авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 || 3 | 4 |

«1 Н.А. ЛЫСЕНКО ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРЕДПРИЯТИЯ КУЛЬТУРА ОБЩЕНИЯ В ДЕЛОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ ...»

-- [ Страница 2 ] --

3. Старайтесь более подробно объяснить, что надо делать и чего вы хотите, этим вы сэкономите время на всевозможные уточнения, перезвани вание и переписку.

4. Стремитесь последовательно, точно и логично излагать свои мыс ли. Это во многом зависит от умения строить свои рассуждения по законам правильного мышления, т.е. по законам формальной логики.

В процессе делового общения необходимо реально представлять, что люди с точки зрения их социально-психологических особенностей делятся на 4 типа (см. табл. 1).

Таблица Действия людей, представляющих различные психологические типы Тип Действия "Конструктор" 1. Предоставляет относящиеся к делу факты в процессе диагностики.

2. Обращает внимание на то, что надо сделать.

3. Следит за деталями в ходе диагностики или при вы полнении работы.

4. Ищет неопровержимые факты, чтобы решить про блему.

5. Может исполнять роль адвоката.

"Исследователь" 1. Видит возможные варианты альтернативных реше ний.

2. Эффективно справляется с запутанными проблемами.

3. Вносит элементы творчества в проблемы или реше ния.

4. Находит образцы или связи в симптомах проблемы и проникает в ее суть.

"Судья" 1. Не сдается в борьбе с оппозицией.

2. Ищет факты, подкрепляющие альтернативы.

3. Анализирует проблему и организует ее разрешение.

4. Критически развивает альтернативы.

"Гармонист" 1. Хорошо убеждает других.

2. Находит общую основу среди различных точек зре ния.

3. Пробуждает энтузиазм и дает альтернативы и планы действий.

4. Помогает партнерам общаться между собой.

5. Помогает объединить личные оценки и явления в процессе принятия решения Для сравнения "портрета", который Вы получили, попросите того, чье мнение для Вас значимо, ответить вместо Вас.

Ключ для оценки результатов предложен ниже.

Полученные данные следует рассматривать как информацию к раз мышлению.

Тип 1 – люди, воспринимающие чувством, как конструктор, концен трируются на деталях и фактах непосредственного опыта. Они что-то зна ют, так как прочувствовали это своими пятью чувствами. Эти люди ориен тируются в деталях предлагаемой им работы (продукции, услуг и т.п.), ищут факты и доверяют им.

Тип 2 – люди, воспринимающие интуицией, как исследователь, ви дят сверх того, что может быть видно. Они руководствуются интуицией, находят образец в, казалось бы, несвязанных событиях и на их основе де лают вывод о предлагаемой работе и т.п. При этом слишком много деталей затрудняет им решение.

Тип 3 – люди, рассуждающие как судья, являются аналитиками и ло гически соединяют мысли и идеи. Они ценятся за беспристрастность, ана лизируют проблемы и придают большое значение определению конечной цели и последствиям для себя лично.

Тип 4 – люди, рассуждающие чувствуя, как сглаживающие различия, ценятся за гармоничность. Они хорошо умеют убеждать и сглаживать раз личия между членами группы коллектива, а также руководствуются лич ным опытом, влияющим на их рассуждения.

2.12. Оцени себя сам А теперь попробуйте оценить и себя. Определите свои преимущества и свои недостатки с помощью тестов.

Тест 1. "Каков Ваш стиль общения?" Нам нередко удается взглянуть не себя со стороны, а ведь у каждого существует излюбленная манера общения, то, что обычно называют сти лем. Стиль общения Вам поможет определить данный тест. Попробуйте с его помощью узнать, достаточно ли Вы корректны с другими людьми.

На каждый из двадцати вопросов даны три варианта ответов: под черкните тот, который Вас устраивает. Если ни один ответ Вам не подхо дит, переходите к следующему вопросу.

1. Склонны ли Вы, искать пути к примирению после очередного служебного конфликта?

а) Всегда.

б) Иногда.

в) Никогда.

2. Как Вы ведете себя в критической ситуации?

а) Внутренне кипите.

б) Сохраняете полное спокойствие.

в) Теряете самообладание.

3. Каким считают Вас коллеги?

а) Самоуверенным и завистливым.

б) Дружелюбным.

в) Спокойным и независтливым.

4. Как Вы отреагируете, если Вам предложат ответственную должность?

а) Примите ее с некоторыми опасениями.

б) Согласитесь без колебаний.

в) Откажетесь ради собственного спокойствия.

5. Как Вы будете себя вести, если кто-то из коллег возьмет с Ва шего стола бумагу?

а) Дадите ему "по первое число".

б) Заставите вернуть.

в) Спросите, не нужно ли ему еще что-нибудь.

6. Какими словами Вы встретите мужа (жену), если он (она) вер нулся(ась) позже обычного?

а) Что тебя так задержало?

б) Где ты торчишь допоздна?

в) Я начал(а) волноваться.

7. Как Вы ведете себя за рулем автомобиля?

а) Стараетесь обогнать машину, которая "показала Вам хвост".

б) Вам все равно, сколько автомобилей Вас обошло.

в) Помчитесь с такой скоростью, чтобы никто не догнал Вас.

8. Какими Вы считаете свои взгляды на жизнь?

а) Сбалансированными.

б) Легкомысленными.

в) Крайне жесткими.

9. Что Вы предпринимаете, если не все удается?

а) Пытаетесь свалить вину на другого.

б) Смиряетесь.

в) Становитесь впредь осторожнее.

10. Как Вы реагируете на фельетоны о случаях распущенности среди современной молодежи:

а) Пора бы уже молодежи запретить такие развлечения.

б) Надо создать им возможность организованно заниматься тем, чего они хотят.

в) И чего с ними возимся?

11. Что Вы ощущаете, если должность, которую Вы хотели за нять, досталась другому?

а) И зачем я только на это время тратил?

б) Видно, этот человек начальству приятнее.

в) Может быть, мне удастся в другой раз.

12. Какие чувства Вы испытываете, когда смотрите страшный фильм?

а) Испытываете чувство страха.

б) Скучаете.

в) Чувствуете искреннее удовольствие.

13. Как Вы будете себя вести, если образовалась дорожная проб ка и Вы опоздали на важное совещание?

а) Будете нервничать во время совещания.

б) Попытаетесь вызвать снисходительство партнеров.

в) Огорчитесь.

14. Как Вы относитесь к своим спортивным результатам а) Обязательно стараетесь выиграть.

б) Цените удовольствие почувствовать себя вновь молодым.

в) Очень сердитесь, если проигрываете.

15. Как Вы поступите, если Вас плохо обслужили в ресторане?

а) Стерпите, избегая скандала.

б) Вызовете метрдотеля и сделаете ему замечание.

в) Отправитесь с жалобой к директору ресторана.

16. Как Вы поступите, если Вашего ребенка обидел другой ребе нок в школе?

а) Поговорите с учителем.

б) Устроите скандал его родителям.

в) Посоветуете ребенку дать сдачи.

17. Какой Вы человек?

а) Средний.

б) Самоуверенный.

в) Пробивной.

18. Что Вы скажете подчиненному, сделавшему ошибку?

а) Простите, это моя вина.

б) Ничего, пустяки.

в) А повнимательнее Вы не можете быть?

19. Ваша реакция на статью в газете о хулиганстве среди моло дежи?

а) Когда же, наконец, будут приняты конкретные меры?

б) Надо бы ввести суровое наказание.

в) Нельзя же все валить на молодежь.

20. Какое животное Вы любите?

а) Тигра.

б) Кошку.

в) Медведя.

Напротив номера вопроса в вертикальной колонке находится тот от вет, который Вы подчеркнули. Определите его оценку в очках. Очки сум мируйте. Если Вы не выбрали ответ из предложенных вариантов, то по данному вопросу Вы набрали 0 очков.

Оценка результатов:

Вопросы 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 Очки за ответ а 123232223 3 1 3 1 2 1 1 1 1 2 б 212323112 1 2 2 3 3 3 2 3 3 1 в 331111321 2 2 1 2 1 2 3 2 2 3 Результаты 34 очка и менее. Вы чрезмерно миролюбивы, что обусловлено не достаточной уверенностью в собственных силах и возможностях. Это, ко нечно, не значит, что Вы гнетесь под любым ветерком. И все же побольше решительности Вам не помешает! К критике "снизу" относитесь доброже лательно, но побаиваетесь критики "сверху".

