авторефераты диссертаций БЕСПЛАТНАЯ БИБЛИОТЕКА РОССИИ

КОНФЕРЕНЦИИ, КНИГИ, ПОСОБИЯ, НАУЧНЫЕ ИЗДАНИЯ

<< ГЛАВНАЯ
АГРОИНЖЕНЕРИЯ
АСТРОНОМИЯ
БЕЗОПАСНОСТЬ
БИОЛОГИЯ
ЗЕМЛЯ
ИНФОРМАТИКА
ИСКУССТВОВЕДЕНИЕ
ИСТОРИЯ
КУЛЬТУРОЛОГИЯ
МАШИНОСТРОЕНИЕ
МЕДИЦИНА
МЕТАЛЛУРГИЯ
МЕХАНИКА
ПЕДАГОГИКА
ПОЛИТИКА
ПРИБОРОСТРОЕНИЕ
ПРОДОВОЛЬСТВИЕ
ПСИХОЛОГИЯ
РАДИОТЕХНИКА
СЕЛЬСКОЕ ХОЗЯЙСТВО
СОЦИОЛОГИЯ
СТРОИТЕЛЬСТВО
ТЕХНИЧЕСКИЕ НАУКИ
ТРАНСПОРТ
ФАРМАЦЕВТИКА
ФИЗИКА
ФИЗИОЛОГИЯ
ФИЛОЛОГИЯ
ФИЛОСОФИЯ
ХИМИЯ
ЭКОНОМИКА
ЭЛЕКТРОТЕХНИКА
ЭНЕРГЕТИКА
ЮРИСПРУДЕНЦИЯ
ЯЗЫКОЗНАНИЕ
РАЗНОЕ
КОНТАКТЫ


Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |

«Федеральное агентство по образованию Государственное образовательное учреждение высшего профессионального образования ...»

-- [ Страница 5 ] --

123/01-23, где 123 - порядковый регистрационный номер, 01-23 - номер дела, в которое будет подшит второй экземпляр Коммерческого предложения.

Индекс Коммерческому предложению присваивается в пределах календарного года. На Приложениях к Коммерческому предложению индексы не проставляются. Коммерческие предложения регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. Форма журнала (карточек) регистрации не регламентирована, т.е оптимальный состав и порядок расположения регистрационных граф (реквизитов) определяется специалистами службы Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

ДОУ по своему усмотрению. Форма и порядок ведения таких журналов (карточек) закрепляется в разрабатываемой предприятием "Инструкции по ведению журнала (карточек) регистрации исходящей документации". Как правило, в регистрационных формах используются следующие регистрационные графы:

индекс и дата;

· автор (разработчик);

· кто подписал;

· заголовок и/или краткое содержание;

· приложения;

· корреспондент или адресат (кому направлен);

· резолюция (содержание поручения, исполнитель, автор поручения, дата);

· расписка исполнителя в получении документа;

· срок исполнения;

· отметка о контроле;

· ход исполнения;

· отметка об исполнении;

· номер дела;

· перенос данных на машинный носитель;

· примечания.

· При наличии в Коммерческом предложении сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на Бланке проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), Коммерческое предложение регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. Технология прохождения на предприятии документов, содержащих коммерческую тайну, в данном материале не рассматриваются.

Примечание:

Если на предприятии для регистрации документов помимо традиционного способа ручное ведение регистрационных форм (журналов и/или карточек) - используются средства вычислительной техники (внедрена и эксплуатируется Автоматизированная система управления документами предприятия), то регистрация завершается переносом данных на машинный носитель. Признаком того, что Коммерческое предложение зарегистрировано в Автоматизированной системе управления документами предприятия, является проставление на Бланке, реквизита "отметка о переносе данных на машинный носитель" и отметка в соответствующей графе регистрационных форм (при наличии в них соответствующих граф).

После регистрации Коммерческое предложение отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться:

по почте;

· средствами факсимильной связи;

· Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика).

· В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Коммерческое предложение представителю Заказчика (Ответственному исполнителю).

При отправке Коммерческого предложения по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте Коммерческому предложению прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.

Отправка Коммерческого предложения средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре Коммерческого предложения, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата").

Примечание:

Коммерческие предложения, с проставленным на них реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи.

В случае личной доставки Коммерческого предложения представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Коммерческого предложения (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Коммерческое предложение, переданное для отправки, должно быть обработано и отправлено в течении одного рабочего дня.

Отправка Коммерческого предложения продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Коммерческого предложения (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются:

при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи;

· при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения · ("Confirmation Report");

при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии · Сопроводительного письма.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Отправленное Заказчику Коммерческое предложение ставится на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре Коммерческого предложения проставляют реквизит "отметка о контроле" на левом поле Бланка напротив реквизита "заголовок к тексту" и делают необходимые записи в регистрационных формах.

После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра Коммерческого предложения.

7. Регистрация отправки коммерческого предложения Заказчику На основании записей об отправке Коммерческого предложения (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.

8. Контроль получения и рассмотрения коммерческого предложения Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Коммерческого предложения (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Коммерческое предложение находится в их организации). Если оно им не получено и не найдено (потеряно у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Коммерческого предложения Заказчику.

После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Коммерческое предложение, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения условий предлагаемой сделки и контролирует их выполнение.

Согласно типовым срокам исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть Коммерческое предложение и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения.

9. Корректировка коммерческого предложения Если при рассмотрении Коммерческого предложения у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют условия предлагаемой сделки (с привлечением необходимых специалистов).

После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции (с 1 по 8).

10. Получение решения по коммерческому предложению от Заказчика Оформленное Заказчиком в письменном виде решение по Коммерческому предложению может быть получено от него:

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

по почте;

· средствами факсимильной связи;

· личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя).

· Полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению (далее "Решение"), как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы:

приема и первичной обработки;

· предварительного рассмотрения, разметки (классификации).

· Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты.

В нижнем правом углу первого листа Решения автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Если в адресе Решения указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то оно передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученное Решение не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то оно также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа Решения проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ.

Решение, требующее обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия.

Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения Решения Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с Решением производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки.

Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Решения осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления.

11. Регистрация получения решения по коммерческому предложению Поступившее в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Решение регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если не было зарегистрировано специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации Решения (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Коммерческого предложения, описанному в п. 6. Разница заключается в том, что реквизиты "дата" и "индекс" проставляются в соответствующих полях реквизита "отметка о поступлении" (в ранее проставленном автоматическим нумератором регистрационном штампе), а в реквизите "дата" проставляется дата поступления Решения на предприятие.

Кроме того, регистрация Решения производится в регистрационных формах входящих документов.

Сведения о зарегистрированном Решении переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если она оформлена им на Решении).

ОФОРМЛЕНИЕ ПРОЕКТА ДОГОВОРА На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

оформлением проекта договора;

· согласованием проекта договора;

· проверкой правильности оформления проекта договора.

· Если полученное от Заказчика письменное решение по Коммерческому предложению содержит согласие на заключение договора, то Ответственный исполнитель приступает к подготовке проекта Договора.

12. Оформление проекта договора Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированное Решение, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ). Ответственный исполнитель оформляет проект Договора в соответствии с условиями сделки, изложенными в согласованном с Заказчиком Коммерческом предложении (Решении). При этом, если на Решении стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над проектом Договора изложенные в ней указания и сроки.

