авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 5 |

«В.С. Соколов ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для студентов учреждений ...»

-- [ Страница 2 ] --

* руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, сроки хранения которых истекли;

* осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

* организовывать работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

* составлять установленную отчетность;

* принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в организации;

* сохранять конфиденциальность информации».

3. Права. В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т. д.

Например: «Инспектор имеет право:

* проверять сохранность, правильность адресования поступающей корреспонденции и своевременно возвращать ее почтовому отделению;

* не принимать от структурных подразделений неправильно оформленные документы, предназначенные для отправления;

* докладывать начальнику Управления делами о несвоевременно полученных документах, требующих срочного исполнения».

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

4. Ответственность. В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная или материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

Например, «Инспектор несет ответственность за:

* не использование предоставленных прав, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;

* нарушение инструкции по делопроизводству организации;

* нарушение трудового распорядка, а также данной должностной инструкции».

5. Взаимоотношения (взаимосвязи по должности). В разделе определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе должно быть описано, кто и от каких структурных подразделений получает документацию, кому предо ставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.

Например: «Секретарь структурного подразделения взаимодействует:

* с канцелярией и другими структурными подразделениями по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов;

* с административно-хозяйственной частью — по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежнос тями;

* с информационным отделом — по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении».

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.

Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

• Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004.

• ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

• Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив. 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «...кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

Тематические разделы (основная часть Инструкции) состоят из двух составных частей: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Документирование» определяются:

• вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;

• виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;

• общие правила документирования;

• правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;

• порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «Организация документооборота» должен включать в себя:

• порядок приема, обработки и распределения входящих документов;

• порядок передачи документов внутри организации;

• порядок подготовки и обработки исходящих документов;

• порядок учета количества документов.

Раздел «Регистрация документов» включает:

• общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

• перечень документов, не подлежащих регистрации;

• характеристику форм регистрации;

• описание принятой технологии и порядок индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» устанавливает:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации;

• характеристику справочных массивов;

• порядок систематизации и классификации справочной информации;

• информационно-поисковую систему по документам организации.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» включает:

• перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок постановки на контроль;

• технологию контроля;

• типовые сроки исполнения;

• обобщение и анализ данных об исполнении документов.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

• общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;

• порядок составления номенклатуры дел организации;

• правила формирования в дела отдельных категорий документов;

• порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.

Раздел «Подготовка документов к последующему хранению и использованию»

включает:

• организацию проведения экспертизы научной и практической ценности документов;

• правила оформления дел для передачи на хранение;

• требования к описанию документов постоянного и временного хранения;

• порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:

• схемы документопотоков;

• оттиски печатей и штампов;

• образцы бланков;

• образцы заполнения форм документов;

• перечни контролируемых документов;

• формы номенклатуры дел и др.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям.

Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Методика разработки Табеля создана ВНИИДАД. Она включает в себя следующие этапы:

• отбор форм документов для включения в Табель;

• определение формы и структуры Табеля;

• согласование и утверждение Табеля.

Рассмотрим эти этапы более подробно.

Отбор формы документов для включения в Табель. В Табель включаются не только формы документов, описанных в Общероссийском классификаторе управленческой документации, но и те документы, которые появились в организации в результате сложившейся практики работы. Их следует дополнительно проверить на предмет необходимого и оптимального состава реквизитов.

Определение формы и структуры Табеля. Табель имеет табличную форму.

Перечень граф зависит от глубины проводимой систематизации и соответствует списку параметров карт форм документов, которые заполнялись на первом этапе разработки Табеля. Например, Табель может иметь такие графы:

Наименование формы документа.

Код формы.

Дата утверждения, наименование организации, утвердившей форму документа.

Периодичность издания.

Назначение.

Составитель документа.

Внутреннее согласование.

Внешнее согласование.

Подпись.

Утверждение.

Оттиск печати.

Адресат.

Регистрация, контроль исполнения.

Место хранения.

Примечания.

Перечень граф Табеля может быть более узким. Однако необходимый минимум должны составлять 1, 3, 4, 5, 15-й пункты.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов. Как и в любом классификационном справочнике, применяющемся в деятельности службы ДОУ, в основу составления может быть положена организационная структура или классификация управленческих функций и задач. Предпочтение следует отдать тому принципу систематизации, который менее всего подвержен изменениям, т.

е. функциональному принципу. В любом случае, формы документов внутри каждого раздела должны располагаться в порядке их значимости.

Согласование и утверждение Табеля. После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. При завершении согласования Табель подписывает руководитель службы ДОУ. На последнем этапе Табель утверждается руково дителем предприятия.

После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Работники службы ДОУ обязаны поддерживать Табель в рабочем состоянии, т.

е. своевременно вносить в него необходимые согласованные изменения:

внедрение новых форм, отмена ранее действующих, а также осуществлять контроль за порядком его использования.

