авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 |   ...   | 5 | 6 || 8 | 9 |

«ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела (ВНИИДАД) М.В. ЛАРИН УПРАВЛЕНИЕ ...»

-- [ Страница 7 ] --

3. СИСТЕМЫ НИЗШЕГО УРОВНЯ. ОНИ обеспечивают лишь основные функции поиска и получения документов (так называемые спра вочные системы). Эти системы, как правило, «коробочного» изго товления, рассчитанные на реализацию некоторых однотипных поисковых операций (например, в режиме текстового редактора).

В ходе подготовки аналитического обзора «Документоведчес кие и архивоведческие проблемы электронных документов» рабо чей группе ВНИИДАД удалось провести анализ 16 АСУД, пред ставленных на российском рынке (см. таблицы 1, 2 ) 1.

См. Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных документов:

Аналитический обзор / ВНИИДАД — М., 1999. — 218 с. — СИФ ОЦНТИ ВНИИДАД, № 10438. — С. 49-53.

Таблица 1.

Автоматизированные системы управления документооборотом (АСУД), представленные на российском рынке Совместимость Платформа Заказчики АСУД Фирма-интегратор 1 2 I тип:

поддерживает АО Весть На серверах: Проект автоматизации Правительства Рос Docs Open Microsoft SQL более 250 сийской Федерации.

форматов Server, SYBASE SQL ТерраЛинк Центральный банк России, (TerraLink) Комитет по управлению имуществом Москвы, Server, Sybase SQL Министерство Топлива и Энергетики.

Anywhere, Oracle Поддерживает SWD Сведений нет На серверах:

Documentum большинство RealTime Oracle, известных System Sybase, Informix, форматов ТопС Интегра Microsoft SQL Сведений нет тор Систем Server Со многими АО ЛАНИТ На серверах: Минатом, ОАО СИДАНКО, LanDocs промышленными концерн Рос-Энергоатом, Oracle, и офисными ГК "Росвооружение", Microsoft SQL, Sybase SQL приложениями Межотраслевой институт научно-технической Anywhere, информации (МНТИ) Informix со •ч 1 3 4 CD II тип:

С компьютерными АйТи (IT) Российский центр приватизации, МВД, Мос Lotus Notes БОСС приложениями, ковский Монетный Двор, НИИ Госзнака, Хла Референт докомбинат "Айс-Фили", ПФК "Стеле", Главное встроенными в управление Дипкорпуса, Представительство систему Башкортостана С компьютерными Научно- Аппарат Первого заместителя Премьера Пра Lotus Notes.

"Золушка приложениями, Технический вительства Москвы;

Руководство и управле Возможно Кабинет" Центр ния Комплекса перспективного развития горо встроенными в использова «Институт да Правительства Москвы (более 10 организа систему ние разно Развития ций);

Комитет муниципального жилья Прави родной ком Москвы» тельства Москвы, включая 7 управлений КМЖ пьютерной в префектурах;

Управление жилищно-комму техники:

нального хозяйства Правительства Москвы;

IBM PC, Управление городского заказа Правительства Macintosh, Москвы;

Управление топливно-энергетическо SUN го хозяйства Правительства Москвы;

Москов ский земельный комитет;

Главное архитектур но-планировочное управление Москомархите ктуры;

Префектура и управы районов Запад ного административного округа;

Московский ко митет по науке и технологиям;

Мосгосэксперти за;

Мосводоканал. Администрации: Липецкой области;

Ямало-Ненецкого округа;

г. Надым;

г. Нижний Новгород. Центральный Банк РФ и его филиалы: в Ижевске, Петрозаводске, Ново сибирске, Саратове, Краснодаре, Нижнем Нов городе, Нальчике, Самаре, Мурманске, Влади 3 мире, Кемерово, Воронеже и др. Коммерческие банки: МостБанк, Московский банк реконструк ции и развития, Местбанк, Запсибкомбанк.

С компьютерными Интертраст ОАО "ЛУКОЙЛ" Lotus Notes / OfficeMedia приложениями, Domino;

встроенными в MS Back систему Office Internet Explorer, Outlook, MS Office На серверах: MS Word, ОАО "Сервер" Сведений нет ТИСА Excel, Oracle, AutoCAD Informix, SQL Anywhere На серверах: MS Word, Центр Инфор- Федеральное управление по делам о несосто ДОКУМЕНТ мационных Тех MS Excel ятельности (банкротстве) при Госкомимущест UNIX, нологий ве РФ, Госкомстандарта РФ, ОАО Санкт-Пете Oracle, ПЕРСОНАЛ ТЕЛЕКОМ- рбургский международный телефон, Комитет Microsoft Сервис труда и занятости при правительстве Москвы MS Word, Электронные Государственная Дума РФ;

ЦБ РФ;

ГУ ЦБ РФ Oracle, Дело- Excel, Офисные по г. Москве, Ленинградской области;

ОН-ЭК Informix HTML, Системы СИМ БАНК;

Госкомимущество РФ;

Федераль ASCII ная служба Налоговой полиции — ГУ по Моск ве и ГУ по Московской области;

Администра ция Московской области;

Российский Фонд Фе дерального Имущества;

Кабинет Министров Республики Башкортостан;

Администрация РАО ГАЗПРОМ;

Мострансгаз;

Газком;

Гене CD CD 1 2 ральная дирекция Мосэнерго;

Компания СИБ НЕФТЬ;

Компания ЮКОС MS Word, Excel, Электронные MS SQL Дело- HTML, ASCII Офисные Server Системы MS Word и Excel, ЦентрИнвест Сургутнефтегаз, Государственный антимоно MS SQL VisualDoc MS Exchange, Софт польный комитет.

Server MS BackOffice С продуктами АО ВЕСТЬ Сведений нет На базе Document компании Microsoft Management Microsoft Office Extention (DME) Оптима CDOS На базе MS Государственная Дума РФ, Совет Федерации OPTIMA Windows- РФ, Медицинский центр при Президенте РФ, Office и WorkFlow приложениями;

Российский Банк Реконструкции и Развития, MS Back СУБД Oracle, ГутаБанк Office MS SQL Server, Sybase, Informix III тип:

MS Word, 1С Собственная Многие мелкие и средние коммерческие и 1С: Докумен MS Excel и др. бюджетные организации разработка тооборот программами, поддерживающи ми стандарт OLE Automation Собственная CDOS- Гарант Интер- Сведений нет Эффект Windows- нэшнл разработка Офис приложениями 3 1 2 НПП DOS-и Управление Делами Совета Федерации Феде Гран-Док «Гранит-Центр» рального Собрания Российской Федерации;

Windows версии Администрация Президента Республики Ма рий Эл;

Комитет по антимонопольной полити ке РФ;

Администрации округов, префектур и управы г. Москвы;

Администрации городов:

Иркутск, Йошкар-Ола, Петропавловск-Камчат ский, Тамбов, Тюмень Источник: Материалы и рекламные проспекты Научно-технической конференции-выставки по электронному доку ментообороту, архивам и безбумажным технологиям «Docflow 98». Москва, 28 мая 1998 г. и «Docflow Москва, 1999 г.

Таблица 2.

Функции, выполняемые АСУД Система Функции Компания 1 Дело-96 система автома- • Компания Регистрация и учет документов;

тизации делопроизводст- • «Электронные их хранение и поиск;

ва и документооборота офисные системы» • пересылка документов по компьютерной сети;

• контроль за прохождением и исполнением документов и поручений;

архивирование документов 1;

• • хранение;

• поиск;

• коллективная работа с документами;

го о • обмен сообщениями между работниками;

2 о го Дело-96 система автома- • формирование отчетов и с в о д о к 2 ;

Компания тизации делопроизводст- • регистрация движения документов внутри организации, «Электронные ва и документооборота офисные системы» включая резолюции, отчеты об исполнении, согласование документов;

• списание документов в дело в соответствии с принятой номенклатурой;

• осуществление контроля за своевременным исполнением поручений, резолюций и указаний руководства, проверка правильности и своевременности исполнения документов;

• поиск документов и получение статистических отчетов по документообороту организации 3 ;

• регламентация прав доступа;

• работа с взаимосвязанными документами 4.

«Золушка-Канцелярия» • регистрация исходящей и входящей почты;

НТЦ Института — корпоративная техно развития Москвы • организация «папки» документов (первичные, повторные, логия автоматизирован- ответы к ним);

ной регистрации, обра- • поиск документа по любому набору его атрибутов;

ботки и контроля испол- • полнотекстовый поиск;

нения документов • разделение прав доступа к документам;

• формирование истории исполнения и движения докумен тов;

• подготовка справок, отчетов;

• возможность организации и хранения индивидуальных подборок документов;

• контроль исполнительской дисциплины с выдачей напо минаний исполнителям;

«Золушка-Канцелярия»

НТЦ Института • хранение электронных образов документов в привязке к их — корпоративная техно развития Москвы регистрационной карточке 5.

