авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:   || 2 | 3 | 4 |
-- [ Страница 1 ] --

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение

высшего профессионального образования

«Уфимский

государственный авиационный технический университет»

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ

ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ

В ЭКОНОМИКЕ

УФА 2013

Министерство образования и науки Российской Федерации

Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования «Уфимский государственный авиационный технический университет»

АВТОМАТИЗИРОВАННЫЕ ИНФОРМАЦИОННЫЕ СИСТЕМЫ В ЭКОНОМИКЕ Допущено Редакционно-издательским советом УГАТУ в качестве учебного пособия для студентов, обучающихся по направлению подготовки бакалавров и магистров 230700 «Прикладная информатика»

УФА Авторы: Куликов Г. Г., Дронь Е. А., Шилина М. А., Багаева Ю. О.

УДК ББК 65.050. А Рецензенты:

канд. техн. наук, зам. ген. директора ОАО Уфимское научно производственное предприятие «Молния» Г. И. Погорелов;

канд. физ.-мат. наук, доц. каф. математических методов в экономике эконо мического факультета ФГБОУ ВПО «Башкирский государственный универси тет» Е. Р. Колясникова А22 Автоматизированные информационные системы в экономике:

учебное пособие / Г. Г. Куликов, Е. А. Дронь, М. А. Шилина, Ю. О. Багаева: Уфимск. гос. авиац. техн. ун-т. – Уфа: УГАТУ, 2013. – 186 с.

ISBN 978-5-4221-0456- Учебное пособие посвящено вопросам создания и внедрения автоматизированных информационных систем в области экономики и производства. Изложены принципы моделирования производственных процессов на основе метода элементной структуризации. Описаны принципы управления производством в соответствии со стандартами APICS (MRP, MRPII, ERP).

Предназначено для студентов, обучающихся по направлению подготовки бакалавров и магистров 230700 «Прикладная информатика», а также аспирантов и преподавателей, занимающихся решением описанных задач.

Ил. 64. Табл. 34. Библиогр.: 61 назв.

© Уфимский государственный ISBN 978-5-4221-0456- авиационный технический университет, ОГЛАВЛЕНИЕ ПРЕДИСЛОВИЕ........................................................................................ ГЛАВА 1. Методологические основы автоматизированных информационных систем в экономике.................................................... § 1.1. Основные положения общей теории систем.............................. § 1.2. Классификация и классификаторы. Система классификации, принятая в области менеджмента........................................................ § 1.3. Экономический объект, экономическая информация. АИС в экономике............................................................................................... § 1.4. Этапы развития, классификация АИС...................................... § 1.5. Структура АИС........................................................................... § 1.6. Отображение производственных процессов в АИС............... Выводы по главе..............................................................................

......... Контрольные вопросы............................................................................. ГЛАВА 2. Электронный документооборот в системе организационного управления................................................................ § 2.1. Модель производственного документооборота...................... § 2.2. Основные понятия электронного документооборота предприятия........................................................................................... § 2.3. Прикладное программное обеспечение для организации электронного документооборота предприятия.................................. Выводы по главе....................................................................................... Контрольные вопросы............................................................................. ГЛАВА 3. Формирование интегрированного информационного пространства предприятия на основе CALS......................................... § 3.1. Понятие интегрированного информационного пространства производственных систем.................................................................... § 3.2. Системы управления данными об изделии (PDM, PLM)....... § 3.3. Сопровождение процессов жизненного цикла изделий авиационной техники с применением CALS-технологий (на примере этапа эксплуатации)............................................................... § 3.4. Программное обеспечение CALS-технологий......................... Выводы по главе....................................................................................... Контрольные вопросы............................................................................. ГЛАВА 4. Автоматизированное управление предприятием на основе стандартов MRP, MRPII, ERP, ERP II.................................................... § 4.1. Краткое описание концепции MRP........................................... § 4.2. Краткое описание концепции MRPII........................................ § 4.3. Краткое описание концепции ERP............................................ § 4.4. ERP II и CSRP.............................................................................. § 4.5. Основы планирования и оперативного управления производством в MRP/ERP системах.................................................. § 4.6. Моделирование производственных процессов...................... Выводы по главе..................................................................................... Контрольные вопросы........................................................................... ГЛАВА 5. Комплексная автоматизация задач управления предприятием.......................................................................................... § 5.1. Интегрированные информационные системы управления предприятием....................................................................................... § 5.2. CPM-системы............................................................................. § 5.3. Системы управления бизнес-процессами (BPMS)................ § 5.4. Использование облачных технологий в системах корпоративного управления............................................................... § 5.5. Обзор рынка ERP-систем......................................................... Выводы по главе..................................................................................... Контрольные вопросы........................................................................... ГЛАВА 6. АИС бухгалтерского учета. АИС управления персоналом § 6.1. Модель предметной области бухгалтерского учета.............. § 6.2. АИС бухгалтерского учета: задачи, функции, классификация § 6.3. Бухгалтерский учет в системе «1С:Предприятие 8»............. § 6.4. Автоматизированное управление персоналом предприятия Выводы по главе..................................................................................... Контрольные вопросы........................................................................... СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ..................................................................... ПЕРЕЧЕНЬ СОКРАЩЕНИЙ И УСЛОВНЫХ ОБОЗНАЧЕНИЙ APICS – Ассоциация операционного менеджмента (The Association for Operations Management);

BI – Business Intelligence;

BPMS – Business Process Management System (система управления бизнес-процессами);

BSC – Balanced Scorecard (сбалансированная система показателей);

CAD – Сomputer Aided Design;

CAE – Computer Aided Engineering (система автоматического ана лиза проекта);

CALS – Continuous Acquisition and Life Cycle Support (непрерывная поддержка жизненного цикла изделия);

CAM – Computer Aided Manufacturing (система автоматизированной подготовки производства);

CRM – Customer Relationship Management (управление отношения ми с клиентами);

CSRP – Customer Synchronized Resource Planning (планирование ре сурсов, ориентированное на потребителя);

DSS – Decision Support System (система поддержки принятия ре шений);

ERP – Enterprise Resource Planning (планирование и управление ре сурсами предприятия);

ERPII – Enterprise Resource & Relationship Processing (планирование и управление ресурсами и взаимоотношениями предпри ятия);

KPI – Key Performance Indicator (ключевой показатель эффектив ности);

MES – Manufacturing Execution System (система управления произ водственными процессами);

MRP – Material Requirements Planning (автоматизированное плани рование потребности сырья и материалов для производства);

MRPII – Manufacturing Resource Planning (планирование и управле ние производственными ресурсами);

OLAP – Online Analytical Processing (аналитическая обработка в ре альном масштабе времени);

OLTP – Online Transaction Processing (системы обработки транзакций);

PDM – Product Data Management (система управления данными об изделии);

PLM – Product Lifecycle Management (поддержка жизненного цикла изделия);

SaaS – Software as a Service (программное обеспечение как услуга);

SCADA – Supervisory control and data acquisition (диспетчерское управление и сбор данных);

SCM – Supply Chain Management (управление цепочками поставок);

АИС – автоматизированная информационная система;

АИС БУ – автоматизированная информационная система бухгалтер ского учета;

АИТ – автоматизированная информационная технология;

АСУП – автоматизированная система управления предприятием;

АСУТП – автоматизированная система управления технологически ми процессами;

база данных;

БД – база знаний;

БЗ – ЖЦ – жизненный цикл;

информационный объект;

ИО – информационная система;

ИС – ИСУП – интегрированная система управления предприятием;

ЛПР – лицо, принимающее решение;

НСИ – нормативно-справочная информация;

объект управления;

ОУ – ПМН – по мере необходимости;

программное обеспечение;

ПО – принятие решения;

ПР – САПР – система автоматизированного проектирования;

система управления;

СУ – СУБД – система управления базами данных;

СЭД – система электронного документооборота;

УПП – управление производственным предприятием;

ЭИС – экономическая информационная система;

ЭЦП – электронная цифровая подпись.

ПРЕДИСЛОВИЕ В современных условиях рынок автоматизированных информа ционных систем предприятия (АИС) достаточно развит, существуют системы, предназначенные для решения задач как предприятия в це лом (управление финансовыми ресурсами, управление запасами, процессами планирования, производства, сбыта, снабжения, техниче ского обслуживания и ремонта оборудования, управления персона лом и т. п.), так и уровня отдельных производственных и непроизвод ственных подразделений, цехов и участков.