Целесообразно создавать Табель в двух видах:

• на бумажном носителе в качестве эталона с живыми подписями и печатью, который должен находиться в службе ДОУ;

• в электронном виде с целью возможного использования его всеми сотрудниками организации.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5). Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме:

• назначение документа, информация, которую он должен нести;

• оптимальный состав реквизитов (с учетом последних требований ГОСТ 6-30-2003);

• унифицированный текст документа.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Это могут быть отдельные файлы, подготовленные в распространенной программе Microsoft Word.

Некоторые формы документов могут быть уже заложены в программах автоматизации, внедренных в организации.

2.2.3.Нормирование труда работников службы ДОУ Для того чтобы рабочий день работника службы ДОУ был правильно распланирован, Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социальной защиты РФ разработаны следующие нормативные акты:

1. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993;

2. «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления». Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. №72. – М., 1995;

3. «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

Утверждены постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26 марта 2002 г. №23. – М., 2002.

Во всех указанных нормативных документах, прежде всего, освещаются вопросы определения норм времени на различные виды работ при осуществлении различных операций в службе ДОУ. Нормы установлены путем проведения хронометражных измерений, моментных наблюдений, фотографии рабочего дня и самофотографии, экспериментальных оценок, пооперационного суммирования затрат времени. Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день работника службы ДОУ, а также дает возможность определить численный и качественный состав службы ДОУ.

«Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» и «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» охватывают различные виды работ. За единицу измерения объема работ берется 1 документ, 10 или 100 документов. Например:

Расчет нормативной численности персонала службы ДОУ НПО «Алмаз»

№№ Наименование Единица Годовой объем Норма Нормативная п.п работы измерения работы времени, ч трудоемкость, ч 1. 100 доку- 1 000 0,10 Автоматизированный ментов учет объема документооборота организации 2. Автоматизированная 10 доку- 5 000 0,40 2 регистрация поступа- ментов ющих документов Соответствует Нормам времени на работы по ДОУ, утвержденным постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 №23.

3. 100 доку- 5 000 0,05 Автоматизированный ментов учет количества посту пающих документов 4. 10 доку- 5 000 0,70 Автоматизированный ментов контроль исполнения поступающих докумен тов 5. … … … … … 10 100 доку- 15 000 0,04 Автоматизированный ментов учет количества объема документооборота организации Итого: 11 Произведем расчет численности персонала службы ДОУ для НПО «Алмаз»:

Т об Чн = Т об = Т н + Т нн, ;

Фп Т н затраты времени, рассчитанные по нормам времени, 10 500 ч;

где Т нн затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, 200 ч (определены экспертным путем);

Фп норма рабочего времени одного работника за год, ч (условно принимается равной 2000 ч).

Т об = Т н + Т нн = 11500 + 200 = 11700ч;

Ч н = Т об /Фп = 11700/2000 = 5,85... 6 чел.

Во всех нормативных документах прежде всего освещаются вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

Так, например, оптимальный и комфортный микроклимат служебного помещения должен соответствовать следующим нормативам:

* температура воздуха 20-22 °С;

* влажность — 30-60%;

* минимальная освещенность — 300 люкс;

* допустимый уровень шума — 50 децибел.

В настоящее время в работе ДОУ широко применяется компьютерная техника и другое офисное оборудование с различным видом излучения.

Требования по правилам безопасного использования такого вида техники описаны в санитарно-эпидемиологических правилах и нормативах*.

Например:

Согласно установленным нормам, работа с компьютером должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-15 минутным перерывом после каждого часа.

Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 600 – 700 мм, но не менее 500 мм.

В помещениях, в которых эксплуатируется компьютерная техника, должно быть естественное и искусственное освещение. Не допускается размещение подобной техники в подвальных и цокольных помещениях.

Площадь на одно рабочее место для пользователя компьютерной техники должна составлять не менее 6 кв.м. помещения.

Выполнение требований, норм и правил нормативных документов, несомненно способствует качественному, безопасному и более производительному труду.

2.2. Обработка документов Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до подшивки в дело или отправки образует документооборот учреждения.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.

* Утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).

Различают три основных группы документов:

• входящие (поступающие в учреждение документы);

• исходящие (отправляемые из учреждения документы);

• внутренние (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).

Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях исполнителей.

2.2.1. Обработка входящих документов Прием и первичная обработка документов осуществляются службой ДОУ в централизованном порядке, в небольших организациях секретарем или специально выделенным работником.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции включает в себя следующие операции:

1. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции проверка правильности доставки и целостности вложений. Проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и составить акт. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

2. Вскрытие документов вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, которые сразу передаются по назначению. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа или адрес корреспондента можно установить только по конверту.

3. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, а при необходимости и время (часы и минуты).

4. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации должен быть свой перечень такой корреспонденции).

Документы, подлежащие регистрации, заносят в принятую соответствующую форму регистрации.

При предварительном рассмотрении поступившей корреспонденции работники службы ДОУ руководствуются:

• Положением об организации и ее структурных подразделениях;

• должностными инструкциями;

• номенклатурой дел;

• примерными схемами движения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя в следующем порядке:

Документы на имя руководства и без указания конкретного адресата ДОУ предварительного рассматриваются службой ДОУ, а документы в адрес структурных подразделений – передаются непосредственно в структурные подразделения.

