авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 | 2 ||

«УДК 651:681.322 ББК 65.050 Н62 Никитина Т. П. Электронные системы управления документооборотом. Учеб. пособие. - Ярославль: МУБиНТ, 2002. - стр. ...»

-- [ Страница 3 ] --

• подготовки, учета, систематизации и архивного хранения, поиска и получения организационно-распорядительных, отчетно-статистических, учетных, плановых, информационно-справочных и других управленческих документов;

• работы с документами (передача, учет, контроль исполнения и др.).

Основные требования к системе состоят в следующем.

Для информационного обмена в системе должна использоваться кор поративная вычислительная сеть, в которую включаются как локальные, так и удаленные пользователи системы.

СУЭД должна взаимодействовать с электронной почтовой системой и автоматизированными системами управления предприятием.

Система должна допускать круглосуточный режим функционирования;

иметь средства диагностики и индикации текущего состояния системы, используемых ресурсов;

позволять наращивать количественные и расширять функциональные характеристики системы.

СУЭД должна обеспечивать изменение своих характеристик, параметров, адресов передачи документов и т.п. в зависимости от изменения регламента документооборота предприятия (норм, правил, порядка, форматов и т.п.).

Система должна строиться на основе открытых технологий, обеспе чивающих модернизацию и развитие без переработки. В системе должна быть предусмотрена возможность использования масштабируемых аппаратных платформ, в частности, технологически простой замены серверов и устройств хранения информации на более производительные.

Система должна обеспечивать с достаточной точностью распознавание документа на русском и основных европейских языках текстового формата А4, а также полнотекстовую индексацию текстового документа. Особое внимание должно уделяться объемам хранения, одновременному доступу и срокам хранения документов.

5.2.2. Подсистема "Электронный архив". Подсистема "Электронный архив" предназначена для следующих целей:

• оперативного и потокового ввода документов, полученных из бумажных документов путем сканирования и ORC распознавания;

• оперативного и потокового ввода электронных документов из других источников;

• передачи электронных документов в подсистему "Делопроизводство";

• реквизитного и полнотекстового индексирования документов;

• хранения электронных документов всех видов и представлений (в том числе графических образов), их поисковых образов и индексов (атрибутных и полнотекстовых);

• адресации оригиналов документов в бумажном архиве;

• поиска и извлечения документов из электронного архива;

• вывода документа из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дальнейшей доставки средствами связи;

• связи представлений хранимых документов с фактографической частью базы данных.

5.2.3. Подсистема "Ввод стандартных форм документов".

Подсистема "Ввод стандартных форм документов" обеспечивает про ектирование представления стандартных форм документов, ввод, контроль и экспорт содержащейся в них информации в БД.

5.2.4. Подсистема "Делопроизводство".

Подсистема "Делопроизводство" обеспечивает:

• создание электронных документов средствами подсистемы;

• ведение версий (редакций) документов и их авторства;

• защиту от конфликтов при попытке одновременной модификации документа;

• электронное визирование документов (электронная подпись);

• связывание документов в логические группы;

• организацию потока работ с документами: задание маршрута (рег ламентного или ситуационного) движения документов и условий осуще ствления работ с ними;

• вывод документа из системы в виде твердой (бумажной) копии или в электронном виде, в том числе для дальнейшей доставки средствами связи;

• допуск к документам и разрешенным видам работ с ними в соответствии с установленными правами пользователей;

• протоколирование видов работ, производимых пользователями с документами;

• управление маршрутами движения документов;

• контроль местонахождения документа и состояния его исполнения;

• передачу и извлечение документов в подсистему "Электронный архив".

5.2.5. Состав программных инструментальных и технологических средств.

Возможный состав программных инструментальных и технологических средств, ориентированных на управление документами и документооборотом, а также средств реализации процедур работы с документами может быть представлен следующим набором:

• средства для ввода бумажных документов и распознавания образов (например, CuneiForm Professional & CuneiForm OCR Server for MS Windows фирмы "Интеллектуальные технологии", FineReader);

• средства для создания электронных документов;

• средства для организации и работы с электронным архивом;

• технологические средства, ориентированные на управление доку ментооборотом;

• технологические средства, ориентированные на управление документами;

• инструментальные средства разработки приложений, реализующих снецифичес-кие функции и технологии работы с документами.

5.3. Категории технологий электронного управления документами Ниже перечислены категории технологий ЭУД (по IDC):

• Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы (Business-process EDM): Documentum, FileNet (Panagon и Watermark), Hummingbird(PC DOCS);

• Корпоративные системы ЭУД (Enterprise-centric EDM): Lotus (Domino Doc), дополнения к Novell Group Wise, Opent Text (LiveLink), Keytile Corp., Oracle (Context);

• Системы управления контентом ( Content management): Adobe, Excalibur;

• Системы управления информацией (порталы) ( Information Management):

Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K station);

• Системы управления образами (Imaging);

• Системы управления потоками работ (Workflow management): Lotus (Domino/ Notes и Domino Worflow), Jetforrn, FileNet, Action Technologies, Staffware.

Дадим более подробные определения и отличительные признаки каждой категории из вышеперечисленных технологий.

5.3.1. Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы.

Системы ЭУД, ориентированные на бизнес-процессы, как правило, предназначены для специфических приложений, иногда ориентированных на использование в определенной индустрии. Эти решения, как правило, обеспечивают полный жизненный цикл работы с документами, включая технологии работы с образами, управления записями и потоками работ, управление контентом и т.д.

5.3.2. Корпоративные системы ЭУД.

Корпоративные системы ЭУД обеспечивают корпоративную инфра структуру для создания совместной работы над документами и их публикации, доступную, как правило, всем пользователям в организации. Основные возможности этих систем аналогичны системам, ориентированным на бизнес процессы. Однако, их отличительной особенностью является способ использования и распространения. Аналогично таким средствам, как текстовые редакторы и электронные таблицы, корпоративные системы ЭУД являются стандартным, "приложением по умолчанию" для создания и публикации документов в организации. Как правило, эти средства не ориентированы на использование только в какой-то определенной индустрии или для узко определенной задачи. Они предлагаются и внедряются как общекорпоративные технологии, доступные, практически, любой категории пользователей.

5.3.3. Системы управления контентом.

Системы управления контентом обеспечивают процесс отслеживания создания, доступа, контроля и доставки информации вплоть до уровня разделов документов и объектов для их последующего повторного ис пользования и компиляции. Потенциально доступность информации не в виде документов, а в виде меньших объектов облегчает процесс обмена информацией между приложениями.

5.3.4. Системы управления информацией.

Системы управления информацией, называемые также порталами, обеспечивают агрегирование, управление и доставку информации через сети Internet, Intranet и Extranet. Эти технологии обеспечивают фундамент создания информационных порталов. Системы управления информацией дают возможность организациям накапливать и использовать экспертизу в распределенной корпоративной среде на основе использования бизнес-правил, контекста и метаданных. Хотя большинство доступных сегодня технологий обеспечивают, в основном, статические публикации, обеспечение большей интерактивности и средств совместной работы - дело ближайшего будущего.

