авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 |

«В.С. Соколов ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНИЯ Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебника для студентов учреждений ...»

-- [ Страница 4 ] --

подпись;

Пример внутренней докладной записки представлен в приложении 25.

3.3.3. Объяснительная записка Объяснительная записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, программы, отчета и т.д.), или поясняющий какое-либо действие, факт, событие, представляемый руководителю.

Объяснительные записки, являющиеся приложением к основному документу, поясняющие и дополняющие его, оформляются на общих бланках.

Подписывает такую записку руководитель.

Объяснительная записка, где объясняются причины поведения, поступки, ситуации, составляется отдельными работниками и может оформляться рукописным способом на стандартном листе бумаги. Подписываются такие записки составителем.

Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов:

• наименование организации (если объяснительную записку подписывает руководитель);

• наименование структурного подразделения (если объяснительную записку подписывает составитель);

• наименование вида документа - ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА • дата документа;

• регистрационный номер документа;

• заголовок к тексту;

• текст документа;

• подпись.

Текст объяснительных записок должен быть убедительным, содержать неопровержимые доказательства, четкие разъяснения. Текст объяснительной записки печатается через полтора интервала. Пример внутренней объяснительной записки приведен в приложении 26.

3.3.4. Акт Акт – официальный документ, составленный, несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акты инвентаризации, приема-передачи материальных ценностей, дел, уничтожение документов, акты аварий и т.д.).

Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей (акты проверок, обследований, ревизий, испытаний изделий и т.д.). Такие акты составляются временными или постоянными комиссиями, уполномоченными лицами или одним должностным лицом с указанием документов, подтверждающих их полномочия.

Некоторые акты подлежат утверждению (контрольно-ревизионного характера, содержащие рекомендации и предложения, если их составление предписано распорядительным документом).

Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ или к компетенции которого относится содержание акта.

Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей.

В вводной части указываются основания для составления акта (номер и дата документа на основании которого создана комиссия). Далее во вводной части перечисляется состав комиссии: председатель (должность, инициалы, фамилия), члены комиссии (должность, инициалы, фамилия). В вводной части указываются также лица, не являющиеся членами данной комиссии, но присутствующие при работе комиссии.

В констатирующей части текста излагаются цели, задачи, сущность и характер проделанной работы;

фиксируются установленные факты, излагаются выводы, предложения, заключения составителей акта. Текст акта может делиться на пункты и подпункты, может содержать таблицы, диаграммы, графики.

Текст акта принято излагать от третьего лица единственного числа («комиссия установила …», «комиссия предлагает…» и т.д.).

При наличии приложений отметка о них указывается после текста.

В конце текста (перед отметкой о приложении) указывается, если необходимо, количество экземпляров акта в соответствии с нормативными правилами или практической необходимостью, место нахождения каждого экземпляра или адресаты, по которым они направлены.

С актами ревизий и обследований знакомят всех лиц, которых они касаются. При этом ставится согласующая отметка: «с актом ознакомлены, подпись, дата».

При наличии замечаний акт визируется с отметкой: “Замечания прилагаются”.

Акты оформляются на общем бланке, внутренние могут быть оформлены не на бланке. Пример акта приведен в приложении 27.

Формуляр-образец объяснительной записки состоит из реквизитов:

• наименование организации;

• наименование вида документа - АКТ;

• дата документа (дата актируемого события проставляется сразу, независимо, когда подписан акт);

• регистрационный номер;

• место составления;

• гриф утверждения (при необходимости);

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (при необходимости);

• подписи.

3.3.5. Протокол Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях, других формах работы коллегиальных органов.

Протоколы оформляются на бланках организации и содержат следующие реквизиты:

• наименование организации;

• наименование вида документа;

• дата документа (дата заседания);

• номер документа (номер протокола);

• место составления протокола (место проведения заседания);

• заголовок к тексту;

• текст;

• подписи.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Вводная часть протокола имеет постоянную и переменную информацию.

Постоянная - слова «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали», «Приглашенные» пишутся с прописной буквы от начала левого поля.

Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих и приглашенных, информация о которых с указанием должности (для приглашенных специалистов из других организаций должность и название организации).

Фамилии членов коллегиального органа располагают в алфавитном порядке, через запятую в строчку через один интервал. Если членов коллегиального органа больше пятнадцати, то указывают общее количество, а в скобках - регистрационный лист прилагается (форма регистрационного листа приведена в приложении 28).

Фамилии приглашенных добавляются с наименованием должности, с включением названия организации.

Вводная часть протокола заканчивается разделом ПОВЕТСТКА ДНЯ.

Слова ПОВЕСТКА ДНЯ пишутся от начала левого поля и после них ставится двоеточие.

Вопросы повестки дня нумеруются арабскими цифрами и печатаются от 1 го положения табулятора. Вопросы располагаются по степени важности и сложности. Формулировка вопросов повестки дня должна начинаться с предлогов о (об), наименования должности и фамилию докладчика записывают в родительном падеже, например:

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О внедрении новой технологии производства дисков колес.

Сообщение гл. технолога А.В.Семенова.

2. Об изменении режима труда и отдыха на предприятии.

Сообщение начальника отдела кадров П.С.Торопова.

Не должно быть вопроса, сформулированного словом “разное”. Каждый вопрос должен быть конкретизирован.

Основная часть протокола строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) - по каждому вопросу отдельно. Слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ» пишут прописными буквами, от начала левого поля, без знаков препинания.

Перед словом «СЛУШАЛИ» ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько.

С красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика (в именительном падеже), ставят тире и с прописной буквы пишут содержание доклада, сообщения в форме прямой речи. Если текст доклада (выступления) застенографирован или представлен докладчиком в письменной форме, то вместо содержания доклада пишут «Доклад прилагается».

Ход обсуждения доклада отражается в разделе ВЫСТУПИЛИ.

После слова ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже (в скобках можно указать наименование должности), после тире со строчной буквы пишут содержание выступления.

Выступления могут излагаться от первого лица «я осуществляю...»;

от третьего лица «Петров сказал, что...»;

в безличной форме «Ивановым предложено...».

Если выступающий предоставляет текст выступления, то после тире указывается «Выступление прилагается».

Вопросы и ответы оформляются в разделе ВЫСТУПИЛИ, слова «вопрос»

и «ответ» не пишут, пишут инициалы и фамилию, тире, затем содержание вопроса или ответа.

Например:

А.В.Смирнов. В чем состоит новизна предлагаемого проекта?

Завершающая часть протокола - постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ или РЕШИЛИ (от 0-го положения табулятора - левое поле).

Постановляющая часть строится по схеме: действие - исполнитель - срок.

Исполнителем может быть организация, структурное подразделение или конкретное должностное лицо. Если постановление содержит различные вопросы, то оно делится на пункты, пронумерованные арабскими цифрами.

Каждый пункт оформляется с красной строки.

Протокол может фиксировать решение об утверждении какого-либо документа. В данном случае протокол должен иметь ссылку на дату и номер документа, а сам документ прилагается к протоколу.

При выборах в протоколе указываются результаты голосования по каждой кандидатуре.

Если к протоколу прилагается стенограмма, то об этом делается запись после первой части протокола: «... Заседание Ученого совета стенографируется.

Стенограмма прилагается».

Протокол подписывают председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступавшего с записью его выступления и получает подпись.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если заседание продолжается несколько дней, то указывается дата начала и через тире окончания заседания (12.03.2005 – 14.03.2005 или 12 - 14.03.2005).

Номер протокола - порядковый номер в течение календарного года.

Форма протокола дана в приложении 29.

