авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 9 |

«ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) М.В. ЛАРИН УПРАВЛЕНИЕ ...»

-- [ Страница 3 ] --

Он же. Кибернетика — полувеко вые итоги // НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информ. работы. — 1997. — № 3. — С. 5.

надежно опираться на документированную информацию при ре шении управленческих задач.

Саму документированную информацию можно систематизиро вать на следующие виды:

документированная информация, создаваемая в результате творческой деятельности;

документированная информация, создаваемая юридическими и физическими лицами в порядке выполнения обязанностей по подготовке отчетных сведений о собственной деятельности для представления в качестве обязательной информации уполномо ченным органам и организациям (обязательно представляемая документированная информация);

документированная информация, представляемая гражданами о себе (персональные данные);

документированная информация в виде официальных доку ментов, издаваемых уполномоченными органами государственной власти и общественными объединениями (официальная докумен тированная информация);

документированная информация, создаваемая в результате деятельности средств массовой информации, в том числе и ин формация справочного характера, подготавливаемая и распро страняемая юридическими и физическими лицами о себе, о про дуктах и услугах, предлагаемых потребителям (сведения инфор мационного характера)1.

Анализируя вышеприведенную систематизацию В.А. Копылова, нельзя не заметить, что она носит правовой характер, и делит комплексы документированной информации по правовому режиму ее функционирования. Тем не менее его взгляды на документиро ванную информацию представляют интерес с точки зрения опре деления источников формирования информационных ресурсов организаций. Известно, что в документоведении и архивоведении существуют и другие системы классификации документов, в част ности, по системам документации, которые также позволяют структурировать информационные ресурсы.

Если же говорить о документированной информации в связи с управлением документацией в организациях, то здесь следует подчеркнуть, что документированная информация, особенно та ее часть, которую составляют документы управления, наполняет ос новную часть документопотоков и информационных ресурсов ор ганизаций. Как отмечает в этой связи немецкий ученый Т. Зеегер, См.. Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. Указ. соч.

— С. 4.

«документы образуют «сырье» для извлечения документальных данных, которые в результате информационной деятельности по ступают к пользователям» 1.

Именно поэтому документы, придающие информации органи зационную форму и специальные свойства, позволяющие ей с ус пехом выполнять управленческие задачи, представляют основной интерес для данного исследования.

Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Указ. соч. — Т. 1.

С. 4.

Глава НЕКОТОРЫЕ ПРОБЛЕМЫ ЭВОЛЮЦИИ УПРАВЛЕНЧЕСКОГО ДОКУМЕНТА 2.1. Развитие понятия «документ»

Проблема совершенствования управления документацией и эволюции управленческого документа требует осмысления самого понятия «документ», исторических и методологических характе ристик его эволюции. Известно, что документы сопровождают че ловека с момента возникновения письменности — начертательно го способа фиксации информации. Документы используются в различных областях человеческой деятельности, отраслях зна ния, сферах жизни.

История документа и документации как совокупности докумен тов, связанных между собой формально-логическими связями, является одной из интереснейших тем документоведения и до на стоящего времени недостаточно изучена. Вместе с тем, в истории документа можно выявить истоки большинства сегодняшних про блем управления документацией в организациях. История позво ляет проследить эволюцию документа и ее взаимосвязь с соци ально-политическими и экономическими изменениями в общест ве. Среди главных характеристик процесса трансформации доку мента можно назвать причины возникновения, изменения и со хранения форм документов, изменение удельного веса в соци альных и управленческих процессах разных видов документов, влияние новых технологий на документ, появление и исчезнове ние отдельных реквизитов документа и т.д.

В.И. Истрин связывает развитие документа непосредственно с возникновением письменности, так как письменная, текстовая, со держательная часть — это основа любого документа. Следует со гласиться, что факторы, обуславливающие появление письма в историческом ракурсе (формирование общественных потребно стей, влияние особенностей языка, предшествующих систем пись ма), отразились и на становлении документа 1.

Анализ литературы показывает, что основные функции доку мента связаны с процессом запоминания (фиксации) информации с последующей передачей ее во времени и пространстве. К ним на первоначальном этапе становления письменного документа можно отнести: учет, подсчет, борьбу с обманом, передачу ко манд, запись информации в целях ее сохранения и распростра нения в научных, религиозных, учебных и других целях2. Реали зация названных функций привела на практике к появлению гра фической документации (карт и чертежей)3, медицинской, бухгал терской и других видов документации. Можно сделать вывод, что документы и документация возникают в связи с общественными потребностями человека и государственными задачами. Любой документ обладает соответствующей функцией или их совокупно стью, обусловленной целью создания документа.

Зададимся вопросом о том, что же с точки зрения документо ведения представляет собой документ. Очевидно, что разработка оптимального определения термина «документ» зависит от пол ноты изучения проблемы эволюции управленческих документов в целом. К сожалению, до настоящего времени в документоведении и архивоведении не выработано четкого, однозначного и обще принятого термина «документ». Вместе с тем, такая дефиниция необходима для развития теории документоведения.

Понятие «документ» используется во многих областях знаний и является объектом исследования ряда научных дисциплин. Почти каждая из этих наук выдвигает свой подход к определению доку мента, исходя из того, какие критерии берутся за основу: назначе ние документа, форма, способ записи и воспроизведения инфор мации и т.п. По нашему мнению, решение задачи поиска необхо димого смыслового значения термина «документ» в документове Истрин В.И. Возникновение и развитие письма. — М., 1965. — С. 28.

Ларин М.В., Банасюкевич В.Д., Сокова А.Н. Государство и эволюция систем до кументации: Научный доклад / ВНИИДАД. — М., 2000. — 35 С. — Деп. в ОЦНТИ ВНИИДАД, №210-2000.

См. работы Сотниковой СИ., Рыбакова Б.А.;

Баранова А.А. Развитие архитек турно-строительной документации в дореволюционной России. (XIX — начало XX вв.): Автореф. дис.... канд. ист. наук. 05.25.02 // МГИАИ. — М., 1984.

дении возможно только на основе сравнительного анализа разных подходов к определению документа.

Являясь общенаучным понятием, документ имеет определен ные отличия в толковании разными дисциплинами 1, отражающи ми их предмет и задачи. Самое широкое понимание документа дано в документалистике — как любого материального носителя с закрепленной информацией на любом языке и любым способом 2.

В документоведении документ — средство закрепления информа ции различным способом на специальном материале о фактах, событиях объективной действительности и мыслительной дея тельности человека 3. В источниковедении документ — объект, специально предназначенный для передачи информации 4. Суще ствуют попытки дать определение документа как объекта изуче ния всех дисциплин, например: документ — результат целена правленного запечатления (документирования) информации для передачи ее во времени и пространстве 5.

Тесная взаимосвязь между научными дисциплинами, изучаю щими документацию с разных позиций, проявляется в их понятий ном аппарате. Если документоведение ставит своей главной за дачей улучшение качества документа как инструмента управления и в связи с этим изучает его функции и роль в историческом раз витии, то архивоведение, источниковедение, социология рассмат ривают документ как носитель информации о прошлом или со временности. Важно подчеркнуть, что оценка документа как исто рического и социологического источника прямо вытекает из того, Степанский А.Д. О теоретических основах отбора документальных материалов на государственное хранение // Труды научной конференции по вопросам ар хивного дела в СССР. — М., 1965;

Елпатьевский А.В. Некоторые вопросы под хода к исследованиям в области организации документной информации с точки зрения документных систем // Тез. сообщений к теоретическому семинару «Во просы системного подхода к исследованиям в области документной информа ции». — М., 1972;

Медушевская О.М., Степанский АД., Люшин СП. Материалы научной конференции по проблемам комплектования документальными источ никами государственных архивов СССР. — М., 1976. — Ч. 1;

Сокова А.Н. Доку ментоведение и его роль в государственном управлении и для исторической науки. — М., 1985. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. № 039-86;

Автократов В.Н. Неко торые аспекты исследования объекта и предмета архивоведения // Труды ВНИИДАД. — М., 1976. — Т. 6. — Ч. 1;

Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы советского архивоведения. — М., 1984 и др.

См.: Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. — М., 1973. — С. 7.

ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

Медушевская О.М. Источниковедение на современном этапе // Советские архи вы. — 1979.—№ 2.—С. 5.

Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы совет ского архивоведения. — М., 1984. — С. 32.

какое место занимал документ и какое значение он имел, выпол няя первоначальные свои функции 1.

В архивоведении употребляется термин «архивный документ»

— документ, хранящийся в архиве 2. Илизаров Б.С, рассмотрев ос новные значения термина «архивные документы» (собственно ар хивные документы, хранящиеся в архиве;

ретроспективная архив ная информация;

устаревшие опубликованные документы), предло жил собирательный термин «палеогенные документы» — докумен ты (информация), созданные по отношению к нам в прошлом 3.