логия автоматизирован- • распределение, регистрация;

ной регистрации, обра- • контроль исполнения;

ботки и контроля испол- • справочная работа;

нения документов • формирование дел;

• хранение и использование документации;

• движение документальной информации 6.

ЭСКАДО электронная Компания Интерпро- • поддержка различных типов документов;

система комплексной ав- • поиск информации;

комЛАН томатизации документо- • рассылка уведомлений о документах по электронной поч оборота те;

• поддержка электронной подписи и факсимиле;

• защита от несанкционированного доступа;

• автоматизированный ввод информации, в том числе ав томатизация процесса «сканирование-преобразование в текстовый формат»;

• контроль подготовки документов;

• напоминание исполнителю об истечении срока выполне ния поручений;

• выдача отчетов о невыполненных поручениях и ответст венных за срыв;

• хранение документов в папках, определяемых самим пользователем;

• рассылка документа по определенному маршруту 7.

ю о GO го 2 о Системы Company • регистрация входящей корреспонденции;

Компания Media «Интертраст» • подготовка, хранение и просмотр официальной исходящей корреспонденции;

• ввод содержания входящей корреспонденции на бумаж ных носителях с автоматическим распознаванием текста сообщения на основе OCR-технологии;

• контроль переадресации документов при их продвижении по подразделениям организации;

• подготовка официальных распорядительных документов организации;

• постановка на контроль документов, требующих исполнения;

• контроль результатов и сроков исполнения документов;

• сортировка и поиск документов по ключевым реквизитам;

• автоматическая доставка электронных документов;

• создание электронной библиотеки (архива) документов;

формирование сводок (отчетов) 8.

• «Ирида» система авто- • ввод документа (вручную, автоматизировано со сканиро матизации документо- ванием и распознаванием текста;

оборота • автоматически (если документ получен по электронной почте);

• отправка документа (в бумажном виде, факсмодем, элек тронная почта);

• маршрутизация (автоматическое направление документа по заранее заданным путям в зависимости от определен ных условий);

• коллективная работа над документами (исполнение, под готовка, согласование);

«Ирида» система авто- • контроль исполнительской дисциплины (напоминание, матизации документо- сводки о состоянии выполнения документов);

оборота • справки о выполнении поручений и документов в органи зации, по подразделениям и конкретным исполнителям, по видам документов);

• поиск документов (способы ввода запроса: условия, слож ные логические комбинации условий, задание значений в полях формы представления документа);

• поддержка аналитической работы;

создание нового документа с использованием фрагментов 9 ;

• • регистрация управление движением;

• наложение резолюций;

• контроль исполнения резолюций;

• подготовка проектов документов;

• визирование проектов;

• подписание документов;

• рассылка и прием документов;

• сводки по исполнительной дисциплине;

• поиск документов;

• статистический анализ документов;

• хранение документов;

• автоматическое обновление классификаторов;

транспортировка документов, информации 10.

• «Гран-Док»

ГНПП «Гранит-Центр»

• регистрация документов в электронных картотеках;

система автоматизиро ванного документооборо- • фиксация пути прохождения документа;

IV) та и делопроизводства • поиск документов;

о ел 1 «Гран-Док»

ГНПП «Гранит-Центр» • работа с полнотекстовыми документами и любыми исход система автоматизиро- ными материалами;

ванного документооборо- • отбор и хранение документов в папках;

та и делопроизводства • создание персональных папок пользователей;

• контроль и анализ исполнения всех этапов рассмотрения документа;

• получение отчетов и разнообразной аналитической и ста тистической информации;

обмен сообщениями между пользователями с помощью ЭП 11.

• Электронный документо- • Фирма 1С разработка шаблонов документов;

оборот • установка правил заполнения шаблонов документов;

• установка маршрутных схем прохождения документов;

• контроль исполнения документов исполнителями;

• конфиденциальное хранение и обработку документов;

• учет и контроль за документами;

• поиск документов;

• ведение центрального хранилища форм и документов ор ганизации 12;

• передача электронной версии документа;

• составление отчетов, сбор статистики, анализ деятельности 13.

PowerDOCS АО «Весть» • регистрация входящей и исходящей корреспонденции;

• роспись документов на исполнение;

• отслеживание выполнения документов;

• разработка ОРД;

• рассылка документов по подразделениям;

• поиск по содержанию и атрибутам документов;

1 2 АО «Весть» PowerDOCS • формирование отчетов;

• промышленный ввод бумажных документов 14.

КРОН система автомати- • согласование;

Информационные зации делопроизводства • регистрация;

системы «Анкей»

и документооборота • поиск документов по учетным реквизитам и контексту;

• контроль доступа к конфиденциальной информации;

• ограничение прав доступа к документам;

• создание, хранение и редактирование текстов;

• контроль версий документов;

• совместная работа над документами;

• единое информационное хранилище документов;

• формирование справок и отчетов 15.

LanDocs Холдинг ЛАНИТ • регистрация документов;

«Лаборатория новых • создание электронной копии;

информационных • рассылка исполнителям документов;

технологий» • контроль делопроизводственного статуса документов;

• поиск;

• контроль версий;

отправка в архив 16.

• «Делопроизводство»

ИВЦ «ИНФОСЕРВИС» • регистрация документов;

• учет их движения и исполнения;

• справочно-аналитическая работа по документам;

контроль исполнения документов 17.

• го 1 о 00 Компания А й Т и БОСС-Референт • создание документов на основе типовых шаблонов;

система автоматизации • регистрация корреспонденции;

делопроизводства и до- • маршрутизация документов;

кументооборота • контроль прохождения и исполнения документов;

• получение статистических сводок по обработке документов;

• создание единого хранилища информации;

• перевод документов из бумажного в электронный вид;

координация совместной работы 1 8.

• Современный офис в госучреждении. Выставка в Государственной Думе // Человек и компьютер. № 1-4. 1998. — С. 1.

Поток документов в русле времени. Обзор подготовили А. Ездаков, М. Зырянов // Софт Маркет № 26 (234). 1996. — С. 15.

Казуто А. Шесть вопросов на тему автоматизации делопроизводства // Делопроизводство — № 1, 1998. — С. 79.

Материалы семинара-презентации «Новые возможности Дело-96», апрель 1999 г.

Рекламный материал Института развития Москвы.

Золотых И. Обзор компьютерных систем автоматизации делопроизводства и документооборота // Информационные технологии, № 2. 1997.— С. 3.

Соленков Д.М. ЭСКАДО — электронная система комплексной автоматизации документооборота // Материалы конференции «Электронное делопроизводство и электронный архив» / ВНИИДАД- — М., 1999.

Рекламный материал ИнтерТраст.

САД «Ирида». Постановка задач. — С. 21.

Ирида. Путь к эффективности. Обследование. Реорганизация. Автоматизация документооборота. — М., 1994-1995 гг. — С. 19.

Материалы семинара «Комплексная автоматизация государственных и муниципальных структур управления».

Рекламный материал фирмы 1С.

Дружинин В.И. Решения фирмы 1С в области автоматизации работы с документами // Тез. конф. «Docflow'99». — Москва, 25 мая.

— 1999.— С. 32.

Рекламный материал АО «Весть».

Рекламный материал фирмы Информационные системы «Анкей».

Сапожников А.С. Интегрированные решения ЛАНИТ для автоматизации электронного документооборота и корпоративных архи вов // Тез. конф. «Docflow'99». — Москва, 25 мая. — 1999. — С. 117.

Рекламный материал ИВЦ «ИНФОСЕРВИС».

Д. Романов. Подходы компании АйТи к созданию автоматизированной системы электронного документооборота организации // Материалы конференции «Электронное делопроизводство и электронный архив» / ВНИИДАД. — М., 1999 г.

Выявлено большое разнообразие в реализации концепции АСУД, которое можно свести к трем основным направлениям.

Первое направление заключается в создании оригинального многоплатформенного продукта, способного осуществлять боль шинство функций и задач управления документацией.

Эти АСУД способны работать с сотнями существующих на се годняшний день форматов представления данных. Например, си стема Docs Open поддерживает более 250 форматов. Миграция документов в ней происходит автоматически при их активизации, а поэтому для пользователя практически незаметна. Необходимо только заранее настроить так называемый модуль-модификатор на преобразование конкретных форматов в актуальные 1.

Другое достоинство указанных АСУД — возможность тщатель ного протоколирования работы с документами, маршрутов их пе ремещения и копирования. В состав систем могут входить прило жения, обеспечивающие работу библиотек оптических и магнито оптических дисков, время доступа к которым колеблется от не скольких секунд до нескольких минут. Таким образом, организа ция может хранить практически неограниченное количество доку ментов. Главной проблемой для таких систем является поиск и отбор информации. На выполнение подобных задач направлена вся система каталогизации и описания АСУД, включение в них мощных поисковых программ, использующих алгоритмы «нечетко го поиска» по смыслу заданных фрагментов.

Преимущества таких АСУД очевидны. Однако цена на них дер жится довольно высокая, а для внедрения и эксплуатации необ ходимы значительные машинные ресурсы 2.