После предварительного рассмотрения документы передаются (докладываются) руководителю (передаются наиболее важные и срочные из поступивших документов), остальная корреспонденция распределяется между заместителями (согласно их функциональным обязанностям).

Если к поступившим документам необходимо подобрать дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и т.п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией.

Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них.

Резолюция включает в себя следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.

Получив от руководителя документы с резолюцией, в службе ДОУ вносятся сведения из резолюции об исполнителях и сроках исполнения документа в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа).

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.

В дальнейшем служба ДОУ ведет контроль исполнения документов, поставленных на контроль, в отведенные сроки (получает информацию, как идет работа по документу, напоминает о сроке исполнения), как исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по данному вопросу.

2.2.2. Работа с исходящими (отправляемыми) документами Основные этапы прохождения исходящих (отправляемых) документов от создания до отправления состоят из операций:

• составление проекта документа;

• согласование, визирование (в необходимых случаях);

• подписание и утверждение (при необходимости);

• регистрация (в журнале или на карточке), • отправка документа адресату.

Составление проекта документа. Проект документа составляется исполнителем после изучения вопроса по существу и с использованием как нормативных документов, так и инструкции по делопроизводству в организации.

Согласование документа. До передачи подготовленного проекта документа на подпись руководителю исполнитель проводит процедуру внутреннего согласования, проставляя на проекте визы согласования или гриф согласования.

Внутреннее согласование (визирование) неизбежный и необходимый этап подготовки исходящего документа.

Подписание документа. Ознакомившись с проектом документа, руководитель либо сразу удостоверяет его своей подписью, либо отправляет на доработку исполнителю, если в этом есть необходимость. В этом случае исполнитель перерабатывает документ с обязательным проведением процедуры составления проекта от начала до конца.

Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Регистрация документа. Подписанные документы регистрируются в службе ДОУ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в организации и передаются в экспедицию для отправки.

Отправка документа. Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• проверку правильности оформления документов (наличие необходимых реквизитов: даты, номера, подписи и т.д.);

• проверку наличия приложений, указанных в документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

• проверку правильности адресовании, в случае неправильного оформления документы возвращаются на доработку;

• составление описи рассылки на заказную корреспонденцию, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки (документы, отправляемые в один адрес могут быть вложены в один конверт).

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего дня.

2.2.3. Работа с внутренними документами Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самой организации.

Обработка внутренних документов при их подготовке и оформлении проходит все те же этапы, что и при работе с исходящими документами (подготовка проекта, его согласование, подписание, регистрация), а на этапе исполнения с входящими документами (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).

Целесообразно рассмотреть некоторые особенности при работе с различного вида внутренних документов в организации Распорядительные документы. Проекты распорядительных документов после их подготовки и согласования с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки соответствия подготовленных документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильным их оформлением. Копии подписанных руководителями документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в компетенции которых находятся рассматриваемые вопросы.

Протоколы. Особенностью прохождения протоколов отсутствие этапов визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным подразделениям и должностным лицам, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные и служебные записки, справки, сводки и т.д. Внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в установленном порядке передаются на исполнение в соответствующие подразделения или исполнителям, либо помещаются в соответствующее дело.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется, как правило, через секретарей, референтов или лиц, ответственных за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству может быть также предусмотрена передача документов между структурными подразделениями через службу ДОУ.

Исполнение документов происходит в следующем порядке:

Исполнитель после получения документа с длительными сроками исполнения (до 6 месяцев) намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их в службу контроля ДОУ или вводит их в автоматизированную систему контроля и исполнения.

При решении вопросов оперативного характера (по телефону) или лично на исполненном документе или в регистрационно-контрольной форме делается отметка, содержащая сведения об исполнении. Например:

Вопрос решен по телефону 352-43-84 с главным инженером НПО «Сатурн» Паниным Р.В. На коллегии будет присутствовать ведущий специалист Антипов В.О.

А.И. Логунов 12.03.2005 Личная подпись Если исполнение вызывает создание ответного или иного документа, то подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация и отправка производятся аналогично работе с исходящими документами По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен о быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

При исполнении документа исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документов и передает его для тиражирования. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение сроков исполнения документов (при наличии объективных причин), делать пометки на документе о датах промежуточного исполнении (телефонные и письменные запросы), дате и результате окончательного исполнения.

2.3. Регистрация документов Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, в службе ДОУ проводят ее регистрацию.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения *.

Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Поэтому оптимизация, рационализация и автоматизация делопроизводства всегда начинаются со знакомства с самой системой регистрации.

Цель регистрации обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к.

фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Процесс регистрации это перенос с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, форму базы данных ПЭВМ), позволяет создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами (контроль за сроками их исполнения, информационно-справочная работа по документам).

Принципы регистрации документов:

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (на электронном носителе).

* ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К ним относятся, например:

• рекламные письма;

• поздравительные письма и телеграммы;

• приглашения, программы конференций, семинаров, совещаний;

• печатные издания (книги, каталоги, журналы, брошюры);

• пакеты с пометкой «лично»;

• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

• информационные материалы.