3.3.6. Письма 3.3.6.1 Оформление писем Письмо — один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между организациями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., объем переписки даже в небольшой организации весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается достаточно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что служебное письмо должно занимать не более страницы.

Авторы изданного в 70-е годы в США под руководством канцелярии Белого Дома сборника “Простые письма” считают, что расточительство в словах ведет к расточительству в долларах. Нельзя не учитывать и того обстоятельства, что деловые документы вовсе не материалы для “чтения”, а информация, которая должна побуждать к определенным действиям.

Очень важно, чтобы текст служебного письма не допускал неоднозначных толкований. Ввиду правовой зависимости служебных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов.

Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации служебного письма. Так, в Англии разработан кодифицированный стиль официального общения, известный под названием Zip-Code, что в буквальном переводе означает “код-молния”. Но особенно сильна тенденция к унификации делопроизводства в США, что обусловлено широкой автоматизацией информационных процессов в управлении. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт эволюции письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправдано.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы - интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке имеет свою социальную базу, коллективный характер производственных отношений. Технической его базой является, как уже неоднократно отмечалось, компьютеризация.

Служебные письма оформляются на бланках формата А4 или А (приложение 6,7).

Формуляр-образец письма состоит из реквизитов:

• адресат;

• заголовок к тексту;

• текст;

• отметка о наличии приложения (при необходимости);

• подпись;

• отметка об исполнителе.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.3.6.2. Классификация писем Все служебные письма можно разделить на констатирующие свершившийся факт и предваряющие возможность его свершения. Таковы письма-подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма извещения. Они не требуют ответа, но их наличие имеет юридическое значение.

Есть письма, которые сопровождают материальные ценности или другие документы, так называемые «сопроводительные». Они выполняют роль ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам, и фиксируют факт отправки.

Обеспечивая предварительный обмен информацией, письмо помогает сторонам выявить возможности для заключения различного рода договоров и актов. Поэтому в современном делопроизводстве письмо выступает как деловой инструмент, язык которого представляет определенные трудности при стандартизации.

Классифицировать деловые письма – значить построить классификацию производственных ситуаций, вызывающих необходимость в переписке.

Несмотря на многообразие ситуаций, их можно типизировать, что и позволяет разграничить деловые письма по нескольким признакам.

Прежде всего, письма можно разделить по функциональному признаку на две группы:

1. Письма, требующие письма-ответа.

2. Письма, не требующие письма-ответа.

К письмам, принадлежащим первой группе, условно можно отнести:

письмо-просьбу, письмо-обращение, письмо-предложение (письмо представление) и т.п. Ответы на эти письма приобретают определенную форму в зависимости от характера исходного письма. Письма-ответы должны содержать регистрационный индекс того письма, которое явилось причиной для переписки.

К письмам, не требующим ответа, можно отнести:

• письмо-предупреждение;

• письмо-напоминание;

• письмо-приглашение.

Отдельные виды писем подразделяются по признаку специализации. Так, например, среди сопроводительных писем выделяется договорное письмо, в соответствии с названием документа, которое оно сопровождает.

Если содержание служебного письма разделить на аспекты, то можно говорить об одно- и многоаспектных письмах. Простое служебное письмо – письмо одноаспектное. Можно выделить, например, следующие аспекты деловых писем:

1. Факт напоминания – письмо-напоминание.

2. Выражение гарантии – письмо гарантийное.

3. Указание на ранее достигнутое соглашение, свершившийся факт – письмо-подтверждение.

4. Информирование о намечаемых или уже проведенных мероприятиях – информационное письмо.

5. Указание на факт отправки прилагаемых к письму документов – сопроводительное письмо.

6. Предупреждение о возможных ответных шагах и т.д. – письмо предупреждение.

Одно и то же письмо может содержать и гарантию, и просьбу, и напоминание, т.е. быть многоаспектным (многоцелевым). Каждому из существующих аспектов содержания письма соответствуют уже сложившиеся словесные конструкции со своими ключевыми словами, которые облегчают поиск документов и процесс его изучения.

По тематическому признаку проводится условное различие между деловой и коммерческой корреспонденцией. Считается, что переписка, которая оформляет экономические, правовые, финансовые и все другие формы деятельности предприятия, относится к деловой корреспонденции, а переписка по вопросам материально-технического снабжения и сбыта относится к коммерческой корреспонденции. Однако письма, классифицируемые по тематическому признаку, различаются лишь терминологией и фразеологией.

Следует отметить, что тематическая классификация очень удобна при инвентаризации корреспонденции. Для этих целей деловую переписку можно разделить, например, на следующие виды:

• по технологии;

• по оборудованию и энергетике;

• по производству.

Отбор ключевых терминов для каждого типового письма позволяет облегчить механизацию и компьютеризацию делопроизводства на предприятии, организации и учреждении.

По структурным признакам служебную переписку можно разделить: на регламентированную (стандартную) и нерегламентированную (нестандартную).

Регламентированное письмо составляется по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.), всегда фиксирует регулярную производственную ситуацию и реализуется в виде стандартных синтаксических конструкций.

Каждый вид официального письма имеет свою языковую формулу.

Языковая формула – это устойчивый оборот, словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. По языковым формулам «Прошу», «Высылаем», «Подтверждаем» можно судить о разновидности письма, что позволяет определить цель его использования и приемы работы с ним.

3.3.6.3. Информативность и убедительность письма Письменная речь, как и другие знаковые системы, служит средством фиксации содержащейся в документе информации. Язык и состав информации в документе взаимосвязаны как форма и содержание. С одной стороны, состав информации в документе определяет его язык, с другой - сложившиеся текстовые формулы документов влияют на состав информации.

К служебному письму могут обращаться неоднократно, поэтому его текст должен быть организован таким образом, чтобы каждый раз требовалось минимальное время на ознакомление с ним. Необходимо, чтобы текст письма был кратким и содержал лишь основные данные. Дополнительные сведения следует включать в приложения. Аргументация в письме должна быть не столько исчерпывающей, сколько достаточной (закон достаточного основания в формальной логике).

Использование сложившихся формулировок: «ввиду срочности заказа…», «в соответствии с предварительной договоренностью…», «в целях дальнейшей кооперации…» и т.д. облегчает процесс составления служебного письма и обеспечивает ему нужную информативность, поскольку такие формулировки, проверенные многолетней практикой, воспринимаются как буква закона.

Информативность и убедительность официального документа достигаются за счет употребления языковых формул, принимающих юридическую силу, представления всех обстоятельств дела в их взаимосвязи, использования придаточных предложений, отражающих причинно-следственные связи, и союзных слов, формирующих логический контекст. В настоящее время в отечественной и зарубежной литературе по делопроизводству и корреспонденции много внимания уделяется искусству убеждать. В качестве средств, откровенно рекомендуемых экспертами по деловой коммуникации, можно встретить и апелляцию к человеческим инстинктам, и тактику шока, и средства вызвать интерес. Подобные рекомендации продиктованы, прежде всего, желанием приобрести заказчика - потребителя фирменной продукции.

“Формируя отказ, остерегайтесь потерять друга или заказчика!” - это предостережение в той или иной форме можно встретить в каждом пособии по деловой корреспонденции. К служебному письму предъявляются те же требования, что и к разработкам рекламного характера. Независимо от того, излагается в письме просьба или предложение, формулируется претензия или предупреждение, направляется письмо в арбитраж или в отдел сбыта другого предприятия, служебное письмо должно быть прежде всего убедительным.

Первым и основным условием убедительности любого документа является его доказательность. Точные, бесспорные факты - вот что особенно необходимо, если есть серьезное желание разобраться в сложном и трудном вопросе.

Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть крайнюю заинтересованность предприятия, фирмы, организации, учреждения в ее исполнении. Примером может служить письмо, в котором актуальность просьбы выражена в заключительной фразе. Например:

С целью учета аналитических данных по качеству и надежности прибора КНП-12 в условиях эксплуатации, выпускаемого нашим предприятием с 2003 г., прошу высылать в адрес института “Оптика” интересующие нас сведения к 10-му числу каждого месяца.

Ваши предложения и замечания позволят нам оперативно решать вопросы повышения качества и надежности прибора.

С уважением, Директор института “Оптика” Личная подпись А.А.Смирнов Убедительность письма зависит от умения его составителей выразить интересы того предприятия, в адрес которого направлено письмо. Проявление узкоместнических интересов, тенденциозный подбор фактов с целью «оправдать» позицию своего отдела, предприятия, организации создают натянутость в сфере деловых отношений между корреспондентами.

Письмо, посвященное сложному вопросу, т.е. многоаспектное, как правило, состоит из двух частей: вступления с изложением причин и вывода.

Специалисты по деловой корреспонденции из психологических соображений рекомендуют начинать служебное письмо с изложения позиции предприятия, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, и наоборот отказ, отклонение предложения располагать в конце письма.

Например:

Вами предлагается использовать для бокового борта самосвала профиль из стали СТ3 толщиной 3 мм. В настоящее время для этой цели используется прокат из низколегированной стали толщиной 2,5 мм. Хотя за счет стоимости материала и достигается уменьшение стоимости кузова, ему сопутствуют нежелательные последствия. Предлагаемый Вами гнутый профиль ведет к увеличению трудовых затрат, так как в наших технических условиях вместо штамповки приходится производить подборку по длине.

В силу этого завод считает нецелесообразным использовать предлагаемый Вами профиль для изготовления самосвала.

С уважением, Директор завода С.И. Моторин Личная подпись Из письма видно, что предложение института было внимательно изучено и апробировано на заводе. В письме излагаются как преимущества, так и недостатки нового метода, разработанного институтом по заказу завода.

По мнению специалистов по деловой корреспонденции, особенно трудно составить письмо-отказ. «Не начинайте излагать письмо с констатации отказа.

Прежде чем сформулировать отказ, необходимо объяснить, чем он вызван» советует один из авторов британского пособия по делопроизводству. Например, в приведенном выше письме отказ не производит резкого впечатления, поскольку ему предшествует убедительное логическое объяснение.

Специфическим лингвистическим приемом повышения убедительности служебного письма может служить использование параллельных синтаксических конструкций, которые облегчают восприятие текста и позволяют значительный объем информации представить в виде одного распространенного предложения. Например:

Справочно-информационный фонд проводит следующие виды работ:

готовит экспресс- информацию по тематике отрасли;

оказывает помощь при подготовке рукописей к печати.

Для большей убедительности изложения и когда необходимо указать конкретного исполнителя, конкретное лицо как инициатора действий, используется не страдательный, а действительный залог. Например:

«Ст. технолог завода Дмитриев Н.Н. грубо нарушает правила техники безопасности. По его вине...»

Одной из языковых форм, имеющих в то же время точный юридический смысл, является утверждение через отрицание. Например:

Wayne Murilin Baty. English for business. Arizona State University. Wads worth publishing Company. Belmont.

P.341.

Министерство не возражает;

Коллегия не отклоняет.

Составителям служебных писем нередко приходится давать оценку действиям другого предприятия или организации, объяснять собственное поведение, называть виновников, предупреждать и даже обвинять, т.е.

выражать личное отношение к описываемым фактам (нетерпение, досаду, возмущение). Примером может служить извлечение из докладной записки гл.

энергетика завода на имя директора:

«... Категорически возражаю против выпуска приказов по заводу, не согласованных предварительно с начальниками цехов и отделов.

Это снижает действенность и авторитет заводских приказов.

Разве можно определить сроки и содержание намечаемых работ в отделе, не зная его специфики?»

Употребление риторического вопроса в приведенной выше докладной записке также является одним из средств повышения убедительности делового письма.

Учитывая изменения, происходящие в сфере производственных отношений, следует отказываться от сугубо нейтрального стиля изложения в пользу личного, персонифицированного. Однако деловое письмо выглядит более убедительным и соответствует нормам делового этикета, когда оно выражает интересы, коллектива, а не отдельной руководящей личности.

Поэтому, если нужно подчеркнуть заинтересованность, то служебное письмо следует излагать от имени коллективного лица («Мы») или указывать название предприятия, учреждения, организации.

При составлении служебного письма необходимо выделять и определять как можно четче все ключевые моменты и тщательно проверять текст с точки зрения полноты отражения информации, ясности, простоты и тона изложения, а также норм и правил русского языка.

4. Язык и стиль официальных документов 4.1. Особенности официально-делового стиля Стиль — это особенность языка, проявляющаяся в отборе, сочетании и организации языковых средств связи с задачами общения. Различают такие функциональные стили, т.е. стили, выделяемые в соответствии с основными функциями языка, связанными с той или иной сферой деятельности человека, как публицистический, научный, художественно-литературный, разговорно обиходный, официально-деловой.

Любая информация нуждается в языке, на котором она будет зафиксирована, передана и воспринята. Этот сложный процесс может быть осуществлен с помощью специальной терминологии — основного компонента любого функционального стиля. Стиль официально-делового общения людей в разных сферах жизни: экономической, социально-политической и культурной — сложился под влиянием необходимости излагать факты с предельной точностью, краткостью, конкретностью, не допускать двусмысленности.

Официально-деловой стиль — это такая функциональная разновидность языка, которая обслуживает сферу официальных деловых отношений преимущественно в письменной форме.

Документы могут быть разнообразными по жанру и по содержанию, по объему и языковому выражению. Большинство документов в содержательной части связано со сферой вне индивидуального общения (хотя частные лица тоже вовлекаются в соответствующую деятельность), но в языке и стиле документа индивидуально-личный аспект не находит отражения. Функция делового стиля заключается в том, что соблюдение нужной формы для передачи содержания дает основание считать документ официально-деловым.

Поэтому языку документов присуща стилистическая строгость, объективность изложения. В официально-деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Именно это приближает стиль документов к умеренному книжному, научному стилю, но обезличенность манеры изложения является характерным признаком языка документов.

Так как документы связаны с правовой нормой, объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. Как правило, документы составляются для того, чтобы либо заключенная в них информация была принята к сведению, либо соответствующее решение было обязательно исполнено. Официально-деловым стилем пишут акты суда, прокуратуры, милиции, администрации. Такие документы опираются на научный анализ общественных отношений, поэтому они должны быть точными и по возможности краткими, и это должно быть достигнуто с помощью соответствующих языковых средств. Характерной особенностью официально-делового стиля является использование слов в их конкретном значении. Во избежание ошибок в служебных документах не следует допускать совмещения деловой информации с элементами публицистики (например, в проектах решений, некоторых видах отчетов, протоколов и т.д.).

Как целостная структура любой документ должен отвечать определенным требованиям. Это:

• краткость и компактность изложения официального материала;

• точность и определенность формулировок, однозначность и единообразие терминов;

• нейтральный тон изложения.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Отбор лексики предполагает внимательное отношение к лексическому значению слов. Незнание лексического значения отдельных слов приводит к ошибкам типа: «необходимо улучшить зоотехническое и ветеринарное обслуживание животноводства» (можно улучшить обслуживание скота, но не животноводства), «удешевить себестоимость» (удешевить можно товары, продукты, но не себестоимость возможный вариант: «снизить себестоимость»).