АСУД второго типа менее дорогие 3. Их трудно назвать от дельными программными продуктами. Чаще всего они являются надстройкой над каким-либо другим компьютерным приложением:

сервером или системой управления базами данных или системой поддержки групповой работы и электронной почты Lotus Notes.

В системах этого класса документы создаются в собственных приложениях, но хранятся в ячейках СУБД или Lotus Notes, как впрочем и все прикладные программы. Роль надстроенных АСУД См.: DOCFLOW99: Тез. конф. — М., 1999. — С. 65-70.

Стоимость стартовой лицензии на систему «Dokumentum» (20 клиентских мест) составляет 50-60 тыс. долларов США. Другие системы стоят дешевле. Напри мер, приобретение 10 клиентских мест DOCS Open обойдется в 10-15 тыс.

долл. — Документоведческие и архивоведческие проблемы электронных доку ментов. Указ. соч. — С. 153.

Такого рода системы стоят 2-5 тыс. долл. — Документоведческие и архивовед ческие проблемы электронных документов. Указ. соч. — С. 153.

заключается в организации и описании делового процесса, в мар шрутизации и распределении документопотоков, в облегчении по иска и связывании разных документов, в разграничении ответст венности и доступа между сотрудниками организации.

В этих АСУД отсутствует модуль-модификатор. Вероятно, пред полагается, что обновление формата документов должно проис ходить с помощью наследников тех приложений, в которых они были созданы. Это значит, что изначально при проектировании системы необходимо ориентироваться на включение в информа ционную систему прикладных программ, поддерживающих наибо лее распространенные форматы данных. Здесь существует, как минимум, два неудобства: такой подход ограничивает выбор про граммных продуктов, и он не учитывает изменение стандартов.

Кроме того, возникает больше проблем с переносом хранилищ документов из одной локальной сети в другую, из одной организа ции в другую (например, в архивное учреждение). Для того, чтобы сохранить описательные карточки и систематизацию отложив шихся электронных материалов (каталоги, «папки», «дела», доку менты), нужно дополнительно позаботиться о сохранении или мо дернизации формата базовой СУБД.

Проблемы иного рода могут возникнуть с документами, соз данными в АСУД третьего типа — системами, надстроенными над офисным приложением (Microsoft Office, Microsoft BackOffice).

Как правило, эти системы продаются в «коробочном» исполне нии, легко и быстро устанавливаются, затраты на их приобрете ние составляют до 1 тыс. долл. АСУД такого рода предоставляют широкие возможности по упорядочению электронного документо оборота, обладают хорошими возможностями по поиску и защите информации. Однако стандартное описание, которое включено производителем в состав файла с документом (что характерно для любого Windows-приложения), нельзя расширить и включить реквизиты описания в соответствии с отечественными стандарта ми делопроизводства. Кроме того, в некоторых таких системах не предусмотрено ведение протокола работы с документами. Все вместе это может создать серьезные затруднения при решении вопросов о подлинности делопроизводственной документации и в целом для ведения делопроизводства на базе установленных нормативов.

Чтобы избежать указанных недостатков, разработчики некото рых систем (например, «1С: Документооборот») пошли на разде ление документов и описательных карточек. Карточки и некоторые виды документов создаются и хранятся в dbf — формате и связы ваются системой в процессе работы.

Важное значение для потребителя имеет стоимость системы;

тип и масштабы организации, в которой ее можно применить, объем документооборота. При выборе необходимой системы, прежде всего, следует учесть, для какого типа управленческой структуры подбирается АСУД. На наш взгляд, можно выделить следующие категории потребителей:

1) крупные иерархические структуры (министерство, ведомст во, корпорация, банк и т.п.);

2) территориальные органы управления (администрации горо дов, субъектов федерации, муниципалитета и т.п.);

3) коммерческие и некоммерческие организации среднего и низшего уровня.

Разумеется, вышеприведенная систематизация носит услов ный характер, однако она в основном поглощает основные типы потребителей АСУД. Для каждой из названных групп потребите лей существует целый ряд предложений.

Например, для министерств и ведомств, корпораций предна значаются разработки компаний «Электронные офисные систе мы», «Интертраст», «Весть», «Ланит» и других, для второй кате гории потребителей наиболее пригодны разработки компании «Гранит-Центр», НТЦ Института развития Москвы. Больше всего разработок предназначено потребителям третьей категории орга низаций. Здесь можно обратить внимание на продукты фирм «Ай Ти», «Оптима», «Центринвестсофт» и других.

Важной характеристикой автоматизированной системы явля ется ее стыковка с правовыми информационными комплексами.

Совместное функционирование достигается сопряжением про граммных средств, в результате чего в процессе подготовки доку мента можно, например, одновременно получать и правовую ин формацию для подготовки данного документа. Это направление развития АСУД мы считаем чрезвычайно важным и актуальным в целях реализации юридического обоснования принимаемых упра вленческих решений 1.

Выбор типа системы является лишь частью процесса опреде ления той конкретной системы, которая необходима потребителю.

Из предыдущего анализа очевидно, что в одном классе или ряду может оказаться несколько систем, сходных по функциям, техно См. Цицин А.Г. Правовые базы данных и проблемы полнотекстового документо оборота. -Материалы конференции «Электронные документы и архивы»... Указ.

соч. — С. 87-89. В рамках проекта, финансируемого Миннауки РФ, по созданию нормативно-правовой базы отрасли, ВНИИДАД совместно с фирмой «Термика»

подготовил «нормативно-правовую базу по документоведению и архивному де лу», которая может быть встроена в существующие АСУД.

логиям и характеристикам. Встает вопрос о методиках их оценки.

Проведенное изучение показало, что вопрос оценки АСУД разра ботан очень неглубоко, хотя сама проблема имеет как теоретиче ское, так и практическое значение.

На наш взгляд, в целях оценки необходимо выделить опреде ленные группы параметров для последующей оценки.

Такими фуппами могут быть:

1) перечень функций по управлению документацией (функций ДОУ);

2) используемые стандартные технологии (платформы);

3) применяемые СУБД и программное обеспечение;

4) способы защиты системной информации (включая элек тронную цифровую подпись);

5) соответствие действующему законодательству, стандартам и инструкциям;

6) открытость и масштабируемость;

7) адаптивные возможности системы к требованиям пользо вателей;

8) наличие сертификата органов Госстандарта;

9) стоимость (включая технические средства);

10) эргономичность.

Каждый из выделенных параметров может быть отмечен соот ветствующей системой оценок как качественно, так и количест венно. Отдельные попытки такой оценки уже предпринимались 1.

Однако на практике воспользоваться методиками, разработанны ми специалистами в области компьютерной техники, чрезвычайно сложно. Преимущества предлагаемого компаративного метода состоят в его простоте и доступности. Можно применить по край ней мере три способа оценки.

Используя первый способ, каждую из вышеприведенных групп параметров можно в идеале разбить на максимально возможное число параметров и выстроить их в виде постоянной части табли цы-матрицы 2. Для определенного параметра следует заранее ус тановить шкалу оценок или тип оценки (баллы, «+» и «-»;

1 и 0;

«да» и «нет» и другие). После проведения формального и логиче ского анализа на основе имеющихся данных, необходимо пред ставить характеристики АСУД в виде полной таблицы-матрицы.

Путем несложных математических подсчетов по группам пара Примеры см.: Computer world — Moscow, 1994. — № 48. — С. 23;

Справочник по купателя систем управления документами // Компьютер уорлд. — Москва, 1996.

— № 22. — С. 32-35;

Ездаков А., Зырянов М., Софтмаркет 1996. — № 26, июль.

— С. 14-19 и др.

Золотых И. Указ. соч. — С. метров различных систем можно получить достаточно достовер ный результат.

Второй способ оценки возможен на основе перекрестных оце нок компаниями — разработчиками продуктов своих конкурентов и своего продукта. При наличии числа участников свыше десяти мы можем также получить достаточно объективную оценку каждого из продуктов. Оба описанных метода могут быть реализованы с ис пользованием телеконференции.

Третий способ заключается в создании независимой эксперти зы 1. Думается, такая экспертиза должна сопровождаться систе мой сертификации и патронироваться Госстандартом и Росархи вом. Создание экспертизы позволило бы значительно снизить из держки организаций при приобретении нужной АСУД или более грамотно организовать проведение конкурса АСУД в целях ее вы бора.

Подводя итоги, следует сделать вывод о том, что отечествен ное документоведение вступило в очень ответственную сферу деятельности по автоматизации управления документами, где на блюдаются общие, пересекающиеся и соприкасающиеся пробле мы различных научных дисциплин, профессиональных областей и технологических подходов. Многофакторный и междисциплинар ный характер ситуации позволяет сформулировать вывод, что ее центральным проблемным звеном является поиск системной ме тодологии, которая бы позволила отыскать адекватные научные ориентиры в построении эффективно действующей системы упра вления документацией в организации. Такую методологию, по на шему убеждению, формирует новая научная дисциплина — ин формационный менеджмент.

Кузнецов С.Л. Проблемы создания электронного архива (опыт архива Горбачев Фонда) // Делопроизводство. — 1998. — № 2. — С. 51. См. также: Литвак Б.К.