При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.п.). Проект Договора рекомендуется печатать в двух экземплярах (первый экземпляр отправляется Заказчику, второй - остается у Исполнителя).

13. Согласование проекта договора Оформленный проект Договора Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с:

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Руководителем структурного подразделения;

· Юристом;

· Главным бухгалтером;

· Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение;

· другими заинтересованными должностными лицами.

· Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к проекту Договора. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании. Если при согласовании проекта Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат согласованным с Заказчиком условия сделки. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста проекта Договора. Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком (аналогично тому, как проходил процесс согласования условий предлагаемой сделки - пп. 1-11). Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т.к. условия сделки были заранее согласованы Заказчиком и Исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновения у Исполнителя непредвиденных обстоятельств.

14. Проверка правильности оформления проекта договора Перед отправкой согласованного проекта Договора Заказчику необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований на оформление конкретных договоров).

Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный проект Договора возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление).

ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА Данная стадия состоит из следующих этапов:

корректировка проекта Договора;

· подписание Договора Исполнителем;

· подписание Договора Заказчиком.

· КОРРЕКТИРОВКА ПРОЕКТА ДОГОВОРА На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

отправкой проекта договора Заказчику;

· регистрацией отправки проекта договора Заказчику;

· контролем получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком;

· корректировкой проекта договора;

· получением откорректированного проекта договора от Заказчика;

· регистрацией получения откорректированного проекта договора.

· Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

15. Отправка проекта договора Заказчику Полностью подготовленный и оформленный проект Договора перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация проекта Договора - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на проекте Договора с последующей записью необходимых сведений о проекте Договора в регистрационных формах (журналах и/или карточках). Проект Договора регистрируются в регистрационных формах исходящих документов.

При наличии в проекте Договора сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее подготовки являются коммерческой тайной (на проекте Договора проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), проект Договора регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме. После регистрации проект Договора отправляется Заказчику. Отправка может осуществляться:

по почте;

· средствами факсимильной связи;

· личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика).

· В первых двух случая отправку производят специалисты службы ДОУ, в третьем Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает проект Договора представителю Заказчика (Ответственному исполнителю). При отправке проекта Договора по почте, Ответственный исполнитель должен проставить отметку о категории почтового отправления (на втором экземпляре, остающемся на предприятии). К отправляемому по почте проекту Договора прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.

Отправка проекта Договора средствами факсимильной связи осуществляется после предварительной договоренности с представителем Заказчика. На первом экземпляре проекта Договора, переданного по телефаксу, проставляют соответствующую отметку ("Документ отправлен телефаксом на № 000 0000, личная подпись оператора, дата").

Примечание:

Проект Договора, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте и средствами факсимильной связи.

В случае личной доставки проекта Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении проекта Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Проект Договора, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течении одного рабочего дня.

Отправка проекта Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком проект Договора (далее "подтверждающие получение документы").

Подтверждающими получение документами, являются:

при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи;

· при отправлении по факсимильной связи - подтверждение его получения · ("Confirmation Report");

при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии · Сопроводительного письма.

Отправленный Заказчику проект Договора ставитсят на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшемся на предприятии экземпляре проекта Договора проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах. После этого специалисты службы ДОУ организуют оперативное хранение (согласно присвоенному индексу по номенклатуре дел) оставшегося на предприятии экземпляра проекта Договора.

16. Регистрация отправки проекта договора Заказчику На основании записей об отправке проекта Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.

17. Контроль получения и рассмотрения проекта договора Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему проекта Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов проект Договора находится в их организации). Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) проекта Договора Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил проект Договора, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки рассмотрения проекта Договора и контролирует их выполнение.

Согласно типовым срокам исполнения документов, Заказчик должен рассмотреть проект Договора и подготовить ответ в 10-ти дневный срок после его получения.

18. Корректировка проекта договора Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Если при рассмотрении проекта Договора у Заказчика возникли замечания, то Ответственные исполнители Заказчика и Исполнителя совместно корректируют проект Договора (с привлечением необходимых специалистов). После этого повторно проводятся все предыдущие технологические операции.

19. Получение откорректированного проекта договора от Заказчика Откорректированный проект Договора (далее "проект Договора") может быть получен от Заказчика:

по почте;

· средствами факсимильной связи;

· личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя).

· Полученный от Заказчика проект Договора, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы:

приема и первичной обработки;

· предварительного рассмотрения, разметки (классификации).

· Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Отметим лишь их основные моменты. В нижнем правом углу первого листа проекта Договора автоматическим нумератором проставляют регистрационный штамп, содержащий: наименование предприятия, поля для указания даты поступления и номера (индекса) входящего документа. Регистрационный штамп необходим для оформления реквизита "отметка о поступлении" и означает подтверждение принадлежности рассматриваемого документа предприятию. Данный штамп не проставляется на приложениях к документу.

Если на проекте Договора (или в адресе Сопроводительного письма) указаны структурное подразделение или фамилия Ответственного исполнителя, то он передается по назначению без предварительного рассмотрения и разметки. Если полученный проект Договора не требует рассмотрения Руководителя предприятия, то он также сразу передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю. В этих случаях в правой части верхнего поля первого листа проекта Договора проставляют фамилию Ответственного исполнителя или условное обозначение структурного подразделения (направления деятельности), которому направляется документ.

Проект Договора, требующий обязательного рассмотрения Руководителем предприятия, передается ему после регистрации специалистами службы ДОУ предприятия.

Технологические операции, описывающие процесс рассмотрения проекта Договора Руководителем предприятия, в данном материале не приводятся. Дальнейшая работа с проектом Договора производится на основании Резолюции Руководителя предприятия, оформленной на самом документе, и содержащей: Ответственного исполнителя, указания по исполнению, сроки. Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

проекта Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления.

20. Регистрация получения откорректированного проекта договора Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю проект Договора регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации проекта Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации Решения по Коммерческому предложению, описанному в п. 11.

Сведения о зарегистрированном проекте Договора переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если она оформлена им на проекте Договора).

ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА ИСПОЛНИТЕЛЕМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

оформлением договора (2 экз.);

· согласованием договора;

· проверкой правильности оформления договора;

· подписанием договора Исполнителем.

· 21. Оформление договора (2 экз.) Ответственный исполнитель получает у специалистов службы ДОУ подразделения зарегистрированный проект Договора, о чем делается соответствующая запись в регистрационных формах входящих документов (проставляется дата получения документа и подпись лица, получившего документ). Ответственный исполнитель оформляет Договор взяв за основу откорректированный проект Договора, полученный от Заказчика. При этом, если на проекте Договора стоит Резолюция Руководителя предприятия, Ответственный исполнитель должен учитывать при работе над Договором изложенные в ней указания и сроки.

При оформлении текста конкретного Договора должны соблюдаться структура, стиль изложения, присутствовать необходимые реквизиты, обязательные для договора данной группы. Этот вопрос не является предметом обсуждения в данном материале. При необходимости он может быть обсужден и представлен в виде отдельного материала по порядку оформления конкретных договоров (купли-продажи и поставки, аренды, подряда и услуг, совместной деятельности и т.п.). Договор печатается в двух экземплярах.