5.3.5. Системы управления образами.

Системы управления образами преобразуют информацию с бумажных носителей в цифровой формат, как правило, это TIFF (Tagged Image File Format), после чего документ может быть использован в работе уже в электронной форме.

5.3.6. Системы управления потоками работ.

Системы управления потоками работ (workflow) обеспечивают сис тематическую маршрутизацию работ любого типа в рамках структури рованных и неструктурированных бизнес-процессов. Они используются в целях ускорения бизнес-процессов, увеличения эффективности и степени контролируемости процессов в организации.

6. Организация коллективной работы нал документом Организация служебных отношений в офисе все полнее характеризуется словами "взаимодействие" и "коллективная работа". Обеспечение правильного, надежного и своевременного обмена информацией в таких условиях жизненно важная задача. Спецификой работы с данными в офисных системах является необходимость обеспечения доступности этих данных нескольким сотрудникам одновременно. Кроме того, данная информация может использоваться в дальнейшем в справочных целях. Поэтому такие задачи, как создание сетей электронной почты, организация совместного использования данных, регулирование внешнего и внутреннего документооборота, обязательно должны быть решены при проектирований или реструктуризации информационной системы компании.

6.1. Цикл подготовки документа при коллективной работе над ним Цикличность этапов разработки документа при коллективной работе над ним представлена на рис. 8.

Рис. 8. Цикличность этапов разработки документа Типовой процесс разработки документа группой сотрудников начинается с поступления поручения от вышестоящей организации или как подготовка ответа на входящий - блок А1. Руководитель, которому поступило поручение, знакомится с содержанием, определяет одного или нескольких исполнителей (специалистов) и передает задание на исполнение поручения. При поступлении поручения к непосредственному ответственному специалисту - блок А2, выполняется декомпозиция поручения, определяются другие специалисты и перед ними ставятся конкретные частные задачи. Далее каждый специалист определяет необходимую информацию для решения своей частной задачи, оценивает количество и качество необходимых данных, а также определяет возможность исполнения в установленные сроки. Производится обсуждение всех возникающих вопросов с ответственным исполнителем. После определе ния информационных потребностей специалист просматривает личный архив для отбора аналогичных документов, анализирует их и определяет, в какой степени они могут служить прототипом нового документа.

Завершив подготовительный этап, специалист переходит к этапу сбора данных, необходимых для решения задачи - блок A3. По прототипам или, исходя из накопленного опыта, специалист с помощью технических работников просматривает общий архив учреждения и выбирает нужные данные. При необходимости табличного представления разрабатываются формы новых таблиц, осуществляется их заполнение выбранными данными и проводятся необходимые расчеты. Так как в ряде случаев данных, получаемых при первичном сборе, недостаточно, то проводится сбор дополнительных данных блок А4. С этого момента специалист начинает проработку варианта документа. Анализируя ранее полученные данные, он определяет их достаточность, достоверность и полноту. Этап блока А4 завершается передачей данных ответственному исполнителю. Наиболее интеллектуальным и плохо формализуемым является этап блока А5. Ответственный специалист разрабатывает вариант документа и проводит окончательную оценку действий для решения поставленной задачи, обобщает результаты анализа и формирует предложения и рекомендации. Технический работник печатает вариант документа - блок А6. Подготовка окончательного варианта документа проводится в несколько итераций, причем, их количество не поддается объективной оценке. Результатом этапа согласования может быть переход к блоку А2 при неправильном исполнении поручения (возврат ответственному исполнителю на доработку). После согласования и корректировки документ оформляется техническим работником, проводится его утверждение руководителем, тиражирование, рассылка и передача в архив - блоки А7, А8.

Если проанализировать рассмотренный выше процесс с позиций новых информационных технологий, то видно, что значительное количество этапов и действий может быть автоматизировано. Это, в свою очередь, существенно сокращает сроки и трудоемкость разработки, повышает качество документа и упрощает процесс его создания.

6.2. Особенности коллективной работы над документом Как уже отмечалось ранее, организация коллективной работы с элек тронными документами дает серьезный выигрыш в производительности труда всего предприятия. Совместный доступ к электронным документам является основой для этого. Но кроме доступа для коллективной работы крайне необходимы еще несколько жизненно важных функций, которые повсеместно используются в реальном бумажном мире. Рассмотрим основные особенности коллективной работы над документом [1].

6.2.1. При редактировании документа одним пользователем, он должен быть закрыт для редактирования другим пользователям. Единственный режим, в котором он открыт для других пользователей, - это режим "только для чтения".

6.2.2. Отслеживание версий документов. В коллективной работе очень важно знать, кто какой документ отредактировал и какие изменения внес (коллективная разработка планов, договоров и т.п.). Поэтому для сохранения целостности информации система должна поддерживать создание и ведение версий документа, формируя при этом своего рода эволюционный след изменения документа, позволяя, при необходимости, выполнить "откат" на любую раннюю версию. Под ведением версий документа понимается контроль доступа к созданию версий и средства для сравнения и анализа различных версий документа.

6.2.3. Поддержка аннотирования документа. Очень часто приходится работать не с файлом, подготовленным в текстовом процессоре, который можно в него загрузить для исправления и аннотации, а с неизменным изображением текстового документа в формате TIFF. Тогда нужно иметь средство для наложения своих комментариев на изображение документа.

Причем комментарии каждого сотрудника должны накладываться отдельным слоем, не затрагивая основного изображения и пометок коллег. В качестве элементов аннотации можно использовать стрелки, выделения цветом, красный карандаш для подчеркивания, заметки и так далее (заметьте, на сколько в итоге упрощается работа по анализу и последующей консолидации мнений заинтересованных сотрудников).

6.2.4. Организация распределенных хранилищ документов.

6.2.4.1. Доступ удаленных пользователей к хранилищу документов можно осуществлять в двух режимах: on-line и off-line.

В режиме on-line, в свою очередь, возможны два варианта работы:

Вариант 1 - пользователь напрямую подсоединяется к центральной офисной сети и получает доступ к хранилищу документов.

Вариант 2 - пользователь через Internet подсоединяется к WWW-cep-веру и, таким образом, получает доступ к хранилищу документов. Это более общий случай, чем вариант 1, так как пользователь имеет доступ к системе управления документами не только через прямое подсоединение, но и через любого Internet-провайдера в любом городе (используемые при таком доступе протоколы должны опираться на поддержку механизмов выписки/возврата документов DMS).

Режим off-line.

Internet до сих пор в России не является широко распространенной услугой и поэтому организация доступа через Internet иногда становится проблематичной. Единственно отлаженной на сегодняшний день службой доставки сообщений является электронная почта. Поэтому было бы логичным использовать электронную почту для отработки механизмов заказа-доставки документов. Формально процедура получения документов выглядит следующим образом. Пользователь заполняет форму запроса к хранилищу документа и ему возвращается по электронной почте список документов, которые соответствуют запросу (при этом, если необходимо, производится блокировка отправленных документов по месту основного хранения). Выбирая документ из списка, пользователь по электронной почте отправляет запрос в центр и также по почте получает заказанный документ. Такая схема может применяться не только для организации доступа единичных пользователей, но и как отличная схема для продажи информации из хранилища.

