авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:   || 2 | 3 |
-- [ Страница 1 ] --

УДК 651:681.322 ББК

65.050 Н62

Никитина Т. П.

Электронные системы управления документооборотом. Учеб. пособие. -

Ярославль: МУБиНТ, 2002. - стр.

Рецензент: д.т.н., профессор, зав. кафедрой ПМиВТ ЯГТУ Бытев Д. О.

Пособие посвящено рассмотрению основ делопроизводства,

информационных технологий делопроизводства, определению понятия

автоматизированного офиса и электронной системы управления

документооборотом. Особое внимание уделено описанию компьютерных технологий ввода, хранения и поиска информации и особенностям коллективной работы над документом. Приведен обзор систем электронного документооборота, наиболее широко известных в России.

Пособие является дидактической основой курса "Автоматизированный офис" и может быть полезно при организации самостоятельной работы студентов.

Пособие предназначено для студентов всех форм обучения специальностей экономического профиля. Оно может быть интересно также всем, кто по роду своей работы связан с информационными технологиями делопроизводства.

ISBN 5-93002-050- О МУБиНТ © Никитина Т. П.

Содержание 1. Введение........................................................................ 2. Основы делопроизводства................................................. Основные понятия и термины............................................................ 2.1.

Системы документации..................................................................... 2.2.

Унифицированные системы документации..................................... 2.3.

Правила оформления документов..................................................... 2.4.

Порядок движения документов в организации................................. 2.5.

Взаимосвязи документов в канцелярии............................................. 2.6.

Контроль за исполнением документов.............................................. 2.7.

Общие требования к систематизации 2.8.

документов и формированию дел..................................................... 2.9. Организация информационно-поисковых систем (ИПС)................ 3. Информационные технологии делопроизводства 3.1. Основные этапы развития информационных технологий............... 3.2. Средства организационной техники для современных офисных технологий........................................................................................... 3.3. Прикладные программные средства обеспечения делопроизводства........................................

....................................................................... 3.4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документовЗЗ 3.4.1. Классификация средств изготовления текстовых документов 3.4.2. Технология изготовления текстовых документов..................... 3.5. Компьютерные технологии изготовления табличных документов........................................................................................... 3.5.1. Понятие таблицы и ее структура................................................ 3.5.2. Правила построения таблиц........................................................ 3.5.3. Общая характеристика современных табличных процессоров.............................................................. 3.6. Компьютерные технологии поиска документальной информации......................................................................................... 3.6.1. Общая характеристика автоматизированных технологий поиска........................................................................................................ 3.6.2. Документальные информационно-поисковые системы (ДИПС)....................................................................................................... 3.7. Гипертекстовые технологии поиска................................................. 3.8. Технологии поиска документальной информации в Интернет 4. Понятие автоматизированного офиса.............................. Электронные документы. Электронный офис................................. 4.1.

Общие требования к системам автоматизированного офиса 4.2.

Классификация систем автоматизации делопроизводства.... 4.3.

Компоненты АДП - систем................................................................ 4.4.

5. Понятие электронной системы управления документооборотом............................................................. 5.1. Задачи и назначение электронной системы управления документооборотом....................................................... 5.2. Структура электронной системы управления документооборотом............................................................................ 5.2.1. Состав СУЭД............................................................................... 5.2.2. Подсистема "Электронный архив"............................................. 5.2.3. Подсистема "Ввод стандартных форм документов"................. 5.2.4. Подсистема "Делопроизводство"............................................... 5.2.5. Состав программных инструментальных и технологических средств.......................................................................................... 5.3. Категории технологий электронного управления документами................................................................... 5.3.1. Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы.. 5.3.2. Корпоративные системы ЭУД.................................................... 5.3.3. Системы управления контентом................................................ 5.3.4. Системы управления информацией........................................... 5.3.5. Системы управления образами................................................... 5.3.6. Системы управления потоками работ........................................ 6. Организация коллективной работы над документом.......................................................................... 6.1. Цикл подготовки документа при коллективной работе над ним................................................................................... 6.2. Особенности коллективной работы над документом...................... Автоматизация процесса ввода потоков 7.

информации........................................................................ 7.1. Сканирование документа и предварительная обработка изображения..................................................................... 7.2. Системы распознавания изображений............................................. 7.3. Индексирование документа.............................................................. 7.4. Методы управления серверами массового ввода............................ 7.4.1. Файловый способ управления серверами массового ввода.......................................................................... 7.4.2. Использование сервера базы данных в качестве сервера управления..................................................................... 7.5. Специальное аппаратное решение массового ввода....................... 7.6. Проблема ретроконверси................................................................... 8. Организация системы электронного документооборота 9. Обзор систем электронного документооборота 9.1. Docs Fusion и Docs Ope..................................................................... 9.2. Documentum........................................................................................ 9.3.LanDocs............................................................................................. 9.4. Microsoft SharePoint Portal Server..................................................... 9.5. Optima Workflow................................................................................ 9.6. "БОСС-Референт".............................................................................. 9.7. "Дело"................................................................................................. 9.8. "Евфрат v9"........................................................................................ 9.9. Другие системы................................................................................. 9.10. Внешний электронный документооборот..................................... Список литературы....................................................... Введение Успешное развитие современного бизнеса невозможно без анализа и поиска решений по упорядочиванию и автоматизации деловых процессов (АДП).

Рассмотрим дефиниции основных понятий и терминов, предложенные коалицией производителей систем АДП [1].

Задачи - это собрание неких действий направленных на достижение некой деловой цели (конкретного сотрудника, отдела, предприятия в целом).

Сотрудники - это определенные люди или группы людей, которые выполняют задания в определенном порядке на основании заранее опре деленных деловых условий или правил.

Инструменты - это приложения, которые обрабатывают информацию, связанную с задачей или задачами.

Процесс - это собрание скоординированных последовательных и(или) параллельных действий.

Деловой процесс - это собрание скоординированных последовательных и(или) параллельных действий в контексте структуры организации и политики фирмы для достижения каких-либо деловых целей.

Описание процесса - это формализованное описание процесса, которое состоит из описания действий и их взаимосвязей, а также критериев, задающих начало и окончание процесса.

Действие - это минимальный, выделенный, логический шаг внутри делового процесса, который можно описать с помощью модели, формализующей деловые процессы.

Деловая процедура - это последовательность определенных операций, совершаемых сотрудниками организации для решения какой - либо задачи в рамках деятельности предприятия или организации. Деловая процедура является средством практического управления предприятием или организацией.

Данные - это информация, которая необходима для осуществления действия. Выделяют два типа данных: данные процесса и внешние данные.

Пример данных процесса: сроки, даты. Примеры внешних данных: первичные документы в самых разнообразных форматах.

В России основной АДП - системой принято считать документооборот.

Организация работы с документами является важной частью процессов управления и принятия управленческих решений, существенно влияющей на оперативность и качество управления. Процесс принятия управленческого решения включает сбор информации, ее обработку и анализ. Для получения экономического эффекта прежде всего важно качество информации, которое определяется ее количеством, оперативностью, степенью сложности и стоимостью.