22. Согласование договора Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Оформленный Договор Ответственный исполнитель, готовивший его, согласует с:

Руководителем структурного подразделения;

· Юристом;

· Главным бухгалтером;

· Заместителем руководителя предприятия, курирующим структурное подразделение;

· другими заинтересованными должностными лицами.

· Такое согласование оформляется путем сбора виз на отдельном листе, который прилагается к Договору. На этом листе указываются все замечания, возникшие при согласовании. Если при согласовании Договора возникла необходимость внесения в него изменений, то такие изменения могут вноситься только в том случае, если они не противоречат откорректированному проекту Договора, полученному от Заказчиком. В этом случае Ответственный исполнитель проводит повторное оформление и согласование текста Договора.

Во все иных случаях такие изменения должны предварительно согласовываться Ответственным исполнителем с Заказчиком (аналогично тому, как проходил процесс согласования проекта Договора - пп. 12-20). Однако вероятность появления этих случаев очень мала (т.к. проект Договора были заранее откорректирован Заказчиком и Исполнителем). Они могут появиться только в результате возникновения у Исполнителя непредвиденных обстоятельств.

23. Проверка правильности оформления договора Перед передачей согласованного Договора на подпись Руководителю предприятия (его заместителю) необходимо проверить правильность его оформления (с учетом требований на оформление конкретных договоров). Такую проверку обычно осуществляют специалисты службы ДОУ. Неправильно оформленный Договор возвращается Ответственному исполнителю, готовившему его, на доработку (повторное оформление).

24. Подписание договора Исполнителем Договор подписывает (проставляет реквизит "подпись" на Договоре) Руководитель предприятия (его заместитель). Подписываются оба экземпляра Договора. При наличии в Договоре сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной, Руководитель предприятия (его заместитель) на Договоре проставляет реквизит "гриф ограничения доступа к документу". После подписания Договора Руководителем предприятия (его заместителем) его подпись дополняется оттиском печати предприятия (на Договоре проставляется реквизит "печать"). При подписании Договора у Руководителя предприятия (его заместителя) могут возникнуть замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор. В таком случае процесс изменения текста Договора проводится аналогично тому, как это описано в п. 22.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

ПОДПИСАНИЕ ДОГОВОРА ЗАКАЗЧИКОМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

регистрацией договора;

· отправкой договора Заказчику (2 экз.);

· регистрацией отправки договора Заказчику;

· контролем получения и подписания договора Заказчиком;

· получением подписанного договора от Заказчика (1 экз.);

· регистрацией получения подписанного договора.

· 25. Регистрация договора Полностью подготовленный, оформленный и подписанный Договор перед отправкой его Заказчику регистрируется специалистами службы ДОУ. Регистрация Договора - это фиксация факта его создания путем проставления специалистами службы ДОУ реквизитов "индекс" и "дата" на Договоре (на обоих экземплярах) с последующей записью необходимых сведений о Договоре в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Договор регистрируется только один раз - в день его подписания. Договор регистрируются в регистрационных формах исходящих документов. При наличии в Договоре сведений, составляющих коммерческую тайну Исполнителя (предприятия) или Заказчика, а также в случае, когда условия сделки либо сам факт ее заключения являются коммерческой тайной (на Договоре проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), Договор регистрируется в специальной учетной (регистрационной) форме.

26. Отправка договора Заказчику (2 экз.) После регистрации оба экземпляра Договора (далее "Договор") отправляются Заказчику.

Отправка может осуществляться:

по почте;

· личной доставкой представителем Исполнителя (Заказчика).

· В первом случае отправку производят специалисты службы ДОУ, во-втором Ответственный исполнитель (либо другой сотрудник по его поручению - курьер) лично передает Договор представителю Заказчика (Ответственному исполнителю).

К отправляемому по почте Договору прилагается Сопроводительное письмо. В Сопроводительном письме обычно указывают с какой целью направляется основной документ, что с ним надо сделать и в какие сроки. На копии Сопроводительного письма проставляют отметку об отправке (категория почтового отправления, должность и личная подпись отправившего, дата) и подшивают в дело на общих основаниях.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Примечание:

Договор, с проставленным на нем реквизитом "гриф ограничения доступа к документу", не рекомендуется отправлять по почте.

В случае личной доставки Договора представителем Исполнителя, на копии Сопроводительного письма представитель Заказчика (Ответственный исполнитель) проставляет отметку о получении Договора (должность и личная подпись получившего, дата). В дальнейшем, эту копию подшивают в дело на общих основаниях. Договор, переданный для отправки, должен быть обработан и отправлен в течении одного рабочего дня. Отправка Договора продолжается до тех пор, пока представитель Исполнителя, отправлявший его, не получит документ, подтверждающий получение (доставку) Заказчиком Договора (далее "подтверждающие получение документы"). Подтверждающими получение документами, являются:

при почтовом отправлении - уведомление о его вручении отделением связи;

· при личной доставке (курьером) - наличие отметки о его получении на копии · Сопроводительного письма.

Отправленный Заказчику Договор ставится на контроль. Для регистрации этого, специалисты службы ДОУ на оставшейся на предприятии копии Сопроводительного письма проставляют реквизит "отметка о контроле" и делают необходимые записи в регистрационных формах.

27. Регистрация отправки договора Заказчику На основании записей об отправке Договора (сделанных при его отправке на копии Сопроводительного письма) и информации из подтверждающих получение документов, специалисты службы ДОУ делают необходимые записи в регистрационных формах.

28. Контроль получения и подписания договора Заказчиком Данная технологическая операция начинается с контроля получения Ответственным исполнителем Заказчика отправленного ему Договора (при этом он уведомляется о том, что согласно подтверждающих получение документов Договор находится в их организации).

Если он им не получен и не найден (потерян у Заказчика), то производится повторная отправка (а при необходимости и повторное оформление) Договора Заказчику. После того, как Ответственный исполнитель Заказчика получил Договор, Ответственный исполнитель Исполнителя согласует с ним порядок и сроки подписания Договора и контролирует их выполнение. Согласно типовым срокам исполнения документов, Заказчик должен подписать и возвратить Договор в 10-ти дневный срок после его получения (для долгосрочных - 20 дней). Если при подписании Договора у Руководителя Заказчика возникли замечания, учет которых приведет к необходимости внесения изменений в Договор, то в таком случае процесс изменения текста Договора (повторное согласование и корректировка) проводится аналогично тому, как это описано в п. 22, 24.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

29. Получение подписанного договора от Заказчика (1 экз.) Подписанный Договор (1 экземпляр - далее "Договор") может быть получен от Заказчика:

по почте;

· личной доставкой представителем Заказчика (Исполнителя).

· Полученный от Заказчика Договор, как и любые поступающие (входящие) на предприятие документы, в начале проходит этапы:

приема и первичной обработки;

· предварительного рассмотрения, разметки (классификации).

· Технологические операции, выполняемые на этих этапах, в данном материале подробно не обсуждаются. Полученный Договор передается в структурное подразделение или Ответственному исполнителю (в соответствии с записями, сделанными в регистрационных формах при отправке Договора на подпись Заказчику). Первичная обработка, предварительное рассмотрение и разметка Договора осуществляется специалистами службы ДОУ предприятия в день его поступления.

