авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |

«В.С. Соколов ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для студентов учреждений ...»

-- [ Страница 3 ] --

Инструкция по делопроизводству — это основной нормативный документ, регламентирующий правила, приемы, процессы создания документов, технологию работы с документами. Иными словами, инструкция закрепляет систему делопроизводства, сложившуюся в организации. Для эффективной работы службы ДОУ и всех подразделений организации, для четкого понимания и представления всех этапов работы с документами в каждой организации должна быть составлена инструкция по делопроизводству с учетом специфики ее деятельности.

Источниками для составления инструкции по делопроизводству организации служат:

• Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти. М.: Росархив, 2004.

• ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М.: Главархив СССР, 1991.

• Основные правила работы архивов организаций. М.: Росархив. 2002.

Инструкция должна включать общие положения, тематические разделы, приложения.

В разделе «Общие положения» устанавливается сфера распространения Инструкции (например, «Инструкция распространяется на все документы», «...кроме конфиденциальных документов» и пр.). В общих положениях должна быть установлена ответственность за несоблюдение положений Инструкции.

Тематические разделы (основная часть Инструкции) состоят из двух составных частей: «Документирование» и «Организация работы с документами».

В разделе «Документирование» определяются:

• вопросы деятельности организации, которые подлежат обязательному документированию;

• виды документов, используемых для документирования организационной, распорядительной, информационно-справочной деятельности;

• общие правила документирования;

• правила подготовки отдельных видов документов, включая порядок визирования, согласования, подписания и утверждения;

• порядок изготовления и размножения документов;

• правила оформления и заверения копий и приложений;

• порядок использования и хранения бланков, печатей и штампов;

• порядок работы исполнителей с документами.

Раздел «Организация документооборота» должен включать в себя:

• порядок приема, обработки и распределения входящих документов;

• порядок передачи документов внутри организации;

• порядок подготовки и обработки исходящих документов;

• порядок учета количества документов.

Раздел «Регистрация документов» включает:

• общие правила регистрации входящих, исходящих и внутренних документов;

• перечень документов, не подлежащих регистрации;

• характеристику форм регистрации;

• описание принятой технологии и порядок индексации документов.

Раздел «Организация справочной работы» устанавливает:

• принципы построения информационно-справочной работы в организации;

• характеристику справочных массивов;

• порядок систематизации и классификации справочной информации;

• информационно-поисковую систему по документам организации.

Раздел «Организация контроля за исполнением документов» включает:

• перечень категорий документов, подлежащих обязательному контролю;

• порядок постановки на контроль;

• технологию контроля;

• типовые сроки исполнения;

• обобщение и анализ данных об исполнении документов.

Раздел «Оперативное хранение документов» содержит:

• общие правила хранения документов в службе ДОУ и в структурных подразделениях;

• порядок составления номенклатуры дел организации;

• правила формирования в дела отдельных категорий документов;

• порядок систематизации и индексации отдельных категорий документов.

Раздел «Подготовка документов к последующему хранению и использованию»

включает:

• организацию проведения экспертизы научной и практической ценности документов;

• правила оформления дел для передачи на хранение;

• требования к описанию документов постоянного и временного хранения;

• порядок передачи дел в архив учреждения.

Приложения к инструкции должны содержать максимум справочно иллюстративного материала. В приложениях должны быть обязательно помещены:

• схемы документопотоков;

• оттиски печатей и штампов;

• образцы бланков;

• образцы заполнения форм документов;

• перечни контролируемых документов;

• формы номенклатуры дел и др.

В целом, инструкция должна отражать весь процесс работы с документами, все технологические операции в их логической последовательности.

Подготовку инструкции осуществляет служба ДОУ при участии архива, юридической службы. Подписанная руководителем службы делопроизводства инструкция утверждается руководителем организации и вводится в действие его приказом, после чего копируется и рассылается во все структурные подразделения для использования в работе.

Табель форм документов по типовым управленческим ситуациям.

Табель — это перечень унифицированных форм документов, необходимых и достаточных для реализации документационного обеспечения функций и задач, решаемых компанией. Он содержит характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. Табель является способом нормативного закрепления как состава применяющихся в аппарате документов, так и процедуры их подготовки.

Использование Табеля в работе делопроизводственных служб позволяет установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами. Это, в свою очередь, позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм документов. И, наконец, с помощью Табеля имеется возможность учесть количество видов и форм документов.

Методика разработки Табеля создана ВНИИДАД. Она включает в себя следующие этапы:

• отбор форм документов для включения в Табель;

• определение формы и структуры Табеля;

• согласование и утверждение Табеля.

Рассмотрим эти этапы более подробно.

Отбор формы документов для включения в Табель. В Табель включаются не только формы документов, описанных в Общероссийском классификаторе управленческой документации, но и те документы, которые появились в организации в результате сложившейся практики работы. Их следует дополнительно проверить на предмет необходимого и оптимального состава реквизитов.

Определение формы и структуры Табеля. Табель имеет табличную форму.

Перечень граф зависит от глубины проводимой систематизации и соответствует списку параметров карт форм документов, которые заполнялись на первом этапе разработки Табеля. Например, Табель может иметь такие графы:

Наименование формы документа.

Код формы.

Дата утверждения, наименование организации, утвердившей форму документа.

Периодичность издания.

Назначение.

Составитель документа.

Внутреннее согласование.

Внешнее согласование.

Подпись.

Утверждение.

Оттиск печати.

Адресат.

Регистрация, контроль исполнения.

Место хранения.

Примечания.

Перечень граф Табеля может быть более узким. Однако необходимый минимум должны составлять 1, 3, 4, 5, 15-й пункты.

Структура Табеля должна отражать наиболее удобную для дальнейшего использования систематизацию форм документов. Как и в любом классификационном справочнике, применяющемся в деятельности службы ДОУ, в основу составления может быть положена организационная структура или классификация управленческих функций и задач. Предпочтение следует отдать тому принципу систематизации, который менее всего подвержен изменениям, т.

е. функциональному принципу. В любом случае, формы документов внутри каждого раздела должны располагаться в порядке их значимости.

Согласование и утверждение Табеля. После завершения работ по составлению Табеля он подлежит согласованию с руководителями структурных подразделений, сотрудники которых будут работать в соответствии с правилами, установленными Табелем. При завершении согласования Табель подписывает руководитель службы ДОУ. На последнем этапе Табель утверждается руково дителем предприятия.

После утверждения руководителем организации Табель становится средством нормативного закрепления этапов подготовки документов.

Работники службы ДОУ обязаны поддерживать Табель в рабочем состоянии, т.

е. своевременно вносить в него необходимые согласованные изменения:

внедрение новых форм, отмена ранее действующих, а также осуществлять контроль за порядком его использования.

Целесообразно создавать Табель в двух видах:

• на бумажном носителе в качестве эталона с живыми подписями и печатью, который должен находиться в службе ДОУ;

• в электронном виде с целью возможного использования его всеми сотрудниками организации.