35-44 очка. Вы умеренно агрессивны. Вам сопутствует успех в жиз ни, поскольку у Вас достаточно здорового честолюбия. К критике относи тесь доброжелательно, если она деловая и без претензий.

45 очков и более. Вы излишне агрессивны и неуравновешенны, не редко бываете чрезмерно жестким по отношению к другим людям. Надее тесь дойти до управленческих "верхов", рассчитывая на свои силы. Доби ваясь успехов в какой-либо области, можете пожертвовать интересами ок ружающих. К критике относитесь двойственно: критику "сверху" прини маете, а критику "снизу" воспринимаете болезненно, порой небрежно.

Если по 7 и более вопросам Вы набрали по 3 очка и менее, а по 7 во просам – по 1 очку, то Ваша агрессивность носит скорее разрушительный, чем конструктивный характер. Вы склонны к непродуманным поступкам и ожесточенным дискуссиям. Относитесь к людям пренебрежительно и сво им поведением провоцируете конфликтные ситуации, которых вполне могли бы избежать.

Если же по 7 и более вопросам Вы получили по 1 очку, а менее чем по 7 вопросам – по 3 очка, то Вы чрезмерно замкнуты. Это не значит, что Вам не присущи вспышки агрессивности, но Вы подавляете их слишком тщательно.

Тест 2. "Агрессивны ли Вы" Агрессивность, которая, по сути, есть не что иное, как сознательное стремление нанести вред ближнему, - это черта характера, которая, к со жалению, в той или иной степени присуща многим из нас, и мы проявляем ее в различных ситуациях. Агрессивность можно считать дочерью гнева.

Если Вы хотите знать, насколько серьезным элементом Вашей натуры она является, примите участие в нашем тесте. И, может быть, Вы узнаете о се бе нечто новое. И, может быть, это поможет Вам лучше владеть Вашими нервами.

1. Легко ли Вы выходите из терпения?

Да. Нет.

2. Уверены ли Вы в приоритете силы над логикой?

Да. Нет.

3. Трудно ли Вам удержаться от ссоры, если Вы с кем-то катего рически не согласны?

Да. Нет.

4. Считаете ли Вы, что окружающие завидуют Вам по тому или иному поводу.

Да. Нет.

5. Любите ли Вы иногда делать что-то назло другим?

Да. Нет.

6. Бываете ли Вы грубы в тех или иных ситуациях?

Да. Нет.

7. Любите ли Вы читать детективы и смотреть боевики и филь мы ужасов?

Да. Нет.

8. Нравится ли Вам высмеивать других, быть критичным и сар кастичным?

Да. Нет.

9. Есть ли в Вашей жизни кто-либо, кого Вы по-настоящему не навидите?

Да. Нет.

10. Бываете ли Вы неприятны для окружающих?

Да. Нет.

11. Часто ли Вы наказываете детей, если они этого заслуживают?

Да. Нет.

12. Считаете ли Вы, что применение смертной казни в опреде ленных случаях оправдано?

Да. Нет.

13. Впадали ли Вы в такую ярость, что разбивали какой-нибудь предмет?

Да. Нет.

Теперь подсчитаем очки. Каждый ответ «да» — 5 очков, нет» — очков.

0 — 24 очка. Вы относитесь к людям, которые добродушны к окружаю щим, полагая, что это наилучший способ взаимоотношений. Вы склонны верить в душевное богатство человека, в доброту, справедливость и лю бовь как факторы, которые определяют нашу цивилизацию. Правда, Вам не дано легко привлекать других к реализации собственных целей. И Ваше умение владеть собственными чувствами нередко соединяется с недостат ком уверенности в себе и достаточно легким подчинением мнению окру жающих. Поэтому Вы часто становитесь объектом агрессивности других.

Не позволяйте садиться Вам на шею!

25 — 65 очков. Вы явно склонны к агрессивным импульсам в отно шении окружающих и потере контроля над собой. Содержание Ваших вы сказываний, а также их форма и элементы, им сопутствующие, нередко свидетельствуют о намерении навредить другим, душевно ранить их. Вы можете даже сами не подозревать, что так называемое «высказывание правды в глаза» часто означает лишь проявление Вашей агрессивности.

Так же, как и то, что Вы подчас не скупитесь на негативные оценки знако мых и близких, повышаете голос и используете чрезмерно острые аргу менты, оспаривая отличную от Вашей точку зрения. Подумайте, так ли уж конструктивно Ваше поведение и так ли обязательна резко наступательная позиция? Может быть, Вам удастся заменить сарказм юмором?

Тест 3. «Кто Вы? Капитан? Рулевой? Пассажир?»

Характер человека, как известно, проявляется в поступках, в отно шении к людям, в выборе, который каждый из нас делает в той или иной ситуации. Если Вы хотите лучше узнать себя, проставьте около каждого из пятнадцати предлагаемых вариантов ответов: «да», «нет», «не знаю».

1. Я всегда чувствую ответственность за все, что происходит в моей жизни.

2. В моей жизни не было бы столько проблем, если бы некоторые лю ди изменили свое отношение ко мне.

3. Я предпочитаю действовать, а не размышлять над причинами своих неудач.

4. Иногда мне кажется, что я родился (родилась) под «несчастливой звездой».

5. Я считаю, что алкоголики сами виноваты в своей болезни.

6. Иногда я думаю, что за многое в моей жизни ответственны те лю ди, под влиянием которых я стал (стала) таким (такой), как я есть.

7. Если я простужаюсь, предпочитаю лечиться самостоятельно, а не прибегать к помощи врача.

8. Я считаю, что во вздорности и агрессивности, которые так раз дражают в женщине, чаще всего виноваты другие люди.

9. Считаю, что любую проблему можно решить, и не очень понимаю тех, у кого вечно возникают какие-то жизненные трудности.

10. Я люблю помогать людям, потому что чувствую благодарность за то, что другие сделали для меня.

11. Если происходит конфликт, то, размышляя, кто в нем виноват, я обычно начинаю с самого (самой) себя.

12. Если черная кошка перейдет мне дорогу, я перехожу на другую сторону улицы.

13. Я считаю, что каждый человек, независимо от обстоятельств, должен быть сильным и самостоятельным.

14. Я знаю свои недостатки, но хочу, чтобы окружающие относились к ним снисходительно.

15. Обычно я мирюсь с ситуацией, повлиять на которую не в состоя нии.

Подведем итоги.

За каждый ответ «да» на вопросы 1,3,5,7,9,11,13 и ответ «нет» на во просы 2,4,6,8,10,12,14,15 поставьте себе по 10 баллов. За ответы «не знаю»

— по 5 баллов. Подсчитайте общее количество баллов.

До 49 баллов. Вы часто бываете пассажиром в своей жизни. Легко подчиняетесь внешним силам, говоря: «Так сложились обстоятельства, судьба и т.п.». В своих трудностях Вы обвиняете кого угодно, но только не себя. Настоящая независимость кажется вам недостижимой. Но Вы умеете мирно сосуществовать с другими.

50—99 баллов. Вы охотно бываете рулевым, поможете, если это не обходимо, передавать штурвал в верные руки. При оценке причин собст венных трудностей Вы вполне реалистичны. Гибкость, рассудительность и чуткость всегда бывают Вашими союзниками. Случаются ситуации, кото рые никак Вас не касаются, Вы не несете за них никакой ответственности и тем не менее, если это требуется, все-таки берете ответственность на себя, и Вы обычно знаете, когда это нужно сделать. Вы умеете жить в добром согласии с другими людьми, не нарушая внутреннего согласия с самим со бой.

100-150 баллов. Вы капитан собственной жизни, чувствуете ответ ственность за все, что с Вами происходит, многое берете на себя, преодо леваете трудности, не преувеличивая их, не возводя в ранг жизненных проблем. Вы видите перед собой задачу и думаете над тем, как ее можно решить. Что при этом Вы чувствуете, что происходит в Вашей душе – для окружающих загадка.

С помощью тестов определите свой статус, попробуйте оценить свои возможности в решении поставленных задач.