30. Регистрация получения подписанного договора Поступивший в структурное подразделение или Ответственному исполнителю Договор регистрируется специалистами службы ДОУ структурного подразделения (если он не был зарегистрирован специалистами службы ДОУ предприятия). Процесс регистрации получения Договора (в т.ч., содержащего коммерческую тайну) аналогичен процессу регистрации получения откорректированного Договора, описанному в п. 20. Сведения о зарегистрированном Договоре переносятся в регистрационные формы входящих документов. Кроме того, в эти формы дополнительно заносится информация, взятая из Резолюции Руководителя предприятия (если после получения Договор передавался Руководителю предприятия и им была оформлена Резолюция).

ИСПОЛНЕНИЕ И КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА) РАССЫЛКА ДОГОВОРА (КОПИИ) ИСПОЛНИТЕЛЯМ На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

организацией оперативного хранения договора;

· размножением договора;

· заверением размноженных копий договора;

· рассылкой договора (копий) Исполнителям;

· регистрацией рассылки договора (копий) Исполнителям.

· 31. Организация оперативного хранения договора Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

С момента разработки Договора и до переноса исполненного Договора в дело он должен храниться на предприятии (в специально отведенном для этих целей месте). Вопрос организации и проведения оперативного хранения Договора в данном материале подробно не обсуждается 32. Размножение договора Если в работе по исполнению Договора участвует несколько Исполнителей, то для обеспечения оперативности проведения работ допускается размножение Договора в необходимом количестве экземпляров. Необходимость размножения Договора и количество копий (список рассылки) определяется лицом, организующим его исполнение (Ответственным исполнителем). В списке рассылки указывают наименование Договора, фамилию исполнителя, структурное подразделение, количество передаваемых экземпляров, дату. Ответственность за определение тиража и правильность составления списка рассылки возлагается на Ответственного исполнителя. Размножение Договора осуществляют специалисты службы ДОУ. Технологические операции, связанные с размножением Договора, содержащего коммерческую тайну (на Договоре, проставлен реквизит "гриф ограничения доступа к документу"), в данном материале не рассматриваются.

33. Заверение размноженных копий договора Размноженные копии Договора заверяются специалистами службы ДОУ. Для заверения копии Договора специалист службы ДОУ проставляет на каждой копии Договора реквизит "отметка о заверении копии".

34. Рассылка договора (копий) Исполнителям Все размноженные и заверенные экземпляры Договора либо передаются специалистами службы ДОУ Ответственному исполнителю для самостоятельной рассылки Исполнителям, либо специалисты службы ДОУ сами раздают их каждому Исполнителю.

Экземпляры Договора передают Исполнителям под личную подпись, которая проставляется ими в списке рассылки. В первом случае расписывается Ответственный исполнитель с указанием даты и количества полученных экземпляров, во втором - расписываются все Исполнители, получившие копию Договора. Обработка Договоров и передача их для работы (исполнения) Исполнителям должна осуществляться в течении одного рабочего дня с момента их поступления в службу ДОУ.

35. Регистрация рассылки договора (копий) Исполнителям После завершения рассылки специалисты службы ДОУ на основании сведений из списка рассылки делают необходимые записи в регистрационных формах.

ИСПОЛНЕНИЕ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

постановкой договора (этапа) на контроль;

· проверкой своевременного получения договора (копий) Исполнителями;

· исполнением договора (этапа).

· 36. Постановка договора (этапа) на контроль Контролю подлежит исполнение всех зарегистрированных Договоров.

Ответственным за организацию контроля исполнения Договора (этапа) является Руководитель (его заместитель) предприятия. Основная цель организации контроля обеспечение своевременного и качественного исполнения Договора (этапа). Контроль исполнения Договора (этапа) осуществляют специалисты службы ДОУ и руководители структурных подразделений (направлений деятельности) готовивших данный Договор. Для постановки Договора (этапа) на контроль специалисты службы ДОУ заполняют соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

37. Проверка своевременного получения договора (копий) Исполнителями Если рассылку Договора (его копий) Исполнителям осуществлял самостоятельно Ответственный исполнитель, то специалисты службы ДОУ должны проверить их своевременное получение Исполнителями для начала проведения работ по исполнению Договора. Если Исполнитель не получил копию Договора, то повторно производятся необходимые технологические операции предыдущего этапа (пп. 32-35).

38. Исполнение договора (этапа) Проведение Исполнителем конкретных работ по исполнению Договора (этапа).

КОНТРОЛЬ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

проверкой и регулировкой исполнения договора (этапа);

· докладом Руководителю об исполнении договора (этапа);

· корректировкой условий договора (этапа).

· 39. Проверка и регулировка исполнения договора (этапа) Ответственный исполнитель самостоятельно лично контролирует и регулирует ход исполнения Договора (этапа). Специалисты службы ДОУ контролируют срок исполнения Договора (этапа). Срок исполнения Договора (этапа) - это период времени, отведенный на исполнение Договора (этапа). Обычно устанавливаются следующие контрольные сроки проверки хода исполнения Договора (этапа):

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Время, оставшееся до установленного срока Контрольные сроки проверки исполнения более 3 месяцев ежемесячно, до 15-го числа дважды в месяц, до 15-го и 30-го от 1 до 3 месяцев числа от 10 до 30 дней еженедельно (в понедельник) от 5 до 10 дней дважды в течении срока от 1 до 5 дней ежедневно 40. Доклад Руководителю об исполнении договора (этапа) Ответственный исполнитель и специалисты службы ДОУ по результатм контроля информируют Руководителя (его заместителя) предприятия о ходе исполнения Договора (этапа), достигнутых результатах и возникших обстоятельствах, препятствующих исполнению Договора (этапа) в установленные сроки.

41. Корректировка условий договора (этапа) В необходимых случаях Исполнитель и Заказчик согласуют изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа). Основанием для этого является Докладная записка Ответственного исполнителя Исполнителя Руководителю предприятия, либо официальное Письмо, подписанное Руководителем Заказчика (его заместителем). В данных документах приводится мотивировка необходимости таких изменений. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Докладную записку как внутренний документ, а Письмо - как входящий документ (эти процессы в данном материале не рассматриваются и соответствующие им технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).

Решение об изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа) оформляется Протоколом, который подписывается Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика (далее "Протокол"). Данный Протокол является неотъемлемой частью Договора.

Изменение сроков и порядка исполнения Договора (этапа) должно быть оформлено (подписан Протокол) до истечения срока исполнения Договора (этапа).

Протокол готовится Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор.

Специалисты службы ДОУ обрабатывают Протокол как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии Приложение 1). Подготовка, оформление и подписание такого Протокола проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора (пп. 1-37). Согласно типовых сроков исполнения документов, рассмотрение, принятие решение и подписание Протокола должно быть произведено в 20-ти дневный срок после его получения. На основании подписанного Протокола специалисты службы ДОУ изменяют сроки и порядок исполнения Договора (этапа) путем внесения необходимых корректировок в соответствующие графы в регистрационных формах (журналах и/или карточках).

