авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 9 |

«ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) М.В. ЛАРИН УПРАВЛЕНИЕ ...»

-- [ Страница 2 ] --

В последние годы в Российской Федерации в развитие конститу ционных норм на законодательном уровне закреплены основы го сударственной политики по отношению к информации и документа ции. Системообразующим актом в этой области является Феде ральный закон «Об информации, информатизации и защите инфор мации» 4. Этот закон определяет правовой режим документирова ния информации, право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах, кате гории информации по уровню доступа к ней, порядок правовой за щиты информации. Закон устанавливает также ответственность ор ганов государственной власти, организаций и их должностных лиц за правонарушения при работе с документированной информацией.

Важное место в ряду законодательных актов, регулирующих работу с документами, занимает законодательство об Архивном Российской Империи. Собр. 1. — Т. XX. — № 14392;

Общее учреждение мини стерств 1811 г. // ПСЗ Российской Империи. Собр. 1. — Т. XXXI. — № 24686.

Собрание узаконений и распоряжений Рабоче-крестьянского правительства РСФСР (1918-1923 гг.).

Научная организация труда, производства и управления: Сборник документов и материалов 1918-1930 гг. — М., 1969.

Основные декреты и постановления советского правительства по архивному де лу 1918-1982 гг. // Главархив СССР. — М., 1985.

СЗ РФ. — 1995. — № 8. — Ст. 609.

фонде Российской Федерации и архивах 1. Оно состоит из Основ законодательства РФ «Об Архивном фонде Российской Федера ции и архивах» и соответствующих законов республик в составе Российской Федерации, иных правовых актов РФ и республик, а также краев, областей, автономной области, автономных округов, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Основы законодательства регулируют формирование, организацию хранения, учет, исполь зование архивов и архивных фондов и управление ими в целях обеспечения сохранности архивных документов и их всесторонне го использования в интересах граждан, общества и государства.

Однако данные основы не содержат правовой регламентации во просов делопроизводства.

Регулирование отношений в области передачи информации за пределы Российской Федерации и получения ее извне в Россию осуществляется на основе Федерального закона «Об участии в международном информационном обмене» 2. Целью этого закона является создание условий для эффективного участия России в международном информационном обмене в рамках единого ми рового информационного пространства.

Определенное значение для данной работы имело знакомство с рядом смежных законов, среди которых следует упомянуть За кон РФ «Об авторском праве и смежных правах, и изменениях, и дополнениях к нему» 3, Закон РФ «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» 4, Закон РФ «О государственной тайне и изменениях, и дополнениях к не му» 5, федеральные законы «О связи» 6, «О федеральной фельдъ егерской связи» 7, «О почтовой связи» 8.

В процессе работы привлекались также зарубежные законода тельные акты данного направления (Чехия, Белоруссия, Киргизия, США, ФРГ и др.) 9.

Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. — 1993. — № 3 3. — Ст. 1311.

СЗ РФ. — 1996. — № 28. — Ст. 3347.

Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. — 1993. — № 32. — Ст. 1242;

СЗ РФ. — 1995. — № 30. — Ст. 2866.

Ведомости Съезда народных депутатов РФ и Верховного Совета РФ. — 1992. — № 42. — Ст. 2325.

СЗ РФ. — 1997. — № 41. — Ст. 8220-8235;

там же. — Ст. 4673.

СЗ РФ. — 1995. — № 8. — Ст. 600.

СЗ РФ. — 1994. — № 34. — Ст. 3547.

СЗ РФ. — 1995. — № 33. — Ст. 3334.

См.: Закон по управлению федеральной документацией США — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 856 «п»;

Закон об архивном деле Чешской республики // Информ.

вестник ОЦНТИ ВНИИДАД. — 1994. — № 5-6;

Закон об архивном деле Респуб лики Беларусь // Архивы и делопроизводство. — Минск, — 1999. — № 1;

Важными источниками исследования являются нормативно методические материалы и государственные стандарты по вопро сам документации, классификаторы и перечни документов. В этой группе источников необходимо отметить все редакции единой го сударственной системы делопроизводства, унифицированные сис темы документации, правила работы государственных и ведомст венных архивов, перечни документов с указанием сроков хранения, инструкции по делопроизводству, проспекты и описания разрабо танных автоматизированных систем документационного обеспече ния управления, государственные стандарты СССР и Российской Федерации и международные стандарты в области документации.

Наиболее полным межотраслевым документом в сфере доку ментационного обеспечения управления до настоящего времени является Государственная система документационного обеспече ния управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 ап реля 1988 года 1. На базе ГСДОУ была разработана Типовая ин струкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации 1993 года 2.

В процессе подготовки данной работы были использованы многочисленные периодические издания: «Отечественные архи вы», «Вестник архивиста», «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Служба кадров», другие журналы профильной и смежной тематики, материалы научных конференций, семинаров и симпо зиумов. Привлекались также публикации зарубежных научных журналов, в основном, «Records management guarterly» (США), «Nachrichten fur Dokumentation», «Der Archivar», «Cogito» (ФРГ).

Использовались терминологические словари, программы учебных курсов МГИАИ и РГГУ по дисциплинам документоведческого и ар хивоведческого профиля, а также смежным дисциплинам.

Gemeinsame Geschaftsordnung der Bundesministerien // Der Archivar. — 1997. — № 2. — S. 259-287 и др.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обес печения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., приказ Главар хива СССР от 25 мая 1988, № 33 / Главархив СССР, ВНИИДАД. — М., 1991.

Подготовленная и утвержденная Росархивом в соответствии с распоряжением Правительства РФ от 24 июня 1992 г. № 1118-р. Зарегистрировано в Министер стве юстиции РФ 05.08.93 № 321 / Росархив. — М., 1997.

Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. Вып. 1 2 / Главархив СССР. ВНИИДАД. — М., 1982-1988. — Вып. 1. — 445 с, вып. 2 — 317 с;

Гредасова Н.И., Репуло Л.В. Англо-русский словарь архивной терминоло гии. Вып. 1 / РГГУ. ИАИ. — М., 1992. — 187 с ;

Немецко-русский терминологиче ский словарь «Информация и документация» / Руководители темы: М.В. Ларин (ВНИИДАД), Т. Зеегер (Ун-т г. Потсдама) / ВНИИДАД. — Потсдам;

М., 1993 1994. — 37 с. — Рукопись депонирована в ОЦНТИ по документоведению и архи В ходе работы были привлечены архивные документы по те матике исследования. Особенно большое значение для исследо вания имеют архивные документы по истории складывания и раз вития советского делопроизводства. Среди них следует выделить документы НК РКИ, который специально занимался вопросами совершенствования делопроизводства в 20-е годы. Фонды НК РКИ и Института техники управления, а также других учрежде ний 1 дают представление об организации и содержании работ по унификации и стандартизации документов, по упорядочению де лопроизводства, о теоретических исследованиях в области науч ной организации управленческого труда и делопроизводства. В процессе деятельности органов НК РКИ зародилась идея созда ния единого государственного нормативного акта, регулирующего делопроизводство.

Основные положения и выводы работы непосредственно свя заны с научно-исследовательскими работами данного профиля, которые проводятся Всероссийским научно-исследовательским институтом документоведения и архивного дела Федеральной ар хивной службы России и нашли практическое применение при разработке целого ряда научно-исследовательских тем, которые выполнялись под руководством автора и в комплексе норматив но-методических разработок института.

Новизна и возможность разработки поставленной проблемы связаны с отсутствием в отечественном документоведении фун вному делу 1 марта 1996 г., № 141-96;

Документоведение: Программа курса для специальности № 220600 — Организация и технология защиты информации / РГГУ. Фак. защиты информации. — М., 1997 — 23 с;

Теория и методика архи воведения: Программа курса для специальности № 020800 — Историко-архиво ведение / РГГУ. ИАИ. Каф. теории и методики архивоведения. — М., 1996. — 43 с. и др.

ГАРФ. Ф. Р-374 (Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции СССР);

Ф. Р-4084 (Государственный институт техники управления);

Ф. А-406 (Народный комиссариат Рабоче-крестьянской инспекции РСФСР);

РГАЭ, Ф. 484 (Централь ный союз потребительских обществ СССР);

Ф. 1884 (Министерство путей сооб щения СССР);

Ф. 3527 (Министерство связи СССР);

Ф. 7733 (Министерство фи нансов СССР).

См. отчеты о НИР по темам;

«Теория и практика информационного менеджмента в управленческих структу рах рыночной экономики» (1994-1997);

«Подготовка Словаря современных ар хивных терминов в области информации и документации» (1994);

«Подготовка словаря современной архивной терминологии стран-членов МСА» (1994-1999);

«Подготовка новой редакции Основных правил работы государственных архи вов» (1996-1999);

«Подготовка новой редакции Государственной системы доку ментационного обеспечения управления» (1997-1999);

«Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов». Аналитический обзор (1999) Информационный менеджмент в современных управленческих структу рах: Метод, рекомендации / ВНИИДАД. — М., 1996. и др.