Экспертные оценки и принятие решений // НТИ. Сер. 1. — 1996. — № 11-12. — С. 1-16.

Глава МЕТОДОЛОГИЯ ИНФОРМАЦИОННОГО МЕНЕДЖМЕНТА В УПРАВЛЕНИИ ДОКУМЕНТАЦИЕЙ 5.1. Предпосылки возникновения информационного менеджмента Появление информационного менеджмента как сферы практи ческой деятельности и научной дисциплины связано со становле нием и развитием информационного общества. Не вдаваясь под робно в анализ такого типа общества, отметим, что его основны ми характеристиками являются:

- формирование единого информационно-коммуникационного пространства внутри государства и в мировом масштабе;

- становление и развитие в экономике новых технологических укладов, базирующихся на современных информационных техно логиях;

- создание и развитие рынка информации и знаний как товаров и переход информационных ресурсов в разряд основных соци ально-экономических ресурсов;

- возрастание роли информационно-коммуникационной инфра структуры в системе общественного производства;

расширение сферы информационной деятельности и услуг;

- повышение уровня образования, научно-технического, куль турного развития за счет расширения возможностей информаци онных систем разного уровня для обмена информацией;

- создание эффективной системы обеспечения прав граждан и социальных институтов на свободное получение, распростране ние и использования информации как важнейшего условия демо кратического развития 1.

Однако понимание того факта, что происходит смена одного об щества другим, пришло не сразу. На начальном этапе становле ния информационного общества, для которого было характерно зна чительное увеличение количества информации, с этой проблемой и на Западе, и в СССР пытались бороться организационными мето дами. Об этом особенно ярко свидетельствует американский опыт.

Во второй половине 1970-х годов в американском бизнесе сло жилось положение, для которого было характерно бурное разви тие новых методов управления в производстве, маркетинге, фи нансах. Однако при этом наблюдалось почти полное отсутствие прогресса в организации административного труда. Ситуация ос ложнилась в конце 70-х годов, когда США наряду с другими разви тыми странами вступили в новый этап использования ЭВМ и мик ропроцессоров. Труд в сфере управления по сравнению с про мышленным трудом был в то время менее энерго- и машиновоо руженным. Вместе с тем резко возросли масштабы администра тивно-управленческой деятельности в американских компаниях и соответственно — расходы на содержание аппарата управления.

Темпы роста производительности труда служащих, несмотря на широкое внедрение разнообразной вычислительной техники, бы ли ничтожны. Все эти факторы вызвали дополнительный интерес к проблемам управления. Поиски путей их разрешения шли по трем основным направлениям: автоматизация конторских опера ций и повышение на этой основе производительности труда;

ана лиз основных процедур, выполняемых в офисе, их рационализа ция;

эргономика и совершенствование условий труда работников.

Широкомасштабные научные исследования в США по про грамме «офис будущего» показали, что затрагиваемые проблемы очень серьезны, и они не связаны только с проблемами автома тизации и компьютеризации 2.

Специально созданная в 1974 году Конгрессом США Комиссия по управлению федеральными документами установила, что:

аппарат управления и расходы на него в последние тридцать лет имели тенденцию к постоянному росту;

увеличение количества программ по управлению сопровожда лось значительным ростом числа новых законов, директив и рас поряжений;

Черешкин Д.С, Смолян ГЛ. Указ. соч. — С. 3;

Ракитов А.И. Философия компью терной революции. — М.: Политиздат, 1991. — С. 32-33;

Kuhlen R. Указ. соч. — S. 46.

См.: Кочетков Г.Б. Автоматизация конторского труда в США. — М.: Наука, 1985.

управление не справлялось с колоссальным объемом инфор мации;

наряду с избыточностью одновременно существовал и де фицит информации;

решение указанных проблем невозможно только лишь с помо щью внедрения новой управленческой техники.

Одной из причин сложившейся ситуации, по мнению комиссии, явилось недостаточное внимание, уделяемое подбору кадров слу жащих, работающих в сфере административного управления. На основании анализа существующего положения дел, были выявлены имеющиеся возможности для улучшения сложившейся ситуации и выработаны соответствующие предложения. Они были воплоще ны в 1980 г., в принятом Конгрессом США «Законе о сокращении объема работы с документами». Положения закона являлись обя зательными для федеральных учреждений при осуществлении ими информационной политики и организации обработки инфор мации. В законе выдвигались следующие приоритетные задачи:

минимизировать расходы на создание и обработку информа ции;

повысить ценность собираемой правительством информации;

предусмотреть защиту имеющихся информационных данных;

возвести управление информацией в ранг основных методов управления 1.

В результате реализации положений указанного акта произош ли следующие организационно-функциональные изменения в пра вительственных учреждениях США (рис. 10):

внутри департамента управления и бюджета был образован департамент информации и регулирования отношений, отвечаю щий за эффективную экономическую деятельность при осуществ лении управленческих функций на федеральном уровне и реали зацию на практике положений закона о сокращении документо оборота, а также формирование информационной политики и оп ределение основных направлений деятельности по управлению информационными ресурсами;

создана главная сервисная администрация, в компетенцию ко торой вошли основные оперативные задачи, связанные с внедре нием в практику новой методики управления информацией;

в федеральных ведомствах введен пост управляющих инфор мационными ресурсами с непосредственным подчинением руко водителю ведомства;

каждое ведомство обязывалось вести учет объемов циркули рующей в нем информации;

См.: Wolfram G. Указ. соч. — С. 27-29. См. также: ВНИИДАД, ОЦНТИ, СИФ.

№1047.— С. 112-132.

Президент Исполнительные департаменты, находящиеся в ведении президента Обслуживающие подразделения Исполнительные Департамент Департамент Сомт националь департаменты Главная служебная Белого Доме управления и бюджета ной безопасности Кадровый департамент (сервисная) администрация Централизованные задачи и компетенции Департамент информации и регулирования отношений Обязательные отчеты Федеральная налоговая система в адрес конгресса Переданные ведомствам координирующие и управляющие функции. Центральная база данных.

Ответственность за внедрение управления Учет потребностей федеральных информацией в федеральные ведомства. ведомств в отношении данных.

Совместная работа в следующих сферах:

Децентрализованные задачи и компетенция — приобретение инфор мационной и комму I Управленческое никационной техники | агентство Официальное должностное лицо, ответственное за — кадровая политика осуществление связей и оперативные задачи, — повышение квалифи связанные с управлением информацией;

кации сотрудников — 5-летний план деятельности;

— обязательный отчет в отношении департамента информации и регулирование отношений;

I :

— представление надлежащей информации | Управленческое в бюджетные комиссии I агентство ГО Рис. 10. Управление информацией в федеральных службах США каждое ведомство должно составлять ежегодный план внедре ния информационных технологий на основании утвержденного за ранее пятилетнего плана.

Таким образом, Закон США «О сокращении объема работы с документами» ввел следующие правовые нормы:

1) установил централизованную ответственность за докумен тацию и информацию в правительственных организациях (вклю чая автоматизированные системы обработки информации и на блюдение за ее сбором);

2) ввел единую автоматизированную информационно-поиско вую систему, содержащую сведения о всех информационных мас сивах федеральных органов;

3) установил ответственность ведомств в области управления документацией и информацией.

Выполнение данного законодательного акта обеспечивалось, с одной стороны, обязательным представлением отчетов феде ральных ведомств в департамент информации и регулирования отношений, а, с другой стороны, необходимостью представления соответствующих отчетов в Конгресс США.

По такой схеме осуществлялось внедрение мероприятий, пре дусмотренных в законе о сокращении объема документооборота (об управлении документацией) в американских федеральных уч реждениях. Важнейшие положения этого Закона были снова под тверждены Конгрессом США в 1986 году 1.

Концепции «учреждения будущего», автоматизированного «без бумажного» офиса, возникшие в начале 1970-х годов, претерпели к этому времени значительные изменения. Опыт их разработки и внедрения показал, что желаемых результатов можно добиться только путем создания единой для определенного уровня управ ления системы отбора, обработки, хранения и выдачи информа ции, независимо от ее формы, носителя, источника, места хране ния и других характеристик. Современные концепции «учрежде ния будущего» исходят из необходимости первоочередного уста новления совокупных потребностей системы управления в опре деленной информации, а затем уже — поиска ее оптимальной формы и комплекса технических средств, а не наоборот, как это часто происходило раньше.

Большое значение при разработке вопросов «учреждения бу дущего» имеет установление соотношения в нем традиционной и машиночитаемой (электронной) документации. Вытеснение бума ги из документирования управленческой деятельности рассмат См.: Wolfram G. Указ. соч. — С. 29-30. См. также: Костомаров М.Н. Управление информационными системами за рубежом / РГГУ. — М., 1997. — 88 с.