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

ЗАВЕРШЕНИЕ ИСПОЛНЕНИЯ ДОГОВОРА (ЭТАПА) На данном этапе выполняются технологические операции, связанные с:

завершением исполнения договора (этапа);

· записью (отчетом) об исполнении этапа;

· снятием исполненного этапа с контроля.

· 42. Завершение исполнения договора (этапа) Договор (этап) считается исполненным, если фактически проведены указанные в нем работы (с учетом возможных изменений, зафиксированных в Протоколе), а также Руководителями (их заместителями) Исполнителя и Заказчика подписан двухсторонний Акт приема-сдачи работ по Договору (этапу) (далее "Акт"). Акт готовится (оформляется) Ответственным исполнителем, готовившим данный Договор, после завершения исполнения Договора (этапа), но не позднее указанного в нем срока его завершения. Специалисты службы ДОУ обрабатывают Акт как исходящий документ (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).

Подготовка, оформление и подписание такого Акта проводится аналогично подготовке, оформлению и подписанию самого Договора (пп. 21-31). Согласно типовых сроков исполнения документов, подписание Акта должно быть произведено в 3-х дневный срок после его составления (получения), если в условиях Договора не указаны иные сроки.

43. Запись (отчет) об исполнении этапа Результат исполнения этапа Договора представляют в виде письменного отчета.

Письменный отчет оформляется (составляется) Ответственным исполнителем, готовившим Договор, в форме Служебной (докладной) записки. Правила оформления Служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются. Подготовленный письменный отчет Ответственный исполнитель передает специалистам службы ДОУ для дальнейшей обработки. Специалисты службы ДОУ обрабатывают письменный отчет как внутренний документ - Служебную (докладную) записку - (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).

44. Снятие исполненного этапа с контроля Ответственный исполнитель передает подписанный Акт о завершении исполнения этапа Договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого, исполненный этап Договора снимается ими с контроля. Снятие исполненного этапа Договора с контроля фиксируется специалистам службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

(журналах и/или карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ, на основании письменного отчета об исполнении этапа Договора, делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

ПЕРЕНОС ИСПОЛНЕННОГО ДОГОВОРА В ДЕЛО На данной стадии выполняются технологические операции, связанные с:

записью (отчетом) об исполнении договора;

· снятием исполненного договора с контроля;

· подшивкой исполненного договора в дело.

· 45. Запись (отчет) об исполнении договора Результат исполнения Договора представляют в виде письменного отчета.

Письменный отчет оформляется (составляется) Ответственным исполнителем, готовившим Договор, в форме Служебной (докладной) записки. Правила оформления Служебных (докладных) записок в данном материале не рассматриваются. Подготовленный письменный отчет Ответственный исполнитель передает специалистам службы ДОУ для дальнейшей обработки. Специалисты службы ДОУ обрабатывают письменный отчет как внутренний документ - Служебную (докладную) записку - (этот процесс в данном материале не рассматривается и соответствующие ему технологические операции не приведены на Технологической карте прохождения договора на предприятии - Приложение 1).

46. Снятие исполненного договора с контроля Ответственный исполнитель передает подписанный Акт о завершении исполнения Договора специалистам службы ДОУ, поставившим его на контроль. После этого, исполненный Договор снимается ими с контроля. Снятие исполненного Договора с контроля фиксируется специалистам службы ДОУ путем проставления необходимых отметок (записей) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Кроме того, специалисты службы ДОУ, на основании письменного отчета об исполнении Договора, делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

47. Подшивка исполненного договора в дело Договор, зарегистрированный специалистами службы ДОУ, после исполнения должен быть возвращен Ответственным исполнителем в службу ДОУ для подшивки в дело (формирования дел). Вместе с ним должны быть переданы все документы (если они не передавались в процессе исполнения Договора), использовавшиеся в процессе исполнения Договора (входящие, исходящие, внутренние). Если какие-либо из этих документов не были обработаны (зарегистрированы, оформлены и т.п.) специалистами службы ДОУ, то они соответствующим образом обрабатываются ими (с учетом правил для документов данной Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

категории). После этого, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках).

Подшивка Договора в дело (формирование дел) - это группировка исполненных Договоров в дела в соответствии с Номенклатурой дел предприятия. Формирование дел осуществляют специалисты службы ДОУ под непосредственным контролем Руководителя предприятия (или Руководителя структурного подразделения - направления деятельности).


Порядок и правила формирования дел (в т.ч., с Договорами, содержащими коммерческую тайну), а также требования, предъявляемые к этому процессу, в данном материале не рассматриваются. После завершения подшивки Договора в дело, специалисты службы ДОУ делают необходимые отметки (записи) в соответствующих графах регистрационных форм (журналах и/или карточках). Согласно типовых сроков хранения документов, Договора (коммерческие контракты) хранятся 3 года после истечения срока действия, при условии завершения ревизии. Для Договоров (коммерческих контрактов) с иностранными контрагентами этот срок определен в 10 лет.

Перечень реквизитов Коммерческого предложения При оформлении Коммерческого предложения рекомендуется использовать следующие реквизиты:

* [ 2] - эмблема организации;

* [ 4] - код организации по ОКПО;

* [ 5] - код документа по ОКУД;

* [ 7] - наименование организации;

* [ 9] - индекс предприятия связи, почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, телефакса, номер телефона, номер счета в банке;

* [11] - дата;

* [12] - индекс;

* [13] - ссылка на индекс и дату входящего документа;

[15] - гриф ограничения доступа к документу;

* [16] - адресат;

* [19] - заголовок к тексту;

[20] - отметка о контроле;

* [21] - текст;

[22] - отметка о наличии приложения;

* [23] - подпись;

[24] - гриф согласования;

[25] - визы;

[26] - печать;

[27] - отметка о заверении копии;

* [28] - фамилия исполнителя и номер его телефона;

* [29] - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

[30] - отметка о переносе данных на машинный носитель;

* [31] - отметка о поступлении.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Примечания:

1. Перечень реквизитов (нумерация и названия) дан в соответствии с ГОСТ 6.38- "Унифицированные системы документации. Система организационно распорядительной документации. Требования к оформлению документов" /в настоящий момент в РФ действует ГОСТ 6.30-97. Состав используемых в данной статье реквизитов документов при этом практически не меняется. Прим. РБ.Ру/.

2. Символом * помечены обязательные для оформления Коммерческого предложения реквизиты.

Кейс 3. Бизнес-процесс закупки Технология проведения бизнес процесса закупки Технология проведения бизнес процесса закупки состоит из следующих стадий:

· Определение потребности в материале · Выбор поставщиков · Обработка заказов · Контроль выполнения условий договора · Поступление материала · Оприходование материала · Контроль счетов Подготовка и оформление заявки на материал Определение потребности в материале включает следующие этапы:

· Определение потребности в материале.

· Подготовка заявки на материал.

· Оформление заявки на материал.

· Согласование заявки на материал.

Определение потребности в материале На данном этапе происходит определение потребности в материале, исходя из ППМ (Планирования Потребности в Материале). Определяются базовые характеристики требуемого материала, возможные от них отклонения, необходимое его количество и сроки поставки для передачи информации в отдел закупок в виде заявки на материал.

Подготовка заявки на материал Заявка на материал представляет собой внутреннее сообщение отделу закупки о потребности в материале. В определенной позиции указывается вид заявки на материал.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Вид заявки на материал определяет предназначение материала. Заявки бывают следующих видов:

· Обычная консигнация;

· Производство;

· Поставка третьему лицу;

· Перемещение запасов.