даментальных теоретических и прикладных научных исследова ний в области управления документацией в организациях.

Существенным отличием данной работы является то, что она представляет собой системное исследование, характеризующее ся междисциплинарным подходом с применением методологии истории и информационного менеджмента, а также приемов и ме тодов документоведения, архивоведения и информатики. Отличи тельной особенностью исследования является правовое обосно вание предлагаемых решений. В работе последовательно прово дится идея о том, что управление документацией в условиях со временного менеджмента и развития новых информационных технологий должно стать новым этапом развития документацион ного обеспечения управления, главной особенностью которого является признание информационного ресурса одним из важней ших ресурсов управленческой и производственно-экономической деятельности любой организации.

Предложены меры, направленные на расширение правового поля регулирования жизненного цикла документов в оперативном управлении за счет разработки закона о документации, концепция и основное содержание которого дано в диссертационной работе.

Разработаны предложения о содержании и практическом меха низме реализации государственной политики в сфере официаль ной документации, которые, по нашему мнению, помогут ликвиди ровать кризисные явления в документировании и организации ра боты с документами в практическом управлении.

В работе предлагается применение методологии информаци онного менеджмента как нового научного направления по отно шению к управлению документацией. Использование методологии информационного менеджмента позволит решить многие вопросы теории и практики управления документацией в современных ор ганизациях, интегрировать документацию и информацию в еди ный информационный ресурс и построить эффективно действую щую информационную инфраструктуру организации на базе мас сивов документов и информации (информационных ресурсов), информационных технологий, средств коммуникации и квалифи цированных кадров с целью обеспечения с наименьшими затра тами эффективного документационного (информационного) обес печения процессов управления.

Глава ДОКУМЕНТИРОВАННАЯ ИНФОРМАЦИЯ КАК РЕСУРС УПРАВЛЕНИЯ 1.1. Роль информации в управлении Исследование проблемы управления документацией в органи зациях в первую очередь требует определения роли информации в управлении и тщательного анализа самого понятия информа ции.

Изучение литературы по данному вопросу показывает обилие разных подходов к этому, казалось бы, общеизвестному и устано вившемуся понятию. Хорошо известно знаменитое высказывание «отца кибернетики» Н. Винера: «Информация есть информация, а не материя и не энергия». Тем самым Н. Винер отказался от формулирования понятия информации, считая, что оно сродни таким категориям, как движение, жизнь, сознание 1. Вместе с тем, формулировка термина «информация» хотя бы в общем виде не обходима для решения как теоретических, так и практических за дач современной науки и техники.

Представители разных отраслей знания по-разному подходят к определению информации. Для философов информация являет ся одной из философских категорий, это передача, отражение разнообразия в любых объектах и процессах живой и неживой природы. Математики, физики и специалисты по системам связи Винер Н. Кибернетика или Управление и связь в животном и машине. — 2-е. изд.

— М.: Советское радио, 1968. — С. 201.

рассматривают информацию как фактор и меру уменьшения, сня тия неопределенности в результате получения сообщения. Спе циалисты в области кибернетики рассматривают информацию как сообщение, неразрывно связанное с управлением в единстве синтаксических, семантических и прагматических характеристик. В социологии важны аксиологические (связанные с ценностью, по лезностью) свойства информации, а специалисты по вычисли тельной технике и программированию выделяют на первом плане вопросы знакового представления информации \ Независимо от приверженности к той или другой точке зрения все больше ученых склоняются к признанию информации фунда ментальной категорией науки в целом, общенаучной категорией 2.

Например, И.И. Юзвишин считает, что «информация является все общим обобщением всех процессов, свойств и форм окружающе го нас мира и проявляется таким образом везде и всюду, во всех объектах и явлениях природы» 3. Вместе с тем, как справедливо заметил Ю.И. Черняк, любое из определений информации оказы вается закономерным и плодотворным (ведущим к конструктив ным теориям и методам) в контексте задач, поставленных в каж дой данной работе 4.

Считаем целесообразным для данной работы принять опреде ление из Федерального закона Российской Федерации «Об ин формации, информатизации и защите информации»: информация — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления. В.А. Копылов предлагает включить в эту дефиницию следующее дополнение:

«включаемые в оборот в виде, понятном для восприятия челове ком», что, по его мнению, дает возможность вывести из понятия информации программы для ЭВМ 5. Думается, что это добавле ние, особенно относительно документированной информации, не будет лишним.

Понятие «информация» прочно вошло в документоведческую и архивоведческую литературу. Наиболее фундаментально это по нятие исследовалось в работах В.Н. Автократова, Г.Г. Воробьева, Т.В. Кузнецовой, К.И. Рудельсон, А.Н. Соковой и других ученых.

См. Гиляревский Р.С, Залаев Г.З., Родионов И.И., Цветкова В.А. Современная информатика: наука, технология, деятельность / ВИНИТИ. — М., 1997. — С. 15 16;

Философский энциклопедический словарь. — М.: Советская энциклопедия, 1983.— С. 217-218.

Урсул А.Д. Путь в ноосферу. — М.: Луч, 1993. — С. 81.

Юзвишин ИИ. Информациология. М.: Радио и связь, 1996. — С. 23.

Черняк Ю.И. Информация и управление. М., 1974. — С. 58.

Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ / ВИНИТИ. — М., 1996. — № 8. — С. 2.

Известно, что практически все взгляды на сущность информа ции группируются вокруг двух основных подходов: атрибутивного и функционального 1.

Согласно сторонникам атрибутивной концепции, информация — неотъемлемое внутреннее свойство всех материальных объек тов, она содержится во всех без исключения элементах и систе мах материального мира. Познавательный процесс в этом случае представляет собой декодирование информации, которая содер жится в предметах реального мира.

Сторонники функциональной концепции исходят из неразрыв ной связи информации с управлением, с функционированием са моорганизующихся, самоуправляемых систем (технических, био логических, социально-кибернетических). Они не признают суще ствования информации в неживой природе. Саму информацию определяют как содержание сигнала или сообщения, полученного кибернетической системой из внешнего мира.

В последнее время сформировалась и другая точка зрения. По мнению В.З. Когана, стало более чем очевидно, что информация не является всеобщим атрибутом материи, а возникает на уровне появления кибернетических систем 2.

Таким образом, функциональный подход предусматривает на личие в самоорганизующейся системе особого вида отражающей подсистемы — информационной системы. Важнейшей способнос тью самоорганизующейся системы является возможность изменя ться под воздействием некоторых факторов внешнего мира, кото рые значимы для данной самоорганизующейся системы. Именно в этом суть выделения сигналов самоорганизующейся системой.

Особым видом сигналов являются знаки, которые в отличие от сигналов естественного происхождения создаются самооргани зующимися системами и предназначаются для передачи и хране ния информации 3.

Блюменау Д.И. Информация в паранормальных явлениях // НТИ. Сер. 1. — 1997.

— № 7. — С. 13;

Информация и управление. Философско-методологические ас пекты. — М.: Наука, 1985. — С. 260-261;

Михайловский В.Н. Формирование на учной картины мира и информатизации. — СПб.: Наука, 1994. — С. 4-5;

Исто риографию вопроса см. также: Урсул А.Д. Природа информации. М., 1968;

Он же. Философские проблемы теории информации: Автореф. дис.... д-ра филос.

наук. — М., 1969;

Он же. Информация. Методологические аспекты. — М., 1977;

Афанасьев В.Г. Социальная информация и управление обществом. — М., 1975;

Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. — М., 1976 и др.

Коган В.З. Демон информации в современном мире (к методологии информаци онного подхода // НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. — 1998. — № 5. — С. 2.

Куликовский Л.Ф., Мотов ВВ. Теоретические основы информационных процес сов. — М.: Высш. школа, 1987. — С. 5.

Понятие информации является чрезвычайно важным для до кументоведения и архивоведения. К.И. Рудельсон в своей моно графии справедливо выделила из многообразных воззрений на природу и сущность информации два основных подхода. Однако она не определила своего отношения к данным подходам, огра ничившись замечанием, что дискуссию по вопросу об однознач ном и исчерпывающем определении понятия «информация» и смежных с ним понятий необходимо продолжать 1.

В архивоведении понятие информации детально проанализи ровано в работах В.Н. Автократова 2, который выступал с позиций атрибутивного подхода. Он справедливо отмечал, что архивистам необходимо преодолеть профессиональное представление о том, что «информация» — это только сообщение, сведение, знание, документ, текст документа, часть документа, содержание доку мента. В широком теоретическом смысле «информация» — это и «структура», и процесс получения «сообщений» (информацион ный процесс) и упорядоченность объекта (системы), и отношение «структур» и «сообщений». Он не дал обоснования столь много образного понимания информации, но отметил, что существуют два основных типа информации — «связанная» и «свободная».