В правовой науке документы изучаются как средство докумен тирования и доказательства правовых отношений. Историческая наука определяет документ как важнейший исторический источ ник, документалистика считает документом любую фиксирован ную информацию 4. Специалисты в области управления рассмат ривают документ как средство фиксации и передачи управленче ских решений 5.

Наиболее точное, обобщающее определение понятию «доку мент», по нашему мнению, дает документоведение — научная дисциплина, изучающая закономерности образования докумен тов, складывания и развития систем документации и документи рования в различных отраслях человеческой деятельности.

Понятия «документ», «документация» в своем развитии пре терпели существенные изменения. Первоначально латинское doceo означало «учу», «извещаю». Позднейшая производная фор ма documentum, в узком смысле слова означающая «доказатель ство», «свидетельство», надолго утвердилось во многих сферах научной и практической деятельности.

В русском языке понятие «документ» появилось в XVIII в.

Петр I перевел его как «письменное свидетельство» 6, подчеркнув тем самым прежде всего правовое значение документа. В XIX в.

выделяется новый аспект: значение документа в управлении. До ' Банасюкевич В.Д. Вопросы терминологии управленческой документации // Со ветские архивы. — 1974. — № 4. — С. 17.

Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. — М., 1982.— Ст. 22.

Илизаров Б.С. Социальные функции архивов СССР: Автореф. дис.... д-ра ист.

наук. 05.25.02. — М., 1986;

Он же. О формировании терминов «архив», «архив ный документ» в их современной интерпретации // Архивы СССР. История и со временность. — М., 1989. — С. 5-10.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Лившиц Я.З. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие // МГИАИ. — М., 1977. — С. 7.

Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. — М.: Экономика, 1985.— С. 10.

Документалистика — 60. Материалы Первого всесоюзного симпозиума по доку менталистике. — Ч. 1. — Вильнюс, 1970. — С. 45.

кументом считается информация, зафиксированная по форме и предназначенная для осуществления процесса управления 1. По нятие документа как письменного источника, имеющего юридиче скую силу, сохранилось и в XX в. «Документ — 1) всякая бумага, составленная законным порядком и могущая служить доказатель ством прав на что-нибудь или выполнение каких-либо обязанно стей, 2) вообще всякое письменное доказательство» 2.

Однако в нормативных актах дореволюционной России термин «документ» почти не употреблялся. В практической деятельности учреждений понятие документа часто отождествлялось с поня тиями «деловая бумага», «акт», «дело». Эта тенденция отождест вления «деловой бумаги» и «документа» сохраняется до 20-х гг.

XX в. Постепенно термин «деловая бумага» заменяется «служеб ным документом», так в Постановлении ЦИК и СНК от 7 июля 1932 г. говорится о правилах хранения «служебных документов» 3.

В «Толковом словаре русского языка» 1934 г. документом называ ется: «письменное официальное удостоверение, свидетельствую щее о личности предъявителя» 4.

В приведенных выше определениях можно выделить две со ставляющие документа: информационную (документ — зафикси рованная информация, передаваемая во времени и на расстоя нии) и правовую (документ служит доказательством достоверно сти информации и представляет одну из форм выражения права).

По мере накопления знаний о закономерностях образования документов и документирования в различных отраслях человече ской деятельности, а также с появлением новых типов матери альных носителей информации понятие «документ» получало но вое осмысление, наполнялось новым содержанием.

К.Г. Митяев в своих работах отмечал, что в широком смысле понятия «документ», «документальные материалы» обозначают все то, что является документальным, т.е. основанным на отра жении объективной действительности запечатлением, фиксацией, регистрацией фактов, событий, явлений при помощи письма, изо бражения, звукозаписи 5.

Более позднее определение К.Г. Митяевым понятия документа как результата сознательного запечатления (документирования) Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ. Документоведение. Документ и си стемы документации: Учеб. пособие//МГИАИ.— М., 1977. — С. 11.

См.: Павленков Ф. Энциклопедический словарь. СПб., 1913. — С. 687.

СЗ СССР, 1932. — № 53. — Ст. 319.

Толковый словарь русского языка / Под ред. Д.Н. Ушакова. — Т. 1. — М., 1934.

— С. 751.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч. — С. 8.

информации о явлениях объективной действительности различ ными способами в целях надежной передачи этой информации во времени и на расстоянии, при обязательной идентификации запе чатленного на языке слов было развито в «Кратком словаре ар хивной терминологии». В нем в определении «документ» заложе но понятие об информации как объекте описания: «Документ — результат отображения фактов, событий, предметов, явлений объ ективной действительности и мыслительной деятельности чело века посредством письма, графики, рисунка, фотографии, звуко записи или другим способом на специальном материале (папиру се, пергаменте, бумаге, фотопленке и др.)» 1. Хотя термины «ин формация» и «носитель» в этом определении отсутствуют, но они раскрываются в дефиниции через их характеристики.

Позже ГОСТ 16487-70 «Делопроизводство и архивное дело.

Термины и определения» (М., 1971) вносит в термин «документ», изменения: «Документ — средство закрепления различным спо собом на специальном материале информации о фактах, событи ях, явлениях объективной действительности и мыслительной дея тельности человека» 2. В этом определении дано развернутое по нятие информации, однако слово «результат» (закрепление ин формации) заменено не оправданным ни семантически, ни логи чески словом «средство».

В приведенном определении следует обратить внимание на следующее: 1) Документ является результатом прежде всего соз нательной человеческой деятельности. Закрепление информации выполняется при прямом участии человека, когда он создает доку мент, или при косвенном участии, когда информация закрепляется техническими средствами, созданными человеком. 2) Сознатель но закрепляемая информация не может быть выражена без слов или каких-либо знаков или символов (машинных кодов), поскольку она является мысленным отображением действительности.

Таким образом, основное смысловое значение документа об общено в определении его как средства закрепления информа ции 3. При этом в самом понятии выделяются новые признаки до кумента, такие как способы и материал закрепления информации, обязательная идентификация документа.

Дальнейшее развитие архивной терминологии, отраженное в «Словаре современной архивной терминологии социалистических Краткий словарь архивной терминологии. — М.;

Л., 1968. — С. 19-20.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ 16487-70.

— М., 1971. — № 1. — С. 2.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ. Документоведение. Документ и си стемы документации: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1977. — С. 13.

стран» 1, внесло коррективы в предыдущее определение термина «документ». Понятие «информации», как несущее основную смы словую нагрузку, осталось в логико-семантической связи в соста ве словосочетания «результат закрепления информации». Введе ние понятия «носитель», на котором закреплена информация, придало дефиниции законченный вид: «Документ — результат за крепления информации о предметах объективной действительно сти и о мыслительной деятельности человека посредством пись ма, графики, фотографии, звукозаписи или другим способом на любом носителе» 2.

В ГОСТе 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Тер мины и определения» (М., 1983), в дефиницию термина «доку мент» внесены поправки, которые отделяют материальный носи тель «документа» от информации на нем. Словарная конструкция «материальный объект с информацией» дополняет и уточняет семантическое значение термина;

этой же цели служит устране ние понятий «средство» или «результат» из дефиниции и отказ от перечисления способов закрепления информации на различных материальных носителях: «Документ — материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и в пространстве» 3.

А. В. Елпатьевский ввел в архивоведение понятие «документ ная информация». Его определение, данное в начале 70-х гг., считалось наиболее точно отражающим все виды документной информации, в том числе и архивной: «под документной инфор мацией следует понимать социальную (то есть на уровне челове ческого мышления создаваемую) информацию или переработан ные на этом уровне (могущие быть переработанными) виды и формы биологической информации, информации неживой и ис кусственной природы, — зафиксированные на материальных но сителях с целью переработки и хранения» 4.

Таким образом, анализ последовательного развития определе ний документа позволяет выделить три основных подхода к фор мулированию термина «документ»:

1) документ — материальный объект;

М., 1982.— Вып. 1;

1988.— Вып. 2.

Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. — М., 1982.— Вып. 1. — С. 59.

Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» ГОСТ 16487-83.

— М., 1983.— С. 5.

Елпатьевский А.В. К вопросу об определении понятия «документная информа ция» в свете ленинской теории отражения // Тез. сообщений к теоретическому семинару «Терминологические проблемы в области документоведения и архи воведения (январь 1974) / ВНИИДАД. — М., 1973. — С. 27.

2) документ — носитель информации;

3) документ — документированная информация.