2. Основы делопроизводства 2.1. Основные понятия и термины Порядок создания и использования информации (информационных ресурсов), регламентируется Федеральным законом РФ "Об информации, информатизации и защите информации" от 20 февраля 1995г. №24-ФЗ, который устанавливает правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:

- порядок документирования информации;

- право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;

- категории информации по уровню доступа к ней;

- порядок правовой защиты информации. Закон определяет следующие основные понятия:

- документированная информация (документ) - зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать;

- информационные ресурсы - отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах (библиотеках, архивах, фондах, банках данных, других видах информационных систем).

Сфера деятельности, связанная с организацией работы, систематизацией и хранением документов, называется документационным обеспечением управления (ДОУ), а комплекс мероприятий по документационному обеспечению предприятия или организации - делопроизводством, следовательно, ДОУ является основной функцией делопроизводства. В структурной схеме каждого предприятия, организации, фирмы обязательно предусмотрено подразделение, отвечающее за делопроизводство, которое чаще всего называют канцелярией. Делопроизводство предполагает прежде всего создание документов, или документирование.

Документирование - это процесс записи информации по установленным правилам на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. Документирование может осуществляться на естественном языке и на искусственных языках с использованием новых носителей информации.

Носитель - это материальный объект, используемый для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

При документировании на естественном языке создаются текстовые документы, содержащие информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. При документировании на искусственных языках документы создаются на машинных носителях, обеспечивающих обработку информации электронно-вычислительной машиной (ЭВМ). Результатом документирования является документ. Документирование информации обязательное условие для включения информации в информационные ресурсы.

Информационные ресурсы могут быть государственной и негосударственной собственностью и находиться в собственности граждан, органов государственной власти, органов местного самоуправления, организаций и общественных объединений.

Документационное обеспечение документов предполагает не только создание документов, но и организацию работы с ними. Организация работы с документами - это организация документооборота учреждения, хранение документов и их использование в текущей деятельности.

Документооборот организации - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки. В целях рациональной организации документооборота все документы распределяются на документопотоки.

Под документопотоком понимается совокупность документов, вы полняющих определенное целевое назначение в процессе документооборота.

Основными документопотоками являются:

• регистрируемые и нерегистрируемые документы;

• входящие, исходящие и внутренние документы;

• документы, поступающие или направляемые в вышестоящие организации;

• документы, направляемые или поступающие из подведомственных организаций.

Характеристикой документооборота является его объем. Под объемом документооборота понимается количество документов, поступивших в организацию и созданных ею в течение определенного периода времени, как правило, года. Объем документооборота - важный показатель, используемый в качестве критерия при выборе организационной формы делопроизводства, организации информационно-поисковой системы по документам учреждения, установлении структуры службы делопроизводства, ее штатного состава.

Рассмотрим некоторые оценки объемов корреспонденции для различных организаций. Например, через канцелярию центрального офиса Национального банка Украины за год проходит 16 тыс. единиц входящих документов (помимо этого еще порядка 8 тыс. документов поступают децентрализовано непосредственно в подразделения банка), 25 тыс. писем граждан, 24 тыс.

единиц исходящих документов. Документооборот Государственной думы имеет несколько больший объем 90 - 120 тыс. документов в год. Документооборот Дома Правительства Российской Федерации составляет 90 -110 тыс. документов в год (эти цифры приведены без учета писем граждан).

Одна из важнейших функций в организации работы с документами -учет документов, который обеспечивается их регистрацией.

Регистрация - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт создания документа, его отправки или получения.

Кроме того, регистрация позволяет осуществлять контроль исполнения документов, а также вести поиск документов по запросам подразделений и работников учреждения [2].

Неотъемлемой частью работы с документами является их хранение и использование в деятельности учреждения. Система хранения документов это совокупность средств, способов и приемов учета и систематизации документов с целью их поиска и использования в текущей деятельности учреждения. Для системы хранения документов наиболее значимыми понятиями являются понятия "номенклатура дел" и "дело".

Номенклатура дел - это систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в делопроизводстве учреждения, расположенных в определенной последовательности с указанием сроков их хранения.

Дело - это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности и помещенных в отдельную обложку [2].

В 1991г. была разработана "Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения.

Общие требования к документам и службам документационного обеспечения" (ГСДОУ). ГСДОУ - это совокупность правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и орга низации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях (объединениях), в учреждениях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки, использования и хранения информации, совершенствование работы аппарата управления. Этот документ носит рекомендательный характер и является наиболее полным межотраслевым документом в области организации документационного обеспечения управления.

2.2. Системы документации В обществе документы являются основными носителями управленческой, научной, технической, статистической и иной социально значимой информации. Документы - носители первичной информации, именно в них информация фиксируется впервые. Это свойство и позволяет отличать документы от других источников информации - книг, газет, журналов, содержащих переработанную, вторичную информацию. Любой документ, создаваемый в обществе, является элементом системы более высокого уровня и входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности делятся на управленческие, научные, технические (кон структорские), технологические, производственные. Именно управленческие документы, обеспечивают целенаправленную деятельность целого государства и отдельной организации. Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются:

• организационно-правовая;

• плановая;

• распорядительная;

• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;

• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);

• документация по обеспечению финансами (бухгалтерский учет);

• документация по материально-техническому обеспечению;

• документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения;

• документация, отражающая основную деятельность учреждения, организации или предприятия (на производственном предприятии это производственная документация, в лечебном учреждении - система ме дицинской документации, в вузе - система документации по высшему образованию и т. д.).

Документы, составляющие одну систему документации, характеризуются единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности.

Принято выделять следующие виды систем документации[2]:

• система организационно - правовой документации;

• система распорядительной документации;

• система информационно - справочной документации.

К организационно - правовым документам относятся:

• учредительный договор;

• устав;

• положение об учреждении;

• положение о структурном подразделении;

должностная инструкция;

• регламент;

• штатное расписание;

• инструкция.

Организационно - правовые документы содержат положения, основанные на нормах административного права и обязательные для исполнения. Они являются правовой основой деятельности организации.

Основное назначение распорядительной документации заключается в регулировании и координации деятельности. От того, насколько эффективно регулируется деятельность учреждения, зависят результаты работы уч реждения. Система распорядительной документации включает:

• постановление;

• решение;

• приказ;

• распоряжение;

• указание.

В состав информационно - справочных документов входят:

• докладная записка;

• объяснительная записка;

• служебная записка;

• предложение, представление;

• заявление;

• все разновидности переписки;

• протокол;

• акт;

• справка;

• заключение;

• отзыв;

• сводка;

• список;

• перечень.

Особую группу в информационно - справочной документации составляет переписка: служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма (факс), электронное сообщение. Это инструмент оперативного информационного обмена между организациями.

2.3. Унифицированные системы документации В целях сокращения количества применяемых в деятельности учреждений, организаций и предприятий документов, типизации их форм, снижения трудовых, временных и материальных затрат на их подготовку и обработку, достижения информационной совместимости автоматизированных баз данных в народном хозяйстве проводятся работы по унификации документов и созданию унифицированных систем документации (УСД). При создании УСД используется метод унификации - установление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при решении однотипных управленческих функций и задач. Одновременно с формированием УСД разрабатываются классификаторы технико-экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную автоматизированную обработку данных, содержащихся в УСД.

В настоящее время действуют восемь унифицированных систем до кументации:

• унифицированная система организационно-распорядительной доку ментации;

• унифицированная система банковской документации;

• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

• унифицированная система отчетно-статистической документации;

• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской доку ментации предприятий;

• унифицированная система документации по труду;

• унифицированная система документации Пенсионного Фонда РФ;

• унифицированная система внешнеторговой документации.