6.2.4.2. Взаимодействие нескольких хранилищ и одновременный до ступ пользователей к информации, расположенной в разных архивах.

Такого рода взаимодействие может быть построено на двух основных принципах • Взаимное тиражирование хранилищ. Технология, которая позволяет каждому пользователю в любом локальном офисе иметь доступ к информации со всех офисов. Но то, что прекрасно работает для офисной информации, с точки зрения объема хранения, не всегда будет работать для хранилищ документов серьезных размеров. Представьте себе 10 хранилищ по Гигабайт каждое. Для того, чтобы обеспечить доступ ко всем хранилищам, необходимо сделать в каждом офисе копии остальных. Это означает увеличение размеров хранения до 1 Терабайта - довольно дорогое удовольствие.

• Технология распределенного доступа. Система регистрирует несколько хранилищ и как бы создает одно - глобальное информационное пространство.

Пользователь делает один запрос к глобальному хранилищу, и система сама делит запросы по реальным хранилищам, собирает с них ответы и выдает консолидированный результат пользователю. Для того, чтобы обеспечить быстрый доступ собственно к документу по запросу пользователя, он подгружается по глобальной сети в систему хранения локального офиса, далее он может видоизменяться пользователем и возвращаться в свое месторасположение по глобальной сети. Для того чтобы не нарушалась целостность хранения, применяется система блокирования документов.

7. Автоматизация процесса ввода потоков информации Для организации обработки большого количества бумажных документов й перевода их в электронную форму предназначена система массового ввода документов. Слово "массовый" означает, что данная система масштабируема и способна работать как с одним бумажным документом, так и с 100 тысячами бумажных документов в день. Данная подсистема присутствует практически в любой задаче, дело лишь в количестве обрабатываемых документов.

В технологии обработки документов выделяют две основные группы:

• просто документы;

• формы.

Процесс обработки документов состоит из следующих этапов:

• сканирование документа;

• обработка изображения документа.

7.1. Сканирование документа и предварительная обработка изображения Сканирование документа является важнейшим этапом его обработки.

Очевидно, что качество изображений документов после прохождения через сканер оставляет желать лучшего. Кроме того, любой документ содержит множество дополнительной информации, облегчающей заполнение, но абсолютно ненужной, а часто мешающей при обработке изображения. Эти же функции применяются для уменьшения размера сохраняемого изображения.

Для обработки изображения любых документов используются следующие специализированные функции:

очищение изображения. Применяется для снятия с изображения отдельных элементов, например, точки, пятна и т.п.;

снятие фона и выделений - очень часто документы имеют общий фон, отличающийся от белого (ценные бумаги, например). Для их обработки необходимо удалять фон;

выравнивание изображения - для последующей обработки изображения и качества распознавания очень важно, чтобы документ располагался строго вертикально. Данная функция позволяет выполнять процедуру выравнивания изображения (устранять перекосы в изображении);

снятие элементов форм - для того, чтобы эффективно обрабатывать форму, необходимо удалять с изображения элементы форм. Например, линии, разграфка таблицы и т. п.;

определение идентификатора форм - очень часто приходится вводить в систему самые разнообразные формы, отличные как по содержанию, так и по структуре. Для того, чтобы система могла работать с множественными формами, она должна определять, что за форма поступила на обработку и загружать соответствующее, заранее настроенное и подготовленное описание формы;

восстановление букв и символов - очень часто случается, что в за полненной форме буква оказывается пересеченной элементом формы (например, линией). Для последующего успешного распознавания символа необходимо удалить линию, таким образом, чтобы буква при таком удалении не пострадала.

К предварительной обработке изображения также относятся следующие функции:

вращение изображения на произвольный угол;

масштабирование изображения;

регулирование уровня серого;

компрессия и декомпресиия изображений.

7.2. Системы распознавания изображений Основной подсистемой, которая обеспечивает индексирование документа, является система распознавания изображений. Существует огромное множество систем распознавания, отличающихся по стоимости, качеству и скорости работы. Обычно выделяют два класса систем [1].

1. Системы оптического распознавания (OCR) - работают только с машинописным текстом.

2. Интеллектуальные системы распознавания (ICR) - работают с ру кописным тестом двух видов:

• Hand-Print - текст, написанный от руки, но только печатными и большими буквами;

• произвольный рукописный текст.

Кроме того, этот класс систем решает специализированные задачи рас познавания изображения, например, распознавание штрих-кодов или спе циальных меток (крестик или галочка в избирательном бюллетене в спе циально напечатанном квадрате или кружке). Самой большой проблемой является обеспечение достаточного качества распознавания. Вопрос качества очень субъективен и зависит от конкретно решаемой задачи. Например, для ввода офисных документов в систему может совсем не понадобится распознавание, одна секретарша вполне справится с вводом нескольких новых договоров в день, но если таких договоров десятки тысяч, то, очевидно, что лучше поставить специализированную систему распознавания, чем содержать десяток секретарей для подобных операций. Так что вопрос качества, это, в первую очередь, финансовый вопрос: какую выгоду можно получить от внедрения более качественной (и, естественно, более дорогой) системы распознавания. Одним из современных путей улучшения качества распознавания является применение голосующих систем распознавания.

Системные интеграторы берут несколько модулей систем распознавания от разных производителей. Основным требованием к подбору таких модулей является использование различных технологий распознавания. Для OCR систем, в основном, используются три технологии:

• Матричная (Matrix-based);

• Описательная (основана на описании правил построения символов);

• Нейронная (основана на использовании нейронных сетей).

Каждая из этих технологий дает лучшие результаты при определенных условиях.

Соответственно, было бы разумным совместно использовать модули, использующие различные технологии распознавания. Когда две системы определяют, что распознанная буква - это "Б", а одна - что "Ь", то выносится общее решение, что все-таки это буква будет "Б".

7.3. Индексирование документа После того, как документ распознан, он поступает в систему управления документами, где проводится его индексирование. В зависимости от конкретной задачи и типа документа, он может быть загружен в полно текстовый модуль, или извлеченная из него информация может попасть в систему атрибутивной индексации (например, значения из полей формы попадают в карточку документа).

Вышеперечисленные функции решаются набором серверов приложений. Для обеспечения максимальной гибкости, естественно, хотелось бы на каждую операцию с изображением иметь свой отдельный сервер приложений. Но в тоже время, потери на меж серверное взаимодействие (открытие, сохранение файлов, увеличение сетевого трафика и т.п.) при увеличении количества серверов приложений могут оказаться значительными. Поэтому чаще всего выделяются два основных сервера приложений:

• сервер сканирования и предварительной обработки изображений;

• сервер обработки изображения и распознавания.

Данный сервер может использоваться как сервер для обработки стан дартных документов и как сервер для обработки форм.