В заявке на материал функциональный отдел сообщает базовые характеристики необходимого материала, возможные от них отступления в виде идентификатора материала или группы материалов, требуемое количество и сроки поставки.

Оформление заявки на материал В заявке на материал должен быть точно указан идентификатор требуемого материала или группы материалов, количество и сроки поставки. В определенной позиции указывается вид заявки на материал. Вид заявки на материал определяет предназначение материала.

Заявки бывают следующих видов:

· Обычная консигнация;

· Производство;

· Поставка третьему лицу;

· Перемещение запасов.

В позициях, кроме идентификатора, может присутствовать краткое описание материала или группы материалов.

Согласование заявки на материал На данном этапе исполнитель, подготавливавший и оформлявший заявку на материал согласует её содержание с руководителем функционального отдела. Такое согласование может проводиться в помощью проставления реквизита "визы" в определенном месте бланка заявки. Если в процессе согласования потребовалось внести изменения, в таком случае исполнитель проводит повторную подготовку, оформление и согласование заявки на материал.

Выбор поставщиков Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Подготовка списка возможных поставщиков.

· Отправка запроса в соответствии с заявкой на материал.

· Выбор поставщиков.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Подготовка списка возможных поставщиков На данном этапе, на основании полученной заявки на материал, сотрудник отдела закупок составляет список возможных поставщиков, состоящий из постоянных поставщиков, с которыми заключены договора на долгосрочное сотрудничество, и, возможно, новых, выявленных с помощью различных информационных каналов,в том числе в результате анализа ранее полученных коммерческих предложений.

Отправка запроса, в соответствии с заявкой на материал Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками.

· Подготовка и оформление запроса, в соответствии с заявкой на материал.

· Регистрация отправки запросов возможным поставщикам.

Организация или возобновление переписки с возможными поставщиками На данном этапе с возможными поставщиками организовывается или возобновляется переписка при помощи выбранного средства связи, которым может быть:

· Традиционная почта;

· Средства факсимильной связи;

· Электронная почта;

· Личная доставка представителем Исполнителя (Заказчика) Подготовка и оформление запроса в соответствии с заявкой на материал В соответствии с данной заявкой на материал Отделом Закупок подготавливается запрос на материал, который представляет собой просьбу к поставщику на поставку материала, идентификатор, требуемое количество и сроки поставки которого указаны в соответствующих позициях формы запроса. Подготовленный и оформленный соответствующим образом запрос согласовывается с руководителем Отдела Закупок, и в случае необходимости, в него вносятся корректировки.

Отправка запроса на материал Подготовленный и соответствующим образом оформленный запрос на материал отправляется возможным поставщикам при помощи выбранного средства связи, которым может являться:

· Традиционная почта;

· Факсимильная связь;

· Электронная почта;

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

· Личной доставкой представителем.

Регистрация отправки запроса возможным поставщикам На основании записей об отправке запроса (сделанных при его отправке) и информации из документов, подтверждающих его получение, делаются необходимые записи в регистрационных формах.

Выбор поставщиков Данная стадия состоит из следующих этапов:

· Получение предложений от возможных поставщиков;

· Согласование полученных предложений;

· Регистрация получения коммерческих предложений от возможных поставщиков;

· Выбор наиболее подходящих поставщиков.

Получение коммерческих предложений от возможных поставщиков При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Согласование полученных предложений При возникновении вопросов по полученным от возможных поставщиков коммерческим предложениям, проводится согласование по позициям, требующим пояснения или дополнительной информации.

Регистрация получения предложений При получении коммерческих предложений от возможных поставщиков производится их регистрация в установленном порядке. Цены и условия поставки возможных поставщиков регистрируются к соответствующему запросу. Для зарегистрированных предложений может быть составлен сравнительный список цен и условий поставки.

Выбор наиболее подходящих поставщиков На основе сравнительного списка цен и условий поставки для зарегистрированных и согласованных коммерческих предложений от возможных поставщиков, факта наличия или отсутствия в данный момент с ними долгосрочных договорных отношений, а также на Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

основе дополнительной информации о компании - возможном поставщике производится выбор наиболее подходящих поставщиков.

Обработка заказов На данной стадии выполняются следующие этапы:

Оформление и отправка заказа;

· Выполнение обязательств по оплате заказа.


· Оформление и отправка заказа На данном этапе производятся следующие операции:

Подготовка заказа;

· Проверка на наличие долгосрочных договоров с поставщиком;

· Оформление или продление договора с поставщиком;

· Оформление заказа;

· Отправка заказа выбранному поставщику;

· Регистрация отправки заказа.

· Подготовка заказа При подготовке заказа на материал, в его позициях должны быть указаны:

Идентификационный номер заказа;

· Дата отправления заказа.

· Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

· Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

· Выбранные условия поставки.

· Позиции определяются в соответствии с запросом на материал и выбранным предложением.

Проверка на наличие долгосрочных договоров с Поставщиком На данном этапе проверяется наличие договоров на долгосрочное сотрудничество с выбранным поставщиков. В случае отсутствия ранее заключенного договора, или окончания срока его действия, соответственно совершается процедура заключения или продления.

Оформление или продление договора с Поставщиком На данном этапе в случае отсутствия договора с поставщиком или окончанием срока его действия, производится процедура его заключения или продления, соответственно.

Оформление заказа Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

При оформлении заказа в нем в соответствующих позициях должно быть указано:

Идентификационный номер заказа;

· Дата отправления заказа.

· Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

· Краткое описание заказываемого материала или группы материалов;

· Выбранные условия поставки.

· Оформленный заказ согласуется, и в случае обнаружения неточностей подготавливается и оформляется заново.

Отправка заказа выбранному Поставщику Подготовленный, оформленный и согласованный соответствующим образом заказ отправляется выбранному поставщику с помощью предпочтенного канала связи, каким может являться:

Традиционная почта;

· Факсимильная связь;

· Электронная почта;

· Личной доставкой представителем.

· Регистрация отправки заказа При отправке заказа поставщику делается отметка в соответствующей регистрационной книге.

Выполнение обязательств по оплате заказа На данной стадии выполняются следующие этапы:

Получение инвойса в соответствии с заказом.

· Согласование полученного инвойса;

· Выполнение обязательств по оплате заказа.

· Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате.

· Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке;

· Получение инвойса в соответствии с заказом В соответствии с отправленным заказом, от поставщика должен быть получен инвойс в котором определены условия выполнения процедуры закупки. В позициях инвойса должны быть указаны следующие данные:

Идентификационный номер инвойса;

· Дата отправки инвойса;

· Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Идентификатор заказываемого материала или группы материалов;

· Количество материала;

· Условия оплаты согласно договору c указанием реквизитов счета;

· Идентификатор расчетной валюты.

· Полученный инвойс соответствующим образом регистрируется в регистрационной книге.

Cогласование полученного инвойса В случае возникновения вопросов по полученному инвойсу, они согласовываются с поставщиком и в случае необходимости могут быть изменены позиции заказа и сделан запрос на высылание повторного инвойса.