С позиций документоведения наиболее общим считается обо значение документа как материального объекта, с зафиксирован ной на нем информацией в виде текста, звукозаписи или изобра жения, предназначенного для передачи во времени и пространст ве в целях хранения и общественного использования 1.

Первоисточником такого подхода к документу может служить работа Поля Отле «Трактат о документации» 2. В СССР сторонни ками данного термина стали специалисты по информатике, кото рые в 60-е годы дали ряд дефиниций документа. В этом случае речь идет об информационных процессах, о передаче информа ции от одного субъекта другому.

Разновидностью данного толкования понятия «документ» яв ляется замена в термине словосочетания «материальный объ ект» на «материальный носитель», «носитель», «специальный материал». Впервые такой подход был обозначен в кратком сло варе архивной терминологии 4 и развит в ГОСТе 16487-70 5. Сре ди ученых и специалистов этой точки зрения придерживались по следовательно ГГ. Воробьев, К.И. Рудельсон, Киба Ю.И. и Циби зов Н.И., Фельзер А.Б. и Миссерман М.А., Илюшенко М.П., Петра ков А.В. и др. 6.

Федеральный закон от 23.11.1994 «Об обязательном экземпляре документов» // СЗРФ. — 1995. — № 1. —Ст. 1.

Отле П. Трактат о документации. — Брюссель, 1934.

Например, «Терминологический словарь по теории и практике научной инфор мации» (М., 1964) дает такую дефиницию: «документ — материальный объект, содержащий информацию в закрепленном виде»;

Михайлов А.И., Черный АИ., Гиляровский Р.С. в книге «Основы информатики (М.: Наука, 1968. — С. 46) вво дят следующее определение: документ — это материальный объект, содержа щий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени и используемый в общественной практике;

ГОСТ 16487-83 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (М., 1983. — С. 5) также устанавливал, что «документ — материальный объект с ин формацией, закрепленной созданным человеком способом для передачи ее во времени и пространстве». В этом определении сделан акцент на участии чело века в создании документа.

См.: Краткий словарь архивной терминологии. — М.;

Л., 1968. — С. 19-20.

ГОСТ 16487-70. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения — М.: Изд-во стандартов, 1971. — С. 2.

См.: Воробьев Г.Г. Документ: информационный анализ. — М.: Наука, 1973. — С. 7. (Документ — любой материальный носитель с закрепленной информацией на любом языке и любым способом);

Рудельсон К.И. Современные документные классификации. — М.: Наука, 1973. — С. 19. (Документ является носителем ин формации, подтверждает знания, факты, события и явления объективной дей ствительности и служит для передачи сведений о них во времени и пространст ве);

см. также: Киба Ю.И., Цибизов НИ. Организационно-методические принци В последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на ин формационную 1. Введение в практику законодательным путем понятия «документированная информация (документ)», по мне нию правоведа В.А. Копылова, основано на двуединстве инфор мации (сведений) и материального носителя (в виде символов, знаков, букв, волн и т.д.). В результате документирования проис ходит как бы материализация и овеществление сведений. Ин формация «закрепляется» на материальном носителе или даже «привязывается» к нему и тем самым обособляется от создателя информации... документированная информация... есть объект материальный, а это дает основание при определенных условиях относить ее к категории вещей и распространять на нее институт права вещной собственности» 2. Мысль о документе как двуеди ном целом разделяет и М.Н. Костомаров, который справедливо указывает, что в этом единстве в течение длительного времени главенство принадлежало именно носителю, становившемуся как бы нарицательным обобщенным именем документов (например, «бумаги»)3.

Продолжая анализ понятия «документ», можно сделать вывод 0 том, что его основу составляют три основных компонента: ин формация, материальный носитель информации и фиксация ин формации с возможностью ее идентификации через реквизиты.

Возможность идентификации зафиксированной информации ко ренным образом отличает документ от других носителей инфор пы унификации и стандартизации документации, используемой в АСУ // Унифи кация и стандартизация документов в автоматизированных системах управле ния. — Подольск, 1974. — С. 3;

Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводст во: Справочное пособие. — Киев: Вища школа, 1977. — С. 6;

Илюшенко М.П.

Организация документооборота / МГИАИ. — М., 1981. — С. 38;

Петраков А.В.

Введение в электронную почту. — М.: ФиС, 1993. — С. 23 и др.

Любопытно отметить изменения определения документа, данного Г.Г. Воробье вым. В одной из последних работ он дает такое определение: «Под документом понимается любая семантическая информация, выраженная на любом языке и зафиксированная любым способом и на любом носителе с целью ее обращения в динамической информационной системе». — Воробьев Г.Г. Кибернетика — полувековые итоги // НТИ. Сер. 1. Орг. и методика информационной работы.

1991. — № 3. — С. 5. Таким образом, и у Г.Г. Воробьева на первый план выхо дит информационная составляющая документа.

Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования // НТИ. Сер. 1.

Орг. и методика информационной работы / ВИНИТИ. — М., 1996. — № 8. — С. 2.

Мысль В.А. Копылова о признании документированной информации материаль ным объектом, по нашему мнению, следует учесть в ведущейся в архивном ми ре дискуссии о цене и материальной оценке архивных документов.

Костомаров М.Н. «Многоликий Янус» — документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. — 1998. — № 1. — С. 22-23.

мации. В этом мы солидарны с украинским ученым С.Г. Кулешо вым, который в своей монографии отмечает, что документ — это специальная материальная конструкция, созданная человеком для сохранения и передачи информации в пространстве и време ни, приспособленная для физиологических возможностей прочте ния текста (как логической последовательности речевых и нере чевых знаков) \ Особенно важным представляется введение в термин понятия идентификации документа с точки зрения его применения в управлении и архивном деле. Таким образом, в результате эво люции, понятие документа приходит к его современному, закреп ленному в ГОСТ Р 51141-98 официальному толкованию: «доку ментированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяю щими ее идентифицировать» 2. На наш взгляд, этим определени ем вполне может оперировать современное документоведение 3.

2.2. Управленческая документация Документы используются в различных социокультурных сре дах, одной из которых является управление или управленческая деятельность. Их называют управленческими документами, по скольку они возникли в сфере управления 4. Говоря языком доку ментоведения, управленческая документация — это система доку ментации, обеспечивающая управленческие процессы в общест ве 5. Потребности управления формируют комплексы документов.

С точки зрения документоведения, управленческий документ как термин — видовой по отношению к родовому — документу.

См.: Кулешов С. Документально джерела науково1 шформацм: поняття, типолопя, icTopifl, типолопчно1 схеми. Кшв. 1995. — С. 26.

^Федеральный Закон «Об информации, информатизации и защите информации».

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

— М.: Изд-во стандартов, 1998.

Данное определение не идеально и может быть подвержено критике. В этом мы согласны с В.Ф. Янковой, которая основной недостаток определения видит в обезличивании определения, лишении его социальной, человеческой состав ляющей, которая лишь подразумевается. См.: Янковая В.Ф. Терминология доку ментационного обеспечения управления (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения) // Делопроизводство. — 1999. — № 1.

— С. 44.

См.: Афиани В.Ю. Государственный, общественный и научный статус документа // Архивоведение и источниковедение отечественной истории. Проблемы взаи модействия на современном этапе. Указ. соч. — С. 194.

Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. — М., 1982.

— Ст. 370.

Поэтому вполне уместным представляется утверждение А.В. Ел патьевского и Э.И. Ханпиры, что в этом случае речь идет не о ка ком-то особом, документоведческом понятии документа, а о функ ционировании в сфере интересов документоведения, в поле его зрения, не документа «вообще», а управленческого документа, у которого сохраняются все родовые черты (признаки) документа вообще плюс видовые отличия, отграничивающие его от других видов документов с иными функциональными параметрами 1.

Управление, независимо от того, какие задачи решаются той или иной организацией, проходит определенные этапы и циклы, составляющие в совокупности содержание управленческого про цесса: постановка целей;

организация работы по их достижению;

осуществление учета достигнутых результатов с целью постанов ки новых задач. Соответственно этим функциям управления фор мируются комплексы: плановой, организационно-распорядительной и учетной документации 2. Организационно-распорядительная до кументация является главной составной частью управленческой документации. Она реализует функцию организации системы и про цессов управления, организационно-правового обеспечения ос новных задач управления 3. Плановая документация является под системой управленческой документации, обеспечивающей функ цию планирования;

учетная — обеспечивающей функцию учета 4.