В пособии основной методический упор делается на системати зацию знаний в области АИС, формирование системного представле ния об основных направлениях развития АИС в экономике.

Учебное пособие подготовлено на основе материалов лекций по дисциплинам «Автоматизированные информационные системы в экономике», «Автоматизированные информационные системы в про изводстве», «Корпоративные информационные системы», читаемых авторами для студентов разных форм обучения.

Основной целью данного учебного пособия является формиро вание у обучаемых компетенций по профессиональному консульти рованию заказчиков касательно рационального выбора ИС для авто матизации экономических процессов.

ГЛАВА 1. Методологические основы автоматизированных информационных систем в экономике Ключевые слова: система, свойства системы, структура сис темы, иерархия системы, модель системы, автоматизированная информационная система, классификация автоматизированных ин формационных систем, структура информационных систем, авто матизированная информационная технология, функциональная под система, обеспечивающая подсистема, модель производства § 1.1. Основные положения общей теории систем Прежде всего дадим определение понятию «система».

Под системой обычно понимают совокупность взаимосвязан ных элементов, объединенных единством цели (или назначения) и функциональной целостностью. При этом свойство самой системы не сводится к сумме свойств составных элементов [1, с. 23].

Для любой системы характерен ряд признаков:

1) система может состоять из подсистем и элементов (деком позиция);

2) система взаимодействует с наносистемой (окружающей средой) через специальные каналы связи, которые являются входами и выходами;

3) система на некотором промежутке времени обладает свой ствами устойчивости (эмерджентности).

Для системы характерны такие свойства, как сложность, дели мость, целостность, многообразие элементов, структурированность (табл. 1).

Реальная система при ее отображении может иметь множество различных структурных представлений (срезов). Материальная сис тема есть единство множества различных структур. При изучении отдельных структур исследователи абстрагируются от других пред ставлений (срезов, аспектов).

ПРИМЕР:

Предприятие как реальная система состоит из множества струк турных срезов: административная структура управления, экономиче ская структура, производственная структура, социальная структура и т.д.

Таблица Основные свойства системы Наименование Описание Примеры Зависимость от множе- Одновременно могут Сложность ства входящих в нее протекать физические, компонентов, их взаимо- социальные, экономиче действия, а также от ские, производственные сложности внешних и процессы внутренних связей Система может быть Подсистемы планирова Делимость разделена на подсисте- ния, оперативного мы, каждая из которых управления производст выполняет свою функ- вом, материально цию технического снабжения, сбыта и т.д.

Множество подсистем Единая цель для всех Целостность функционируют с еди- служб производственно ной общей целью го предприятия – созда вать продукцию или ус лугу В систему могут быть Объединение трудовых, Многообразие объединены элементы материальных, финансо элементов различной природы вых ресурсов Структурированность Наличие определенных Организационная струк связей между элемента- тура предприятия ми, распределение эле ментов по уровням ие рархии Структура системы – это устойчивые, упорядоченные связи между элементами в пространстве и времени. Структура остается не изменной при изменении состояния системы.

При исследовании реальных систем, как правило, вначале выде ляют пространственный структурный срез. При выделении такой структуры используются следующие отношения (связи между парами элементов): «вверх/вниз», «вправо/влево», «внутренний/внешний».

Такие структуры называют топологическими.

Если отношения между элементами направленны (не эквива лентны в отношении связанных элементов), то такие отношения на зываются иерархическими.

Иерархия системы определяет направленность связей между элементами (например, «начальник – подчиненный», «источник – приемник»).

В искусственных системах существует цель, которая определяет функциональное назначение системы. В функциональной структуре в качестве элементов и подсистем выступают функции. Под функци ей понимают необходимые условия для какого-либо действия. Функ ция реализуется с помощью процесса. Функциональная структура – совокупность функций и связей между ними. В качестве связей могут выступать различные ресурсы, которые определяют предмет для вы полнения функции. В настоящее время широко используются про цессные срезы (аспекты) структур. Процессные срезы структур – это пространственно-временные срезы.

Пример структуры системы на примере структуры бюджета (то пологической, функциональной, процессной) представлен на рис. 1.

Рис. 1. Пример структуры (структура бюджета) При изучении систем строят модели. Под моделью Ms реальной системы Sr будем понимать формализованное описание, которое мо жет быть использовано для получения ответов на вопросы относи тельно реальной системы Sr с точностью Е. Количество вопросов, на которые можно получить ответы, может характеризовать количество знаний, содержащихся в модели.

Модели можно классифицировать на вербальные (описание на естественном языке), графические (чертежи, графики), математиче ские (информационные, кибернетические) [0].

Любая производственная система – это сложная система, представляющая собой совокупность взаимодействующих структур ных элементов, образующих определенную упорядоченную целост ность, в рамках которой реализуется целенаправленный производст венный процесс (или отдельные его части). Примером производст венной системы является предприятие – самостоятельно хозяйствую щий уставный субъект, имеющий права юридического лица и осуще ствляющий свою деятельность с целью получения прибыли (рис. 1).

Для того чтобы система функционировала и при этом достигала требуемого результата, необходимо ею управлять. Управление связа но с обменом информацией между компонентами системы (рис. 2), а также системы с внешней средой. В процессе управления получают сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достиже нии (или не достижении) заданной цели с тем, чтобы воздействовать на систему и обеспечить выполнение управленческих решений.

Рис. 2. Пример структуры управления экономической системой (ОУ – объект управления, СУ – система управления) § 1.2. Классификация и классификаторы. Система классификации, принятая в области менеджмента Классификация – система соподчиненных понятий (о предме тах, объектах, процессах, явлениях), в какой-либо области знаний или деятельности человека, используемая как средство установления свя зей между этими понятиями.

Процесс классификации можно рассматривать как структурное моделирование ПО, т. е. представление предметной области в виде совокупности частей или классов.

Класс – множество элементов, которое может быть представле но множеством, подмножеством элементов, имеющих какой-либо общий признак (рис. 3).

Сущность – множество элементов, имеющих одни и те же ат рибуты (например, «Студент»).

Экземпляр сущности – элементы с конкретными значениями атрибутов (например, «Студент Иванов И.И.»).

Рис. 3. Пример классификации Справочник – совокупность конкретных экземпляров, входящих в класс (далее не детализируются).

Классификация позволяет определять структуры системы рам ках изучаемой предметной области. В основе любой классификации лежит основание.

Основание классификации – это правило, которое позволяет оп ределять, какие элементы могут соответствовать заданному классу, а какие нет. Существует множество оснований (признаков) для различ ных классификаций;

также существуют общепринятые классифика ции, которые применяются длительное время;

классификации для решения отдельных задач менеджмента (рис. 4).

Рис. 4. Иерархия оснований классификации в области менеджмента Рассмотрим классификатор для компонентов менеджмента:

1. Структура, персонал;

2. Финансы;

3. Бизнес-процессы;

4. Маркетинг;

5. Учет;

6. Микроэкономика/хозрасчет;

7. Логистика.

Класс компонентов менеджмента включает совокупность под классов (персонал, финансы и т.д.). Каждый подкласс может быть также продекомпозирован. По аналогии с теорией множеств отноше ния «класс подкласс» – это то же, что и отношение «множество подмножество».

Виды классификаторов представлены на рис. 5.

Рис. 5. Виды классификаторов Правило классификации, заданное перечнем наименований классов и отношением классифицируемого элемента к одному из классов, называется линейным (одномерным) классификатором.

В качестве примера приведем линейный классификатор по ос нованию «Принятие решений»:

1. Сбор и анализ информации;

2. Разработка альтернативных управленческих решений;

3. Принятие решений;

4. Исполнение решений;

5. Учет результатов использования;

6. Оценка и контроль;

7. Анализ и выявление факторов, влияющих на решение.

Для декомпозиции класса и выявления связей между его под классами существуют иерархические классификаторы. Классифика ции по компонентам менеджмента может быть детализирована в виде иерархического классификатора (рис. 6). Для декомпозиции классов используется правило иерархий.

Рис. 6. Иерархическая классификация компонентов менеджмента Наиболее простыми классификаторами являются линейные (од номерные). К сложным классификаторам относят классификаторы, построенные на основе линейных и иерархических. Наиболее распро страненным методом объединения классификаторов является мат ричный метод.