Альбом форм документов организации. Наряду с Табелем форм документов, любая организация должна иметь Альбом форм документов, который является сборником эталонов форм документов, включенных в Табель.

Чтобы разработать и создать Альбом форм документов, необходимо по каждому документу отобрать несколько лучших образцов (не менее 3-5). Далее следует дать развернутую характеристику каждого вида документа по следующей схеме:

• назначение документа, информация, которую он должен нести;

• оптимальный состав реквизитов (с учетом последних требований ГОСТ 6-30-2003);

• унифицированный текст документа.

Унифицированные формы документов располагаются в Альбоме в порядке, предусмотренном Табелем.

Альбом согласовывается и утверждается аналогично Табелю. Подписывает его также руководитель службы ДОУ. Как правило, Альбом создается в виде подлинника, на бумаге, а также в электронном виде. Это могут быть отдельные файлы, подготовленные в распространенной программе Microsoft Word.

Некоторые формы документов могут быть уже заложены в программах автоматизации, внедренных в организации.

2.2.5.Нормирование труда работников службы ДОУ Для того чтобы рабочий день работника службы ДОУ был правильно распланирован, Центральным бюро нормативов по труду Министерства труда и социальной защиты РФ разработаны следующие нормативные акты:

1. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. М., 1993;

2. «Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления». Утверждены постановлением Минтруда РФ от 25 ноября 1994 г. №72. – М., 1995;

3. «Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти».

Утверждены постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26 марта 2002 г. №23. – М., 2002.

Во всех указанных нормативных документах, прежде всего, освещаются вопросы определения норм времени на различные виды работ при осуществлении различных операций в службе ДОУ. Нормы установлены путем проведения хронометражных измерений, моментных наблюдений, фотографии рабочего дня и самофотографии, экспериментальных оценок, пооперационного суммирования затрат времени. Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно планировать рабочий день работника службы ДОУ, а также дает возможность определить численный и качественный состав службы ДОУ.

«Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления» и «Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления» охватывают различные виды работ. За единицу измерения объема работ берется 1 документ, 10 или 100 документов. Например:

Расчет нормативной численности персонала службы ДОУ НПО «Алмаз»

№№ Наименование Единица Годовой объем Норма Нормативная п.п работы измерения работы времени, ч трудоемкость, ч 1. 100 доку- 1 000 0,10 Автоматизированный ментов учет объема документооборота организации 2. Автоматизированная 10 доку- 5 000 0,40 2 регистрация поступа- ментов ющих документов Соответствует Нормам времени на работы по ДОУ, утвержденным постановлением Минтруда и социального развития РФ от 26.03.2002 №23.

3. 100 доку- 5 000 0,05 Автоматизированный ментов учет количества посту пающих документов 4. 10 доку- 5 000 0,70 Автоматизированный ментов контроль исполнения поступающих докумен тов 5. … … … … … 10 100 доку- 15 000 0,04 Автоматизированный ментов учет количества объема документооборота организации Итого: 11 Произведем расчет численности персонала службы ДОУ для НПО «Алмаз»:

Т об Чн = Т об = Т н + Т нн, ;

Фп Т н затраты времени, рассчитанные по нормам времени, 10 500 ч;

где Т нн затраты времени, не предусмотренные нормами, носящие разовый характер, 200 ч (определены экспертным путем);

Фп норма рабочего времени одного работника за год, ч (условно принимается равной 2000 ч).

Т об = Т н + Т нн = 11500 + 200 = 11700ч;

Ч н = Т об /Фп = 11700/2000 = 5,85... 6 чел.

Во всех нормативных документах прежде всего освещаются вопросы организации труда, режим труда и отдыха, рациональное оборудование рабочих мест, санитарные нормы.

Так, например, оптимальный и комфортный микроклимат служебного помещения должен соответствовать следующим нормативам:

* температура воздуха 20-22 °С;

* влажность — 30-60%;

* минимальная освещенность — 300 люкс;

* допустимый уровень шума — 50 децибел.

В настоящее время в работе ДОУ широко применяется компьютерная техника и другое офисное оборудование с различным видом излучения.

Требования по правилам безопасного использования такого вида техники описаны в санитарно-эпидемиологических правилах и нормативах*.

Например:

Согласно установленным нормам, работа с компьютером должна занимать не более 4-х часов подряд с 10-15 минутным перерывом после каждого часа.

Экран видеомонитора должен находиться от глаз пользователя на расстоянии 600 – 700 мм, но не менее 500 мм.

В помещениях, в которых эксплуатируется компьютерная техника, должно быть естественное и искусственное освещение. Не допускается размещение подобной техники в подвальных и цокольных помещениях.

Площадь на одно рабочее место для пользователя компьютерной техники должна составлять не менее 6 кв.м. помещения.

Выполнение требований, норм и правил нормативных документов, несомненно способствует качественному, безопасному и более производительному труду.

2.2. Обработка документов Движение документов в учреждении с момента их получения или создания до подшивки в дело или отправки образует документооборот учреждения.

Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц. Прохождение документов в учреждении должно быть оперативным, оправданным.

* Утверждены Постановлением Главного государственного санитарного врача РФ от 03.06.2003 № 118.

Документооборот осуществляется в виде потоков документов, циркулирующих между пунктами обработки информации (руководители, специалисты, служащие) и пунктами технической обработки (экспедиция, секретарь, копировально-множительная служба и т.п.).

Различают три основных группы документов:

• входящие (поступающие в учреждение документы);

• исходящие (отправляемые из учреждения документы);

• внутренние (создаются в учреждении и не выходят за его пределы).

Входящие документы разделяют на документопотоки, направляемые руководителям, в структурные подразделения и отдельным исполнителям.

Движение документов должно быть прямоточным, т.е. исключающим возвратные маршруты. Следует руководствоваться принципом однократного пребывания документа в одном подразделении или у одного исполнителя.

Документы распределяются в учреждении в соответствии с функциями подразделений и исполнителей, которые закреплены в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях исполнителей.

2.2.1. Обработка входящих документов Прием и первичная обработка документов осуществляются службой ДОУ в централизованном порядке, в небольших организациях секретарем или специально выделенным работником.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции включает в себя следующие операции:

5. Первоначальная обработка поступающей корреспонденции проверка правильности доставки и целостности вложений. Проверяется адрес документа, количество листов, приложений. При отсутствии листов документа или приложения нужно поставить в известность отправителя документа, сделать пометку на документе и составить акт. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

6. Вскрытие документов вскрываются все конверты, за исключением личной корреспонденции и писем в адрес общественных организаций, которые сразу передаются по назначению. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда дату отправки и получения документа или адрес корреспондента можно установить только по конверту.

7. На всех входящих документах проставляется регистрационный штамп, фиксирующий факт и время поступления документа в организацию. В штампе указывается наименование организации, дата поступления, а при необходимости и время (часы и минуты).

8. Сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые.