В каждой организации должен быть перечень нерегистрируемой корреспонденции, который утверждается руководителем и при необходимости обновляется. Как правило, такой перечень помещается как приложение к инструкции по делопроизводству.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов может производиться в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа.

Например, отдельно могут регистрироваться приказы руководителя по основной деятельности и приказы по личному составу.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов, например:

• плановая документация в плановом отделе;

• снабженческая документация в отделе снабжения;

• протоколы и решения коллегиальных органов в секретариате;

• распорядительные документы, подписанные руководством организации, в службе ДОУ;

• документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, в службе ДОУ.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству в организации.

Документы регистрируются в традиционных журналах, регистрационно контрольных формах (РКФ) или электронных формах базы данных организации.

В настоящее время существует три формы регистрации документов:

журнальная, карточная и автоматизированная.

Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется регистрационно контрольная форма (приложение 10).

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, по классификатору видов документов и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для создания оптимальной поисковой системы установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления;

• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, поручение, автор, дата);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов может дополняться другими реквизитами:

• гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• количество листов документа;

• наличие приложений;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа и др.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники, например:

• классификатор видов деятельности;

• классификатор видов документов;

• классификатор корреспондентов;

• номенклатура дел и др.

Существенно расширяет возможности поиска полнотекстовая база данных, которая позволяет вести поиск необходимых документов не только по реквизитам документа, но и по отдельным фразам или ключевым словам документа.

Автоматизированная система регистрации, созданная, например, с помощью системы управления базами данных «СУБД Microsoft Access», позволяет сформировать запросы поиска документа не только для разового использования, но и создать необходимую «библиотеку запросов» по различным параметрам поиска.

Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» *.

2.4. Контроль исполнения документов Контролю подлежат практически все зарегистрированные документы.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнений поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения обеспечивают руководители организации, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальным подразделением, входящим в состав ДОУ (канцелярии, общего отдела и т.п.), или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

2.5. Сроки исполнения Следует помнить, что срок исполнения это конечная дата работы над документом. Сроки исчисляются в календарных днях:

• для входящих документов с даты поступления документов в организацию (с даты, указанной в регистрационном штампе);

* Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24 -ФЗ от 20 февраля 1995г. (в ред. от 10 января 2003 г.) // СЗ РФ. 1995. № 8;

СЗ РФ. 2003. № 2.

• для отправляемых и внутренних документов с даты их подписания или утверждения;

• для решений коллегиальных органов с даты заседания или совещания.

• Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации № 604 от 18 июня 1998 г. «Регламент Правительства Российской Федерации» (в редакции постановления Правительства Российской Федерации № 760 от 5 октября 2000 г.) и другими нормативными актами, в том числе ГСДОУ.

Индивидуальные сроки исполнения документа определяются руководителем организации и фиксируются в резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте по заданиям и поручениям.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки * :

• документы с конкретной датой исполнения в конкретный срок;

• имеющие в тексте пометку «срочно» исполняются в трехдневный срок;

• имеющие пометку «оперативно» в десятидневный срок;

• остальные до месяца.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• типовые сроки – принятием нового акта;

• индивидуальные - руководителем, который их установил.

Продление сроков исполнения допускается с разрешения установивших их учреждений или руководителей. Для этого необходимо письменно оформить новый срок сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано * Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. ВНИИДАД. М.:

2004.

серьезными, аргументированными обстоятельствами. О всех случаях изменения срока исполнения документов исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

• задания последующих лет – не реже одного раза в год;

• задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

• задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания и информация о них фиксируются в РКФ.

Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения заинтересованным организациям и лицам. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

2.6. Организация хранения документов 2.6.1. Основные требования к организации оперативного хранения документов С момента заведения до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. За сохранность документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники.

Дела хранят в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел, которую помещают на внутренней стороне шкафа. Каждое дело на корешке имеет индекс по номенклатуре дел.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на срок не более одного дня. После истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

2.6.2. Составление номенклатуры дел Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура предназначена для организации группировки исполненных дел, систематизации и учета дел и оперативного их поиска и использования в работе.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации: положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел предшествующих лет.

Сводная номенклатура дел организации (приложение 11) составляется службой ДОУ на основании номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи службы ДОУ.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации и при необходимости с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, куда передаются дела на государственное хранение, и утверждается руководителем. Номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений и располагаются в соответствии со структурой организации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе и номенклатуру дел организации.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-04, где 15 обозначение структурного подразделения, 04 порядковый номер заголовка дела.

Однородным делам, имеющимися в большинстве структурных подразделений (копии приказов, планы и отчеты, должностные инструкции и др.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях дело с копиями приказов руководителя организации будет учтено под одним номером «05». Личные дела сотрудников вносят в номенклатуру также под одним номером.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дел состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название структурного подразделения (автора документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);

дата (период), к которой относятся документы. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством образования и науки о материально техническом обеспечении.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты НПО «Молния» о работе по освоению новой техники.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню *, а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с государственным архивным органом.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.

2.6.3. Формирование и оформление дел Формирование дел группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным оформлением дел осуществляется службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно логической последовательности или их сочетании;

* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.