«Связанная информация» трактуется В.Н. Автократовым как уровень организации объекта, как программа функционирования системы. Будучи как бы сцепленной со структурой системы, она часто отождествляется с ней, и тогда ее просто называют «струк турой». Связанная информация в широком смысле слова пред ставляет собой память. С точки зрения кибернетики, например, головной мозг человека представляет собой сложную кибернети ческую систему, в которой связанная информация, память есть не что иное, как результат фиксации полученной в онтогенезе внеш ней (свободной) информации.

«Свободная информация», ее называют также «относитель ной», понимается как отношение, или воздействие одного объекта (структуры, процесса) на другой, благодаря чему второй из них становится носителем информации о первом. Она включает зна ковую социальную информацию — «оперативную» или «теку щую», «информацию-сообщение», «знание» и т.п. В.Н. Автократов справедливо заметил, что особенностью «свободной» информа Рудельсон К.И. Современные документные классификации. — М., 1973. — С. 24-29.

Автократов В.Н. К проблеме вовлечения информационных категорий в архиво ведение // Труды ВНИИДАД. — М., 1973. — Т. 3. — С. 251-263;

Он же. Некото рые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. — Т. VI. — Ч. 1. — М., 1976 и др.

ции является то, что она обнаруживается и используется только при наличии подготовленного к ее восприятию потребителя. Лишь в таком случае может происходить процесс передачи информа ции.

Несмотря на глубокие различия, «связанная» и «свободная»

информация не могут существовать раздельно. Между свободной и связанной информацией существует тесная взаимосвязь и взаимодействие. Свободная информация превращается в свя занную в результате научения. Процессом и результатом взаимо действия свободной и связанной информации является актуаль ная информация. Актуальная информация — часть информаци онного процесса. Это «сообщения», поступающие в систему, не обходимые ей и обеспечивающие ее жизнедеятельность. Часть «сообщений», получаемая и имеющаяся в распоряжении систе мы, не используется ею для текущего управления. Это «потенци альная» информация. В.Н. Автократов указывал далее, что есть и другая характеристика: это — «мертвая» информация, встающая перед нами в своеобразном «чистом виде» — например, «иде альное содержание текста» 1. По его мнению, «чистоту» и «иде альность» нужно понимать в том смысле, что находящимся «в по кое» сообщениям не с кем общаться, что они не взаимодействуют ни с какими объектами, не порождают никаких эффектов.

Проведенный В.Н. Автократовым анализ понятия «информа ция» имел огромное значение для развития понятийного аппарата архивоведения. Теория архивоведения получала мощный инстру мент теоретико-информационного подхода. В целом с рассужде ниями В.Н. Автократова можно согласиться. Вызывает возраже ние атрибутивный подход к информации, который отстаивает ав тор применительно к архивоведению, к архивным документам.

Безусловно, кажется очевидным, что в документе априори зало жена информация. В.Н. Автократов подчеркивает, что само поня тие об информации не ставится в прямую связь с процессом вос приятия и это, по его мнению, открывает возможность говорить о накоплении и хранении информации 2. Но далее автор сам делит информацию на связанную и свободную. Очевидно, что выделен ные им типы информации требуют для своего анализа принципи ально различного подхода. Более того, архивные документы яв ляются продуктами кибернетических систем, они созданы для хранения и передачи во времени и пространстве документной Автократов В.Н. Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. — Т. VI. — Ч. 1. — М., 1976.— С. 18, 19, 26, 27.

Автократов В.Н. Некоторые аспекты объекта и предмета архивоведения. Указ. соч.

— С. 19.

информации. Поэтому архивная информация вряд ли может быть охарактеризована лишь с позиций атрибутивной концепции ин формации. На наш взгляд, в данном случае мы должны отказать ся от строгого следования указанным концепциям понимания ин формации, поскольку к архивам могут быть одновременно приме нены оба концептуальных подхода.

Связанная (структурная, начальная, «априорная») информация как целесообразно упорядоченная в пространстве инфраструкту ра, или, говоря проще, память в широком смысле, предполагает для своего обнаружения и изучения применение самых обычных научных приемов и не требует привлечения системных методов.

Относительная информация требует иного подхода для своего исследования и даже обнаружения, поскольку объем, а иногда и наличие такой информации оказывается зависимым от подготовки системы к ее использованию. Об относительной информации можно говорить только при условии, что известен объект, являю щийся источником информации, если есть потребитель, заинте ресованный в информации именно об этом объекте;

если потре битель получает информацию для решения определенной задачи.

И это, на наш взгляд, аргументированно доказано в исследовании НИ. Жукова 1. Следовательно, об информации, содержащейся в документе, о ее количестве априори, без потребителя говорить неправомерно.

Нам представляется плодотворным подход Ю.И. Черняка, ко торый сосредоточил свое внимание на анализе экономической информации. «При подходе к исследованию экономической ин формации, — пишет он, — прежде всего бросается в глаза ги гантский документооборот. На первый взгляд кажется, что эконо мической информацией сложно считать именно документы и со держащиеся в них показатели (хотя это далеко не так). Так же как и информация вообще, экономическая информация может быть понята, проанализирована и рационально сконструирована только при изучении экономических систем, процессов управления в них и конкретных задач, решаемых в системах управления» 2. Он счи тает, что из сложности объекта изучения и многоаспектности про блемы вытекает, что экономической информации в принципе нельзя дать однозначного определения 3. Можно с ним согласить ся, что в равной степени могут оказаться верными и полезными многие характеристики экономической информации: знание на блюдателя об экономической системе и ее среде;

смысловое со Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. Указ. соч. — С. 124-137.

Черняк Ю.И. Информация и управление. Указ. соч. — С. 66.

Черняк Ю.И. Информация и управление. Указ. соч. — С. 68.

держание качественных и количественных компонентов экономи ческой системы;

объективные взаимосвязи экономической систе мы;

сведения, уменьшающие неопределенность ситуации в эко номической системе для наблюдателя с точки зрения решения данной задачи управления и т.д. 1. Мы акцентировали внимание на экономической информации в силу того, что она является ча стью социальной информации и составляет большой объем в до кументации, принимаемой на архивное хранение.

В социальной реальности непрестанно происходят события, которые вызывают изменения состояния социальных объектов.

Эти события порождают сообщения, которые могут быть отобра жены на любом носителе в любой знаковой системе.

Совокупность сообщений о реальных социальных событиях, фактах, не соотнесенную с возможностями их использования (це левым назначением), мы будем называть не информацией, а данными. На схожих позициях стоит и В.Г. Афанасьев, который предложил наряду с понятием «информация» ввести близкое к нему понятие «информационные данные».

Данные — это всякие сведения, сообщения, знания. Они могут храниться, перерабатываться, передаваться, но характер инфор мации они приобретают лишь тогда, когда получают пригодную для управления содержание и форму и используются в управлении 2.

Если данные достигают определенного потребителя, если он имеет отношение к тому объекту, о котором говорится в сообще нии, и если он соотносит полученные данные с определенными возможностями их использования, то в этом случае данные несут определенные знания. Таким образом, знания — это коммуника ция, связь объекта и наблюдателя (знание наблюдателем объек та) 3. Если же при этом решаются определенные задачи управле ния, то сообщения, переданные на основе данных, непосредст венно полезных для решения задач, будут рассматриваться как информация 4.

С понятием «информация» тесно связано понятие «информа ционный процесс». И.Д. Ковальченко верно отметил, что для оп ределения понятия информация «необходимо рассмотреть суть информационного процесса и порождаемые им особенности ин формации» 5.

Черняк Ю.И. Информация и управление. Указ. соч. — С. 68.

Афанасьев ВТ. Социальная информация и управление обществом. — М., — С. 37.

Черняк Ю.И. Информация и управление. Указ. соч. — С. 69.

Черняк Ю.И. Информация и управление. Указ. соч. — С. 69.

Ковальченко И.Д. Методы исторического исследования. — М., 1987. — С. 109.

Информационный процесс в сфере социальной жизни — сложное сочетание объекта, субъекта и информации 1. В киберне тике под информационным процессом понимается процесс и ре зультат взаимодействия собственной информации кибернетиче ской системы с получаемой извне свободной информацией 2. Ес ли информация — это мера организации, целесообразно упоря доченная структура кибернетических систем и их воздействий, то информационный процесс — результат проявления функцио нального свойства в ходе деятельности кибернетической систе мы. Актуальная информация — часть информационного процесса в широком смысле, поскольку последний предполагает не только информационное состояние кибернетической системы, рассмат риваемой в качестве отражающего объекта, но и всю цепь про цессов, включая источник информации, а также каналы информа ционной связи 3.