Матричные классификаторы позволяют разбить предметную область на классы по двум признакам. Построим матричный класси фикатор, объединяющий одномерную классификацию компонентов менеджмента и этапов принятия решений (рис. 7). Например, компо нент К11 – это структура сбора и анализа информации, компо нент К12 – структура разработки решений, К71 – сбор и анализ инфор мации в компоненте «Логистика», К44 – учет в компоненте «Марке тинг».

Рис. 7. Пример матричного двухмерного классификатора Таким образом, классификаторы определяют систему координат дискретного пространства для представления конкретных систем, выделяемых из исследуемой предметной области в том или ином сре зе (аспекте).

Построим трехмерный классификатор с помощью одномер ных классификаторов (рис. 8):

1. Компоненты менеджмента;

2. Этапы принятия решений;

3. Компоненты обеспечения менеджмента.

Матричный классификатор, составленный на основе трех одно мерных классификаторов, будет представлять собой трехмерную матрицу.

Рис. 8. Пример элементов трехмерного классификатора Трехмерный классификатор может быть интерпретирован как трехмерная ортогональная дискретная система координат, опреде ляющая множество структур (рис. 9).

Рис. 9. Трехмерный классификатор Любая интегрированная информационная система начинается со справочников, так как они определяют набор элементов (подсистем), составляющих конкретную ИСУП.

Рассмотренные выше правила и методика построения сложных классификаторов могут быть распространены на n-мерные классифи каторы.

1.2.1. Типовая структура управления предприятием С точки зрения кибернетики существуют различные классифи каторы общих функций управления производственными системами.

Эти функции в теории управления представлены следующими классификаторами:

1. Одномерный классификатор по основанию «Общие функ ции управления»:

1.1. Прогнозирование 1.2. Нормирование и планирование 1.3. Реализация планов 1.4. Учет и анализ выполнения планов 1.5. Коррекция и регулирование при выполнении планов 2. Одномерный классификатор по основанию «Виды дея тельности для организации управления»:

2.1. Производство 2.2. Финансирование 2.3. Снабжение 2.4. Сбыт Введем в рассмотрение матричный классификатор для опреде ления возможных управленческих (кибернетических) структур пред приятия (рис. 10).

Структура замкнутого контура управления, определенная с по мощью матричного классификатора, отражает кибернетический ас пект реальной производственной системы (рис. 11).

С помощью матричного классификатора можно также опреде лить структуру для управления финансами, снабжением, сбытом.

Рис. 10. Матричный классификатор типовой структуры предприятия Рис. 11. Замкнутый контур управления производством § 1.3. Экономический объект, экономическая информация.

АИС в экономике Экономический объект – это объект управления, представ ляющий собой совокупность взаимодействующих, относительно ав тономных систем, выполняющих множество преобразований эконо мической информации.

Экономическая информация – совокупность сведений эконо мического характера, которые можно подвергать обработке в процес сах планирования, учета, анализа, контроля на всех уровнях управле ния экономическим объектом [3].

Экономическую информацию принято подразделять по сле дующим признакам: функциям управления и месту возникновения.

По функциям управления экономическая информация разделяется на плановую, учетную, нормативно-справочную и отчетно статистическую информацию.

Плановая (директивная) информация включает в себя директив ные значения планируемых и контролируемых показателей на некото рые периоды времени в будущем (месяц, квартал, год и т.д.). Например, план выпуска продукции в натуральном и стоимостном выражении, планируемый спрос на продукцию и прибыль от ее реализации.

Учетная информация отражает фактические значения заплани рованных показателей за определенный период времени. На основа нии этой информации может быть скорректирована плановая инфор мация, проведен анализ деятельности организации, приняты решения по более эффективному управлению. В качестве учетной информации выступает информация оперативного, бухгалтерского, финансового учета. Например, количество деталей данного наименования, изго товленных рабочим за смену (оперативный учет), зарплата рабочего за изготовление деталей (бухгалтерский учет), фактическая себестои мость изготовленной продукции (бухгалтерский и финансовый учет).

Нормативно-справочная информация содержит справочные и нормативные материалы, связанные с производственными отноше ниями и процессами. Примеры нормативно-справочной информации:

технологические нормативы изготовления деталей, стоимостные нормативы (расценки, тарифы, цены), справочные данные по постав щикам и потребителям продукции и т.д.

Отчетно-статистическая информация отражает результаты фактической деятельности фирмы для вышестоящих органов управ ления, органов государственной статистики, налоговой инспекции и т. д., например, годовой бухгалтерский баланс.

Классификация экономической информации по уровням управ ления включает в себя входную и выходную информацию. Входная информация – это информация, поступающая в экономическую сис тему извне и используемая как первичная информация для реализа ции экономических и управленческих функций, а также задач управ ления. Выходная информация – это информация, поступающая из одной системы в другую. Одна и та же информация может являться как входной для одного структурного подразделения, так и выходной для другого.

Таким образом, можно перейти к определению экономической информационной системы (ЭИС).

ЭИС – совокупность внутренних и внешних информацион ных потоков экономического объекта, методов, средств, специа листов, участвующих в процессах обработки экономической ин формации и принятия управленческих решений [4].

АИС в экономике – совокупность информации, экономико математических методов и моделей, технических, технологических и программных средств и специалистов, предназначенная для обработ ки экономической информации и принятия управленческих решений [3].

Создание АИС способствует повышению эффективности эконо мического объекта и обеспечивает повышение качества управления [5].

§ 1.4. Этапы развития, классификация АИС Этапы развития АИС связывают непосредственно с развитием вычислительной техники.

Этапы развития АИС с позиции развития самой техники [5, 6]:

1. До появления ЭВМ, связанный с именами изобретателей первых вычислительных устройств (Паскаль, Чебышев, Беббидж и др.);

2. С развитием ЭВМ. Главный признак выделения нового по коления ЭВМ – элементная база.

2.1. Первое поколение ЭВМ (50-е гг.) строилось на базе элек тронных ламп;

они имели большие размеры, малое быстродействие, потребляли много электроэнергии. В экономических расчетах не ис пользовались.

2.2. Второе поколение ЭВМ (60-е гг.) строилось на основании полупроводников и транзисторов, у этих машин вырос объем памяти, появились первые дисплеи и др. (использовались для решения эконо мических задач).

2.3. Третье поколение ЭВМ (70-е гг.) основывались на малых интегральных схемах;

отсюда меньшие размеры, повышение надеж ности и быстродействия.

2.4. Четвертое поколение ЭВМ (80-е гг.) – на больших инте гральных схемах – ряд программно-совместимых машин на единой элементной базе, единой конструкторско-технической основе, с еди ной структурой, единой системой программного обеспечения, еди ным унифицированным набором универсальных устройств. Получи ли распространение персональные ЭВМ.

2.5. Современные ЭВМ на основе сверхбольших интегральных микросхем: огромные вычислительные мощности и низкая стои мость. Архитектура «клиент–сервер». Главной тенденцией развития АИС является постоянное стремление к улучшению. Оно достигается благодаря совершенствованию технических и программных средств, что порождает новые информационные потребности и ведет к совер шенствованию информационных систем.

Этапы развития с позиции совершенствования самих АИС (по коления АИС):

1. 1960-1970-е гг. строилось на базе вычислительных центров по принципу «одно предприятие – один центр обработки».

2. 1970-1980-е гг. характеризуется переходом к децентрали зации ИС. Информационные технологии проникают в отделы, служ бы предприятия. Появились пакеты и децентрализованные БД, стали внедряться двух- и трехуровневые модели организации систем обра ботки данных.

3. 1980-е – начало 1990-х гг.: массовый переход к распреде ленной сетевой обработке на базе ПК с объединением разрозненных рабочих мест в единую ИС.

4. конец 1990-х – начало 2000-х гг.: концепция использования информационных систем вновь изменяется. АИС становятся страте гическим источником информации и используются на всех уровнях организации любого профиля.

АИС разнообразны и могут быть классифицированы по ряду признаков [5, 7 и др.], представленных в табл. 2.

Таблица Классификация АИС Параметры клас- Виды АИС сификации Сфера функциони- - АИС промышленности;

рования экономи- - АИС сельского хозяйства;

ческого объекта - АИС транспорта;

- АИС связи и т.д.

