авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:   || 2 | 3 | 4 | 5 |
-- [ Страница 1 ] --

В.С. Соколов

ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

Допущено Министерством образования Российской Федерации

в качестве учебника для студентов учреждений

среднего

профессионального образования, обучающихся по группе

специальностей 0600 Экономика и управление

Москва

ФОРУМ ИНФРА-М

2005

2 СОДЕРЖАНИЕ ВВЕДЕНИЕ........................................ 6 1. ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ... 9 1.1 Основные положения по документированию управленческой деятельности......................... 1.2. Унификация управленческих документов.............. 1.3. Виды документов, их классификация................... 1.4. Правила оформления организационно-распорядительных документов........................................ 1.4.1. Оформление реквизитов документов.................... 1.4.2. Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств.............................. 1.4.3. Требования к бланкам................................ 2. ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ.......... 2.1. Организационные формы службы ДОУ................ 2.1.1. Факторы, определяющие выбор формы службы ДОУ..... 2.1.2. Основные задачи и функции службы ДОУ.............. 2.1.3. Должностной и численный состав службы ДОУ......... 2.1.4. Нормативная регламентация работы службы ДОУ....... 2.1.5. Нормирование труда работников службы ДОУ.......... 2.2. Обработка документов............................... 2.2.1. Обработка входящих документов...................... 2.2.2. Работа с исходящими (отправляемыми) документами.... 2.2.3. Работа с внутренними документами.................... 2.3. Регистрация документов..............................

2.4. Контроль исполнения документов..................... 2.5. Сроки исполнения документов........................ 2.6. Организация хранения документов.................... 2.6.1. Основные требования к организации оперативного хранения документов................................ 2.6.2. Составление номенклатуры дел....................... 2.6.3. Формирование и оформление дел...................... 2.6.4. Порядок передачи документов на хранение в архив....... 3. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИОННО РАСПОРЯДИТЕЛЬСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ............ 3.1. Организационная документация....................... 3.1.1. Устав.............................................. 3.1.2. Положение......................................... 3.1.3. Инструкция........................................ 3.2. Распорядительные документы......................... 3.2.1 Приказ............................................. 3.2.2. Распоряжение, указание.............................. 3.2.3. Постановление, решение............................. 3.2.4. Выписка из организационно-распорядительных документов........

................................. 3.3. Информационно-справочные документы................ 3.3.1. Справки............................................ 3.3.2. Докладная записка.................................. 3.3.3. Объяснительная записка............................. 3.3.4. Акт................................................ 3.3.5. Протокол........................................... 3.3.6. Письма............................................ 3.3.6.1. Классификация писем................................ 3.3.6.2. Информативность и убедительность письма............. 4. ЯЗЫК И СТИЛЬ ОФИЦИАЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ..... 4.1. Особенности официально-делового стиля............... 4.2. Употребление прописных и строчных букв.............. 4.3. Наиболее употребляемые сокращения слов.............. 4.4. Оформление дат и чисел в документах................. 5. КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ В ОБЛАСТИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ............................. ПРИЛОЖЕНИЯ.............................................. БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК............................ 1. Основные требования к оформлению организационно-распорядительных документов 1.1. Основные положения по документированию управленческой деятельности Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи (фиксации) на различных носителях и оформлению по установленным правилам информации, необходимой для осуществления управленческих действий в организации, учреждении, предприятии (далее – организации). Документирование осуществляется на естественном языке (рукописные, машинописные документы, в том числе телеграммы, телефонограммы), а также на искусственных языках с использованием новых носителей (диски, дискеты и др.).

Состав документации организации определяется:

• кругом вопросов, решаемых организацией в процессе своей деятельности;

• пределами ответственности (компетенцией);

• порядком разрешения вопросов (на основе коллегиальности или единоначалия);

• объемом и характером взаимосвязей с другими организациями, а также с вышестоящими организациями управления (федеральными, местными и ведомственными).

Отбор видов документов, необходимых и достаточных для работы организации, производится на основе классификаторов участков и вопросов его конкретной деятельности.

Классификатор составляется на основе положений об учреждении, его структурных подразделениях и должностных инструкций. При составлении классификатора должны быть использованы также номенклатуры дел, перечни документов с указанием сроков хранения, описи дел постоянного и временного хранения.

При разработке классификатора учитывается разделение управленческой деятельности организации на конкретные участки (вопросы) и установление комплексов видов и разновидностей документов, необходимых для их выполнения.

Комплексы видов и разновидностей документов определяются в соответствии с функциональным назначением каждого документа.

Формирование и ведение документации организации осуществляется в соответствии с требованиями нормативно-правовых актов и методических рекомендаций документационного обеспечения управления (ДОУ или делопроизводства) – технологии создания, накопления, обработки, хранения и использования документов в процессе деятельности организации.

Совокупность указанных актов и документов образует нормативную базу делопроизводства, которая включает:

1. Указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ.

2. Нормативноправовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.) по вопросам ДОУ общеотраслевого и ведомственного характера.

3. Нормативно-правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие ДОУ местного характера.

4. Организационно-распорядительные документы организаций.

5. Государственную систему документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

6. Государственные стандарты по вопросам ДОУ.

7. Унифицированные системы документации (УСД).