• документы органов коллегиального управления группируются в два дела:

протоколы и решения;

документы к заседаниям (совещаниям);

• положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

• документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

• переписка (письма) группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

• помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

• по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Оформление дела подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами *.

Дела подлежат оформлению и при их заведении и по завершении года.

Оформление это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий:

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. ВНИИДАД.

М.,2004.

• описание дела на обложке;

• брошюровку;

• нумерацию листов;

• составление заверительной надписи.


В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• подшивку и переплет дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата дела (указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве), количество листов, срок хранения дела (приложение 12).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Нумеруют листы простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Внутренняя опись документов дела (приложение 13) составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела и т.д.).

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе (приложение 14) и отражает при необходимости особенности физического состояния дела (например наличие повреждений, разрывов, склеек;

отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять.

2.6.4. Порядок передачи документов на хранение в архив Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия, которая в своей работе руководствуется законодательными и нормативными актами РФ *.

* Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива № 2 от 19 января 1995 г.) М.: Росархив, 1995.

По результатам экспертизы ценности документов, которая должна проводиться ежегодно, составляются сдаточные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 15), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 16).

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.

В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

2. Организация работы с документами 2.1. Организационные формы службы ДОУ 2.2.3. Факторы, определяющие выбор формы службы ДОУ Работу с документами в любой организации ведет специализированное структурное подразделение — служба ДОУ. В зависимости от размеров и назначения организации эта служба может называться по-разному: управление делами, общий отдел, канцелярия. В небольших организациях эту работу выполняет секретарь организации.

Эффективность деятельности службы ДОУ зависит от: квалификации работников делопроизводства, степени оснащенности службы, условий труда.

Какую же организационную форму службы ДОУ выбрать организации? Этот вопрос решается руководством организации и самой службой ДОУ.

Регламентация выбранной формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Что собой представляют организационные структуры службы ДОУ?

На сегодняшний день различают четыре основных организационных структуры службы ДОУ:

Управление делами.

Канцелярия.

Общий отдел.

Секретарь.

Управление делами создается в министерствах и ведомствах как структура, в которой выполняется работа с документами, и как орган контроля и координации делопроизводства в центральном аппарате и в отрасли. Являясь, по сути, структурным подразделением организации, управление делами, в свою очередь, подразделяется на следующие структурные типовые подразделения:

1. Секретариат — это структурное подразделение, создаваемое для обслуживания руководства организации. В его состав входят:

• приемная;

• секретариат руководителя и секретариаты заместителей руководителя;

• секретариат коллегии;

• протокольное бюро.

Какие же функции выполняет секретариат? В его функции входит:

• предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;

• подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;

• организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем, документирование деятельности коллегиальных органов уп равления.

2. Отдел рационализации ДОУ (делопроизводства) — это центр совершенствования ДОУ, методический центр. К его функциям относятся:

• разработка и внедрение мероприятий по совершенствованию технологии делопроизводства;

• разработка нормативно-методического обеспечения делопроизводства (положений, инструкций, правил, регламентов, табеля унифицированных форм и др.);

• разработка классификационных справочников (номенклатура дел, классификаторы, перечни документов со сроками хранения).

3. Канцелярия, которая, в свою очередь, подразделяется на:

• экспедицию;

• бюро переписки;

• бюро учета и регистрации документов;

• компьютерный центр обработки и размножения текстов документов.

4. Отдел писем.

5. Центральный архив организации.

6. Инспекция.

Канцелярия, как и другая организационная структура службы ДОУ, создается на предприятиях, в научно-исследовательских, проектно-конструкторских организациях, высших учебных заведениях. В структуре канцелярии обычно работают следующие подразделения (отделы, секторы, группы):

1. Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку по почте и курьерской связи документации и корреспонденции.

2. Подразделение по учету и регистрации документов, в задачи которого входит регистрация входящих, исходящих и внутренних документов, контроль соответствия принятым правилам оформления документов, формирование и ведение справочно-информационного массива.

3. Группа контроля (бюро, инспекция, отдел) осуществляет контроль за сроками исполнения документов, контроль за сроками исполнения устных распоряжений руководителя, анализ исполнительской дисциплины, информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

4. Группа писем (обращений граждан) занимается приемом и учетом пред ложений, заявлений и жалоб граждан. Ее функции следующие:

• подготовка обращений к рассмотрению руководством;

• контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях организации;

• извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;

• организация приема граждан по личным вопросам руководством организации.

5. Группа подготовки документов осуществляет перепечатку документов с черновиков, считку и правку текстов документов, учет выполняемой работы.

6. Копировалъно-множителъное бюро, как правило, имеет место в тех организациях, деятельность которых связана с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Задачи бюро сводятся к копированию документов, тиражированию текстов документов, подготовке рекламной продукции, буклетов, брошюр.

7. Архив организации осуществляет прием от структурных подразделений отработанных и подготовленных к хранению дел, оказание им методической помощи, ведет учет и хранение документов, контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях, готовит дела к передаче на государственное хранение.