Сфера функциони- - АИС органов государственного управления и учреж рования экономи- дений;

ческого субъекта - АИС предприятий и организаций, финансово промышленных групп и т. д.;

- АИС и сети общего пользования, по информацион ным услугам обществу;

- АИС и системы управления средствами вооружения и оборонной техникой.

Виды процессов - АИС управления технологическими процессами;

управления - АИС управления организационно-технологическими процессами;

- АИС организационного управления;

- АИС научных исследований.

Уровень в системе - Отраслевые ИС;

государственного - Территориальные ИС;

управления - Межотраслевые ИС.

Архитектура - Файл–сервер;

- Клиент–сервер;

- Трехслойная архитектура.

Характер исполь- - Информационно-поисковые системы;

зования информа- - Управляющие ИС.

ции Функциональная - Системы обработки данных (системы обработки принадлежность транзакций) (TPS – Transaction Processing System);

- Информационно-управляющие системы (Management Information System);

- Системы поддержки принятия решений (DSS – Decision Support Systems);

- Экспертные системы (ES – Expert Systems).

Для автоматизированных информационных систем в экономике дополнительно можно применить следующие классификации [5, 6, 0, 0]:

1. АИС для автоматизации управления в различных сферах деятельности:

- АИС в банковской деятельности;

- АИС фондовых рынков;

- Финансовые АИС;

- Налоговые АИС;

- АИС в казначействе;

- АИС в страховой деятельности.

- АИС таможенной службы;

- Статистические АИС;

- Правовые АИС и т. п.

2. АИС управления промышленным предприятием и органи зацией (АИС фирмы), которые предназначены для решения сле дующих задач:

- оперативное управление предприятием;

- задачи планирования;

- задачи бухгалтерского учета;

- задачи контроля;

- задачи анализа.

§ 1.5. Структура АИС Основными составными частями АИС являются (рис. 12):

- аппарат управления;

- автоматизированная информационная технология;

- комплекс функциональных подсистем;

- комплекс обеспечивающих подсистем.

Аппарат управления соответствует организационной структуре предприятия.

Автоматизированная информационная технология (АИТ) – это совокупность методов и средств реализации процессов сбора, об работки, передачи, хранения информации на базе современного ком плекса вычислительной техники и программного обеспечения. Пред назначение АИТ – обеспечение информационного взаимодействия между аппаратом управления и объектом управления, а также между ИС и внешней средой [9]. АИТ включает следующие процедуры:

сбор и регистрация данных;

подготовка информационных массивов;

обработка, накопление и хранение данных;

формирование выходной информации;

передача данных от источников возникновения к месту обра ботки;

передача выходной информации потребителям для принятия управленческих решений.

Рис. 12. Структура АИС предприятия Функциональные подсистемы состоят из комплексов задач, характеризующихся определенным экономическим содержанием, достижением конкретной цели, которую должна обеспечить функция управления.

Обеспечивающая часть АИС представляет собой комплекс взаи мосвязанных средств определенного вида, состоящих из ин формационного, лингвистического, технического, программного, ма тематического, организационного, правового и эргономического обеспечения.

Информационное обеспечение включает в себя систему класси фикации и кодирования информации, систему нормативно справочной документации, оперативную документацию, систему ор ганизации, ведения, хранения, внесения изменений в нормативную документацию, а также массивы данных на технических носителях.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языковых средств, используемых в АИС, а также правил формализа ции естественного языка при общении персонала с вычислительными средствами в целях повышения эффективности машинной обработки информации. Лингвистическое обеспечение призвано облегчить об щение человека с ЭВМ.

Техническое обеспечение включает весь комплекс технических средств (технические средства сбора, регистрации, передачи, обра ботки, отображения, размножения информации, оргтехнику и др.), обеспечивающих работу АИС. Центральное место среди всех техни ческих средств занимает ЭВМ.

Программное обеспечение представляет собой совокупность про грамм, позволяющих осуществлять функционирование комплекса технических средств и реализующих решение задач в различных АИС.

Математическое обеспечение АИС включает совокупность ма тематических методов, моделей и алгоритмов для решения задач управления и обработки информации. Математическое обеспечение делится на средства математического обеспечения, техническую до кументацию, персонал и методы выбора математического обеспече ния АИС.

Организационное обеспечение АИС представляет собой сово купность методов и средств, регламентирующих деятельность персо нала в условиях функционирования АИС.

Правовое обеспечение представляет собой совокупность право вых норм, регламентирующих отношения при создании и внедрении АИС и определяющих правовой статус результатов ее функциониро вания.

Эргономическое обеспечение представляет собой совокупность методов и средств, используемых на разных этапах разработки и функционирования АИС и предназначенных для создания оптималь ных условий для высокоэффективной и безошибочной деятельности специалиста в АИС, а также для ее быстрейшего освоения [10].

§ 1.6. Отображение производственных процессов в АИС Современное производство представляет собой сложный про цесс превращения сырья, материалов, полуфабрикатов и других предметов труда в готовую продукцию, удовлетворяющую потребно стям общества. Совокупность всех действий людей и орудий труда, осуществляемых на предприятии для изготовления конкретных видов продукции, называется производственным процессом.

Основной частью производственного процесса являются техно логические процессы, которые содержат целенаправленные действия по изменению и определению состояния предметов труда. В ходе реализации технологических процессов происходит изменение гео метрических форм, размеров и физико-химических свойств предме тов труда.

Наряду с технологическими производственный процесс включа ет также и нетехнологические процессы, которые не имеют своей це лью изменение геометрических форм, размеров или физико химических свойств предметов труда или проверку их качества. К та ким процессам относятся транспортные, складские, погрузочно разгрузочные, комплектовочные и некоторые другие операции и про цессы [11].

В АИС появляется возможность отображения на информацион ную плоскость всего, что происходит с организацией. Элементарные производственные процессы, объединенные в систему, называются производственной системой [12].

Для любого элементарного производственного процесса будут сохраняться его основные структурные свойства (взаимодействие че тырех компонентов: предмет труда, средства труда, управление, ре зультат труда).

Если для элементарного производственного процесса задачи анализа и синтеза его структуры являются простыми, то для произ водственной системы эти же задачи являются сложными.

Если в элементарном производственном процессе участвуют не сколько исполнителей или элементарный производственный процесс находится в производственной системе, то возникают процессы об мена информацией. Информация появляется в процессе отображения производственной деятельности в сознании исполнителя или фикси руется специальными устройствами.

Любая АИС является моделью реальной производственной сис темы. Для построения моделей организационных систем выделяют две «классических части»: объект управления, система управления.

Реальная система при ее отображении – это единство множества структур (моделей) в различных аспектах. К наиболее распростра ненным аспектам относят объектный (структурный, технологиче ский) и кибернетический.

Объектные (структурные) модели определяют элементы как неделимые части системы и устойчивые связи между ними. С помо щью таких моделей получают ответы на вопросы:

- Сколько элементов в модели?

- Как связаны элементы?

В то же время элементы могут находиться в различных состоя ниях. Связи между элементами также могут находиться в различных состояниях.

Примечание. АИС, являющаяся моделью реальной системы, может иметь свою модель. Важным компонентом любой системы мо делирования является язык моделирования. Определяющим для язы ка моделирования является его грамматика. Формализованным язы ком моделирования АИС в соответствии с ГОСТ Р ИСО 10303 принят язык IDEF [13, 14 и др.].

Приведем характеристики производственной системы с точки зрения организационного управления на примере производственной системы машиностроительного предприятия (рис. 13).

План – это модель ожидаемого процесса производства в различ ных аспектах. Диспетчерский график – это модель реализации плана в конкретных условиях. Основой плана и диспетчерского графика яв ляются модели производственных процессов.

Существует два подхода к формированию организационной структуры, штатного расписания:

1. Нормативный подход, при котором количество штатных еди ниц определяется по существующим нормативным справочникам (нормы времени и т. п.);

2. Ролевой подход, при котором на основе функциональной структуры определяется функциональная модель управления, необ ходимые механизмы выполнения функций или роли;

на основании совокупности этих ролей формируется организационная структура.