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации.

9. Нормативно-методические документы по организации управленческого труда и охране труда.

10. Нормативно-методические документы по организации архивного хранения документов.

Юридическими основаниями возникновения организационно распорядительных документов в деятельности организаций являются:

• указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ;

• конкретные поручения вышестоящих органов;

• осуществление исполнительной и распорядительной деятельности в целях выполнения организацией возложенных на нее задач в соответствии с ее компетенцией;

• потребность правового регулирования работы аппарата управления.

Решение наиболее важных вопросов, а также вопросов, относящихся ко всем или нескольким подчиненным организациям либо их структурным подразделениям, излагается в постановлениях, решениях и приказах.

Конкретные вопросы исполнения и уточнения принятых решений фиксируются в указаниях и распоряжениях.

В случае принятия совместных распорядительных документов неоднородными органами, полномочными издавать разные виды распорядительных документов, документ принимается в форме решения.

Издание распорядительных документов обязательно:

1. По организационным вопросам: при создании, реорганизации и ликвидации организаций и структурных подразделений;

при определении функций и задач организации и структурных подразделений;

подведении итогов деятельности учреждений, организаций и предприятий;

определении прав и обязанностей должностных лиц в случаях отмены, изменения и приостановления действия правовых актов и т.п.

2. В области планирования: при определении порядка и сроков составления планов;

утверждения перспективных и годовых планов;

в случаях изменения плановых показателей;

при подведении итогов выполнения планов.

3. В области производства: при необходимости проведения мероприятий, направленных на обеспечение научно-технического прогресса;

для организации выпуска новой продукции, а также снятия с производства устаревшей или не пользующейся спросом продукции.

4. В области капитального строительства: при определении или изменении объема и целевого назначения капитальных вложений;

утверждении технико экономических нормативов и показателей вновь строящихся, реконструируемых и расширяемых предприятий;

утверждении цен, прейскурантов и других нормативов на виды работ;

при приемке в эксплуатацию готовых объектов.

5. В области материально-технического снабжения и сбыта: при распределении материальных ресурсов;

распределении и перераспределении фондов на сырье, топливо, оборудование и т.д.;

утверждении планов кооперированных поставок продукции и т.д.

6. В области финансов и кредита: при разработке основных мероприятий по внедрению и укреплению хозяйственного расчета, повышению рентабельности;

в случаях изменения целевого расходования ассигнований, распределения и перераспределения денежных средств и т.д.;

по вопросам выполнения финансовых, кредитных и кассовых планов.

7. По вопросам труда и заработной платы: при назначении работников на должность, освобождении от должности, переводе и перемещение по службе, при решении вопросов о поощрениях и дисциплинарных взысканиях;

решении вопросов о командировках работников;

в случае премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений и др.

Распорядительные документы, поступающие в организацию из вышестоящих органов, доводятся до подведомственных учреждений посредством:

• издания самостоятельных распорядительных документов (постановления, приказы, указания, решения, распоряжения), в которых излагается содержание документа вышестоящего органа применительно к задачам организации и намечаются конкретные мероприятия, подлежащие осуществлению;

• издания информационного письма, если распорядительный документ вышестоящего органа не требует конкретизации.

1.2. Унификация управленческих документов Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций.

Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

• разработку унифицированной системы документирования (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

• внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

• ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

• разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов (УФД), отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

• разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД, ОКТЭИ в республике.

На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

В организации должна использоваться унифицированная документация, обеспечивающая возможность применения средств современной вычислительной и организационной техники.

Унификация комплексов видов и разновидностей документов проводится на основе классификатора участков и видов деятельности организации.

Документы должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.30- “Унифицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов” и основным положениям ГСДОУ.

1.3. Виды документов, их классификация Все документы по отражаемым в них видам деятельности делятся на две большие группы. Первая - это документы по общим и административным вопросам, т.е. вопросам общего руководства организацией и ее производственной деятельностью. Эти документы могут составлять работники всех подразделений организации. Вторая группа - документы по функциям управления. Такие документы составляют работники финансовых органов, бухгалтерии, отделов планирования, снабжения и сбыта, других функциональных подразделений.

Документы также классифицируются по наименованиям: приказы, протоколы, акты, докладные записки, договоры, письма и т.д. Оформление большинства из этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

• по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других организаций и от частных лиц);

• по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

• по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий. Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются заранее типографским способом;

• по срокам исполнения: с типовыми сроками исполнения, установленными законодательными и исполнительными органами власти, и с индивидуальными сроками исполнения, установленными вышестоящими организациями и руководством организации;

• по происхождению: служебные, затрагивающие интересы организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

• по средствам фиксации: письменные, графические, фотокинодокументы, электронные и т.д.;

• по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты.

Подлинный документ – документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения.

Подлинник (официального) документа – первый или единичный экземпляр официального документа.

Копия документа – документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Заверенная копия документа – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

Выписка из официального документа – копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

Дубликат документа – повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

1.4. Правила оформления организационно-распорядительных документов Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документов отражает его форму. Следовательно, чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма – наименование организации, справочные данные, дата, регистрационный номер, текст, подпись, отметка об исполнителе.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими (дополнительными) реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка и т.д., например таким реквизитом, как «отметка о контроле».