ривается как одна из важных задач автоматизации. Основным ар гументом в данном случае является то, что использование бумаги станет неэкономичным уже в ближайшие годы. Но бесспорно и другое: применение современной техники не только не сократило количество создаваемых бумажных документов, но, напротив, зна чительно увеличило его. В этой связи вопрос о перспективах «без бумажного учреждения» остается во многом дискуссионным. Не которые исследователи указывают на негативные последствия, которые может иметь укоренение такого типа учреждения. Они считают, что «безбумажное учреждение» появится еще не очень скоро, а основным препятствием на пути его создания называется консерватизм чиновников, которые предпочтут читать текст на бу маге, чем на экране.

Большинство специалистов в области документационного обес печения управления не разделяет этой пессимистической оценки перспектив автоматизации, считая, что развитие техники и изме нение среды обитания, смена поколений позволят разрушить пси хологические барьеры, изменить привычки людей. При этом без условно признается, что параллельное существование докумен тов с машинными и традиционными бумажными носителями бу дет сохраняться еще длительное время.

Важно и то, что в некоторых сферах человеческой деятельно сти применение электронных документов является менее эффек тивным, чем использование бумажных документов. Машинные но сители не могут пока заменить бумагу при создании документов большой исторической и художественной ценности. Кроме того, традиционные документы предпочтительнее в условиях, когда до ступ к автоматизированным системам имеют не все участники ин формационного обмена, а также при создании личной документа ции. Но наиболее обоснованным представляется вывод о том, что традиционные и машиночитаемые документы будут сосущество вать подобно различным видам транспорта, поскольку они удов летворяют различные информационные потребности.

Опыт США показывает, что информационный менеджмент воз никает как ответ на практическую ситуацию. Невозможность ре шения проблемы сокращения объемов документации только лишь законодательным путем и принятием организационных решений приводит к пониманию в широком масштабе той мысли, что суще ственный прогресс в повышении эффективности управления и производительности труда управленческих работников требует пересмотра всей концепции построения информационной и соот ветственно документационной системы организаций на базе но вых научных подходов, на основе прогресса информационных технологий. Потребовалось новое осознание роли информации в системах управления, что и привело к формированию концепции информационного менеджмента.

Аналогично складывалась ситуация в 70-е и 80-е годы XX в. в Западной Европе. В начале 70-х гг. Европейское сообщество (ЕС) вступило в период информатизации. Первые планы действий в области информации и документации на период с 1975-1983 годы были направлены в первую очередь на развитие основополагаю щей инфраструктуры, которая была необходима для доступа в режиме «on line» к банкам данных, имеющихся в ЕС. Эта цель была достигнута с помощью создания сети «Euronet — Dianet», которую в 1985 году сменил союз национальных сетей пакетного режима 1. Позже, в рамках 5-летней программы развития рынка специализированной информации (1984-1988 гг.), были в первую очередь предприняты усилия по улучшению качества созданных в ЕС служб и банков данных.

До внедрения сети «Euronet — Dianet» в конце 70-х гг. оборот европейского и американского информационного рынка «on line»

складывался в соотношении 1:10. После внедрения сети разрыв удалось сократить до соотношения 1:32. Этот все еще значи тельный разрыв сокращается, однако, очень медленно. Для того, чтобы обеспечить возможно быстрое развитие информационной индустрии как сектора экономики ЕС, был разработан двух летний план действий (1989-1990 гг.), известный как программа IMPACT 1 (Information Market Policy Actions). На нее было выде лено 36 млн. ЭКЮ 3. В программе были поставлены следующие задачи:

создание до конца 1992 г. европейского рынка информацион ных услуг;

повышение конкурентоспособности европейских информаци онных служб;

более широкое использование современных информационных служб в ЕС;

достижение равномерности развития информационных служб во всех странах сообщества.

Эти задачи IMPACT 1 остаются действительными и для новой программы IMPACT 2 4. Основная цель программы — дальнейшая Vogel E. Infonmationsmanagement. — Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, K.G. Saur, 1990. — S. 897-927.

Wolfram G. Указ. соч. — С. 32.

Information — Market, 1991. — № 66. — С. 1.

Information — Market, 1991. — № 66. — С 2;

INFO EURO ACCESS. IMPACT 2 In formation market policy actions. Arbeitsprogramm, 1992.

интеграция информационного рынка сообщества за счет бюджет ных ассигнований и поддержки согласованных действий Европей ского Сообщества национальными мероприятиями стран-участниц.

Европейская комиссия организовала ряд исследовательских программ в области информации и документации. Важнейшими из них являются следующие:

IDA (исследование вопросов обмена данными в управлении);

INFO 2000 (информация и коммуникации;

направлена на под держку развития информационной индустрии, в особенности, в сфере мульти-медиа продуктов);

CORDIS (Community Research and Development Information Ser vice) — служба для обеспечения информацией исследователь ских программ Европейского сообщества;

ISPO (Information Society Project Office) — проектирование ин формационного общества;

EUDOR (European Document Repository) — создание архива Европейской комиссии '.

Работа в рамках этих программ преследует цели создания единой телематической инфраструктуры для координации приме нения новых технологий странами, входящими в Европейское со общество, на основе выработки единых стандартов, применения системы сертификации технических средств и программных про дуктов, гармонизации и упрощения процессов обмена информа цией, минимизации затрат на проектирование информационных систем 2.

Возникновение информационного менеджмента в Европе как научно-практического направления можно проиллюстрировать примером ФРГ. К середине 1960-х годов в ФРГ постепенно укреп ляется понимание важности вопросов, связанных с информацией и документацией и их ролью в экономике и государственном управлении. Учеными и специалистами выдвигается тезис о том, что улучшение работы с документами и информацией дает воз можность повысить производительность труда в экономике, науке и управлении 3. Поэтому государству необходимо поощрять меро приятия в этом направлении, усиливать кооперацию с другими Vortrage und Ergebnisse des DLM — Forums iiber elektronische Anfzeichnungen. — Brussel, 1996. — С 10.

Zimmermann R., Bossert R. Указ. соч., С. 321-323;

см. также: Kuhlen R.

Informationsmarkt. Указ. соч. — S. 139-224.

Доля занятых в управлении по отношению ко всем работающим в ФРГ состави ла: в 1950 г. — 36%, в 1960 г. — 35%, в 1970 г. — 43%;

в 1980 г. — 53%. Затраты на содержание персонала в бюро выросли с 5 млрд. ДМ в 1950 г. до почти млрд. ДМ в 1980 г. — Schwetz R. Buro im Wandel // R.v. Decker's Veriag, G. Schenk. Heigelberg, 1990. — С 2.

странами и создавать национальную программу действий. Цент ром этой работы стал Франкфурт-на-Майне, где были организова ны Институт документации (1961 г.) и Центр машиночитаемой доку ментации (1964 г.) под эгидой научного общества Макса Планка 1.

В 1963 г. был создан отдел документации в Федеральном ми нистерстве науки, который наметил основы национальной полити ки в области информации и документации 2. Суть этой политики заключалась в выработке государственного подхода к информа ции и документации (ИиД) и создании национальной системы ИиД с включением в международную кооперацию, в формировании на учно-исследовательских программ, решении проблем профессио нального образования и повышении квалификации специалистов.

В 1970 г. решением правительства ФРГ создается межведом ственная рабочая группа, целью деятельности которой стала под готовка предложений о национальной информационной системе.

В результате появляется «Программа федерального правитель ства по поддержке информации и документации 1974-1977 гг.» 3.

Основные положения и задачи программы заключались в сле дующем:

прогресс науки и техники в мире требует развития средств и способов доступа к накопленным знаниям для решения социаль ных проблем;

следует повысить эффективность науки и образования при решении задач развития общества;

необходимо обеспечить конкурентоспособность экономики и техники ФРГ на мировом рынке;

следует улучшить информационное обеспечение принятия ре шений парламентом, правительством, административными и су дебными органами;

требуется повысить уровень и качество информирования гра ждан и их объединений.

Для решения этих задач в программе были намечены меро приятия по созданию информационной инфраструктуры ФРГ, а также меры по улучшению образования в области информации и документации.

Однако в полной мере программу в намеченные сроки реали зовать не удалось. Причинами этого стали правовая неурегулиро ванность информационно-документационной сферы, проблемы Grundlagen der praktischen Information und Dokumentation. Band 2, Указ. соч. — С. 861.

См. Bruder M., Windel G. Zum Verhaltnis von Staat, Wissenschaft zu luD. Munchen, 1978. — С 65-136.

См.: BMFT: Programm der Bundesregierung zur Forderung der Information und Do kumentation 1974-1977. Bonn. BMFT, 1974.

разграничения полномочий между федеральными и земельными властями (соотношение централизации и децентрализации), меж ду государством и частными собственниками (по вопросам финан сирования программы)1. Эти проблемы во многом определялись недостатками в деятельности Общества информации и докумен тации, которое выполняло функции координатора программы.