Не допускается использование неологизмов, даже образованных по традиционным моделям, например «конструкторат», «переорганизация», а также слов, относящихся к разговорной лексике, например «секретарша», «лаборантка».

Если неправильно выбрать слово из ряда однокоренных, различающихся значением, можно исказить смысл. Например, нередко путают слова «представить» и «предоставить».

Представить — 1) предъявить, сообщить («представить список сотрудников», «представить доказательства»);

2) познакомить с кем-либо «представить коллективу нового работника»);

3) ходатайствовать (о повышении, о награде) («представить к очередному званию», «представить к ордену»);

4) составить, обнаружить («представить (собой) значительную ценность»);

5) мысленно вообразить («представить (себе) картину боя»);

6) изобразить, показать («представить в смешном виде»).

Предоставить — 1) отдать в чье-либо распоряжение, пользование («предоставить квартиру», «предоставить транспортные средства»);

2) дать право, возможность сделать, осуществить что-либо («предоставить отпуск», «предоставить слово»);

3) разрешить действовать самостоятельно или оставить без присмотра («предоставить самому себе», «предоставить дело случаю»).

Неумение выразить мысль точно и лаконично приводит к следующим ошибкам: «в апреле месяце» (апрель — именно месяц, и ничто иное), «информационное сообщение» (любое сообщение содержит информацию).

Затрудняют восприятие текста повторы типа: «польза от использования», «следует учитывать следующие факты», «данное явление полностью проявляется в условиях»...

Для текстов официальных документов не характерно использование образной фразеологии, оборотов со сниженной стилистической окраской.

Стандартные обороты речи типа: «в связи с распоряжением правительства», «в порядке оказания материальной помощи», «в связи с тяжелым положением, сложившимся...» — постоянно воспроизводятся в служебных документах, приобретают устойчивый характер и по своей роли сближаются с фразеологизмами. В языке документов они выполняют ту же функцию, что и устойчивые сочетания типа: «принять во внимание», «довести до сведения». Но если нормы нарушаются из-за незнания особенностей употребления того или иного фразеологизма, возникают ошибки.

Например, глагол «допускать» («допустить») в значении «сделать что-либо, совершить» может сочетаться со словами, выражающими негативный результат деятельности: «допустить нарушение», «допустить ошибку», «допустить просчет» и др., но не со словами, выражающими положительное действие, «допустить успех».

Наряду с такого рода словами существует множество слов, демонстрирующих ограниченную сочетаемость только в рамках делового стиля. Например, в деловом стиле:

ЖЕЛАТЕЛЬНО НЕЖЕЛАТЕЛЬНО предоставить в пользование предоставить для использования направить на рассмотрение выслать на рассмотрение передать в управление передать для управления оказывать содействие оказывать помощь осуществлять контроль вести контроль вносить предложения давать предложения предоставить кредит выдать кредит обладать правом владеть правом вступать в силу входить в силу В деловой речи следует использовать конструкции с «расщепленным»

сказуемым, которые не только называют действие, но и обозначают предмет этого действия. Например:

оказать содействие, а не посодействовать;

оказать помощь, а не помочь;

произвести уборку, а не убрать;

провести учет, а не учесть;

оказать поддержку, а не поддержать;

произвести ремонт, а не отремонтировать.

Деловое общение осуществляется между организациями и должностными лицами и является по своему характеру официальным, поэтому ему присущ безличный характер изложения текста, в связи с чем следует употреблять глаголы в форме 3-го лица и, как правило, в неопределенно-личном значении.

Например:

• «комиссией проведена проверка и установлено…»;

• «акт подписан членами комиссии и утвержден…».

Особенность деловой речи употребление большого количества терминов.

Термин слово или словосочетание, являющееся названием определенного понятия какой-нибудь специальной области науки, техники, искусства *. Совокупность терминов отдельной области знаний или профессиональной деятельности составляет терминологию.

При употреблении терминов в документах необходимо следить за тем, * С.И.Ожегов Словарь русского языка. М.: Рус.язык., 2003.

чтобы термин был понятен не только автору документа, но и всем корреспондентам, работающим с данным документом. При использовании автором малоупотребительных, незнакомых терминов необходимо раскрыть содержание и смысл этого термина. Этого можно достигнуть следующими способами:

• дать официальное определение термина (принятые определения терминов фиксируются в терминологических словарях и ГОСТах);

• расшифровать понятие словами, относящимися к нейтральной лексике;

• исключить из текста термин и заменить его общеупотребительным словом или выражением.

В деловой речи в целях сжатия речи для обозначений понятий используются сокращения.

Различают два основных вида сокращенных слов:

• лексические сокращения (аббревиатуры) сложносокращенные слова, образованные путем удаления части составляющих их букв или частей слов, например: СНГ, АСУ, Мосгаз, зам., спецназ и др.;

• графические сокращения применяемые при письме сокращенные обозначения слов, например: п/о, ж-д, тчк, кв.м и др.

Лексические сокращения (аббревиатуры) функционируют как самостоятельные слова. Графические сокращения словами не являются, применяются только при письме и при чтении расшифровываются и читаются полностью.

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций. Некоторые из них: 1) по первым буквам полного наименования (буквенные аббревиатуры), например МГУ (Московский государственный университет);

2) по слоговому принципу, например Минздрав (Министерство здравоохранения);

3) по смешанному принципу, например Гипрохолод (Государственный институт по проектированию холодильников, фабрик мороженого, заводов сухого и водного льда и жидкой углекислоты). При этом буквенные аббревиатуры, читаемые по слогам, скло няются как обычные слова. Исключение составляют слово ГЭС и подобные, которые не склоняются.

4.2. Употребление прописных и строчных букв В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации. Все слова с прописной буквы пишутся в следующих названиях:

Правительство Российской Федерации, Коллегия Правительства Российской Федерации т.п. В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы: «правительство», «министерство», «республиканские министерства», «государственный комитет», «государственные комитеты». Названия органов судебной власти принято писать так:

Конституционный Суд Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации;

Высший арбитражный суд Российской Федерации.

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

Верховный Суд Республики Башкортостан;

Высший арбитражный суд Удмуртской Республики.

Во всех остальных случаях слова «суд», «судья», «государственный арбитр» пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция (Основной закон) Российской Федерации;

Конституция (но: конституции республик);

Декларация прав и свобод человека и гражданина;

Федеративный договор;

Основы законодательства Российской Федерации;

Закон Российской Федерации «О прокуратуре Российской Федерации» (но:

законы Российской Федерации…);

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента Российской Федерации);

распоряжение Президента Российской Федерации;

постановление Правительства Российской Федерации;

распоряжение Правительства Российской Федерации.

В тексте с прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

Президент Российской Федерации;

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Советник Президента Российской Федерации;

Председатель Правительства Российской Федерации;

Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Заместитель Председателя Правительства Российской Федерации;

Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;

Председатель Верховного Суда Российской Федерации;

Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации;

Министр финансов Российской Федерации;

Аналогично пишутся названия должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.

Со строчной буквы в тексте, исключая реквизит «подпись», пишутся названия следующих должностей:

начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации;

начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;

первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

заместитель Министра здравоохранения Российской Федерации;

заместитель Председателя Государственного комитета Российской Федерации по управлению государственным имуществом;

генеральный директор Российского космического агентства;

глава администрации Красноярского края;

Названия должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

председатель Федерации независимых профессиональных союзов России;

президент Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие наименования, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например: установить почетное звание «Народный артист Российской Федерации», присвоить почетное звание «Народный художник Российской Федерации» (но: «наградить народного артиста Российской Федерации»).