2.13. Организация работы с документами и защита информации Создание условий, обеспечивающих хранение необходимой инфор мации и снабжение ею потребителей в установленные сроки и с наимень шими затратами характеризует организацию работы с документами или управление документацией. Она включает в себя: функцию документообо рота, создание информационно-поисковых систем по документам, кон троль их исполнения, подготовку документов к передаче на архивное хра нение.

2.14. Документооборот Документооборот в организациях осуществляется в виде документов, циркулирующих между пунктами обработки и создания информации (руко водители организации и структурных подразделений, специалисты) и пунк тами технической обработки собственно документов: экспедиция, машбюро, копировально-множительная служба и другие. В организации эти потоки документов разделяются на направляемые руководству, в подразделения, конкретным исполнителям. В подразделениях также формируются доку ментопотоки, которые в результате образуют единый поток отправляемой корреспонденции. Кроме того, в организациях, как правило, циркулируют документы созданные в ней и не предназначенные к выходу за ее пределы — потоки внутренней документации.

Проектирование рациональной системы документооборота основы вается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроиз водства и научной организации труда, например:

— исключение возвратного движения документов;

— однократность пребывания документа в одном структурном под разделении или у одного исполнителя;

— пребывание документа в той или иной инстанции должно быть строго обусловлено необходимостью его обработки;

— различные операции должны выполняться параллельно для со кращения времени движения документов и повышении оперативности их исполнения;

— учетно-информационные сведения о ходе движения и исполнения документов, результат контроля и др., следует передавать в службу де лопроизводства с помощью регистрационных карточек, бездокументными способами, исключающими возвратное движение самих документов (устно, по телефону).

Схемы движения документов должны предусматривать и возможные варианты движения документов, например:

— когда документ от руководителя поступает непосредственно исполнителю, минуя все другие инстанции;

— передача почтовых отправлений, имеющих пометку "лично", непо средственно из службы делопроизводства адресату, минуя все инстанции и этапы обработки.

Обработка документов должна, как правило, проводиться в течение суток с момента поступления в организацию.

Все передачи зарегистрированных документов от одного испол нителя другому должны быть зафиксированы в учетно-регистрационных формах. Порядок передачи данной информации должен устанавливаться ру ководством организации.

2.15. Контроль исполнения документа Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

Контроль должен осуществляться путем регулярного отслеживания контрольного массива (журнала, картотеки, файла) и напоминания исполни телям о приближении или наступлении срока исполнения.

В организации должен составляться перечень, документов, подлежа щих контролю исполнения, в виде самостоятельного документа или в виде дополнительной графы в табеле документов. В состав документов, подле жащих обязательному контролю, наряду с документами директивных и вы шестоящих органов, собственными распорядительными документами следу ет включать все документы, специфичные для организации и имеющие кон кретные формы и сроки исполнения.

Срок исполнения входящих документов исчисляется с момента их по ступления в организацию, а создаваемых - с момента доведения до исполни телей, если конечно, не оговорен другой срок.

Срок исполнения может продлить только организация или должност ное лицо, его установившее (или вышестоящее руководство).

Снять документы с контроля может либо должностное лицо, устано вившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического вы полнения задания, запросов, сообщения результатов заинтересованным ли цам и организациям или другого документированного подтверждения ис полнения. На документе при этом должна быть проставлена отметка, подпи санная лицом, подтверждающим исполнение.

2.16. Информационно-поисковая система по документам организации Для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержа щейся в них информации в организациях должны создаваться информаци онно-поисковые системы по документам организации.

Информационно-поисковые системы включают в себя: регистрацию и индексирование документов;

информационно-поисковые массивы и базы данных, классификационные справочники;

систему оперативного хранения документов.

В случае если документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственность за этот документ, так как не подтверждается сам его факт поступления.

Регистрации в обязательном порядке подлежат все документы, тре бующие исполнения, учета и использования в справочных целях (распоря дительные, отчетные, нотариальные, учебные, учетно-статистические, бух галтерские и другие).

Независимо от способа регистрации и структуры регистрационных форм (карточки, журналы, экранные форматы), в выборе которых организа ции не регламентированы, необходимым, условием является использование в регистрационной форме обязательных реквизитов: автор документа (кор респондент);

название документа, состоящее из наименования вида и заго ловка;

дата документа;

присваиваемый индекс;

срок исполнения;

номер дела, в котором хранится документ;

а также при необходимости: индекс посту пившего документа;

резолюция с указанием исполнителя, содержания пору чения, автора и даты;

отметка об исполнении;

расписка исполнителя в полу чении (доведении до сведения) документа, дата промежуточного контроля и другие. При регистрации документов ограниченного доступа указываются также номера и число экземпляров.

Различаются несколько самостоятельных видов ИПС:

— справочные или контрольно-справочные, по которым отслеживает ся ход выполнения документов или их использование. Основой системати зации в этих массивах являются, как правило, дата (срок) исполнения;

— контрольно-справочные по предложениям, заявлениям и жалобам граждан, в которых основой систематизации является тематика поднятых в обращениях граждан вопросов;

— справочные (кодификационные) по нормативно-правовым актам, отражающим вопросы деятельности (правовую среду) организации. В сис темах этого вида самостоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в документе, а.основой систематизации также является тематика нормативных положений.

При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с документами.

2.17. Номенклатура дел организации Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой сис темы организации является номенклатура дел — "систематизированный пе речень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения". В номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регист рационно-справочные массивы всех структурных подразделений и должно стных лиц организации без исключения независимо от вида носителя и спо соба фиксации документной информации.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку испол ненных документов в дела;

систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

служит основным учетным документом в текущей работе с доку ментами, а также учетно-справочной системой для последующего поиска дел со сроками хранения до 10 лет включительно.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел устанавливает Государственная архивная служба России на основании дан ных ей Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки работы организации, в том числе органов и подразделений, дейст вующих на общественных началах (комиссий, советов, общественных отде лов и т.д.), а также документы с грифами ограничения доступа к ним;

в этом случае номенклатура дел также становится документом ограниченного дос тупа. В номенклатуру включаются также дела временно действующих орга нов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности, например лик видационной комиссии, а также незаконченные делопроизводством дела, ко торые поступают правопреемникам из других Организаций для их продол жения.

В процессе работы организации в течение делопроизводственного го да могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, спра вочно-информационных фондах и других подразделениях.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с экс пертной комиссией организации, с Государственной архивной службой в лице ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После со гласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки делопроизводственного года (сезон, учебный год и т.д.), и действует в тече ние 5 лет. Она подлежит досрочному пересоставлению и переутверждению в случае коренного изменения функций и структуры организации. При отсут ствии таких изменений в конце каждого года после соответствующей кор ректировки номенклатуру вводят в действие автоматически.

Номенклатура дел должна оформляться на бланке организации или с титульным листом в необходимом числе (три-пять) экземпляров. Первый эк земпляр является документом постоянного хранения организации;

один эк земпляр остается в архиве, с которым согласовывается номенклатура дел, число рабочих экземпляров определяется конкретной технологией регистра ции документов.

Единая форма номенклатуры дел установлена Государственной ар хивной службой и является обязательной для всех учреждений, организаций и предприятий независимо от ведомственной подчиненности и форм собст венности.

Разделами номенклатуры дел являются как названия структурных подразделений, располагаемые в соответствии с утвержденной структурой организации, так и направления деятельности в том случае, если организа ция бесструктурна или структура мало развита. Последовательность распо ложения разделов должна совпадать с последовательностью, закрепленной в уставных нормативных документах (прил. 2.1).

Сроки хранения документов, не вошедших в типовые и ведомствен ные перечни, устанавливаются соответствующим архивным органом по представлению организации.

2.18. Документы по работе с гражданами Все граждане Российской Федерации имеют право направлять личные и коллективные обращения в государственные органы и должностным ли цам.

Существуют три основных вида обращения: предложение, заявление, жалоба.

Предложение — вид обращения, цель которого, во-первых, обратить внимание на необходимость совершенствования работы тех или иных госу дарственных органов, предприятий, учреждений или общественных органи заций, а во-вторых, рекомендовать конкретные пути и способы решения по ставленных задач.

Заявление — вид обращения, направленный на реализацию предостав ленных законом субъективных прав и интересов граждан. В отличие от предложения в нем не раскрываются пути и не предлагаются способы реше ния поставленных задач.