Кроме этого необходимо специализированное клиентское программное обеспечение, которое предназначено для решения проблемы ручного индексирования документа, в том случае, если не удается сделать это автоматически. На данном рабочем месте может осуществляться контроль качества обработки документа.

Количество серверов каждого типа определяется конкретной произ водительностью каждого сервера в конкретной конфигурации на заданной программно-аппаратной платформе и требуемой производительностью системы массового ввода.

7.4. Методы управления серверами массового ввода.

Существуют два основных метода управления серверами массового ввода:

• файловый;

• использование сервера базы данных.

7.4.1. Файловый способ управления серверами массового ввода.

При файловом способе предлагается использовать иерархическую структуру с такой организацией, что каждой технологической операции соответствуют входящие и исходящие каталоги, в которые записываются файлы, поступающие на обработку и прошедшие обработку. Также су ществуют правила, по которым осуществляется переход от одной техно логической операции к другой.

Преимущества: простота и дешевизна.

Недостатки:

зависимость от типа файловой организации для различных операционных систем;

трудность в организации сложных (многостатусных) обработок.

Например, документ распознан и определяется качество распознавания. В зависимости от уровня качества документ может направляться по тому или иному пути. В этом случае проектирование файловой структуры становится сложной задачей;

трудность получения мониторинга мгновенного состояния всех про цессов. Если не ведется лог-файл, то невозможно получить историю процесса;

необходимость придумывать и отписывать механизм блокировок файлов при их обработке;

существует вероятность потери целостности процесса. Например, документ взят на обработку, но в результате некого сбоя не ушел на сле дующую стадию. В этой схеме, даже при наличии файла истории процесса, возможны безвозвратные потери документов.

7.4.2. Использование сервера базы данных в качестве сервера управления.

При использовании сервера базы данных предлагается в качестве сервера управления использовать специализированный сервер приложений, который взаимодействует с базой данных. Для каждого документа, который попадает в систему ввода документов, создаются и контролируются задания. Переход на следующую стадию - это изменение статуса задания. Каждая обработка документа (процедура, связанная с изменением статуса задания) является выделенной транзакцией на сервере баз данных. Если обработка не выполняется по каким-либо причинам, то транзакция откатывается назад и задание на обработку остается невыполненным и идет снова на выполнение.

Следовательно, появляется гарантия не потерять документы при такой организации обработки. Также существует заранее описанный свод бизнес правил, в котором указываются варианты движения документа в зависимости от его статусов. Документы хранятся на специальном промежуточном устройстве хранения, обязательно с малым временем доступа к информации.

Достоинства: масштабируемость, целостность и надежность.

Недостаток - высокая стоимость.

7.5. Специальное аппаратное решение массового ввода Все вышеизложенные функции могут решаться как программным, так и аппаратным обеспечением. Естественно, программное обеспечение более гибко в настройке и содержит более новые технологии обработки изображений документов, чем аппаратное решение, но платы дают ряд преимуществ по сравнению с программным решением[1]:

• платы имеют более высокую скорость обработки изображений, чем компьютер с установленным соответствующим программным обеспечением, особенно в отношении битово-ориентированных операций;

• сокращение стоимости системы в целом.

Кроме того, практически все скоростные сканеры достигают своей физической производительности через специализированные скоростные интерфейсы, поддерживаемые платами обработки изображения. Платы могут применяться не только для ускорения ввода документов, но и для ускорения вывода на печать документов на принтер и экран.

Платы - процессоры документов классифицируются по разным параметрам.

По типу поддерживаемых устройств:

• по отдельности: сканер, принтер, монитор;

• принтер и сканер;

• сканер и монитор;

• принтер и монитор;

• сканер, принтер и монитор.

По функциям обработки изображения документа.

Группа 1:

компрессия и декомпрессия изображения;

• вращение.

Группа 2:

• -выравнивание;

• очищение изображения;

• другие функции повышения качества документа.

Группа 3:

• распознавание;

• обработка форм.

По месту установки:

• устанавливается в компьютер;

• устанавливается в сканер.

7.6. Проблема ретроконверсии Необходимо отметить, что для решения определенных задач, связанных с обработкой большого количества бумажных документов, существуют специальные технологии, позволяющие без потери качества избежать многих дорогостоящих операций, которые были рассмотрены выше. Для многих предприятий сегодня актуальной является проблема ретроконверсии - перевода документов с бумажных носителей в электронный вид для дальнейшего анализа. Скажем, имеется большой архив бумажных документов, содержание которых необходимо для повседневной работы сотрудников. Документы все или порциями сканируются, автоматически распознаются, после чего, без какой либо ручной правки ошибок распознавания, используется механизм нечеткого поиска (продукт Excalibur RW), который позволяет находить нужную информацию даже в тех документах, где слова были распознаны или же набиты с ошибками. Особенностями предлагаемого подхода для решения данной задачи являются:

• возможность выполнения сканирования документов в фоновом режиме (по мере высвобождения техники и ресурсов, или же возникновения необходимости анализа конкретного блока бумажной информации в случае, когда выбирается путь поэтапного ввода документов в систему);

• распознавание документов в фоновом режиме;

• отсутствие необходимости правки документов для их последующего анализа (как показывает статистика, стоимость сканирования одной страницы формата А4 стоит около 10 центов, а правка распознанного документа в 10 раз дороже).

8. Организация системы электронного документооборота В основе концепции электронного документа лежит ставшая в конце 80-х годов общепринятой идея манипуляции информацией в электронной, а не в бумажной форме. Современный электронный документ должен выглядеть для конечного пользователя также как привычный бумажный документ (с различными шрифтами, форматированием, иллюстрациями, печатями, подписями и т.д.) и обрабатываться с помощью последовательного применения тесно взаимосвязанных технологай в рамках систем управления электронными документами [10].

Системы EDMS, относящиеся к первому поколению, появились в середине 80-х годов. Технология работы с ними строится на использовании ключевых слов для индексации и поиска документов (рис. 9). Это означает, что после того, как документ отсканирован и получен его графический образ, необходимо приписать образу каждого документа набор ключевых слов, которые затем индексируются, и по ним происходит поиск информации.

Рис. 9. Технология работы систем EDMS первого поколения Суть индексирования по ключевым словам (или атрибутного индек сирования) заключается в том, что для каждого вводимого или сохраняемого документа заполняются соответствующие поля в индексном файле.

Заполнение осуществляется как вручную, так и с помощью программы, которая по какому-либо признаку выделяет в документе значения ключей (атрибутов). Серьезные ограничения при использовании этих систем связаны со следующими обстоятельствами:

• определение ключевых слов - достаточно субъективный процесс;

даже при участии самого независимого эксперта трудно избежать одностороннего влияния и субъективности при выборе ключевых слов;

• определение ключевых слов - достаточно дорогостоящая процедура (составляет от $5 до $20 на документ) из-за невозможности автоматической индексации и низкой производительности при определении ключевых слов вручную;

• предполагается, что пользователи будут осуществлять поиск инфор мации предсказуемым способом, т.е. по тем ключевым словам, которые были заложены;

• поиск по ключевым словам - это четкий поиск, т.е. пользователь должен знать в точности то, что он ищет. Если сделана ошибка при написании ключевого слова в запросе для поиска, система никогда не найдет нужную информацию;

• ключевые слова могут меняться со временем, т.е. понятия, бывшие "ключевыми" вчера, вовсе не обязательно будут столь же важными через год.