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

маршал артиллерии (но Главный маршал авиации);

генерал армии;

адмирал;

академик;

действительный член Российской академии наук;

доктор технических наук;

член-корреспондент Российской академии наук;

лауреат Государственной премии.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова «Родина», «Отчизна», «Человек» и др.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации;

государственная награда Российской Федерации.

Слово «Государственный» пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации;

Государственный гимн Российской Федерации;

Государственный флаг Российской Федерации;

Государственная программа...

С прописной буквы пишется и слово «республиканский» в словосоче тании «Республиканский бюджет Российской Федерации».

4.3. Наиболее употребляемые сокращения слов Все сокращения слов и наименований должны быть общепринятыми.

Например, сокращенно записываются названия единиц измерения (при цифрах):

метр — м миллиметр — мм килограмм — кг грамм — г центнер — ц тонна — т гектар — га атмосфера — атм.

ампер — А секунда — с Существуют и другие общепринятые сокращения:

область—обл. район—р-н (при названии) город — г. (при названии) год, годы — г., гг. (при цифрах) миллион — млн. миллиард — млрд.

тысяча — тыс. рубль— р., руб.

копейка — к., коп. другой (другие) — др.

село — с. (при названии) дом — д.

поселок — пос. и тому подобное — и т.п.

прочее — пр. смотри — см.

пункт — п. железнодорожный — ж-д.

то есть — т.е. и так далее — и т.д.

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. Но сокращенные написания должны быть понятны читающему, например сокращения «бук.», «бух.» известны только специалистам («бук.» — буксир, «бух.» — бухта). Однако документ, в котором употреблено слово в сокращенном виде, может быть предназначен для очень широкого круга лиц. В этом случае сокращение должно быть заменено полным написанием.

Необходимо учитывать и то, что насыщенность текста сокращениями как бы снижает официальный тон документа.

Написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо, например, в одном тексте сокращать слово «район» и «р.», и «р-н». Нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, если они употребляются без цифр. Исключение составляют единицы физических величин в таблицах и в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы.

В официальных текстах не должно быть разнобоя в написании имен, географических названий, терминов, должностей, учреждений и т.д. Так, если однажды фамилия написана с двумя инициалами, например «В.В. Иванов», она и в дальнейшем должна писаться так же.

4.4. Оформление дат и чисел в документах Даты и календарные сроки в тексте проектов решений рекомендуется писать в одной строке таким образом: 15 мая 2004 г., в мае 2005 г., но:

за 8 месяцев 2004 года, в 2005 году, план на 2005 год, с 2000 по 2005 год, в 2003-2004 годах;

в первом полугодии 2004 г., но: в 1-м квартале 2005 г.

В названиях праздников и знаменательных дат с прописной буквы пишутся первое число и имена собственные: Восьмое марта, Новый год, День металлурга, День российской печати, Рождество Христово, но: День Победы.

Если начальное порядковое числительное в таком названии написано цифрой, с прописной буквы пишется следующее за ним слово. Порядковое числительное при этом не имеет наращения: 1 Мая, 8 Марта.

Порядковое числительное пишется словами и со строчной буквы в словосочетании типа: «представители Российской Федерации на семьдесят первом заседании Генеральной Ассамблеи ООН».

Порядковые числительные, обозначаемые арабскими цифрами, пишутся с наращением: 8-й ряд, 80-е годы. Порядковые числительные, обозначаемые римскими цифрами, пишутся без наращения: рабочие III разряда, II очередь строительства, специалист I категории.

Денежные выражения, обозначающие суммы более одной тысячи, в тексте проекта решения рекомендуется писать цифрами и словами: 5 тыс.

рублей, 1 млн. рублей. Денежные выражения в рублях следует писать так: руб.

Названия единиц измерения в текстах указов, постановлений и распоряжений рекомендуется писать следующим образом: 5 тыс. метров, 16 тонн, 120 кв. метров, 60 куб. метров, 20 млн. тонн;

в приложениях — сокращенно: 5 тыс. м, 120 кв. м, 60 куб. м, 20 млн. т.

Существительное после дробного числа согласуется с дробной его частью и ставится в родительном падеже единственного числа: 28,5 метра, 28,5 кв.

метра, но: 28,5 тыс. метров.

При обозначении количества предметов, а также количества людей не употребляются слова «штук», «человек»: 10 автомобилей, 50 рабочих, а не человек рабочих, но 100 голов скота (птицы). Сложные существительные и прилагательные, имеющие в своем составе числительные, пишутся так: 150 летие, 3-месячный, 25-процентный, 3-дневный, 1-, 2- и З- секционный.

Необходимо помнить, что округление числовых значений величин до первого, второго, третьего и т.д. десятичного знака для различных типоразмеров, видов, марок продукции одного названия, как правило, должно быть одинаковым.

Недопустимо использовать в тексте математический знак минус перед отрицательными значениями величин. Знак минус следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процента без цифр.

5. Краткий словарь терминов в области документирования Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах *, рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках АВТОМАТИЗИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА — Информационная система, реализуемая с использованием средств вычислительной техники и связи.

АВТОР ДОКУМЕНТА — Физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

АДРЕСАТ — 1. Получатель документа.

2. Реквизит документа, включающий наименования получателя документа, при необходимости его почтовый адрес.

АКТ — 1. Обобщенное название документов, имеющих правовое значение и оформленных в установленном порядке (законодательный акт, правовой акт и др.).

2. Официальный документ, составленный несколькими лицами (лицом) или комиссией и подтверждающий установленные факты или события (акт ревизии, акт приемки, акт передачи и др.).

АНКЕТА — 1. Перечень вопросов, используемых для тестирования в целях получения каких-либо сведений.

2. Форма представления текста документа по системе «вопрос ответ».

АННОТАЦИЯ — Краткое изложение текста первоисточника.

* ГОСТ Р 51141 – 98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Госстандарт России, 1998.

АРХИВ — Организация или ее структурное подразделение, осуществляющее прием и хранение архивных документов с целью использования.

АРХИВНАЯ СПРАВКА — Официальный документ, имеющий юридическую силу и содержащий архивную информацию о предмете запроса, с указанием поисковых данных документов.

АРХИВНОЕ ДЕЛО — отрасль деятельности, обеспечивающая организацию хранения и использования архивных документов.

АРХИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — Документ, сохраняемый или подлежащий сохранению в силу его значимости для общества и равно имеющий ценность для собственника.

БЛАНК ДОКУМЕНТА — Набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

БЛАНК ДОЛЖНОСТНОГО ЛИЦА — Бланк документа, на котором воспроизведено нименование должности автора документа.

БЛАНК ПИСЬМА — Бланк документа, используемый для ведения переписки.

ВИД ДОКУМЕНТА — Принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

ВИЗА СОГЛАСОВАНИЯ ДОКУМЕНТА — Реквизит документа, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

ВНУТРЕННИЙ ДОКУМЕНТ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ ДОКУМЕНТОВ ДЕЛА — Учетный документ, содержащий перечень документов дела с указанием порядковых номеров документов, их индексов, названий, дат, номеров листов.


ВХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, поступивший в учреждение.

ВЫДЕЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ К УНИЧТОЖЕНИЮ — Выявление в процессе экспертизы научной и практической ценности документов с истекшими сроками хранения, утративших практическое, научное или общественное значение и отбор к уничтожению.

ВЫПИСКА АРХИВНАЯ — копия части текста архивного документа, заверенная в установленном порядке.

ВЫПИСКА ИЗ ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — Копия официального документа, воспроизводящая его часть и заверенная в установленном порядке.