Управленческие документы отличаются стабильностью фор мальных признаков и взаимосвязанностью различных видов до кументов, которая определяется факторами 5: природой управле ния (иерархичность и соподчиненность учреждений и должност ных лиц, разделение компетенции и обязанностей);

цикличностью процесса управления (непрерывность, периодичность, однотип ность управленческих действий). Устойчивость форм документов объясняется жесткой фиксацией порядка расположения элемен тарных смысловых единиц текста (реквизитов документа), т.е. его формуляром 6. Элементы формуляра документа — это его зара Елпатьевский А.В., Ханпира Э.И. Еще раз о термине «документ» // Советские архивы. — 1987. — № 1. — С. 54.

Теория и практика экспертизы ценности документов и комплектования государ ственных архивов СССР//Труды ВНИИДАД. — М., 1974.—Т. IV. — С. 195-231.

Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. — М., 1982.

— Ст. 256.

Там же. — Ст. 282, 373.

Банасюкевич В.Д. Управленческая документация как исторический источник (на материалах Министерства угольной промышленности СССР за 1971-1975 гг.):

Автореф. дис.... канд. ист. наук. — М., 1977. — С. 21.

Словарь современной архивной терминологии социалистических стран. — М., 1982.

— Ст. 395.

нее запланированная информация, т.е. предполагаемое содержа ние, обуславливаемое целевым назначением документа 1.

Целевое назначение, функция документа предопределяет его содержание и форму, которые взаимосвязаны 2. Функция практи ческого назначения управленческого акта требует образования документа строго определенного вида и соответствующего со держания, что закрепляется унификацией и стандартизацией до кументов 3.

Архивоведение рассматривало вопросы классификации доку ментов в двух основных аспектах 4: выделение систем документа ции и определение термина «вид документа». Впервые в архиво ведении термин «система документации» употребил К.Г. Митяев 5.

Он же назвал два возможных критерия выделения систем в управ ленческой документации — функциональный и отраслевой 6. Даль нейшего теоретического обоснования в 60-е годы эта проблема не получила. В 70-е годы в связи с активизацией работ по созданию автоматизированных систем управления возникла проблема уни фикации систем документации.

В 1971 году были названы первые двенадцать систем 7. Даль нейшая разработка вопросов классификации документов была продолжена архивистами совместно с документоведами. Доку ментная система архивистами определялась как исторически обу словленный, стабильный комплекс взаимосвязанной документа ции, состоящей из документов определенных форм, видов и раз новидностей и имеющих родственное (или общее) целевое на значение, создаваемых в процессе документирования какой-либо общественной функции на основе сложившегося традиционного Елпатьевский А.В. К истории документирования актов гражданского состояния в России и СССР (с XVIII в. по настоящее время) // Актовое источниковедение. — М., 1979.— С. 67.

Автократов В.Н. Елпатьевский А.В. Проблемы комплектования государственных архивов современными документами (источниковедческий аспект) // Источнико ведение отечественной истории — М., 1980. — С. 68.

Теория и практика архивного дела в СССР. — М., 1980. — С. 68.

Сокова АН. К вопросу о документной систематике // Советские архивы. — 1976. — № 4.

— С. 31.

Митяев К.Г. История и организация делопроизводства в СССР. Указ. соч — С. 10.

6 Митяев К.Г. Там же.

Сокова А Н. К вопросу о документной систематике // Советские архивы. — 1976.

— № 4. — С. 31-32. Были выделены: стандарты и технические условия;

проект ная документация по капитальному строительству;

плановая;

отчетно-статисти ческая;

первичная учетная;

бухгалтерская;

финансовая и первичная учетная до кументация бюджетных учреждений;

организационно-распорядительная;

доку ментация по материально-техническому снабжению;

по ценообразованию;

по внешней торговле;

расчетно-денежная;

документация по торговле.

порядка (или установленных правил) их составления и оформле ния 1. Вид документа определялся как классификационное поня тие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования 2.

Возникшее в середине 70-х годов новое направление в доку ментоведении — документная систематика — в качестве основ ной классификационной единицы (категории) при определении систем документации традиционно выделила вид документа 3. На базе системно-функционального подхода документоведами был разработан ряд критериев отнесения документа к виду (единство функции — цель создания, происхождение в социальной среде, единство номинала и единство времени, в котором он существует) и дано новое определение видов документов (как объективно су ществующих комплексов документов, подвижных систем разного объема, связанных в своем историческом развитии с функциями, которые они обслуживают)4.

В настоящее время часть функционирующих видов документов сохраняет свои свойства на протяжении длительного времени, возникают новые виды, что обусловлено изменениями в социаль ной среде. Тип общественно-экономической формации, тип госу дарства порождает и соответствующие им виды документов. При изменении социальных отношений старые формы, видоизменяясь и приспосабливаясь, обслуживают новые общественные отноше ния возникающих социальных структур. Переход общества к но вой эпохе трансформирует уже существующие виды или же воз рождает древние формы документов 5.

По нашему мнению, для понимания эволюции управленческого документа важно проследить, как изменялись функции докумен тов. В современной документоведческой литературе вопрос о функциях документа и их составе не является предметом дискус сии. М.П. Илюшенко, Т.В. Кузнецова и ЯЗ. Лившиц в своей работе 1977 г., подразумевая под функцией документа его целевое на значение, выделяют следующие из них: информационную, соци Белова Е.В., Елпатьевский А.В., Колосова Э.В. О «Перечне документов, подле жащих приему в государственные архивы СССР» // Советские архивы. — 1973.

— № 2. — С. 20.

Краткий словарь архивной терминологии. — М., 1968. — С. 14.

Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. — М., 1985. — С. 28.

Сокова А Н. К вопросу о документной систематике // Советские архивы. — 1976.

— № 4;

Она же. Развитие советского документоведения в условиях научно технической революции (1966-1980 гг.): Автореф. дис.... д-ра ист. наук. — М., 1986.

Илизаров Б.С. Актуальные теоретические и методологические проблемы совет ского архивоведения. — М., 1984. — С. 46.

альную, коммуникативную, культурную, управленческую, право вую, учета, исторического источника 1.

Документ обладает информационной сущностью. Информацион ные свойства (функции, качества) документов социально-экономи ческого управления реализуются в процессе делопроизводства и архивного хранения.

Наиболее общая и основная функция документа — информа ционная. Документная информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их ис полнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы. Документация, будучи тесно свя занной со всеми формами управленческой деятельности (плани рование, учет, инструктирование, контроль), используется управ ленческим аппаратом в качестве способа и средства реализации возложенных на него функций 3.

К информационной функции документа тесно примыкает ком муникационная функция, с помощью которой документ передает информацию во времени и пространстве, выступая как средство связи между отдельными элементами системы, например, систе мы управления.

Все исследователи выделяют социальную функцию документа, которая состоит в запечатлении, сохранении и передаче именно социальной информации. Социально значимым, т.е. выполняю щим определенную социальную функцию, является любой доку мент, поскольку он порожден той или иной общественной потреб ностью 4. Документ создается человеком, поэтому несет в себе те или иные субъективные черты (качества), которые являются от ражением окружающей объективной действительности. Иначе, до кумент — явление социальное. Социальные качества документа — это внутреннее его свойство, представляющее собой сущность любого документа. Это свойство является основным в характери стике документа как объекта документоведческого исследования.

Отдельный документ может выступать как средство личного общения, обмена информации между людьми, без непосредст венной связи с социально-экономическим управлением. Однако и Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ. Документоведение. Документ и си стемы документации: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1977. — С. 14.

Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в со циально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. по собие / МГИАИ. — М., 1983. — С. 8.

Кузнецова Т.В., Лосев В.И. Управленческая документация. — М.: Экономика, 1985.

— С. 11.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ. Документоведение. Документ и си стемы документации: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1977. — С. 15.

в отдельном документе всегда находят отражение конкретные со циально-экономические условия, которые проявляются через вне шние атрибуты-признаки (материал, орудия письма, знаки пись менности, словарный состав (лексику), форму (формуляр) доку мента) и внутреннее свойство — содержание документированной информации 1.

С социальной функцией смыкается культурная функция доку мента, которая заключается в том, что документ выступает в ка честве средства закрепления и передачи культурной традиции.

Документы в этой функции фиксируют и закрепляют традиции, системы ценностей, поведения и деятельности, навыки, ритуалы, выработанные и сохранившиеся в обществе 2.

Вышеназванные функции можно отнести к основным функциям документа. Остальные функции являются, по справедливому мнению авторов учебника «Организация работы с документами», специфическими. К ним относятся: управленческая, правовая и функция исторического источника 3.

На наш взгляд, проблема функций документа еще ждет серь езного исследователя. Не подлежит сомнению наделение доку мента основными четырьмя функциями. Однако, специфическими функциями, по нашему мнению, обладают не все категории (сис темы) документов, поэтому их универсальность вызывает много вопросов, решение которых требует самостоятельного исследо вания.