Эту операцию производят с помощью Перечня нерегистрируемых документов (в каждой организации должен быть свой перечень такой корреспонденции).

Документы, подлежащие регистрации, заносят в принятую соответствующую форму регистрации.

При предварительном рассмотрении поступившей корреспонденции работники службы ДОУ руководствуются:

• Положением об организации и ее структурных подразделениях;

• должностными инструкциями;

• номенклатурой дел;

• примерными схемами движения документов.

Предварительное рассмотрение документов проводится работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя в следующем порядке:

Документы на имя руководства и без указания конкретного адресата ДОУ предварительного рассматриваются службой ДОУ, а документы в адрес структурных подразделений – передаются непосредственно в структурные подразделения.

После предварительного рассмотрения документы передаются (докладываются) руководителю (передаются наиболее важные и срочные из поступивших документов), остальная корреспонденция распределяется между заместителями (согласно их функциональным обязанностям).

Если к поступившим документам необходимо подобрать дополнительные материалы (контракты, предыдущие письма и т.п.), то их передают вместе с поступившей корреспонденцией.

Передача документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

Руководитель, рассматривая документы, пишет резолюцию на них.

Резолюция включает в себя следующие элементы: кому, что сделать, к какому сроку, подпись руководителя и дата.

Получив от руководителя документы с резолюцией, в службе ДОУ вносятся сведения из резолюции об исполнителях и сроках исполнения документа в журнал входящей корреспонденции или карточку регистрации.

Рассмотрение документов должно производиться в кратчайшие сроки (как правило, в день поступления документа).

Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются им поочередно или размножаются и передаются одновременно в копиях.

В дальнейшем служба ДОУ ведет контроль исполнения документов, поставленных на контроль, в отведенные сроки (получает информацию, как идет работа по документу, напоминает о сроке исполнения), как исполненные документы передаются для подшивки в дело в те структурные подразделения или тем работникам, которые производят формирование дел по данному вопросу.

2.2.3. Работа с исходящими (отправляемыми) документами Основные этапы прохождения исходящих (отправляемых) документов от создания до отправления состоят из операций:

• составление проекта документа;

• согласование, визирование (в необходимых случаях);

• подписание и утверждение (при необходимости);

• регистрация (в журнале или на карточке), • отправка документа адресату.

Составление проекта документа. Проект документа составляется исполнителем после изучения вопроса по существу и с использованием как нормативных документов, так и инструкции по делопроизводству в организации.

Согласование документа. До передачи подготовленного проекта документа на подпись руководителю исполнитель проводит процедуру внутреннего согласования, проставляя на проекте визы согласования или гриф согласования.

Внутреннее согласование (визирование) неизбежный и необходимый этап подготовки исходящего документа.

Подписание документа. Ознакомившись с проектом документа, руководитель либо сразу удостоверяет его своей подписью, либо отправляет на доработку исполнителю, если в этом есть необходимость. В этом случае исполнитель перерабатывает документ с обязательным проведением процедуры составления проекта от начала до конца.

Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

Регистрация документа. Подписанные документы регистрируются в службе ДОУ в соответствии с инструкцией по делопроизводству в организации и передаются в экспедицию для отправки.

Отправка документа. Обработка отправляемой корреспонденции включает:

• проверку правильности оформления документов (наличие необходимых реквизитов: даты, номера, подписи и т.д.);

• проверку наличия приложений, указанных в документе, и соответствие количества экземпляров количеству адресатов;

• проверку правильности адресовании, в случае неправильного оформления документы возвращаются на доработку;

• составление описи рассылки на заказную корреспонденцию, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправки (документы, отправляемые в один адрес могут быть вложены в один конверт).

Все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего дня.

2.2.3. Работа с внутренними документами Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самой организации.

Обработка внутренних документов при их подготовке и оформлении проходит все те же этапы, что и при работе с исходящими документами (подготовка проекта, его согласование, подписание, регистрация), а на этапе исполнения с входящими документами (прием, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством, передача на исполнение).

Целесообразно рассмотреть некоторые особенности при работе с различного вида внутренних документов в организации Распорядительные документы. Проекты распорядительных документов после их подготовки и согласования с соответствующими подразделениями передаются в юридическую службу для проверки соответствия подготовленных документов действующему законодательству, а затем в службу ДОУ, которая осуществляет контроль за правильным их оформлением. Копии подписанных руководителями документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в компетенции которых находятся рассматриваемые вопросы.

Протоколы. Особенностью прохождения протоколов отсутствие этапов визирования и согласования. Протоколы, содержащие поручения отдельным подразделениям и должностным лицам, передаются адресатам в виде размноженных экземпляров или выписок из протокола.

Докладные и служебные записки, справки, сводки и т.д. Внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностным лицом, которому они направлены, после чего в установленном порядке передаются на исполнение в соответствующие подразделения или исполнителям, либо помещаются в соответствующее дело.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется, как правило, через секретарей, референтов или лиц, ответственных за делопроизводство. В инструкции по делопроизводству может быть также предусмотрена передача документов между структурными подразделениями через службу ДОУ.

Исполнение документов происходит в следующем порядке:

Исполнитель после получения документа с длительными сроками исполнения (до 6 месяцев) намечает этапы исполнения, даты промежуточного контроля, сообщает их в службу контроля ДОУ или вводит их в автоматизированную систему контроля и исполнения.

При решении вопросов оперативного характера (по телефону) или лично на исполненном документе или в регистрационно-контрольной форме делается отметка, содержащая сведения об исполнении. Например:

Вопрос решен по телефону 352-43-84 с главным инженером НПО «Сатурн» Паниным Р.В. На коллегии будет присутствовать ведущий специалист Антипов В.О.

А.И. Логунов 12.03.2005 Личная подпись Если исполнение вызывает создание ответного или иного документа, то подготовка проекта, согласование, подписание, регистрация и отправка производятся аналогично работе с исходящими документами По номенклатуре дел исполнитель определяет номер дела, в которое должен о быть направлен документ, и проставляет отметку о направлении в дело на экземпляре, содержащем отметки о согласовании. Если документ является ответом, то документ-запрос направляется в дело вместе с ответным документом.

При исполнении документа исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документов и передает его для тиражирования. На документ, направляемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки.

В ходе исполнения документа исполнитель имеет право предлагать изменение сроков исполнения документов (при наличии объективных причин), делать пометки на документе о датах промежуточного исполнении (телефонные и письменные запросы), дате и результате окончательного исполнения.

2.3. Регистрация документов Обрабатывая входящую, исходящую и внутреннюю корреспонденцию, в службе ДОУ проводят ее регистрацию.

Регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения *.

Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Поэтому оптимизация, рационализация и автоматизация делопроизводства всегда начинаются со знакомства с самой системой регистрации.

Цель регистрации обеспечение учета, контроля и поиска документов.

Регистрация, прежде всего, придает юридическую силу документу, т.к.

фиксирует, подтверждает факт его создания или получения.