ГЕРБОВЫЙ БЛАНК — Бланк документа с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, Герба субъекта Российской Федерации или герба муниципального образования.

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ — Реквизит официального документа, выражающий согласие учреждения или его органа, не являющегося автором документа, с его содержанием.

ГРИФ УТВЕРЖДЕНИЯ — Реквизит официального документа, придающий нормативный или правовой характер его содержанию.

ДАТА ОФИЦИАЛЬНОГО ДОКУМЕНТА — Реквизит официального документа, содержащий указанное на документе время его создания и/или подписания, утверждения, согласования, опубликования.

ДЕЛО — Совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО (Документационное обеспечение управления) — Отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

ДОВЕРЕННОСТЬ — документ, дающий полномочия предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя ДОГОВОР — Документ, фиксирующий соглашение двух или более сторон об установлении, изменении или прекращении правоотношений.

ДОКЛАД — Письменный документ, содержащий изложение определенных вопросов с выводами и предложениями составителя, предназначенный для устного выступления.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА — Документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

ДОКУМЕНТ (Документированная информация) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ — Запись информации на различных носителях по установленным правилам.

ДОКУМЕНТООБОРОТ — Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

ДОКУМЕНТ ВРЕМЕННОГО ХРАНЕНИЯ — Документ с установленным сроком хранения, по истечении которого он подлежит уничтожению.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ — Документ, определяющий права, обязанности и ответственность работника.

ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО — Работник организации, наделенный правом принимать управленческие решения.

ДОКУМЕНТ ПОСТОЯННОГО ХРАНЕНИЯ — Документ, которому в соответствии с нормативными документами и иными правовыми актами установлено бессрочное хранение.

ДУБЛИКАТ — Повторный экземпляр подлинного документа, имеющий юридическую силу.

ЗАВЕРЕННАЯ КОПИЯ — Копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу.

ЗАГОЛОВОК К ТЕКСТУ ДОКУМЕНТА — Реквизит документа, кратко излагающий его содержание.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ — Документ, содержащий мнение учреждения, комиссии, специалиста по какому-либо вопросу или документу.

ЗАЯВЛЕНИЕ — 1. Сообщение правительства, государственного учреждения, общественной организации или общественного деятеля по особо важным вопросам.

2. Документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) учреждению или должностному лицу.

ЗНАК ОБСЛУЖИВАНИЯ (Товарный знак) — условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия услуг одних юридических лиц от однородных услуг других.

ИДЕНТИФИКАТОР ЭЛЕКТРОННОЙ КОПИИ ДОКУМЕНТА — Реквизит документа, содержащий сведения о месте хранения электронной копии документа.

ИНДЕКС ДЕЛА (Номер дела) — Цифровое и/или буквенно-цифровое обозначение дела в номенклатуре дел организации, наносимое на его обложку.

ИНИЦИАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

ИНФОРМАЦИОННАЯ СИСТЕМА — организационно упорядоченная совокупность документов и информационных технологий.

ИНФОРМАЦИЯ — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления.

ИСХОДЯЩИЙ ДОКУМЕНТ — документ, созданный в организации и отправленный адресату, копия которого, как правило, остается в деле.

КОД — Знак (символ) или совокупность знаков (символов), принятых для обозначения классификационной группировки или объекта классификации.

КОД ОРГАНИЗАЦИИ — Идентификатор организации, учреждения, предприятия, выраженный условным цифровым обозначением. Код проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

КОД ФОРМЫ ДОКУМЕНТА — Идентификатор документа, являющийся условным цифровым обозначением. Проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ — Совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов.

КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ — Документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством Российской Федерации.

КОПИЯ ДОКУМЕНТА — Документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

КОРРЕСПОНДЕНТ — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА — документ, составляемый на работника и содержащий краткие сведения о нем (образование, стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

ЛИЧНОЕ ДЕЛО — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

МАШИНОПИСНЫЙ ДОКУМЕНТ — Письменный документ, при создании которого знаки письма наносятся техническими средствами.

МАШИНОЧИТАЕМЫЙ ТЕКСТ — документ, использование которого требует применения специально предназначенных технических средств.

НАИМЕНОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — обозначение вида письменного документа.

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ — Систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

НОРМАТИВНЫЙ ДОКУМЕНТ — Документ, устанавливающий правила, общие принципы, касающиеся различных видов деятельности.

НОРМАТИВЫ — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой про дукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

НОСИТЕЛЬ ИНФОРМАЦИИ — Материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

ОБЗОР — Документ, составленный в целях информирования подведомственных и других организаций о работах в той или иной области.

ОБЩИЙ БЛАНК ДОКУМЕНТА — Бланк документа, используемый для подготовки всех организационно-распорядительных документов, за исключением писем.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — 1) документ, поясняющий какое-либо дей ствие, факт, происшествие, представляемый руководителю.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ — Организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности организации.

ОТЗЫВ — Документ, содержащий мнение специалиста по какому-либо документу или вопросу.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНЕНИИ ДОКУМЕНТА И НАПРАВЛЕНИИ ЕГО В ДЕЛО — Реквизит документа, содержащий сведения о характере исполнения документа и месте его хранения в архиве учреждения.

ОТМЕТКА ОБ ИСПОЛНИТЕЛЕ — Реквизит документа, содержащий сведения о непосредственном составителе документа.

ОТТИСК ПЕЧАТИ — Реквизит документа, удостоверяющий подлинность подписи должностного лица.

ОТЧЕТ — Документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

ОФИЦИАЛЬНЫЙ ДОКУМЕНТ — Документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

ПЕРЕМЕННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА — Изменяемая часть реквизита документа, вносимая в бланк официального документа.

ПЕРЕПИСКА — Письменные сообщения информационного характера, оформленные в соответствии с правилами документирования, передаваемые по каналам почтовой связи и электросвязи между организациями, учреждениями, предприятиями и частными лицами.

ПЕРЕЧЕНЬ ДОКУМЕНТОВ СО СРОКАМИ ХРАНЕНИЯ — Систематизированный список видов и категорий документов, содержащий нормативные указания о сроках их хранения.

ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность.

ПИСЬМО — обобщенное наименование различных по содержанию до кументов, передаваемых с помощью средств почтовой связи.

ПОДЛИННИК ДОКУМЕНТА ОФИЦИАЛЬНОГО — Первый или единственный экземпляр официального документа.

ПОДПИСЬ — реквизит документа, представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица.

ПОЛОЖЕНИЕ — 1. Документ, устанавливающий статус, задачи, функции и порядок деятельности организации, органа управления, структурного подразделения.

2. Правовой акт, содержащий свод правил, регулирующих определенный вид деятельности.

ПОСТАНОВЛЕНИЕ — Правовой акт, принимаемый органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, установления норм и правил.

ПОСТОЯННАЯ ЧАСТЬ РЕКВИЗИТА ДОКУМЕНТА — неизменяемая часть реквизита документа, содержащаяся в бланке документа, наносимая при его изготовлении.

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА — Документ, разъясняющий отдельные положения основного документа (плана, отчета, проекта).


ПРАВИЛА — Правовой акт, содержащий свод обязательных для выполнения требований, норм, положений.

ПРАВИЛА ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ — требования и нормы, устанавливающие порядок создания документа.

ПРАВО ПОДПИСИ — Полномочие должностного лица на подписание документов.

ПРИКАЗ — Правовой акт, издаваемый руководителем организации (ее структурного подразделения), действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач в деятельности организации.

ПРОГРАММА — Документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная программа.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

ПРОТОКОЛ — Документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях коллегиальных органов, собраниях, совещаниях, переговорах.