Важными средствами информационного обеспечения, прежде всего в таких видах деятельности, как экономика, статистика, банковское дело, внешнеэкономическая деятельность, являются классификаторы технико экономической и социальной информации, обеспечивающие интегрированную обработку данных в автоматизированных системах.

В настоящее время действуют 37 общероссийских классификаторов.

Совокупность классификаторов технико-экономической и социальной информации, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению, а также служб, осу ществляющих работы по классификации и кодированию, составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭСИ).

В зависимости от области применения классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Все классификаторы в зависимости от содержания разделяются на три группы:

1. Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

• Общероссийский классификатор стандартов (ОКС);

• Общероссийский классификатор продукции (ОКП);

• Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);

• Общероссийский классификатор валют (ОКВ);

• Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ);

• Товарная номенклатура внешнеэкономической деятельности (ТНВЭД).

2. Классификаторы информации об организационных структурах:

• Общероссийский классификатор органов государственной власти и управления (ОКОГУ);

• Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

• Общероссийский классификатор экономических районов (ОКЭР);

• Общесоюзный классификатор отраслей народного хозяйства (ОКОНХ);

• Общесоюзный классификатор пунктов погрузки и выгрузки на ж/д, речном, морском, воздушном и автомобильном транспорте (ОКП1ТВ).

3. Классификаторы информации о населении и кадрах:

• Общероссийский классификатор информации по социальной защите населения (ОКИСЗН);

• Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО);

• Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР);

• Общероссийский классификатор информации о населении (ОКИН).

2.4. Правила оформления документов Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида документа и т.д.).

Совокупность реквизитов документа, расположенных в установленном порядке, составляет формуляр документа.

ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Уни фицированная система организационно-распорядительной документации.

Требования к оформлению документов" установил формуляр-образец организационно-распорядительных документов, который представляет собой графическую модель или схему построения документа.

Всего государственным стандартом установлено 29 реквизитов[3]:

- государственный герб Российской Федерации;

- герб субъекта Российской Федерации;

- эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);

- код организации;

- код формы документа;

- наименование организации;

- справочные данные об организаций;

- наименование вида документа;

- дата документа;

- регистрационный номер документа;

- ссылка на регистрационный номер и дату документа;

- место составления или издания документа;

- гриф ограничения доступа к документу;

14 -адресат;

- гриф утверждения документа;

- резолюция;

- заголовок к тексту;

- отметка о контроле;

- текст документа;

- отметка о наличии приложений;

- подпись;

- гриф согласования документа;

- визы согласования документа;

- печать;

- отметка о заверении копии;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

- отметка о поступлении документа в организации;

- идентификатор электронной копии документа.

Бланк документа - это стандартный лист бумаги с реквизитами, иден тифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документа, повышает культуру документационного обеспечения управления.

Для изготовления бланков документов используется два основных формата бумаги: Л4 (210x297) и Л5 (148x210). Допускается использование бумаги форматов A3 (297x420) и А6( 105x148). ГОСТ Р 6.30-97 устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое - не менее 20;

верхнее -не менее 15;

правое - не менее 10;

нижнее - не менее 20.

Установлены следующие виды бланков: общий бланк;

бланк письма;

бланк конкретного вида документа. Общий бланк используется для составления всех видов организационно - распорядительных документов, кроме писем. На общем бланке могут присутствовать следующие реквизиты: 01, 02, 03, 06;

на бланке письма: 01, 02, 03, 04, 06, 07;

на бланке конкретного вида документа: 01, 02,03,05,06,08,12. Для документов, составляемых в повторяющихся управленческих ситуациях (договор, акт, протокол, служебное письмо), могут использоваться бланки с унифицированным текстом.

Бланки могут иметь продольное (рис. 1) и угловое расположение реквизитов (рис.2).

Рис. 1. Продольное расположение Рис.2. Угловое расположение реквизитов. реквизитов.

Если документ составляется на компьютере, то исходя из эргономических требований следует использовать шрифты, приближенные по размеру к шрифту пишущей машинки. Рекомендуется использовать шрифты гарнитуры Times New Roman размеров 12 и 14 или гарнитуры Arial размеров 10 и 12.

Заголовки таблиц допускается печатать шрифтами меньших размеров. Текст документа печатается через 1 или 1,5 межстрочных интервала. Если текст документа занимает более одной страницы, то, начиная со второй, страницы нумеруют арабскими цифрами без точек, тире и других дополнительных знаков. Номер страницы проставляется в середине верхнего поля.

Оптимизация процессов управления предполагает совершенствование документации, основными методами которого выступают унификация и стандартизация.

Результаты унификации состава документов получают закрепление в Табеле форм документов, а результаты унификации форм документов - в Альбоме форм документов, применяемых в деятельности организации [2].

Применительно к управленческим документам унификация - это ус тановление единообразия состава и форм управленческих документов, создаваемых при осуществлении однотипных задач и функций. Стан дартизация - это форма юридического закрепления результатов унификации [2].

Разработка Табеля форм документов состоит из следующих этапов:

предпроектное обследование;

выбор формы Табеля;

формирование структуры Табеля;

отбор форм документов для включения в Табель;

согласование Табеля;

утверждение Табеля.

Табель форм документов составляется в табличной форме и содержит графы, в которые вносятся сведения, характеризующие форму документа по различным параметрам: наименование формы документа;

код формы по ОКУД;

периодичность составления;

составитель документа;

внутреннее согласование;

внешнее согласование;

подпись;

утверждение;

печать;

куда предоставляется.

Альбом форм документов - это сборник унифицированных форм доку ментов, применяемых для документирования деятельности организации.

Формой представления унифицированного текста могут быть трафарет, таблица, анкета. В тексте допускается сочетание различных форм представления, например, текст в форме трафарета и таблицы.

Трафарет - это форма представления грамматически связного текста, содержащая постоянную информацию и пробелы, предназначенные для заполнения их переменной информацией.

Таблица - это форма представления унифицированного текста, со держащего информацию о совокупности объектов, характеризуемых по определенному набору признаков.

Таблицы используются, как правило, для представления информации, являющейся результатом анализа и обобщения, или учетной информации.

Таблица имеет два структурных уровня деления текста: вертикальный - графы и горизонтальный - строки. Наименования объектов, информация о которых содержится в таблице, располагаются в боковике таблицы - крайней левой графе;

наименования признаков, характеризующие объекты описания, - в заголовках граф;

информационные показатели (переменная часть табличного текста) - в центральной части таблицы, в ячейках, образуемых пересечением строк и граф:

Заголовок строк Заголовки граф Подзаголовки строк Показатели Показатели Показатели (наименования объектов) Графы таблицы могут содержать подзаголовки. Заголовки строк, заголовки и подзаголовки граф формулируются максимально лаконично в виде слова или словосочетания с главным словом в именительном падеже. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы допускаются общепринятые сокращения и условные обозначения: кол-во - количество, ед. изм. - единица измерения, №, %.

Показатели таблицы - это переменная информация, как правило, цифровая.

Анкета - это форма представления текста, содержащего характеристику одного объекта по определенному набору признаков. Постоянной информацией в анкете являются обобщенные наименования признаков, конкретной - их показатели. Текст в форме анкеты строится по типу "вопрос ответ".