Жалоба — вид обращения, в котором идет речь о нарушении субъек тивных прав и охраняемых законом интересов граждан. Как правило, в жа лобе содержатся не только информация о нарушении субъективных прав и просьба об их восстановлении, но и критика в адрес государственных или общественных органов, предприятий, учреждений, организаций, должност ных лиц и отдельных граждан, в результате необоснованных действий кото рых либо необоснованно го отказа в совершении предусмотренных законом действий произошло, по мнению заявителя, нарушение его субъективных прав.

Работа с обращениями граждан ведется на основании Типового поло жения о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях и в организациях и за конов краев, областей.

Норматив устанавливает порядок, в соответствии с которым обраще ния граждан подаются в органы, компетентные в разрешении данного во проса. Жалобы подаются в те органы и тем должностным лицам, которым подчинены органы и лица, чьи действия обжалуются. Государственные и общественные органы и лица, к ведению которых не относятся вопросы, по ставленные в обращениях, должны не позже чем в пятидневный срок напра вить их по принадлежности, известив об этом заявителя. Запрещается на правлять жалобы граждан для разрешения тем лицам или в те органы, на ко торые подана жалоба.

Должностные лица государственных и общественных органов обязаны также проводить личный прием граждан. Для этого устанавливаются дни и часы, в том числе и в вечернее время, как по месту работы, так и по месту жительства граждан.

Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанав ливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинен государственный или общественный орган либо долж ностное лицо, принявшее обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательно го изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рас смотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует спе циального изучения и дополнительных проверок.

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных орга нах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от об работки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается сле дующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступлений и учитываются на регистрационной карточке, заполняется аннотационный лист (прил. 2.2).

Индекс состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа, например, В-207 от 12.06.01.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении при сваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрацион ный индекс первого предложения, заявления, жалобы. В правом верхнем уг лу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторны ми считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заяви тель не удовлетворен данным ему ответом. Индексация выполняется сле дующим образом.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географиче скому и тематическому признакам. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на долж ностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмот рение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жало бам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рас смотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в ус тановленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жа лобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия ис черпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за свое временное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководи тели и специально уполномоченные на то лица из государственных органов.

Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие отве ты в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически ана лизировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содер жащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождаю щих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должност ными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок (прил.

60,61) и представляют своим руководителям.

Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах распо лагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое за явление и предложение со всеми относящимися к ним материалами состав ляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан.

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний и жа лоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссий должно быть утвержде но руководителем учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машиноориентированном варианте.

2.19. Защита текущей информации Сбор информации о хозяйственной деятельности велся всегда и везде.

Его вели государственные разведывательные органы (об экономике потен циальных противников);

коммерческие и другие организации (о фирмах конкурентах);

криминальные группировки (о будущих жертвах).

При этом суть такой деятельности не зависит от размеров участников (будь это иностранная фирма, действующая на одном рынке с вашей, или мелкий шантажист, пытающийся узнать о ваших «грехах» в уплате налогов).

В принципе несанкционированное получение информации может быть случайным (уволившийся сотрудник знает «кое-что» о фирме, в которой ра ботал) или является следствием целенаправленной разведки.

Способы разведки могут быть разные:

1. Получение информации через агентуру фирмы, на собраниях, вы ставках, в личных беседах и т. д.

2. Подкупы специалиста конкурирующей фирмы, предприятия (по существу — это вербовка).

3. Предательство со стороны сотрудников предприятия.

4. Засылка агента на предприятие.

5.Непосредственное наблюдение за работой конкурирующего пред приятия.

6. Свободный поиск сотрудниками службы информации и их агентами.

7. Скупка краденых промышленных секретов у профессиональных промышленных шпионов.

8. Легальные способы получения информации через:

• периодические издания;

• направление запросов в организации, анкетирование и т.д.;

•визуальное наблюдение за незащищенными объектами;

• банки данных о предприятиях, создаваемые различными фирмами и акционерными обществами;

• обратный инжиниринг, т. е. разборка и изучение продукции конку рентов с целью исследования конструкции компьютеров и других характе ристик;

• материалы открытых судебных процессов.

9. Утечка информации, т. е. несанкционированное разглашение из-за недостаточного принятия мер по защите информации (несовершенство нор мативных актов, недостаточное наличие средств и сил для прикрытая всех возможных каналов утечки информации) и нарушений лицами, допущенны ми к работе с защищаемой информацией, правил защиты.

Вся документация классифицируется по признакам, в том числе по степени гласности. Открытые (несекретные) документы доступны всем со трудникам предприятия, а доступ к документам ограниченного доступа дол жен был определен уровнем его защиты. Для обеспечения степени гласности информации существует реквизит — гриф ограничения доступа к документу.

На предприятиях используются такие обозначения степени гласности:

• для служебного пользования (ДСП);

• коммерческая тайна — строго конфиденциально (КТ-СК);

• коммерческая тайна — конфиденциально (КТ-К);

• коммерческая тайна (КТ).

Вся информация организации, о защите которой может идти речь, от носится к одной из следующих трех групп.

1. Сведения стратегического характера:

— планы развития организации, в том числе применение новых тех нологий и т. п.;

— причины, сдерживающие развитие предприятия, трудности и воз можные пути их преодоления.

2. Технологическая и научно-техническая информация, лежащая в ос нове производства предприятием конкурентоспособной продукции.

3. Деловая информация:

— о торговых и деловых партнерах, клиентах, посредниках, постав щиках;

— об условиях контрактов, соглашений, договоров;

— о состоянии кредитно-финансовой системы предприятия;

— маркетинговая информация.

Для того чтобы система защиты информации в организации была ра ботоспособной и эффективной, весьма важно отсортировать служебную ин формацию и выбрать ту, защита которой действительно целесообразна.

2.20. Рекомендации по защите деловой информации Каждая организация решает эту задачу самостоятельно, исходя из дей ствующего законодательства и своих собственных интересов и возможно стей. Однако к настоящему времени практикой выработаны общие рекомен дации, которые могут быть полезны любому предприятию, решающему проблему засекречивания своей коммерческой информации.

Рекомендуются следующие мероприятия по защите информации:

1. Выделение ответственных за эту работу — одного из руководителей предприятия (например, заместитель руководителя по коммерции или мар кетингу), который совместно со службой безопасности (СБ) организует и осуществляет весь комплекс работ.

2. Создание комиссии из числа квалифицированных специалистов ве дущих структурных подразделений, которая будет выполнять экспертные функции.

3. Выработка первоначального варианта перечня сведений, состав ляющих коммерческую тайну предприятия, членами созданной выше комис сии с привлечением руководителей и специалистов таких структурных под разделений, как патентно-лицензионного, финансового, занимающихся рек ламой и сбытом продукции и др.

4. Анализ поступивших предложений и подготовка окончательных ва риантов перечня сведений.

5. Утверждение перечня руководителем предприятия и доводение его до исполнителей в полном объеме или в части, их касающейся.

Все разнообразные способы защиты информации обычно классифи цируют по двум основным признакам.

Во-первых, по собственнику информации (по видам охраняемых тайн) и, во-вторых, по группам используемых для защиты информации сил, средств и методов.

К первой группе могут быть отнесены следующие основные направ ления: защита государственной тайны, защита межгосударственных секре тов, защита коммерческой тайны.

Ко второй группе относятся следующие основные направления;

пра вовая защита информации, организационная;

защита информации, инженер но-техническая защита информации, программно-тематическая защита ин формации.

2.21. Подбор кадров Важную роль при защите информации.играет подбор кадров.

Первостепенной задачей в этом случае является выявление и отсев кандидатов с признаками психологической патологии. Необходимость ре шения этой задачи не требует комментариев.

Даже весьма опытные работники кадровых подразделений не всегда могут правильно, достоверно и быстро оценить подлинное психическое состояние лиц, пришедших на собеседование. Этому способствуют повы шенное волнение, склонность отдельных кандидатов к предвзятым оцен кам характера своей будущей деятельности, некоторых коммерческих структур и др. В этом случае может оказаться целесообразным требовать от кандидатов предоставления справок о состоянии здоровья либо направ лять их в определенные клиники для прохождения полной диспансериза ции (за счет кандидата).