РАСПОРЯЖЕНИЕ — Правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов деятельности организации. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

РЕГИСТРАЦИОННАЯ КАРТОЧКА (Форма) — Карточка (форма), предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

РЕГИСТРАЦИОННЫЙ НОМЕР ДОКУМЕНТА — Цифровое или буквенно цифровое обозначение, присваимое документу при регистрации.

РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ — Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующий факт его создания, отправления или получения.

РЕЕСТР — Перечень (список) каких-либо объектов, составляемый в целях их учета или справочно-информационных целях.

РЕЗОЛЮЦИЯ ДОКУМЕНТА — Реквизит, состоящий из надписи на документе или на отдельном листе, сделанной должностным лицом и содержащей принятое им решение.

РЕКВИЗИТ ДОКУМЕНТА — Обязательный элемент оформления официального документа.

РЕКЛАМАЦИЯ (РЕКЛАМАЦИОННОЕ ПИСЬМО) — письмо по поводу обнаруженных дефектов, недостатков в полученной продукции или выполненной работы.

РЕФЕРАТ — Краткое письменное изложение первоисточника.

РЕШЕНИЕ — 1) Правовой акт, принимаемый некоторыми коллегиальными органами в целях решения наиболее важных вопросов их компетенции.

2) Совместный акт, издаваемый несколькими неоднородными органами (коллегиальными и действующими на основе единоначалия, государственными и общественными и др.).

СВОДКА — Документ, содержащий обобщенные данные из различных источников по какому-либо вопросу.

СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ — Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ — Система документации, фиксирующей решения административных и организационных вопросов, вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности учреждений, предприятий и организаций, их подразделений и должностных лиц.

СОГЛАСОВАНИЕ ДОКУМЕНТА — Обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами, организациями.

СОПРОВОДИТЕЛЬНОЕ ПИСЬМО — Письмо, составленное для отправки приложенных к нему документов, не имеющих адресной части, или для подтверждения факта отправки материальных ценностей.

СПИСОК — Документ, содержащий перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленный в целях информации или регистрации.

СПРАВКА — 1) документ информационно-справочного, аналитического или отчетного характера, представляемый руководству.

2) Документ, подтверждающий сведения биографического или служебного характера.

СПРАВОЧНО-ИНФОРМАЦИОННЫЙ ФОНД — совокупность систематизированных произведений печати и неопубликованной научной и технической документации, используемых в целях отраслевого информационного обслуживания.

СРОК ИСПОЛНЕНИЯ ДОКУМЕНТА — Срок, установленный нормативно правовым актом, организационно-распорядительным документом или резолюцией.

СТЕНОГРАММА — Дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии или аудиосредств.

ТАБЕЛЬ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ — Перечень разрешенных к применению унифицированных форм документов.

ТАБЛИЦА — Форма представления текста документа или его части, имеющая два уровня членения: вертикальный (графы) и горизонтальный (строки).

ТЕЗИСЫ — Краткое изложение текста документа или выступления.

ТЕКСТ ДОКУМЕНТА — Информация, зафиксированная любым типом письма или любой системой звукозаписи, заключающая в себе всю или основную часть речевой информации документа.

ТЕКСТОВОЙ ДОКУМЕНТ — Документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо типом письма или какой-либо системой звукозаписи.

ТЕЛЕГРАММА — Краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной связи.

ТЕЛЕКС — Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телеграфной сети.

ТЕЛЕФОНОГРАММА — Обобщенное название различных по содержанию документов, передаваемых по абонентской телефонной сети.

ТЕХНИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — Обобщенное название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий про мышленного производства.

ТЕХНОЛОГИЧЕСКАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ — обобщающее название документов (чертежей, спецификаций, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

ТОВАРНЫЙ ЗНАК (Знак обслуживания) — Обозначения, способные отличать соответственно товары и услуги юридических или физических лиц.

ТРАФАРЕТНЫЙ ТЕКСТ — Унифицированный текст документа, содержащий постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации, характеризующей конкретную ситуацию.

УКАЗ — Правовой акт, издаваемый Президентом Российской Федерации, высшим должностным лицом субъекта Российской Федерации.

УКАЗАНИЕ — Правовой акт, издаваемый руководителем организации или его заместителями преимущественно по вопросам информационно методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других правовых актов данной или вышестоящей организации.

УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИИ (УСД) — Система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

УНИФИЦИРОВАННАЯ ФОРМА ДОКУМЕНТА (УФД) — Совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

УСТАВ — Правовой акт, устанавливающий статус, цели, порядок и характер деятельности предприятия, организации.

УЧРЕДИТЕЛЬНЫЙ ДОГОВОР — Договор, устанавливающий порядок деятельности учредителей по созданию юридического лица.

ФАКСИМИЛЕ — Клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственноручную подпись на деловом документе.

ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

ФОРМАТ БЛАНКА ДОКУМЕНТА — Установленный государственным стандартом размер листа бумаги, применяемый для создания документа.

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛА — Группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

ФОРМУЛЯР ДОКУМЕНТА — Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

ФОРМУЛЯР-ОБРАЗЕЦ ДОКУМЕНТА — Модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

ЭКСПЕРТИЗА ЦЕННОСТИ ДОКУМЕНТА — Отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

ЭЛЕКТРОННОЕ СООБЩЕНИЕ — Документ, переданный по системе связи между автоматизированными базами данных.

ЭЛЕКТРОННЫЙ ДОКУМЕНТ — Документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

ЭМБЛЕМА — Символическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи.

ЮРИДИЧЕСКАЯ СИЛА ДОКУМЕНТА — Свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

ЮРИСКОНСУЛЬТ — Работник правовой службы предприятий, учреждений, организаций, на которого возлагается контроль за законностью приказов и распоряжений, издаваемых руководством, а также проверяющий все документы, разрабатываемые в организации, на соответствие действующему законодательству.

ЯЗЫКОВАЯ ФОРМУЛА (ДОКУМЕНТА) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа.

Приложение Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 бланка с угловым расположением реквизитов 20 16 01 08 09 04 05 06 11 21 22 23 24 28 30 Приложение Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 бланка с продольным расположением реквизитов 16 01 02 08 09 04 05 06 11 12 13 21 22 23 24 28 30 Приложение Примерный перечень документов, подлежащих утверждению Акты (проверок и ревизий;

приема законченных объектов;

списания;

экспертизы;

передачи дел;

ликвидации организаций, предприятий и т.д.).

Договоры (о производстве работ, материально-техническом снабжении, аренде помещений;

о поставках и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство;

на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и работ и т.д.).

Инструкции (правила) - (должностные;

по документационному обеспечению управления;

технике безопасности;

внутреннего трудового распорядка и т.д.).

Нормативы (расхода сырья, электроэнергии;

численности работников и т.д.).

Отчеты (о производственной деятельности, командировках и т.д.).

Перечни (типовых документальных материалов, образующихся в деятельности организации с указанием сроков хранения и т.д.).

Планы (производственные;

научно-исследовательских работ;

внедрения новой техники: кооперированных поставок продукции;

работы коллегии, научно технического совета, ученого совета и т.д.).

Положения (об организации;

структурном подразделении;

премировании и т.д.).

Программы (проведения работ и мероприятий и т.д.).

Сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений;

использования средств фонда предприятия;

на подготовку и освоение производства новых изделий;

на капитальное строительство и т.д.).

Стандарты (государственные, отраслевые, республиканские, технические условия).

Структура и штатная численность.

Тарифные ставки.

Уставы государственных предприятий (объединений).

Формы унифицированных документов.