Тем не менее, попытаемся, хотя бы в общих чертах, взглянуть на управленческую документацию с точки зрения анализа ее функций. Еще П. Отле выделил несколько функций так называе мой «административной документации»: 1) излагать правила, ор ганизацию и деятельность административных единиц, надежно и быстро передавать распоряжения и инструкции;

2) сохранять па мять о фактах;

3) сохранять доказательства фактов;

4) распро странять полезную информацию 4.

В одной из последних работ К.Г. Митяев также попытался сформулировать функции документа в управлении. Он перечис ляет такие функции: 1) материальный результат документирова ния;

2) средство и способ сохранения памяти о фактах, явлениях, Мингалев B.C. Общие закономерности и тенденции документообразования в со циально-экономических системах управления. (Проблемы изучения): Учеб. по собие / МГИАИ. — М., 1983. — С. 6-7.

Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц ЯЗ. Документоведение. Документ и системы документации: Учеб. пособие / МГИАИ. — М., 1977. — С. 17.

См : Организация работы с документами. — М.: ИНФРА-М., 1998. — С. 66.

Отле П. Руководство к администрированию. 1924. — С. 4-5.

событиях;

3) средство и способ свидетельства, подтверждения, отождествления, установления (идентификации) запечатленного в документе;

4) средство и способ юридического доказательства;

5) средство передачи информации во времени и на расстоянии;

6) способ и средство управленческой деятельности, ее докумен тационного обслуживания;

7) источник исторических сведений 1.

Не все из перечисленных К.Г. Митяевым характеристик документа могут быть представлены как его функции, тем не менее, приве денный перечень несколько расширяет наше понимание функ ционального назначения управленческого документа.

А.Н. Сокова в одной из своих работ подчеркивает особенность документа, выраженную как обусловленность формы и содержа ния документов той функцией, которую ему предстоит выполнить в управлении. Поэтому А.Н. Сокова определяет такие функции управленческого документа: 1) материализация на бумаге управ ленческого действия или решения - как основная функция доку мента в управлении и 2) функция организации информации 2.

Оценивая предложенные А.Н. Соковой формулировки, мы сталкиваемся с необходимостью отграничить понятие функции, решить извечный спор о соотношении задачи и функции в науч ных исследованиях. Принимая за функцию внешнее проявление свойств объекта в данной системе отношений 3 (документ управление), можно сделать вывод, что указанные А.Н. Соковой функции относятся больше к внутренним свойствам объекта — документа, поэтому в качестве функций управленческого докумен та они вряд ли могут выступать.

Значит, необходимо отыскать существенные свойства докумен та, оказывающие влияние на управление. И здесь на первый план выходит та роль, которую документ играет в процессе управления — документационное обеспечение управления, иначе говоря, функция реализации процессов управления. Вслед за В.Д. Бана сюкевичем скажем, что в сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления 4. Это главная функция управленческого документа, а все остальные характеристики управленческого документа явля Митяев К.Г. Документоведение, его задачи и перспективы развития // Советские архивы. — 1964. — № 2. — С. 68.

Сокова А.Н. Документ и теория документоведения // Основные теоретические проблемы документирования управленческих функций: Тез. сообщений / ВНИИДАД.

— М., 1971. — С. 8-10.

СЭС. М.: СЭ, 1983.— С. 1430.

Банасюкевич В.Д. Функции управленческих документов // Терминологические про блемы в области документоведения и архивоведения: Тез. сообщений к теоре тическому семинару / ВНИИДАД. — М., 1973. — С. 69.

ются свойствами или факторами, которые помогают управленче скому документу выполнить его основную функцию.

Управленческая документация тесно связана с конкретной управленческой функцией, для выполнения которой она создает ся, что позволяет методом системного анализа определить состав управленческих документов и связать его с определенной управ ленческой функцией. Например, функция организации управления выполняется организационно-распорядительной документацией, функция учета — учетной документацией. Такая взаимозависи мость находит отражение в формах документов и их содержании.

Не менее важна для управленческой документации и проблема носителя информации, который претерпевает изменения по мере исторического развития.

2.3. Электронная документация Научно-технический прогресс привел к новому этапу развития документа — появлению так называемой электронной документа ции. Ее специфика заключается в том, что человек не может вос принять электронный документ в том физическом виде, в каком он зафиксирован на носителе. По справедливому замечанию В.И. Ти хонова и И.Ф. Юшина, электронные документы очень сильно за висят от технологии, формата и стандарта, в рамках которых они создаются. Только пройдя через ряд предусмотренных процедур, данные предстают в понятном пользователю виде (в распечатан ном виде, на экране монитора и т.п.) 1. Для восприятия электрон ных документов зачастую требуются специальные технические или специальные программные средства.

Электронные документы не привязаны жестко к определенно му носителю информации, как это было ранее с бумагой. Они мо гут быть зафиксированы на разных типах носителей. В.А. Копы лов, например, выделяет две группы носителей информации: же сткие и виртуальные. К жестким носителям информации он отно сит такие, к которым информация привязана жестко в виде набора букв, символов, знаков и т.п. (бумага, микроносители, нестираю щиеся лазерные диски и т.п.). К виртуальным носителям относят ся те из них, к которым информацию нельзя привязать жестко, по которым она как бы скользит (дискеты с перезаписью, память ЭВМ, электромагнитные колебания и т.п.) 2. На эту же проблему Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Становление и развитие архивов машиночитаемых данных в 1960-1980 годы // Отечественные архивы. — 1998. — № 6. — С. 41.

Копылов В.А. К вопросу об информационной собственности // НТИ. Сер. 1. Орг.

и методика информационной работы // ВИНИТИ. — М., 1998. — № 3. — С. 4.

указывает М.Н. Костомаров. В своей работе он верно отмечает, что с момента появления документа он воспринимался человеком как единое целое, и только в условиях появления электронной техники восприятие документа, как единого и осязаемого и вполне реального объекта существенно поколебалось 1.

Специфика электронных документов заключается также и в том, что они имеют свою физическую и логическую структуру, не совпадающую с нашими прежними традиционными представле ниями о документе. Она зависит от способа размещения данных на машинных носителях и от используемых программных и техни ческих средств. Логическая структура электронных документов определяет смысловые взаимосвязи между частями документа в виде данных различных типов: текста, таблиц, графики, анима ций, мультимедиа записей и т.д. Запечатление и воспроизведение документа осуществляется с помощью соответствующих инфор мационных технологий по модульному принципу.

Электронные документы находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые имеют необратимую тен денцию устаревать (изменяться) по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. В этой связи велика опасность утраты доступа к таким документам через определенный промежуток времени, когда при наличии физиче ского носителя информации из-за отсутствия соответствующей техники и софтвера электронную запись невозможно будет прочи тать. В современной практике такие случаи уже имели место. Так, созданная на больших ЭВМ типа ЕС автоматизированная инфор мационная система по документам ГАФ СССР прекратила свое существование именно по этой причине. Огромный труд разра ботчиков системы был фактически напрасным. Та же участь мо жет постигнуть АИПС ЦК КПСС, если не поддерживать ее в рабо чем состоянии 2. Например, под угрозой уничтожения находится переданная в Госкомстат база данных о сельском хозяйстве СССР, созданная в ЦК КПСС 3.

Приведенные характеристики специфики электронных докумен тов, а также массовое применение новых информационных тех Костомаров М.Н. «Многоликий Янус» — документ в системе информационного менеджмента // Делопроизводство. — 1998. — № 1. — С. 28.

См.: Афиани В.Ю. Информационные технологии в архиве. На примере Центра хранения современной документации // Информационный бюллетень Ассоциа ции «История и компьютер» — М., 1998. — № 23. — С. 12-15.

Моисеенко Т., Свищев М. Изучение аграрной истории России последних десяти летий: перспективы «компьютерного источниковедения» // История и компьютер:

Новые информационные технологии в исторических исследованиях и образовании.

St. Katharinen. 1993. — С. 158.

нологий, вторжение в сферу управления документацией и архив ного дела специалистов в области компьютерных технологий по родило определенную терминологическую путаницу и смешение понятий «электронная запись», «документ», «видеограмма» и т.п.