Такой подход позволяет быстро и эффективно составить исчерпы вающее представление о состоянии психического здоровья будущего со трудника, выявить присущие ему иные заболевания (легочные, желудочные, позвоночно-крестцовые, сердечно-сосудистые и др.), диагностировать зре ние и слух и лучше планировать его возможное использование на конкрет ном рабочем месте.

Кроме того, состояние здоровья кандидата на работу отразится в дальнейшем на уровне затрат на его медицинское страхование, в целом за тронет бюджет предприятия. Потребуется, очевидно, постоянно оценивать и взвешивать, с одной стороны, необходимость приема на работу квали фицированного специалиста и, с другой стороны, вероятность высоких расходов на его лечение в случае наличия у него каких-либо хронических заболеваний и т. п.

Первичный контакт с кандидатом следует максимально использовать для сбора информации и в воспитательно-профилактических целях. Реко мендуется:

— обращать внимание будущего работника на характерные особенно сти и режим предстоящей деятельности;

— привлекать внимание к условиям работы с конфиденциальной ин формацией, к которой он будет допущен;

— приводить примеры из практики защиты коммерческой тайны в ор ганизации и внимательно оценивать реакцию кандидата на эти сведения.

В практике известны случаи, когда для дополнительного анализа тре бовалось составление анкеты кандидата и его фотографии. Руководители ор ганизации приглашали высокопрофессиональных юристов, графологов, из вестных психоаналитиков и даже экстрасенсов с целью обеспечения макси мальной полноты формулировок окончательного, заключения и выявления возможных скрытых противоречий в характере проверяемого лица по анкете и фотографий.

В ходе этого этапа на основе анализа документов, представляемых са мим кандидатом (документы об образовании и квалификации, анкета, авто биография, заявление о приеме на работу, листки по учету кадров, письма рекомендации, сведения о месте проживания и др.), а также данных, полу ченных из других источников, и результатов предварительного собеседова ния появляется определенная, возможность отсечь те кандидатуры, которые по формальным признакам явно не соответствуют требованиям, предъяв ляемым к будущим сотрудникам.

Здесь же целесообразно «отсечь» кандидатуры, связь которых с кри минальными сообществами и фирмами-конкурентами была установлена в ходе сбора информации.

По данным зарубежных и российских коммерческих служб и агентств, осуществляющих подбор персонала, уже на этом отпадает, как правило, от 10 до 30% претендентов.

В последнее время значительную популярность приобретают много численные методы и процедуры персонального очного тестирования, по скольку они характеризуются быстротой реализации и достаточно высокой эффективностью.

Это, например, личностные опросные листы (опросники), которые мо гут содержать следующие тесты:

тест СМИЛ, носящий клиническую направленность;

тест КЕТТЕЛА, для профессионального отбора;

тест РСК, для определения возможности принятия быстрых реше ний в экстремальных ситуациях;

тест ТОМАСА поможет выявить поведение кандидата в конфликт ной ситуации и т. д.

Таким образом, на этапе психологического тестирования может быть получен комплекс психологических характеристик кандидата, которые в дальнейшем будут применяться для оценки его профессиональной пригод ности. Кроме того, тестирования позволяют оценивать наличие и степень сформированности таких основополагающих черт характера, как честность, искренность, Лояльность, готовность к подчинению внутренним правилам.

Используя тестовые методики, можно выявлять негативные черты ха рактера кандидата (возбудимость, раздражительность, мнительность, беспо койство, повышенная чувствительность к замечаниям и рекомендациям, за вышенная самооценка, необоснованное высокомерие и т. п.). Понятно, что отмеченные отрицательные моменты требуют в последующем более тща тельного и углубленного анализа, корректировки, других воспитательно профилактических мероприятий.

2.22. Сравнительный анализ кандидатов При сравнительном анализе кандидатур рекомендуется придерживать ся следующей последовательности:

определение среди кандидатов тех, лиц, которые по своим психоло гическим параметрам явно не подходят для планируемой работы;

«выявление среди тестируемого контингента тех лиц, в отношении которых можно высказать весьма обоснованные подозрения о наличии у них каких-либо психических нарушений или черт характера, близких к пограничным состояниям;

фиксирование тех кандидатов, которые не обладают качествами, противопоказаниями для принятия на работу, хотя при этом их про фессионально значимые черты пока не сформированы либо сформи рованы, но в недостаточной степени;

выделение из группы кандидатов тех лиц, которые по своим психо логическим характеристикам соответствуют требованиям профессио граммы полностью либо частично.

Только членов четвертой группы рекомендуется практически без ис ключения допускать к повторному собеседованию.

Итоговое собеседование является основным содержанием заключи тельной фазы работы с кандидатом.

К числу наиболее значимых вопросов этой фазы собеседования тради ционно относятся следующие:

основные побудительные мотивы, по которым кандидат решил предложить свои услуги данному банку (фирме);

перспективные планы кандидата, с которыми он связывает работу в фирме (повышение квалификации, изучение иностранных языков, овладение компьютерными технологиями, расширение деловых и личных связей, мате риальный фактор и пр.);

отрицательные моменты, которые возникали по месту предыдущей работы кандидата;

личные и деловые связи, характер отношений с руководителями и сотрудниками на предыдущем месте работы.

В результате при анализе ответов обычно представляется возможным достаточно глубоко оценить продуманность, устойчивость и окончательный характер решения кандидата.

2.23. Текущее хранение документов Кроме подбора персонала необходимо организовать хранение доку ментов, как архивное, так и текущее, которое начинается с формирования дел и заканчивается их сдачей в архив и оценкой экспертной комиссии срока хранения документов.

Для обеспечения быстрого поиска и сохранности исполненных доку ментов они ежедневно раскладываются по папкам, т. е. группируются в дела.

Формирование дела определяется как «отнесение документов к опре деленному делу и систематизация документов внутри дела».

Распределение документов в дела проводится в соответствии с но менклатурой дел. Правильное и своевременное распределение и подшивка документов в дела обеспечивают не только возможность быстрого поиска документа, но и исключают его потерю. Поэтому этой стадии работы с до кументами всегда придавалось большое значение, и были выработаны еди ные требования к формированию и оформлению дел.

Порядок формирования, хранения и оформления дел должен быть, на основании указанных нормативных актов, изложен в инструкции по дело производству конкретного учреждения, фирмы с указанием специфики (если она есть) формирования отдельных категорий дел. Этой инструкцией долж ны руководствоваться работники учреждения, ответственные за формирова ние и хранение дел.

Во всех структурных подразделениях, должна быть выделено лицо, ответственное за сохранность документов и формирование их в дела. Кон троль за правильным формированием дел и методическое руководство этой работой осуществляет ведомственный архив.

Формирование дела начинается сразу с начала года. Поэтому на каж дое названное в номенклатуре дело к началу года должна быть заранее заве дена папка. Это может быть папка-скоросшиватель или папка-регистратор.

На обложке каждого заводимого дела указывается название учрежде ния, предприятия, фирмы. Если учреждение имеет официально признанное сокращенное наименование, то лучше употребить его. Например: ЮРГТУ (НПИ), РГУ, Росархив иг. п. Затем с новой строки пишется название струк турного подразделения — Планово-финансовый отдел (ПФО) и т.п.

Под названием структурного подразделения в середине обложки ука зывается индекс дела по номенклатуре. Например: Дело № 05-35, где 05 оз начает индекс ПФО, а 35 — порядковый номер дела по номенклатуре.

Заголовок на обложку дела обычно переносится полностью из но менклатуры. Обязательно выделяется год, за который группируются в деле документы. Внизу обложки дела указывается срок хранения (если дело име ет постоянный срок хранения, пишется «хранить постоянно»).

Раскладка документов в дела производится систематически, ежеднев но в течение всего года.

Исполненные документы должны помещаться в дела в тот же день к концу рабочего дня. Строгое выполнение этого несложного правила исклю чит потерю документов и обеспечит их сохранность.


В дело могут быть подшиты только те документы, которые преду смотрены в нем номенклатурой. В случае появления Документов, не преду смотренных номенклатурой, заводится самостоятельное дело, а его название дописывается в номенклатуру дел под резервным номером.

Документы включаются в дело только в одном экземпляре. Чернови ки, размноженные копии в дело не подшиваются. Исключение могут состав лять черновики и дублетные материалы особо ценных документов, а также копии, на которых есть какие-либо резолюции, пометки, визы, дополняющие содержание первых экземпляров.