Выполнение обязательств по оплате заказа На данном этапе производится выполнение обязательств по оплате заказа, в соответствии с инвойсом и условиями договора.

Отправление уведомления о выполнении обязательств по оплате Как только обязательства по оплате выполнены, Заказчик с помощью выбранного средства связи информирует об этом поставщика, отправляя уведомление о выполнении обязательств по оплате согласно договору.

Получение уведомления о сроках готовности к отгрузке Поставщик, при получении уведомления о выполнении Заказчиком обязательств по оплате, согласно договору, отправляет уведомление, в котором указаны сроки, в которые он готов произвести отгрузку (поставку материала), согласно условиям поставки по договору, при подтверждении выполнения обязательств по оплате со своей стороны.

Контроль выполнения условий договора На данной стадии производятся следующие этапы:

Отслеживание местонахождения груза (материала) в процессе доставки;

· Регистрация отступления от контрольных дат по условиям поставки, согласно · договору.

Отслеживание местонахождения груза в процессе доставки На данном этапе Исполнитель из Отдела Закупок компании Заказчика контролирует местонахождение и состояние груза (материала) в процессе его доставки вплоть до конечного пункта, согласно договору. Контроль начинает производиться после получения заказчиком уведомления, что материал отгружен со склада поставщика. Исполнитель Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

фиксирует все отступления от контрольных дат по договору и все факты нарушения его пунктов и условий.

Регистрация отступлений от контрольных дат по условиям поставки Отступления от контрольных дат, согласно договору, и факты нарушения его пунктов и условии, отмеченные Исполнителем из Отдела Закупок компании Заказчика, соответствующим образом регистрируются, чтобы служить в качестве материала для возможного дальнейшего выставления претензий Поставщику.

Поступление материала На данной стадии производятся следующие процедуры:

Организация приёма груза в установленном месте;

· Сопоставление характеристик полученного материала с заявленными Поставщиком.

· Выставление претензий по факту отступления от условий договора.

· Организация приёма груза в установленном месте В соответствии с условиями поставки по договору, компания Заказчик принимает груз (материал) по мере поступления в установленном договором месте. Производится контроль фактически полученного груза.

Сопоставление характеристик и качества полученного материала с заявленными Поставщиком После получения материала, специалистами Функционального Отдела компании Заказчика проводится проверка соответствия характеристик, качества и комплектности полученного материала с заявленными Поставщиком и регистрируются обнаруженные отклонения.

Выставление претензий по факту отступления от условий договора В случае невыполнения Поставщиком отдельных условий и пунктов договора, или отклонений от них, повлекших убытки или иной урон Заказчика, в соответствии с договором, осуществляется процедура выставления претензии, в соответствии с зарегистрированным невыполнением условий договора или отклонениями от них.

Оприходование материала После приёмки груза Заказчиком производится процедура оприходования материала. На данном этапе груз размещается на складах Заказчика и в специально заведенную карточку материала заносятся следующие данные:

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

Идентификатор материала;

· Дата поставки и идентификационный номер договора, по которому была · произведена закупка.

Количество;

· Краткое описание материала;

· Цели закупки (Внутреннее или внешнее потребление).

· Контроль счетов На данном этапе производится проверка правильности движения финансовых потоков в процессе выполнения договора на Закупку, выполнения налоговых отчислений, исчисление таможенных пошлин и иных затрат, произведенных в рамках этого бизнес процесса.

Приложения В данном разделе находятся примеры оформления типовых договоров купли - продажи.

Типовой контракт купли - продажи КОНТРАКТ N г. Москва ""199 г.

Поставка ФОБ ИНКОТЕРМС- ПОКУПАТЕЛЬ: Фирма, полные реквизиты (почтовые и банковские), в лице_с одной стороны и ПРОДАВЕЦ: Фирма, полные реквизиты (почтовые и банковские), в лице_с другой стороны заключили настоящий контракт о нижеследующем.

1.Предмет контракта Продавец продал, а Покупатель купил товары:_ на нижеуказанных условиях и в соответствии с "Общими условиями продажи".

2.Общие условия продажи Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

2.1. Цены на товар остаются неизменными на весь срок действия Договора и включают стоимость упаковки, маркировки и консервации товаров, стоимость лихтерных работ, работы кранов, погрузки товаров на борт и/или в трюм судна, укладки и укрепления их в трюме и/или на палубе и связанных с этим сепарационных материалов, а также все налоги, таможенные пошлины, портовые, доковые и все иные сборы, взимаемые в стране Продавца в связи с исполнением настоящего Контракта.

2.2. Качество товаров должно соответствовать условиям завода-изготовителя и подтверждаться сертификатом о качестве товаров, выданным заводом-изготовителем, или гарантийным письмом Продавца.

2.3. Платеж осуществляется после получения Покупателем следующих документов:

а) специфицированного счета - в 4 экземплярах;

б) чистых бортовых коносаментов - 1 оригинал и 4 копии;

в) сертификат завода-изготовителя о качестве товаров или гарантийного письма Продавца;

г) упаковочных листов - в 2 экземплярах.

2.4. Товары должны быть законсервированы, упакованы и замаркированы таким образом, чтобы обеспечить их сохранность при длительной транспортировке различными видами транспорта до конечного пункта назначения с учетом неоднократных перегрузок в пути и возможного длительного срока хранения их на складе грузополучателя.

Продавец несет ответственность за убытки Покупателя, вызванные ненадлежащей упаковкой, маркировкой или консервацией товаров, а также несоблюдением Продавцом положений отгрузочной инструкции.

Продавец должен обеспечить отправку вместе с товарами сертификата о качестве товаров или гарантийного письма Продавца и упаковочных листов.

Частичная и/или досрочная поставка, а также отгрузка на палубе разрешается только с согласия Покупателя.

Продавец обязан погрузить в течение рабочего дня _ тонн товаров на 1 люк в течение суток. Расходы, вызванные простоем судна из-за невыполнения указанной нормы погрузки, оплачиваются Продавцом.

2.5. Продавец обязан известить Покупателя за свой счет по средствам оперативной связи о готовности к отгрузке не позднее, чем за 30 дней до наступления срока поставки, а также в течение 24 часов с момента выхода судна из порта погрузки сообщить Покупателю название судна, дату отгрузки, наименование товаров, номер договора и коносамента, количество мест, вес нетто и брутто. Извещение об отгрузке товаров должно быть подтверждено письмом.

2.6. За дней до начала срока поставки Продавец вышлет Покупателю следующую техническую документацию на_ языке:

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

а) инструкцию по эксплуатации в _ экземплярах;

б) руководство по техническому обслуживанию и ремонту машин и оборудования в _ экземплярах;

в) каталог запасных частей в экземплярах.

Кроме того, к каждой машине или комплектной единице оборудования должна быть приложена инструкция по эксплуатации.

2.7. Товары считаются сданными Продавцом и принятыми Покупателем:

- по количеству: согласно количеству мест и весу, указанным в коносаменте;

- по качеству: согласно качеству, указанному в сертификате завода-изготовителя о качестве товаров или в гарантийном письме Продавца.

Окончательная приемка товаров производится после их прибытия на склад грузополучателя.

2.8. Продавец гарантирует нормальную работу товаров в течение_ месяцев со дня пуска их в эксплуатацию или при пробеге до_ тыс.км (в зависимости от того, какое из этих обстоятельств наступит ранее), но во всех случаях не более_месяцев с даты поставки.