Общий отдел является службой по работе с документами в исполнительных органах власти и исполнительных структурах (мэрия, префектура, муниципалитет) местного самоуправления.

В общих отделах обычно создаются те же участки, которые характерны для канцелярии, однако сюда подключаются такие подразделения, как протокольный отдел, группа писем, приемная. Наличие этих структур объяс няется спецификой деятельности, характером управленческих процедур, порядком принятия решений и особенностями документирования в этих учреждениях.


Протокольная группа создается в составе учреждений, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган. Выполняет функции:

• подготовка проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск), писем, справок, их согласование со структурными подразделениями;

• анализ документов, подготовленных структурными подразделениями;

• подготовка заключений по документам, подготовленным структурными подразделениями;

• организация и проведение заседаний коллегиального органа, документирование их деятельности.

Секретарь учреждения выполняет всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры.

Таким образом, действующие нормативно-методические документы регламентируют наименование и примерную структуру службы ДОУ государственных предприятий, учреждений, организаций. Что касается негосударственных структур, то решение о создании службы, ее названии и внутренней структуре принимает руководство организации. В совместных предприятиях этот вопрос решает правление, в акционерных обществах — учредительная конференция, в кооперативных структурах — общее собрание членов кооператива.

2.1.2. Основные задачи и функции службы ДОУ В современных условиях, когда работа с управленческой документацией во многих учреждениях основывается на компьютерных технологиях, функции службы ДОУ не ограничиваются только организацией документооборота учреждения, учетом документов и контролем за их исполнением. Служба ДОУ принимает непосредственное участие в постановке задач при разработке автоматизированных информационных систем для работы с документами, в обеспечении режима доступа к информации и защите информации, в совершенствовании работы с документами.

Таким образом, служба ДОУ решает три основных комплекса задач:

4) Обеспечение документирования управленческой деятельности.

5) Организация работы с документами в учреждении.

6) Совершенствование форм и методов работы с документами.

Задачи, стоящие перед службой ДОУ, определяют ее функции.

1. Задачи обеспечения документирования управленческой деятельности могут быть решены с помощью выполнения следующих функций:

Разработка и проектирование бланков, обеспечение их изготовления;

Обеспечение изготовления документов, копирования и тиражирования;

Контроль качества подготовки и оформления документов, соблюдением установленной процедуры согласования и удостоверения документов.

2. Задачи организации работы с документами в учреждении решаются выполнением следующих функций:

• установление единого порядка прохождения документов (документооборота учреждения);

• экспедиционная обработка входящих и исходящих документов;

• регистрация и учет поступающих, отправляемых и внутренних документов;

• контроль за исполнением документов;

• систематизация документов, обеспечение их хранения и использования;

организация работы с обращениями граждан;

• обеспечение защиты информации.

3. Задачи совершенствования форм и методов работы с документами включают в себя выполнение следующих функций:

• разработку и переработку нормативных, инструктивных, методических документов и доведение их до сведения работников организации;

• методическое руководство и контроль за соблюдением установленных правил работы с документами в структурных подразделениях организации;

• повышение квалификации работников организации и их консультирование по вопросам работы с документами;

• упорядочение документации организации, проведение работ по унификации документов, разработка Табеля и Альбома форм документов, применяемых в деятельности организации;

• разработку и внедрение новых форм и методов работы с документами, совершенствование документооборота организации, повышение исполнительской дисциплины;

• постановку задач разработки и совершенствования автоматизированных информационных систем и баз данных для работы с документами.

2.1.3. Должностной и численный состав службы ДОУ В настоящее время основным нормативным документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является Классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих *. Согласно нормативным документам, работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории: руководители, специалисты и технические исполнители.

Руководители. Эта категория включает:

• заведующего службой делопроизводства (управляющий делами, зав.

канцелярией, зав. общим отделом);

• заведующего протокольным отделом;

• начальника секретариата;

• заведующего архивом;

• зав. отделом подготовки документов, копировальным бюро, экспедицией.

Наименование должности «начальник» или «заведующий» указывается с добавлением наименования структурного подразделения.

Основная функция руководителя — это планирование и распределение работы, подбор и расстановка кадров, координация деятельности подразделения в целом, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.

Количество руководителей не должно превышать 20% общего числа делопроизводственного персонала в службе ДОУ.

Специалисты. В эту категорию включены:

• документовед;

• помощник руководителя;

• референт;

• редактор;

• архивист;

* Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. М.: Минтруд России. 2000.

• инспектор;

• секретарь руководителя;

• корректор.

Функции специалистов связаны с выполнением как технических и оперативных задач, так и творческих операций по анализу и обобщению информации, по разработке нормативно-методической базы делопроизводства, подготовке по заданию руководства организации проектов документов.

Возможна должность старшего специалиста. При этом соотношение между старшими специалистами и специалистами должно быть 2:1. В последнее время слово «специалист» стало обозначением должности, а не категории служащего.

В штатных расписаниях фигурирует специалист 1-й или 2-й категории, а не инспектор или старший инспектор.

Технические исполнители. К ним относятся:

• экспедитор;

• делопроизводитель;

• машинистки и стенографистки;

• технические секретари;

• курьеры;

• операторы организационной техники.