В одном случае под электронным документом понимается ма шинный носитель информации, в другом — отдельный файл на этом носителе, в третьем — распечатка на бумаге, в четвертом — некая «матрица в памяти компьютера». Иногда за документ при нимается изображение на экране, в том числе, полученное по электронной почте, из Интернета и других сетей (виртуальный до кумент, интерактивный документ)1. И.Л. Бачило пишет по этому поводу, что можно классифицировать электронные документы (ЭД) на виды по их целевому признаку:


ЭД — способ хранения традиционного документа в электрон ной форме при идентификации идентичности первичного доку мента;

ЭД — как документ первичный, созданный в электронной сис теме, включаемый в информационно-коммуникационную систему без бумажной формы (программы для ЭВМ, данные по линии сервер-сервер, ЭВМ - ЭВМ);

ЭД — способ непосредственного информирования пользова теля: дисплей, файл, телевизионные картотеки, электронное из дание - CDROM и т.п.;

ЭД — как средство выражения воли участника электронной формы правоотношений — юридически значимый факт, правовой акт (средство транспортировки волеизъявления) при сделках, об мена научной информацией и т.п. 2.

Научный документоведческий анализ данной ситуации в исто рическом аспекте требует, прежде всего, обратиться к исследова нию имеющихся в литературе определений электронных докумен тов. Нам удалось выявить свыше сорока таких определений, сформулированных как учеными и специалистами, так и пред ставленными в официальных документах. Их анализ показывает, что при всем разнообразии подходов, можно выделить три основ ных группы определений:

1) электронный документ — это машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

2) электронный документ — особый тип документа;

См., например: Сысоева Л.А. Проблема организации электронного визирования документов в системах электронного документооборота // Делопроизводство. — 1998. — № 2. — С. 43-44.

Бачило И.Л. Правовые вопросы документирования в условиях информатизации.

Указ. соч. — С. 13.

3) электронный документ — электронная форма документа.

Известно, что термин «машиночитаемые документы» появился в СССР в 1970-е годы, с развертыванием работы по внедрению ав томатизированных систем управления в народное хозяйство. В этот же период времени ряд ученых и специалистов в области докумен товедения и архивоведения начинает научную разработку про блемы машиночитаемых документов. Появляются работы К.Б. Ге льмана-Виноградова, ГГ. Воробьева, А.Н. Соковой, А.Ю. Чуковен кова, А.В. Соколова, В.В. Цаплина, ИИ. Даниленко, Р.Е. Ефимен ко, В.А. Танонина, А.В. Щегельского и других, в которых формули руются методология работы документоведов и архивистов с ма шиночитаемыми документами 1.

В официальных актах документы, «созданные средствами вы числительной техники», как особая категория, появляются в «По ложении о Государственном архивном фонде СССР», утвержден ном Постановлением Совета Министров СССР № 274 от 4 апреля 1980 г., в котором подчеркивалось, что такого рода документы, имеющие политическое, научное, народнохозяйственное, соци ально-культурное или историческое значение, входят в состав Го сударственного архивного фонда СССР и подлежат передаче на государственное хранение 2. Базовым архивом по работе с маши ночитаемыми документами приказом Главного архивного управ ления СССР был определен Центральный государственный архив народного хозяйства 3.

В 1984 г. выходит ГОСТ 6.10.4-84 «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на ма шинном носителе и машинограмме, создаваемой средствами вы числительной техники. Основные положения»4, закрепляющий факт наличия в документальной среде документации на новых См.: Даниленко И.И., Цаплин В.В. Об отборе на государственное хранение ма шиночитаемых документов // Советские архивы. — 1984. — № 3;

Данилен ко И.И., Цаплин В.В. Об архивном хранении и использовании машиночитаемых документов // Советские архивы. — 1985. — № 3;

Танонин В.А., Цаплин В.В. О задачах, методах и концепции описания машиночитаемых документов, подле жащих передаче в государственные архивы // Советские архивы. — 1986. — № 1;

Гельман-Виноградов КБ. Машиночитаемые документы в СССР. Вып. 1. — М., 1980. — Вып. 2. / МГИАИ. — М., 1982;

Воробьев Г.Г. Документ: информаци онный анализ. — М.: Наука, 1973;

Сокова А.Н. Деловая документация в сфере управления. — М.: Знание, 1985;

Чуковенков А.Ю. Организация хранения и ис пользования машиночитаемых документов в сфере управления: Автореф. дис.

... канд. ист. наук / ВНИИДАД. — М., 1987 и др.

СП СССР. — 1980. — № 10. — Ст. 71.

Приказ Главархива СССР от 18.07.88 № 47. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. — № 8777.

М.: Изд-во стандартов, 1984.

носителях и вносящий строгую упорядоченность в процесс их создания.

Двумя годами раньше в Словаре современной архивной тер минологии социалистических стран появляется термин «машино читаемый документ — документ, информация которого выражена кодом, а поиск и выдача ее осуществляется только машиной» 1.

ГОСТ 6.10.1-88 «Унифицированные системы документации. Ос новные положения» 2 содержит уже четыре определения, относя щиеся к машиночитаемому документу: машинно-ориентированный документ, документ на машинном носителе, документ на машинном магнитном носителе (магнитной ленте, магнитном диске) и машино грамма, мало отличающиеся друг от друга. Все эти определения отмечают в основном техническую сторону вопроса;

отличие дан ных типов документов от других заключается лишь в том, что они должны быть или пригодны для обработки на ЭВМ, или созданы с помощью вычислительной техники, но их реквизиты оформляются при этом в установленном для всех документов порядке.

Эти же требования к машиночитаемым документам содержит и Единая государственная система ДОУ 1988 года 3. Несколько дру гая интерпретация машиночитаемого документа дана в ГСДОУ 1991 года: под ним понимается «документ, пригодный для авто матического считывания содержащейся в нем информации»4.

Нам представляется, что авторы данного определения неоправ данно пошли вслед за А.Б. Фельзером и М.А. Миссерманом, кото рые дали это определение в справочнике по делопроизводству 1988 г.5. Ошибка заключалась, по нашему мнению, в преувеличе нии возможностей техники по считыванию информации в автома тическом режиме. Даже сегодня, при огромном прогрессе компью терной техники, это далеко не всегда можно выполнить без уча стия человека, особенно когда речь идет об организационно-рас порядительных документах.

Итак, на первом этапе своего существования, машиночитае мые документы не наделялись какими-то особыми свойствами и Словарь современной архивной терминологии социалистических стран / ГАУ ВНИИДАД, — М., 1982. — С. 132.

М.: Изд-во стандартов, 1988.

Единая государственная система документационного обеспечения управления.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления. — М., 1988.

Государственная система документационного обеспечения управления. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управле ния//Главархив СССР. ВНИИДАД. — М., 1991, — С. 21.

Фельзер А.Б., Миссерман М.А. Делопроизводство: Справочное пособие. — Киев:

Вища школа, 1988. — С. 11.

характеристиками, обособляющими их от обычной документации, за исключением способа фиксации и считывания информации.

Очевидно также и то, что результатом документирования инфор мации с помощью ЭВМ в подавляющем большинстве случаев управленческой деятельности являлся документ на бумажном но сителе.

С появлением персональных компьютеров, компьютерных се тей, более совершенных технологий и программного обеспечения, возникает реальная возможность перехода на так называемое «безбумажное» делопроизводство. Именно в этот период време ни и зарождается термин «электронный документ» как документ, обладающий новыми, отличными от традиционных, характеристи ками.

Несмотря на массовое использование в литературе и практи ческой деятельности термина «электронный документ», его опре деление еще не устоялось. Примером этого могут служить данные анкетирования практических архивистов, проведенные в рамках темы НИР ВНИИДАД «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов» 1. Эти данные представляют большой самостоятельный интерес для исследователя. Вместе с тем они свидетельствуют об отсутствии в архивных учреждениях общих представлений о предмете анкетирования, что в условиях организованного на единых методических принципах отечествен ного архивного дела является показателем неустойчивости, тер минологической неопределенности понятия «электронный доку мент».

В отечественной и зарубежной литературе также пока не сло жилось твердого дефинированного понимания электронного до кумента (именно документа, а не записи). Из практики европей ских архивистов следует, что они не выделяют в архивоведении особого понятия «электронный документ». Так, например, К. Хан ниган прямо указывает, что при составлении соответствующего обзора, практически все опрошенные страны ЕС на вопрос об электронных документах ответили, что их законы об архивах дей ствительны для всех видов архивных документов, независимо от носителей 2. В недавно опубликованной работе специалистов по корпоративным информационным системам также отмечается, что электронный документ — это «документ, носителем которого СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД. — № 10438.

См.: Hannigan К. Zusammenfassende Betrachtung der Verwaltung elektronischen Ar chivguts in den Mitgliedstaaten der EU: Beziehungen zwischen offentlichen Verwal tungen und Archivdiensten — Vortrage und Ergebnisse des DLM — Forums. Brus sels, 1996. — S. 227-228.

является электронная среда — магнитный диск, магнитная лента, компакт-диск и т.д.» 1.