При задержке пуска товаров в эксплуатацию по вине Продавца (непредоставление Продавцом чертежей, инструкций по эксплуатации и других данных или услуг, предусмотренных Договором, и т.п.) срок гарантии продлевается на это время. В случае исправления или замены дефектных товаров или дефектных частей товаров сроки гарантии для основного оборудования или машин продлеваются на время, в течение которого товары не использовались вследствие обнаруженных дефектов.

2.9. Датой поставки считается дата чистого бортового коносамента. В случае просрочки в поставке товаров Продавец уплачивает Покупателю штраф в размере 0,5% стоимости некомплектно поставленных или не поставленных в срок товаров за каждую начавшуюся неделю просрочки, однако общая сумма штрафа не должна превышать 10% стоимости некомплектно поставленных или не поставленных в срок товаров. Если просрочка в поставке превысит 3 месяца, Покупатель вправе аннулировать Контракт полностью или частично без возмещения Продавцу каких-либо убытков, вызванных аннуляцией Контракта;

при этом Продавец обязан уплатить Покупателю штраф в размере 10% стоимости не поставленных в срок товаров. Уплата штрафа не освобождает Продавца от обязательств по выполнению настоящего Контракта. Если Продавец допустит опоздание в представлении технической документации, он уплачивает штраф, исчисляемый от стоимости товаров, к которым относится техническая документация, в порядке и размере как за просрочку в поставке товаров.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

2.10. Продавец должен получить экспортную лицензию, если она необходима, за свой счет и риск. О получении лицензии Продавец обязан проинформировать Покупателя не позднее месяца с даты подписания настоящего Договора. Если Продавец не сможет получить экспортную лицензию, или экспортная лицензия будет аннулирована компетентными органами страны Продавца, или срок действия лицензии истечет до окончания срока поставки, Покупатель вправе аннулировать Договор полностью или частично без возмещения Продавцу каких-либо убытков.

2.11. Претензии Продавцу могут быть заявлены Покупателем:* а) в отношении качества товаров, на которые не представляется гарантия (включая нарушение комплектности или ассортимента) - в течение с даты поставки;

б) в отношении количества товаров (включая бой или повреждения) - в течение с даты поставки;

в) в отношении товаров, на которые предоставлена гарантия - в течение срока гарантии.

При предъявлении претензии по количеству Покупатель может требовать недостающего количества товаров либо отказаться от переданного товара и от его оплаты, а если товар оплачен, потребовать возврата уплаченной им суммы за недостающее количество товаров;

а при предъявлении претензии по качеству - безвозмездного устранения обнаруженных дефектов в разумный срок либо уценки товаров. Если Продавец по требованию Покупателя не устранит без промедления обнаруженные дефекты, Покупатель вправе самостоятельно устранить их за счет Продавца, при этом Продавец обязан оплатить стоимость ремонта.

Мелкие недостатки, устранение которых не терпит отсрочки и не требует участия Продавца, исправляются Покупателем с отнесением на Продавца фактических расходов. Если Продавец не сможет устранить дефекты товаров или, если Покупатель не согласится с уценкой, предложенной Продавцом, то Покупатель вправе аннулировать Договор с отнесением на Продавца всех убытков. Все расходы, связанные с возвратом и/или заменой дефектных товаров, или их частей и/или доставкой товаров, несет Продавец.

При повторяющихся поставках дефектных партий товаров Покупатель вправе потребовать приостановления дальнейшей их поставки до тех пор, пока Продавцом не будут устранены обстоятельства, порождающие дефекты. Замена или исправление некачественных товаров, допоставка товаров, возврат стоимости некачественных товаров и предоставление уценки должны быть произведены в течение с даты получения Продавцом соответствующего требования Покупателя. Независимо от уплаты штрафа Покупатель вправе требовать от Продавца возмещения убытков, вызванных нарушением Договора в части, не покрываемой штрафом.

2.12. Стороны освобождаются от ответственности за частичное или полное неисполнение обязательств по настоящему Контракту, если оно явилось следствием обстоятельств непреодолимой силы (пожара, наводнения или землетресения) и если эти обстоятельства непосредственно повлияли на исполнение настоящего Контракта. При этом срок Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.

исполнения обязательств по Контракту отодвигается соразмерно времени, в течение которого действовали такие обстоятельства. Если эти обстоятельства будут продолжаться более _ месяцев, то каждая из Сторон будет иметь право отказаться от дальнейшего исполнения обязательств по Договору: в этом случае ни одна из Сторон не будет иметь права на возмещение другой Стороной возможных убытков. Сторона, для которой создалась невозможность исполнения обязанностей по Договору, должна немедленно, но не позднее дней, известить другую сторону о наступлении и прекращении обстоятельств, препятствующих исполнению обязательств. Надлежащим доказательством наличия указанных обстоятельств и их продолжительности будут служить справки, выдаваемые соответственно Торгово-промышленными палатами страны Покупателя или Продавца.

Неуведомление или несвоевременное уведомление о наступлении или прекращении форс мажорных обстоятельств лишает Сторону права ссылаться на них.

2.13. Все споры и разногласия, возникающие в связи с настоящим Контрактом, подлежат (за исключением подсудности общим судам) разрешению в арбитраже ad hoc в Стокгольме, Швеция. Решения этого арбитража будут окончательными и обязательными для обеих Сторон.

2.14. Все приложения и дополнения к настоящему Договору являются его неотъемлемой частью.

2.15. Продавец гарантирует Покупателю, что он обладает в необходимом объеме правами на все патенты и изобретения в отношении поставленных в связи с исполнением настоящего Договора товаров, технологических процессов, знаний и опыта. В случае, если к Покупателю или его клиентам будут предъявлены со стороны третьих лиц какие-либо претензии, вытекающие из нарушения их патентных прав, Продавец обязуется возместить Покупателю все убытки и расходы, понесенные им или его клиентами в связи с нарушением таких прав, и за свой счет и риск принять меры к урегулированию заявленных претензий.

2.16. Ни одна из Сторон не вправе передавать свои права и обязанности по настоящему Контракту третьей Стороне без письменного согласия другой Стороны.

2.17. Банковские расходы, связанные с открытием и использованием аккредитива в банке страны Продавца, несет Продавец, а в банке страны Покупателя - Покупатель. Все расходы, связанные с продлением и/или изменением аккредитива, произведенные не по вине Покупателя, относятся на счет Продавца.

2.18. Все изменения и дополнения к настоящему Контракту действительны лишь в том случае, если они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными представителями обеих сторон.

2.19. После подписания настоящего Контракта все предыдущие переговоры и переписка по нему теряют силу.

Институт урбанистики.

Уральская государственная архтектурно-художественная академия.

Copyright © 2010. Все права защищены.



Pages:     | 1 |   ...   | 3 | 4 || 6 | 7 |
 





 
© 2013 www.libed.ru - «Бесплатная библиотека научно-практических конференций»

Материалы этого сайта размещены для ознакомления, все права принадлежат их авторам.
Если Вы не согласны с тем, что Ваш материал размещён на этом сайте, пожалуйста, напишите нам, мы в течении 1-2 рабочих дней удалим его.