Поэтому в следующей Федеральной программе по информа ции 1985 г. были строго разграничены полномочия федеральных властей и земель, отношения между государством и рыночной экономикой 2. В программе впервые возникает понятие информа ционного менеджмента и ставится задача овладения знаниями как информационным потоком в интересах науки, экономики и по литики. Для этого программа формулирует приоритеты в научных исследованиях и определяет источники финансирования проектов и планов программы. Ключевым пунктом программы является формулировка задачи государства: проведение политики содей ствия мероприятиям в области информатизации и максимальное использование возможностей рыночной экономики. Цели про граммы ориентированы на:

улучшение качественных характеристик информационного рын ка, обеспечивающих информационный трансферт между наукой и экономикой;

обеспечение выхода национального информационного рынка за границы ФРГ;

улучшение использования информации обществом;

улучшение рыночных шансов для немецкой экономики и обес печенности рабочими местами в сфере информационной эконо мики.

После объединения обоих немецких государств в ФРГ была создана программа по информации 1990-1994 г. 3. Отличительной чертой программы стала ее интернационализация, которая выра зилась в установке на согласование информационной политики внутри государства с аналогичной политикой Европейского сооб щества, особенно в сфере типовых технологических решений и программных средств. Второй отличительной чертой данной про граммы является государственная поддержка сети информацион ных центров по различным отраслям науки и техники, число кото рых достигло 20 (рис. 11) 4. Государственная поддержка инфор мационных центров не означает только финансовую поддержку.


Grundlagen..., Указ. соч. — Band 2. — С. 865-866.

См. BMFT: Fachinformationsprogramm 1985-1988. Bonn, 1985.

Kuhlen R. Указ. соч. — С. 214.

Kuhlen R. Указ. соч. — С. 217.

Отраслевые информационные системы 1. Здравоохранение, медицина, биология, спорт 2. Пищевая промышленность, сельское и лесное хозяйство 3. Химия 4. Энергетика, физика, математика 5. Металлургия, сырье, металлообрабатывающая промышленность 6. Добывающая промышленность и геология 7. Транспорт 8. Строительство и градостроительство 9. Потребительские товары 10. Экономика 11. Право 12. Образование 13. Социальные науки 14. Гуманитарные науки 15. Страноведение 16. Электротехника, высокоточная техника, машиностроение Специальные информационные центры:

17. Окружающая среда 18. Патентное дело 19. Технические правила 20. Научная информация Рис. 11. Перечень информационных центров ФРГ, включенных в государственную информационную программу.

Наоборот, государство требует от информационных центров пе рехода на самофинансирование, которое колеблется от 100% (ин формационный центр по праву) до 4% (информационный центр по социальным наукам) \ Поддержка государства заключается в меж ведомственном регулировании программы по информации и чет кой координации взаимодействия ее участников в достижении по ставленных целей. При этом по-прежнему поддерживается либе ральная рыночная модель информационной индустрии, инфор мационного рынка.

Таким образом, информационная политика ФРГ привела к соз данию государственной информационной инфраструктуры, вклю чающей в себя:

• глобальную сеть крупных центров информации по основ ным отраслям науки, образования, экономики и права;

• региональные информационные системы органов управле ния федеральных земель;

• информационно-документационные системы отдельных ор ганизаций и предприятий;

Там же — С. 215.

• научные профессиональные общества по информации и до кументации;

• подготовку кадров в высших и средних специальных учеб ных заведениях и университетах.

Информационная инфраструктура страны поддерживается го сударственной информационной политикой, за которую отвечает Федеральное министерство науки и технологий, системой право вых актов, регулирующих вопросы информации и документации, координацией национальной информационной политики с полити кой Европейского сообщества и опирается на развитый рынок ин формации и информационной индустрии.

Реализация целей программы привела к тому, что ФРГ сегодня является одним из лидеров в сфере информатизации. Свиде тельством этого является огромное число научных исследований и публикаций по вопросам информации, документации и инфор мационного менеджмента, проведение регулярных научных меро приятий с обсуждением этих проблем (например, ежегодных кон ференций немецких документоведов)1, расширение и углубление подготовки кадров по данному направлению.

5.2. Понятие информационного менеджмента Информация рассматривается как полноценный ресурс всякой организации наряду с человеческими ресурсами, капиталом, ма териалами и технологией. В развитых странах три вида ресурсов — кадровые, финансовые и материальные — составляют нераз делимую триаду, определяющую эффективность деятельности любой организации, любого производства. В последние десятиле тия к этой триаде добавился еще один ресурс — информацион ный, ибо сложность взаимодействия при управлении ресурсной триадой потребовала существенного развития информационного производства, обеспечивающего это взаимодействие.

Мы согласны с Г.Т. Артамоновым, который указывает, что «уп равление информационным ресурсом организации играет связу ющую роль в образовавшейся четверке основных ресурсов. В ко нечном счете от качества управления информацией, информаци онным ресурсом, информационным производством зависит эф фективность использования и развития остальных ресурсов2.

Конференции общества документоведов ФРГ проходят ежегодно. Труды публику ются в сборниках под названием: «Deutscher Dokumentartag. Proceedings». См., на пример: Deutscher Dokumentartag 1997. Information und Dokumentation — Qualitat und Qualifikation. Universitat Regensburg // Frankfurt am Main, DGD, 1997. — 416 с Артамонов Г.Т. Информатика: теория и практика. Указ. соч. — 1998. — № 6. — С. 34-35.

В прошлом информации придавалось чаще всего оперативное значение, сегодня ей придается еще и стратегическое значение.

Информация активно применяется в соревновании организаций (в особенности производственных, торговых и банковских) для дос тижения успеха. Становится все более важным предоставлять по требителю информацию в нужное место и в нужное время в необ ходимом объеме, должного качества и создавать систему посто янного обновления (актуализации) информации. Как ответ ученых на задачу оптимизации форм, методов и средств обработки ин формации, возникает новая научная дисциплина — информаци онный менеджмент. Учитывая, что большая часть информации фиксируется в разнообразных документах, концепция информа ционного менеджмента имеет прямое отношение к проблемам теории и практики управления документацией.

Информационный менеджмент как сфера деятельности заро дился в США в конце 70-х годов и затем получил распространение в Западной Европе. По мере своего развития информационный менеджмент начал формироваться в научную дисциплину, кото рая заняла сильные позиции во многих университетах и высших школах, занятых подготовкой специалистов в области информа ции и документации.

По нашему убеждению, появление информационного менедж мента как научной дисциплины является закономерностью, вы званной по крайней мере двумя важнейшими глобальными причи нами:

- развитие информационного общества и необходимость учи тывать его влияние на деятельность и развитие любой организа ции в сфере практического управления;

- признание информации важнейшим ресурсом управления потребовало создания адекватной научной теории его эксплуата ции 1.

Информационный менеджмент, появившись как часть теории менеджмента, быстро приобрел вполне самостоятельное значе ние и оформился как перспективное научное направление в эпоху информационного общества.

Учебник по информационному менеджменту Университета г. Линца (Австрия), выдержавший четыре издания (автор проф.

Лутц Хайнрих), включает в себя следующие разделы:

- предмет информационного менеджмента (ИМ);

- стратегические задачи ИМ;

- административные задачи ИМ;

Можно сравнить информационный менеджмент с такими дисциплинами, как фи нансовый менеджмент, менеджмент персонала, производственный менеджмент.

- оперативные задачи ИМ;

- стратегия информационного инжиниринга;

-организация информационного инжиниринга;

-техническое, программное и системное обеспечение ИМ 1.

Л. Хайнрих считает, что как научная дисциплина ИМ образо вался на стыке науки об информации и менеджменте. Вместе с тем, это не простое сложение двух дисциплин, а совершенно иной подход к новой области ресурса производства, основанный на системном методе и кибернетически ориентированном построе нии управления информацией в современном менеджменте.

Автор рассматривает ИМ как стратегическое средство по строения современной информационной инфраструктуры органи зации как целостной системы, ориентируясь при этом на имплика цию методов планирования и развития, основ права, использова ние экономических методов, методов организационного проекти рования в каждом из разделов учебника.

Другая капитальная работа, посвященная ИМ, принадлежит из вестному немецкому ученому профессору Герду Вольфраму. Мо нография называется «Организационное построение информаци онного менеджмента» 2.

В первом разделе автор рассматривает понятийный аппарат ИМ, его историю и тенденции развития в США и Европе, исследо вательские аспекты проблемы.

Во втором разделе, который является основным, рассмотрена ресурсоориентированная концепция ИМ во взаимосвязи с вопро сами информации, информационных технологий, информацион ного персонала. Далее исследуются задачи и цели информацион ного менеджмента в структуре общих задач и целей организации и излагается позиция автора по этим вопросам с учетом экономи ческих аспектов проблемы.

Третий раздел работы посвящен проблемам организационных структур информационного менеджмента: их моделированию, ти пам оргструктур и практике их применения в различных организа циях.

Анализ других исследований по информационному менеджмен ту показывает, что круг вопросов, относящихся собственно к пред мету ИМ, достаточно четко очерчен и сформировался. Однако в более детальных характеристиках у разных авторов имеются от личия, иногда существенные.

Heinrich L.I. Informationsmanagement. Planung, Uberwachung und Steurung der In formations infrastruktur. R. Oldenburg. Verlag Munchen-Wien, 1992. — 527 s.