Технология работы с системами EDMS второго поколения представлена на рис. 10. Если документ вводится в систему с помощью сканера, его графический образ преобразуется в текстовый файл с помощью средств распознавания символов.

Рис. 10. Технология работы систем EDMS второго поколения Поиск информации в таких системах происходит с помощью механизмов полнотекстового поиска Принципиальным (Full Text Retrieval).

технологическим новшеством в системах EDMS второго поколения явилось использование оптического распознавания символов (Optical Character Recognition - OCR). Оптическое распознавание символов - одна из основных компонент для большинства современных систем управления документами, особенно тех из них, в которых большую роль играет ввод текстов в систему.

Хотя современные технологии OCR позволяют достаточно надежно распознавать высококачественные бумажные документы, они не могут гарантировать абсолютной надежности во всех случаях. Поэтому в распознавание текста, как правило, включается процесс ручной правки. Он приводит к значительным скрытым расходам при использовании систем с четким поиском, особенно, если вводятся старые, не слишком хорошего качества документы. Среди других "узких мест" рассматриваемых систем EDMS можно назвать:

• механизм четкого поиска не позволяет находить информацию, если были допущены ошибки при распознавании текста или при написании запроса;

• из-за необходимости "очистки" текста стоимость обработки документов достаточно велика - от $2 до $10 на страницу;

• индекс, создаваемый такими системами, обычно составляет от 100 до 400% от объема исходного текста, что означает увеличение времени поиска и ресурсов компьютера.

В начале 90-х годов появились технологические разработки, связанные с индексацией и поиском документов и использующие результаты, полученные в области нейронных сетей и искусственного интеллекта. Они позволили сформулировать принципиально новые концепции построения систем управления неструктурированной информацией в электронном виде.

Компания Excalibur Technologies разработала и представила на рынке технологию адаптивного распознавания образов APRP(Adaptive Pattern Recognition Processing), которая была положена в основу программного продукта - систему управления документами Excalibur EFS. Технология APRP основана на нейронных сетях. Она позволяет не только обойти проблемы ошибок распознавания текстов, но и предоставляет возможности автоматического индексирования и поиска различных типов неструктурированной информации в электронной форме. Компания Excalibur Technologies разработала библиотеки, реализующие нечеткий поиск информации различной природы:

• библиотека TRS - Text Recognition Software - предназначена для ин дексации и нечеткого поиска текстовой информации;

• библиотека SRC - Signal/Sound Recognition Software - предназначена для распознавания (индексации и нечеткого поиска) голосовой, звуковой и сигнальной информации;

• библиотека VRS - Visual Recognition Software - предназначена для индексации и нечеткого поиска изображений (например, поиск по фото графиям, отпечаткам пальцев и т.д.) Технология адаптивного распознавания образов легла в основу ком мерческого программного продукта Excalibur EFS - системы управления электронными документами третьего поколения. Технология работы с системой Excalibur EFS включает те же этапы (рис. 11), что и работа с системами EDMS второго поколения. Однако отсутствует самый дорого стоящий и трудоемкий этап - исправление ошибок в тексте документа после распознавания.

Рис. 11. Технология работы системы EDMS третьего поколения Excalibur EFS Отметим основные преимущества, которые дает Excalibur EFS для контекстного поиска текста:

• нечеткий поиск;

В технологии APRP под нечетким поиском понимается возможность найти достаточно близкое приближение к запрошенному термину или фразе.

Нечеткий поиск устраняет для пользователя необходимость знать правильное написание каждого термина, с которым он работает. Поскольку Excalibur EFS работает не с ключевыми словами, а с образами, две-три ошибочные буквы в слове или фразе не могут существенно изменить базовую картину текста.

Таким образом, автоматически становится допустимой ошибка как во входных данных, так и в терминах запроса. Excalibur EFS всегда в состоянии найти ближайшее приближение к терминам и фразам, заданным в качестве объектов поиска;

• автоматическая индексация.

При использовании Excalibur EFS можно проиндексировать все данные, не указывая ключевых слов или полей базы данных, не привлекая администратора базы данных и не прибегая к экспертам для определения значимости того или иного слова или фразы по сравнению с другими словами или фразами;

• управление точностью поиска.

Excalibur EFS позволяет улучшить параметры процесса поиска данных, обеспечивая возможность пользователю самому определять степень совпадения найденной информации с запросом. Можно сформулировать эффективный запрос без необходимости знать правильное написание слов или фраз. Получив запрос, найти какой-либо документ, система просматривает образы и составляет список "ближайших приближений" исправления и повторного ввода текстов, прошедших распознавание. Можно установить "ближайшую десятку", "ближайшую сотню" и т.д. Это потенциально создает среду поиска, в которой пользователь может проводить поиск в интерактивном режиме, чтобы найти ответ, предварительно не определив точно, что же является ответом;

• высокая скорость поиска информации.

Программные системы, базирующиеся на методологии APRP, имеют возможность динамически использовать ресурсы и архитектуру компьютера для получения быстрейшего и точного доступа к информации. Поскольку индекс занимает минимальный объем, его можно с высокой скоростью загрузить в память любого компьютера в сети и работать с ним со скоростью двоичных логических операций.

9. Обзор систем электронного документооборота Рассмотрим основные системы электронного документооборота, пред ставленные в России [11].

9.1. Docs Fusion и Docs Open Разработчиком этих продуктов является компания Hummingbird. Это одна из самых популярных в мире систем, относящихся к классу "электронных архивов". К сожалению, различные поколения и компоненты продукта получили различные названия, и поэтому при ознакомлении с ним возникает определенная путаница. Изначально существовала система Docs Open клиент-серверное приложение с "толстым" клиентом. Затем был разработан сервер приложений Docs Fusion, позволивший избавиться от необходимости иметь "толстого" клиента, обращающегося напрямую к базе данных. К нему есть два клиента: Windows-клиент PowerDocs и Web-клиент CyberDocs.

Перспективной для компании является платформа Docs Fusion. Для простоты далее будем называть систему словом Docs, имея в виду Docs Fusion и клиентов - PowerDocs и CyberDocs.


В России Docs Open представлена достаточно давно и уже применяется во многих организациях. Дистрибьютором этого продукта в России является компания HBS. Docs может эффективно применяться и в крупных организациях с большим числом сотрудников (тысячи человек), и в не больших фирмах, где работает пять-шесть человек. Система, в первую оче редь, позиционируется как предназначенная для организаций, которые за нимаются интенсивным созданием документов и их редактированием (го ловные офисы компаний, консалтинговые компании, органы власти и т. д.).