Процесс регистрации это перенос с документа реквизитов и занесение их в определенную регистрационную форму (журнал, карточку, форму базы данных ПЭВМ), позволяет создать базу данных о документах организации, что является основой последующей работы с документами (контроль за сроками их исполнения, информационно-справочная работа по документам).

Принципы регистрации документов:

Регистрации подлежат все документы, требующие специального учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа их получения. Регистрации подлежат как традиционные машинописные документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (на электронном носителе).

* ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Изд-во стандартов, 1998.

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К ним относятся, например:

• рекламные письма;

• поздравительные письма и телеграммы;

• приглашения, программы конференций, семинаров, совещаний;

• печатные издания (книги, каталоги, журналы, брошюры);

• пакеты с пометкой «лично»;

• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;

• информационные материалы.

В каждой организации должен быть перечень нерегистрируемой корреспонденции, который утверждается руководителем и при необходимости обновляется. Как правило, такой перечень помещается как приложение к инструкции по делопроизводству.

Документы регистрируются в организации один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения.

При передаче зарегистрированного документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

Регистрация документов может производиться в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания документа.

Например, отдельно могут регистрироваться приказы руководителя по основной деятельности и приказы по личному составу.

Регистрация поступающих и создаваемых документов проводится в основном децентрализовано: в местах создания и исполнения документов, например:

• плановая документация в плановом отделе;

• снабженческая документация в отделе снабжения;

• протоколы и решения коллегиальных органов в секретариате;

• распорядительные документы, подписанные руководством организации, в службе ДОУ;

• документы, поступающие из вышестоящих организаций или направляемые им, в службе ДОУ.

Место регистрации документа закрепляется в инструкции по делопроизводству в организации.

Документы регистрируются в традиционных журналах, регистрационно контрольных формах (РКФ) или электронных формах базы данных организации.

В настоящее время существует три формы регистрации документов:

журнальная, карточная и автоматизированная.

Регистрационные графы в журнале, на карточке и на компьютере существенных различий не имеют. Для регистрации всех категорий входящих, исходящих и внутренних документов применяется регистрационно контрольная форма (приложение 10).

Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который, исходя из информационных потребностей, может дополняться буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел, по классификатору видов документов и др.

Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой.

Для создания оптимальной поисковой системы установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления;

• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, поручение, автор, дата);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав реквизитов регистрации в зависимости от характера документов может дополняться другими реквизитами:

• гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

• внутренняя переадресация документов по исполнителям;

• количество листов документа;

• наличие приложений;

• перенос сроков исполнения;

• срок хранения документа и др.

Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений создаются поисковые системы по документам.

Информация о документах, полученная при их регистрации, поступает в поисковую систему, которая включает в себя картотеки и классификационные справочники, например:

• классификатор видов деятельности;

• классификатор видов документов;

• классификатор корреспондентов;

• номенклатура дел и др.

Существенно расширяет возможности поиска полнотекстовая база данных, которая позволяет вести поиск необходимых документов не только по реквизитам документа, но и по отдельным фразам или ключевым словам документа.

Автоматизированная система регистрации, созданная, например, с помощью системы управления базами данных «СУБД Microsoft Access», позволяет сформировать запросы поиска документа не только для разового использования, но и создать необходимую «библиотеку запросов» по различным параметрам поиска.

Порядок защиты и доступа к служебной информации ограниченного распространения определяется федеральными органами исполнительной власти в пределах их компетенции либо непосредственно собственником информации в соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» *.

2.4. Контроль исполнения документов Контролю подлежат практически все зарегистрированные документы.

Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнений поручений, зафиксированных в документах.

Контроль исполнения обеспечивают руководители организации, служба документационного обеспечения и ответственные исполнители. Контроль исполнения организационно-распорядительных документов осуществляется по поручению руководства организации специальным подразделением, входящим в состав ДОУ (канцелярии, общего отдела и т.п.), или специально назначенным лицом. Контроль исполнения документов других систем документации (плановой, по материально-техническому снабжению и т.д.) ведется по поручению руководителей в соответствующих структурных подразделениях.

2.5. Сроки исполнения Следует помнить, что срок исполнения это конечная дата работы над документом. Сроки исчисляются в календарных днях:

• для входящих документов с даты поступления документов в организацию (с даты, указанной в регистрационном штампе);

* Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» № 24 -ФЗ от 20 февраля 1995г. (в ред. от 10 января 2003 г.) // СЗ РФ. 1995. № 8;

СЗ РФ. 2003. № 2.

• для отправляемых и внутренних документов с даты их подписания или утверждения;

• для решений коллегиальных органов с даты заседания или совещания.

• Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются постановлением Правительства Российской Федерации № 604 от 18 июня 1998 г. «Регламент Правительства Российской Федерации» (в редакции постановления Правительства Российской Федерации № 760 от 5 октября 2000 г.) и другими нормативными актами, в том числе ГСДОУ.

Индивидуальные сроки исполнения документа определяются руководителем организации и фиксируются в резолюции. Этот срок не должен быть больше типового для данной категории документов. В распорядительных документах и документах коллегиальных органов индивидуальный срок исполнения указывается отдельно в каждом пункте по заданиям и поручениям.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки * :

• документы с конкретной датой исполнения в конкретный срок;

• имеющие в тексте пометку «срочно» исполняются в трехдневный срок;

• имеющие пометку «оперативно» в десятидневный срок;

• остальные до месяца.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке:

• типовые сроки – принятием нового акта;

• индивидуальные - руководителем, который их установил.

Продление сроков исполнения допускается с разрешения установивших их учреждений или руководителей. Для этого необходимо письменно оформить новый срок сразу после получения документа или не менее чем за 2-3 дня до истечения срока исполнения. Продление срока должно быть мотивировано * Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. ВНИИДАД. М.:

2004.

серьезными, аргументированными обстоятельствами. О всех случаях изменения срока исполнения документов исполнитель своевременно информирует службу ДОУ для внесения изменений в РКФ (новый срок, дата изменения, подпись).

Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке:

• задания последующих лет – не реже одного раза в год;

• задания последующих месяцев текущего года – не реже одного раза в месяц;

• задания текущего месяца – каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

Все напоминания и информация о них фиксируются в РКФ.

Документ считается выполненным и снимается с контроля после фактического выполнения по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения заинтересованным организациям и лицам. На документе и в РКФ проставляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение, дата.

2.6. Организация хранения документов 2.6.1. Основные требования к организации оперативного хранения документов С момента заведения до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования. За сохранность документов и дел несут ответственность руководители подразделений и отвечающие за делопроизводство сотрудники.

Дела хранят в специальных запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел, которую помещают на внутренней стороне шкафа. Каждое дело на корешке имеет индекс по номенклатуре дел.