Толщина каждого дела не должна превышать 30—40 мм, около листов. Если документов больше, дело разделяется на два или более тома.

При формировании дел следует соблюдать ряд требований. Важней шим из них является группировка в отдельные дела документов постоянного и временного хранения. Лишь в исключительных случаях документы разных сроков хранения, но связанные рассмотрением одного вопроса, помещают в одну папку, но после принятия решения и окончания дела документы пере формируются.

Документы формируются в дело за один календарный год. Исключе ние из этого правила составляют переходящие дела.

Документы помещаются в дело со всеми относящимися к ним прило жениями и дополнительными материалами, возникшими входе решения во проса. В тех случаях, когда приложения имеют большой объем, их можно формировать в самостоятельные тома.

Помимо хронологического принципа внутри дела документы могут систематизироваться в вопросно-логическом, алфавитном и нумерационном порядке. При этом возможны сочетания и комбинации.

При алфавитной систематизации документов используют фамилии их авторов, названия учреждений-корреспондентов, наименования администра тивно-территориальных единиц, объектов, предметов.

Например, распорядительные документы (приказы, распоряжения, по становления и т. п.) формируются по видам документов и хронологии. При этом приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Переписку систематизируют в хронологической последовательности:

документ-ответ подшивается за документом-запросом. Хронология соблю дается по инициативным документам.

Дела считаются заведенными с момента включения в них первого ис полненного документа. Они формируются в структурном подразделении и хранятся до передачи в архив учреждения. Сохранность документов до пе редачи в архив обеспечивается руководителями структурных подразделений и лиц, в должностные обязанности которых вменена ответственность за хра нение документов. Для быстрого поиска нужного дела они располагаются на полках вертикально. На внутренней дверце шкафа прикрепляется номенкла тура дел. На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре.

Последовательность расположения дел на полках должна точно соответст вовать последовательности расположения дел в номенклатуре. При поиске документа сначала находят нужный номер дела по номенклатуре, а затем по номеру дела и нужную папку с документами.

Для дел, содержащих ценные документы, может составляться и посто янно дополняться внутренняя опись, в которую вписывается каждый подши ваемый документ. Она помещается в начале дела и содержит указание ин декса документа, его даты, содержания и номера листа. Формы внутренней описи приведены в «Основных правилах работы ведомственных архивов».

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов дела № _ Индекс Дата Заголовок Номера № п/п Примечание документа документа документа листов дела 1 2 3 4 5 2.24. Выдача документов из дел организации Выдача документов из структурного подразделения "или архива орга низации работникам других структурных подразделений, как правило, не допускается. Лишь в отдельных случаях, если документы, уже включенные в дело, потребуются в течение года работнику учреждения, фирмы, они могут быть по распоряжению руководителя структурного подразделения вынуты из дела ответственным за формирование и хранение дел, а на их место по ложен лист-заместитель, в котором указано: когда, кому и на какой срок вы дан документ.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ Документ № _ от _, поступивший Наименование корреспондента по вопросу _ Выдан _ дата, кому Выдал _ Получил _ После завершения делопроизводственного года выдача сотрудникам отдельных документов из дела не допускается. При необходимости во вре менное пользование может быть выдано дело целиком. В этом случае со ставляется карта-заместитель.

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ Дело;

№_200г.

Структурное подразделение Дата вы- Кол-во Кому вы- Расписка Дата воз- Расписка о дачи листов дано получателя врата приеме 1 2 3 4 5 Карта-заместитель помешается на месте выданного дела. При такой системе сразу видно, какие дела выданы и у кого они находятся.

Выдача дел в другие организации разрешается лишь руководителем организации.

Изъятие первичных документов, учетных регистров, бухгалтерских отчетов и балансов учреждений может производиться только органами госу дарственной налоговой инспекции, дознания, предварительного следствия прокуратуры и судами на основании постановления этих органов в соответ ствии с действующим уголовно-процессуальным законодательством Россий ской Федерации.

Изъятие документов производится в присутствии должностных лиц учреждения, организации, предприятия, фирмы, у которых проводится изъя тие, и оформляется протоколом, копия которого вручается под расписку со ответствующему должностному лицу этой организации.

На изъятые документы должна составляться специальная опись, в ко торой отражается содержание изъятых документов.

С разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учреждения могут снять ко пии изымаемых документов с указанием основания и даты их изъятия.

Если изымаются недооформленные тома документов (не подшитые, не пронумерованные и т. д.), то с разрешения и в присутствии представителей органов, производящих изъятие, соответствующие должностные лица учре ждения могут дооформить эти тома: сделать внутреннюю опись, пронумеро вать листы, прошнуровать, опечатать, заверить своей подписью, печатью.

В случае утери или уничтожения документов нормативные акты пре дусматривают создание руководителем учреждения комиссии по расследо ванию причин пропажи или уничтожения. Комиссия назначается приказом руководителя. В необходимых случаях к ее работе привлекаются представи тели следственных органов охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии отражаются в акте, который утверждается ру ководителем учреждения. Копия акта направляется в вышестоящую органи зацию.

2.25. Архивное хранение Завершающий этап работы с документами в текущем делопроизводст ве — обработка дел для последующего их хранения и использования. Каж дое предприятие должно иметь список документов, подлежащих длительно му хранению и передаче в архив, Дела для хранения готовятся в строгом со ответствии с требованиями, разработанными архивными учреждениями и изложенными в «Основных правилах работы ведомственных архивов» и «Государственной системе документационного обеспечения управления».

Обработка дел для хранения включает: проведение экспертизы науч ной и практической ценности документов, оформление дел, составление описи на дела с постоянным и долговременным сроками хранения. В круп ных учреждениях эти работы проводятся под контролем и при методической помощи сотрудников архива учреждения.

Документы, создающиеся в процессе деятельности учреждений, орга низаций, предприятий, фирм, содержат информацию, ценность которой раз лична. Значительная часть документов несет информацию, имеющую разо вое значение, после использования, которой к документам больше не воз вращаются. Другие документы содержат информацию, которая может по требоваться в течение ряда лет. И, наконец, совсем небольшая группа доку ментов содержит информацию, ценную в научных и практических целях.

Такие документы должны храниться постоянно. С экономической точки зрения хранить все документы нецелесообразно, так как для них потребуют ся большие помещения, оборудование, штаты специальных работников. Да и найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг будет очень сложно. Поэтому систематически проводится экспертиза ценности докумен тов — определение политического, экономического, социально-культурного, практического и иного значения документов «с целью отбора их на государ ственное хранение или установления сроков их хранения».

2.26. Экспертиза ценности документов Экспертиза ценности документов проводится в несколько этапов, на чинается в текущем делопроизводстве и заканчивается в государственном архиве.

Первым этапом определения ценности документов можно считать со ставление номенклатуры дел, когда как бы предопределяются сроки хране ния создаваемых документов.

Второй раз экспертиза ценности уже самих документов проводится через два года, когда документы вышли из оперативной работы, при подго товке документов к длительному хранению или сдаче в архив учреждения.

И третий раз снова уточняется ценность документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государственный архив.

Экспертиза ценности документов в учреждениях проводится под ру ководством экспертной комиссии (ЭК), действующей постоянно. В крупных учреждениях со сложной структурой действуют центральные экспертные комиссии (ЦЭК), которые объединяют и координируют работу экспертных комиссий структурных подразделений: Порядок организации работы ЦЭК (ЭК) и их функции определены в «Примерном положении о постоянно дей ствующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия», утвержденном приказом Государственной архивной службы России (Росар хив) от 19.01.95 № 2 и в «Основных правилах работы ведомственных архи вов». Экспертная комиссия создается приказом руководителя из числа наи более квалифицированных работников, имеющих большой опыт работы и хорошо знающих отрасль, и прежде всего заведующего канцелярией, ведом ственным архивом и руководителя структурного подразделения. В неболь ших учреждениях, фирмах в состав экспертной комиссии входят секретарь и бухгалтер.