Клиенг PowerDocs - это Windows-интерфейс, по идеологии построения напоминающий MS Outlook. Пользователь может обращаться к Docs через интерфейс самого MS Outlook и даже в окне Windows Explorer, что позволяет работать с папками Docs как с обычной файловой системой. Клиент PowerDocs позволяет осуществить мобильный доступ с возможностью синхронизации при подключении, в том числе и по медленным линиям. Эта функция также позволяет обеспечить стабильную работу пользователя в режиме неустойчивой работы локальной сети. Клиент CyberDocs обеспечивает практически ту же функциональность, что и PowerDocs, но через Internet-браузер. В одном комплексе может быть установлено несколько серверов DocsFusion, при этом автоматически реализуется балансировка нагрузки и устойчивость к сбоям (fault tolerance). Это значит, что при сбое одного из серверов пользователи почувствуют лишь некоторое замедление работы системы, а сама система может обеспечить одновременную работу с ней достаточно большого количества пользователей. Для хранения данных системы необходимо использовать Microsoft SQL Server или Oracle. В качестве хранилища для самих документов используется файловая система.

Система позволяет легко осуществить интонацию и стыковку с другими прикладными системами, как на уровне клиента PowerDocs, так и на уровне сервера. Docs - это открытая платформа, к ней поставляются средства разработки для создания специализированных приложений или интеграции с другими системами. В территориально распределенных организациях могут возникнуть проблемы, так как в системе нет механизмов репликации информации. В ней имеются средства поддержки совместной работы на уровне рабочей группы. Однако для больших организаций этих средств недостаточно.

9.2. Documentum Documentum - это система управления документами, знаниями и бизнес процессами дтя крупных предприятий и организаций. В России ее представ ляет компания "Документум Сервисиз". Система только начинает внедряться в России. Documentum - это платформа в большей степени, чем готовый про дукт, предназначенная для создания распределенных архивов, поддержки стандартов качества, управления проектами в распределенных проектных группах, организации корпоративного делопроизводства, динамического управления содержимым корпоративных интранет-порталов. В продукте предусмотрено все, что нужно крупной организации, - это интегрированная система позволяющая комплексно решать достаточно широкий спектр задач.

Она включает необходимую функциональность для автоматизации деловых процессов: маршрутизацию, утверждение, распределение, уведомление и контроль исполнения. Documentum достаточно масштабируем, вся информация, которая хранится в системе, управляется выделенным серверным компонентом - хранилищем DocBase. Documentum содержит механизмы, позволяющие управлять хранением информации: она поддерживает управление версиями, публикацией, доступом, местонахождением информации и дает возможность осуществлять архивацию. Система может эффективно работать в распределенной архитектуре в территориально разобщенных подразделениях благодаря реализованным механизмам репликации и синхронизации информации, а также централизованного администрирования. Documentum поставляется в нескольких "редакциях", ориентированных на различные задачи: создание порталов, управление знаниями, обеспечение соответствия стандартам, управление качеством, организация В2В (business-to-business) взаимодействия. Важной особенностью для многих отраслей является воз можность полного документирования всех событий и жесткого отслеживания выполнения определенных процедур. Продукт включает в себя средства, позволяющие создавать приложения в среде Documentum, в том числе Web приложения. Но для разработки приложений для Documentum и интеграции его с другими приложениями можно использовать и внешние средства разработки: продукт построен на современных открытых технологиях.

Благодаря такой открытости для его внедрения в существующую информа ционную среду не потребуется существенных расходов на модификацию инфраструктуры. Documentum отличается мощной поддержкой форматов и средствами автоматической генерации файлов форматов PDF и HTML из любых хранимых данных. Documentum имеет относительно высокую сто имость внедрения за счет того, что является "конструктором", из которого собирается необходимая функциональность, а кроме того, сложен в освоении, что является очевидной оборотной стороной его функциональной полноты.

Поэтому оснащение этим продуктом отдельных рабочих групп или организаций с числом сотрудников порядка одного-двух десятков имеет мало смысла разве что в случае, если предполагаются быстрые темпы роста Безусловно, Documentum является одним из наиболее мощных продуктов, однако позволить себе такую систему могут только организации, которые очень серьезно относятся к задаче автоматизации документооборота и готовы выделить на нее достаточные финансовые и интеллектуальные ресурсы.

9.3. LanDocs Система LanDocs ориентирована на делопроизводство и архивное хранение документов. Она состоит из нескольких компонентов: системы делопроизводства, сервера документов (архива), подсистемы сканирования и визуализации изображений, подсистемы организации удаленного доступа с использованием почтового сервера. Компонент Intemet-клиента, делопроизводства реализован в клиент-серверной архитектуре на базе промышленной СУБД: Oracle или Microsoft SQL Server. Программное обеспечение для централизованного управления хранением документов в электронном архиве реализовано в виде отдельного сервера. В качестве отдельной опции поставляется модуль полнотекстового поиска документов с учетом правил русского языка. Почтовая служба LanDocs сделана так, что сотрудники, у которых установлен специальный клиентский компонент LanDocs, могут получать сообщения-задания и отчитываться по ним, используя стандартный почтовый ящик Microsoft Exchange или Lotus Notes.

Компонент сканирования и работы с изображениями имеет достаточно продвинутую функциональность: он позволяет фильтровать изображения, исправлять "Перекос, возникший после сканирования, распознавать текст.

Система LanDocs не ориентирована на поддержку коллективной работы и процесса создания документов.

9.4. Microsoft SharePoint Portal Server Система является электронным архивом с развитыми средствами под держки совместной работы. Это, пожалуй, первый продукт компании Microsoft, который может претендовать на роль корпоративного. Под держивает совместное создание документов, ведение версий документов, изъятие и возврат документов в архив (check-out, check-in). В нем нет Windows-клиента как такового. Для доступа к архиву используется Web клиент и компонент, интегрированный в Windows Explorer, что позволяет обращаться к архиву как к набору файлов. В систему встроены достаточно мощные средства индексации и поиска. Причем поиск может осуществляться как по внутренним хранилищам информации (файлы, интранет-сайты, базы Microsoft Exchange, базы Lotus Notes), так и по внешним (Internet). Система способна индексировать и публиковать документы, которые находятся в файловой системе на серверах локальной сети. В качестве альтернативы документы можно переместить в хранилище самого сервера (которое аналогично хранилищу MS Exchange 2000). Регистрационные данные о документах всегда помещаются в хранилище сервера, при этом нет необходимости в использовании отдельного сервера баз данных. Система достаточно открыта, к ней можно добавлять различные компоненты. Опора на Web-технологии делает такое расширение технологичным. Продукт наиболее эффективен в качестве базы информационной инфраструктуры для компаний, которые делают ставку не на иерархическое управление, а на матричную организацию взаимодействия людей и плоскую структуру управления. Для традиционных фирм она может стать звеном в интранет-инфраструктуре, так как концепции, заложенные в эту систему, позволяют сделать процесс публикации информации на портале частью каждодневной работы с документами, не требующей особо сложных процедур, ресурсов и организационных усилий.