Т.В. Муранивский информационные процессы определял как «процессы движения и развития информации в пространстве и времени, начиная с превращения знания в информацию (завер шающий этап создания или производства информации) и до ее практического использования» 4. По его мнению, информацион ные процессы включают три основные этапа: производство (со циализацию знания), обращение (обработку, преобразование, хранение, поиск, распространение, передачу, доведение до по требителя) и потребление (получение, восприятие, использова ние) информации 5.

В.З. Коган предлагает несколько иное, расширенное понима ние информационного процесса. Он выделяет пять фаз инфопро цесса: предфаза, фаза производства, фаза передачи, фаза по требления, фаза использования. На стадии предфазы происходит контакт с базовым фактом, под которым понимаются события, процессы, отношения реального мира, проявляющиеся в ходе че ловеческой деятельности. В итоге в сознании человека возникают результаты отражения, которые можно охарактеризовать как све дения. В фазе производства сведениям придается знаковая фор ма, происходит инфогенез, создание информации, которая затем может быть передана, потреблена и использована6.

Ковальченко ИД. Методы исторического исследования. Указ. соч. — С. 109.

Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. — М., 1976. — С. 160.

Жуков Н.И. Философские основы кибернетики. Указ. соч. — С. 129.

Муранивский Т.В. Социально-экономические проблемы информационного обес печения научно-технического прогресса / МГИАИ. — М., 1988. — С. 40.

Муранивский Т.В. Там же.

Коган В.З. Указ. соч. — С. 4.

Непрерывно повторяющаяся совокупность информационных процессов образует кругооборот информации во всех сферах и областях человеческой деятельности — в науке, производстве, управлении, образовании, культуре и т.д. Кругооборот информа ции, по мнению Т.В. Муранивского, является наиболее общей за кономерностью ее движения и развития. «Кругооборот информа ции — это сложная система, в которой все звенья и связи между ними выступают в органическом единстве. Как функционирующая система, он обладает чрезвычайно важным свойством — естест венной самоорганизацией: функции, которые недостаточно эф фективно выполняют одни звенья и каналы, восполняются други ми... Как непосредственный, так и опосредованный обмен инфор мацией необходимо изучать как органическое целое. Это позво лит выявить барьеры на пути движения информации и разрабо тать методы и средства, направленные на совершенствование кругооборота и стимулировать его самоорганизацию как объек тивного процесса» 1.

Рассматривая общество как систему, мы должны признать, что важнейшими характеристиками такой системы являются инфор мационные связи между элементами системы. В 1970-е годы под информационной системой понималась любая система (т.е. сово купность взаимосвязанных элементов, рассматриваемых как еди ное целое), связанная с осуществлением каких-либо информаци онных процессов2. Такое понимание информационной системы было в свое время положено в основу разработок по АСНТИ ГАФ СССР 3. В современной литературе информационные системы характеризуются как интегрированные совокупности, искусствен ные единства методов и средств распространения, аналитической переработки, накопления, хранения, поиска и предоставления за интересованным потребителям требуемой информации в задан ной форме и объеме 4. Эти системы предназначены для целена правленной поддержки управленческих задач.

Понятия «информация», «информационные процессы», «ин формационные системы» для нашего исследования представля ют интерес в социальном аспекте, иначе говоря, мы имеем дело с социальной информацией.

Муранивский Т.В. Социально-экономические проблемы информационного обес печения научно-технического прогресса / МГИАИ. — М., 1988. — С. 42.

Терминологический словарь по информатике. — М., 1975. — С. 106.

Курантов АЛ., Голосов О.В., Цаленко М.Ш. и др. Основы системного анализа АСНТИ по документам ГАФ СССР. — М., 1981. — Кн. I. — С. 29, 31. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД.

№003-81.

Райков АН. Единство правового и информационного пространства // НТИ. Сер. 1.

Орг. и методика информационной работы. — 1997. — № 7. — С. 4.

В самом общем виде под социальной информацией понимает ся лишь та часть информации, которая обусловлена существова нием человеческой деятельности. В научной литературе понятие социальной информации (как и понятие информации) употребля ется в различных смыслах. Некоторые авторы считают, что социа льная информация — это лишь информация об обществе, другие ограничивают свое понимание только логическим аспектом зна ния, третьи же понимают под социальной информацией универ сальную характеристику любой деятельности человека, в том чи сле и взаимоотношения человека и природы 2. К примеру, Л.Ф. Ку ликовский и В.В. Мотов к социальной относят политическую, эсте тическую, этическую, экономическую, технологическую, измери тельную, научно-техническую информацию3. Большинство уче ных, говоря о социальной информации, рассматривают ее в связи с сознанием. Однако существование информации неразрывно связано с ее материальным носителем.

А.Д. Урсул подчеркивал, что «идеальное содержание социаль ной информации принимает материальную форму не только вы ходя за пределы личности и индивидуального сознания, в процес се передачи информации от человека к человеку. Информация даже в самом сознании человека не существует в каком-то «чис том» виде: будучи одним из аспектов отражения, а значит, и взаи модействия, она также всегда имеет своих материальных носите лей на нейрофизиологическом уровне» 4.

Для документоведения важны прежде всего вопросы класси фикации социальной информации, так как от результатов их раз работки во многом зависит решение проблем классификации до кументов.

Основные подходы к классификации социальной информации сложились еще в 70-е годы. Например, Г.Г. Воробьев выделил та кие виды социальной информации как документальная, вычисли тельная, экономическая, административная, техническая и др. 5.

В.Г. Афанасьев предлагал различные основания классификации:

1) в зависимости от источника социальной информации (экономи ческая, научно-техническая, политическая, идеологическая и др.);

Афанасьев В.Г. Научное управление обществом. — М., 1968. — 1973;

Он же.

Социальная информация и управление обществом. — М., 1975.

Урсул А.Д. Проблема информации в современной науке. Философские очерки.

— М., 1975.—С. 194.

Куликовский Л.Ф., Мотов В.В. Указ. соч. — С. 11.

Там же. — С. 192.

Воробьев Г.Г. Информационная культура управленческого труда. — М., 1971. — С. 3-4.

2) в зависимости от того, какую функцию в процессе управления она выполняет (исходная, организационная, регулирующая, осве домляющая, учетно-контрольная)1.

Есть и другие подходы к классификации социальной информа ции. Так А.И. Михайлов выделял два основных типа социальной информации. Первый — информация непосредственного управ ления, т.е. информация, циркулирующая по каналам данной кон кретной системы и используемая для решения стоящих перед этой системой задач. Второй — информация развития системы, под которой понимаются результаты научно-технических иссле дований, которые могут быть использованы для конкретных каче ственных преобразований системы 2.

B.C. Рапопорт кладет в основание классификации социальной информации характер носителя информации, указывающий на возможность ее использования (многократное или разовое). Ха рактер носителя информации является, по его мнению, основани ем для разбиения информации на фиксированную и нефиксиро ванную. Фиксированная информация может использоваться не однократно в течение длительного времени. Нефиксированная информация используется однократно, в момент ее получения, причем используется преимущественно в оперативном управле нии. При решении управленческих проблем, по нашему мнению, такой подход вполне правомерен.

Информация является основой управления. С ее помощью реализуются связи между управляющей и управляемой подсисте мами, между управленческими звеньями организаций. Процесс управления обычно рассматривают как совокупность действий по планированию, организации, мотивации и контролю. Он включает следующие компоненты: некую сложную цель (не всегда осознан ную) развития ситуации, данные о внешней обстановке, собствен ном положении, состоянии органа управления (включая структур но-институционный аспект), операцию сравнения желаемого со стояния и фактического, выработку решения о действиях, реали зацию решения и контроль за его выполнением. Обменным экви валентом всех этих действий служит информация 3. Общеизвест но, что информация, используемая для целей управления, клас Афанасьев В.Г. Научно-техническая революция, управление, образование. — М., 1972.— С. 225-230.

Михайлов А.И. Проблемы информационного обеспечения процессов управления // Вторая Всесоюзная научно-техническая конференция «Проблемы научной ор ганизации управления социалистической промышленностью». — Сб. № 1. — Ч. II, — М., 1972.— С. 102-103.

Райков А.Н. Информационно-аналитический базис госучреждений // НТИ. Сер. 1.

Указ. соч. — 1999. — № 2. — С. 11 (С. 11-14).

сифицируется по многим признакам, каждый из которых сущест венен для формирования информационных ресурсов.

Характеризуя некоторые признаки классификации и их значе ние при изучении роли информации в управлении, отметим, что по сроку службы информация подразделяется на постоянную и пе ременную. Под постоянной понимается информация, которая для данной организации остается стабильной длительное время (нор мативы, ГОСТы, типовые технологические процессы). К перемен ной относится информация, периодически меняющая свое содер жание (производственная программа, рабочее задание и т.д.).