В тексте документа должен использоваться официально - деловой язык и стиль документа. Основными особенностями официально - делового стиля являются [2]:

нейтральный тон изложения;

точность и ясность изложения;

лаконичность и краткость текста.

Основу правил делового этикета составляют:

вежливое и уважительное Отношение к деловому партнеру;

соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

умение принимать решения и способность их выполнять;

честность в деловых отношениях;

умение говорить "да" и "нет", не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

терпимость к чужому мнению;

умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;

умение использовать в споре аргументы, а не авторитет.

В письменном деловом общении необходимо соблюдать деловой этикет в формулах обращения, выражениях просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений.

2.5. Порядок движения документов в организации По определению, документооборот - это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи их на хранение. Документооборот, или порядок движения документов в организации, можно разделить на следующие этапы:

• экспедиционная обработка документов, поступающих в организацию;

• предварительное рассмотрение документов службой ДОУ;

• организация рационального движения документов внутри организации;

• экспедиционная обработка исполненных и отправляемых документов.

В настоящее время в связи с почти повсеместной ликвидацией внутренней курьерской связи документы редко передаются из одного подразделения в другое через службу ДОУ - чаще секретарями руководителей или самими сотрудниками, но с обязательным информированием службы ДОУ о местонахождении документа. В обоих случаях в информационно-поисковую систему (регистрационную форму или автоматизированную базу данных) должны быть внесены изменения с указанием даты их внесения.

В целях оптимизации документопотоков целесообразно также установить единый порядок передачи документов для обработки, например, через лицо, ответственное за документационное обеспечение в структурном подразделении.

ГСДОУ рекомендует закреплять порядок прохождения документов внутри организации в специальных технологических схемах, разработкой которых занимаются службы ДОУ. В таких схемах должны найти отражение все этапы и пункты прохождения документной информации, сроки обработки и исполнения документов.

Проектирование рациональной системы документооборота основывается на положениях, выработанных, как правило, практикой делопроизводства и научной организации труда, например:

• исключение или крайнее ограничение возвратного движения документов;

• однократность пребывания документа в одном структурном подраз делении или у одного исполнителя;

• пребывание документа в той или иной инстанции должно быть обус ловлено только необходимостью его обработки;

• параллельное выполнение различных операций в целях сокращения вре мени движения документов и повышения оперативности их исполнения;

• передача учетно-информационных сведений о ходе движения и ис полнения документов, результатах контроля и других сведений в службу документационного обеспечения;

• необходимость рассмотрения всех возможных вариантов движения документов.

Направление документопотока зависит от содержания конкретного технологического звена обработки документов: регистрируемые и нерегистрируемые документы, документы, по которым осуществляется и не осуществляется службой ДОУ контроль исполнения и т. д.

К факторам, характеризующим режим движения документов, относятся:

объем документопотока в физических величинах, пропускная способность различных каналов связи, средств создания и тиражирования документов, допустимая (нормативная) загрузка сотрудников, обрабатывающих информацию, и ее конечных потребителей.

Вероятностный характер поступления документов в организацию делает необходимым и возможным выделить в общем документообороте потоки периодической (постоянной) и несистематизированной (переменной) документации [2]. Необходимость такого деления вызвана тем, что поток периодической документной информации имеет, как правило, устойчивое содержание, внутреннюю структуру, объем в течение заданного периода.

Документы этого потока (плановые, финансовые, статистические и т.д.) движутся в организациях по строго определенным направлениям, и при четком определении границ этого потока их доведение до исполнителей может проводиться без участия руководства. Практическая реализация этого положения нашла отражение в составлении списков нерегистрируемых централизованно в службе групп документов, в состав которых обычно включают:

• поздравительные письма и телеграммы;

• пригласительные билеты;

• корреспонденцию с пометкой "лично";

• документы первичною бухгалтерского учета (банковские счета, фон довые извещения, прейскуранты, кредитные справки и т. д.);

• документы первичного материального учета (накладные, наряды, заявки, копии платежных требований и т. д.);

• документы первичного статистического учета и отчетности (в соот ветствии с унифицированными системами документации);

• документы по кадровым вопросам и повышению квалификации (объяснительные записки, планы, программы и т.д.);

• документы и другие материалы по вопросам технической информации, торговли (периодические издания, рекламные материалы, плакаты, выставочные буклеты и т.д.);

• документы, поступающие в адрес общественных организаций.

Наличие в системе документооборота переменной части определяет специфику адресности движения документов и режимы их обработки.

Постоянный документопоток можно считать упорядоченным, если в системе управления определен состав и объем составляющих его документов и содержащихся в них сведений, установлены рациональные схемы их движения.

Наиболее эффективными методами совершенствования потоков до кументов являются:

• построение информационных моделей;

• создание государственных, локальных систем и цепочек унифици рованных документов;

• унификация текстов документов;

• создание эффективных информационно-поисковых систем;

• регламентирование документообразования и прохождения документов;

• использование компьютерных технологий обработки информации.

Для анализа и фиксации движения документов достаточно простым и наглядным средством является составление графических оперограмм и табличных маршрутно-технологических карт, в которых поэтапно отражаются операции, проводимые с документами, их исполнители, порядок выполнения операций. Маршрутно-технологические карты могут быть дополнены временными, а также финансовыми затратами на каждом этапе прохождения документов.

Особенность анализа документопотоков - включение в исследование не только самих процессов обработки документов, но и предшествующих им этапов формирования содержания проектов документов и придание этим проектам юридической силы.

Оперограммы представляют собой графическую интерпретацию процессов составления документов как по операциям формирования содержащейся в них информации, так и по операциям обработки самих носителей информации. С помощью оперограмм можно систематизировать содержание, рационализировать маршруты документов, определить виды работ по документированию управленческих процессов.

Задача сокращения объема документооборота имеет два основных аспекта:

сокращение количества создаваемых документов, сокращение расхода ресурсов на производство документов.

Главное условие сокращения объемов документов - упорядочение документо-образования, т.е. унификация как отдельных групп документов, так и всей системы документационного обеспечения. На практике это выражается в создании систем документации, строго устанавливающих состав раз решенных к применению форм и регламент пользования ими.

Реальным методом сокращения объемов документации является также построение эффективных информационно-поисковых систем. Например, кадровый приказ печатается в нескольких экземплярах и подшивается в дело с приказами, личное дело, дело бухгалтерии а, может быть, и планового, и производственного отделов. Причина такой многотиражности в трудности поиска: каждый специалист, которому может понадобиться этот документ, предпочитает хранить его у себя, а не начинать длительный поиск. В результате количество документов значительно увеличивается [2]. Разработка хорошо отлаженной поисковой системы позволяет резко сократить дублирование, особенно при использовании компьютеров и возможности получить любую имеющуюся в организации информацию на своем рабочем месте по сети. Важное современное средство совершенствования документооборота - компьютеризация операций составления и обработки документов: технические средства должны применяться на тех участках и такой производительности, которые позволят получить экономический эффект, окупить затраты на их приобретение и эксплуатацию.

При совершенствовании документооборота в условиях компьютерных технологий основное значение отводится месту и роли техники в общей схеме движения документов. Построение компьютерной сети предполагает изменение потоков документов традиционной системы управления и все большую их реализацию с помощью компьютерных средств. При этом очень актуален принятый в системе управления порядок придания юридической силы "машинным" документам, т.е. документам, создаваемым средствами электронно-вычислительной техники и особенно на машинных носителях.