В 2003г принят и введен в действие ГОСТ Р 6.30- «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», который применяется при оформлении организационной, распорядительной и исполнительной деятельности органов государственной власти и управления, а также подведомственных им предприятий, организаций и учреждений.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках двух видов: бланк служебного письма и общий бланк для всех других документов.

Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они на бумаге форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка, на чистом листе бумаги.

1.4.1. Оформление реквизитов документов При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

01 - Государственный герб Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25 декабря 2000 г. № 2 ФКЗ (с изм. 09 июля 2002 г., 30 июня 2003 г.).

Схема расположения реквизитов документов приведена в приложениях 1, 2.

Изображение Государственного герба Российской Федерации (далее герб) помещают на верхнем поле бланка или над серединой строк реквизита «Наименование организации». Изображение герба рекомендуется делать диаметром не более 17 мм.

Порядок применения бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации установлен постановлением Правительства Российской Федерации * 02 - Герб субъекта Российской Федерации - помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской федерации.

Например:

Город Москва как субъект Российской Федерации имеет свой герб, использование которого регламентируется законом города Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 «О гербе города Москвы» и другими нормативными правовыми актами, в соответствии с которыми использование герба города Москвы на бланках документов допускается:

• органами исполнительной власти города;

• районными управлениями органов исполнительной власти города;

• органами власти района – районной управой и др.

Изображение герба помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с Законом Российской Федерации «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименования мест происхождения товаров» от 23 сентября 1992 г. № 35201 (с изм. от 24 декабря 2000 г., 30 декабря 2001 г., 11 декабря, 24 декабря 2002 г.).

Эмблему и товарный знак не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации или герб муниципального образования.

Изображение эмблемы или товарного знака помещается на верхнем поле распорядительных документов и писем.

04 - код организации - проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) или Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ) на * Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации» (с изм. От 8 июня 2001 г.).

основании требований о ведении этих классификаторов и других, взаимосвязанных с ними классификаторов.

В бланках документов код организации указывают после справочных данных. На официальных документах, представляемых в государственные органы, проставление кода ОКПО обязательно.

05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица – проставляют на основании документов, выдаваемых налоговыми органами в соответствии со свидетельством о государственной регистрации юридических лиц.

ОГРН проставляется в бланках, после справочных данных, а также обязательно проставляется в бланках писем, в том числе направляемых в налоговые органы или органы статистики.

06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) – проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер также проставляется после справочных данных об организации наряду с кодами ОКПО и ОГРН.

07 – код формы документа – проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

Код формы документа проставляется при использовании в организации унифицированных форм документов, включенных в ОКУД, и проставляется последним из кодов.

08 - наименование организации – являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

При наличии сокращенного наименования организации сначала указывается полное наименование, а затем, ниже или за ним, сокращенное (в скобках).

При наличии у организации вышестоящей организации ее наименование указывают выше наименования организации автора документа, например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования “М А Т И” - Р О СС И Й С К И Й Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени К. Э. Ц И О Л К О В С К О Г О (МАТИ) На документах акционерных обществ указывается организационно правовая форма, например:

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО НАУЧНО-ПРОИЗВОДСТВЕННОЕ ОБЪЕДИНЕНИЕ «ФИЗИКА»

09 - справочные данные об организации – содержат сведения, необходимые при информационных контактах. Наибольшее количество справочных данных располагается на бланке письма.

Справочные данные об организации в бланке письма включают: почтовый или юридический адрес;

место нахождения;

номера телефонов;

номера телефаксов, счетов в банке;

адрес электронной почты и другие сведения по усмотрению организации.

Адрес организации пишется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от сентября 2000 г. № 725. Данный реквизит проставляется только на бланках писем, например:

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, Тел./факс (095) 718-78- Е-mail:mail@vnidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН ИНН/КПП 7708033140/ 10 – наименование вида документа - должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД (класс 0200000): акт, справка, записка, сводка, отзыв, протокол, извещение и др. Распорядительные документы организации издаются со следующими названиями: приказ, постановление, распоряжение, решение.

Вид документа (кроме письма) указывается только на бланках конкретного вида документов, например:

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования “М А Т И” - Р О С С И Й С К И Й Г О С У Д А Р С Т В Е Н Н Ы Й ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ имени К. Э. Ц И О Л К О В С К О Г О (МАТИ) ПРИКАЗ _ МОСКВА №_ 11 - дата документа – датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола – дата заседания (принятия решения), для акта – дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:

день месяца, месяц, год. День месяца и месяц обозначают двумя парами арабских цифр, разделенными точкой;

год – четырьмя арабскими цифрами, например: 09.03.2005.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например февраля 2005 г., а также в последовательности: год, месяц, день месяца, например 2005.02.09.

Дата на документе проставляется ниже реквизита «справочные данные об организации» (на бланке письма) или под реквизитом «наименование вида документа» (на бланках конкретного вида документа).

На бланке отмечено место для даты, как правило, в виде линии. Дата всегда проставляется на этом месте вне зависимости от вида документа.

12 - регистрационный номер документа - состоит из порядкового номера (с начала календарного года), который можно дополнять по усмотрению организации индексом по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др.