Информация бывает первичной и производной. К производной информации относятся различные виды сводной, расчетной, отчет ной, статистической информации (сводные планы, отчеты и т.п.).

Кстати заметим, что основное увеличение объема информации в организациях происходит, главным образом, за счет производной информации. Производная информация приобретает ценность лишь в том случае, если она представляет собой не механически воспро изведенную, а логически обработанную первичную информацию.

Различается также систематизированная и несистематизиро ванная информация. Под систематизированной принято понимать информацию, унифицированную по составу показателей, адре сам, периодичности и срокам передачи, формам представления.

Несистематизированная информация не регламентирована по этим характеристикам полностью или частично. Обычно это ин формация, поступающая эпизодически.

По форме отражения информацию можно подразделить на ви зуальную (в виде текстов, графиков, таблиц), аудиоинформацию, аудиовизуальную. По форме представления можно выделить циф ровую, буквенную и кодированную информацию, а также тексто вую и графическую (чертежи, диаграммы, схемы, графики и т.д.).

По направлению движения информация подразделяется на входную и выходную (входящую и исходящую). Входящая инфор мация состоит из внешней, получаемой из других организаций, и внутренней, возникающей в процессе взаимодействия структур ных частей организации. Исходящая информация также подраз деляется на внешнюю, направляемую в виде документов другим организациям, и внутреннюю, предназначенную для регулирова ния работы сотрудников организации.

В архивоведении существует понятие ретроспективной доку ментной информации (РДИ). В развитие термина «ретроспектив ная документная информация», в дальнейшем было введено в научный оборот новое понятие «палеогенная информация» (ин формация, созданная в прошлом). Палеогенная информация пре образуется в качественно новую — ретроспективную документную информацию, пригодную для дальнейшего использования — лишь в процессе деятельности архивиста 1.

Информация обладает некоторыми общими для всех ее видов свойствами 2. Основным свойством информации следует считать ее неразрывную связь с определенной самоорганизующейся сис темой. Другими важными свойствами информации являются стру ктурированность, смысл и ценность.

Структурированность информации — это свойство, которое по зволяет рецептивной системе выделять информацию из физиче ских процессов или объектов, воспринимать некоторые явления внешнего мира как сигналы. В соответствии с этим свойством в любом сигнале выделяются его структурные, идентифицирующие и информативные параметры. Структурирование информации про исходит параллельно с формированием модели внешнего мира.

Для самоорганизующейся системы характерно движение — стремление к цели. Все, что обеспечивает это движение, являет ся ценным для системы. Отсюда следует, что ценными являются и вещество, и энергия, и информация. Если изолировать в ин формационном смысле самоорганизующуюся систему, она пре кратит свое целенаправленное движение, а возможно, и сущест вование. Ценность информации выражается в таких понятиях, как содержательность, своевременность, полнота, достоверность, оперативность.

Таким образом, мы видим, что информация выполняет множе ство задач в жизни общества, обеспечивая коммуникации между элементами общественной системы, сохраняя и передавая зна ния, формируя память человечества. Однако необходимо выде лить исключительную роль, которую информация играет в управ лении, поскольку с ее помощью происходит эффективное взаимо действие между уровнями иерархии управления, его субъектами и объектами.

1.2. Информационная инфраструктура организации В современном мире функционирует множество разнообраз ных организаций. Под организацией мы понимаем группу людей, деятельность которых сознательно координируется для достиже ния общей цели или целей 3.

Илизаров Б.С. Социальные функции архивов СССР. Указ. соч. — С. 19.

Куликовский Л.Ф., Мотов В.В. Указ. соч. — С. 12.

Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 1992.

— С. 31.

В отечественной литературе под организацией понимается «совокупность людей, групп, объединенных для достижения ка кой-либо цели, решения какой-либо задачи на основе принципов разделения труда, разделения обязанностей и иерархической структуры;

общественное объединение, государственное учреж дение» 1. Организации создаются для удовлетворения разнооб разных потребностей людей и поэтому имеют самое различное назначение, размеры, строение и другие характеристики 2.

Организации и их функции могут быть классифицированы на основе различных принципов по: виду и характеру хозяйственной деятельности;

правовому положению;

характеру собственности;

сферам деятельности;

принадлежности капитала;

численности работающего персонала;

стилю управления и т.д. Вместе с тем, следует отметить, что, несмотря на внешние различия, в дея тельности организаций просматриваются общие черты, сходные формы, методы и технологии работы.

В теории социального управления и социологии организаций существуют два взаимодополняющих альтернативных взгляда на механизм и логику развития организаций 3. Первый связан с клас сической теорией управления и трактует механизмы организаци онного развития, опираясь на предпосылку «рациональности»

деятельности менеджеров, разрабатывающих и реализующих со циальные проекты реконструкции организаций. При этом сбои и дисфункции, возникающие в связи с этой деятельностью, объяс няются либо дефектами исходного проекта, либо ошибками, до пущенными в ходе его реализации. Второй, аппелирующий к тра дициям функционализма, избегает абсолютизации рациональной компоненты и пытается понять логику организационного развития, исходя из представлений об организациях как о квазиприродных самоорганизирующихся системах, развивающихся по неким объ ективным законам.

Первое можно условно обозначить как «субъектно-рационалис тическое», второе — «как природно-объективистское». Суть кон цепции такова, что общество имеет общую с биотическим сооб ществами биологическую основу, которой отводится роль некоего базиса и мотора социальных изменений. Наличие этого базиса делает возможным применение по отношению к нему универ Словарь иностранных слов. — М.: Русский язык, 1988.

Управление организацией: Учебник / Под ред. А.Г. Поршнева, З.П. Румянцевой, НА. Саломатина. — М.: Инфра-М, 1998. — С. 39.

См.: Теория и практика информационного менеджмента в управленческих струк турах рыночной экономики: Научный доклад / ВНИИДАД. — М., 1995. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. — № ДР 142-96. — С. 13-14.

сальных экологических законов, например: принципа взаимозави симости и взаимодополнения, из которого вытекает, что формой существования социальных единиц становится так называемое симбиотическое сообщество;

принципа естественного отбора.

Организационная экология — это подход в рамках социологии организаций, использующий положения и логику социальной эко логии для объяснения состояния организаций, их морфологии, многообразия форм и способов деятельности, поведения, на правления, механизмов и логики их развития. Современная орга низация в указанных концепциях трактуется как сложное, ком плексное образование, включающее не одну, а несколько соци альных популяций как носителей различных видов деятельности.

Соответственно усложняется проблема взаимоотношений органи зации с внешней средой.

Большая часть организаций представляет собой открытые сис темы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязан ных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет свою внутреннюю среду и внешнюю среду.

Внутренняя среда организации характеризуется внутренними переменными, которые в основном являются результатом управ ленческих решений. Это — цели, структура, задачи, технологии и люди (рис. 1) 1.

Внешняя среда организации Внутренняя среда организации •Технология А ология Задачи Цель Структура t..t. t - • Л ю д и Ar Неформальная организация Рис. 1. Внутренняя среда организации — взаимосвязи Мескон М.Х., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 1992.

— С. 89.

Цели есть конкретные конечные состояния или желаемые ре зультаты, которых стремится добиться группа людей, работая вместе. Структура организации — это логические взаимоотноше ния уровней управления и функциональных областей, построен ные в такой форме, которая позволяет наиболее эффективно достигать целей организации.

Задачи — это работа, или ее часть, которая должна быть вы полнена заранее установленным способом в оговоренные сроки.

Задачи организации делятся на три категории: работа с людьми;

предметами (машинами, сырьем, инструментами) и информацией.

Технология — это сочетание квалификационных навыков, обо рудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих тех нических знаний, необходимых для осуществления желаемых пре образований в материалах, информации или людях. Эти преобра зования, достижение целей осуществляется руководством орга низации через других людей. Люди являются центральным фак тором в любой модели социально-экономического управления.

Не меньшее значение имеют коммуникации и вопросы инфор мационно-документационного обеспечения функционирования ор ганизаций. Все организации в процессе деятельности взаимодей ствуют с окружающим миром — внешней средой, которая в той или иной степени оказывает влияние на организации.

Внешняя информационная среда организации делится на сре ду прямого воздействия и косвенного воздействия. Ее графиче ская интерпретация представлена на рис. 2 1. Внешняя среда ха рактеризуется сложностью, подвижностью — (скоростью измене ния различных компонентов и факторов в окружении организации) и неопределенностью. Причем для разных функциональных зон скорости изменения, как и объем факторов внешней среды, не являются одинаковыми. Неопределенность внешней среды явля ется функцией количества информации, которой располагает ор ганизация по поводу конкретного факта, а также степенью уверен ности в качестве этой информации. Эффективность принимаемых решений напрямую связана со степенью неопределенности внеш него окружения. Однако определить ресурсы, релевантно обеспе чивающие деятельность организации — чрезвычайно сложная за дача, особенно в современном информационном обществе.