Важное значение имеет соблюдение государственного стандарта 6 10.4- "Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения". Этим стандартом, в частности, подтвержден единый комплекс обязательных реквизитов любых управленческих документов, независимо от носителя информации.

2.6. Взаимосвязи документов в канцелярии Основной классификацией документов в канцелярии следует считать деление документов на входящие (поступающее из других организаций), внутренние и исходящие (отправляемые в другие организации). Все до кументы, проходящие через канцелярию, являются связанными в том смысле, что большинство из них ссылается на другие документы (например, практически каждый входящий порождает соответствующий ему исходящий).

Связи в большинстве случаев относятся к направленным связям по принципу:

"главный-подчиненный". Иногда встречаются ненаправленные связи, которые объединяют родственные документы (документы, посвященные одному вопросу). Взаимосвязи документов приведены на рис. 3.

Рис. 3. Взаимосвязи документов в канцелярии Основным процессом канцелярии является прохождение по предприятию входных документов. Канцелярия отвечает за сроки исполнения входных документов, точнее выполняет фискальные функции: отслеживает кто и когда задержал выполнение документа. При этом существует два основных маршрута прохождения документа[9]:

1. Непосредственно исполнителю;

2. На принятие решения в центральный аппарат.

Причем второй маршрут означает то, что документ будет поставлен на контроль. В то же время не следует путать со вторым маршрутом документы, которые поступают на исполнение в центральный аппарат предприятия (например, если на циркулярном письме стоит "Директорам предприятий...").

Такие документы (поступающие на исполнение в центральный аппарат) характеризуются тем, что ответственным исполнителем для них является один из директоров предприятия (или их замов). Для документов, проходящих по второму маршруту, ответственным исполнителем является кто-то из руководителей среднего звена, а директорат осуществляет контроль за результатами работы. Причем, как известно из жалоб работников канцелярий, дела проходящие по первой схеме часто "провисают", т.е. теряются в ходе обработки.

Схема прямой обработки входящего документа приведена на рис. 4.

Значительная часть проблем канцелярии возникает из-за того, что она обязана контролировать только ответственных исполнителей, а не полную цепочку обработки документа. Схема обработки входящего документа с контролем директората приведена на рис. Рис. 4. Процесс прямой обработки входящего документа Рис. 5. Схема обработки документа с контролем директората 2.7. Контроль за исполнением документов Контроль за исполнением документов и принятых решений - одна из важнейших функций управления. Массив контрольных сведений входит в состав информационно-поисковой системы организации.

Цель контроля - обеспечение своевременного и качественного исполнения документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Контроль исполнения включает в себя несколько последовательных этапов:

• постановку документов на контроль;

• проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

• предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

• учет и обобщение результатов контроля исполнения документов.

• Контроль исполнения, как правило, ведется на нескольких уровнях:

• формализованный контроль своевременного исполнения;

• контроль соответствия формы создаваемых документов их содержанию;

• контроль соответствия применяемых унифицированных форм и бланков действующим нормативам и образцам;

• контроль соответствия уровня и формы удостоверения каждого до кумента, соответствия подписей их расшифровкам;

• контроль соответствия всех экземпляров на идентичность;

• контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения по ручений, заданий, ответов на запросы.

Такая многоуровневость контроля на практике выражается в том, что разные уровни контроля осуществляются в организации различными должностными лицами.

При постановке на контроль документов, содержащих ряд заданий, различных исполнителей и сроков исполнения, контрольный входной формат заполняется на каждое контролируемое поручение или задание.

На левом поле документа на уровне заголовков предусмотрено место простановки специальной отметки о контроле исполнения (реквизит 18).

2.8. Общие требования к систематизации документов и формированию дел Единый подход к классификации документов в организации обеспечивает номенклатура дел. Номенклатура дел представляет собой систе матизированный перечень заголовков дел, заводимых в делопроизводстве организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Номенклатура дел является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями. Номенклатура дел необходима для организации информационно-поисковой системы, т.е. классификационная основа номенклатуры является одновременно и основой для построения различных картотек, справочников и указателей. Составляются и используются три вида номенклатуры дел: типовая, примерная и конкретная (индивидуальная).

Типовые и примерные номенклатуры дел разрабатываются службами документации организаций, имеющих подведомственную сеть. Это дает возможность добиться единства в классификации документов организаций внутри отрасли.

Номенклатура дел составляется по следующей унифицированной форме:

Название раздела Примечание Индекс Кол-во дел Срок хранения Заголовок дела дела (томов, дела (тома, (тома, части) частей) части), № статей по перечню 1 2 3 4 Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

• распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дел;

• расположение документов внутри дела в определенной последова тельности;

• оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и облегчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хранении в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизованно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными подразделениями. Формирование дел в структурных подразделениях осуществляется с помощью ответственных за документацию. Методическое руководство правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ведомственный архив.

В дела группируются документы одного календарного года, за исклю чением переходящих, судебных, личных дел, документов органов пред ставительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва, документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год. Формирование дел осуществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает их быстрый поиск.


Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объему дел не существует. При большом объеме документов, относящихся к одному делу, проводят их деление на самостоятельные тома, части или создают новые дела, систематизируя документы по хронологии. Внутри дела документы располагаются в определенной последовательности. От выбранного порядка следования документов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытие хода и полноты решения вопросов. Обычно документы внутри дела расположены в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними датами. Документы могут быть расположены по порядковым номерам (приказы, распоряжения, протоколы, решения), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения вопросов. Документы могут располагаться и в алфавитной последовательности. В таком порядке, например, располагаются предложения, заявления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно располагать различные опросные анкеты, сводки, отчеты и другие документы.

2.9. Организация информационно-поисковых систем (ИПС) Основой построения поисковых систем является регистрация документов фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующим внесением необходимых сведений о документе в регистрационную базу данных (журнал, картотека, входной экранный формат или дело). Главное назначение регистрации - придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления. Пока приказ не зарегистрирован, он фактически не существует. Если поступивший документ не зарегистрирован, организация не берет на себя ответственности за него, его нет, так как не подтвержден факт его поступления. На базе регистрационных данных традиционно строится учет документов, поиск и контроль исполнения. Вместе с тем, при существующей системе делопроизводства регистрируется от четверти до половины документов, остальные в организации не учитываются, а их поиск строится лишь на предположениях специалистов об их существовании и возможном месте хранения.

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно, как правило, не регистрируется.

Индекс документа составляется в зависимости от принятого для каждого массива документов принципа формирования дел. Обязательным элементом индекса является порядковый регистрационный номер в пределах регистрируемого массива, как правило, за год. В комплексе с датой и названием он служит поисковым образцом до-куменга и используется также для целей учета. Дополнения к порядковому номеру указывают место исполнения и хранения документа, принадлежность его к определенному вопросу, территории, периоду, лицу и-т.д. и служат целям облегчения поиска.

Индексом документов, формируемых в дела только по названиям и авторам (бухгалтерские балансы, протоколы, наряды), служит порядковый номер в пределах регистрируемого массива. Индексом документов, формируемых в дела по вопросам, корреспондентам, территории (докладные записки, любая переписка, отзывы), служит порядковый регистрационный номер, дополненный индексом по номенклатуре дел, который и определяет место хранения документа. Индекс документов, составленных несколькими организациями, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации -авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в оформляющей части документа.