Выдача дел другим структурным подразделениям производится с разрешения руководителя службы ДОУ. Выдача дел сотрудникам подразделений для работы осуществляется под расписку. На выданное дело заводится карточка-заместитель. В ней указывается структурное подразделение, индекс дела, дата выдачи, кому дело выдано, дата его возвращения, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела. Дела выдаются на срок не более одного дня. После истечении срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя организации или его заместителя, курирующего службу ДОУ, по актам.

2.6.2. Составление номенклатуры дел Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатур дел и формирование дел.

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. В номенклатуру дел входят: дела, журналы регистрации, справочные картотеки.

Номенклатура предназначена для организации группировки исполненных дел, систематизации и учета дел и оперативного их поиска и использования в работе.

При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться учредительными документами организации: положениями о структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел предшествующих лет.

Сводная номенклатура дел организации (приложение 11) составляется службой ДОУ на основании номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи службы ДОУ.

Сводная номенклатура дел подписывается руководителем службы ДОУ, согласовывается с экспертной комиссией организации и при необходимости с экспертно-проверочной комиссией архивного органа, куда передаются дела на государственное хранение, и утверждается руководителем. Номенклатура дел согласовывается с федеральным архивом не реже одного раза в 5 лет, если не было структурных изменений в организации.

После утверждения сводной номенклатуры дел структурные подразделения организации получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Названиями разделов номенклатуры дел являются названия структурных подразделений и располагаются в соответствии со структурой организации.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы организации, в том числе и номенклатуру дел организации.

Графы номенклатур дел заполняются следующим образом.

В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс состоит из цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы обозначаются арабскими цифрами. Например: 15-04, где 15 обозначение структурного подразделения, 04 порядковый номер заголовка дела.

Однородным делам, имеющимися в большинстве структурных подразделений (копии приказов, планы и отчеты, должностные инструкции и др.), целесообразно присваивать единые индексы. Так, например, во всех подразделениях дело с копиями приказов руководителя организации будет учтено под одним номером «05». Личные дела сотрудников вносят в номенклатуру также под одним номером.

В графу 2 номенклатуры включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов.

Не допускается употребление в заголовке дел неконкретных формулировок («разные материалы», «общая переписка» и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовок дел состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

название структурного подразделения (автора документа);

название организации, которой будут адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа);

дата (период), к которой относятся документы. В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется. В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.

Например:

Переписка с Министерством образования и науки о материально техническом обеспечении.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (год, квартал, месяц), на (за) который составлены планы (отчеты).

Например:

Годовые отчеты НПО «Молния» о работе по освоению новой техники.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется в конце календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню *, а при его отсутствии по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованной с государственным архивным органом.

В графе 5 «Примечание» указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению и др.

Если в течение года в организации возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляют резервные номера.

2.6.3. Формирование и оформление дел Формирование дел группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

Исполненные документы должны в 15-дневный срок сдаваться исполнителем, в зависимости от принятой системы ведения делопроизводства, в службу ДОУ или лицам, ответственным за ведение делопроизводства в структурных подразделениях, для формирования их в дела. Номер дела, в которое должен быть подшит документ, определяет руководитель структурного подразделения или исполнитель в соответствии с номенклатурой дел. Контроль за правильным оформлением дел осуществляется службой ДОУ.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

• помещать в дело только исполненные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

• группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

• документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно логической последовательности или их сочетании;

* Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения. – М.: Росархив, 2000.

• документы органов коллегиального управления группируются в два дела:

протоколы и решения;

документы к заседаниям (совещаниям);

• положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами;

• приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу;

• документы в личных делах располагаются по мере их поступления;

• переписка (письма) группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года;

• раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;

• помещать в дела ксерокопии факсограмм, телефонограммы на общих основаниях;

• в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;

• по объему дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляется на каждом томе с добавлением «т.1», «т.2» и т.д.

Оформление дела подготовка дела к хранению в соответствии с установленными правилами *.

Дела подлежат оформлению и при их заведении и по завершении года.

Оформление это комплекс работ по подготовке дела к хранению, включающий:

* Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. ВНИИДАД.

М.,2004.

• описание дела на обложке;

• брошюровку;

• нумерацию листов;

• составление заверительной надписи.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

• оформление реквизитов обложки дела по установленной форме;

• нумерацию листов в деле;

• составление листа-заверителя дела;

• составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;

• подшивку и переплет дела.

На обложке дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения указываются следующие реквизиты: наименование организации, наименование структурного подразделения, индекс дела, номер тома, заголовок дела, дата дела (указывается год заведения и окончания дела в делопроизводстве), количество листов, срок хранения дела (приложение 12).

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно. Нумеруют листы простым карандашом в правом верхнем углу листа.

Фотографии, чертежи и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруют на оборотной стороне в левом верхнем углу. Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.

Внутренняя опись документов дела (приложение 13) составляется для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, что вызывается спецификой данной документации (приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, личные дела и т.д.).

Заверительная надпись дела составляется на отдельном листе-заверителе (приложение 14) и отражает при необходимости особенности физического состояния дела (например наличие повреждений, разрывов, склеек;

отсутствие отдельных документов или их частей и т.п.).

Документы, составляющие дело, подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможного свободного чтения текста всех документов. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, заверительные надписи не составлять.

2.6.4. Порядок передачи документов на хранение в архив Подготовка документов к передаче на хранение в архив включает работу службы ДОУ и лиц, ответственных в структурных подразделениях за ведение делопроизводства, по проведению экспертизы ценности документов, формированию и оформлению дел, составлению описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел.

Экспертиза ценности документов на стадии делопроизводства проводится при составлении номенклатуры дел;

в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам;

при подготовке дел к передаче в архив.

Для проведения экспертизы ценности документов в организации создается экспертная комиссия, которая в своей работе руководствуется законодательными и нормативными актами РФ *.

* Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива № 2 от 19 января 1995 г.) М.: Росархив, 1995.

По результатам экспертизы ценности документов, которая должна проводиться ежегодно, составляются сдаточные описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 15), а также акты о выделении дел к уничтожению (приложение 16).

Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше лет) хранения передаются в архив после истечения двухлетнего срока их хранения и использования в структурном подразделении.

Прием каждого дела производится заведующим архивом в присутствии работника структурного подразделения. При этом в конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи заведующего архивом и лица, передавшего дела.


В случае ликвидации структурного подразделения лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период ликвидационных мероприятий формирует и передает их в архив независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.

3. Документирование организационно-распорядительной деятельности 3.1. Организационная документация 3.1.1. Устав Устав - это свод правил, регистрирующих деятельность организаций, учреждений, обществ и граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в определенной сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Существуют, например, Устав спортивного добровольного общества, Устав товарищества с ограниченной ответственностью и т.д. Отдельно следует выделить уставы, определяющие организацию той или иной сферы деятельности Вооруженных Сил РФ (строевой устав, дисциплинарный устав и т.д.).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами.