Количество информации во внешней среде организации неук лонно увеличивается в объеме. Это связано как с ростом объема научных знаний, так и с развитием средств коммуникаций. К при меру, в 1990 г. каждый день в мире появлялось около 10 тысяч на Мескон MX., Альберт М., Хедоури Ф. Основы менеджмента. — М.: Дело, 1992.


— С. 114.

Внешняя среда организации Среда косвенного Среда воздействия \ прямого Антропогенная, воздействия техногенная • Технологии Поставщики • Состояние (материалы, среда экономики капитал, • Социокультурные трудовые факторы ресурсы) • Политические Биосфера Законы и • Международное государст окружение венные органы • Региональные и Потребители национальные Конкуренты факторы • Экологические факторы у' С \ Рис. 2. Среда прямого и косвенного воздействия учных статей 1. А.Д. Урсул отмечает, что общая сумма знаний вна чале менялась очень медленно, но с 1900 г. она удваивалась каж дые 50 лет, к 1950 г. — каждые 10 лет, а к 1970 г. — каждые 5 лет.

К началу XXI века поток информации возрастет более чем в не сколько десятков раз, удваиваясь с 1991 г. ежегодно 2 (рис. 3).

В условиях все возрастающего количества научной информа ции проявляется тенденция убывания доли знаний, которыми в состоянии овладеть один человек, к общему их объему в общече ловеческом масштабе 3. Продуктивность ученых и освоение прак тиками произведенных ими знаний значительно расходятся друг с другом. К примеру, американским ученым до 1988 года удалось использовать лишь 1% магнитных пленок, на которых была запи сана совокупная спутниковая информация об изучении планет солнечной системы, а сама программа космических исследований стоила многие миллиарды долларов 4. Этот факт подтверждает мысль К.Б. Гельмана-Виноградова о том, что «принципиальная возможность получения результирующих данных, как правило, значительно превышает реальную необходимость в них в каждый данный момент времени. В силу этого потенциал информацион ной отдачи конкретных совокупностей документов (после исполь зования их по предусмотренному назначению) может оставаться исключительно высоким» 5.

Отсюда следует вывод, что архивы, хранящие информацию вечно, являются важнейшей составной частью информационного ресурса. Поставленная И.Д. Ковальченко задача повышения ин формационной отдачи документальных источников на основе раз ностороннего выявления скрытых, не выраженных непосредст венно в них фактов действительности 6 может быть решена толь ко с развитием новых подходов, основанных на современных ин формационных технологиях. Об этом же свидетельствует мысль Т.В. Муранивского о том, что общий объем научных и технических Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. — Wiesbaden, 1991. — С. 55.

Урсул А.Д. Путь в ноосферу (концепция выживания и устойчивого развития ци вилизации). — М.: Луч, 1993. — С. 83.

Михайловский В.Н. Формирование научной картины мира и информатизация. — СПб., Наука, 1994.— С. 7.

Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. — Wiesbaden, 1991. — С 57.

Гельман-Виноградов К.Б. Документальная память ноосферы как новый объект познания // Международный форум по информации и документации. — 1992. — Т. 17. — № 1. — С. 12.

Ковальченко И.Д. Исторический источник в свете учения об информации (к по становке вопроса) // Актуальные проблемы источниковедения истории СССР, специальных исторических дисциплин и их преподавания в вузах. — Ч. 1. — М., 1979.— С. 31-46.

ел Кредитная Финансово в MaiM етниг экономическая ?

Пестры, списки Прочая Трав | "О ф X пая н нсовая 1ая о с а с i со X с X W S ОФ а о со 27, 0 со 3, ff 2, 0, 0, 1, То -I 0) •I Увеличение о тз п X раз го ел 2 со ш го со ел ел ел л | знаний неизбежно значительно превышает тот объем, который в данный исторический период можно практически реализовать 1.

В современном мире наблюдается гигантский рост рынка ин формационной техники и информационных технологий. По оцен кам специалистов, в 1990 г. производство информационной техни ки оценивалось в 800 млрд. долларов США. Расчеты показывают, что эта отрасль стабильно увеличивает производство техники еже годно на 10%. Рынок информационных услуг уже в 1986 г. оцени вался в 1800 млрд. долларов США, в том числе для администра тивной (управленческой) деятельности — 400 млрд. долларов 2.

К 2002 г. стоимость «электронного бизнеса», как части инфор мационных услуг, согласно прогнозам, достигнет 300 млрд. дол ларов США, из них доля Европы составит 11 млрд. долларов. Ев ропейский рынок электронной торговли возрастет с 1,2 млрд. дол ларов США до 64,4 млрд. долларов в ближайшие три года.

Мы привели эти данные для того, чтобы показать сложности, возникающие вследствие научно-технического прогресса, для персонала организаций в его попытках оценить и отобрать необ ходимую для управления информацию. Учитывая разнообразие организаций, необходимо констатировать, что информационная модель управления должна разрабатываться для конкретной ор ганизации;

и, по-видимому, представлять собой «уникальный ин дивидуальный, динамический портрет», отражающий ее внутрен нюю и внешнюю информационную среду в процессе функциони рования для достижения стратегических целей.

Под информационной средой любой системы понимается со вокупность источников информации, оказывающих воздействие на систему4. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная сис тема жизнеобеспечения, которая предлагает пользователям со ответствующую информацию. Центральную роль в этой инфра структуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются «информационная технология» и «инфор мационный персонал».

Информационные ресурсы в структуре организации использу ются на различных аналитических уровнях (от руководителя до исполнителя). Управленческая деятельность направляется пре Муранивский Г.В. Методы обработки документов на основе использования свойств и закономерностей информации // МГИАИ. — М., 1984. — С. 71.

Nefiodow L.A. Der funfte Kondratieff. — Wiesbaden, 1991. — С. 64-67, 77.

Арский Ю.М. Восток — Запад. Платформа развития информационной индустрии в Европе. Дорога в информационное общество 21-го века // НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. — 1999. — № 3. — С. 26.

Афанасьев Ю.Н., Цаленко М.Ш. Указ. соч. — С. 6-7.

имущественно овеществленными знаниями в виде разного рода документов, книг или записей данных, предоставляемыми пользо вателям соответствующими подразделениями, такими, как канце лярия, архив, библиотека, центр обработки данных (информаци онный центр) и т.п.

Ученые справедливо полагают, что человек в информационной среде организации занимает центральное место. Он является ее деятельностным, системообразующим, самосовершествующимся звеном, поэтому процесс формирования информационной инфра структуры организации должен учитывать индивидуальные ин формационные потребности сотрудников.

Производящий или передающий информацию на языке услов ного моделирования может быть обозначен как субъект. Тот, на кого направлено воздействие субъекта, может быть обозначен как объект. Как правило, человек представляет собой субъектно-объ ектную систему.

Субъектно-объектная сущность человека особенно наглядно про является именно в инфовзаимодействии, поскольку каждый неизбе жно выступает в трех ипостасях. В силу всеобщности инфопроцес сов он участвует и в производстве, и в передаче, и в потреблении информации 1. Необходимо особо подчеркнуть, что при реализации человекоориентированного подхода, процесс формирования инфор мационной инфраструктуры организации должен строиться на сис теме информационных моделей рабочих мест сотрудников органи зации с последующим их включением в систему менеджмента пер сонала. Такой подход может быть практически реализован на базе концепции социотехнических систем, которая может быть основой синтеза информационной инфраструктуры организации 2. В этой связи особенно важно выделить роль руководителя. Прогрессив ный руководитель способен обеспечить интеграцию организации в информационное общество. Он не видит угрозы в дальнейшем раз витии информационной техники и в расширении информационной индустрии ни для своей организации, ни для своей деятельности, а, напротив, оценивает и использует их как шанс для роста и совер шенствования. Для такого руководителя характерно убеждение, что информация (так же как персонал и средства производства) является ценным источником, который необходимо культивиро вать и развивать в соответствии со спецификой организации 3.

Коган В.З. Указ. соч. — С. 4.

Wersig G. Organisation-Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos organisieren. — FBO Verlag, 1989. — С 72-73.

См. Хендрик X. Эргономика в организационном проектировании и управлении // Проблемы теории и практики управления. — 1993. — № 4. — С. 106.

Область «человеческих факторов», задействованная в инфор мационных процессах организации, характеризуется цепочкой пре образований, представленной на рис. 4. Персонал организации осуществляет преобразования данных, — структурированных или не структурированных объективных фактов в информацию, кото рая представляет собой сведения, понятные человеку и необхо димые ему для формирования знаний. Знания предстают как ре зультат обработки информации с помощью различных моделей мыслительных интеллектуальных процессов человеческого мозга и с учетом психо-физиологических, биологических, профессиона льных качеств работников. В итоге полученные знания создают информационное поле для принятия решений и технологии выбо ра альтернатив в этом поле, они же позволяют сформировать стратегии для осуществления деятельности и критерии для кон троля деятельности.