9.5. Optima Workflow Хотя система и называется Optima Workflow, это больше чем workflow продукт. Кроме общего механизма организации потока работ, он позволяет хранить на время проведения работ все документы, относящиеся к процессу.

Для этого в качестве хранилища используется механизм общих папок Microsoft Exchange. Полезной возможностью является отслеживание критических путей и представление комплекса взаимосвязанных работ в виде диаграмм Ганга. Впрочем, эту работу можно производить и в среде MS Project с использованием всех ее возможностей, так как Optima Workflow позволяет экспортировать данные о ходе работ в эту программу. Система автоматизирует процессы регистрации документов по правилам делопроизводства, реализует механизмы аннотирования и сбора резолюций, доставки отчетов об исполнении поручений. Тот факт, что Optima Workflov использует в качестве основного хранилища и транспорта Microsoft Exchange, определяет все ее возможности по надежности хранения, защите от сбоев, возможности применения медленных линий связи, синхронизации данных, ограничения доступа к данным. Для регистрации версий документов используется СУБД. Так как Optima Workflow в качестве сервера использует Exchange, его легко внедрить в тех компаниях, где он уже применяется по своему прямому предназначению - как почтовый сервер. Не нужно рассчитывать на то, что Optima Workflow позволит задействовать Exchange в качестве электронного архива - для этого есть другие продукты, к примеру, описанный выше Microsoft SharePoint Portal Server. Optima Workflow хранит документы только в процессе, пока работы, связанные с ним, не завершены.

9.6. "БОСС-Референт" Данная система разработана компанией АйТи. Она ориентирована в первую очередь на организации, руководство которых стремится к опти мизации деятельности своих сотрудников и повышению эффективности работы, в том числе и экономической эффективности. "БОСС-Референт" относится к категории систем, ориентированных на поддержку управления организацией, эффективной работы сотрудников и на накопление знаний, и при этом имеет развитые дополнительные сервисы. Основное назначение системы "БОСС-Референт" создание корпоративной системы, охватывающей деятельность всех сотрудников на своих рабочих местах и поддерживающей управленческие бизнес-процессы. Система поддерживает российские стандарты делопроизводства, организационное управление, контроль исполнительской дисциплины, отслеживание договоров с внешними организациями, согласование документов. Отличительная особенность ее в том, что, будучи полноценной системой документооборота, предназначенной для работы всех сотрудников организации, она уже обладает всей необходимой функциональностью для реализации делопроизводства. В ней с самого начала фигурируют понятия, роли и функции, присущие организациям со сложной иерархической, в том числе территориально распределенной структурой в России. Другая отличительная черта системы "БОСС-Референт" - в ней реализованы функции контроля договоров, учета материальных ценностей, потокового сканирования и распознавания (в "БОСС-Референт" интегрирована система FineReader), электронной конференции и доски объявлений. Дополнительные модули системы "БОСС-Референт" включают автоматизацию организации и планирования мероприятий, автоматизацию деятельности бюро пропусков на предприятии, генератор отчетов, факс сервер. Система реализована на платформе Lotus Notes. Благодаря этому вдобавок к функциям "БОСС-Референта" пользователи получают в свое распоряжение все богатство функциональности самой среды Lotus Notes, включая электронную почту, репликацию данных, возможность удаленной работы и т. д. "БОСС-Референт" является наиболее открытой во всех смыслах системой - она поставляется вместе с полными исходными текстами. К ней дополнительно прилагается инструментарий разработчика с полным описанием функций прикладного программного интерфейса. Компания АйТи разработала несколько методик оценки экономического эффекта внедрения СЭД "БОСС-Референт". На основании таких оценок можно посчитать реальную экономию от перевода в электронный вид процессов согласования, создания, поиска и хранения документов, договоров, использования шаблонов документов, автоматизации процессов контроля исполнения поручений, работы с договорами и т.д. Такие методики, наряду с методиками ТСО (total cost of ownership), применяются при оценке проектов внедрения системы на коммерческих предприятиях.

9.7. "Дело" Система "Дело", которая до недавнего времени называлась "Дело-96", является типичным представителем систем автоматизации делопроизводства и именно в этом качестве приобрела популярность у нас в стране. Она последовательно поддерживает все правила делопроизводства, унас ледованные от советского делопроизводства и принятые в России. Раз работчик - компания "Электронные офисные системы" (ЭОС) - взял курс на пересмотр концепции продукта в сторону создания полноценной системы документооборота. Для хранения документов компания ЭОС представляет отдельный продукт, интегрированный с системой "Дело", обеспечивающий функции электронного архива. В системе реализован Web-интерфейс, что удобно для организации удаленного доступа и построения интранет-порталов.

"Дело" хранит учетные записи средствами промышленной СУБД - Oracle или Microsoft SQL Server;

осуществляет полное протоколирование действий пользователей с документами. Последняя версия интегрирована с системой распознавания FineReader для занесения в нее данных с бумажных документов. Продукт в первую очередь интересен для организаций, которые сталкиваются с необходимостью внедрения формализованного делопроизводства для подразделений секретариатов, канцелярий, общих отделов.

9.8. "Евфрат v9" "Евфрат" является простым электронным архивом с базовыми воз можностями контроля исполнения. Разработан компанией Cognitive Technologies. Компания предлагает спектр продуктов для организаций различного масштаба - от версии для малого офиса до варианта для крупных компаний. "Евфрат" построен в парадигме "рабочего стола" с папками.

Документы раскладываются по папкам, которые могут иметь любую степень вложенности. Собственного хранилища файлов "Евфрат" не имеет - система хранит только ссылки на файлы или на страницы в Internet. Для хранения реквизитов документов используется СУБД собственной разработки. В комплект продукта входят утилиты, позволяющие уплотнять и архивировать базу данных этой СУБД. Отличительной особенностью является возможность открыть и просмотреть любой документ поддерживаемого системой формата с помощью встроенной программы просмотра, правда, без форматирования и иллюстраций, что, впрочем, не составляет проблемы, так как документ можно открыть во внешнем "родном" приложении. К сожалению, "Евфрат" не дает возможности отслеживать получение и возврат документов (check-out, check in) и хранение версий, что может усложнить коллективную работу с документами. Система позволяет описать категории документов и приписать любой из категорий любые реквизиты. Для ввода информации с бумажных носителей в комплект продукта входит система потокового ввода, основанная на другом продукте компании - системе распознавания текстов Cuneiform. По сути, "Евфрат" представляет собой средство сканирования, распознавания, регистрации документов, присвоения им реквизитов, индексации, пол нотекстового поиска, назначения заданий, связанных с документом, и конт роля их исполнения. Это недорогое решение, которое может оказаться по лезным в малом офисе или на предприятиях, не предъявляющих высоких требований к масштабируемости информационной системы.