При регистрации документа индекс, как и другие его регистрационные данные, переносится в регистрационные формы. Причем в регистрационных формах могут указываться и другие реквизиты (сведения), которые вносятся при первичной регистрации или заполняются в процессе исполнения документа.

Классификация документов и информации является основой построения всех основных частей ИПС:

• при регистрации - для выделения регистрируемых массивов документов;

• при индексировании - проставляются индексы соответствующих классификационных справочников;

• при организации информационно-поисковых массивов для систематизации различных справочных и контрольных карточек;

• при поиске документов и информации.

В ИПС разрабатываются и используются различные классификационные справочники. Их набор зависит от принципов и правил ввода и вывода документной информации и базируется на комплексе регистрационных характеристик документа.

В соответствии с регистрационными данными документа наибольшее распространение в ИПС находят следующие классификаторы:

• название документа - классификатор названий документов;

• автор (корреспондент) - классификатор корреспондентов;

• заголовок документов или его краткое содержание - классификатор вопросов деятельности организации;

• резолюция - классификатор резолюций;

• исполнитель - классификатор структурных подразделений и (или) конкретных исполнителей;

• отметка об исполнении - классификатор результатов исполнения документов (причин неисполнения);

• адрес хранения - номенклатура дел.

3. Информационные технологии делопроизводства 3.1. Основные этапы развития инфор мационных технологий Технология (от греч. techne - искусство, мастерство, умение) - сово купность методов обработки, изготовления, изменения состояния, свойств, формы сырья, материала или полуфабриката, осуществляемых в процессе производства продукции;

научная дисциплина, изучающая физические, химические, механические и другие закономерности, действующие в технологических процессах. В понятии "информационная технология" следует выделить три основных составляющих:

• объект воздействия (в приводимом определении - это сырье, материал, полуфабрикат, т.е. материальный ресурс);

• результат воздействия (изменение состояния, свойств, форм объекта воздействия);

• методы воздействия (обработка, изготовление, изменение - процессы, приводящие к искомому результату воздействия).

В качестве первого компонента в данном случае имеется в виду не информация вообще, а ее конкретное воплощение в виде данных на том или ином носителе. Сами данные характеризуются формой восприятия или представления и содержательной интерпретацией.

Форма восприятия (представления) данных определяет основной способ конечного их использования в той или иной сфере деятельности и предполагает один из следующих вариантов:

• текстовая информация (различные виды письменной речи или пред ставления данных с помощью систем специальных знаков - математические и химические формулы, тексты программ и т. п.);

• аудиоинформация (устная речь, музыка, звуки естественного или искусственного происхождения, системы звуковой сигнализации различного назначения);

• видеоинформация (различного вида образы, воспринимаемые орга нами зрения, - рисунки, схемы, карты, фильмы и т. п.).

Содержательная интерпретация конкретизирует восприятие конкретных данных той или иной формы представления в рамках конкретного вида деятельности.

Развитие информационных технологий может рассматриваться с различных позиций.

Например, с точки зрения видов решаемых задач и используемых процессов обработки информации достаточно условно выделяются следующие этапы[2]:

60-70-е гг. XX в. - обработка данных в вычислительных центрах в режиме коллективного пользования. Основным направлением развития информационной технологии являлась автоматизация операционных рутинных действий человека;

с 80-х гт. XX в. - создание информационных технологий, направленных на решение стратегических задач.

С точки зрения содержания проблем информатизации могут быть выделены следующие этапы:

до конца 60-х гг. XX в. - проблема обработки больших объемов данных в условиях ограниченных возможностей аппаратных средств;

до конца 70-х гг. XX в. - отставание программного обеспечения от уровня развития аппаратных средств;

с начала 80-х гг. XX в. - максимальное удовлетворение потребности пользователя и создание соответствующего интерфейса работы в компьютерной среде;

с начала 90-х гг. XX в. - создание современной технологии межорганизационных связей и информационных систем.

3.2. Средства организационной техники для современных офисных технологий Конкретная информационная технология предполагает обязательное наличие комплекса технических средств (КТС). Ограничимся рассмотрением классификации средств оргтехники, составляющих аппаратную основу делопроизводства [2]:

1. Носители информации • носители на бумажной основе несветочувствительные;

• носители для репрографических процессов (термобумага, диазобу-мага, фотопленка, калька, бумага многослойная для электронно-искрового копирования и т. д.);

• микроносители;

• звуконосители;

• видеоносители;

• магнитные носители.

2. Средства составления и изготовления текстовых и табличных доку ментов:

• ручные пишущие средства;

• пишущие машины;

• диктофонная техника;

• печатающие устройства персональных компьютеров и графопост роители.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:

• средства фотографического копирования;

• средства диазографического копирования;

• средства электрофотографического копирования;

• средства термографического копирования;

• машины электронно-искрового копирования;

• средства микрографии;

• средства ризографического копирования;

• машины для гектографической (спиртовой) печати;

• машины для трафаретной (ротаторной) печати;

• оборудование для оперативной офсетной печати.

4. Средства обработки документов:

• фальцевальные, биговальные, перфорирующие и резательные машины;

• машины и устройства листоподборочные и сортировальные;


• скрепляющее, склеивающее и переплетное оборудование;

• конвертовскрывающие и резательные машины;

• машины для нанесения защитных покрытий на документы;

• адресовальные, штемпелевальные и франкировальные машины;

• машины для уничтожения документов;

• агрегатированные линии для обработки корреспонденции.

5. Средства хранения, поиска и транспортировки документов:

• первичные средства хранения документов (папки, коробки и т. п.);

• вторичные средства хранения документов (шкафы, ящики, стеллажи и т.

п.);

• картотеки и картотечное оборудование;

• тележки для транспортировки документов;

• лифтовое оборудование;

• транспортеры и конвейеры;

• пневматическая почта;

• оборудование для хранения носителей информации.

6. Средства электросвязи:

• средства и системы стационарной и мобильной телефонной связи;

• средства и системы телеграфной связи;

• средства и системы факсимильной передачи информации;

• электронная почта.

7. Банковская оргтехника:

• машины для счета купюр;

• детекторы валют;

• машины для упаковки банкнот;

• банкоматы.

8. Прочие средства:

• сканеры;

• многофункциональные центры;

• средства защиты;

• компьютерные аксессуары.

9. Малая оргтехника.

10. Офисная мебель и оборудование.

3.3. Прикладные программные средства обеспечения делопроизводства Прикладные программные средства принято классифицировать сле дуюпщм образом:

• системы подготовки текстовых документов;

• системы обработки финансово-экономической информации;

• системы управления базами данных;

• личные информационные системы;

• системы подготовки презентаций;

• системы управления проектами;

• экспертные системы и системы поддержки принятия решений;

• системы интеллектуального проектирования и совершенствования систем управления;

• прочие системы.

Системы подготовки текстовых документов предназначены для изго товления документов и различных информационных материалов текстового характера и включают:

• текстовые редакторы;

• текстовые процессоры;

• настольные издательские системы.