Обязанности технических исполнителей сводятся к выполнению операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации.

Согласно существующей в стране классификации, преобладающую часть работников службы ДОУ составляют служащие. К категории рабочих отнесены только операторы копировальных бюро.

Какой же должен быть численный состав делопроизводственных служащих на предприятии? Согласно одной из разработок НИИ труда, оптимальная численность делопроизводственных работников по отношению к общему количеству работающих в данном учреждении должна составлять для министерств и ведомств — 12-15%;

для промышленных предприятий и организаций — 0,5% общего числа работающих*.

2.2.4.Нормативная регламентация работы службы ДОУ Для успешной работы и благоприятных перспектив развития службы ДОУ необходима нормативная регламентация самой службы ДОУ.

Структура, функции, задачи службы ДОУ и ее работников, технология работы с документами закрепляются в ряде внутренних документов:

положении, инструкциях и правилах.

В регламентации деятельности делопроизводственной службы значительную роль играет Устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. Разработка устава влияет на общую постановку делопроизводства.

Заложенное в уставе организационное построение дает возможность определить комплексы документов, которые будут использоваться в управленческой деятельности.

Рассмотрим основные нормативные документы, регламентирующие деятельность службы ДОУ организации.

Положение о службе ДОУ — это правовой акт, определяющий порядок образования, обязанности и организацию работы данного подразделения, а также правовой статус и компетенцию должностных лиц, осуществляющих работу в службе ДОУ.

Утвержденное с соблюдением установленного порядка и соответствующее действующим нормативным документам *, положение имеет обязательную юридическую силу.

Положение о службе ДОУ, как и положение о структурном подразделении, имеет обязательную силу при рассмотрении споров в судах, при проведении проверок контролирующими органами и аудиторами.

* Укрупненные нормативы времени на работы по делопроизводственному обслуживанию. М.: Экономика, 1988.

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, Структура Положения о службе ДОУ.

1-й раздел «Общие положения» устанавливает точное название службы ДОУ, ее место в организационной структуре организации. Например, «Канцелярия является самостоятельным подразделением НПО Союз и подчиняется не посредственно директору». Далее в Положении указывается наименование должности руководителя службы (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его ква лификации, стажу практической работы.

Следующим пунктом является перечень основных правовых, нормативных и инструктивных документов, которыми руководствуется в своей работе служба ДОУ. Например, «Управление делами» в своей деятельности руководствуется :

• действующим законодательством;

• постановлениями и распоряжениями Правительства РФ;

• уставом организации;

• правилами внутреннего трудового распорядка;

• распорядительными документами руководства организации;

• нормативно-методическими документами по делопроизводству;

• инструкцией по делопроизводству в организации.

Если служба ДОУ имеет свою печать, то в Положении дается ее описание, условия хранения и использования.

2-й раздел «Цель и основные задачи службы ДОУ». Как правило, основной целью службы делопроизводства является организация работы с документами.

При формулировке задач службы их нельзя сводить к задачам ее руководителя.

3-й раздел «Функции». Описание функций должно включать подробное перечисление функций, выполняемых каждым структурным подразделением службы ДОУ, если они есть (секретариат, группа регистрации, архив, группа контроля за исполнением документов). При этом необходимо продумать тщательное разграничение функций службы между отдельными звеньями или участками, чтобы избежать дублирования и параллелизма в работе. При составлении этого раздела принято оговаривать, какие функции подразделение выполняет целиком, а в каких принимает участие и в какой форме.

4-й раздел «Права». Содержит перечисление прав для реализации возложенных на службу ДОУ задач. Одним из таких прав является право проверять правильность оформления документов и организацию работы с доку ментами в структурных подразделениях, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций.

Служба ДОУ может иметь право не принимать к регистрации и отправке внутренние и исходящие документы, оформленные с нарушением установленных требований (например, с отсутствием необходимых виз или подписей, с просроченными сроками).

Поскольку должностные обязанности руководителя службы ДОУ не регламентируются отдельным документом (должностной инструкцией), в Положение вводят раздел «Руководство».

5-й раздел «Руководство» подразделяется на 3 подраздела:

• обязанности руководителя службы ДОУ;

• права руководителя службы ДОУ;

• ответственность руководителя службы ДОУ.

6-й раздел «Взаимоотношения» с другими структурными подразделениями.

Как правило, в этом разделе фиксируются отношения с отделом кадров, юридическим отделом, функциональными структурными подразделениями.

Положение о службе ДОУ разрабатывает и подписывает руководитель службы, утверждает руководитель организации. Согласуется Положение с руководителями тех структурных подразделений, с которыми в нем закреплены взаимосвязи.

Должностная инструкция — это основной организационный документ, регламентирующий разграничение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций.

Источниками для разработки должностных инструкций являются:

1. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.

2. Унифицированная система ОРД (УСОРД), Государственная система ДОУ (ГСДОУ) и другие нормативные документы, в которых закреплены формуляр и структура текста должностной инструкции.

3. Типовые должностные инструкции. Они разработаны для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений.