Рис. 13. Мнемосхема организации производственной системы (ПЭО – планово-экономический отдел;

ПДО – планово-диспетчерский отдел;

ИНО – инструментальный отдел) В настоящее время для организации управления находит широ кое применение концепция контроллинга. Для реализации общих функций управления в этом случае формируются деловые процессы (бизнес-процессы). Структура бизнес-процесса строится по замкну тому принципу, т.е. формируется замкнутый контур, включающий следующие функции: прогнозирование, нормирование, планирова ние, реализация плана, учет исполнения, коррекция. Например, структура делового процесса по разработке плана процесса будет включать: нормирование, планирование, реализацию, учет, коррек цию действий, необходимых для выполнения функции планирова ния.

Рассмотренные выше понятия и определения производственной системы определили следующую классификацию информации в про изводственной системе:

1. Информация, связанная с организацией и управлением произ водством. Данная информация сосредоточена в БД автоматизирован ной системы управления предприятием. Для реализации функцио нальности АСУП в настоящее время используются корпоративные информационные системы (КИС).

2. Информация, связанная с конструкторской и технологиче ской подготовкой производства. Эта информация сосредоточена в базах данных (БД) и базах знаний (БЗ) САПР, CAD/CAM-системах, а также PDM-системах.

3. Информация, связанная непосредственно с технологическими процессами и являющаяся характеристикой реальной производствен ной среды. Эта информация сосредоточена в БД АСУТП.

Данная классификация является естественным отображением модели организации и управления производством на верхнем уровне.

Она соответствует информационному аспекту представления произ водственной системы.

Таким образом, организовать управление производством озна чает:

• организовать конструкторскую и технологическую подготов ку производства;

• организовать процесс производства.

Так, в основе любого производственного процесса лежит соче тание прежде всего ресурсов – материальных, трудовых, технологи ческих и т.д. Самой большой задачей управления производством яв ляется задача обеспечения производства ресурсами, которая класси фицируется на следующие виды:

• задача планирования ресурсов;

• задача обеспечения ресурсами.

В обоих случаях процессы характеризуются информационными показателями. В процессах планирования предметы труда, результа ты труда относятся полностью к информационной среде. В процессах обеспечения ресурсами информация является вторичной, первичной является материальная сторона. В связи с тем, что задача ресурсного обеспечения является основополагающей (системообразующей) для любой производственной системы, то АИС классифицируются по этому признаку.

Выводы по главе Организационные системы управления являются распределен ными, при этом некоторые контуры управления в них организуются в явном виде, другие существуют в неявном виде.

При управлении производственным предприятием и планирова нии его деятельности всегда существует модель объекта производст ва (производимой продукции), модель производственной среды и мо дель жизненного цикла.

Любая АИС по определению является сложной системой, ей присущи основные свойства, а также закономерности функциониро вания, определенные в общей теории систем.

АИС представляет собой модель реальной производственной системы. Для построения моделей организационных систем выделя ют две «классических части»: объект управления, система управле ния.

Существующие АИС можно классифицировать по различным признакам: по уровню в системе государственного управления, по характеру использования информации, по архитектуре, по виду эко номического объекта, субъекта и т. д.

АИС состоит из функциональной и обеспечивающей подсистем.

К обеспечивающим подсистемам относят информационное, техниче ское, математическое, программное, организационное, лингвистиче ское, правовое, эргономическое обеспечение.

Таким образом, производственная система, как любая другая, определяется, прежде всего, классификацией, под которой можно по нимать основные понятия, справочники, реестры и др. В предметном аспекте все данное множество называется нормативно-справочной информацией. В аспекте организации хранения, применения, доступа к этим данным это множество можно назвать словарем данных АИС.

Контрольные вопросы 1. Дайте определение системы и приведите примеры систем.

2. Что такое структура системы?

3. Назовите виды структур.

4. Дайте определение классификатора.

5. Перечислите виды классификаторов.

6. Дайте определение экономической информации, перечислите ее виды.

7. Дайте определение АИС.

8. Перечислите признаки классификации АИС.

9. Назовите основные классы АИС по признаку архитектуры.

10. Опишите типовую структуру АИС.

11. Перечислите виды обеспечивающих подсистем АИС.

12. Что такое производственная система?

13. Перечислите классы информации в производственной систе ме.

ГЛАВА 2. Электронный документооборот в системе организационного управления Ключевые слова: документ, документооборот, производствен ный документооборот, конструкторско-технологическая докумен тация, государственная система документационного обеспечения управления, электронно-цифровая подпись, электронный документ, системы электронного документооборота (СЭД), маршрут доку мента, карточка документа.

§ 2.1. Модель производственного документооборота Базовой технологией реализации информационных потоков в производственной системе является производственный документо оборот. Для получения модели производственного документооборота необходимо рассмотреть производственную систему в аспекте взаи мосвязи и движения документов.

Под документом понимается слабоструктурированный инфор мационный объект, включающий в себя множество реквизитов и со стоящий из двух частей:

- адресная (идентифицирующая);

- информационная (содержит сведения об объектах, явлениях в вербальной, графической или аналитической формах).

Примечание: таким образом, документ является моделью эле ментов или подсистем производственной системы в тех или иных ас пектах.

В бизнес-процессе документооборота можно выделить два ас пекта:

- канцелярский, т. е. процесс создания, передачи, хранения и ар хивации документов;

- процесс интерпретации сведений, т. е. преобразование сооб щения в информацию для лица, принимающего решение (ЛПР). Так же процесс интерпретации называют процессом принятия решения.

Обычно в электронных системах документооборота канцеляр ские процессы и процессы принятия решений объединены.

Существуют множество классификаций документов, в качестве примера выделим три признака (табл. 3).

Таблица Пример классификации документов Параметры классифика- Виды документов ции Исполнение в процессе - административные;

управления - производственные, в т. ч. плано во-учетные, оперативные, конст рукторско-технологические Область применения - внешние;

- внутренние Доступ - открытые;

- служебные;

- секретные Рассмотрим модель организации производства машинострои тельного предприятия (рис. 14).

НСИ Портфель Информация для организации заказов Организовать произв одства производство A Точка зрения: информационого специалиста по разработке АИС Цель: построение функциональной модели организации типов ого произв одства ОАСУП ПЭО ОГТ ОГК (машиностроительного) для изучения и понимания его организационной структуры, документооборота Рис. 14. Контекстная диаграмма модели организации производства машино строительного предприятия в аспекте организации документооборота (НСИ – нормативно-справочная информация, ОГК – отдел главного конструк тора, ОГТ – отдел главного технолога, ПЭО – планово-экономический отдел, ОАСУП - отдел автоматизированных систем управления производством) Примечание: при моделировании будем учитывать знания из менеджмента, теории принятия решений, системного моделирования, программирования.

Будем рассматривать трехуровневую схему организации произ водства:

1. На уровне предприятия.

2. На уровне цехов и функциональных служб.

3. На уровне участков.

Модель должна отвечать на следующие вопросы:

Что делать Это конструкторско 1. (производить)?

технологическая модель объекта производства.

2. Как и чем делать? Это технологическая модель производства.

3. Где взять ресурсы, в каком объеме, в какое время, и куда их поставить? Это оперативная модель производства.

В блоках функциональной модели (рис. 15) представлены функ ции, определяющие множество деловых процессов для организации производства. С точки зрения организации документооборота, плано во-производственная информация – это информация, необходимая для организации ресурсного обеспечения, технической (конструктор ско-технологической) подготовки производства, а также для осуще ствления регулярного производства.

В качестве входа и выхода представлены следующие категории информации: конструкторская информация (документация) – модель объекта производства (что будет изготавливаться?);

технологическая информация (документация) – технология производства, изготовле ния объекта производства (из чего, с помощью какого оборудования и инструмента, кем, в какой последовательности?).

Примечание: конструкторскую и технологическую подготовку производства объединяют и называют технической подготовкой, кон структорско-технологическим проектом или техническим проектом.

Далее модель с уровнем организации управления предприятием декомпозируется на уровень цехов и уровень участков.

Приведем детализированное описание модели (табл. 4).

Рис. 15. Декомпозиция функциональной модели организации производственного документооборота (уровень предприятия) Таблица Структура функциональной модели организации производственного документооборота Метка Наименование Вход Выход Исполнитель А11 Организовать тех- Портфель зака- Управленческая ПЭО, нико- зов, оперативная информация ОАСУП экономическое пла- информация по (бизнес-план, нирование технико- объемно экономическому календарный планированию план, графики производства, учетные доку менты по вы полнению пла на и др.