Исследования показывают, что для информационной инфра структуры имеют значение уровни взаимодействия рабочего мес та в организации с окружающей средой в постиндустриальном и информационном обществе (рис. 5). Функциональный анализ дея тельности организаций, ее профессиональных зон и конкретных рабочих мест позволяют построить реальную, свойственную дан ной организации и данному рабочему месту, структуру информа ционных связей с учетом информационного портрета каждого спе циалиста и сформулировать соответствующие профессиональ ные требования к нему. Современные методы организационного проектирования позволяют изучить как динамические, так и стати ческие (структурные) характеристики процессов информационных взаимодействий и информационного обеспечения деятельности конкретного рабочего места.


Проведенный нами анализ показывает, что информационное обеспечение рабочего места складывается из:

1) личного информационного массива работника;

2) информации, полученной от источников внутри рабочей груп пы (общей функциональной зоны);

3) информации, полученной из других структурных подразделе ний организации (других функциональных зон);

4) информации, полученной из других организаций;

5) информации, полученной по национальным информацион ным сетям;

6) информации, полученной из глобальных информационных сетей;

Данные Принятия решений—• Действия Профессиональное Теория "функциональных сознание систем" П.К. Анохина Сознание Модели переработки Деятельностные: Рефлексивная информации человеком Lj5PMJlQ!J§HI§ компоненту Другие структуры Модели когнитивных Подсознание стилей человека Психология и физиология индивида биологические особенности\ Модели памяти Знания - "область челове Связи с внешней ческих факторов" средой Информационные потребности Психо-физиологические особенности / \ / Индивидуальный \ Процесс формирования / информационный \ информационной I портрет I инфраструктуры \ развивающегося / организации \ специалиста / \ / Рис. 4. Человек-специалист в информационной среде организации Рабочее место - эргономические требования Инфраструктура информационных связей Информационный \ рабочего места портрет специалиста Информационное обеспечение рабочего места Уровень взаимодействия внутри рабочей группы - функциональной зоны Уровень внутриорганизационных связей Уровень межорганизационных локальных связей I Государственная / информационная сеть Межгосударст О венные глобальные связи Неформальные связи 6.

Рис. 5. Уровни информационных взаимодействий, осуществляемых с рабочего места 7) неформальной информации, полученной работником любы ми способами и от любых источников 1.

Таким образом, информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структуриро ванную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой ор ганизации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эф фективно действующий механизм достижения целей организации.

1.3. Информационные ресурсы организаций Создание системы управления информационными ресурсами — важное стратегическое решение, требующее от руководства организации учета многих технических, экономических, организа ционных и социально-психологических особенностей ее развития.

Осознание необходимости управления информацией в любом производстве пришло вместе с появлением информационного общества в развитых демократических странах2. И.И. Юзвишин справедливо утверждает, что информационные ресурсы стано вятся полноценной сырьевой базой, характеризуемой такими важ нейшими понятиями, как достоверность, полнота и оперативность получения необходимой информации, являющейся в настоящее время источником знаний и национальным богатством всех наро дов 3. Отношение к информации как ресурсу означает, что по ана логии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии.

Несмотря на широкое распространение термина «информаци онные ресурсы», в науке до настоящего времени не сложилось четкого представления его содержании. Закон «Об информации, информатизации и защите информации» однозначно определяет информационный ресурс как хранилище документированной ин формации (документов). Беглый анализ показывает, что это опре Хендрик X. Эргономика в организационном проектировании и управлении // Про блемы теории и практики управления. — 1993. — № 4. — С. 106;

Теория и прак тика информационного менеджмента в управленческих структурах рыночной экономики: Науч. доклад. — М., — 1995. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. — № ДР 142-96.— С. 59-62.

Артамонов ГГ. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ.

Сер. 1. Орг. и методика информационной работы. — 1998. — № 6. — С. (С. 31-35).

Юзвишин И.И. Указ. соч. — С. 200.

деление оставляет за рамками информационного ресурса недо кументированную информацию1. Очевидно, что не вся информа ция, используемая организациями в управлении, документируется (атрибутируется как документ). К примеру, Г.Т. Артамонов выде ляет понятие «порция» информации, которое имеет некоторое за конченное содержание в виде формальных записей, перемещае мым информационными процессами от одной технологической позиции к другой. Он различает следующие «порции» (единицы) информации: символ, поле, запись, документ, текст, файл или другие массивы информации 2.

Наличие в системе управления недокументированной информа ции расширяет понятие информационного ресурса. Мы солидарны с А.А. Антопольским, который считает, что формулировка данного раздела закона не безупречна юридически и по смыслу3. В данной ситуации представляется целесообразным обратиться к зарубеж ному опыту. Исследование немецкого ученого Г. Вольфрама, кото рый свел в таблицу представления десяти различных авторов об информационных ресурсах (рис. 6), демонстрирует следующее:

Ресурсы Авторы Информацион- Кадры, занимающи Информация ные технологии еся информацией... ***...

Mehra... *** Black и др. — *** **»...

Kettinger *** ***...

Gruber/Sonnemam...

+++ +++ Wood ***...

Friedlander +++ *** «** +++ Venkatakrisman **• *** +++ Schneyman **. *** *** Horton *** *** Horton/Marchand **• — относится полностью к информационным ресурсам +++ — частично относится к информационным ресурсам — не относится к информационным ресурсам Рис. 6. Представление об информационных ресурсах Б.М. Асфандиаров отмечает, что в этом случае за пределами информационного ресурса остаются массивы информации, созданные новыми информационными технологиями, например, на CD ROM. — Асфандиаров Б.М. Вопросы правовой охраны информационных ресурсов // НТИ. Сер. 1. Указ. соч. — 1999. — № 5. — С. 2.

Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовки к книге) // НТИ Сер. 1. Орг. и методика информ. работы. — 1998. — № 4. — С. 31.

Антопольский А.А. Правовое регулирование информационных объектов // Про блемы информатизации. — 1999. — № 3. — С. 52-53.

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. — Verlag losef Eul, Gladbach-Koln, 1990, С 35.

Из этой таблицы можно заключить, что информационные ре сурсы, по мнению ряда упомянутых авторов, включают в себя не только информацию, но и информационные технологии и персо нал, занятый обработкой информации (специалисты по информа ционным технологиям, документоведы, архивисты и т.д.). На наш взгляд, включение в состав информационных ресурсов обслужи вающего персонала логически не вполне оправдано. Можно согла ситься с включением в понятие информационного ресурса соот ветствующих технологий, с помощью которых можно извлечь из ресурса необходимую пользователю информацию. Кстати, такое понимание можно обнаружить и в российском законе об инфор мации, поскольку там в разделе о ресурсах упоминаются «инфор мационные системы».

При этом мы можем опереться также на мнение А.О. Урсула, который пишет, что в понятие информационных ресурсов в широ ком смысле входят, наряду с информацией, информационные средства, то есть вся информационная техника и технология (ком пьютеры, средства связи, алгоритмы, программы и т.п.) без кото рых либо невозможно, либо неэффективно хранить, перерабаты вать и передавать информацию. Тем самым информационный ре сурс имеет два аспекта: идеальный и материальный — предмет и средства информационной деятельности 1. Кстати, А.О. Урсул не возражает категорически и против включения в состав понятия ин формационный ресурс кадров, владеющих компьютерно-инфор мационной культурой 2.

Информационные ресурсы отличаются особенностью, которую Г.Т. Артамонов называет законом «неистребимости», согласно ко торому «информация не исчезает при ее потреблении или ис пользовании в качестве предмета труда и не амортизируется при ее использовании в качестве средства труда». Авторитетный не мецкий ученый Р. Кулен, рассматривая вопросы создания и функ ционирования глобального рынка информации, справедливо отме чает в этой связи, что обменная ценность информации при ее про даже потребителю и с момента приобретения ее пользователем не исчезает. Одна и та же информация может быть многократно продана, в отличие от какого-либо промышленного товара. Как правило, приобретая информацию или информационные услуги, потребитель не приобретает на эту информацию никаких эксклю зивных прав, тем более, он не получает никаких эксклюзивных прав на актуальную информацию научного характера 3. Важной Урсул А.Д. Путь в ноосферу. Указ. соч. — С. 84.

Урсул А.Д. Там же.

Kuhlen R. Informationsmarkt. Universitat Konstanz, 1995. — С. 15.

является и мысль о том, что «в процессе общественного инфор мационного производства происходит не просто обмен копия ми некоторой информации, а сложное преобразование ее в прин ципиально новую информацию, новый информационный про дукт» 1.