Штатные расписания и изменения к ним.

ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

– М.: Главархив, 1991.

Приложение Примерный перечень документов, на которых ставится гербовая печать Акты (приема законченных (выполненных) работ;

списания;

экспертизы и т.д.).

Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей и т.д.).

Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно техническом сотрудничестве, аренде помещений;

о производстве работ и т.д.).

Задания (на проектирование объектов, капитальное строительство и т.д.).

Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).

Заявления (на аккредитив и т.д.).

Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.

Исполнительные листы.

Командировочные удостоверения.

Нормы расхода на драгоценные металлы.

Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями).

Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.), Поручения (бюджетные;

банковские;

пенсионные;

платежные и т.д.).

Положения об организации.

Протоколы (согласования планов поставок;

выдвижения народных заседателей и т.д.).

Реестры (чеков;

бюджетных поручений, представляемых в Госбанк).

Смета расходов (на содержание аппарата управления;

на подготовку и освоение производства новых изделий;

на капитальное строительство и т.д.).

Справки (лимитные;

о выплате страховых сумм;

использовании бюджетных ассигнований на зарплату;

о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).

Спецификации (изделий, продукции и т.д.) Титульные списки.

Уставы государственных предприятий (объединений).

Штатные расписания и изменения к ним ГСДОУ. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения.

– М.: Главархив, 1991.

Приложение Образец общего бланка организации с продольным расположением реквизитов РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) _ № _ М Приложение Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, Тел./факс (095) 718-78- E-mail:@vniidad.ru http:www.vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН ИНН/КПП 7708033140/ _ № _ На № от _ Приложение Образец бланка письма с продольным расположением реквизитов РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393. Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail:@vniidad.ru http:www.vniidad.ru ОКПО 02842708, ОГРН 1027700380795 ИНН/КПП 7708033140/ _ № _ На № от _ Приложение Образец бланка должностного лица РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) Заместитель директора Профсоюзная ул., д.82, Москва, 117393. Тел./факс (095) 718-78-74 E-mail:@vniidad.ru _ № _ На № от _ Приложение Образец бланка конкретного вида документа организации РОСАРХИВ Государственное учреждение Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) ПРИКАЗ _ № _ Москва Приложение Пример регистрационно-контрольной формы (РКФ) Лицевая сторона карточки 1,2,3,4,5,6,7,8,9,10,11,12,13,14,15,16,17,18,19,20,21,22,23,24,25,26,27,28,29,30, Корреспондент Дата поступления Дата и регистрационный и номер документа номер документа Краткое содержание Резолюция и кому направлен документ Отметка об исполнении документа Оборотная сторона карточки Контрольные отметки (ход исполнения) Фонд № Опись № Дело № Приложение Пример оформления номенклатуры дел Закрытое акционерное УТВЕРЖДАЮ общество «ИНТЕГРАЛ» Генеральный директор НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ Личная подпись Н.П. Рочин 29.12. 29.12. 2004 № Москва На 2005 год Срок Примеча Индекс Коли- хранения ние дела Заголовок дела чество и№ дел статей по перечню 1 2 3 4 01 Канцелярия 01-01 Устав организации Пост.

ст. 13а 01-02 Учредительный договор Пост.

ст. 01-03 Свидетельство о регистрации организации Пост.

ст. 01-04 Структура и штатная численность Пост.

ст. 01-05 Штатное расписание организации Пост.

ст. 32а ……. ………………………………………………… ……… ……. ………………………………………………… ……… 01-25 Номенклатура дел организации Пост.

ст. * 01-26 ………………………………………………… ……… * 01-27 ………………………………………………… ……… * 01-28 ………………………………………………… ……… ……. ………………………………………………….......

* Резервные номера для дел, не предусмотренных номенклатурой дел, но заведенных в течение календарного года.

Продолжение приложения 1 2 3 4 02 Финансовый отдел 02-01 Годовой финансовый план на 2004 г. Пост.

ст.105б 02-02 Годовой план финансирования и кредитования на 2004 г. Пост.

ст.105б 02-03 Годовой кассовый план на 2004 г. 5л.

ст. 02-04 ……………………………………………………. ……… 02-05 ……………………………………………………. ……… ……. ……………………………………………………. ……… …….. ……………………………………………………. ……… …………………………………………………………….

06-01 ……………………………………………………. ……… 06-02 ……………………………………………………. ……… …….. ……………………………………………………. ……… …….. ……………………………………………………. ……… Управляющий делами В.А Морозова Личная подпись 27.12. Визы:

Начальник архивного отдела А П.Фирсова Личная подпись 27.12. СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Протокол ЭПК архивного управления Протокол ЭК ЗАО «ИНТЕГРАЛ»

от 28 декабря 2004 г. № от 27 декабря 2004 г. № 32- Окончание приложения Итоговая запись о категориях и кол-ве дел, заведенных в _ году в организации В том числе По срокам хранения Всего переходящих с отметкой «ЭПК»

1 2 3 Постоянного Временного (свыше 10 лет) Временного (до 10 лет включи тельно) ИТОГО:

Наименование должности руководителя службы ДОУ Расшифровка Личная подпись подписи Дата Итоговые сведения переданы в архив Наименование должности, передавшего сведения в архив Расшифровка Личная подпись подписи Дата Приложение Форма обложки дел постоянного и временного(свыше 10 лет) хранения код госархива_ код организации Ф. № Оп. № _ Д. № (наименование государственного архива) (наименование организации и структурного подразделения) _ ДЕЛО № _ том № _ _ _ _ _ _ _ _ (заголовок дела) _ (дата) Ф. № На _ листах Оп. № _ Хранить Д. № Приложение Форма внутренней описи дела ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ документов ед. хр. № № п/п Номера Приме Индекс Дата Заголовок документа листов ед. хр. чание документа документа 1 2 3 4 5 Итого _ документов (цифрами и прописью) Количество листов внутренней описи (цифрами и пописью) Наименование должности лица, составившего внутреннюю опись документов дела Расшифровка подписи Личная подпись Дата Приложение Форма листа – заверителя внутренней описи дела ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № В деле подшито и пронумеровано _ листов, (цифрами и прописью) в том числе:

литерные номера листов пропущенные номера листов + листов внутренней описи Особенности физического состояния Номера листов и формирования дела 1 Наименование должности работника Расшифровка подписи Личная подпись Дата Приложение Форма описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу структурного подразделения (наименование структурного подразделения) УТВЕРЖДАЮ Наименование должности руководителя структурного подразделения Личная подпись Расшифровка подписи Дата ОПИСЬ № № Индекс дела Заголовок дела Крайние Кол-во Срок хра- Приме пп даты листов нения дела чание 1 2 3 4 5 Название раздела В данную опись внесено _ дел с № (цифрами и прописью) по № _, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности составителя описи Личная подпись Расшифровка подписи Дата СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО Наименование должности руководителя Протокол ЭК структурного службы ДОУ подразделения Подпись Расшифровка подписи от _ № _ Дата Графа 6 опускается в описях дел постоянного хранения.

При наличии ЭК структурного подразделения Окончание приложения Передал ед. хр.

(цифрами и прописью) и регистрационно-контрольных карточек (цифрами и прописью) к документам 3.

Наименование должности сотрудника структурного Расшифровка подписи подразделения Личная подпись Принял ед. хр. и _ (цифрами и прописью) (цифрами и прописью) регистрационно-контрольных карточек к документам.

Наименование должности сотрудника архива организации Личная подпись Расшифровка подписи Дата Передаются вместе с делами канцелярии.



Pages:     | 1 |   ...   | 2 | 3 || 5 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.