка;

при этом реквизиты 08, 09, 14 печата ют на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Вопросы и задания для самоконтроля 1. Что такое деятельность? Дайте определение.

2. Что такое делопроизводство? Дайте определение.

3. Перечислите реквизиты документов.

4. Что такое бланк документа? Назовите основные реквизиты, состав ляющие бланк документа.

5. Составьте бланк письма для своей фирмы (название фирмы приду майте сами) 6. Составьте бланк приказа для своей фирмы.

2. ОБЩЕНИЕ ЧЕРЕЗ ДЕЛОВУЮ ДОКУМЕНТАЦИЮ Теперь рассмотрим второй параметр, характеризующий деятель ность. Это – общение. И рассмотрим именно деловое общение и как его можно наладить с помощью документирования.

2.1. Принципы делового общения Общение – это целенаправленный обмен информацией, направлен ный на установление конструктивного взаимодействия и получение про дуктивного результата.

Общение возникло с самого возникновения человечества. Деловое общение также явление историческое. Все правила делового общения де формировались и менялись постоянно. Сейчас главным в деловом обще нии считается, что партнеры должны соблюдать равенство по отношению друг к другу во имя интересов общего дела. Выработан международный Кодекс деловых коммуникаций, созданный по следующим принципам:

1) интересы дела;

2) поступай по отношению к своему партнеру так, как хотел бы, что бы он поступил с тобой, т.е. соблюдай принцип равенства и кооператив ность;

3) изучай партнера, учитывай его индивидуальность, чтобы исполь зовать его знания в интересах дела;

4) информация должна быть целенаправленной, отчетливо поданной партнеру и достаточной для интересов дела. Если информации больше, чем требуется, то партнер может получить преимущества и использовать ее в свою пользу, если меньше, то трудно найти оптимальный вариант;

5) партнеры не должны обманывать друг друга, информация должна быть качественная, проверенная по всем параметрам.

Таким образом, на деловое общение через документирование управ ленческой деятельности оказывает влияние, в первую очередь, этикет, за тем официальный деловой стиль документов, психологическое воздейст вие на партнера через узнавание возможностей партнера и себя, исполни тельская дисциплина через организацию работы с документами и знание правил при составлении тех или иных управленческих документов.

2.2. Этикет и его значение в деловых документах Особая роль в деловых взаимоотношениях с партнерами отводится этикету. Этикет - перевод с французского языка (etiquette) – ярлык, этикет ка. Этикет в деловых документах проявляется в обращениях и приветстви ях, манерах составления документа и т.д. Соблюдать этикет – означает следовать особым нравственным нормам поведения.

Для успешного установления деловых контактов с людьми крайне важно соблюдать некие нравственные нормы, которые регулировали бы взаимоотношения с окружающими. В числе таких норм можно выделить:

вежливость, корректность, тактичность, благородство и точность.


Первая из этих норм – вежливость – является выражением уважи тельного отношения к человеческому достоинству. Суть вежливости - доб рожелательность. Доброжелательность проявляется и в приветствиях, и в пожеланиях.

Антипод вежливости – грубость. Грубые взаимоотношения являют ся не только показателем низкой культуры, но и экономической категори ей. Подсчитано, что в результате грубого обхождения с партнерами дело вые люди не реализуют до 20% своего экономического интереса. Это про является в виде незаключенных контрактов, расторгнутых и неподписан ных соглашений, невыполненных договоренностей и т.п.

Сродни вежливости нравственная норма – корректность. Она озна чает умение держать себя в рамках приличий в любых ситуациях и, в пер вую очередь, в конфликтных. Корректное отношение проявляется в уме нии понять позицию и возражения оппонента, предъявить претензию, чет ко обосновать свою позицию, ответить отказом в заключении какой-либо сделки, конкретно и четко сформулировать причины и т.п.

Элементом вежливости является тактичность. Чувство такта – это чувство меры, границы в общении. Быть тактичным – это не унижать дос тоинство партнеров, оппонентов, все свои чувства (восторг или недоволь ство) сдерживать.

Этическая культура проявляется также в скромности. Она проявля ется в уважении вкусов и привязанностей других людей, в небравировании своим служебным положением, сдержанностью в оценке.

Благородство – это еще одна этическая норма. Оно предполагает со вершение бескорыстных поступков, не допускает унижение других ради своих выгод.

Важным в деловых отношениях является также норма этикета - точ ность. Без точности нельзя выполнить условие договора, взятых обяза тельств и т.д. Кто не выполняет взятых на себя задач – не вызывает дове рия и уважения. Неточность граничит с обманом и ложью.

2.3. Особенности официально-делового стиля Создание новых структур ведет к увеличению общего количества чисел документов, создаваемых в стране. Хотя это число точно не извест но, но составляет примерно 500-600 млрд. только управленческих доку ментов. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической си лой, и использоваться только при совершении ряда обязательных делопро изводственных операций.