Например: регистрационный номер отправляемого письма 04-08/ можно расшифровать так:

04 – индекс структурного подразделения;

08 – порядковый номер дела по номенклатуре дел конкретного структурного подразделения;

127 – порядковый номер письма.

Регистрационный номер документа, двум и более организаций состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Например:

Ф ЕД ЕРА ЛЬН О Е А Г ЕНТ С Т ВО ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ ПО ОБРА ЗО ВАНИЮ УНИТАРНОЕ ПРЕДПРИЯТИЕ ГОУ ВПО Московское машиностроительное предприятие «МАТИ» - РОССИЙСКИЙ САЛЮТ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ГО ТЕХНОЛОГИЧЕСКИЙ ФГУП ММП «САЛЮТ»

УНИВЕРСИТЕТ УН имени К.Э. ЦИОЛКОВСКОГО ПРИКАЗ 25.01.2005 № 25/ В целях создания совершенных ресурсосберегающих технологий производства изделий и полуфабрикатов изделий авиационной техники и сокращения периода внедрения новых разработок в производство ПРИКАЗЫВАЕМ:

1. Создать совместный научно-технологический центр современных технологий (НТЦТ).

2. Поручить разработку положения о НТЦТ д.т.н., проф. МАТИ Сидорову К.В. и зам. генерального директора ММП «САЛЮТ» д.т.н., проф. Семенову В.А.

3. Руководителям планово-финансовых отделов...

13 - ссылка на индекс и дату документа - включает в себя регистрационный номер и дату письма, на которое должен быть дан ответ.

Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату документа»

оформляется только в письмах-ответах. Наличие этого реквизита позволяет исключить из текстов писем выражений типа «На Ваше письмо от … № … сообщаем …» и т.п.

Располагается ниже реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер».

Например:

РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, Тел./факс (095) 718-78- Е-mail:mail@vnidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН ИНН/КПП 7708033140/ № 03 -79/ 15.01. На № 04 -45/82 от 08.12. 14 - место составления или издания документа – указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» на бланках конкретного вида документов (кроме письма). Место составления или издания документа указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения. Например:

Открытое акционерное общество «Русская тройка»

ПОЛОЖЕНИЕ 09.03.2005 № Москва Об аттестации персонала В письме место издания помещается в реквизите «Справочные данные организации».

Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: «Московский приборный завод».

Для юридического лица местом издания документа может быть место его нахождения, которое определяется местом его государственной регистрации (юридический адрес).

В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

15 - адресат – в качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица.

Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже, например (здесь и далее в примерах наименования организаций, их справочные данные и др. являются условными):

Минтруд России Департамент труда и занятости населения Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, его инициалы указывают перед фамилией, например:

Министерство образования и науки Российской Федерации Управление делами Ведущему специалисту А.А. Степанову При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности и адресата. Например:

Генеральному директору объединения “КВАНТ” С.И. Платову При адресовании документа в несколько однородных организаций их следует указывать обобщенно. Например:

Администрации районов Московской области Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке, например:

Главному редактору издательского дома «Компьютер»

Н.А. Семеновой Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия»

перед вторым, третьим и четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

В состав реквизита «Адресат» может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

В настоящее время действуют правила, утвержденные постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725. На почтовых отправлениях адрес пишется в следующей последовательности:

• наименование адресата (наименование организации – юридического лица или имя, отчество, фамилия для физического лица);

• название улицы, номер дома, номер квартиры;

• название населенного пункта (города, поселка и т.п.);

• название области, края, автономного округа (области), республики;

• страна (для международных отправлений);

• почтовый индекс.

В таком же порядке производится написание адреса отправителя на конверте.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Редакция журнала «Комби»

Путинковская ул., д.45, Москва, При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, почтовый адрес, затем почтовый адрес, например:

Н.Г. Сазонову Ул. Королева, д. 8, кв. 27, Москва, Реквизит «Адресат» располагают в правом верхнем углу бланка ниже реквизита «Отметка о контроле».

16 - гриф утверждения документа. Документ утверждается руководителем организации или иными должностными лицами, поименованными в специально изданном документе. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, инициалов и фамилии, даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор Издательства «МАЯК»

Личная подпись А.П. Пуров 12.11. При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают на одном уровне. Утверждаемый документ должен быть подписан до его утверждения.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕН»

(«УТВЕРЖДЕНА», «УТВЕРЖДЕНЫ» или «УТВЕРЖДЕНО»), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО Приказом ВНИИСталь от 14.12.2004 № или УТВЕРЖДЕН Решением общего собрания ВНИИСталь от 14.01.2005 № Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

Перечень документов организации, подлежащих утверждению, определяется в Табеле унифицированных форм документов или в Инструкции по делопроизводству организации. Основанием для составления перечня являются законодательные и нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. Примерный перечень документов, подлежащих утверждению, приведен в приложении 3.

17 - резолюция - пишется соответствующим должностным лицом и включает следующие элементы: фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату, например:

Серегину М.Ю.

Махову А.Е.