И. Юшин и В. Тихонов считают, что для электронного докумен та подходит следующее определение: «документом является за пись информации на материальном носителе, 1) совершенная с помощью любой известной или могущей возникнуть в будущем технологии и в форме, обусловленной правилами оформления и в соответствии с ними, 2) предназначенная для передачи этой ин формации во времени и пространстве;


3) утверждающая, сопутст вующая, подтверждающая или отражающая какой-либо факт или событие, 4) содержащая атрибуты своей аутентичности (подлин ности)». Данное определение, по их мнению, покрывает понятие «электронного документа» и позволяет найти четкие критерии для признания его юридической силы 2. В рамках подготовки обзора «Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов» В.И. Тихонов предложил новое определение: «элек тронные документы — электронные данные, содержащие атрибу ты и реквизиты, позволяющие их идентифицировать».

На наш взгляд, в первом случае В. Тихонов и И. Юшин, пыта ясь создать универсальное определение, не вполне правомерно проводят знак равенства между документом и записью информа ции. В одной из своих предшествующих работ они признают, что машиночитаемые записи не обладают юридической силой, так как они не имеют общепринятых атрибутов традиционных докумен тов: печатей, подписей или других форм установления подлинно сти 3. Поэтому мы считаем, что вышеприведенное определение вряд ли имеет перспективу быть признанным документоведами и архивистами. Вместе с тем, хотелось бы отметить значительный вклад И.Ф. Юшина и В.И. Тихонова в разработку проблемы элек тронных документов.

Еще одна интересная точка зрения принадлежит А.П. Курило 4.

Он представляет электронный документ как «определенным об разом организованный ансамбль соответствующих друг другу специальных символов, кодов и электрических сигналов, который существует только в вычислительной телекоммуникационной сре Клименко СВ., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях. — М., 1999. — С. 266.

Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Электронные архивы и электронный документооборот // Отечественные архивы. — 1999. — № 2. — С. 19-20.

См.: Тихонов В.И., Юшин И.Ф. Современные концепции электронных архивов.

Указ. соч. — 1999. — № 1. — С. 18.

См.: Курило А.П. О правовом режиме электронного документа в системе меж банковских электронных расчетов // Проблемы информатизации. — 1999. — №3. — С. 76.

де, физически нематериален и человеку, если он не пользуется специальным оборудованием, недоступен». У электронного доку мента, согласно мнению А.П. Курило, в отличие от бумажного, от сутствует его вторая важнейшая составляющая — материальный носитель, находящийся в жестком соответствии с содержащейся на нем информацией.

Такое понимание отражает лишь физико-техническую характе ристику электронного документа, оставляя за ее пределами то, что интересует документоведа и любого практического работника делопроизводства — цели, задачи и функции документа. Физиче ское состояние электронного документа в памяти компьютера не имеет ни малейшего значения для выполнения им своих функций в системах управления. Будучи скрыт от человека в виде физиче ских единиц, электронный документ как бы и не существует в ре альности. Виртуальный документ мало пригоден для процессов управления, связанных с принятием решения на основе реальной документированной информации. Поэтому, по нашему мнению, вопросы функционирования компьютера (телеграфа, телетайпа, принтера, наборно-пишущей машины и т.п.) следует оставить за пределами документоведения, так же как и вопросы, связанные с технологией передачи информации по электрическим и другим каналам связи. Никто не застрахован в обыденной жизни от ин формационных краж, хакерства, подлогов и фальсификаций. Та кого рода несанкционированные вторжения в документированную информацию наблюдаются достаточно часто в истории человече ства. Но из-за этого еще никто не отказался от обмена инфор мацией по открытым каналам связи (почтовой, телеграфной).

Любопытно рассмотреть еще одно определение электронного документа. СИ. Семилетов понимает его как «письменный доку мент, выполненный либо в виде объективной формы записи циф рового машинного кода на материальном носителе, входящем в состав электронных технических средств, либо в виде физическо го поля различного рода сигналов (электромагнитных, электриче ских, оптических и акустических) передаваемых по телекоммуни кационному каналу связи во времени и пространстве» 2. В этом определении положительным является то, что автор не выводит См., например: Козлов В.П. Тайны фальсификации — анализ подделок истори ческих источников XVIII—XIX веков. — М.: Аспект Пресс, 1996. — 272 с;

Демуш кин А.С. Организация распознания подделок документов, как одна из областей документоведения // Проблемы законодательства в сфере информатизации.

Указ. соч. — С. 23-24;

Антонов Д.Н., Антонова И.А. Метрические книги: Система защиты от фальсификации // Делопроизводство. — 1999. — № 1. — С. 67-72.

Семилетов С И. Информация как особый объект права // Проблемы информати зации. — 1999. — №3. — С. 58.

за рамки дефиниции собственно документ, а лишь модернизирует определение материального носителя информации. На наш взгляд, это сделано не совсем удачно. В приведенном определе нии отсутствует понятие фиксации информации и ее идентифика ции — важнейших компонентов термина «документ». Что касается процесса передачи электронного документа по каналам связи, ко гда он не существует в виде зафиксированной на материальном носителе информации, то здесь нам ближе мнение И.Л. Бачило, которая предлагает рассматривать этот процесс как «черный ящик» 1, когда в процессах коммуникаций рассматривается лишь входная и выходная информация в понятном для восприятия че ловеком виде. Для практического решения вопросов, связанных с управлением документацией, такой прагматичный подход, на наш взгляд, более целесообразен и понятен.

При рассмотрении становления и развития данного термина самого пристального внимания, по нашему мнению, заслуживают современные разработки белорусских архивистов. В Белоруссии создан специальный научно-исследовательский центр электрон ной документации, а также подготовлен ряд законодательных и организационно-методических документов по данной проблеме 2.

В методических рекомендациях «Архивное хранение электрон ных документов», принятых Госкомитетом по архивам и делопро изводству Республики Беларусь в 1998 г., дается следующая де финиция электронного документа: «Под электронным документом понимается идентифицированная информация, записанная на машинный носитель. Под машинным носителем информации по нимается материальный носитель, предназначенный для записи и воспроизведения информации средствами вычислительной тех ники, а также комплексируемых с ними устройств» 3.

В законе «Об электронном документе» определение звучит следующим образом: «Электронный документ — информация, зафиксированная на машинном носителе и соответствующая тре См.: Бачило И.Л. Правовые вопросы документирования в условиях информатиза ции / Проблемы законодательства в сфере информатизации. Указ. соч. — С. 13.

Законы Республики Беларусь «О национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь», «Об информатизации», «Об электронном документе».

Государственный стандарт Республики Беларусь «Документы электронные.

Правила выполнения, обращения и хранения»;

Правила учета и передачи элек тронных (машиночитаемых) документов на государственное хранение / Госко мархив. — Минск, 1997;

Примерная инструкция по работе с машиночитаемыми документами в организациях, на предприятиях и в ведомственных архивах Рес публики Беларусь / Госкомархив. — Минск, 1996.

Архивное хранение электронных документов: Метод, рекомендации // Архивы и делопроизводство. — 1999. — № 1. — С. 76.

бованиям, установленным настоящим законом» 1. Согласно дан ному закону, к электронному документу предъявляются следую щие требования: он должен — создаваться, обрабатываться, передаваться и храниться с по мощью программных и технических средств;

иметь структуру, установленную законом, и содержать реквизи ты, позволяющие ее идентифицировать;

быть представленным в форме, понятной для восприятия че ловеком.

Структура электронного документа состоит из двух частей: об щей (информация, составляющая содержание документа и инфор мация об адресате) и особенной (электронная цифровая подпись).

В соответствии с законом, электронный документ на машинном носителе приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Таким образом, закон устраняет всякую неопределенность, ставя электронные докумен ты в ряд других технотронных документов и делая акцент на ро довом понятии — документ2.

Последняя точка зрения на определение электронного докумен та принадлежит М.Н. Костомарову, который считает, что наиболее точно сущность этого нового явления отражает термин «электрон ная форма документа», а «электронный документ» — всего лишь промежуточное состояние, временная форма хранения составля ющих документ элементов в памяти компьютера.

Итак, проведенный нами анализ определений документа пока зывает, что в них можно выделить такие составляющие: — это информация, определенным способом зафиксированная на но сителе с возможностью ее идентификации. Документ обладает рядом функций, в том числе сохранения и передачи информации во времени и в пространстве, возможности служить доказательст вом и другими функциями. Очевидно, что характеристики «элек тронного» документа не выходят за рамки вышеприведенного оп ределения. Поэтому, по нашему мнению, нет необходимости соз давать новый специальный термин.

На наш взгляд, сегодня следует относиться к «электронным»

документам так же, как и к другим технотронным документам, учи тывая в действующих правилах и инструкциях специфику носите Закон Республики Беларусь «Об электронном документе». 10 января 2000 г.