Стиль – это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств в связи с задачами общения. Различают также функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с ос новными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельно сти человека, как публицистической, научной, официально-деловой, худо жественно-литературной и т.д. Официально-деловой стиль – это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу офици альных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Официально-деловой стиль –это разновидность современного рус ского литературного языка, которая функционирует в сфере правовой и административно-общественной деятельности. Официально-деловой стиль реализуется в устной и письменной формах.

Устная форма официально-деловой речи представлена такими жан рами, как выступление и доклад (на собрании и конференции), судебная речь, служебный телефонный разговор, устное распоряжение и.д.

Письменная форма официально-делового стиля реализуется в тек стах законов, договоров, контрактов, постановлений, приказов, государст венных актов, доверенностей, заявлений, уставов, инструкций, докладных и объяснительных записок, протоколов и т.д.

Деловая речь служит средством общения государств, государства с отдельным лицом и обществом в целом;

средством общения предприятий, учреждений, организаций;

средством официального общения людей на производстве и сфере обслуживания.

Две важнейшие особенности и официально-делового стиля:

- выражаемое официально-деловым стилем содержание, учиты вая его огромную важность, должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения;

- официально-деловой стиль характеризуется определенным бо лее или менее ограниченным кругом тем.

Смешивание стилей может привести и к расторжению деловых от ношений и к очень смешным ситуациям. Например, если смешать лириче ский и деловой стили, может получиться как у П.Хмара в стихотворении "Деловое письмо о любви":

На Ваш исходящий с отказом Я вам сообщить бы хотел, Что слишком серьезно наказан Таким состоянием дел.

Вопрос быть моею женою Был в принципе вами решен.

Он был согласован со мною И вами в тот день утвержден.

Когда, совещаясь в субботу, Мы вечером шли из кино, И я, проявляя заботу, Купил вам одно эскимо.

В тот день вы давали зароки О загсе, о свадьбе, но вот Теперь вы срываете сроки Намеченных прежде работ.

Теперь вы намерены даже Нарушить былой договор… Любовь нашу до арбитража Я не доводил до сих пор, — Я полон пока еще веры.

Без вас не могу я никак!

Примите конкретные меры По части вступления в брак.

Эти особенности способствовали закреплению в ней традиционных устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных форм и приемов построения речи.

Официально-деловой стиль характеризуется:

- высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);

- официальностью (строгость изложения;

слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);

- безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

В зависимости от области применения деловой речи выделяются три подстиля официально-делового стиля:

- канцелярский (управленческий);

- юридический (законодательный);

- дипломатический.

Для управленческих документов используется канцелярский стиль.

Это более распространенный вариант официально-делового стиля. Именно в нем наиболее четко и последовательно выражены основные специфиче ские черты, присущие в целом этому стилю. К основным чертам офици ального – делового стиля относится также точность формулировок, не до пускающая инотолкования.

2.4. Деловой язык общения Требование однозначности, характерной для деловой речи, реализу ется в употреблении специальной терминологии или специальных языко вых средств. Такая языковая ориентация позволяет добиться недопущения двусмысленности высказываний. Для официально-делового стиля харак терна значительная повторяемость одних и тех же терминов в силу невоз можности оперирования их синонимами.

2.5. Особенности языка деловых документов В языке деловых бумаг и документов широко используются 1. Термины и профессионализмы в соответствии с тематикой и со держанием служебных документов. В первую очередь – это юридическая, дипломатическая и бухгалтерская терминология (аппеляция, истец, непри косновенность, импорт, контракт, просрочка, надбавка, предложение, спрос и т.п.).

2. Нетерминологические слова, употребляющиеся преимущественно в административно-канцелярской речи (надлежащий, должный, вышеука занный, нижеподписавшийся, препровождается, настоящий (этот) и т.п.).

3. Имена существительные – названия людей по признаку, обуслов ленному каким-либо действием или отношением (квартиросъемщик, сви детель, наниматель, истец, ответчик и т.п.).

Существительные, обозначающие должности и звания, употребля ются в деловой речи только в форме мужского рода (свидетель Федорова, работник милиции Савельева, профессор Емельянова и т.п.).

4. Отглагольные существительные. Среди них особое место занима ют существительные с префиксом не (неисполнение, ненахождение, невы полнение, несоблюдение, непризнание и т.п.).

5. Сложные отыменные предлоги, выражающие стандартные аспек ты содержания (в целях, в отношении, в силу, по линии, в части и т.п.).

Предлог по с предложным падежом для обозначения временных отрезков (по достижении восемнадцатилетнего возраста и т.п.).