Wolfram G. Organisatorische Gestaltung des Informationsmanagements. Verlag Jo sef Eul. Bergisch Gladbach Koln, 1996.

Как уже отмечалось ранее, информационный менеджмент — это сравнительно новое понятие, причем понятие междисципли нарное. Именно поэтому не сложилось еще однозначное понима ние этого термина. До сих пор не существует общепризнанного терминологического поля и единой концепции информационного менеджмента. Об этом свидетельствует анализ подходов некото рых ученых к определению информационного менеджмента.

Так, Г. Верзиг (ФРГ) рассматривает информационный менедж мент как интеграцию информации и коммуникаций. Он выделяет три аспекта информационного менеджмента: коммуникационный менеджмент;


управление информационными ресурсами;

управле ние обработкой информации. Таким образом, подход Г. Верзига носит ярко выраженный технологический характер 1.

Немецкие специалисты Й. Хентце и А. Хайнеке понимают ин формационный менеджмент как совокупность правил, техниче ских средств и систем, которые определяют информационную и коммуникационную структуру предприятия. По их мнению, инфор мационный менеджмент должен охватывать систематическое пла нирование, организацию, координацию и контроль информацион ной деятельности и процессов, а также коммуникации внутри пред приятия с целью улучшения его работы. При этом предполагается целенаправленное использование информации как ресурса2. Ав торы этого определения расширяют понятие «информационный ме неджмент», вводя в него структурно-функциональные элементы.

М. Аттинджер из США вводит понятие интегрированного ин формационного менеджмента, который подразумевает создание такой информационной структуры, где все «частички» информа ции должны быть хорошо подогнаны друг к другу, и где обеспечи вается необходимый уровень совпадения и соответствия всех информационных компонентов 3. В этом определении автор вы деляет интегрирующую роль информационного менеджмента в работе с информацией.

Г. Вольфрам (ФРГ) рассматривает информационный менедж мент как функцию управления в бизнесе (ориентированную на ре сурсы функцию предприятия), относя к его содержанию задачи предоставления информации и разработки информационных сис тем в области научно-технической информации, а также планиро Wersig G. Organisations — Kommunikation: Die Kunst, ein Chaos zu organisieren. — FBO Verlag, Baden-Baden, 1989. — С 72.

Хентце Й., Хайнеке А. Содержание и задачи информационного менеджмента на предприятии // Проблемы теории и практики управления. — 1995. — № 4. — С. 48-49.

См.: Attinger M.L Integrated Information Management: A Real World Theory. — Re cords Management Quarterly. — 1993, luly. Vol. 27. — № 3. — P. 12-16, 30-31.

вание, управление и контроль за обработкой информации на пред приятии 1.

В солидном немецком учебнике «Основы практической инфор мации и документации» информационному менеджменту посвя щена специальная глава, написанная известным специалистом в этой области Э. Фогель. Она вводит понятие менеджмента инфор мационных ресурсов как синоним информационного менеджмен та 2 и указывает, что главная задача, решаемая информационным менеджментом — это координация обработки информации 3.

Далее Э. Фогель отмечает, что, во-первых, координация необ ходима для приведения в соответствие внутреннего спроса ин формационных ресурсов с их предложением извне. Во-вторых, требуется обеспечить унификацию основных характеристик про цессов снабжения информацией различных подразделений орга низации в той степени, пока она не начнет оказывать негативное воздействие на деятельность структурных подразделений. Такая унификация упрощает использование ресурсов и управление ими, одновременно сокращая расходы на обработку информации 4. В третьих, требуется согласование друг с другом различных типов информационных ресурсов с целью оптимизации технологий об работки и использования информации в каждом отдельном слу чае. В-четвертых, важно, чтобы использование информации было выгодно с экономической точки зрения, а также с точки зрения оценки успеха жизнедеятельности организации 5. Данная концеп ция информационного менеджмента Э. Фогель представляется весьма интересной и подробной, комплексно охватывающей все сущностные характеристики исследуемой проблемы.

Анализ определения информационного менеджмента профес сора Университета Констанца Й. Хергета показывает, что он по нимает информационный менеджмент как эффективное и дейст венное формирование информационной структуры в организаци ях. По его мнению, аспект формирования охватывает планирова ние, реализацию, контролирование информационных процессов и тем самым понимается как ориентированный процесс6. Инфор Wolfram G. Указ. соч. — С. 16-18.

Grundlagen... Указ. соч. — С. 900.

Там же. — С. 907.

См., например: Гиль Ф. Влияние информационных технологий на структуры ре шения государственного управления. — Государственная служба. Научный под ход. Зарубежный опыт. Вып. 9//РАГС. — М., 1995. — С. 116-124.

Там же. — С. 907-909.

Herget J. Konzeption des Infornationsmanagements in informationswissenschaftli chen Studienangeboten. — Informationsspezialisten fur Europa. Proceedings. Kons tanz, 1990. — С 166.

мационный менеджмент должен быть ориентирован на эффек тивность и результативность управленческой деятельности. При этом управление информацией должно быть рентабельным.

По Й. Хергету, центральным звеном информационного менед жмента является постулат — информацию следует рассматри вать как один из основных ресурсов предпринимательской дея тельности. Из этого закономерно вытекает вывод о том, что ин формация представляет собой важный хозяйственный ресурс, фактор производства и решающий фактор конкурентоспособно сти. Информационные процессы требуют осмысленной и целена правленной координации. Таким образом, информационный ме неджмент представляет собой существенную составляющую ус пеха предпринимательской деятельности.

В отличие от хозяйственно-информационного подхода, кото рый базируется на использовании потенциала современных ин формационных и коммуникационных технологий для поддержки управления, в основе рассматриваемой концепции Й. Хергета ле жит комплексный подход к процессам получения необходимой для управления информации, подготовки полученной информации к анализу и использованию, накоплению и управлению информацией.

Выполнение этого комплекса задач, естественно, невозможно даже представить без применения современных информацион ных и коммуникационных технологий. Сам комплекс может быть дифференцирован на следующие составные части: переработка информации (генерирование необходимых информационных про цессов), обработка информации (использование информации для принятия решений) и управление информацией (организация ин формационных ресурсов).

Развивая дальше свои мысли, в другой работе Й. Хергет ука зывает, что суть информационного менеджмента состоит в том, что предпринимательская информационная инфраструктура дол жна координироваться с помощью решения трех принципиальных задач:

формирование/построение информационных систем (человек, информационные ресурсы, информационные и коммуникацион ные технологии);

руководство (управление информационными процессами);

развитие (перманентная способность адаптации информаци онных систем к меняющейся окружающей среде).

Цель информационного менеджмента — оптимально поддер жать деловые процессы предпринимательской стратегии и тем самым обеспечить ее конкурентоспособность 1.

См.: Nachrichten fur Dokumentation. 1995. — № 1. — С. 25-32.

Й. Хергет отмечает, что предметная область информационного менеджмента включает в себя несколько составляющих: инфор мацию, информационные и коммуникационные технологии, инди видуальных потребителей информации, организации и окружаю щую среду. Их интеграция посредством информационных систем и технологий и является основной задачей информационного ме неджмента.

В отличие от вышеприведенной концепции, большинство аме риканских исследователей считает основными задачами инфор мационного менеджмента содействие потребителям в использо вании информации, обеспечение связей между участниками ин формационных коммуникаций, посредничество и оказание помо щи потребителю при оценке информационного продукта. В соот ветствии с этой позицией информационный менеджер отвечает лишь за предоставление информации пользователю, но не отве чает за ее эффективное использование в дальнейшем. Сторонни ки же европейской школы информационного менеджмента счита ют контроль за эффективным использованием информации одной из важнейших задач информационного менеджера 1.

Анализ работ российских исследователей показывает, что сре ди них также нет единого подхода к определению содержания информационного менеджмента. Одни включают в него совокуп ность методов и средств, используемых для достижения макси мальной эффективности работы с информацией 2. Другие воспри нимают информационный менеджмент как обеспечение инфор мацией процесса принятия решений и считают его основой орга низационную структуру, которая позволяла бы своевременно пре доставлять объективную информацию в нужное место, в нужное время и в удобной для принятия управленческих решений форме (рис. 12) 3. Есть определение информационного менеджмента как совокупности методов и средств, направленных на создание оп тимальной информационной системы, используемой для реали зации целей управления 4.

Одна из немногих серьезных отечественных работ по информа ционному менеджменту написана в виде учебного пособия А.В. Ко Костомаров М.Н. Информационный менеджмент в системе современного управ ления // Секретарское дело. — 1998. — № 1. — С. 56.

Перель И.С, Славин В.Н. Информационная деятельность за рубежом и пробле мы информационного менеджмента. — М., 1992. — С. 42-43.

Гончаров В.В. Руководство для высшего управленческого персонала. В 2-х то мах.—Т. 1 //МНИИПУ. — М., 1997.— С. 68.

Яновский A.M. Информационный менеджмент в бизнесе // НТИ. Сер. 1. Орг. и ме тодика информационной работы. — 1997. — № 2. — С. 7.