Прошу подготовить текст соглашения к 21.08. А.В. Володин Личная подпись 01.06. При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

Резолюция, как правило, пишется от руки руководителем на подлиннике документа на свободном от текста месте на первом листе документа.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

Резолюция прикрепляется к документу и вместе с ним подшивается в дело.

18 - заголовок к тексту – включает в себя краткое содержание документа.

Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?), например:

Приказ о создании аттестационной комиссии чего? (кого?), например:

Должностная инструкция старшего инженера Заголовок должен содержать две основные части: тему (предмет, вопрос) и действие, которое производится или должно быть произведено, например: «О подготовке проекта соглашения».

Заголовок составляет исполнитель документа.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

Заголовок документа записывается при его регистрации в соответствующие регистрационные формы: журнал, карточку, компьютерную базу данных организации.

19 - отметка о контроле – обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль» на наиболее важных документах. Данный реквизит располагают в правом углу верхнего поля документа.

Открытое акционерное общество «Русская тройка»

контроль ПОЛОЖЕНИЕ 10.04.2005 № Москва Об аттестации персонала 20 - текст документа – составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством Российской Федерации. Тексты могут оформляться в виде анкеты, таблицы, это может быть свободный текст, а также комбинация разных форм. Если сплошной текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В распорядительных документах принята форма изложения текста от первого лица единственного числа (“постановляю”, “предлагаю”, “прошу”). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (“постановляет”, “решил”). В совместных распорядительных документах текст излагается от первого лица множественного числа (“решили”, “постановили”).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа (“слушали”, “выступили”, “постановили”).

В документах, устанавливающих права и обязанности (положениях, инструкциях), а также содержащих описание или оценку фактов (актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (“отдел осуществляет функции”, “в состав управления входят”, “комиссия установила”).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (“просим направить”), от первого лица единственного числа (“считаю необходимым”, “прошу выделить”), от третьего лица единственного числа (“администрация не возражает”, “комитет по экономике считает возможным”).

21 - отметка о наличии приложения - если письмо имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров, при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложения: 1. Проект договора на 5 л. в 2 экз.

2. Смета затрат на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В этом случае указывается только количество экземпляров одним из двух способов, в зависимости от того, имеется ссылка на приложение в тексте или нет:

Приложение: в 3 экз.

или Приложение: Техническое задание на разработку реконструкции участка производства дисков турбин 2 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: письмо Росагропрома от 08.12.2004 № 45-7/ и приложение к нему, всего на 5 л.

Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 2 экз. только в первый и второй адрес.

Приложение к распорядительному документу, например инструкцию, оформляют следующим образом: на первом листе инструкции в правом верхнем углу пишут «Приложение №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение к приказу Росархива от 25.10.2004 № Если приложение одно, порядковый номер не указывают, например:

Приложение к приказу ВНИИДАД от 15.11.2004 № Само приложение должно быть оформлено как самостоятельный документ в зависимости от вида документа.

22 - подпись - в состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка. Например:

не на бланке Генеральный директор научно-производственного комплекса «Современные и А.П. Павлов перспективные технологии» Личная подпись или на бланке организации Генеральный директор А.П. Павлов Личная подпись При отсутствии должностного лица, фамилия которого напечатана на проекте документа, он может быть подписан исполняющим обязанности руководителя, на которого в установленном порядке возложено руководство соответствующей отраслевой службой. При этом должна быть указана его фактическая должность и фамилия. Например:

Исполняющий обязанности генерального директора В.В. Семенов главный инженер Личная подпись При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Генеральный директор А.П. Павлов Личная подпись Главный бухгалтер Н.С. Комова Личная подпись При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:

Зав.кафедрой Зав. кафедрой «Технология обработки «Производственный металлов давлением» менеджмент»

Личная подпись А.П. Петров Личная подпись В.Б. Родинов В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии А.В. Ефимов Личная подпись Члены комиссии С.П. Боков Личная подпись М.В. Жаров Личная подпись Е.А. Шилов Личная подпись 23 - гриф согласования документа - состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты. Например:

СОГЛАСОВАНО Председатель методического совета УНК «Материаловедение»

Е.В. Ширяев Личная подпись 17.01. Если согласование осуществляется письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Ученого совета МАТИ от 24.06.2004 № 12- или СОГЛАСОВАНО Письмо Росавиапрома от 19.10.04 № 457- Гриф согласования располагают ниже реквизита “подпись” или на отдельном листе согласования (в этом случае в документе после подписи делается отметка: Лист согласования прилагается).

Лист согласования может оформляться следующим образом:

ЛИСТ СОГЛАСОВАНИЯ проекта технического задания на проведение маркетинговых исследований СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Главный инженер Главный инженер НПК «МАЯК» НПК «КВАНТ»

А.С. Рымов В.П. Новиков Личная подпись Личная подпись 23.01.2005 23.01. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Главный инженер Главный инженер НПК «ЛУЧ» НПК «ФОТОН»

И.Л. Семин Е.К. Лигов Личная подпись Личная подпись 23.01.2005 23.01. Заполненный лист согласования прилагается к проекту документа.

24 - визы согласования документа – внутреннее согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:

Руководитель юридического отдела Личная подпись В.И. Юров 21.04. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Руководитель юридического отдела Личная подпись В.И. Юров 21.04. Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

25 - оттиск печати – оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.