Главные задачи экспертных комиссий:

согласование проектов номенклатур дел учреждения и его струк турных подразделений;

организация ежегодного отбора документов на хранение и уничто жение;

рассмотрение годовых разделов описей дел постоянного хранения и описей дел временного хранения (свыше 10 лет), в том числе и по личному составу;

рассмотрение, одобрение и представление на утверждение руково дителя учреждения актов о выделении к уничтожению документов и дел, срок хранения которых истек.

Экспертные комиссии являются коллегиальными органами, их заседа ния протоколируются. Протоколы подписывает председатель и секретарь комиссии и утверждает руководитель организации.

Правильное определение ценности документов требует знания функ ций учреждения, его задач, структуры, информационных связей с другими организациями, системы делопроизводства. Значительно облегчает экспер тизу ценности документов деление их на три группы:

1) основная документация, наиболее полно отражающая деятельность учреждения, предприятия, фирмы по выполнению основных функций и за дач (положения, приказы, планы, отчеты, доклады, обзоры, протоколы соб раний и совещаний, переписка с органами власти, с вышестоящими органи зациями по вопросам деятельности). Эти документы в основном подлежат постоянному хранению;

2) оперативная документация — содержит сведения, необходимые для текущей практической деятельности (документы по бухгалтерскому учету и отчетности, снабжению и сбыту, административно-хозяйственным вопросам и т. д.). Для этой категории документов устанавливаются временные сроки хранения;

3) документация по личному составу (приказы, личные карточки рабо чих и служащих, книги учета личного состава, лицевые счета начисления за работной платы рабочим и служащим и т. п.).

Проведение экспертизы следует начинать с просмотра документов канцелярии или секретариата руководства, затем таких функциональных структурных подразделений, как бухгалтерия, отдел кадров, производствен ные отделы. В пределах каждого подразделения просматривают сначала до кументы для постоянного хранения. Это документы, наиболее полно харак теризующие основную деятельность учреждения: положения, приказы, пер спективные планы, отчеты, доклады и т. д.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания дела. Например, исчисление срока хранения дела, закон ченного делопроизводством в 1999 г., начинается с 1 января 2000 г. Следова тельно, документы за 1999 г., имеющие срок хранения 5 лет, могут быть отобраны к уничтожению в 2005 г.

Для дел по личному составу в перечне указан срок хранения «75 лет».

Наряду с перечнями при проведении экспертизы можно использовать номенклатуры дел, так как в них указаны сроки хранения каждого дела и да ны ссылки на соответствующие статьи перечней. Если при просмотре дела обнаружено, что вместе с документами постоянного хранения в нем значи тельное количество документов временного хранения, дело переформирует ся, и документы постоянного хранения отделяются от документов временно го хранения.

Если в деле содержатся документы временного хранения, но различ ной ценности и, следовательно, с разными сроками хранения, срок хранения:

всего дела устанавливается по наиболее ценной документации, т. е. боль ший. Например, в деле документы годичного, трехгодичного и пятилетнего хранения — все дело хранится пять лет.

В процессе экспертизы ценности документов выделяются четыре группы дел:

постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в го сударственный архив;

длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

временного хранения (до 10 лет);

подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хранения.

Дела с постоянным и долговременным сроками хранения готовят к сдаче в архив учреждения.

На дела с истекшими сроками хранения, отобранные к уничтожению, составляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена ниже.

УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя № _ _ организации Подпись и расшифровка подписи Дата АКТ _ место составления № от "О выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению" На основании_ название и выходные данные перечня документов с указанием сроков их хранения отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и утратившие практическое значение документы фонда № название фонда № Заголовок Дата Номера опи- Индекс дела Кол-во Сроки Примечание п/п дела или дела сей (номенк- (тома, части) дел хранений групповой или латур) за по номенкла- (томов, дела заголовок крайние год(ы) туре или № частей) (тома, даты дела по опи- части) и дел си номера статей по перечню Итого _ дел за _ годы цифрами и прописью Описи дел постоянного хранения за _ годы утверждены, а по личному составу согласованы с ЭПК _ наименование архивного учреждения (протокол от _ № _ ) Наименование должности лица, проводившего экспертизу ценности документов Дата Подпись и расшифровка подписи ОДОБРЕНО Протокол ЦЭК (ЭК) от № _ Акт рассматривается и одобряется на заседании ЭК организации, ут верждается ЭПК соответствующего учреждения архивной службы, затем руководителем организации, после чего организация имеет право уничто жить дела, включенные в акт.

При этом рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотрением и утвер ждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

В небольших учреждениях, самостоятельно решающих вопросы хра нения и уничтожения дел с согласия вышестоящих организаций, и в ком мерческих организациях акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, должен составляться и их уничтожение проводиться только после составления годовых разделов сводных описей дел по личному составу за соответствующий период и их утверждения руководителем дан ной организации.

2.27. Формирование дел для архивного хранения Формирование дела заканчивается после завершения года, когда под шиты последние документы за прошедший год.

При подготовке дела для последующего хранения в бухгалтерии (ес ли нет архива) или передаче дела в архив организации производится оформление дела. В зависимости от ценности документов и соответствен но сроков хранения дел проводится полное или частичное (упрощенное) оформление дел.

Прежде всего, выявляется наличие всех дел в соответствии с номенк латурой дел за обрабатываемый год. В делах проверяется правильность формирования, т. е. не попали ли документы с постоянным сроком хранения в дела временного хранения. Затем выделяются дела временного (до 10 лет включительно) хранения.

При обработке основное внимание следует сосредоточить на делах по стоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения.

В соответствии с требованиями «Государственной системы до кументационного обеспечения управления» и «Основных правил работы ве домственных архивов» проводится их полное оформление, которое включает:

подшивку или переплет дела;

нумерацию листов;

составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;

оформление всех реквизитов обложки дела.

Прежде чем подшить дела, из них удаляют металлические скрепления (булавки, скрепки) и в конце каждого дела вкладывают чистый бланк формы листа-заверителя для заверительной надписи.

Все листы дела, для обеспечения сохранности документов и удобства использования, нумеруются черным графитным карандашом или нумерато ром в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Лист любого фор мата, подшитый за один край, нумеруется как один лист (даже если он сло жен). Документ, сложенный пополам и подшитый за середину, нумеруется как два листа.

Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основным прави лам работы ведомственных архивов» и имеет следующую форму:

Пример заверительной надписи:

Лист — заверитель дела № _ В деле подшито и пронумеровано 186 (сто восемьдесят шесть) л.

в том числе литерные листы 47а, 115а, 116б.

Лист 138 имеет физические повреждения — разрыв и склейка.

Бухгалтер _ ФИО подпись ФИО дата Дела постоянного хранения переплетаются или подшиваются прочной ниткой в твердую обложку (папку) в 4 прокола.

При брошюровке нельзя зашивать текст документа. В тех случаях, ко гда текст очень близко подходит к краю листа и может быть задет при под шивке (это бывает, если нарушаются установленные государственными стандартами размеры полей), к листу подклеивается полоска прочной бума ги,, за которую документ и будет подшит.

Картон для обложек дел постоянного хранения и документов по лич ному составу должен быть прочным, чтобы обеспечивать долговременную сохранность документов.

Наиболее ценные в историческом и художественном отношении до кументы (чертежи, рукописи и т. д.) не подшиваются, а вкладываются в пап ки с тремя клапанами и завязками или специальные коробки. Если таких до кументов немного и они небольшого формата, их можно поместить в кон верты, которые затем подшиваются в дело. Обложка дела дооформляется после подшивки и нумерации. Ее элементы определяет ГОСТ 17914-72. Ряд сведений уже был вынесен на обложку в момент заведения дела по номенк латуре:

наименование учреждения и его подчиненность;

наименование структурного подразделения;

делопроизводственный индекс дела;

заголовок дела;

срок хранения дела.

При подготовке дела к хранению или сдаче в ведомственный архив эти элементы уточняются и дополняются. К заголовку дела может быть со ставлена аннотация к документам (если дело содержит особо ценные доку менты);

проставляются также:

дата дела (начала и окончания);

количество листов в деле;

архивный шифр дела.

На обложке дела постоянного хранения в соответствии с требования ми ГОСТа в верхней части перед названием учреждения оставляют место для наименования государственного архива, в который дела будут переданы из ведомственного архива.

Заголовок дела нуждается в обязательной проверке и часто в уточ нении путем полистного просмотра документов. Он должен точно, кратко в обобщенной форме отразить основное содержание документов.