) А12 Организовать опе- Оперативная Диспетчерские ПДО ративное управле- информация о графики (планы ние состоянии про- производства), изводства, опе- управленческая ративные планы информация (рапорты, отче ты, ведомости) Окончание табл. Метка Наименование Вход Выход Исполни тель А13 Организовать мате- Оперативная Планы, графи- Отдел МТС риально- информация для ки МТС и дру техническое планирования и гие учетные снабжение (МТС), учета МТС документы логистическую поддержку) А14 Организовать Оперативная Планы и гра- Отдел управление информация для фики, необхо- стандарти качеством планирования и димые для уче- зации производства учета качества та качества и выпуском продукции А15 Организовать учет Оперативная Планы Отдел реализации и сбыта информация для и графики для реализации готовой продукции реализации реализации и сбыта А16 Организовать Оперативная Планы Отдел управление информация о и графики труда трудовыми трудовых подготовки и и зарплаты ресурсами ресурсах переподготовки сотрудников А17 Организовать Оперативная Бухгалтерская Бухгалте бухгалтерский учет информация для отчетность рия бухгалтерского (плановая, учета учетная) А18 Осуществить Вся необходи- Готовая Производ производство мая информация продукция, ственные и ресурсы необходимая подразде информация о ления готовой (цеха) продукции А19 Организовать Управленческая Оперативная ОАСУП интегрированный информация со информация сбор, обработку, всех функцио хранение, нальных служб распределение, передачу оперативной информации о производстве Приведенную структуру модели можно представить в форме морфологической таблицы (таблицы смежности), представленную на рис. 16.

Аij A11 A Аij А1 B … … … … … … … … А19 B где В – внутренняя связь.

Рис. 16. Таблица смежности Примечание: приведенные в таблице смежности функции управления могут воздействовать на:

- самих себя (внутренняя связь);

- техническую подготовку производства;

- регулярное производство.

Например, функция технико-экономического планирования мо жет выполняться для планирования работы самого ПЭО, для техни ческой подготовки, и непосредственно для самого производства.

В реальных системах управления действия функции управления пересекаются. Функции организационного управления могут объеди няться, дифференцироваться.

Функции организационного управления декомпозируются и по уровням. Так, для уровня цеха функция технико-экономического планирования осуществляется бюро технико-экономического плани рования, для уровня участка – старшим мастером или мастером.

Далее рассмотрим модель разработки конструкторско технологической документации (табл. 5) и модель технической под готовки производства (табл. 6).

Таблица Типовая модель разработки конструкторско-технологической документации (технического проекта) Последовательность Последовательность Исполнители Необхо блоков действий димая НСИ 1. Техническое задание Заказчик и ГОСТ на объект производства разработчик ОСТ СТП 2. Согласование ТЗ Последовательность Последовательность Исполнители Необхо блоков действий димая НСИ 3. Коррекция ТЗ Заказчик и разработчик 4. Разработка эскизного Разработчик Методи проекта объекта произ- ки САПР:

водства CAD/ 5. Согласование ЭП Заказчик, CAM/ разработчик, 6. Коррекция ЭП CAE/ 7. Разработка рабочего контроли- PDM (технологии рующие ко проекта разработки отдельных митеты деталей, узлов и всего изделия).

8. Согласование 9. Коррекция 10. Утверждение Таблица Модель изготовления и доработки опытного образца в соответствии с рабочим проектом Последователь- Последовательность Исполнители НСИ ность блоков действий 1. Получение рабочего Функциональ- ГОСТ проекта для производства ные, ОСТ производствен- СТП ные службы, разработчик 2. Проверка условий Технический возможности изготовления опыт- совет ного образца на оборудовании данного произ водства 3А. Изготовление опытного образ- Цеха ца 3В. Доработка технической доку- Разработчик ментации/ Дополнение производ ственного оборудования Последователь- Последовательность Исполнители НСИ ность действий блоков 4. Контроль опытного образца ОТК ГОСТ ОСТ 5. Испытание опытного образца Технический СТП совет 6. Испытание опытного образца на Служба ресурс испытаний 7. Условие на соответствие пара- Специальная метров изделия заданным техниче- комиссия ским требованиям (эксплуатаци онные параметры) 7А. Доработка документации, из- Заказчик готовление нового опытного об- и разработчик разца и повторение цикла испыта ний 8.Проведение длительных испыта- Служба ний на выработку ресурса испытаний 9. Анализ результатов испытаний и Заказчик принятие решений об эталониро- и разработчик вании опытного образца для даль нейшего регулярного производства Рассмотренные графоаналитические модели как объекты доку ментооборота позволяют получить ответы на следующие вопросы:

1. В какой последовательности разрабатывается технологиче ская подготовка производства?

2. Какие документы используются при создании технологиче ской подготовки производства?

3. Какие правила используются при создании опытного образца?

4. В какой последовательности изготавливается опытный обра зец?

5. Какие службы учувствуют в изготовлении опытного образца?

6. Какие ресурсы, и в каком количестве необходимы для изго товления опытного образца?

7. Какова номенклатура деталей, узлов, объекта производства?

Для получения ответов на вопросы необходима дальнейшая де композиция модели производства.

Рассмотренная модель технологической подготовки производ ства как модель организационного управления на уровне предпри ятия декомпозируется по тем же изоморфным правилам на уровень цехов и на уровень участков. Такой способ декомпозиции обычно на зывают декомпозиция по вертикали / по горизонтали (рис. 17).

Основой для составления модели производственного докумен тооборота являются технологические процессы изготовления дета лей, узлов и самих изделий. Существуют различные формы представ ления технологических процессов.

Уровень предприятия Уровень цехов Уровень участков Декомпозиция Системы Подсистемы Элементы по вертикали Декомпозиция по горизонтали Рис. 17. Способы декомпозиции Общепринятой формой представления технологических процес сов является конструкторско-технологическая документация (рабо чий проект), выполненная в соответствии с ГОСТ, ЕСКД, ЕСТД.

Конструкторская документация отвечает на вопрос: из чего (из каких материалов, заготовок), в какой последовательности, с помо щью какого оборудования и инструмента, кем изготавливаются дета ли, узлы и сами изделия.

Основные составляющие технической документации:

1. Маршрутные карты, определяющие последовательность операций и изготовление узлов, деталей (маршрут изготовления).

2. Операционные карты определяют состав и действие при вы полнении отдельных операций по изготовлению деталей, узлов.

3. Ведомости материалов (спецификация материалов).

4. Ведомости нестандартного оборудования и другие докумен ты.

Как правило, в модель технологического процесса включаются также процессы нормирования. Нормирование – это расчет в соответ ствии с принятыми нормами качества необходимых ресурсов (мате риальных, трудовых, энергетических, оборудования, инструментов и др.) для изготовления одной детали, одного узла, одного изделия.

Производственная модель отвечает на вопросы: какое количест во ресурсов (в каком объеме, весе), в какое время, и в какое место не обходимо поставить для изготовления планового количества изделий.

Модель производственных процессов – это модель технологиче ского процесса в совокупности с моделью необходимых ресурсов.

Разработкой моделей технологических процессов занимаются технологи и конструкторы. Для построения модели обеспечения ре сурсами используется часть технологических моделей, т. е. маршрут ные схемы для выбора номенклатуры и нормы ресурсов и операций.

В любой системе обеспечения ресурсами обязательно присутствует необходимая часть технологической модели. Для составления моде лей производственного процесса (моделей обеспечения ресурсами соответствующих технологических процессов) используются различ ные языки.

§ 2.2. Основные понятия электронного документооборота предприятия Базовой единицей информации в теории управления документа ми является непосредственно документ. Электронный документ включает в себя не просто файл (набор символов, слов, таблиц, диа грамм, изображений и мультимедийных данных), а целую совокуп ность таких файлов разных типов – составных частей документа, пра вила их обработки, связи с другими электронными документами, ин формацию о маршруте движения документа и многое другое. Обяза тельным является наличие у документа регистрационной карточки – набора реквизитов документа. В таком виде документ становится ба зой построения системы электронного документооборота – систе мы, организующей полный жизненный цикл документа, начиная от регистрации и заканчивая списанием в архив [15].

Электронный документооборот (ЭД) – это процесс движения электронных документов от одного пользователя к другому с исполь зованием программно-аппаратного комплекса, обеспечивающего соз дание, обработку, передачу и хранение информации.