Уставы федеральных государственных унитарных предприятий утверждаются уполномоченными государственными органами субъекта РФ или же органами местного самоуправления в соответствии с Федеральным законом от 14.11.2002 №161ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях». Как следует из ст. 9 Закона, содержание Устава должно включать:

• полное и сокращенное фирменное название унитарного предприятия;

• указание на место нахождения унитарного предприятия;

• цели, предмет, виды деятельности унитарного предприятия;

• сведения об органах, осуществляющих полномочия собственника имущества унитарного предприятия;

• наименование органа управления унитарного предприятия (совет директоров, генеральный директор, директор);

• порядок назначения на должность руководителя унитарного предприятия, а также порядок заключения с ним, изменения и прекращения трудового договора в соответствии с трудовым законодательством и иными содержащими нормы трудового права нормативными правовыми актами;

• перечень фондов, создаваемых унитарным предприятием, размеры, порядок формирования и использования этих фондов;

• сведения о размере уставного фонда, о порядке и об источниках его формирования, а также о направлениях использования прибыли.

В отдельных случаях устав ФГУП должен содержать и иные предусмотренные законодательством РФ сведения. Например, устав казенного (разновидность ФГУП) предприятия должен содержать сведения о порядке распределения и использования доходов казенного предприятия.

В соответствии с распоряжением Мингосимущества России от 16.02. № 188-р «Об утверждении Примерного устава федерального государственного унитарного предприятия» (с изм. от 06.03.2001) структура устава ФГУП включает:

1. Общие положения.

2. Цели и предмет деятельности организации.

3. Имущество организации.

4. Права и обязанности организации.

5. Управление предприятием.

6. Филиалы, представительства и дочерние организации.

7. Реорганизацию и ликвидацию организации.

Устав должен оформляться в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003.

В оформлении уставов должны присутствовать следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа - УСТАВ;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место издания документа;

• гриф утверждения документа (если предприятие частное, указывают, кем документ зарегистрирован);

• текст;

• подпись.

3.1.2. Положение Положение - это нормативный акт, устанавливающий порядок образования, структуру, функцию, компетенцию, обязанности и организацию работы системы государственных органов управления (таковы общие Положения о министерствах РФ, Положение о государственной автомобильной инспекции и т.д.), либо структурного подразделения (комиссии, группы). В отдельную группу следует выделить положения, регулирующие совокупность организационных, трудовых и других отношений по конкретному вопросу (например, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях;

наиболее многочисленны разновидности положений о проведении конкурсов, смотров и т.д.).

Положения разрабатываются по указанию руководителей организаций, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель разрабатывает проект положения и согласовывает с юридическим отделом и другими должностными лицами. Проект положения подписывает разработчик (руководитель структурного подразделения, деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение.

Проект положения представляется на утверждение руководителю организации. Положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящего ведомства.

Датой положения является дата утверждения документа или дата распорядительного документа, если в тексте не указана другая дата.

Структура текста положения о подразделении организации включает:

1. Общие положения.

2. Задачи.

3. Функции.

4. Права и обязанности.

5. Руководство.

6. Взаимоотношения.

Пример положения о службе документационного обеспечения управления предприятием представлен в приложении 17.

Формуляр-образец ПОЛОЖЕНИЯ о структурном подразделении состоит из реквизитов:

• наименование организации;

• наименование структурного подразделения;

• гриф утверждения;

• наименование вида документа - ПОЛОЖЕНИЕ;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• гриф утверждения;

• место издания документа;

• заголовок;

• текст;

• подписи;

• визы.

Унификация текста положения о структурном подразделении определена в соответствующих нормативно-методических документах * 3.1.3. Инструкция Инструкция - правовой акт, издаваемый органом государственного управления (или утверждаемый его руководителем) в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и распорядительных документов (например, приказов).

Заголовок инструкции должен четко очерчивать круг вопросов, объектов и лиц, на которые распространяются ее требования (например, «о ведении делопроизводства в...»).

Поскольку текст должностной инструкции носит характер указания, в ней рекомендуется применять четкие формулировки со словами, имеющими распорядительное значение, типа: “должен”, “следует”, “необходимо”, “имеет право”, “не допускается”, “рекомендуется”, “запрещается” и т.д.

Текст инструкции излагается от третьего лица (например, “Руководители или по их поручению другие должностные лица государственных органов должны систематически анализировать, обобщать предложения, заявления, жалобы граждан, содержащиеся в них практические предложения...”) или в безличной форме (например, “Повторным предложениям, заявлениям, жалобам граждан при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, в соответствующей графе регистрационно-контрольной карточки указываются регистрационные индексы первого обращения...”).

* ДР-191-98. «Унификация текстов управленческих документов». Методические рекомендации ВНИИДАД, 1998.

Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены ее новой).

Инструкция оформляется на общем бланке. Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

Разновидностью инструкции является, например, должностная инструкция, которая состоит из нескольких разделов. Каждый раздел является логически законченной частью документа. В соответствии с «Методическими рекомендациями по унификации текстов управленческих документов» типовая структура текста должностной инструкции включает:

1. Общие положения.

2. Функции работника.

3. Обязанности работника.

4. Права работника.

5. Ответственность.

6. Взаимоотношения (связи по должности) работника.

7. Ответственность.

8. Оценка работы.

Требования к должностным инструкциям отдельных категорий работников регламентируются ведомственными нормативно-правовыми документами.

В соответствии с требованиями указанного документа в разделе «Общие положения» устанавливаются:

1. Задачи работника (например, для делопроизводителя прием, регистрация входящих и отправление исходящих документов и т.д.).

2. Порядок замещения должности, т.е. кем назначается и освобождается от должности данный работник.

3. Профессиональные требования к работнику (уровень образования, стаж работы и др.).

4. Основные документы и материалы, которыми обязан руководствоваться работник в своей деятельности.

В разделе «Функции работника» определяются:

1. Предмет ведения или участок работы, закрепленный за работником.

2. Перечень видов работ, из которых складывается выполнение возложенных функций.

В разделе «Обязанности работника» указываются особенности:

1. Связанные с подготовкой документов, получением, обработкой и выдачей информации.

2. Предполагающие обязательное использование определенных форм и методов работы.

3. Требующие соблюдения сроков выполнения конкретных действий.

4. Порядок исполнения поручений и т.д.

В разделе «Права работника» определяются права работника для реализации порученных ему функций и выполнения обязанностей.


В разделе «Связи по должности» указываются подразделения и работники, от которых исполнитель получает и затем передает информацию, ее структуру и сроки передачи, кто привлекается к исполнению тех или иных документов, с кем они согласовываются и т.д.

В разделе «Оценка работы» перечисляются критерии, позволяющие оценить степень выполнения работником своих функций и обязанностей.

Формуляр-образец должностной инструкции состоит из реквизитов:

• наименование организации - автора документа;

• наименование структурного подразделения;

• наименование вида документаДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ;

• дата документа;

• регистрационный номер документа;

• место издания документа;

• заголовок документа (в дательном падеже);

• гриф утверждения;

• текст;

• подпись автора.