Типовые инструкции не могут заменить индивидуальные.

4. Положение о структурном подразделении организации. Положение и должностные инструкции — это взаимосвязанные и взаимозаменяемые документы, т. к. обязанности каждого работника устанавливаются исходя из всего комплекса функций, выполняемых службой ДОУ.

Текст должностной инструкции состоит из следующих разделов:

1. Общие положения, в которых содержится наименование должности в соответствии со штатным расписанием;

образование, опыт работы в учреждении;

кем назначается и освобождается от занимаемой должности;

какими нормативными документами руководствуется в своей деятельности.

Например:

1.1. Инспектор по учету и регистрации корреспонденции является работником, осуществляющим прием, учет и регистрацию входящей и исходящей корреспонденции.

1.2. Инспектор подчинен непосредственно начальнику Управления делами.

1.3. На должность инспектора назначаются лица, имеющие специальное образование по организации делопроизводства и практический опыт работы в учреждении.

1.4. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем организации по представлению начальника Управления делами.

1.5. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

* уставом университета;

* действующим законодательством РФ;

* правилами внутреннего трудового распорядка;

* приказами (указаниями) руководителя организации и начальника ДОУ;

* нормативно-методическими материалами по организации делопроизводства;

* настоящей должностной инструкцией.

2. Основные задачи и обязанности. В этом разделе формулируется основная задача работника данной должности, предмет его ведения, участок работы. Далее идет перечисление конкретных должностных обязанностей, которые должны включать особенности подготовки и передачи документов, методы и сроки выполнения обязанностей, порядок исполнения отдельных поручений.

Например: …«Основной задачей заведующего архивом является организация и ведение архивного дела на предприятии, обеспечение в соответствии с установленным порядком приема, регистрации, систематизации, хранения и использования документов.

Для выполнения возложенных на него задач заведующий архивом обязан:

* руководить работой по составлению справочного аппарата, облегчающего учет и использование архивных документов;

* оказывать максимальную помощь в поиске необходимых документов;

* инструктировать работников структурных подразделений организации о порядке формирования, подготовки и сдачи документов в архив;

* контролировать своевременность поступления в архив документов, формирование документов в дела постоянного и временного хранения;

* руководить работой по составлению описей дел для передачи документов в государственные архивы, сроки хранения которых истекли;

* осуществлять контроль за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

* организовывать работу по выдаче архивных справок на основе данных, имеющихся в документах архива;

* составлять установленную отчетность;

* принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства и организации архивного дела в организации;

* сохранять конфиденциальность информации».

3. Права. В этом разделе перечисляются такие права работника делопроизводственной службы, как принятие решений, получение информации для выполнения своей работы, право визирования определенных видов документов, право возврата документов на доработку и т. д.

Например: «Инспектор имеет право:

* проверять сохранность, правильность адресования поступающей корреспонденции и своевременно возвращать ее почтовому отделению;

* не принимать от структурных подразделений неправильно оформленные документы, предназначенные для отправления;

* докладывать начальнику Управления делами о несвоевременно полученных документах, требующих срочного исполнения».

Четкая формулировка прав работника позволяет сформулировать его ответственность, которая выделяется в отдельный раздел.

4. Ответственность. В данном разделе формулируются содержание и формы ответственности должностного лица за результаты и последствия своей деятельности, а также за непринятие своевременных мер или действий, относящихся к его обязанностям. Ответственность может быть установлена дисциплинарная или материальная, но обязательно в соответствии с действующим законодательством и учетом специфики работы организации.

Например, «Инспектор несет ответственность за:

* не использование предоставленных прав, некачественное и несвоевременное выполнение своих обязанностей;

* нарушение инструкции по делопроизводству организации;

* нарушение трудового распорядка, а также данной должностной инструкции».

5. Взаимоотношения (взаимосвязи по должности). В разделе определяется порядок взаимодействия работника с другими структурными подразделениями и должностными лицами. Раздел имеет координирующее значение и особенно важен для установления и регламентации связей между структурными подразделениями, установления их иерархии и взаимных обязательств. В разделе должно быть описано, кто и от каких структурных подразделений получает документацию, кому предо ставляют информацию, с кем сотрудничают по определенным вопросам.

Например: «Секретарь структурного подразделения взаимодействует:

* с канцелярией и другими структурными подразделениями по вопросам подготовки, исполнения и оформления документов;

* с административно-хозяйственной частью — по вопросам обеспечения сотрудников подразделения бланками, бумагой, канцелярскими принадлежнос тями;

* с информационным отделом — по вопросам технического обслуживания организационной и вычислительной техники, установленной в подразделении».

Поскольку должностные инструкции являются документом, регламентирующим организационно-правовое положение работника, то необходимо их составление для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Должностная инструкция подписывается руководителем службы ДОУ, утверждается руководителем организации. Кроме того, работник обязан ознакомиться с должностной инструкцией под расписку. Отметка об ознакомлении располагается ниже подписи руководителя службы ДОУ (разработчика должностной инструкции) и состоит из слов «С инструкцией ознакомлен(а)», подписи работника, его инициалов, фамилии и даты.



Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 5 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.