№ 357-3.

Такого же мнения придерживается И Л. Бачило в докладе «Правовые вопросы документирования в условиях информатизации». Указ. соч. — С. 13.

Костомаров М.Н. «Многоликий Янус» — документ в системе информационного менеджмента //Делопроизводство. — 1998. — № 1. — С. 29.

ля информации 1. При таком подходе проще будет решать и по следующие задачи архивной обработки «электронных докумен тов»: о форматах и стандартах записи, о программном и техниче ском обеспечении, вопросы миграции информации и т.д.

Поэтому принципиально важным мы считаем появление в зако не «Об электронной цифровой подписи» определения документа как документа, в котором информация представлена в электрон но-цифровой форме. То есть в законе четко указано, что элек тронные документы — это лишь особая категория документов 2.

Главной проблемой электронных документов, как показывает анализ литературы, является проблема юридической силы доку мента. На нее указывают все авторы, освещающие данную тему.

В.А. Копылов, например, пишет, что на машиночитаемом носите ле, в отличие от бумажного, информация может быть легко изме нена без желания ее создателя в результате несанкционирован ного доступа к ней постороннего лица, причем без всяких следов такого вмешательства 3. Действительно, электронные носители, в отличие от традиционных, не связаны жестко с зафиксированной на них информацией. Поэтому существует принципиальная воз можность исправлений, добавлений, корректировки содержания электронных документов, их реквизитов за исключением тех из них, которые записаны на оптические диски типа CD-ROM и CD-R.

Для официальных документов, применяемых в оперативном управлении, а тем более для архивных документов, такая ситуа ция недопустима. В делопроизводстве, как известно, важны под линность документа, его юридическая сила.

До принятия Закона «Об информации, информатизации и защи те информации» вопросы придания юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме регулировались ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливал требования к составу и содержа нию реквизитов, придающих юридическую силу этим документам, а также порядок внесения изменений в эти документы 4. ГОСТ сы грал свою положительную роль на первоначальном этапе. Однако в настоящее время многие положения ГОСТа (особенно касающи еся права организации — автора документа вносить в подлинники На это же указывает и М.Н. Костомаров. См.: Костомаров М.Н. Организация хранения и обеспечения сохранности документов в США // Секретарское дело. — 1998. — № 4. — С. 89.

Федеральный закон от 10.01.2002, № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подпи си» // Российская газета, 2002, 14 января.

Копылов В.А. Информация как объект правового регулирования. Указ. соч. — С. 2.

ГОСТ 6.10.4-84 «УСД Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники.

Основные положения». — М.: Изд-во стандартов, 1984.

документов изменения, требования по кодированию информации, порядок создания копий документов на машинном носителе) с точки зрения современного архивного дела, требуют приостанов ления действия ГОСТа и пересмотра его основных положений 1.

Другой аспект проблемы видит Т.В. Кузнецова. Она обратила внимание на то, что в практике встречаются случаи создания до кумента с помощью компьютера, его отправки по месту назначе ния и уничтожения этого документа в памяти машины. Таким об разом, в организации по месту создания отправляемый документ не сохраняется. Отсюда Т.В. Кузнецова делает вывод о том, что необходима разработка правил сохранения документов в памяти компьютера до истечения срока их хранения 2.

Еще раз акцентируем внимание на том, что функционирование электронных документов (электронных архивов) без вывода их на бумагу для использования человеком возможно при условии при дания этим документам юридической силы, подтверждения под линности.

Правовое регулирование отношений в области использования электронной цифровой подписи осуществляется в соответствии с Федеральным законом «Об электронной цифровой подписи», Гражданским кодексом Российской Федерации, другими феде ральными законами и принимаемыми в соответствии с ними ины ми нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также осуществляется соглашением сторон 3.

Согласно закону, электронная цифровая подпись — реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использова нием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позво ляющий идентифицировать владельца сертификата ключа подпи си, а также установить отсутствие искажения информации в элек тронном документе. В определенных условиях, электронная циф ровая подпись в электронном документе равнозначна собствен норучной подписи в документе на бумажном носителе.

Федеральные органы государственной власти, органы государ ственной власти субъектов Российской Федерации, органы мест См.: Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных докумен тов: Аналитический обзор / ВНИИДАД. — М., 1999. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 10438.

Кузнецова Т.В. Задачи документоведения в связи с развитием компьютерных технологий — Документ в административных структурах: Тез. докладов и высту плений. Указ. соч. — С. 10.

Федеральный закон от 10.01.2002, № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подпи си» // Российская газета, 2002, 14 января.

ного самоуправления, а также организации, участвующие в доку ментообороте с указанными органами, используют для подписа ния своих электронных документов электронные цифровые под писи уполномоченных лиц указанных органов, организаций.

Сертификаты ключей подписей уполномоченных лиц феде ральных органов государственной власти включаются в ре естр сертификатов ключей подписей, который ведется уполно моченным федеральным органом исполнительной власти, и вы даются пользователям сертификатов ключей подписей из этого реестра в порядке, установленном Федеральным законом для удостоверяющих центров. Порядок использования электрон ных цифровых подписей в корпоративной информационной сис теме устанавливается решением владельца корпоративной ин формационной системы или соглашением участников этой сис темы.

Содержание документа на бумажном носителе, заверенно го печатью и преобразованного в электронный документ, в соот ветствии с нормативными правовыми актами или соглашени ем сторон может заверяться электронной цифровой подписью уполномоченного лица. В случаях, установленных законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации или соглашением сторон, электронная цифровая подпись в элек тронном документе, сертификат которой содержит необходимые при осуществлении данных отношений сведения о правомочи ях его владельца, признается равнозначной собственноручной подписи лица в документе на бумажном носителе, заверенном пе чатью.

Следует отметить, что массовое применение электронно-циф ровой подписи ограничивается сложностью процесса ее примене ния. Кроме того, для документоведов и архивистов существуют и другие проблемы, связанные с электронной цифровой подписью.

Речь идет о том, что документ с электронно-цифровой подписью — зашифрованный файл. Мы уже указывали на специфику элек тронных документов, заключающуюся в невозможности прочесть их без применения соответствующего комплекта программно технических средств. В случае же использования электронной цифровой подписи появляется дополнительная программная за висимость — уже от программного обеспечения, реализующего цифровую подпись.

В мире существует несколько принятых алгоритмов цифро вой подписи, которые отличаются друг от друга своими характе ристиками: длиной ключей;

длиной цифровой подписи;

сложно стью (временем) вычисления;

сложностью (временем) провер ки подлинности цифровой подписи. Среди этих алгоритмов сле дует выделить следующие: RSA (разработан в Массачусетском технологическом институте США в 1977 г.) — длина ключа 64 бай та;

EGSA (1984 г., автор Тагир Эль Гамаль, США) — 128 байт;

DSA (1991 г., Национальный институт стандартов и технологий США). В России применяются следующие алгоритмы электронной цифровой подписи: «Нотариус» и ЭЦП по ГОСТ 34.10 (аналог DSA) 1.

Немецкий архивист М. Веттенгель отмечает, что в ФРГ приме няются два способа изготовления и формы цифровых подписей:

1) «Digital signatures with appendix»;

2) «Digital signatures giving message recovery» 2.

В первом случае цифровая подпись прилагается к документу, находящемуся в виде открытого текста. Цифровая подпись под вергается проверке с помощью верификационного ключа, а сам текст при этом становится читаемым 3.

Во втором случае текст документа делится на отрезки равной длины и каждый отрезок удостоверяется соответствующими крип тографическими ключами. В управлении документами применяет ся преимущественно первый способ.

В любом случае, документоведы и архивисты при применении электронной цифровой подписи получают дополнительную про блему их дешифровки. В случае утери верификационного ключа, кодового ключа или другой разновидности ключей, удостоверяю щих подлинность документов, можно утратить возможность про честь содержание документа, или подвергнуть сомнению подлин ность (аутентичность) документа. Оба последствия для делопро изводственной и, тем более, архивной практики будут иметь нега тивные последствия.

М. Веттенгель указывает также на необходимость создания не зависимой экспертизы (инстанции) для верификации цифровых подписей в публичной сфере в виде создаваемого на националь ном уровне специального ведомства для контроля за данными процессами 4. Архивы при приеме электронных документов на хранение должны располагать следующими данными:

1) сертификат ключа подписанта;

2) верификационный (публичный) ключ;

Лебедев А. Современные методы цифровой подписи // Компьютерра. — 2000. — № 13.— С. 20-25.



Pages:     | 1 | 2 || 4 | 5 |   ...   | 9 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.