Пример оформления должностной инструкции приведен в приложении 18.

3.2. Распорядительные документы Одна из форм исполнительно-распорядительной деятельности организаций, учреждений, предприятий - издание распорядительных документов, посредством которых решаются важнейшие вопросы управления.

В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: приказы, распоряжения, указания;

кооперативные организации - решения;

органы государственной власти и управления, общественные организации постановления, решения.

Решения, постановления и приказы издают во всех случаях, когда необходимо принять нормативный или индивидуальный акт по основным вопросам компетенции организации. Распоряжения, указания издаются по оперативным вопросам и для организации исполнения постановлений, решений и приказов.

Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих действующим законодательным и правовым актам.

Подготовка распорядительных документов - достаточно сложный процесс и происходит, практически, по одной схеме, различия возникают на конечной стадии оформления документов, отражающей результат коллегиальной деятельности (в случае постановлений и решений) или единоначалия (в случае приказов, распоряжений, указаний).

Можно выделить три основные стадии подготовки распорядительных документов:

• всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;

• согласование текста, его подписание (приказ, распоряжение, указание);

• обсуждение и принятие документа на заседании коллегиального органа (постановление, решение).

Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы. Главное условие, обеспечивающее высокое качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение четко излагать мысли). Юридическим основанием разработки распорядительного документа могут быть издание документа органами власти и управления, конкретное поручение вышестоящего органа, необходимость осуществления исполнительной и распорядительной деятельности для решения задач, возложенных на организацию.

Подготовка проекта распорядительного документа требует сбора необходимой информации по существу поставленного вопроса. Для этого используют информационно-справочные документы: отчеты, справки, докладные и объяснительные записки, акты, служебную переписку. Собрав и изучив необходимые материалы, получив ясность по существу вопроса, четко определив цель издания распорядительного документа, приступают к составлению его проекта. Внимание следует сконцентрировать, прежде всего, на формулировании основных положений конкретного решения. Сначала это делают вчерне, а затем редактируют и уточняют части в порядке согласования документа.

Согласование документа оформляют визой согласования (далее виза), включающей в себя подпись и должность визирующего документ. Визирование документа является его согласованием внутри организации (или внутри нескольких организаций при издании совместного документа). Виза показывает, что должностное лицо ознакомилось с документом и выразило свое отношение к нему. Правила исполнения реквизита «Виза согласования документа» изложены в разделе 1.4.1.

При наличии замечаний при визировании разработчик дорабатывает документ и повторяет процедуру согласования.

Согласованный документ передается руководителю организации на подпись.

3.2.1. Приказ Приказ - правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия. Приказ издается для решения основных оперативных задач, стоящих перед данной организацией. По юридической природе приказ может быть нормативным актом управления, содержащим нормы права, реализующие определенные сферы общественных отношений, и актом применения норм права (например, приказ о назначении на должность).

Приказ - основной распорядительный документ.

Приказами оформляются: решения и поручения по организации работы, организационные мероприятия, итоги работы, результаты ревизий и т.д.

Приказы издаются только при необходимости. Изменения, дополнения, отмены приказов производятся только приказами.

Подготовка проекта приказа включает следующие стадии:

• изучение существа вопроса, законодательных актов, других документов, издававшихся по этому вопросу, проработка информационно-справочных документов предприятия: справок отчетов, писем;

• подготовка текста документа;

• согласование документа (визирование);

• подписание приказа;

• доведение приказа до сведения исполнителей.

Текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «в целях», «в соответствии, «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в творительном падеже, его дата, номер и заголовок.

Констатирующая часть (преамбула) приказов завершается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается с новой строки (от нулевого положения табулятора) прописными буквами, без кавычек.

После слова «ПРИКАЗЫВАЮ» ставится двоеточие.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

Распорядительные пункты строятся, как правило, по схеме: исполнитель (наименование должности, инициалы и фамилия или структурное подразделение, или организация) - действие - срок.

В приказ не следует включать пункт «Приказ довести до сведения…».

Подразделения (должностные лица, до сведения которых доводится приказ) указываются в списке рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.

Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из последних пунктов распорядительного документа должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу …».

Последний пункт приказа формулируется таким образом: «контроль за исполнением приказа возложить на (наименование должности, инициалы и фамилия)». Если руководитель сам будет осуществлять контроль за исполнением приказа, тогда пункт о контроле отсутствует.

Дата приказа - это дата подписания приказа, иногда начала его действия, если это не отражено в тексте приказа. Подписывает приказ руководитель организации, а в его отсутствие - заместитель. На проекте документа всегда должна быть указана фактическая должность лица, который его подписывает.

Внесение изменений и дополнений в приказ после подписания не допускается без разрешения подписавшего документ.

Проект приказа до подписания согласовывается с внешними организациями (если есть необходимость), визируется руководителями структурных подразделений, должностными лицами, ответственными за исполнение, заместителями руководителя, отвечающими за данные вопросы, юристом. Виза состоит из следующих элементов: должность визирующего, подпись, ее расшифровка (инициалы и фамилия), дата, например:

Юрисконсульт Личная подпись М.И.Пухова 23.10. Может осуществляться и внешнее согласование с разными организациями, когда приказ затрагивает их интересы: органами государственного контроля;

коллегиальными и общественными организациями. Совместный приказ оформляется грифом согласования или листом согласования. Гриф согласования состоит из элементов: слова СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личной подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

СОГЛАСОВАНО Директор завода “Звезда” Личная подпись А.И.Рыбаков 28.09.2004.

или согласование с коллегиальным органом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания Научно-технического совета от 12.05.2004 № 08/04- С приказов можно делать копии и выписки согласно списку рассылки.

Дополнительные копии можно снять с разрешения руководителя.

Подлинники приказов хранятся в службе ДОУ и не выдаются для пользования.

Формуляр-образец приказа состоит из реквизитов:

• наименование организации;

• наименование вида документа ПРИКАЗ;

• дата документа;

• регистрационный номер (в порядке календарного года);

• место издания (город);

• текст;

• заголовок к тексту (начинается с предлога “О”, “Об”: Об итогах...);

• подпись;

• визы согласования документа.

Приказы оформляются на общих бланках или на специальных бланках, где типографским способом нанесено наименование вида документа - ПРИКАЗ.

Образец оформления приказа приведен в приложении 19.

3.2.2. Распоряжение, указание Распоряжение, указание - правовые акты, издаваемые единолично руководителем (его заместителями, руководителями структурных подразделений, главными специалистам и др.), в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Имеет обязательную силу для подразделений организаций, которым оно адресовано.

Данные документы являются подзаконными актами и делятся на две группы: распоряжения общего, длительного действия и распоряжения, касающиеся конкретного вопроса, отдельного случая. Текст распоряжения имеет констатирующую и распорядительную части. В первой указывают цель или причину распоряжения, во второй, начинающейся словами «Обязываю», «Предлагаю», - предписываемые действия. В констатирующей части целесообразно использовать устойчивые формулировки: “в соответствии”, “в связи”, “в целях”...