Системы обработки финансово-экономической информации предназ начены для обработки, в основном, числовых данных, характеризующих различные производственно-экономические и финансовые явления и объекты, и включают:

• универсальные табличные процессоры;

• специализированные бухгалтерские программы;

• специализированные банковские программы;

• специализированные программы финансово-экономического анализа и планирования.

Системы управления базами данных предназначены для создания, хранения и манипулирования массивами данных большого объема.

Личные информационные системы предназначены для информационного обслуживания рабочего места управленческого работника и, по существу, выполняют функции секретаря, позволяя, в частности, осуществлять:

• планирование личного времени на различных временных уровнях с возможностью своевременного напоминания о наступлении запланированных мероприятий;

• ведение персональных или иных картотек с возможностью автома тической выборки необходимой информации;

• соединение по телефонным линиям с ведением журнала телефонных переговоров и выполнением функций, характерных для многофункциональных телефонных аппаратов;

• ведение персональных информационных блокнотов для хранения разнообразной личной информации.

Системы подготовки презентаций предназначены для квалифицированной подготовки графических и текстовых материалов, используемых в целях демонстрации на презентациях, деловых переговорах, конференциях. Для современных технологий подготовки презентаций характерно подключение к традиционной графике и тексту таких форм информации, как видео и аудиоинформация, что позволяет говорить о реализации гипермедиа технологий.

Системы управления проектами предназначены для планирования и управления ресурсами различных видов (материальными, техническими, финансовыми, кадровыми, информационными) при реализации сложных научно-исследовательских и проектно-строительных работ.

Экспертные системы и системы поддержки принятия решений пред назначены для реализации технологий информационного обеспечения процессов принятия управленческих решений на основе применения эко номию - математического моделирования и принципов искусственного интеллекта.

3.4. Компьютерные технологии подготовки текстовых документов 3.4.1. Классификация средств изготовления текстовых документов С точки зрения удобства для пользователя одним из важнейших свойств текстовых процессоров является полное соответствие твердой копии образу документа на экране. Такая характеристика называется WYSIWYG (What You See Is What You Get - "что вы видите, то и получите"). Существенную роль при выборе текстового процессора играют объем занимаемой памяти (особенно при его использовании в составе систем автоматизированного проектирования) и цена.

Существующие в настоящее время компьютерные системы подготовки текстовых документов (СПТД) можно классифицировать по объему функциональных возможностей или по назначению для применения.

Редактор текстов обеспечивает ввод, изменение и сохранение любого символьного текста, но предназначен он, в основном, для подготовки текстов, которые в конечном итоге являются текстами программ, поскольку текст программы не требует форматирования, т.е. автоматического преобразования расположения элементов текста, изменения шрифта и т. п.

Программы для обработки документов ориентированы на работу с текстами, имеющими структуру документа, т. е. состоящими из абзацев, страниц и разделов. Среди систем подготовки текстов на естественных языках можно выделить три больших класса: форматеры, текстовые процессоры и настольные издательства.

Форматер - система подготовки текстов, которая не использует для внутреннего представления текста никаких кодов, кроме стандартных: конец строки, перевод каретки, конец страницы.

Текстовый процессор - система подготовки текстов, которая во внут реннем представлении снабжает собственно текст специальными кодами разметкой.

В основном экранные редакторы и текстовые процессоры различаются по назначению: первые создают ASCII - файлы, которые используются затем компиляторами или форматерами, вторые - предназначены для подготовки текстов для последующей печати на бумаге, форма представления текста имеет большое значение. Текстовые процессоры имеют специальные функции, которые предназначены для облегчения ввода текста и представления его в напечатанном виде, в частности:

• ввод текста под контролем функций форматирования, обеспечивающих немедленное изменение вида страницы текста на экране и расположение слов на ней, давая приближенное представление о действительном расположении текста на бумаге после печати;

такая возможность обычно обеспечивается после предварительной настройки текстового процессора на принтер, на котором предполагается печатать текст;

• возможность предварительного описания структуры будущего документа с помощью специального языка;

при этом задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, междустрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок (в конце текста или на той же странице) и т. п.

Большинство текстовых процессоров имеет средства настройки на конфигурацию оборудования компьютера, в частности, на тип графического адаптера и монитора. Поэтому возможности представления текста на экране сильно зависят от разрешающей способности экрана, и текст, подготовленный с помощью одного текстового процессора, как правило, не может быть прочитан другими текстовыми процессорами и, следовательно, не может быть отредактирован и напечатан. В целях совместимости текстовых документов при переносе их из среды одного текстового процессора в другой существует особый вид программного обеспечения - конвертеры, обеспечивающие получение выходного файла в формате текстового процессора - получателя документа. Программа - конвертер на входе получает информацию в одном файловом формате, а выдает информацию в виде файла в требуемом формате.

Существующие в настоящее время текстовые процессоры значительно отличаются друг от друга характеристиками, возможностями по вводу и редактированию текста, его форматированию и выводу на печать, а также по степени сложности освоения пользователем. Достаточно условно, эти инст рументальные средства могут быть разделены на две категории.

К первой категории можно отнести текстовые процессоры, позволяющие подготовить и напечатать сложные и большие по объему документы, включая книги.

Текстовые процессоры второй категории имеют существенно меньшие возможности, однако, проще в использовании, работают быстрее и требуют меньше оперативной памяти, существенно ниже по стоимости.

В список текстовых процессоров первой категории можно включить WinWord, WordPerfect, Chi Writer WordStar 2000, AmiPRo. Самым популярным отечественным продуктом в этом классе является текстовый процессор Лексикон, поддержка и дальнейшая разработка которого осуществляется компанией "Арсеналъ".

Настольные издательства готовят тексты по правилам полиграфии и с типографским качеством. Среди систем подготовки текстовых документов в этом классе можно выделить две подгруппы: настольные издательства профессионального уровня и издательские сиетемы начального уровня.

Системы первой подгруппы предназначены для работы над изданиями документов со сложной структурой. К системам профессионального уровня можно отнести QuarkXPress for Windows, FrameMaker for Windows, PageMaker for Windows. Наиболее распространены во второй группе программные продукты: Microsoft Publisher, Pageplus for Windows.

3.4.2. Технология изготовления текстовых документов Изготовление текстов заключается в последовательном выполнении ряда этапов:

• набор текста;

• редактирование введенной информации;

• форматирование (оформление) отдельных структурных элементов будущего документа;

• печать документа;

• сохранение текста документа и ведение архива текстов.

При современном уровне развития компьютерных информационных технологий клавиатура персонального компьютера (ПК) остается основным инструментом ввода текста будущих документов. Набор текста на клавиатуре может производиться с любой скоростью, потерь информации при этом не происходит, возможно лишь некоторое отставание обработки символов системой подготовки текстов от момента непосредственного ввода. Вводимый текст располагается в специально отведенной области экрана дисплея текстовом окне или рабочей области. Остальная часть экрана отводится под служебную область. Размеры этих логических частей (служебной и рабочей) зависят от конкретной программы подготовки текста. Обычно в служебной области присутствует строка статуса, которая содержит полезную для пользователя информацию о режиме работы программы подготовки текста и используется для краткой подсказки о действии программы при выборе того или иного пункта меню. Место экрана, на котором появляется следующий вводимый символ, т.е. позиция ввода, отмечается специальным знаком курсором. В служебной области всегда помещена информация о текущем положении курсора. Вид курсора зависит от программы, обеспечивающей обработку текста. Обычно это прямоугольник или знак подчеркивания. Любая система подготовки текстов поддерживает два режима ввода - вставка;

замена. Переключение между режимами осуществляется клавишными командами программы, либо командой меню. Возможность легко исправить ошибку набора снижает внимание пользователя и стимулирует высокую ско рость набора текста и, следовательно, увеличивает вероятность набора ошибочных символов. Клавиша Backspace удаляет ошибочный символ слева от курсора, клавиша Delete удаляет из текста символ, находящийся в позиции курсора. Вводимый символ автоматически раздвигает строку при режиме вставки, либо заменяет существующий символ в режиме замены.