6. Устойчивые словосочетания атрибутивно-именного типа с окра ской официально-делового стиля (единовременное пособие, вышестоящие органы, установленный порядок, предварительное рассмотрение и т.п.) 7. Усложненные словосочетания (оказать помощь, произвести рекон струкцию, провести расследование и т.п.) в отличие от параллельных им глагольных форм (помочь, реконструировать, расследовать и т.п.).

В составлении и оформлении деловой документации не последнее место занимает административный речевой этикет, некоторые элементы которого требуют особого внимания.

1. Наиболее распространенные формы обращения: Уважаемый…, или Уважаемый…! Следует помнить, что запятая после обращения прида ет документу (письму) будничный характер;

знак восклицания указывает на то, что факту обращения к данному лицу или затронутому вопросу при дается особое значение.

Если в обращении указывается имя и отчество, а фамилия не называ ется, то обращение приобретает личный характер. Включение в формулу обращения фамилии адресата придает тексту документа вежливо официальный оттенок.

2. Текстовое употребление слов: товарищ (т.), господин (г-н), граж данин (гр.) имеет свою специфику.

Слово «товарищ», преимущественно употреблявшееся в нашей стра не до 90-х годов, уже вытеснено словом «господин», используемым в ми ровой практике. Слово «гражданин» применяется тогда, когда то или иное лицо рассматривается как субъект гражданских правоотношения.

3. В ведомственной письменной речи имеет место тенденция к утра те местоимения «я». Например, вместо "я прошу" пишут "прошу". Вместо "я выполнил" пишут "мною выполнено". Однако нельзя сказать "мною ре шено". Правильно: "я решил". В целом местоимение "я" употребляется только в докладных и объяснительных записках.

4. Административный речевой этикет предусматривает умение поль зоваться местоимением "он". Оно может быть средством и обезличивания, и фамильярности, поэтому требует особой осторожности, даже ограничен ности при пользовании им в служебных документах. Вполне очевидно, что в приказе, постановлении, решении, распоряжении, характеристике следу ет указывать фамилию лица и его инициалы. В характеристике в каждом абзаце повторяются фамилия и инициалы лица, на которое оно составляет ся.

5. Следует учитывать, что служебные документы пишутся в ней тральном доброжелательном тоне, не допускается иронизирование, прояв ление грубости, использование вычурных оборотов с выражением чрезмер ной вежливости и т.п. Разумеется, никакой список рекомендуемых выраже ний не позволит полностью решить проблему административного речевого этикета. Только внутренний такт и объективность в оценке тех или иных производственных ситуаций могут подсказать выбор слов и выражений.

2.6. Некоторые случаи правописания в деловых документах С прописной буквы пишутся все слова, кроме служебных, в названи ях высших правительственных, государственных организаций и учрежде ний страны, а также важнейших международных организаций (Верховный Совет Российской Федерации, Организация Объединенных Наций).

С прописной буквы пишется первое слово в названиях центральных учреждений, общественных организаций (Министерство промышленности Российской Федерации;

Федерация независимых профсоюзов России).

С прописной буквы пишется первое слово и собственные имена в на званиях научных, учебных заведений, учреждений культуры, торговых и промышленных предприятий (Академия наук России;

Музыкальное учи лище им. Гнесиных;

Политехнический музей;

Первый московский часовой завод). Если перед индивидуальным названием стоит определение, тоже индивидуальное, то оба слова пишутся с прописной буквы (Государствен ная Третьяковская галерея;

Центральный Дом журналиста).

Деловые тексты часто включают в себя различные перечни, списки, которые требуют условных обозначений. Существуют определенные тех нико-пунктуационные правила рубрицирования текста документа.

Для обозначения частей перечней используются:

— высший уровень членения – прописные буквы (А, Б, В и т.д.) и римские цифры (I, II, III и т.д.);

— средний уровень членения – арабские цифры (1, 2, 3 и т.д.);

— низший уровень членения – арабские цифры со скобками (1) 2) 3) и т.д.) и строчные буквы со скобками (а) б) в) и т.д.).

После строчных букв и арабских цифр со скобками не ставится точ ка, а после прописных букв и римских цифр ставится точка( а). 1), А. 1.).

При рубрицировании со скобками части текста отделяются либо запяты ми, либо точками с запятыми ( 1)…;

2)…;

). Точка ставится в конце рубрик ( 1. … 2).), оформленных без скобок.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т.п. Не желательны и спонтанные (авторские) сокращения. В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращения: почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т.п.);

наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т.п.);

названия докумен тов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т.п.);

слово год (г., гг., 1996/97 отчет ном году);

денежные единицы (2000 руб., 80 коп., но 2000 р. 80 к.;

4 тыс., млн.);

текстовые обозначения (т.д., т.п., см., пр., напр., др., с., гл., с.г.).

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращенными написаниями в целом снижает официальный тон докумен та. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Сло варем сокращений русского языка" (М., 1969).