Эти разновидности распорядительных документов составляются и оформляются аналогично приказам.

Исполнителями распоряжений могут быть учреждения, структурные подразделения или должностные лица. В последнем пункте указывают лиц, на которых возлагается контроль за его исполнением.

Формуляр-образец распоряжения, указания состоит из реквизитов:

• наименование организации;

• наименование вида документа РАСПОРЯЖЕНИЕ, УКАЗАНИЕ;

• дата и регистрационный номер;

• место составления;

• заголовок;

• текст (констатирующая и распорядительная части);

• подпись.

Образец распоряжения представлен в приложении 20.

3.2.3. Постановление, решение Постановление, решение правовые акты, принимаемые органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления стабильных норм и правил.

Различают постановления и решения, в которых решаются организационные вопросы деятельности комиссий, комитетов (вопросы, связанные с созданием органа, распределением обязанностей, утверждением плана), и постановления и решения, адресуемые для исполнения другими органами, предприятиями, учреждениями, должностными лицами.

Комиссии, обладающие властными полномочиями (административные, наблюдательные, по делам несовершеннолетних), принимают постановления и решения, обязательные для исполнения.

В постановлениях и решениях раскрываются хозяйственные, политические и организационные вопросы. Часто постановления и решения утверждают различные нормативные документы.

Текст решения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указываются причины издания решения, цели, которые достигаются при его выполнении. Если решение издается на основании распорядительного документа вышестоящего органа, то в констатирующей части указывают название, номер, дату, заголовок этого распорядительного документа.

В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем слово «РЕШИЛ», «ПОСТАНОВИЛ»

прописными буквами на отдельной строке.

Распорядительную часть можно делить на пункты, где указывают исполнителя (организацию, структурное подразделение, должностное лицо) действие - срок исполнения.

Решение и постановление подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.

Формуляр-образец решения, постановления состоит из реквизитов:

• наименование организации;

• наименование вида документа – ПОСТАНОВЛЕНИЕ, РЕШЕНИЕ;

• дата документа (дата принятия на заседании коллегиального органа);

• регистрационный номер;

• место издания;

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи (председатель, секретарь);

• визы (визируется составителем, руководителем подразделения, вносящего проект решения, исполнителями, должностными лицами, ответственными за исполнение решения, юрисконсультом).

Образец решения представлен в приложении 21.

3.2.4. Выписка из организационно-распорядительных документов ВЫПИСКА - копия документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке. В выписке берется только та часть текста, которая нужна для работы. Реквизиты бланка и констатирующая часть (если она есть) пишутся полностью Формуляр-образец выписки из организационно-распорядительных документов состоит из реквизитов:

• наименование организации;

• наименование вида документа ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА;

• дата и регистрационный номер (те же, что и у документа);

• место составления;

• заголовок;

• часть текста (приводится констатирующая часть и необходимый пункт распорядительной части);

• подпись (кроме личной подписи);

• заверительная подпись (отделяется 2-3 интервалами). Слово "Верно", пишется с новой строки от левого поля. Наименование должности, личная подпись, расшифровка личной подписи – с новой строки. На следующей строке – дата заверения.

Образец выписки из приказа представлен в приложении 22.

3.3. Информационно-справочные документы 3.3.1. Справки Подавляющее большинство документов, создаваемых в организации и поступающих в нее извне, содержит информацию о фактическом положении дел в данной или других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов. К информационно-справочным документам относятся справки, докладные и объяснительные записки, сводки, обзоры, акты, письма, телеграммы и т.д. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам и в отличие от них не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в информационно-справочных документах, может побуждать к действию или может быть принята лишь к сведению.

Справка: 1. Документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.

2. Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

Справки первого вида составляются по указанию вышестоящей организации или руководителя организации для информации о выполнении планов, заданий, поручений и представляются в установленные сроки.

Текст такой справки состоит из двух частей. В первой части излагаются факты, послужившие поводом к ее написанию, во второй - приводятся конкретные данные.

В справке фиксируют сведения определенного отрезка времени. Заголовок справки может содержать период времени или дату, на которые приходятся сведения, приведенные в документе. Например, “О........ за третий квартал 2004 года”.

Справка должна объективно отражать состояние дел, ее составление требует тщательного сбора и проверки сведений, могут приводиться таблицы, графики и т.д.

Справки, составленные для руководителя организации, подписывает составитель;

составленные по указанию вышестоящей организации, подписывает руководитель учреждения. Справки финансового характера подписывают главный бухгалтер и руководитель организации.

Справки, выходящие за пределы учреждения, оформляются на общем бланке формата А4, а внутренние справки - на чистом листе бумаги, но имеют те же реквизиты.

Датой справки является дата ее подписания.

Адресат оформляется, как и на других документах.

Образец справки представлен в приложении 23.

Справки второго вида - справки, удостоверяющие юридические факты:

подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности, места проживания и т.д. Выдаются по запросам заинтересованных лиц или учреждений.

Это, как отмечалось выше, наиболее многочисленная группа справок.

Как правило, при составлении таких справок применяют унифицированные трафаретные бланки формата А5.

Текст начинается с указания фамилии, имени и отчества (в именительном падеже) лица, о котором сообщают сведения. В тексте не должно быть архаичных оборотов, ненужных слов: “настоящая справка”, “действительно учится”...

Текст заверяется подписью и печатью.

Переменные и недостающие данные могут быть вписаны в такую трафаретную справку от руки (нельзя пользоваться красными или зелеными чернилами) или на пишущем устройстве. Образец трафаретной справки представлен в приложении 24.

3.3.2. Докладная записка Докладная записка - документ, адресованный руководителю, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Докладная записка готовится как по инициативе самого работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - побудить руководителя принять определенное решение. Поэтому текст ее четко делится на две части. В первой, констатирующей (описательной), излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй излагаются предложения просьбы. Докладными записками информируют руководителя о ходе работ.

Такие записки представляются регулярно.

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок, начинающийся с предлога “о” (“об”). Как и оформление справок, оформление этого вида документов зависит от адресата. Докладные записки, подаваемые руководителю структурного подразделения или руководителю учреждения, оформляются на простом листе бумаги.

Формуляр-образец внутренней докладной записки состоит из реквизитов:

• наименование структурного подразделения;

• название документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА;

• дата документа;

• регистрационный номер;

• адресат;

• заголовок;

• текст;

• отметка о наличии приложения (если оно есть);

• подпись.

Внешняя докладная записка, адресуемая в вышестоящие инстанции, оформляется на бланке учреждения и подписывается его руководителем.

Формуляр-образец внешней докладной записки состоит из реквизитов:

наименование организации;

дата документа;

регистрационный номер;

место составления документа;

адресат;

заголовок к тексту;

текст документа;

отметка о наличии приложения (если оно есть);



Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.