Если используется текстовый процессор, то существенным является понятие "мягкого" и "жесткого" разделителя. При нажатии на клавишу Пробел клавиатуры ПК в текст вносится символ "жесткого" пробела. Кроме этого символа в тексте могут существовать, так называемые, "мягкие" пробелы, вносимые программой текстового процессора для выравнивания длины строки. Термин "мягкий" указывает на то, что при необходимости текстовый процессор удаляет лишние либо вставляет дополнительные "мягкие" пробелы, в отличие от "жестких", которые автоматически в текст не включаются и не изымаются из него. Аналогично можно трактовать понятие "мягкий" и "жесткий" конец строки. "Жесткий" признак конца строки создается при нажатии пользователем клавиши Entef для указания конца вводимого абзаца текста, он не может удаляться программой текстового процессора или автоматически менять свое расположение.

Созданный на этапе набора текст документа в дальнейшем может подвергаться изменениям. При традиционной технологии изготовления документов с помощью обычной пишущей машинки даже незначительные изменения в тексте приводили к повторной печати если не всего, то значительной части текста документа. Новая информационная технология использования систем подготовки текстовых документов отделила этап печати документа от его набора и редактирования. Пользователь имеет возможность многократной "шлифовки" текста материала до достижения необходимого уровня качества и изложения, не прибегая к печати документа. Это существенно сокращает затраты трудовых и материальных ресурсов на подготовку документации. К основным операциям редактирования принято относить:

• добавление;

• удаление;

• перемещение;

• копирование фрагмента текста;

• поиск и контекстная замена.

Под фрагментом понимается область текста, указанная (выделенная, маркированная) пользователем. Минимальный размер фрагмента - один символ, максимальный - весь текст документа. Основная концепция боль шинства систем работы с текстом - "выдели и обработай". Различают строчные и прямоугольные фрагменты или цепочки символов. В последнем случае границами выделения служат первый и последний символ в цепочке.

Выделение фрагмента документа может производиться с помощью мыши или клавиатуры. Выделенный фрагмент отмечается либо цветом, либо инверсным изображением. Снять маркировку можно специальной командой или установкой курсора в позицию, находящуюся за пределами фрагмента.

Удаление может быть произведено в двух вариантах:

• выделенный фрагмент изымается из текста, оставшийся текст смыкается;

• выделенный фрагмент удаляется в специальный буфер временного хранения, откуда может быть извлечен для вставки в другое место редак тируемого документа, либо использован в текстах других документов (если система подготовки текстов поддерживает многооконный режим для одновременной работы с несколькими документами). Содержимое временного буфера сохраняется в течение сеанса работы или до помещения в него новой порции информации.

Для копирования информации необходимо:

• копируемый текст выделить, а затем специальной командой "Копировать" поместить его во временный буфер хранения. При этом в буфер попадает копия фрагмента, сам он по-прежнему располагается в тексте документа;

• текстовый курсор помещается в новую позицию для вставки;

• копия фрагмента извлекается из буфера специальной командой "Вста вить" и располагается, начиная с указанной курсором позиции.

Для перемещения фрагмента текста с использованием буфера хранения необходимо:

• выделить фрагмент;

• специальной командой "Вырезать" изъять выделенный фрагмент в буфер;

• переместить курсор в нужное место документа;

• специальной командой "Вставить" извлечь содержимое буфера в документ.

Проблема использования содержимого временного буфера хранения решается в настоящее время не только за счет возможности многократного использования, но и за счет предоставления возможности хранения нескольких фрагментов текста одновременно. Например, текстовый процессор Word из комплекса Office 2000 позволяет сохранять до 12 фрагментов текста одновременно и использовать их для редактирования выборочно или все сразу.

Существующие на сегодняшний день графические оболочки (например, Windows) поддерживают технику drag-and-drop работы манипулятора "мышь" в системах подготовки текста. Эта техника предполагает, что для перемещения и копирования временный буфер не задействуется. Однако в этом случае копирование или перемещение фрагмента возможно только один раз, тогда как временный буфер хранения предлагает использовать помещенную в него информацию столько раз, сколько это нужно пользователю.

Операция поиска в среде программы обработки текста может выполняться в нескольких вариантах. Это может быть поиск по образцу, например, для последующей замены найденного словосочетания на другое. Действия пользователя сводятся к следующей цепочке операций:

• задается некоторый образец (символ, слово или цепочка символов);

• указывается направление поиска (вперед от текущей позиции курсора либо назад);

• система подготовки текстов начинает поиск заданного фрагмента при обнаружении последнего просмотр приостанавливается, курсор по зиционируется перед искомым фрагментом, и пользователь получает воз можность произвести нужную коррекцию.

Другой вариант поиска предполагает, что текст предварительно отмечается специальными служебными метками (закладками), а затем система подготовки текста осуществляет перевод курсора к метке, заданной пользователем по ее имени.

Команда замены производит замещение одного заданного контекста на другой. Замена может производиться в рамках выделенного фрагмента, по всему тексту либо после подтверждения пользователем каждого варианта замещения.

Важным этапом форматирования текста является оформление символов текста. Минимальная единица информации, с которой оперирует система подготовки текста, - символ. К символам применимы все операции по редактированию и оформлению текста документа. Системы подготовки текстовых документов используют следующие основные понятия, связанные с наборами символов.

Шрифт - комплект литер с буквами того или иного алфавита и всеми относящимися к нему знаками и цифрами.

Начертание шрифта или гарнитура - графические особенности шрифта, определяемые наклоном и характером знакоместа (шрифт прямого и курсивного начертания), шириной знакоместа (шрифт нормального, узкого и широкого начертания), его насыщенностью (шрифт светлого, полужирного, жирного начертания).

Семейство шрифтов - набор шрифтов, имеющих много общего.

Печатники под шрифтом понимают совокупность трех характеристик:

гарнитуру, размер и стилевые особенности (курсив, полужирный, полужирный курсив).

Гарнитуры можно подразделить на четыре большие категории:

1. Serif (Сериф - шрифт с засечками). Наиболее популярны гарнитуры Times, Bookman. Засечки могут быть как строго горизонтальны, так и обрезаны под определенным углом к базовой линии. Шрифт с засечками лучше всего использовать для основного текста;

2. Sans serif (Сане сериф - шрифт без засечек). Рубленые шрифты.

Полиграфисты иногда называют эту гарнитуру гротесковым шрифтом. Одна из наиболее популярных гарнитур этой категории Helvetic;

.

3. Script (Скрит - имитация рукописного текста);

4. Гарнитуры типа "Pi" разрабатываются для специальных применений.

Например, запись нот, формул химических соединений и пр. Windows использует шрифт Wingding этой гарнитуры.



Pages:   || 2 | 3 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.