Каждая организация для заверения подлинности подписи должностных лиц имеет круглую печать с собственным наименованием. Ряд организаций в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» использует для заверения подлинности подписи должностных лиц печать с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации (гербовую печать). Требования к гербовой печати установлены ГОСТ Р 51511-2001 «Печати с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Форма, размеры и технические требования».

Кроме того, в организации могут использовать печати структурных подразделений и иные круглые и треугольные печати, имеющие узкое функциональное назначение (для пакетов, для пропусков и т.п.). Печати, кроме наименования организации, могут иметь изображения товарных знаков, эмблем, символов, а также иные реквизиты, установленные нормативными правовыми актами.

Для упорядочения использования печатей в организации разрабатывается инструкция по применению печатей. Инструкция утверждается руководителем организации в связи с особой значимостью удостоверения подлинности документа. Основу инструкции составляет перечень документов, заверяемых гербовой печатью (приложение 4), и перечень наименований документов по каждому структурному подразделению, заверяемых печатью соответствующего подразделения. В перечне устанавливается, кто персонально и в каких случаях имеет право заверения подлинности документа.

Расположение оттиска гербовой печати по отношению к подписи в действующих правовых актах не установлено. Рекомендуется оттиск печати ставить так, чтобы четко были видна и читаемы все составные части реквизита «подпись» и вся информация на оттиске печати.

Возможно оттиск печати размещать, не задевая подписи, на свободном месте, например:

Генеральный директор И.П. Семенов Личная подпись 26 - отметка о заверении копии - размещают ниже реквизита “Подпись” включает в себя: заверительную надпись “Верно”, должность лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату заверения. Например:

Верно Инженер отдела кадров Н.В. Ростова Личная подпись 30.03. При рассылке документов, имеющих нормативный правовой характер (постановления, приказы, распоряжения и т.д.), размноженные экземпляры рассылаемых документов следует заверять печатью организации или печатью структурного подразделения, например: печатью с наименованием службы ДОУ организации (канцелярии, общего отдела и т.п.).

27 - отметка об исполнителе – включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа, номер его телефона. Располагается на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Н.П.Сидоров 146 94 28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные:

• краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер;

• слова “В дело”;

• номер дела, в котором будет храниться документ.

Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»

проставляется ниже отметки об исполнителе, например:

Издан приказ от 25.10.2004 № В дело № 01-14 за 2004 г.

Личная подпись 30.10. 29 - отметка о поступлении документа в организацию – содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости – часы и минуты), проставляется в нижнем правом углу первого листа документа. Например:

МАТИ 25.01.2005 № 155/…..

14 ч.28 мин 30 - идентификатор электронной копии документа – представляет собой отметку (колонтитул), проставляемую в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащую наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации, например:

С:\Докум\Приказ_6.doc.

08.02. 1.4.2. Требования к документам, изготавливаемым с помощью печатающих устройств Текст документа рекомендуется печатать на бланках формата А4 через межстрочных интервала, на бланках формата А5 через один полтора межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Составные части сложных реквизитов документа (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал.

Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличия приложения», «Гриф согласования» отделяют друг от друга 1,5 2,0 межстрочными интервалами, например:

УТВЕРЖДАЮ [1,5 2,0] Руководитель организации [1,5 2,0] Личная подпись В.К. Семенов [1,5 2,0] Дата Реквизиты документа отделяют друг от друга двумя четырьмя межстрочными интервалами.

При печатании документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от левой границы текстового поля (количество печатных знаков):

• 0 для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело»;

наименования должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной подписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», “ПРЕДЛАГАЮ”;

• 5 для начала абзацев в тексте;

• 32 для реквизита «Адресат»;

• 40 для реквизита «Гриф утверждения документа»;

• 16, 24, 56 для составления таблиц и трафаретных текстов;

• 34, 48 для расшифровки подписи в реквизите «Подпись».

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная с 0-го и 5-го положений табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают без отступа от левой границы текстового поля.


При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» («стр.») и знаков препинания.

Допускается печатание документов с использованием оборотной стороны листа, в этом случае нумеруются страницы на лицевой и оборотной сторонах.

При подготовке текстов с использованием вычислительной техники рекомендуется применять текстовой редактор Word for Windows версии 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 14.

При изготовлении документов средствами множительной техники целесообразно применять многофункциональные бумаги для копировально множительных работ, отвечающие требованиям ИСО (например ИСО 9001-96, 80 г/м2).

При изготовлении документов при помощи средств электронно вычислительной техники следует обращать внимание на показатели надежности современных средств текстонанесения принтерных текстов.

Для изготовления документов должны применяться технические и рукописные средства, обеспечивающие долговечность текста на бумаге в условиях постоянного архивного хранения, при использовании документов в той или иной деятельности, а также сохранность текстовой информации в аварийных ситуациях (табл. 1).