Критерии эффективности — качества Внешние условия организации Организационные структуры — глобальный окружающий мир — Использование информационных — рынок информационных технологий — Вхождение в существующую ресурсов — рынок информационных услуг организационную структуру — Учет рыночной взаимозависимости — Способность размещения (расположения) и гибкость — Внутреннее деление (трансформация) Условия образования (формирования) Л Последствия - задачи обработки информации - прием на работу сотрудников и менеджеров Инструменты формирования Внутренние условия организации Цель Мотивация Координация Переговоры Установление компетенций информационного при принятии менеджмента Ресурсы решений — информация — информационные технологии — Трансформация Установки и персонал отношений и коммуникаций Компоненты цели Компоненты поля Компоненты действия м со Рис.

12. Модель решения C\J стровым 1. Его «Введение в информационный менеджмент» явля ется первой попыткой изложить для студентов основы новой на учной дисциплины, опираясь на западный опыт. К сожалению, А.В. Костров не дал четкой дефиниции информационного менед жмента, указав, однако, что информационный менеджмент как на учная дисциплина поглощает такие понятия как «менеджмент в информационных системах» и «менеджмент информационных систем».

В американской литературе синонимами информационного ме неджмента считают менеджмент информационных ресурсов и ме неджмент информационных систем 2. Действительно, между эти ми понятиями существует много общего, однако, информацион ный менеджмент является более широким понятием. Применяе мое некоторыми исследователями понятие «информационное уп равление», определяемое ими как управление, осуществляемое через информационное воздействие на людей, соотносится с по нятием «информационный менеджмент» как часть и целое 3.

Такое многообразие подходов различных авторов к определе нию информационного менеджмента в значительной степени объ ясняется спецификой информации как объекта исследования и ее ролью в управлении. Система управления включает объект и субъ ект управления, между которыми действует прямая и обратная ин формационная связь, имеющая информационный характер. Сово купность прямых и обратных информационных потоков, средств обработки, хранения и передачи информации, а также персонала, занятого переработкой информации, образуют информационную систему объекта.

Отличительной особенностью информационного менеджмента является то обстоятельство, что информация выступает в нем не только в качестве объекта управления, но и в качестве опосредо ванного через человека субъекта управления. На практике это реализуется через создание в рамках единого информационного менеджмента систем управления документами и информацион ными ресурсами или системы информационного управления 4.

Таким образом, анализ определений информационного ме неджмента свидетельствует о том, что пока еще не сложилась цельная и всеобъемлющая теория вопроса. Однако вполне опре Костров А.В. Введение в информационный менеджмент: Учеб. пособие / Влади мир, гос. техн. ун-т. — Владимир, 1996. — 132 с.

Костров А.В. Введение в информационый менеджмент. — Владимир, 1996.— С. 33.

Кульба В.В., Малюгин В.Д., Шубин А.Н. Информационное управление (предпосы лки, методы, средства). — М., 1996.

Костомаров М.Н. Указ. соч. — С. 57.

деленно можно утверждать, что информационный менеджмент как новая методология имеет фундаментальное значение для ор ганизаций и в качестве метаконцепции обладает значительным интегрирующим потенциалом.

На наш взгляд, концепция информационного менеджмента объ единяет следующие подходы:

экономический подход, рассматривающий вопросы привлече ния новой информации, исходя из соображений полезности и фи нансовых затрат;

аналитический подход, основанный на анализе потребностей пользователей в информации и коммуникациях;

организационный подход, рассматривающий информационные технологии в их влиянии на организационные аспекты;

системный подход, рассматривающий обработку информа ции как целостный, системно ориентированный, всеохватыва ющий процесс обработки информации в организации, и уделяю щий особое внимание оптимизации коммуникационных кана лов, информации, материальных средств и других затрат, мето дов работы.

Все это помогает достаточно точно определить сферу пред метных интересов информационного менеджмента как научной дисциплины. Анализ современной литературы по теории и прак тике информационного менеджмента позволяет выделить три предметных сферы его приложения.

Первая касается информационного менеджмента с точки зре ния сознательной и целенаправленной интеграции информации в современный трудовой процесс;

в этом случае информация по нимается как организационное знание, как решающий ресурс предприятия, как фактор конкурентоспособности и основы рацио нализации способа действия. При этом выдвигаются следующие цели:

правильный выбор информации, которая ситуативно необхо дима в соответствующем рабочем процессе (содержательно-це левая установка);

руководство информационным методом, соответственно, ин формационным подходом членов организации (аспект методики и образа действия);

соединение современной и будущей производственной и об служивающей деятельности с информационной деятельностью (информационно-ориентированный производственный и обслужи вающий менеджмент);

лучшая реализация целей предприятия через информацион ный менеджмент (стратегические цели).

Вторая предметная сфера распространяется на развитие спе циальных технологий обработки, переработки и накопления ин формации и сверх того — знания (информационная методика).

Третья предметная сфера распространяется на использование информационных и коммуникационных технологий и их потенциал с учетом вышеназванных предметных сфер. Здесь речь идет о развитии и внедрении специальных технических систем передачи, обработки и накопления, предназначенных для информации, вклю чая теорию информации. Цель — использование в организации рационализаторского потенциала современных информационных и коммуникационных технологий (технологический менеджмент ин формации и коммуникации).

В соответствии с этим можно представить общую предметную сферу информационного менеджмента (рис. 13).

Все три компонента — информация, техника информирования и технологии — должны быть интегрированными;

целое (инфор мационный менеджмент) в этом случае больше, чем сумма его частей.

Что новое вносит понятие информационный менеджмент? С его появлением в переходный период от индустриального к ин формационному обществу появляются возможности кардиналь ной перестройки управления информацией (документацией) в ор ганизации на макроуровне. Изменения на макроуровне влекут за собой изменения на микроуровне, которые прослеживаются в процессе перехода от классического типа организации к инфор мационно-ориентированной организации. П. Друкер несколько лет назад писал об этом: «Предприятие не такого уж отдаленного бу дущего не будет больше тем, что я называю организацией, бази рующейся на информации. Предприятия и особенно большие — вряд ли имеют другой шанс, нежели стать информационно ориен тированными 2.

Что касается самого термина «информационный менеджмент», то с момента его зарождения по мере развития он получает все более определенные черты и характеристики, позволяющее его идентифицировать и отличить от других областей науки и практи ческой деятельности.

Во-первых, информационный менеджмент вносит новое пони мание управления информацией и коммуникациями в организаци ях, а также оценки их эффективности за счет применения дости См.: SeegerTh.: Grundbegriffe der Information und Dokumentation. — Buder M., Re hfeld W., Seeger Th., Strauch D.: Grundlagen der praktischen Information und Do kumentation. Указ. соч. — Т. 1. — С. 1-8.

Drucker P.F. Das Zeitalter der Dirigenten. — Manager Magazin, 1988. — H. 7. — S. 102.

Внутренний Внешний информационный информационный потенциал потенциал И-я) область интереса • Административная база данных Стратегические Недостаток цели информации организации Функции выводятся Избыток из целей информации (2-я) область интереса Существующая организация (3-я) область интересов • базовые • ключевые — макс. КПД в организации Технологии • новые — передовые • технологии будущего И-я) область интересов Повышение квалификации и мотивации персонала (5-я) область интересов Интеграция ресурсов — знаний и технологий, мотиваций в информационную инфраструктуру организации Рис. 13. Информационные ресурсы — проблемы и области интересов жений современного менеджмента к информационным и докумен тационным процессам. Информирование и информационная дея тельность в организациях должны, согласно концепции информа ционного менеджмента, подчиняться функциям менеджмента: пла нированию, руководству, контролю и организации.

Во-вторых, становится все более отчетливой необходимость интеграции различных информационных и коммуникационных за дач в организации, как с точки зрения предмета, так и способов действия менеджмента, что должно найти выражение в информа ционном менеджменте.

В-третьих, комплексное и многообразное внедрение новых ин формационно-коммуникационных технологий понимается как раз вивающаяся задача менеджмента.

И, наконец, практика и теория информационного менеджмента постепенно подводят к осознанию того факта, что человек и орга низация находятся в стадии перехода к информационному обще ству, что сопровождается ломкой прежних рабочих структур. Свя занная с этим оценка культурных, социальных и экономических шансов и возможных рисков является серьезной задачей совре менного менеджмента.

Инфраструктура информационных связей охватывает внутрен нюю и внешнюю среду современных организаций. Внутренняя среда организации — это система формальных связей между ра бочими местами организации и неформальных коммуникацион ных связей персонала внутри организации и за ее пределами во внешней среде. Внешняя среда организации должна включать по возможности все источники информации, релевантные по отно шению к целям и задачам организации. Организация может осу ществлять взаимодействия на локальном, территориально-регио нальном, государственном и глобальном (мировом) уровне, что соответственно отражается на системе используемых для этой цели каналов связи и информационных центров.



Pages:     | 1 |   ...   | 5 | 6 || 8 | 9 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.