Задачи электронного документооборота [16]:

1. Задача увеличения темпа документооборота до необходимого предприятию уровня посредством широкого внедрения электронных взаимодействий исполнителей (предполагающих передачу электрон ных данных взамен физического перемещения документов).

2. Задача достижения необходимого уровня исполнительской дисциплины за счет внедрения автоматизированных форм контроля действий исполнителей и подготовки специализированной отчетно сти.


3. Задача повышения качества управленческих решений на раз ных уровнях управления: отбор и своевременная доставка необходи мых для принятия решения документов на рабочие места лиц, при нимающих решение, представление массы документов в наиболее удобном виде.

4. Задача достижения необходимого уровня автоматизма и без ошибочности при работе исполнителей с документами: использова ние предопределенных маршрутных технологий обработки докумен тов (Workflow), продуманная организация автоматических и персо нальных (с участием человека) функций контроля.

5. Задача организации эффективного и безопасного доступа со трудников к знаниям, накопленным в виде массы корпоративных до кументов: систематизация документных фондов, заведение содержа тельных корпоративных классификаторов, широкое применение со временных методов поиска и защиты электронных данных.

6. Задача выстраивания надежной системы защиты корпоратив ных документов от различных видов несанкционированного доступа:

интегрированное использование технологий электронно-цифровой подписи и криптозащиты.

7. Задача организации целостного согласованного документо оборота в системе территориально-распределенных подразделений:

специализированные компоненты системы отвечают за межофисные обмены и синхронизацию данных, размещенных на разнесенных площадках.

Система документооборота должна удовлетворять требованиям стандартов. Наиболее полным межотраслевым документом по органи зации ДОУ является изданная в 1991 г. Государственная система до кументационного обеспечения управления (ГСДОУ).

ГСДОУ – это совокупность принципов и правил, устанавливаю щих единые требования к документированию управленческой дея тельности и организации работы с документами.

Основные нормативные акты, которым должны соответствовать системы документооборота, представлены в табл. 7.

Основные задачи, выполняемые системой документооборота на различных уровнях управления, представлены в табл. 8.

Таблица Нормативные положения документационного обеспечения управления Наименование ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению докумен тов». Принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. N 65-ст.

Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроиз водству в федеральных органах исполнительной власти. Утверждены приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ «О персональных данных».

Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года.

Продолжение табл. Наименование ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и оп ределения».

Федеральный закон Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 149 ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите ин формации». Принят Государственной Думой 8 июля 2006 года ГОСТ Р ИСО/МЭК 26300-2010 «Информационная технология. Формат Open Document для офисных приложений (OpenDocument) v1.0». Ут вержден Федеральным агентством по техническому регулированию и метрологии России 21.12.2010. Идентичен ISO/IEC 26300:2006 Informa tion technology – Open Document Format for Office Applications (Open Document) v1.0.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требо вания». Утвержден и введен в действие ПРИКАЗом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 12 марта 2007 г. №28-ст. Идентичен ISO 15489-1:2001 Information and documentation. Records management. General.

Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

Постановление Правительства от 15 июня 2009 г. № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.

Государственная система документационного обеспечения управления.

Основные положения. Общие требования к документам и службам до кументационного обеспечения. Одобрено коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. Приказ Главархива СССР от 25 мая 1988 г. № 33.

ГОСТ Р 52294–2004 «Управление организацией. Электронный регла мент административной и служебной деятельности. Основные положе ния». Введен 01.07.2005.

ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаи модействие систем управления документами. Требования к электрон ному сообщению». Утвержден приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 26.10.2010 № 327-СТ.

Постановление Правительства Российской Федерации от 22 сентября 2009 г. N 754 г. Москва «Об утверждении Положения о системе межве домственного электронного документооборота».

ГОСТ ИСО/МЭК 15420-2001 - Автоматическая идентификация. Коди рование штриховое. Спецификация символики EAN/UPC (ЕАН/ЮПиСи). Введен 01.05.2002.

Окончание табл. Наименование Приказ Министерства связи и массовых коммуникаций Российской Федерации N221 от 02.09.2011 «Об утверждении Требований к инфор мационным системам электронного документооборота федеральных органов исполнительной власти, учитывающих в том числе необходи мость обработки посредством данных систем служебной информации ограниченного распространения».

Таблица Перечень задач для систем документооборота Уровни управления Задачи Руководство - просмотр информации в базах дан ных;

- выдача распоряжений (поручений) и контроль их исполнения.

Службы и подразделения - просмотр и редактирование информа ции в базах данных;

- создание и ввод документов (состав ление отчетов, подготовка служебных записок, подготовка исходящей кор респонденции);

- контроль исполнения документов, ре гистрация этапов их прохождения.

Секретариат -регистрация входящей корреспонден ции;

- регистрация и отсылка исходящей корреспонденции;

- ввод документов в базы данных;

- сдача документов в архив.

В понятии «электронный документооборот» объединены не сколько технологий, каждая из которых реализует одну или несколь ко процедур обработки документов (табл. 9).

Таблица Технологии электронного документооборота Технологии Назначение Снабжает документы метаданными (атрибутами), что по Document Management (управление документами) зволяет связать их с бизнес-процессами. Предоставляет основные библиотечные услуги, включая хранение, поиск, версионность, выписку документов.

Окончание табл. Технологии Назначение Imaging (массовый ввод и Обеспечивает технологический процесс сканирования бу обработка сканированных мажных документов, их атрибутирования (индексирова документов) ния) и загрузки в репозитории документов.

Обеспечивает работу с архивами документов длительного Records Management (управление записями) или хранения, как электронных, так и бумажных. Позволяет поддержать полный жизненный цикл документа – от его Electronic Archiv создания до уничтожения ing/Retrieving (системы электронного архива) Предоставляет возможности поиска и анализа информа Knowledge Management (управление знаниями) ции. Обязательным является наличие средств автоматиче ской категоризации документов.

Позволяет поддержать процесс создания, согласования, Web Content Management (управление информацией публикации и постоянного обновления информации на на Web-сайтах) сайтах. Обычно тесно интегрирована с системой управле ния документами.

Предоставляет средства автоматизации бизнес-процессов, Workflow (автоматизация деловых процедур) включая разработку маршрутов, контроль исполнения.

Collaboration или Предоставляет средства для обеспечения работы вирту альных распределенных команд, включая ведение дискус GroupWare (коллективная работа) сий, обсуждение документов, а также проектно ориентированные методы взаимодействия.

Единая точка доступа ко всем корпоративным информа Enterprise Information Portal (информационный портал ционным ресурсам и приложениям. Обеспечивает персо предприятия) нализацию информации, интеграцию приложений, доступ при помощи любых устройств.

Юридическая сила документа, хранимого, обрабатываемого и передаваемого с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем может быть подтверждена электрон ной цифровой подписью (ЭЦП).

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) – реквизит электрон ного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографическо го преобразования информации с использованием закрытого ключа ЭЦП и позволяющий идентифицировать владельца сертификата клю ча подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.

Владелец сертификата ключа подписи – физическое лицо, на имя которого удостоверяющим центром выдан сертификат ключа подписи и которое владеет соответствующим закрытым ключом ЭЦП, позволяющим создавать свою ЭЦП в электронных документах (подписывать их).

Закрытый ключ ЭЦП – уникальная последовательность сим волов, известная владельцу сертификата ключа подписи.

Открытый ключ ЭЦП – уникальная последовательность сим волов, соответствующая закрытому ключу ЭЦП, доступная любому пользователю информационной системы.

Сертификат ключа подписи – документ на бумажном носителе или электронный документ с ЭЦП уполномоченного лица удостове ряющего центра, содержащий открытый ключ ЭЦП. Выдается для подтверждения подлинности ЭЦП и идентификации владельца сер тификата ключа подписи [17].

Принцип работы с ЭЦП Основой электронной цифровой подписи является математиче ское преобразование подписываемых данных с использованием лич ного секретного ключа.

Создать ЭЦП можно только с использованием личного секрет ного закрытого ключа. Проверить действительность ЭЦП может любой, имеющий доступ к соответствующему открытому ключу.

Любое изменение подписанных данных делает ЭЦП недействи тельной. ЭЦП, как и любые другие данные, можно передавать вместе с подписанными, то есть защищенными ею данными. Например, контрагент А может создать подписанное сообщение электронной почты и отправить текст сообщения вместе с подписью контрагенту Б, предоставив ему возможность удостовериться в подлинности от правителя этого сообщения. Кроме того, цифровая подпись позволяет убедиться в том, что данные при передаче адресату не были изменены (случайно или преднамеренно).