Таблица 1. Сравнительная характеристика свойств текстов документов как объектов использования и хранения * Свойства текстов Способ печати Однотипность Растворимость Светостойкость, рецептур как в воде ч фактор надежности 1 Черная машинопись Однотипны по водо (ХХ в.) НР НВ и светостойкости Разнотипны по водо 2 Цветная печать НР и Р В, и светостойкости 400 (ХХ в.) Однотипны по водо 3 Матричная принтерная НР В, стойкости;

1500 печать Разнотипны по светостойкости Однотипны по водо 4 Лазерная принтерная НР НВ и светостойкости печать Разнотипны по водо 5 Струйная принтерная Р В и светостойкости печать, черная Исключение: шестое и последующие поколения НР НВ Однотипны по водо и светостойкости принтеров Hewellet Paccard Разнотипны по водо 6 Струйная принтерная Р В, и светостойкости 60 печать, цветная * В.Ф.Привалов Современные принтерные и рукописные тексты документов как объект архивного хранения.

М.: ВНИИДАД, 2004.

Обозначения:

НР не растворяются;

Р растворяются;

НВ не выцветают;

В выцветают.

С учетом удобства чтения и задач копирования цвет текста официальных документов должен быть черным. Контраст текста качественный, нормальный. Не допускается нанесение слабоконтрастных текстов с использованием принтерных режимов экономной печати.

1.4.3. Требования к бланкам Документы изготавливают на бланках. Установлены два стандартных формата бланков документов А4 (210297) и А5 (148210), с размерами полей не менее:

20 мм;

левое правое 10 мм;

верхнее 20 мм;

нижнее 20 мм.

При подготовке документа на нескольких листах все листы имеют одинаковые размеры полей.

Формат бланка выбирается в зависимости от объема текста и количества реквизитов, которые должны быть размещены при подготовке документа, и требований установленных ГОСТ Р 6.30 2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Бланк представляет собой лист бумаги стандартного формата, на котором различными техническими средствами нанесены различные наборы реквизитов (в зависимости от вида бланка), идентифицирующих автора официального письменного документа.

Бланки документов могут изготавливаться на основе продольного или углового расположения реквизитов, идентифицирующих организацию, и других реквизитов оформления документов, дополняющих сведения об организации. Использование бланка с угловым или продольным вариантом расположения реквизитов не влияет на юридическую силу документа и его правовой статус.

При продольном расположении реквизитов название организации, вид документа и другие необходимые реквизиты на бланке размещают вдоль верхнего поля и центрируют. Такие бланки на практике используются преимущественно для подготовки нормативных правовых актов.

Наиболее удобным для обработки и экономичным с точки зрения использования площади листа является бланк с угловым вариантом расположения реквизитов (в левом верхнем углу документа). В этом случае правая сторона верхней части листа может быть использована для размещения реквизитов «Адресат» и «Гриф утверждения», резолюций, отметок о рассылке и др.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица, отдельных видов документов устанавливают следующие виды бланков:

• общий бланк;

• бланк письма;

• бланк должностного лица;

• бланк конкретного вида документа.

Примеры оформления указанных бланков представлены в приложениях 5 – 9.

Общий бланк может включать в себя следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации (01);

• Герб субъекта Российской Федерации (02);

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);

• наименование организации (08);

• место составления или издания документа (14).

Кроме указанных реквизитов, на общем бланке допускается наносить ограничительные (графические) отметки для следующих реквизитов:

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12);

• заголовок к тексту (18).

Бланки тех или иных видов конкретных видов документов целесообразно применять при издании в организации большого количества данных видов документов. При разработке этих бланков используют следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации (01, 02);

• эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);

• наименование организации (08);

• наименование вида документа (10);

• место составления или издания документа (14);

а также ограничительные отметки для расположения реквизитов:

• дату документа (11);

• регистрационный номер документа (12);

• заголовок к тексту (18);

• отметка о контроле (19).

В общих бланках и в бланках конкретных видов документов реквизит «Место составления или издания документа» (14) должен оформляться в соответствии с наименованиями объектов административно-территориального деления и населенных пунктов.

Место составления или издания документа может не указываться, если оно входит в состав наименования организации.

Бланк письма может включать следующие реквизиты:

• Государственный герб Российской Федерации или Герб субъекта Российской Федерации (01, 02);

• эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) (03);

• код организации (04);

• основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (05);

• идентификационный номер налогоплательщика / код, причины постановки на учет (ИНН/КПП) (06);

• код формы документа (07);

• наименование организации (08);

• справочные данные об организации (09).

Кроме этих реквизитов, в бланке письма могут быть даны ограничительные отметки для следующих реквизитов:

• дата документа (11);

• регистрационный номер документа (12);

• ссылка на регистрационный номер и дату документа (13);

• адресат (15);

• заголовок к тексту (18);

• отметка о контроле (19).

При переписке с иностранными партнерами могут использоваться бланки на русском и одном из иностранных языков, например:

Ural-Siberian House of Уральское межрегиональное Knowledge отделение общественной Scientific and Technical организации – Propaganda Of the «Knowledge»

Общество «Знание» России Society of Russia Урало-Сибирский Дом знаний 32 Plekhanov St., Chelyabinsk, Ул. Плеханова, 32, г.Челябинск, Russia, Тел.:(3512) 37-83- tel.: (3512) 37-83- Факс: (3512) 37-83-15, 33-94- fax.: (3512) 37-83-15, 33-94- Е-mail:znanie@chel.surnet.ru Е-mail:znanie@chel.surnet.ru ОКПО 13776938 ОГРН ОКПО 23875468 ОГРН ИНН/КПП 5026834967/ ИНН/КПП 4125837962/ 2. Организация работы с документами 2.1. Организационные формы службы ДОУ 2.2.2. Факторы, определяющие выбор формы службы ДОУ Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.

Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.

Какую же организационную форму службы ДОУ выбрать организации? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ?

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

Управление делами.

Канцелярия.

Общий отдел.

Секретарь.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

• приемная;

• секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

• секретариат коллегии;

• протокольное бюро.

Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:


• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов уп равления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) — это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

• экспедицию;

• бюро переписки;

• бюро учета и регистрации документов;

• компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив организации.

6. Инспекция.

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом пред ложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

• подготовка обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировалъно-множителъное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объяс няется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.

Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

• подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

• организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.

2.1.2. Основные задачи и функции службы ДОУ В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

1) Обеспечение документирования управленческой деятельности.

2) Организация работы с документами в учреждении.

3) Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;

Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;

• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

2.1.3. Должностной и численный состав службы ДОУ В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих *. Согласно нормативным документам, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Эта категория включает:

• заведующего службой делопроизводства (управляющий делами, зав.

канцелярией, зав. общим отделом);

• заведующего протокольным отделом;

• начальника секретариата;

• заведующего архивом;

• зав. отделом подготовки документов, копировальным бюро, экспедицией.

Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения.

Основная функция руководителя — это планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала в службе ДОУ.

Специалисты. В эту категорию включены:

• документовед;

• помощник руководителя;

• референт;

• редактор;

• архивист;

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд России. 2000.

• инспектор;

• секретарь руководителя;

• корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководства организации проектов документов.

Возможна должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего.

В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители. К ним относятся:

• экспедитор;

• делопроизводитель;

• машинистки и стенографистки;

• технические секретари;

• курьеры;

• операторы организационной техники.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно существующей в стране классификации, преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Какой же должен быть численный состав делопроизводственных служащих на предприятии? Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять для министерств и ведомств — 12-15%;

для промышленных предприятий и организаций — 0,5% общего числа работающих*.

2.2.2.Нормативная регламентация работы службы ДОУ Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляются в ряде внутренних документов:

положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства.

Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам *, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

* Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М.: Экономика, 1988.

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, Структура Положения о службе ДОУ.

1-й раздел «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации. Например, «Канцелярия является самостоятельным подразделением НПО Союз и подчиняется не посредственно директору». Далее в Положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его ква лификации, стажу практической работы.

Следующим пунктом является перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей работе служба ДОУ. Например, «Управление делами» в своей деятельности руководствуется :

• действующим законодательством;

• постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;

• уставом организации;

• правилами внутреннего трудового распорядка;

• распорядительными документами руководства организации;

• нормативно-методическими документами по делопроизводству;

• инструкцией по делопроизводству в организации.

Если служба ДОУ имеет свою печать, то в Положении дается ее описание, условия хранения и использования.

2-й раздел «Цель и основные задачи службы ДОУ». Как правило, основной целью службы делопроизводства является организация работы с документами.

При формулировке задач службы их нельзя сводить к задачам ее руководителя.

3-й раздел «Функции». Описание функций должно включать подробное перечисление функций, выполняемых каждым структурным подразделением службы ДОУ, если они есть (секретариат, группа регистрации, архив, группа контроля за исполнением документов). При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

4-й раздел «Права». Содержит перечисление прав для реализации возложенных на службу ДОУ задач. Одним из таких прав является право проверять правильность оформления документов и организацию работы с доку ментами в структурных подразделениях, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций.

Служба ДОУ может иметь право не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками).

Поскольку должностные обязанности руководителя службы ДОУ не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), в Положение вводят раздел «Руководство».

5-й раздел «Руководство» подразделяется на 3 подраздела:

• обязанности руководителя службы ДОУ;

• права руководителя службы ДОУ;

• ответственность руководителя службы ДОУ.

6-й раздел «Взаимоотношения» с другими структурными подразделениями.

Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, юридическим отделом, функциональными структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений.

Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения, в которых содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

образование, опыт работы в учреждении;

кем назначается и освобождается от занимаемой должности;

какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности.

Например:

1.1. Инспектор по учету и регистрации корреспонденции является работником, осуществляющим прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

1.2. Инспектор подчинен непосредственно начальнику Управления делами.

1.3. На должность инспектора назначаются лица, имеющие специальное образование по организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.

1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации по представлению начальника Управления делами.

1.5. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

* уставом университета;

* действующим законодательством РФ;

* правилами внутреннего трудового распорядка;

* приказами (указаниями) руководителя организации и начальника ДОУ;

* нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

* настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности. В этом разделе формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, которые должны включать особенности подготовки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений.

Например: …«Основной задачей заведующего архивом является организация и ведение архивного дела на предприятии, обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.

Для выполнения возложенных на него задач заведующий архивом обязан:

* руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

* оказывать максимальную помощь в поиске необходимых документов;

* инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;

* контролировать своевременность поступления в архив документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;



Pages:   || 2 | 3 | 4 | 5 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.