Количество листов в деле выносится на обложку в соответствии с дан ными заверительной надписи дела. Архивный шифр дела оформляется, как правило, в архиве учреждения. В нем указывается номер фонда, номер описи и номер дела.

На дела с документами постоянного хранения составляется опись — архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения, а также предназначенный для их учета и закрепления системати зации. Опись, таким образом, служит основным учетным и справочном по собием в делопроизводстве и архиве. Перед внесением полностью оформ ленных дел в опись их систематизируют, т. е. располагают в порядке значи мости содержащихся в них документов.

При раскладке дел по годам надо учитывать, что дела относятся к тому году, в котором они начаты делопроизводством. В описание каждого дела входит:

порядковый номер;

индекс дела;

заголовок дела (в т.ч. и аннотация);

дата;

количество листов;

примечания.

В описи дел со сроком хранения свыше 10 лет перед примечанием имеется графа — срок хранения дела.

Все эти данные переписываются с обложки дела. Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систематизированы. Каждое дело в описи получает отдельный номер, который тут же проставляется на обложку дела.

В том случае, когда дело состоит из нескольких томов, каждый том вносится в опись под самостоятельным номером.

В графе описи «Примечания» делаются отметки об особенностях фи зического состояния дела, о передаче дела или отдельных документов из не го другим учреждениям и т. д. (форма описи дела приведена ниже).

УТВЕРЖДАЮ Главный бухгалтер Подпись и расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № название раздела № Индекс дела Заголовок Дата дела Кол-во Срок хра- Примечание п/п (тома, части) дела (тома, (тома, листов в нения дела части) части) деле (то- (тома, час ме, части) ти) 1 2 3 4 5 6 В данную опись внесено _ дел с № _ по №, в том числе:

литерные номера: _ пропущенные номера:

_ Наименование должности составителя описи _ Подпись и расшифровка подписи Дата _ На основе описей дел структурных подразделений ведомственный ар хив составляет годовые разделы сводной описи дел учреждения и по ней ве домственный архив будет, передавать дела на постоянное хранение в госу дарственный архив в соответствии с установленными правилами.

В маленьком учреждении или фирме всю эту работу выполняет секре тарь. В соответствии с требованиями «Государственной системы до кументационного обеспечения управления» обработка дел и отбор их на го сударственное хранение должны производиться регулярно по окончании де лопроизводственного года.

Дела принимаются работником ведомственного архива в присутствии сотрудника бухгалтерии. При этом на обоих экземплярах описи против каж дого дела делается отметка о его наличии. После приема всех дел по описи в конце каждого экземпляра описи делается заверительная надпись с указани ем цифрами и прописью фактического количества дел, переданных в архив, и номера отсутствующих дел, если такие будут. Под заверительной надпи сью ставится дата приема-передачи дел и подписи лиц, осуществлявших ее.

Сверенные с описью дела подбираются и увязываются в архивные связки толщиной до 20 см. Дела укладываются по возрастанию номеров, ко решками на обе стороны.

Дела временного хранения (до 10 лет) передаются в ведомственный архив по номенклатуре дел.

Контрольные вопросы и задания 1. Что такое общение? Как влияет этикет на деловое общение?

2. Каковы особенности официально-делового стиля и психологические факторы, влияющие на деловое общение через документы?

3. Что такое документооборот, контроль исполнения документов, ин формационно-поисковые системы документов как фактор налаживания де лового общения с партнерами?

4. Как организуется работа с гражданами? Перечислите сопутствую щие документы?

5. Перечислите способы разведки информации?

6. Какую информацию надо защищать?

7. Укажите мероприятия по защите информации?

8. Каким образом осуществляется формирование документов в дела для временного хранения?

9. Как происходит формирование документов в дела для постоянного хранения?

3. ТРУД В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ 3.1. Содержание труда Труд в делопроизводстве можно считать в основном непроизводи тельным, т.е. обеспечивающим и обслуживающим.

Цель труда в делопроизводстве заключается в достижении удовле творения трудом, через интересы и потребности партнеров, интегрируя стимулы, мотивы, ценности, установки и административные решения для подготовки и исполнения тех или иных документов, для поддержания со трудничества и выполнения поставленных задач.

Характер труда в делопроизводстве можно представить как:

связь между индивидуальным трудом работника и общественным трудом, т.е. все документы, готовятся в целях общества, работников и т.д.;

способ соединения работника со средой предприятия;

взаимосвязь между отдельными видами труда (интеллектуальный, физический);

тип взаимодействия работников между собой по поводу подго товки тех или иных документов.

Содержание труда в делопроизводстве – это взаимодействие челове ка и средств труда. В первую очередь, конечно же, рассматриваются тру довые функции каждого работника. Они, в основном, определяются долж ностной инструкцией. Затем трудовые условия: место работы, соблюдение техники безопасности, условия работы за компьютером, а также умствен ные и физические возможности работника, его творчество, организован ность, исполнительский потенциал. И наконец средства труда: компьюте ры или пишущие машинки, множительные аппараты, другая оргтехника.

3.2. Механизм и автоматизация делопроизводственного труда Основными способами совершенствования работы служб документа ционного обеспечения является механизация и автоматизация делопроиз водственных процессов. Механизация и автоматизация позволяет черновую, творческую часть работы управленческого персонала и работников делопро изводственных служб передавать техническим средствам, снижая трудоза траты на подготовку и повышая качество их оформления.

Технические средства, используемые в управлении и делопроизводст ве, принято именовать оргтехникой.

В соответствии с назначением все технические средства можно разде лить на пять групп:

средства для составления документов;

копировальная и множительная техника;

средства обработки документов;

средства хранения, поиска и передачи документов;

техника управленческой связи.

Для составления документов используются способы: рукописные, ма шинописные (пишущие машинки, портативные, механические, электриче ские, с речевым вводом информации, видеотерминальные устройства), дик тофонная техника и электронная аппаратура. Копировально-множительная техника занимает все большее место в делопроизводстве. Среди многооб разных способов копирования (термокопирование, светокопирование, мик рофильмирование, др.) наибольшее распространение получил способ элек трофотографирования. Известны отечественные ротационные аппараты типа Р, зарубежные японского производства ЕП-870 и др. Производительность их до 60 копий в минуту.

Для хранения, поиска, передачи документов используют факсимиль ную связь. Особенное значение для повышения эффективности работы ад министративно-управленческого персонала приобретает применение средств вычислительной техники — персональные электронно вычислительные машины (ПЭВМ).

Электронная техника стала реальной Необходимостью при решении задачи документационного обеспечения управления (ДОУ) предприятием.

Использование ПЭВМ идет по двум основным направлениям ДОУ:

документирование;

организация работы с документами.

При документировании, т. е. создании (составлении) документов, ПЭВМ выступает в роли «умной» пишущей машинки.

Клавиатура ПЭВМ, предназначенная для набора текста, подобна кла виатуре пишущей машинки. Все, что набирается на клавиатуре, появляется на экране дисплея в том месте, где находится курсор.

ПЭВМ позволяет отредактировать напечатанной текст частично или полностью, не прибегая к многочисленным перепечаткам документа. На бранный документ можно распечатать на принтере и сохранить на магнит ном диске для дальнейшего использования. Сохраненный на диске документ становится файлом, хотя его по-прежнему можно называть документом.' В эпоху компьютеров традиционное определение документа нуждается в уточнении, ведь в настоящее время документами могут быть сообщения, полученные по электронной почте, звуковые файлы, видеофильмы. Соглас но определению, предложенному фирмой XEROX, документ — это сово купность информации, доступная человеческому восприятию.

Существует множество программ для составления и редактирования служебных документов. Такие программы называются текстовыми редакто рами или текстовыми процессорами: Лексикон, Word, Word for Windows и др.

При использовании этих программ для составления документов текст редактируемого документа выводится на экран дисплея и в него можно вно сить необходимые изменения, переносить фрагменты из одного места до кумента в другое, объединять документы, использовать различные шрифты для выделения отдельных участков текста, многократно распечатывать текст на принтере и т. д.

У каждого текстового редактора (процессора) есть свои особенности и преимущества. Рассмотрим основные преимущества работы с програм мами, функционирующими под управлением оболочки Windows.



Pages:     | 1 || 3 | 4 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.