9.9. Другие системы Система Company Media разработана российской компанией "Интертраст" на основе Lotus Notes. Содержит широкий набор сервисов, поддерживающих делопроизводство, коллективное создание документов, контроль исполнения, управление договорами, управление проектами, управление персоналом, учет материальных ценностей и др. Сильной стороной является эффективная поддержка территориально распределенных структур управления за счет специальных методов, гарантирующих доставку заданий независимо от качества линий передач. Система может иметь широкое применение в организации - и как база для автоматизации делопроизводства, и как средство поддержки работы сотрудников в организации в целом. Дополнительные сервисы, реализованные в системе, делают ее еще более привлекательной.

Lotus Domino.doc представляет собой приложение для Notes/Domino, написанное самой же компанией Lonis, которое имеет достаточно развитый электронный архив, позволяющий в среде Notes реализовать корпоративное хранилище документов. Обеспечивает функции хранения версий, контроль изъятия и возврата документов (check-out, check-in). Будучи дополненной компонентом Domino Workflow, помогает реализовать потоки работ. Для организаций, использующих Lotus Notes/Domino, выбор Domino.doc может оказаться оправданным. Продукт стоит недорого в пересчете на рабочее место, при условии что на этих местах уже имеются клиентские лицензии Lotus Notes. Продукт Staffware относится к категории workflow-систем масштаба предприятия. Разработан одноименной компанией http://www.staflrware.com, распространяется в России фирмой "Весть Метатехнология". Это серверная технология для управления потоками работ.

Типичными пользователями Staffware (как, впрочем, и любой другой системы workflow) могут стать телекоммуникационные компании, крупные и средние банки, гостиницы, другие организации, изо дня в день выполняющие множество регламентированных типовых операций.

"Эффект-Офис" - продукт петербургской компании "Гарант Интернешнл".

При невысокой цене он достаточно функционален - содержит электронный архив, средства описания структуры организации, ограничения доступа по ролевому принципу и маршрутизации документов. Основная функция электронный архив со средствами поиска информации. Кроме того, он включает в себя средства автоматизации делопроизводства, базирующиеся на технологиях маршрутизации документов контроля исполнения.

Отличительной чертой являются низкие требования к ресурсам оборудования и ориентация на небольшие организации (до 100-150 сотрудников). В целом, "Эффект-Офис" является полноценным решением начального уровня и может быть неплохим выбором в случае, если организация не предъявляет повышенных требований к масштабируемости или имеет ограниченный бюджет на информационные технологии.

9.10. Внешний электронный документооборот Как известно, проблема обмена корреспонденцией между организациями, использующими различные системы электронного документооборота (СЭД), достаточно злободневна. Документооборот между двумя разными организациями и сегодня осуществляется в бумажном виде, что сильно усложняет оперативный обмен служебной информацией. До сих пор этот процесс выглядел следующим образом: документ, созданный в СЭД одной организаций, распечатывался на бумажный носитель, доставлялся курьером или обычной почтой в другую организацию, где он сканировался и вводился в новую СЭД. С учетом того, что внутри каждой из этих организаций действует своя система автоматизации документооборота, каждое изменение документа, предназначенного для внешнего обращения, подвергается вышеописанной процедуре неоднократно.

Принятие закона об электронно-цифровой подписи отчасти решило эту проблему, законодательно разрешив безбумажный обмен документами между независимыми организациями. Однако отсутствие единого стандарта электронного обмена корреспонденцией являлось серьезным препятствием для практической реализации этой возможности. Особенно серьезно эта проблема встает при реализации федеральной целевой программы "Электронная Россия", одной из задач которой является объединение государственных органов власти единой системой электронного документооборота.

Появление нового XML-формата, одним из наиболее перспективных вариантов применения которого является переход на единую систему электронного документооборота, позволит существенно повысить эффек тивность контактов организаций со своими партнерами, удаленными филиалами, государственными органами и другими внешними органи зациями.

Выбор системы документооборота - это не просто технологическая или инженерная задача, он связан с обшей стратегией развития организации. Если это коммерческая компания, то выбор определяется во многом ее целями, конкурентной средой, структурой, которая имеется на данный момент, а также той структурой, к которой компания придет в будущем, и, кроме того, экономическим эффектом внедрения. Если это государственное учреждение, то надо перенести акцент на полноту учета задач, решаемых организацией, особенности этих задач, связанные со спецификой ее деятельности. В общем, при выборе системы документооборота нужно учитывать множество факторов, которые на первый взгляд могут не иметь отношения к предмету.

Список литературы 1. КЛИМОВ В. Концепция построения системы управления документа ми по материалам публикаций сотрудников компании ВЕСТЬ-Метатех нология.

http://www.citforum.ru/seminars/cis99/vest32.shtml 2. Организация работы с документами: Учебник/Под ред. проф. В.А.

Кудряева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: ИНФРА-М, 2001. - 592 с.

3. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной до-кументации. Требования к оформлению документов: ГОСТ Р 6.30-97. - М: ИПК Изд-во стандартов, 1997.

4. Информационные системы в экономике: Учебник/ Под ред. проф.

В.В.Дика.-М.:Финансы и статистика, 1996.-272 с.

5. Журавлев Т. О тонкостях электронного делопроизводства. [Элект ронный ресурс]. - Режим доступа: http://m-club.narod.ru/text/electrdoc.html 6. Карабутов В. Разработка CASE-модели офисного документооборота:

методология, технология, практическая реализация. [Электронный ресурс]. Режим доступа: http://www.citforum.ru/ofis/ofis96/l 14.shtml 7. Системы электронного управления документами: обзоргклассифи-кация и оценка возврата от внедрения. [Электронный ресурс]. - Режим доступа:

http://www.mttrust.ru/site2/analyth.nsf7x/ 8. Карминский A.M., Информатизация бизнеса / A.M. Карминский, П.В.

Нестеров. - М.: Финансы и статистика, 1997.- 416 с.

9. Афанасьев А. Методы управления документооборотом в организации.

[Электронный ресурс]. - Режим доступа: http://www.citforum.ru/ofis/ ofis96/104.shtml 10. Каменнова М. Корпоративная система управления документами Excalibur EFS / М. Каменнова, А.Старыгин. [Электронный ресурс].- Режим доступа: http://www. citforum. ru/ofis/ofis96/122.shtml 11. Обзор систем электронного документооборота. [Электронный ре сурс].- Режим доступа: http://lad.samaramail.ru/articles/help_a/ob_doc.html Т. П. Никитина ЭЛЕКТРОННЫЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТООБОРОТОМ Учебное пособие Издательство:

Международный университет бизнеса и новых технологий МУБиНТ.

Лицензия: ЛР № 071542 Комитета РВ по печати 24.11.97 г. г. Ярославль, ул. Советская, Отпечатано в (ХЮ "Рейдер" ЛР ИД №06151 от 26.10.2001. г. Ярославль, уп. Свободы, д. 91, оф. 33. Тел. (0852) 45-87-84, 54-67- Сдано в набор19 09 02 Подписано в печать 21.09.02. Формат 60х90'/ ]в Бумага офсетная. Усл. п. л. 6,5 Тираж 300. Заказ 204.



Pages:     | 1 | 2 ||
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.