§ 2.3. Прикладное программное обеспечение для организации электронного документооборота предприятия Большинство систем электронного документооборота реализуют следующие функции:

• централизованное хранение документов, • ведение карточки документа, • обеспечение безопасности, • хранение версий, • поиск по хранилищу документов, • выдача уведомлений в процессе обработки документа, • хранение маршрутов документов и заданий для пользовате лей, • интеграция с электронной почтой, • архивирование устаревших документов, • ведение распределенного хранилища документов, • предоставление удобного интерфейса, • сканирование и распознавание документов, • осуществление технической поддержки.

Развернутое описание отдельных функций приведено в табл. 10.

Таблица Функции систем электронного документооборота Функция Описание Ведение карточки доку- 1. Необходимо для упорядочивания неструк турированных документов.

мента 2. Карточка описывает содержание докумен та по заданным атрибутам: дата создания, ав тор, подразделение, тип документа и т. д.

3. Карточка документа необходима для его поиска в архиве.

4. В некоторых СЭД поддерживается сразу несколько типов карточек для разных видов документов (конструкторская, бухгалтерская документация).

Обеспечение безопасно- Программа должна позволять разграничивать права доступа пользователей к разным доку сти ментам (редактирование, просмотр).

Хранение нескольких вер- Возможность просмотра истории изменений.

сий (обеспечение верси- Хранение всех версий документов, с указа нием автора и даты.

онности) Окончание табл. Функция Описание рас- Многие СЭД при изменении документов мо Автоматическая гут рассылать уведомления пользователям.

сылка уведомлений Они содержат указание автора, описание су ти внесенных изменений и задание, в рамках которого проводились изменения. Любой пользователь системы, который имеет право на просмотр того или иного документа, мо жет подписаться на получение уведомлений.

маршрутов Этапы создания, корректировки, визирования Задание – это так называемый маршрут движения до движения документов кумента. Практически все системы электрон ного документооборота позволяют задавать маршрут. Но не каждая СЭД обладает инст рументами контроля.

Сканирование и распо- Некоторые СЭД имеют возможность скани знавание бумажных до- ровать и распознавать счета-фактуры, занося необходимые данные в соответствующие по кументов ля карточки, откуда они могут быть переда ны в корпоративную информационную сис тему (КИС).

Отдельные примеры СЭД с кратким описанием приведены в табл. 11.

Таблица Примеры некоторых систем электронного документооборота Разработчик СЭД Описание Cognitive Technol- Е1 Евфрат Система автоматизации бизнес процессов и документооборота, по ogies www.cognitive.ru строена на платформе Сognitive Nexus.

Автоматизирует следующие задачи и www.evfrat.ru бизнес-процессы:

• Документооборот и делопроизводст во;

• Согласование документов;

• Выдача и контроль исполнения по ручений;

• Работа с кадрами;

• Управление продажами и взаимодей ствием с контрагентами;

• Управление проектами;

• Ведение архива;

• Согласование закупочных процедур;

• Прием и работа с обращениями гра ждан.

Логика бизнеса Логика ЕСМ. Система электронного документообо 2.0 (группа ком- СЭД (ранее – рота на платформе Lotus Notes/Domino;

паний АйТи) БОСС-Референт) автоматизирует следующие бизнес процессы:

http://blogic20.ru • поддержка процессов согласования;

• контроль исполнения поручений;

• работа с входящей и исходящей кор респонденцией;

• процессы планирования, подготовки и проведения совещаний и контроля исполнения решений, принятых на совещаниях;

• взаимодействие с системой межве домственного электронного доку ментооборота (МЭДО);

• оперативное и архивное хранение документов в организации в соответ ствии с нормативными требованиями делопроизводства и архивного дела.

Поставляется с открытым кодом.

Продолжение табл. Разработчик СЭД Описание 1С: Документо- Разработана на технологической плат 1С оборот 8 форме "1С: Предприятие 8.2", решает задачи автоматизации учета докумен тов, взаимодействия сотрудников, кон http://v8.1c.ru троля и анализа исполнительской дис циплины:

• централизованное безопасное хране ние документов, оперативный доступ к ним, • регистрация входящих и исходящих документов, • просмотр и редактирование, контроль версий документов, • работа с документами любых типов, • полнотекстовый поиск документов по их содержанию, • коллективная работа пользователей, • маршрутизация документов, автома тизированная загрузка документов из электронной почты и со сканера, • учет и контроль рабочего времени сотрудников.

Система электронного документообо DIRECTUM DIRECTUM рота и управления взаимодействием, соответствует концепции www.directum.ru ECM (Enterprise Content Management). В ос нове системы – инструмент разработки IS-Builder, имеются портальные компо ненты для MS Share Point. Модули:

• Управление электронными доку ментами • Управление деловыми процессами.

• Канцелярия • Управление совещаниями и заседа ниями. Управление взаимодействием с клиентами.

• Обращения граждан и организаций.

• Управление показателями эффектив ности.

Окончание табл. Разработчик СЭД Описание ЭОС Дело Решаемые задачи:

• Регистрация документов • Работа с файлами (электронными до www.eos.ru кументами) • Работа с поручениями • Кабинеты • Работа с проектами документов • Прием и внешняя рассылка докумен тов • Движение документов внутри орга низации • Формирование дел • Информационно-справочная работа • Удаленный доступ При выборе СЭД требуется учитывать следующие факторы [18]:

• требования по объему хранения;

• наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля (подготовки документов определенного типа, выполнения стандартных функций организации и т. д.);

• необходимость автоматизации административного управ ления организацией, степень сложности организационной структуры;

• наличие территориально распределенных подразделений;

• наличие бумажного архива большого объема, массовый ввод документов;

• наличие не удовлетворяющей текущим потребностям сис темы документооборота;

• необходимость в развитой маршрутизации документов, в управлении потоками работ, требования по срокам хранения доку ментов;

• требования к «открытости», расширяемости системы;

• необходимость использования развитых средств поиска информации;

• требования к безопасности.

Любое предприятие может столкнуться с возможными пробле мами при применении электронного документооборота [19]:

отсутствует тенденция сокращения количества документов • на бумажных носителях, налицо существенное увеличение объема документооборота за счет электронных копий – отсканированных электронных образов документов, уже существующих в бумажной форме;

продолжение параллельного применения бумажных и элек • тронных документов, т. е. дублирование документопотоков;

вынужденное изменение рабочих функций, установленных • правилами делопроизводства, так как при внедрении СЭД процесс обработки документов зависит от ограничений системы или «мате ринской» платформы. В связи с этим требуется специальное обуче ние сотрудников, разработка новых регламентирующих документов, внесение в инструкцию по делопроизводству изменений;

отсутствие единого представления о структуре СЭД (т.е.

• разработанной организационно-функциональной архитектуре) и по ложения о СЭД;

необходимость совершенствования взаимодействия СЭД и • МЭДО, т.е. построение общего информационного.

Таким образом, при выборе СЭД необходимо учитывать инди видуальные особенности каждого предприятия.

Выводы по главе Управление документацией современного предприятия заклю чается в создании условий, обеспечивающих хранение необходимой документной информации, ее быстрый поиск и снабжение ею потре бителей в установленные сроки и с наименьшими затратами.

Переход на электронный документооборот можно с полным правом назвать коренным изменением организационного и админи стративного устройства любой организации. Главной целью внедре ния систем управления документами является повышение эффектив ности управления бизнес-процессами организации.

При внедрении систем управления документооборотом на про мышленном предприятии существует необходимость ее интеграции с АСУ, с системами САПР и другими компонентами автомати зации. Это связано с тем, что многие сотрудники таких предприятий по роду деятельности совмещают работу с «обычными» документами (например, заказ-наряд, табель и др.) и с инженерными документами (чертежи и т. д.). На основании вышеизложенного подведем следую щие итоги:

1. Автоматизации подаются только те участки работ, которые максимально стандартизованы и формализованы.

2. Успешно внедрить автоматизированные системы документо оборота можно только на предприятиях, где четко определены мар шруты движения всех возможных типов документов и круг исполни телей с закрепленными за ними должностными обязанностями, а также обозначены сроки прохождения различных документов по за данным маршрутам.



Pages:   || 2 | 3 | 4 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.