Названия географических понятий, промежутков времени, количест венных определений и т.п. сокращают:

а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел;

б) после числительных, например, 8 тыс. ( тысяч) станков, 10 млн.

(миллионов) рублей.

Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращать ся в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

Сложносокращенные названия, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по сме шанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буква ми, слоговые сокращения – строчными (НИИСтройдормаш-Научно исследовательский институт строительного и дорожного машинострое ния). По первым слогам (РОССЕЛЬМАШ).

Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при рас шифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязатель ство нельзя написать обяз. Или об-о, так как это может быть понято по разному (обязанности, обстоятельство и т.п.). Правильное сокращение это го слова: обяз-во.

Сокращение должно быть понятно всем, читающим документ. По этому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем быть представлено в сокращенном виде.

Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке – это слово не сокращается.

Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах од ного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.

2.7. Некоторые правила редактирования деловых бумаг Редактирование деловых бумаг и служебных документов обычно со стоит из трех этапов.

1. Первичное ознакомление с текстом документа. Работа по редакти рованию документа начинается с его прочтения в целом. При первом чте нии не рекомендуется вносить в текст какие-либо поправки, но можно де лать карандашные пометки на полях, или, что лучше, все попутные заме чания следует фиксировать на отдельном листе бумаги.

2. Проверка фактического материала. На следующем этапе целесооб разно обратиться к проверке фактического материала, включенного в до кумент. Следует продумать, достаточен ли фактический материал редакти руемого документа, достоверны ли представленные сведения.

3. Языковая правка. Устраняются орфографические, пунктуационные и стилистические ошибки. Все исправления, вносимые в текс, делаются синими или черными чернилами (нельзя писать красными). Все написан ное – слова, цифры, корректурные знаки – должно быть отчетливым и ак куратным. Выправленный текст следует перепечатать и вычитать. Полно стью подготовленный текст подписывается. При редактировании исполь зуются корректурные знаки.

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании 2.8. Психологическое воздействие на партнера Психологическое воздействие на партнера является важнейшим практическим направлением в современной психологической науке и по зволяет проникнуть в тайны человеческих взаимоотношений, учитывать индивидуальности партнера, свои психологические особенности и таким образом использовать это все для пользы дела.

Основным видом психологического воздействия является убеждение.

Убеждение представляет собой воздействие на партнера с целью изменить его отношение к чему-либо, когда он придерживается иного мнения. Важно, чтобы это изменение отношения изменило и поступки человека.

Совершенство убеждающего воздействия проявляется в том, чтобы оппонент не столько сделал то, что ему рекомендуют, сколько захотел это сделать. И для этого необходимо сначала достичь с ним взаимопонимания, без которого невозможно будет склонить его к своей точке зрения.

2.9. Основные проявления понимания Важнейшими формами понимания являются следующие.

1. Узнавание. Это, пожалуй, самая простая форма понимания, и за ключается она в умении отнести предмет, явление или отношение к какой либо группе или категории.

2. Выявление причины. Это несколько более сложное проявление понимания, поскольку здесь, применительно к сфере взаимоотношений между людьми, необходимо более сложное умение – выявить мотивы по ведения людей, т.е. что побуждает их к деятельности.

3. Определение следствий. Определение причинно-следственных связей между явлениями или процессами предопределяет известный прин цип детерминизма. Практическая его сущность состоит в том, что, поняв принцип (приведенная выше форма проявления понимания), мы менее склонны отвергать следствие. С другой стороны, суть детерминизма сводит ся к следующему: знание действия (следствия) зависит от знания причины.

4. Выявление устройства какого-либо предмета или явления. Это очень важное положение для процесса осмысливания, ибо определение, из каких частей или элементов состоит исследуемый объект, помогает рас крыть его внутреннюю структуру и строение.

2.10. Психологическая сущность понимания Заключается в способности постичь, усвоить что-либо. С позиции функционального и процессуального подходов феномен понимания вклю чает в себя следующие составляющие.

1. Объединение в единое целое разрозненных элементов какого-либо процесса или явления. Для этого процесс понимания должен включать различные гипотезы, сравнения, пробы и, что также естественно, ошибки.

2. Выделение промежуточных элементов, выявление связей между ними.

3. Построение гипотезы с включением важнейшего формально логического элемента – сравнения. Собственно благодаря сравнениям и осуществляется процесс понимания, который развивается от простого к сложному, от понимания на уровне явления (фрагментарного) к понима нию на уровне сущности (глубинного).

2.11. Рекомендации по совершенствованию эффективности понимания 1. Учитывайте этнографические особенности языка.

2. Используйте специфику профессионального языка своего партне ра. Это значительно поможет добиться желаемого взаимопонимания с партнером, поскольку основой его "родных" понятий является профессио нальная терминология и крайне важно ее учитывать, если мы настроены на быстрое понимание.



Pages:   || 2 | 3 | 4 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.