Эти замечания существенно важны для построения системы управления информационными ресурсами в организациях, для создания информационной инфраструктуры организаций и систе мы регулирования использования информационных ресурсов.

При этом, по нашему мнению, должны быть решены вопросы, связанные с установлением порядка создания информационного ресурса организации, получения, предоставления, передачи ин формации и доступа к ней, а также порядок использования ин формационных ресурсов организации как внутри ее, так и во внешней среде. Использование информации должно быть урегу лировано нормами соответствующих отраслей права.

Одним из примеров действующей системы информационных ресурсов может служить Совет Федерации Федерального Собра ния Российской Федерации. Основу информационных ресурсов Совета Федерации составляют базы данных, содержащие ин формацию для обеспечения деятельности Совета Федерации. В их состав входят: нормативно-правовая информация;

экономиче ская информация;

общественно-политическая информация;

спра вочная информация. Структура информационных ресурсов Сове та Федерации приведена на рис. 7. Базы данных информацион ных ресурсов подразделены на два класса: 1) прямого доступа и 2) удаленного доступа и могут быть использованы в процессе деятельности депутатов в любом режиме 2.

Одной из важных характеристик информационного ресурса яв ляется его качество, степень полноты для удовлетворения сово купных информационных потребностей организации.

Для служащих аппарата управления информационная потреб ность является, кроме того, потребностью в информации, необхо димой им для эффективного выполнения возложенных на них фун кций. Такие информационные потребности условно могут быть разделены на три группы: абсолютные, действительные и факти чески удовлетворяемые. Любая система информационного обес печения в аппарате управления должна стремиться к максимально Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика (заготовка к книге) // НТИ.

Сер. 1. —1998. — № 1. — С. 32.

Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Информационное обес печение государственного управления. — М.: Славянский диалог, 2000. — С. 163.

Общественно Нормативно-правовая политическая информация Информационные информация ресурсы Совета Федерации Экономическая Справочная информация информация Государственная Совет Федерации Дума Источники информации Администрация Аппарат Городская Дума Президента Правительства г. Москвы РФ РФ Государства — Субъекты РФ участники СНГ Министерства, Исполнительный, Комитеты, Секретариат СНГ Ведомства РФ г. Минск Секретариат Институты Совета РАН Межпарламентской Ассамблеи г. Санкт-Петербург Агентства, отраслевые НИИ Государства, внешнего Предприятия, мира организации Абоненты Совета Федерации Рис. 7. Структура информационных ресурсов Совета Федерации 1.

Никитов В.А., Орлов Е.И., Старовойтов А.В., Савин Г.И. Указ. соч. — С. 164.

возможному приближению фактически удовлетворяемых инфор мационных потребностей сотрудников организаций к их абсолют ным потребностям 1.

Важнейшим индикатором полноты и качества (мерой соответ ствия информационных ресурсов потребностям организаций и мерой доступности информационных ресурсов конкретному поль зователю) информационных ресурсов являются неудовлетворен ные запросы пользователей. Неудовлетворение информационных потребностей может свидетельствовать о:

неполноте комплектования информационного ресурса;

отсутствии требуемой информации об объектах;

«запаздывании» поступления требуемых информационных ре сурсов;

неизученности конкретной проблемной области;

рассогласовании между уровнем профессиональной подготов ки персонала, создающего информацию, и персонала, исполь зующего ее (или об отсутствии персонала, способного воспринять имеющуюся информацию);

неразвитости коммуникационной сети между различными ис точниками информационных ресурсов;

существовании системы различных видов ограничений на до пуск к информационным ресурсам и их использование;

неактуальности накопленных ресурсов, вызванной изменением проблемной направленности пользовательских задач, засорением системы «дефектной» информацией 2;

отсутствии эффективных методов слежения за качеством ин формационных ресурсов;

отсутствии эффективных структур, обеспечивающих доступ к имеющимся ресурсам;

стремлении определенных групп «владельцев» информации к монопольному владению конкретной информационной «собствен ностью»;

наличии других факторов, затрудняющих принятие эффектив ных решений.

Постоянный мониторинг степени соответствия информацион ных потребностей возможностям информационного ресурса по зволяет своевременно выявлять и устранять проблемы, возни кающие в данной предметной области. Однако многие из них от Костомаров М.Н. Коммуникации как среда реализации функций информационно го менеджмента // Секретарское дело. — 1998. — № 4. — С. 59.

См.: Анисимов С.А., Тихомиров М.М., Петров А.В. Применение новых информа ционных технологий для решения задач в правовой сфере и обучения в области информации и права // НТИ. Сер. 1. — 1999. — № 9. — С. 10.

носятся к категории качества информационного ресурса и связа ны с характеристиками поступающей в него информации, спосо бами организации ее хранения и использования.

ГГ. Артамонов считает, что внутри информационных ресурсов можно выделить три основные группы информации: оперативную, ретроспективную и архивную 1. Оперативные информационные ре сурсы активно используются в качестве предмета труда, они вос принимают все вновь созданные продукты информационного про изводства.

Сохраняемая часть оперативных информационных ресурсов активно взаимодействует с ретроспективными информационными ресурсами. С одной стороны, она пополняет ретроспективные информационные ресурсы, а с другой, — сама по мере необходи мости пополняется документами из ретроспективных ресурсов.

Аналогично взаимодействуют ретроспективные информационные ресурсы с архивными. Документы архивных ресурсов, к которым проявлен интерес, могут некоторое время находиться в оператив ных ресурсах.

В этой общей модели движения информационных ресурсов под действием спроса на информацию происходят следующие технологические операции:

создание или формирование новых записей и/или документов;

распространение их среди заинтересованных субъектов ин формационного производства;

формирование массивов документов и/или баз данных опера тивного, ретроспективного или архивного хранения;

поиск документов в этих массивах по запросам каких-либо субъектов информационного производства (поиск прецедентов).

Если не брать во внимание определенную некорректность про тивопоставление понятий «ретроспективные» и «архивные», что на языке архивистов понимается как одно и то же, в целом мысль Г.Т. Артамонова о делении содержания информационных ресур сов на активную и не активную часть представляется важной для решения задачи управления информационными ресурсами орга низации (рис. 8).

Еще раз акцентируем внимание на том, что согласно феде ральному закону «Об информации, информатизации и защите' информации» под информационными ресурсами понимаются от дельные документы и отдельные массивы документов, документы и массивы документов в информационных системах (библиотеках, Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика. Указ. соч. — 1998. — № 12. — С. 30.

Информация окружающей Информация среды внутрифирменная Организация Стратегические Обработка информации цели организации Знания Рис. 8. Сфера деятельности менеджмента информационных ресурсов О) архивах, фондах, банках данных, других информационных систе мах) 1.

По этому закону, обязательным условием включения инфор мации в информационные ресурсы является документирование информации. Таким образом, документ является первичной осно вой информационных ресурсов. Порядок документирования уста навливается органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов и их массивов, безопасность Российской Федерации.

Говоря об управленческой деятельности и ее информацион ном обеспечении, мы выделяем документированную информа цию. ГГ. Воробьев обоснованно доказывает, что информацион ное сообщение только тогда становится документом, когда под вергается не одному, а ряду информационных процессов (пере дача, хранение, поиск и др.) 2. Документирование информации придает ей свойства, качества и характеристики, которые позво ляют использовать ее в процессах управления. Ученые-правове ды, которые сейчас значительно активнее других научных на правлений исследуют вопросы информации и информатизации общественных отношений, относят к ним: материализацию ин формации, фиксацию, идентификацию, доказательную (юридиче скую) силу, подлинность, доступ к информации, авторство, право собственности и др. Многие из названных характеристик хорошо изучены, в том числе документоведами и архивоведами, однако некоторые свойства документированной информации нуждаются в серьезном документоведческом исследовании.

Задачей документирования информации является не только обеспечение функционирования на ее основе системы управле ния в организации. Это одновременно и накопление информаци онного ресурса, и сохранение его ценной части в виде документов во времени и пространстве.

М.П. Илюшенко выделяет такие свойства документированной информации, как целевое назначение, результативность, цен ность, объективность и достоверность, определенность, полнота, новизна, эффективность и надежность 3. Эти свойства позволяют Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, инфор матизации и защите информации» // СЗ РФ. — 1995. — № 8. — Ст. 609.

Воробьев Г.Т. Кибернетика — полувековые итоги // НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. работы. — 1997. — № 3. — С. 5.

Илюшенко М.П. Свойства документной информации // Секретарское дело. — 1999. — № 1. — С. 9-13;

см. также: Воробьев ГГ. Твоя информационная культу ра. — М.: Молодая гвардия, 1988. — С. 16-18;



Pages:     | 1 || 3 | 4 |   ...   | 9 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.